Unidad 4. Organización - Administración General

UNIVERSIDAD AUTÓNOMA DE TAMAULIPAS Facultad de Comercio y Administración Victoria ADMINISTRACIÓN GENERAL UNIDAD IV. ORGANIZACIÓN C.P. Claudia Iliana Cruz Pérez, M.D.E. Contenido 4. Organización 4.1 Concepto,...

UNIVERSIDAD AUTÓNOMA DE TAMAULIPAS Facultad de Comercio y Administración Victoria ADMINISTRACIÓN GENERAL UNIDAD IV. ORGANIZACIÓN C.P. Claudia Iliana Cruz Pérez, M.D.E. Contenido 4. Organización 4.1 Concepto, naturaleza y propósito. 4.2 Principios generales 4.2.1 Especialización o División del trabajo. 4.2.2 Departamentalización. Clasificación 4.2.3 Cadena de mando. Autoridad, Responsabilidad, Unidad de mando. Autoridad de línea, funcional y personal staff. 4.2.4 Tramo o amplitud de control. Niveles, jerarquías. 4.2.5 Desconcentración, Centralización y Descentralización. Delegación de autoridad 4.2.6 Formalización 4.3 Técnicas de Organización. Concepto y generalidades de organigramas, manuales y descripción de puestos. 4.4 Reorganización. Concepto y Generalidades. 4.5 Reingeniería. Concepto y Generalidades. 4.1 Organización Es el establecimiento de la estructura necesaria para la sistematización racional de los recursos, mediante la determinación de jerarquías, disposición, correlación y agrupación de actividades, con el fin de poder realizar y simplificar las funciones del grupo social. Organización Terry.- “Es el arreglo de las funciones que se estiman necesarias para lograr un objetivo y una indicación de la autoridad y la responsabilidad asignados a las personas que tienen a su cargo la ejecución de las funciones respectivas” Koontz y o’ donnel.- “Es agrupar las actividades necesarias para alcanzar ciertos objetivos... Y coordinar tanto en sentido horizontal como vertical, toda la estructura de la empresa.” Elementos  Organigrama: Grafico de la estructura formal de una organización, señala los diferentes cargos, departamentos, jerarquía y relaciones de apoyo y dependencia que existe entre ellos.  Jerarquización: Es la disposición de las funciones de una organización por orden de rango, grado o importancia.  Departamentalización: Es la división y el agrupamiento de las funciones y actividades especificas, con base en su similitud.  Función: Mandato formal permanente e impersonal de una organización o de un puesto de trabajo.  Perfil de puestos: Descripción de los rasgos de un grupo de consumidores que se obtiene a través de la investigación de mercado. Tipos de organización Formal Es una estructura planeada que intenta de manera deliberada establecer un patrón de relaciones entre sus componentes, el que conducirá al logro eficaz del objetivo. Es resultado de una decisión explícita. Informal Comprende aquellos aspectos del sistema que no han sido formalmente planeados, pero que surgen espontáneamente en las actividades e integraciones de los participantes,en la organización. 4.2 Principios Generales  División de trabajo o especialización del trabajo: La coordinación de personas y actividades y la unidad en el esfuerzo, son propósitos básicos de la organización.  Equidad de Autoridad y Responsabilidad: A cada grado de autoridad conferido, debe corresponder el grado de autoridad necesario para cumplir dicha responsabilidad.  Unidad de Mando: Establece que al determinar un centro de autoridad y decisión para cada función. Para cada función debe existir un solo mando  Equidad Dirección y control: a cada grupo de delegación debe corresponder el establecimiento de los controles adecuados 4.2.1 Especialización o división del trabajo  Consisteen dividir las actividades laborales en tareas separadas, conocidas también como división del trabajo.  Ventajas y limitaciones de la especialización del trabajo. Ventajas 1. El obrero adquiere mayor habilidad en operaciones sencillas y repetidas con frecuencia. 2. No pierde tiempo en pasar de una operación a otra, cambiando de sitio, postura o herramienta. 3. A fuerza de repetir siempre la misma operación, consigue facilidad para descubrir procedimientos más rápidos, sencillos e ingeniosos. Inconvenientes o limitaciones 1. Hace aprender al trabajador una sola parte del oficio, y no puede por lo tanto desempeñar por completo ese oficio. 2. Hace al obrero dependiente del fabricante, puesto que como no sabe hacer más que una parte del producto, no es fácil que encuentre donde trabajar cuando sea despedido. 3. Los trabajos llegan a convertirse en monótonos, por su sencillez, igualdad y repetición constante. 4. Aumenta demasiado la producción y puede con ello dar lugar a que se presenten las crisis industriales. 4.2.2 Departamentalización Clasificación  Departamentalización por producto  Departamentalización geográfica  Departamentalización en red  Departamentalización funcional  Departamentalización por procesos  Departamentalización por clientes Diseño por producto  El diseño por producto dividen ala organización en unidades auto contenidas, que son las encargadas de desarrollar, producir y vender sus productos y servicios a sus mercados. Estructura corporativa  Por tanto un diseño del producto fomenta la descentralización de la autoridad para dársela al gerente del producto, adaptando las actividades funcionales a las necesidades del producto particular Beneficios potenciales… diseño por producto  Esta forma de organización permite que los administradores y los empleados se especialicen y se conviertan en expertos en una línea de productos particular.  Algunos beneficios: ✓ Permitir cambios rápidos en una línea de productos. ✓ Propiciar una preocupación por demandas del cliente Inconvenientes potenciales… diseño por producto  La coordinación entre las líneas de ventas pueden dar por resultado costos de personal mas altos.  Los empleados suelen enfocarse en las metas de sus productos particulares y no en las metas generales de la empresa.  Fomenta la política y los conflictos por la asignación de recursos a las distintas líneas de productos  Diseño Geográfico…  Los diseños geográficos permiten alas organizaciones desarrollar una ventaja competitiva en una zona particular con base en los clientes, los competidores y otros factores de su área.  Beneficios … ✓ Tener instalaciones y el equipamiento empleado para la producción y la distribución en una misma plaza, ahorrando tiempos y costos. ✓ Poder comprender los problemas y deseos del cliente ✓ Llevar la producción mas cerca de materias primas y proveedores. Organigrama por área geográfica  Inconvenientes… diseño geográfico ▪ Conflictos entre los objetivos de cada plaza y las metas de la organización. ▪ Mas niveles de administración y un uso extenso de reglas y reglamentos para poder coordinar y garantizar la uniformidad de la calidad de todas las plazas. Diseño en red…  Un diseño en red subcontrata algunas o muchas de sus operaciones a otras empresas y las coordina a modo de poder alcanzar metas especificas.  El diseño en red conecta alas personas sin importar el lugar donde se encuentren, y por los mismo requiere de comunicaciones rápidas para que las personas puedan actuar al unisonó.  Hardware/ Jurídico Software de Cómputo Marketing Maquillistas Gerentes generales de Juegos del Dream Works SKG Futuro Diseño de vestuario Agentes Técnicos Relaciones con Actores los medios Buscadores de talentos Diseño funcional ❑ Agrupa los trabajos según las funciones desempeñadas. Beneficios: Eficiencia a partir de agrupar especialidades similares y personas con habilidades, conocimientos y orientaciones comunes. Coordinación dentro del área funcional. Alta especialización. Inconvenientes Mala comunicación entre áreas funcionales. Visión limitada de los objetivos de la organización. Diseño por procesos  Agrupa los puestos con base en el flujo de productos o procesos  Beneficios  Mayor eficiencia en el flujo de actividades laborales.  Inconvenientes  Sólo puede utilizarse con cierto tipos de productos. Diseño por clientes  Agrupa los puestos con base en clientes específicos y exclusivos con necesidades comunes.  Beneficios  Las necesidades y problemas de los clientes pueden solucionarse por especialistas.  Inconvenientes  Duplicación de funciones.  Visión limitada de los objetivos organizacionales. 4.2.3 Cadena de mando. Autoridad, Responsabilidad, Unidad de mando. Autoridad de línea, funcional y personal de staff.  Cadena de mando: Línea continua de autoridad que se extiende de los niveles organizacionales más altos a los más bajos y define quién informa a quién.  Para entender la cadena de mando hay que entender los siguientes 3 conceptos:  Autoridad. Derechos inherentes de un puesto gerencial para decir al personal qué hacer y esperar que lo haga.  Responsabilidad. Obligación de desempeñar cualquier tarea asignada.  Unidad de mando. Principio de administración que establece que una persona debe reportarle sólo a un gerente.  Autoridad de línea: Relación en la que un superior ejerce supervisión directa sobre un subordinado. Da a un superior una línea de autoridad sobre un subordinado.  Autoridad funcional: Derecho que se delega a un individuo o departamento para controlar procesos, prácticas o políticas especificas u otros asuntos relacionados a las actividades realizadas por personal de otros departamentos.  Personal de staff: Su función es de apoyo, investigar, buscar y dar asesoría a los gerentes de línea. Contribuyen a que el personal de línea trabaje con mayor eficacia en favor del cumplimiento de los objetivos.  Tramo de control Se refiere al numero de empelados que dependen de forma directa de una persona. ¿Cuál es el numero optimo de subordinados ? No existe un numero correcto. Pero los siguientes 4 factores clave pueden influir en el tramo de control en cualquier situación …….. 1. La competencia del administrador y del empleado. si los administradores y los empleados son nuevos en una tarea, entonces requerirán mayor supervisión. 2. La similitud o las diferencias entre las tareas que se supervisan. Cuanto mas numeroso y diferente sean los productos, tanto mas estrecho debe ser el tramo de control. 3. La medida en que los nuevos problemas inciden en el departamento del gerente. Un administrador debe conocer lo suficiente acerca de las operaciones del departamento como para entender con precisión los problemas que los subordinados podrían encantar 4. La medida en que existan normas y reglas de operación claras. Las reglas claras y los procedimientos de operación estándar (POE) dejan menos al azar y reducen la necesidad e improvisación  Jerarquía  Es una forma que muestra las relaciones que existe entre sus niveles.El presidente o director general ocupa el puesto de la cima y es el miembro mas importante de la alta gerencia. 4.2.5 DESCONCENTRACIÓN, CENTRALIZACIÓN Y DESCENTRALIZACIÓN  Centralización: Grado en el que se concentra la toma de decisiones en un solo punto de la organización.  Descentralización: Grado en el que los empleados de nivel inferior proporcionan información o toman decisiones.  Desconcentración: Es la tendencia de dispersar la autoridad de toma decisiones en una estructura organizada.  Delegación Es el proceso que sirve para otorgar autoridad a una persona (o grupo o equipo) para que tome decisiones y actué en ciertas situaciones. Comienza en el momento en que se establece el diseño organizacional y se divide el trabajo; prosigue mientras nuevos puestos y tareas se suman durante las operaciones cotidianas. Actitudes personales frente a la delegación de autoridad  Receptividad: Los administradores que delegan autoridad deben tener disposición de conceder que otras personas pongan en práctica sus ideas.  Disposición de ceder: Un administrador debe estar dispuesto a ceder a sus subordinados el derecho de tomar decisiones.  Disposición a permitir que los demás cometan errores: Se debe permitir a los subordinados que cometan errores y su costo debe considerarse una inversión en su desarrollo personal.  Disposición a confiar en los subordinados: Los superiores tienen que confiar en los subordinados, puesto que la delegación de autoridad implica una actitud de confianza entre unos y otros. El superior debe capacitar a sus subordinados.  Disposición a establecer y aplicar controles amplios: Ya que los superiores no pueden delegar la responsabilidad de desempeño, no deben delegar autoridad, si no existen medios para obtener retroalimentación. 4.2.6 FORMALIZACIÓN  Se refiere a qué tan estandarizados están los trabajos de una organización y hasta qué grado las reglas y procedimientos guían el comportamiento de los empleados.  Alto grado de formalización. Existen descripciones de trabajo explícitas. Numerosas normas o reglas organizacionales. Procedimientos claramente definidos que abarcan los procesos de trabajo.  Bajo grado de formalización Comportamientos de trabajo relativamente poco estructurados. Reglas formales mínimas. Los empleados tienen amplia libertad para realizar su trabajo. 4.3 TÉCNICAS DE ORGANIZACIÓN ❖ Organigramas ❖ Manuales Administrativos ❖ Análisis de Puestos ORGANIGRAMAS  Un organigrama es un diagrama que ilustra las líneas de dependencia que existen entre las unidades y las personas de una organización. En pocas palabra es el esqueleto de una organización. El organigrama transmite cuatro tipos de información  Los cuadros representan a las diferentes unidades  Los títulos dentro de cada cuadro indican el trabajo que desempeña esa persona  Las líneas que conectan a los superiores con los subordinados muestran las relaciones de dependencia o reporte  El numero de estratos verticales del organigrama indican la cantidad de niveles que hay en la organización  El organigrama transmite cuatro tipos de información Cuadros Titulo Línea Estratos FORMAS DE REPRESENTAR LOS ORGANIGRAMAS  Diseño vertical  Diseño horizontal  Diseño mixto  Diseño circular  Diseño funcional  Diseño vertical  El diseño organizacional debe facilitar la comunicación entre los empleados y departamentos para que puedan realizar las mentas de la organización, Es decir , los empleados de los niveles mas bajos deben desempeñar actividades que sean congruentes con las metas de la alta gerencia. Ejemplo de estructura organigrama vertical  Ejemplo de estructura organigrama horizontal Los niveles jerárquicos son representados de izquierda a derecha.  Diseño mixto  Se utiliza por razones de espacio, tanto el horizontal y el vertical. Diseño circular  Los niveles jerárquicos van desde el centro hacia la periferia. Diseño funcional  Significa que los administradores y los empleados son agrupados con base en sus áreas de conocimiento experto de los recursos que utilizan para desempeñar su trabajo.  Beneficios potenciales  Apoya a la especialización de las habilidades.  Disminuye la duplicidad de recursos y aumenta la coordinación dentro del área funcional.  Refuerza el desarrollo de la carrera y la capacitación dentro del área funcional.  Permite que los superiores y los subordinados compartan su experiencia común.  Propicia una toma de decisiones técnicas de gran calidad. Inconvenientes potenciales  Una comunicación poco adecuada entre las unidades.  Conflictos por las prioridades de los productos.  Problemas de coordinación entre los departamentos.  Enfoque en las cuestiones y metas del departamento y no en los de la organización.  Desarrollo de administradores que solo con expertos con campos estrechos. Manuales administrativos  Son documentos detallados que contienen en forma ordenada y sistemática, información acerca de la organización de la empresa. Los manuales de acuerdo con su contenido, pueden ser: a) de políticas b) departamentales c) de bienvenida d) de organización e) de procedimientos f) de contenido múltiple g) de técnicas h) de puesto. Beneficios de los manuales.  Uniforman y controlan el cumplimiento de las funciones de la empresa.  Delimitar actividades, responsabilidades y funciones.  Aumentan la eficiencia de los empleados, ya que indican lo que se debe hacer y como se debe hacer.  Son una fuente de información, pues muestran la organización de la empresa.  Ayuda a la coordinación y evitan la duplicidad y las fugas de responsabilidad.  Son una base para el mejoramiento de sistemas  Reducen costos al incrementar la eficiencia. Análisis del puesto  Técnica en la que se clasifican las labores que se desempeñan en una unidad de trabajo específica e impersonal (puesto), así como las características, conocimientos y aptitudes que debe poseer el personal que lo desempeña. 1. Descripción del puesto. Determinación técnica de lo que el trabajador debe hacer, integrada por: el encabezado o identificación, descripción genérica y descripción específica. 2. Especificación del puesto. Enunciación precisa de los requisitos que debe satisfacer el trabajador para desempeñar el puesto: escolaridad y conocimientos; requisitos físicos, legales, mentales y de personalidad; esfuerzo, responsabilidad y condiciones de trabajo. 4.4 REORGANIZACIÓN  Reorganizar significa el acto o proceso de organizar de nuevo; es decir, cambiar el proceso de la distribución formal de los puestos (estructura organizacional), con el fin de establecer una sincronía dinámica y constante entre esta estructura organizacional y las necesidades de una empresa.  La reorganización tiene como propósito responder a los cambios ocurridos en una empresa y puede ser producto de las deficiencias comprobadas en la estructura actual. 4.5 REINGENIERÍA  Reingeniería.- Es el replanteamiento fundamental y rediseño radical de los procesos empresariales para obtener mejoras drásticas en medidas críticas de desempeño como costos, calidad, servicios y rapidez.  Implica reinventar la organización, partir del retorno a cero, diseñar totalmente la empresa, sin marcos de referencia. Fases de la reingeniería Descubrir la visión Rediseño Puesta en marcha