TS4F02_2_ES_Col20_Inst_A4_(P2W) CAP 7 ACT. CIERRE TECNICO.pdf

CAPÍTULO 7 Actividades de cierre técnicas, organizativas y documentales Lección 1...

CAPÍTULO 7 Actividades de cierre técnicas, organizativas y documentales Lección 1 Gestión de pasos técnicos durante las actividades de cierre del período 427 Lección 2 Ejecución del saldo de historial de cuenta 436 Ejercicio 18 : Ejecutar informes del saldo de historial 439 For use as part of the People to Work program by SAP Lección 3 For use as part of the People to Work by SAP Explicación de la finalidad del desglose de documentos en Contabilidad general 443 OBJETIVOS DEL CAPÍTULO Explicar actividades de cierre técnicas, organizativas y documentales Ejecutar el programa de arrastre de saldos Abrir y cerrar períodos contables Ejecutar el saldo de historial de cuenta Explicar la finalidad del desglose de documentos en la Contabilidad principal © Copyright. Reservados todos los derechos. 425  Capítulo 7 Lección 1 Gestión de pasos técnicos durante las 333 actividades de cierre del período RESUMEN DE LA LECCIÓN Esta lección describe los pasos técnicos durante las actividades de cierre del período. Ejemplo empresarial Usted es responsable de la modificación técnica del período en la empresa. Al final del período, se debe cerrar los libros y arrastrar los saldos. Por este motivo, se requieren los siguientes conocimientos: For use as part of the People to Work program by SAP Una buena comprensión del programa de transferencia de saldos For use as part of the People to Work by SAP Una buena comprensión de los períodos contables Una buena comprensión de cómo ejecutar la reconciliación técnica OBJETIVOS DE LA LECCIÓN Después de completar esta lección, podrá: Explicar actividades de cierre técnicas, organizativas y documentales Ejecutar el programa de arrastre de saldos Abrir y cerrar períodos contables © Copyright. Reservados todos los derechos. 427  Capítulo 7 : Actividades de cierre técnicas, organizativas y documentales Actividades de cierre técnicas, organizativas y documentales For use as part of the People to Work program by SAP For use as part of the People to Work by SAP Figura 92: Operaciones de cierre del libro mayor Al final del ejercicio, se deben arrastrar los saldos de los ledgers y se deben cerrar los ledgers. Cierre del libro mayor Las operaciones durante el cierre del ledger general son las siguientes: 1. Al inicio del ejercicio, se ejecuta el programa de arrastre de saldos, que arrastra los saldos de las cuentas de mayor, los acreedores, los deudores y las cuentas de activos fijos al ejercicio siguiente. 2. Los períodos de contabilización del ejercicio antiguo se bloquean y se abren los períodos especiales para cerrar contabilizaciones. 3. Se valoran los documentos en moneda extranjera, se llevan a cabo las periodificaciones y se analizan las cuentas de compensación de entrada de mercancías y recepción de factura (EM/RF), incluida la reclasificación del saldo. * 4. Una vez finalizado, los períodos especiales se pueden cerrar. 5. Con fines documentales, después se ejecuta el saldo del historial de cuenta y se crea el balance financiero. 6. Se crean los mensajes para los informes legales. *SAP tiene transacciones específicas que permiten hacer la reclasificación del saldo de manera automática o manual, dependiendo de las necesidades de la empresa. Los contadores pueden configurar reglas para que SAP realice la reclasificación al final del período fiscal o cuando sea necesario. En resumen: La reclasificación del saldo es un proceso contable en SAP que permite mover saldos de una cuenta a otra o entre diferentes clases de activos/pasivos, para corregir o ajustar la contabilidad y garantizar que los informes financieros sean precisos y cumplan con las normativas. Ejemplo simple: Imagina que tienes un saldo en una cuenta de activos circulantes que, según un análisis contable, debería estar en activos no circulantes (como activos a largo plazo). La reclasificación del saldo movería ese valor a la cuenta correcta sin necesidad de cancelar y volver a ingresar las transacciones. 428 © Copyright. Reservados todos los derechos.  Lección: Gestión de pasos técnicos durante las actividades de cierre del período Nota: El proceso de cierre puede variar de un país a otro. Su instructor puede proporcionarle información sobre los procedimientos especiales que puede que se requieran en su país. Arrastre de saldos For use as part of the People to Work program by SAP For use as part of the People to Work by SAP Figura 93: Arrastre de saldos El arrastre de saldos se ejecuta de la siguiente forma: Cuentas de balance, cuentas de deudor y acreedor Los saldos en las cuentas de balance simplemente se arrastran al nuevo ejercicio. Con la parametrización estándar, se transfieren todas las imputaciones. Cuando el sistema arrastra saldos de las cuentas de mayor de la contabilidad principal, también se realiza automáticamente una transferencia de saldos de las cuentas de acreedores y deudores. Sin embargo, también puede realizar un arrastre de saldos por separado para las cuentas de deudores y acreedores (programas SAPF010). Cuentas de pérdidas y ganancias: Las cuentas de PyG se arrastran a cuentas de remanente. Defina las cuentas de remanente en Customizing en Gestión financiera → Contabilidad principal → Datos maestros → Cuentas de mayor → Tratamiento inicial → Definir cuenta de remanente. Contabilidad de activos fijos: El sistema transfiere todos los valores relevantes del libro de mayor y los valores estadísticos de los activos fijos con el arrastre de saldos. El sistema escribe los valores arrastrados en las cuentas y el nivel de ledger de cada activo fijo. Las cuentas de activos © Copyright. Reservados todos los derechos. 429  Capítulo 7 : Actividades de cierre técnicas, organizativas y documentales fijos se arrastran a las mismas cuentas. El arrastre de saldos debe ejecutarse para todos los ledgers representativos. El programa de arrastre de saldos solo puede llevar a cabo el arrastre de saldos en Contabilidad de activos fijos de forma automática cuando se ha realizado correctamente en la Contabilidad principal. Con el fin de determinar los valores de amortización planificada de la ejecución de amortización, el sistema inicia automáticamente un recálculo de los valores de todos los activos fijos en el nuevo ejercicio. Si se han producido errores, deberá iniciar el recálculo manualmente. Cómo ejecutar el programa de arrastre de saldos FAGLGVTR 1. Execute the balance carryforward program FAGLGVTR. a) On the SAP Fiori launchpad home page, choose General Ledger — Closing → Carry Forward Balances FAGLGVTR. For use as part of the People to Work program by SAP b) On the Balance Carryforward screen, enter the following data: Field Value For use as part of the People to Work by SAP Ledger 0Lto 2L Company Code TA00 Carry Forward to Fiscal Year Current Year + 1 c) Select Test Run. d) Select Aggregated. e) Choose Execute on the bottom of the page. f) On the Display Logs screen choose Continue (Enter). g) On the Balance Carryforward: Result List for Run XXX screen will be able to see the accounts data. h) On the top right of your screen select Show Message Log. i) Choose Exit twice so you can get back to the Balance Carryforward screen. j) Deselect the Test Run and chooseExecute on the bottom of the page. k) On the Display Logs screen choose Continue (Enter). l) On the Balance Carryforward: Result List for Run XXX screen will be able to see the accounts data. m) Choose the SAP Logo. 2. Display the balance carryforward for G/L account 21100000 using the SAP Fiori tile Display G/L Account Balances. a) On the SAP Fiori launchpad home page, choose General Ledger → Display G/L Account Balances. b) Enter the following data: 430 © Copyright. Reservados todos los derechos.  Capítulo 7 : Actividades de cierre técnicas, organizativas y documentales Períodos contables For use as part of the People to Work program by SAP For use as part of the People to Work by SAP Figura 94: Definición de períodos de contabilización El sistema utiliza la fecha de contabilización que ha especificado durante la entrada de documentos para determinar a qué período contable se contabiliza el documento. La variante de ejercicio define los períodos contables para su empresa. Variante de ejercicio Parametrizaciones del sistema Puede utilizar la variante de ejercicio para realizar las siguientes parametrizaciones del sistema: Inicio y final del ejercicio. Número de períodos contables normales (01-16). Número de períodos especiales (los períodos restantes, hasta 16, tras seleccionar los períodos normales). Duración de período contable. Nota: Como regla general, el ejercicio debe cerrarse para todos los libros auxiliares (incluido FI-AA) antes de cerrar el ejercicio en FI-G/L. Esta es una de las principales normas de presentación de cuentas y siempre deben conocerla los usuarios antes de proceder al cierre del ejercicio fiscal, ya que una gestión incorrecta puede provocar inconsistencias graves en el saldo del libro mayor. 432 © Copyright. Reservados todos los derechos.  Lección: Gestión de pasos técnicos durante las actividades de cierre del período Control de período contable Figura 95: Bloqueo de período en FI For use as part of the People to Work program by SAP Las tablas de períodos contables se utilizan para abrir y cerrar períodos contables. Puede For use as part of the People to Work by SAP tener tantos períodos contables abiertos como desee. La primera columna muestra la variante de período contable. Este código se asigna a su lista de sociedades y le permite abrir y cerrar los períodos contables para varias empresas al mismo tiempo. La columna siguiente contiene la clase de cuenta. Esta columna le permite controlar los períodos contables abiertos por clase de cuenta. Códigos para clases de cuentas Los códigos para diversas clases de cuentas son los siguientes: + para todas las cuentas *¿Por qué son importantes los períodos abiertos? Para que puedas hacer contabilizaciones tanto en FI como en CO, es necesario que los A para activos fijos períodos contables estén abiertos. Esto significa que el sistema permite registrar nuevas transacciones durante esos períodos. Transacciones específicas: D para deudores FAGL_EHP4_T001B_COFI: Esta transacción en SAP permite gestionar qué períodos están abiertos en FI para que puedas registrar las contabilizaciones que afectan también a CO. K para acreedores OKP1: Esta transacción se usa para establecer el bloqueo de períodos en CO. Esto significa que puedes impedir que se registren nuevas contabilizaciones en CO durante ciertos S para cuentas de mayor períodos si es necesario. ¿Cómo funciona? Si quieres registrar una transacción que afecta tanto a FI como a CO, primero asegúrate de M para cuentas de material que el período esté abierto en FI (usando la transacción FAGL_EHP4_T001B_COFI). Si deseas evitar que se realicen nuevas contabilizaciones en CO, puedes bloquear el período V para cuentas de contrato usando la transacción OKP1. Las cuentas están abiertas para los períodos especificados en la tabla y cerradas para los períodos no especificados. La línea con la clase de cuenta + (válido para todas las cuentas) determina la duración máxima de los períodos contables para una clase de cuenta. En las líneas adicionales con las clases de cuenta individuales (A, D, etc.), el número de períodos abiertos para las cuentas especificadas está restringido. En SAP S/4HANA, el intervalo de período 3 se utiliza para contabilizaciones desde Controlling (CO) a Gestión financiera (FI). Si el tercer intervalo no está completado, las entradas en los intervalos 1 y 2 también son válidas para estas contabilizaciones. En SAP S/4HANA las contabilizaciones en FI (relevantes para CO) y las contabilizaciones en CO (relevantes para FI) © Copyright. Reservados todos los derechos. 433  Capítulo 7 Lección 2 Ejecución del saldo de historial de cuenta 339 RESUMEN DE LA LECCIÓN Esta lección explica la función del saldo de historial de cuenta. Ejemplo empresarial El administrador le solicita que registre todas las contabilizaciones de una cuenta antes de archivar los documentos. Por este motivo, se requieren los siguientes conocimientos: Una buena comprensión de las funciones del saldo de historial de cuenta For use as part of the People to Work program by SAP Una buena comprensión de las herramientas necesarias para almacenar documentos contables For use as part of the People to Work by SAP Una buena comprensión de cómo ejecutar saldos de historial de cuenta En este curso, se utiliza ## como marcador de grupo. Siempre que aparezca ## en un paso, sustitúyalo por su número de grupo. OBJETIVOS DE LA LECCIÓN Después de completar esta lección, podrá: Ejecutar el saldo de historial de cuenta Saldo de historial de cuenta Figura 96: Saldo de historial de cuenta El saldo de historial de cuenta muestra el saldo al principio de un período y las modificaciones de la cuenta al final del período. Motivos para el saldo de historial de cuenta: Para visualizar información de contabilización de un ejercicio y el status del documento en Gestión financiera 436 © Copyright. Reservados todos los derechos.  Lección: Ejecución del saldo de historial de cuenta Para proporcionar un extracto a una auditoría Generalmente, la ley estipula que se deben poder justificar los saldos de cuenta de más de un ejercicio en cualquier momento mediante las posiciones de documento relevantes. Esto es posible mientras los documentos relevantes sigan archivados en el sistema. No obstante, los documentos más antiguos se deben archivar y eliminar de la base de datos con el fin de reducir la carga en el sistema. Como resultado, si desea explicar un saldo de cuenta, deberá iniciar el saldo de historial de cuenta antes de archivar cualquier documento. Un saldo de historial de cuenta genera el diario resumido de un período específico en forma de lista. El saldo de historial de cuenta visualiza el saldo al principio de un período y luego cambia al saldo de la cuenta al final del período. Cómo ejecutar el saldo de historial de cuenta To check the output of the balance audit trail reports from the document file (current data), use the following steps: For use as part of the People to Work program by SAP 1. Execute the general ledger from the Document File report for your company code TA## for the current fiscal year. For use as part of the People to Work by SAP a) On the SAP Fiori launchpad home page, choose General Ledger - Reporting → Balance Audit Trail — Line Items. b) On the General Ledger from the Document File screen, enter the following data: Field Name or Data Type Value Company code TA## Ledger 0L Fiscal Year Current year c) Choose Execute. d) Once you have checked the output choose Back twice to display the SAP Fiori launchpad home page. 2. Execute the Balance Audit Trail - Open Items Fiori app for your company codeTA## and the current fiscal year. a) On the SAP Fiori launchpad home page, choose General Ledger - Reporting → Balance Audit Trail — Open Items. b) On the Open Item Account Balance Audit Trail from the Document File screen, enter the following data: Field Value Company code TA## Fiscal Year Current year Ledger 0L c) Choose Execute. © Copyright. Reservados todos los derechos. 437  Capítulo 7 Lección 3 Explicación de la finalidad del desglose de 345 documentos en Contabilidad general RESUMEN DE LA LECCIÓN Esta lección explica el desglose de documentos en la Contabilidad general. Ejemplo empresarial Usted debe crear balances contables en los niveles de centro de beneficio y de segmento. Por este motivo, se requieren los siguientes conocimientos: For use as part of the People to Work program by SAP Una buena comprensión de la técnica de desglose de documentos Una buena comprensión de las finalidades del desglose de documentos For use as part of the People to Work by SAP OBJETIVOS DE LA LECCIÓN Después de completar esta lección, podrá: Explicar la finalidad del desglose de documentos en la Contabilidad principal Desglose de documentos en la Contabilidad principal * Figura 97: Desglose de documentos en la Contabilidad principal La primera tarea del desglose de documentos es enriquecer todas las líneas con la característica de desglose relevante para la que se requiere un balance. Aún en un escenario más simple, donde existe una única imputación en las líneas de gastos, la funcionalidad del desglose de documentos transferirá la característica (por ejemplo, el segmento) a las líneas para pasivo e impuesto. *El balance de segmento permite analizar el desempeño financiero de una parte concreta del negocio, como una división, línea de productos o área geográfica. Esto facilita la toma de decisiones estratégicas y la evaluación del rendimiento de diferentes unidades de la empresa. © Copyright. Reservados todos los derechos. 443  Capítulo 7 : Actividades de cierre técnicas, organizativas y documentales Proceso operativo 1. El proceso operativo de la entrada de documento no debe modificarse por la verificación en línea. En la figura, Desglose de documentos en Contabilidad principal, se muestra una factura de acreedor para entrar en el sistema. En el ejemplo, se utiliza un tipo impositivo del 10%. El usuario quiere registrar al acreedor solo una vez. Después, por supuesto, cuando se requieren los balances financieros de los segmentos (por ejemplo, para el segmento 1000_B), las deudas (en el libro mayor) deben mostrar el capital correspondiente (es decir, 2.200 EUR). 2. Cuando se llama una lista de posición de acreedores (en el libro auxiliar FI-AP), debe haber solamente una partida individual abierta para la factura que se muestra en la figura. Así pues, el desglose de documentos sólo es relevante para el libro mayor; no tiene que estar visible desde los libros auxiliares. For use as part of the People to Work program by SAP Desglose de documentos: Desglose activo For use as part of the People to Work by SAP Figura 98: Desglose de documentos: Desglose activo Las entidades definidas como características de desglose o de compensación se heredan en los apuntes contables de cuentas no asignadas. En la figura, Desglose de documentos: Desglose activo, se muestra el saldo de las características seleccionadas en cero. La figura también muestra las líneas de acreedor e impuesto en la vista de libro mayor. Las líneas proveedor e impuesto se desglosan de acuerdo con las líneas de gastos que se especificaron en las partidas dos y tres. Estas líneas se contabilizan en la cuenta de gastos 61003000, con distinta asignación de centro de coste. Desglose de documentos: Tratamiento posterior Operación contable asignada 444 © Copyright. Reservados todos los derechos.  Lección: Explicación de la finalidad del desglose de documentos en Contabilidad general Ahora que se paga la factura de acreedor (con un 3 % de descuento por pronto pago), tenga en cuenta lo siguiente: Las características de desglose de documentos seleccionadas ahora deben heredarse también en las partidas de contabilización del documento de pago. El documento de pago se desglosa según las reglas de reparto de la factura de acreedor/ contabilización de gastos original. , de ahí las operaciones de compensación realizadas para el impuesto del iva. Figura 99: Desglose de documentos: Tratamiento posterior (vista de entrada) For use as part of the People to Work program by SAP For use as part of the People to Work by SAP B.I 8000 + 800 iva Iva B.I 2000+ 200 iva Iva Figura 100: Desglose de documentos: Tratamiento posterior (vista de libro mayor) En la visualización de partidas individuales, el documento de pago y el documento de factura original aparecen como partidas compensadas, al igual que en las versiones anteriores. Cómo llevar a cabo la contabilización de documentos con desglose activo y pasivo de documentos en la contabilidad principal 1. Create a customer invoice in your company code TA##. a) On the SAP Fiori launchpad home page, choose Accounts Receivable → Create Outgoing Invoices. b) On the Company Code screen, choose TA##, if the screen is displayed. c) On the Enter Customer Invoice: Company Code TA## screen, enter the following data: Field Value Customer T-AC## Invoice date Current date Posting Date Current date © Copyright. Reservados todos los derechos. 445