Rachunkowość finansowa - Materiały do Czytania PDF

Wyższe Szkoły Bankowe Rachunkowość finansowa dr Kamil Ogrodnik  Rachunkowość finansowa Str. | 2 Spis treści 1. Pojęcie, regulacje prawne i organizacja rachunkowości w...

Wyższe Szkoły Bankowe Rachunkowość finansowa dr Kamil Ogrodnik  Rachunkowość finansowa Str. | 2 Spis treści 1. Pojęcie, regulacje prawne i organizacja rachunkowości w przedsiębiorstwie................ 4 1.1. Pojęcie, zakres i cechy rachunkowości.............................................................................. 4 1.2. Podstawy prawne i organizacyjne rachunkowości.............................................................. 6 1.3. Formy i techniki rachunkowości....................................................................................... 9 1.4. Zasady rachunkowości.................................................................................................. 11 1.5. Zakładowy plan kont..................................................................................................... 14 2. Dokumentacja księgowa............................................................................................... 17 2.1. Pojęcie i elementy dokumentu księgowego..................................................................... 17 2.2. Zadania i klasyfikacja dokumentacji księgowej................................................................ 18 2.3. Obieg, kontrola i archiwizacja dokumentów księgowych................................................... 19 2.4. Poprawa błędów w dokumentach księgowych................................................................. 22 3. Konta księgowe i operacje gospodarcze....................................................................... 25 3.1. Pojęcie, budowa i rodzaje kont księgowych..................................................................... 25 3.2. Zasady funkcjonowania kont księgowych bilansowych..................................................... 27 3.3. Zasady funkcjonowania kont księgowych wynikowych..................................................... 29 3.4. Rodzaje operacji gospodarczych oraz ich wpływ na bilans................................................ 30 3.5. Zasada podwójnego zapisu na kontach........................................................................... 33 3.6. Zasady funkcjonowania kont syntetycznych i analitycznych.............................................. 34 3.7. Pionowy i poziomy podział kont..................................................................................... 35 3.8. Zasady funkcjonowania kont głównych, pomocniczych i korygujących............................... 40 3.9. Zestawienie obrotów i sald............................................................................................ 44 4. Bilans............................................................................................................................. 47 4.1. Istota oraz ogólne zasady sporządzania bilansu............................................................... 47 4.2. Układ i metody bilansu.................................................................................................. 48 4.3. Pojęcie i klasyfikacja aktywów (majątku) jednostki gospodarczej...................................... 49 4.4. Pojęcie i klasyfikacja pasywów (źródeł finansowania majątku) jednostki gospodarczych...... 56 5. Rachunek zysków i strat............................................................................................... 61 5.1. Istota i struktura rachunku zysków i strat....................................................................... 61 5.2. Przychody i koszty związane z podstawową działalnością operacyjną................................ 63 5.3. Przychody i koszty związane z pozostałą działalnością operacyjną..................................... 65 5.4. Przychody i koszty związane z działalnością finansową..................................................... 65 5.5. Zasady ustalania wyniku finansowego − Wariant porównawczy........................................ 67 5.6. Zasady ustalania wyniku finansowego − Wariat kalkulacyjny............................................ 68 6. Inwentaryzacja............................................................................................................. 71 6.1. Pojęcie, cele inwentaryzacji oraz uregulowania prawne.................................................... 71 6.2. Metody i formy inwentaryzacji....................................................................................... 73 6.3. Częstotliwość inwentaryzacji.......................................................................................... 74 Projekt jest współfinansowany ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego Projekt: „SMART EDUCATION - Kształcenie wyższe w dobie innowacji cyfrowych” (POWR.03.05.00-00-Z004/18)  Rachunkowość finansowa Str. | 3 6.4. Dokumentacja i rozliczenie inwentaryzacji....................................................................... 76 7. Sprawozdawczość finansowa........................................................................................ 78 7.1. Istota i cele sporządzania sprawozdań finansowych......................................................... 78 7.2. Użytkownicy sprawozdań finansowych............................................................................ 79 7.3. Metody sporządzania sprawozdania finansowego............................................................ 81 Projekt jest współfinansowany ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego Projekt: „SMART EDUCATION - Kształcenie wyższe w dobie innowacji cyfrowych” (POWR.03.05.00-00-Z004/18)  Rachunkowość finansowa Str. | 4 1. Pojęcie, regulacje prawne i organizacja rachunkowości w przedsiębiorstwie W ramach niniejszego rozdziału dowiesz się:  Czym jest rachunkowość, jaki jest jej zakres przedmiotowy oraz gdzie można wykorzystać wiedzę i umiejętności z zakresu rachunkowości;  Jakie funkcje spełnia oraz jakie rodzaje cen stosowane są w rachunkowości;  Według jakich zasad prowadzona jest rachunkowość w podmiotach gospodarczych;  Jakie znaczenie w prowadzeniu rachunkowości spełnia zakładowy plan kont. 1.1. Pojęcie, zakres i cechy rachunkowości Definicja Rachunkowość to system ewidencji gospodarczej odzwierciedlający w formie pieniężnej zjawiska i procesy gospodarcze zachodzące w danej jednostce, pozwalający na przedstawienie jej sytuacji majątkowej, finansowej i wyniku finansowego. Przedmiotem rachunkowości są procesy gospodarcze mające miejsce w jednostkach gospodar- czych oraz posiadane przez nie zasoby biorące udział w tych procesach. Na proces gospodarczy składają się określone zjawiska nazywane w rachunkowości operacjami gospodarczymi. Zakres przedmiotowy i elementy składowe rachunkowości Zakres przedmiotowy rachunkowości (zgodnie z art. 4 Ustawy o rachunkowości) obejmuje:  Przyjęte zasady (politykę) rachunkowości,  Prowadzenie – na podstawie dowodów księgowych – ksiąg rachunkowych ujmujących zapisy zda- rzeń w porządku chronologicznym i systematycznym,  Okresowe ustalanie lub sprawdzenie drogą inwentaryzacji rzeczywistego stanu aktywów i pasywów,  Wycenę aktywów i pasywów oraz ustalenie wyniku finansowego,  Sporządzenie sprawozdań finansowych, Projekt jest współfinansowany ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego Projekt: „SMART EDUCATION - Kształcenie wyższe w dobie innowacji cyfrowych” (POWR.03.05.00-00-Z004/18)  Rachunkowość finansowa Str. | 5  Gromadzenie i przechowywanie dowodów księgowych oraz pozostałej dokumentacji przewidzianej umową,  Badanie i ogłaszanie sprawozdań finansowych w przypadku określonych ustawą, jednostki wymie- nione w art. 64 Ustawy mają obowiązek poddawania sprawozdań finansowych corocznemu bada- niu przez biegłych rewidentów1 Wyodrębnia się następujące elementy składowe rachunkowości finansowej  Księgowość – stanowiąca część rejestracyjną rachunkowości. Jej głównym zadaniem jest ewidencja zdarzeń gospodarczych zaistniałych w konkretnej jednostce gospodarczej, których efektem jest odzwierciedlenie zmian w za- sobach tej jednostki (majątku), zmian w źródłach finansowania majątku, czyli kapitałach i zobowiązaniach jednostki, a także ujęcie efektów działal- Elementy ności jednostki na podstawie zaistniałych kosztów i przychodów. składowe rachunkowości  Rachunek kosztów – obejmujący badanie i transformowanie – według finansowej przyjętego modelu – informacji o kosztach działalności podmiotu służących użytkownikowi do oceny sytuacji i podejmowania decyzji gospodarczych oraz kontroli ich realizacji.  Sprawozdawczość finansowa – będąca źródłem informacji o sytuacji fi- nansowej, majątkowej, wynikach oraz przepływie środków pieniężnych jed- nostki, niezbędne do podejmowania decyzji ekonomicznych. Funkcje i cechy rachunkowości  Funkcja informacyjna2 − dostarczanie informacji różnym jej użytkownikom, wykorzystywanie przez nich informacji w różnych celach m.in. na potrzeby zarządcze, kontrolne, analityczne, plani- styczne i statystyczne.  Funkcja zarządcza – polega na dostarczaniu informacji na potrzeby zarządzania, w tym podej- mowania decyzji przez kierownictwo jednostki, a także przez użytkowników zewnętrznych np. kre- dytodawców, inwestorów czy kontrahentów.  Funkcja kontrolna – w zakresie rachunkowości stanowi, iż dane zawarte w dokumentach, księ- gach rachunkowych i sprawozdaniach finansowych służą przeprowadzeniu kontroli wewnętrznej i zewnętrznej.  Funkcja analityczna – służy dokonywaniu analizy finansowej na podstawie sprawozdań finansowych. 1 Padurek B., Prowadzenie rachunkowości, Biuro Rachunkowe, Dokumentacja księgowa, Warszawa 2017 2 Gos W., Sprawozdawczość i rewizja finansowa, Instytut Audytu i Doradztwa, Warszawa 2005 Projekt jest współfinansowany ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego Projekt: „SMART EDUCATION - Kształcenie wyższe w dobie innowacji cyfrowych” (POWR.03.05.00-00-Z004/18)  Rachunkowość finansowa Str. | 6  Funkcja planistyczna – stanowi, że dane o zdarzeniach gospodarczych zarejestrowane w księ- gach rachunkowych, tworzące informacje ex post, są podstawą do podejmowania decyzji na przy- szłość i tworzenia informacji ex ante przez system planów, budżetów.  Funkcja sprawozdawcza – związana jest ze sporządzaniem różnego rodzaju sprawozdań finan- sowych zarówno periodycznych, jak i dorywczych na podstawie informacji dostarczanych przez ra- chunkowość.  Funkcja statystyczna – jest w głównej mierze obowiązkiem zewnętrznych jednostek; nałożone są na nie formalne obowiązki składania sprawozdań do organów statystycznych, które wykorzystują je do tworzenia obrazów i ocen już nie w skali jednostkowej, lecz szerszej; w skali branż, regionów, jednostek administracyjnych czy w skali krajowej. Rachunkowość jako system sformalizowany, charakteryzuje się następującymi cechami  Wyrażeniem wszystkich procesów i operacji gospodarczych w mierniku pieniężnym pozwalającym sprowadzić je do wspólnego mianownika,  Dokonywanie zapisów księgowych wyłącznie na podstawie dokumentów źródłowych stwierdzających fakt wystąpienia operacji gospodarczych, nie- dozwolone są zapisy nieudokumentowane, Cechy  Stosowaniem do zapisów bieżących urządzeń księgowych (konta księgowe), rachunkowości  Realizacja zasady podwójnego zapisu, która umożliwia prowadzenie bie- żącej kontroli w zakresie poszczególnych urządzeń księgowych,  Zachowaniem ciągłości ewidencji księgowej dzięki stosowaniu metody „od bilansu do bilansu”,  Wzmocnieniem kontroli wewnętrznej rachunkowości przez systematycznie prowadzoną inwentaryzację. 1.2. Podstawy prawne i organizacyjne rachunkowości Podstawowym aktem prawnym regulującym zasady prowadzenia rachunkowości jest Ustawa o rachun- kowości. W sprawach nieuregulowanych w Ustawie jednostka może stosować  Rozporządzenia i komunikaty wydane przez Ministra Finansów;  Uchwały Komitetu Standardów Rachunkowości w postaci Krajowych Standardach Rachunkowości;  Międzynarodowe Standardy Rachunkowości. Projekt jest współfinansowany ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego Projekt: „SMART EDUCATION - Kształcenie wyższe w dobie innowacji cyfrowych” (POWR.03.05.00-00-Z004/18)  Rachunkowość finansowa Str. | 7 Co do zasady przepisy Ustawy o rachunkowości stosuje się do podmiotów mających siedzibę lub miejsce sprawowania zarządu na terytorium Polski. Jednocześnie w kwestiach nieuregulowanych w Ustawie, podmioty mogą stosować krajowe standardy rachunkowości wydane przez Komitet Standardów Ra- chunkowości. W przypadku braku stosownych uregulowań w krajowych standardach, mogą zostać za- stosowane Międzynarodowe Standardy Rachunkowości („MSR’). Ustawa o rachunkowości określa tylko główne ramy, dając możliwość stworzenia indywidualnego i niepowtarzalnego systemu rachunkowości, z uwzględnieniem specyfiki działalności. Możliwe jest za- stosowanie uproszczeń, pod warunkiem realizowania obowiązku rzetelnego i jasnego przedstawiania sytuacji majątkowej i finansowej. W Ustawie zawarte są sposoby prowadzenia rachunkowości w tym zasady dotyczące wyceny aktywów i pasywów oraz kategorie cen stosowane do wyceny, które pozostają w ścisłym powiązaniu z ustaleniem wyniku finansowego. Definicje cen służących do wyceny aktywów i pasywów Przykład: Definicje wybranych cen służących do wyceny aktywów i pasywów Rodzaj Definicja Cena zakupu Jest to kwota należna sprzedającemu, bez podlegających odliczeniu podatku od to- składnika aktywów warów i usług oraz podatku akcyzowego (w przypadku importu powiększona o ob- ciążenia o charakterze publicznoprawnym), a obniżona o rabaty, opusty, inne po- dobne zmniejszenia i odzyski. Cena nabycia Jest to cena zakupu składnika aktywów, powiększona o koszty bezpośrednio zwią- składnika aktywów zane z zakupem i przystosowaniem składnika aktywów do stanu zdatnego do uży- wania lub wprowadzenia do obrotu, łącznie z kosztami transportu, jak też załadunku, wyładunku, składowania lub wprowadzenia do obrotu. Koszt wytworzenia Obejmuje koszty pozostające w bezpośrednim związku z danym produktem oraz uza- produktu sadnioną część kosztów pośrednio związanych z wytworzeniem tego produktu. Koszty bezpośrednie obejmują wartość zużytych materiałów bezpośrednich, koszty pozyskania i przetworzenia związane bezpośrednio z produkcją i inne koszty ponie- sione w związku z doprowadzeniem produktu do postaci i miejsca, w jakich się znaj- duje w dniu wyceny. Do kosztów wytworzenia produktu nie zalicza się kosztów będących konsekwencją niewykorzystanych zdolności produkcyjnych i strat produkcyjnych, ogólnego zarządu (tzn. tych niezwiązanych z doprowadzaniem produktu do postaci i miejsca, w jakich się znajduje na dzień wyceny), magazynowania wyrobów gotowych i półproduktów (chyba że ich poniesienie jest niezbędne w procesie produkcji) oraz kosztów sprze- daży produktów. Projekt jest współfinansowany ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego Projekt: „SMART EDUCATION - Kształcenie wyższe w dobie innowacji cyfrowych” (POWR.03.05.00-00-Z004/18)  Rachunkowość finansowa Str. | 8 Cena (wartość) Jest to możliwa do uzyskania na dzień bilansowy cena sprzedaży składnika aktywów, sprzedaży netto bez podatku od towarów i usług i podatku akcyzowego, pomniejszona o rabaty, opu- sty i inne podobne zmniejszenia oraz koszty związane z przystosowaniem składnika aktywów do sprzedaży i dokonaniem tej sprzedaży, a powiększona o należną dotacje przedmiotową Wartość godziwa Jest to kwota, za jaką dany składnik aktywów mógłby zostać wymieniony, a zobo- wiązanie uregulowane na warunkach transakcji rynkowej, pomiędzy zainteresowa- nymi i dobrze poinformowanymi, niepowiązanymi ze sobą stronami. Wartość godziwą instrumentów finansowych znajdujących się w obrocie na aktywnym rynku stanowi cena rynkowa pomniejszona o koszty związane z przeprowadzeniem transakcji, gdyby ich wysokość była znacząca. Cenę rynkową aktywów finansowych posiadanych przez jednostkę oraz zobowiązań finansowych, które jednostka zamierza zaciągnąć, stanowi zgłoszona na rynku bieżąca oferta kupna, natomiast cenę rynkową aktywów finansowych, które jednostka zamierza nabyć, oraz zaciągniętych zobowiązań finan- sowych stanowi zgłoszona na rynek bieżąca oferta sprzedaży. Kwota wymaganej Jest to należność od dłużnika, którą zobowiązał się on umową lub w innej formie zapłaty zapłacić za wykonane na jego rzecz świadczenia (dostawy, usługi) wraz z należnymi prawnie odsetkami z tytułu zwłoki w zapłacie lub z tytułu prawnie przysługującego jednostce odszkodowania, lub z innego tytułu. Jest to wielkość zobowiązania wobec wierzyciela, któremu jednostka zobowiązana jest zapłacić, zgodnie z warunkami umowy i przepisami prawa, ustalona na dzień bilansowy lub na inny dzień w roku bieżącym lub następnych latach wraz z należnymi odsetkami z tytułu zwłoki w zapłacie. Przykład: Rodzaj ceny, według której wycenia się wybrane składniki aktywów i pasywów3 Składnik Metoda wyceny bilansowej aktywów i pasywów Według cen nabycia lub kosztów wytworzenia, lub wartości przeszaco- Środki trwałe oraz wartości wanej (po aktualizacji wyceny środków trwałych), pomniejszonych niematerialne i prawne o odpisy amortyzacyjne lub umorzeniowe, a także o odpisy z tytułu trwałej utraty wartości. W wysokości ogółu kosztów pozostających w bezpośrednim związku Środki trwałe w budowie z ich nabyciem lub wytworzeniem, pomniejszonych o odpisy z tytułu trwałej utraty wartości. Rzeczowe składniki Według cen nabycia lub kosztów wytworzenia nie wyższych od cen ich aktywów obrotowych (zapasy) sprzedaży netto na dzień bilansowy. Należności i udzielone pożyczki W kwocie wymaganej zapłaty, z zachowaniem zasady ostrożności. Według ceny (wartości) rynkowej albo według ceny nabycia lub ceny (wartości) rynkowej, zależnie od tego, która z nich jest niższa albo według skorygowanej ceny nabycia - jeżeli dla danego składnika akty- Inwestycje krótkoterminowe wów został określony termin wymagalności, a krótkoterminowe inwe- stycje, dla których nie istnieje aktywny rynek, w inny sposób określo- nej wartości godziwej. 3 Wg Gofin https://www.gofin.pl/bilans/17,8,563,456,kategorie-cen-stosowanych-do-wyceny-aktywow-i- pasywow-na.html Projekt jest współfinansowany ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego Projekt: „SMART EDUCATION - Kształcenie wyższe w dobie innowacji cyfrowych” (POWR.03.05.00-00-Z004/18)  Rachunkowość finansowa Str. | 9 Zobowiązania W kwocie wymagającej zapłaty. Rezerwy W uzasadnionej, wiarygodnie oszacowanej wartości. Kapitały (fundusze) własne, z wyjątkiem udziałów (akcji) W wartości nominalnej. własnych 1.3. Formy i techniki rachunkowości Ewidencja księgowa powinna być prowadzona wg zapisów systematycznych i chronologicznych. Zapisy systematyczne ujmowane są w księdze głównej obejmującej zazwyczaj konta zbiorcze. Jej uzupełnieniem są księgi pomocnicze obejmujące konta szczegółowe oraz rejestry. Zapisy chronologiczne dokonywane są w dzienniku według kolejności ich występowania. Mając na względzie powyższe można wyróżnić następujące formy prowadzenia ewidencji księgowej4  Tabelaryczną  Przebitkową  Rejestrową  Ewidencję z wykorzystaniem komputera Tabelaryczna, przebitkowa i rejestrowa formy prowadzenia ewidencji księgowej oparte są technice ręcz- nej – tradycyjnej, wykorzystującej tzw. małą mechanizację, a zwłaszcza kalkulatory usprawniające wszelkie obliczenia. Ewidencja z wykorzystaniem komputera umożliwia automatyzację czynności zwią- zanych z prowadzeniem rachunkowości. Forma tabelaryczna Polega na prowadzeniu dziennika księgi głównej, który pozwala jednocześnie dokonywać zapisów sys- tematycznych i chronologicznych. Księga główna obejmuje dwie części: 1/ dziennik, w którym obowią- zuje zapis chronologiczny i 2/ zestaw kont księgi głównej, gdzie obowiązują zapisy systematyki. Na kontach księgi głównej obowiązuje ujęcie zarejestrowanych uprzednio lub równocześnie w dzienniku zdarzeń zgodnie z zasadą podwójnego zapisu. Zaletami tej formy księgowości są: 1/ przejrzystość zapisu, 2/ ograniczenie możliwości popełnienia błędu, 3/ łatwość uzgadniania zapisów chronologicznych z systematycznymi, 4/ powiązanie treści zapisu z dokumentacją. 4 Kuczyńska-Cesarz A., Zasady rachunkowości, Difin, Warszawa 2013 Projekt jest współfinansowany ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego Projekt: „SMART EDUCATION - Kształcenie wyższe w dobie innowacji cyfrowych” (POWR.03.05.00-00-Z004/18)  Rachunkowość finansowa Str. | 10 Główną wadą tej formy jest: 1/ ograniczenie liczby kont, które można prowadzić w dzienniku oraz 2/ fakt, że księgowania mogą być dokonywane tylko ręcznie. Forma przebitkowa Forma ta wymaga prowadzenia: 1/ dziennika, w którym dokonuje się ewidencji chronologicznej, 2/ kart kontowych odrębnych dla każdego konta księgi głównej, 3/ aparatu przebitkowego, który wiąże zapis chronologiczny z systematycznym. Technika księgowania polega na tym, że: 1/ dziennik mocowany jest w aparacie przebitkowym, 2/ na dziennik nakłada się kalkę, 3/ na dziennik z kalką nakłada się karty kontowe i dokonuje zapisów księgowych. Forma ta pozwala na prowadzenie dowolnej ilości kont, ale jest dość pracochłonna. Forma rejestrowa Prowadzenie ewidencji w tej formie obliguje jednostki do wprowadzenia: 1/ wielorubrykowych kont księgi głównej, 2/ rejestrów, 3/ analitycznych kartotek, 3/ poleceń księgowania, 4/ zestawienia obrotów i sald. Forma ta wymaga: 1/ oparcia zapisu na dowodzie źródłowym, 2/ prowadzenia rejestrów np. zakupu, sprzedaży, rachunków bankowych itp., w których to rejestrach zgrupowane są konta pozwalające zae- widencjonować zwiększenie lub zmniejszenie określonego składnika aktywów lub pasywów np. tylko w zakresie rozliczeń z dostawcami. Zmiany te rejestrowane są w oparciu o polecenie księgowania. Funk- cjonowanie niniejszej formy przedstawia poniższy schemat. Schemat: Funkcjonowanie rejestrowej formy księgowości Projekt jest współfinansowany ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego Projekt: „SMART EDUCATION - Kształcenie wyższe w dobie innowacji cyfrowych” (POWR.03.05.00-00-Z004/18)  Rachunkowość finansowa Str. | 11 Ewidencja z wykorzystaniem komputera Technika ta tzw. rachunkowość informatyczna, opiera się o programy finansowo-księgowe, gdzie na- stępuje wprowadzenie danych ewidencyjnych do komputera, a następnie ich przetworzenie. W pamięci komputera utrzymywane są dane niezbędne do opracowywania sprawozdań finansowych. Technika ta eliminuje pracochłonność w prowadzeniu księgowości tradycyjnymi metodami. Komputer dokonuje automatycznego księgowania zadekretowanych dokumentów (w zakresie ewidencji na kon- tach księgi głównej i ksiąg pomocniczych), konta księgowe zastępuje się wydrukami lub zapisem ma- gnetycznym, segreguje informacje, dokonuje szczegółowych obliczeń. Przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera za równoważne z dowodami źródłowymi uważa się zapisy w księgach rachunkowych, wprowadzane automatycznie za pośrednictwem urządzeń łączności, informatycznych nośników danych przy zapewnieniu, że podczas rejestrowania tych zapisów zostaną spełnione co najmniej następujące warunki:  Uzyskają one trwale czytelną postać zgodną z treścią odpowiednich dowodów księgowych;  Możliwe jest stwierdzenie źródła ich pochodzenia oraz ustalenie osoby odpowiedzialnej za ich wprowadzenie;  Stosowana procedura zapewnia sprawdzenie poprawności przetworzenia odnośnych danych oraz kompletności i identyczności zapisów;  Dane źródłowe w miejscu ich powstania są odpowiednio chronione, w sposób zapewniający ich niezmienność, przez okres wymagany do przechowywania danego rodzaju dowodów księgowych. Powszechnie znanymi na rynku programami księgowymi są m.in. SAP, Symfonia, Optima, pakiety firmy Insert. 1.4. Zasady rachunkowości Zasady rachunkowości stanowią podstawowe wzorce postępowania w rachunkowości. Dzięki nim ra- chunkowość zapewnia wiarygodność, kompletność i terminowość dostarczanych informacji. Zasady te są tak kluczowe dla prawidłowego działania systemu rachunkowości, iż nazywa się je często nadrzęd- nymi zasadami rachunkowości. Celem tych zasad jest spowodowanie, aby rachunkowość prezen- towała wierny i rzetelny obraz przedsiębiorstwa (ang. true and fair view). Projekt jest współfinansowany ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego Projekt: „SMART EDUCATION - Kształcenie wyższe w dobie innowacji cyfrowych” (POWR.03.05.00-00-Z004/18)  Rachunkowość finansowa Str. | 12 Podstawowe zasady rachunkowości stanowią5  Zasada wiarygodności;  Zasada kontynuowania działalności;  Zasada memoriału;  Zasada współmierności;  Zasada ciągłości;  Zasada istotności;  Zasada ostrożnej wyceny;  Zasada indywidualnej wyceny;  Zasada kompensacji;  Zasada wyższości treści nad formą. Zasada wiarygodności (wiernego obrazu) określa, że jednostki zobowiązane są stosować przyjęte zasady (politykę) rachunkowości rzetelnie i jasno przedstawiając sytuację majątkową i finansową oraz wynik finansowy (art. 4 ust 1 Ustawy). Ponadto zgodnie z Ustawą księgi rachunkowe uznaje się za rze- telne, jeżeli dokonane w nich zapisy odzwierciedlają stan rzeczywisty. Aby zapewnić rzetelność danych księgowych, Ustawa wymaga, by były one prowadzone bezbłędnie, sprawdzalnie, bieżąco (art. 24). Zasada kontynuacji działalności przyjmuje założenie, że jednostka będzie kontynuowała działalność w dającej się przewidzieć przyszłości w niezmniejszonym istotnie zakresie, bez postawienia jej w stan likwidacji lub upadłości, chyba że jest to niezgodne ze stanem faktycznym lub prawnym. Warto zazna- czyć, że nie chodzi o kontynuację prowadzonej działalności za wszelką cenę. Kontynuacja ma sens, jeżeli pozwoli przedsiębiorstwu i jego właścicielom na dalszą realizację przyjętych zadań. Ustalając zdolność jednostki do kontynuowania działalności, kierownik jednostki uwzględnia wszystkie informacje dostępne na dzień sporządzenia sprawozdania finansowego, dotyczące dającej się przewidzieć przyszłości, obej- mującej okres nie krótszy niż jeden rok od dnia bilansowego. Zasada memoriału oznacza, że w księgach rachunkowych jednostki należy ująć wszystkie osiągnięte, przypadające na jej rzecz przychody i obciążające koszty związane z tymi przychodami dotyczące danego roku obrotowego, niezależnie od terminu ich zapłaty. To znaczy, że przychody i koszty kształtujące wynik finansowy są ujmowane w księgach i rachunkach zysków i strat w momencie rozpoczęcia tych zdarzeń, a nie w momencie ich realizacji kasowej. 5 Kamiński R., Sprawozdawczość finansowa przedsiębiorstwa w regulacjach polskich i międzynarodowych, Wy- dawnictwo Naukowe UAM, Poznań 2015 Projekt jest współfinansowany ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego Projekt: „SMART EDUCATION - Kształcenie wyższe w dobie innowacji cyfrowych” (POWR.03.05.00-00-Z004/18)  Rachunkowość finansowa Str. | 13 Zasada współmierności przychodów i kosztów wyróżnia się tym, że do aktywów i pasywów da- nego okresu sprawozdawczego zaliczane powinny być koszty lub przychody dotyczące przyszłych okre- sów oraz przypadające na ten okres koszty, które nie zostały jeszcze poniesione. Stąd też Ustawa wska- zuje na możliwość aktywowania kosztów przypadających na przyszłe okresy sprawozdawcze (czynne rozliczenia międzyokresowe kosztów) oraz dokonywanie biernych rozliczeń międzyokresowych kosztów, jak również rozliczeń międzyokresowych przychodów. Zasada ciągłości oznacza, że przyjętą przez przedsiębiorstwo politykę rachunkowości należy stosować w sposób ciągły, pamiętając o dokonywaniu w kolejnych latach obrotowych jednakowego grupowania operacji gospodarczych, wyceny aktywów i pasywów, w tym także dokonywania odpisów amortyzacyj- nych lub umorzeniowych, ustalania wyniku finansowego i sporządzania sprawozdań finansowych tak, aby za kolejne lata informacje z nich wynikające były porównywalne. Ustawa nakazuje także, aby wy- kazane w księgach rachunkowych stany aktywów i pasywów na dzień ich zamknięcia ujmować w tej samej wysokości, w otwartych na następny rok obrotowy księgach rachunkowych. Zasada istotności dla zachowania rzetelnego i jasnego obrazu sytuacji majątkowej i finansowej jed- nostki przy określeniu polityki rachunkowości należy zapewnić wyodrębnienie w rachunkowości wszyst- kich zdarzeń istotnych do oceny sytuacji firmy, pamiętając o zachowaniu zasady ostrożności. Zasada ta zakłada możliwość stosowania przez jednostki w ramach przyjętych zasad (polityki) rachunkowości uproszczeń, jeżeli nie wywiera to istotnie ujemnego wpływu na realizację celu tj. zachowania prawdzi- wego i wiernego obrazu (art. 4 ust 4 Ustawy). Zasada ostrożnej wyceny zakłada konieczność korekty wyniku finansowego o wszelkie zmniejszenia wartości handlowej bądź użytkowej składników aktywów, poniesione pozostałe koszty operacyjne, re- zerwy na przewidywane ryzyko lub grożące straty. W szczególności należy uwzględnić: 1/ zmniejszenia wartości użytkowej lub handlowej składników aktywów, 2/ tylko i wyłącznie niebudzące wątpliwości pozostałe przychody operacyjne i zyski nadzwyczajne; 3/ wszystkie poniesione pozostałe koszty i straty nadzwyczajne, 4/ rezerwy na znane jednostce ryzyko, grążące straty oraz skutki innych zdarzeń. Zaist- nienie powyższych zdarzeń należy uwzględnić także wtedy, gdy zostaną one ujawnione między dniem bilansowym a dniem, w którym rzeczywiście następuje zamknięcie ksiąg rachunkowych. Zasada indywidualnej wyceny zasada wyraża się w tym, że poszczególne aktywa i pasywa, przy- chody i związane z nimi koszty, jak też zyski i straty nadzwyczajne ustala się oddzielnie. Przykładowo oddzielnie wycenia się każdy składnik majątku trwałego (np. grunt i wybudowany na nim budynek sta- nowiące odrębne środki trwałe) i obrotowego (np. w jednostce prowadzącej sprzedaż sprzętu AGD ustala się oddzielnie cenę dla danego asortymentu, np. dla lodówki, czy telewizora, a nie jedną cenę dla towarów o różnym charakterze). Zasada kompensacji wskazuje, że wartość poszczególnych składników aktywów i pasywów, przycho- dów i związanych z nimi kosztów, jak też zysków i strat nadzwyczajnych ustala się oddzielnie. Nie kom- pensuje się ze sobą wartości różnych co do rodzaju aktywów i pasywów, przychodów i kosztów. Tylko Projekt jest współfinansowany ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego Projekt: „SMART EDUCATION - Kształcenie wyższe w dobie innowacji cyfrowych” (POWR.03.05.00-00-Z004/18)  Rachunkowość finansowa Str. | 14 w niektórych sytuacjach Ustawa zezwala wprost na kompensatę aktywów i pasywów, a mianowicie: 1) rezerwę i aktywa z tytułu odroczonego podatku dochodowego można kompensować, jeżeli jednostka ma tytuł uprawniający ją do ich jednoczesnego uwzględnienia, 2) aktywa finansowe i zobowiązania finansowe wykazuje się w bilansie w kwocie netto po kompensacie, jeżeli jednostka ma bezwarunkowe prawo do kompensaty aktywów i zobowiązań danego rodzaju Również w stosunku do przychodów i kosztów Ustawa wskazuje tytuły możliwe do skompensowania i prezentowania per saldo w sprawoz- daniu finansowym. Zdarzeniami takimi są np.: 1) wynik na sprzedaży papierów wartościowych, 2) wynik ze zbycia środków trwałych ,3) nadwyżka dodatnich różnic kursowych nad ujemnymi i odwrotnie Zasada wyższości treści nad formą oznacza, że operacje muszą być ujęte w księgach i wykazane w sprawozdaniu zgodnie z ich treścią i rzeczywistością ekonomiczną, nawet jeśli z formalnego punktu widzenia nie powinny się tam znaleźć. Dotyczy to również sposobu prezentacji zdarzeń. Jeżeli wykazanie w sprawozdaniu zdarzenia zgodnie z zasadami rachunkowości spowodowałoby zaciemnienie rzeczywi- stego obrazu, należy pominąć zasady i wykazać transakcję tak, aby była ona czytelna dla odbiorców. 1.5. Zakładowy plan kont Zakładowy plan kont stanowi szczegółową instrukcję ustalającą zasoby organizacji i prowadzenia ra- chunkowości w danej jednostce. Każda jednostka musi posiadać swój Zakładowy Plan Kont (ZPK). W celu ujednolicenia zasad grupowania operacji gospodarczych i ograniczenia nakładu pracy związa- nego z ustaleniem Zakładowych Planów Kont jednostki mogą stosować wzorcowe plany kont. Zakładowy plan kont ustala kierownik jednostki w oparciu o obowiązujące prawo bilansowe zawarte w Ustawie o rachunkowości. Zakładowy plan kont powinien obejmować:  Wykaz kont księgi głównej,  Zasady prowadzenia kont ksiąg pomocniczych,  Zasady księgowania operacji gospodarczych oraz wyceny aktywów i pasywów,  W przypadku wykorzystania komputerów – wykaz ksiąg z ich opisem, wykaz programów z opisem, zasady ochrony danych, sposoby właściwego stosowania programów. Zakładowy Plan Kont obowiązuje w jednostce przez cały rok obrotowy. W ZPK konta grupowane są w zespoły kont. Każdy zespół ma swój numer, który daje początek numeracji każdego konta zawartego w danym zespole. Konta mają więc swoją nazwę słowną oraz symbol cyfrowy (np. trzycyfrowy), gdzie pierwsza cyfra jest wspólna dla numeracji kont w całym kraju, a dwie następne zależą od przyjętej numeracji przez jednostkę. Projekt jest współfinansowany ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego Projekt: „SMART EDUCATION - Kształcenie wyższe w dobie innowacji cyfrowych” (POWR.03.05.00-00-Z004/18)  Rachunkowość finansowa Str. | 15 Wzorcowy plan kont zakłada: Zespół 0 – Aktywa trwałe (w tym m.in. 010 Środki trwałe, 020 Wartości niematerialne i prawne, 030 Inwestycje długoterminowe, 070 Umorzenie środków trwałych). Zespół 1 – Środki pieniężne i rachunki bankowe oraz inne aktywa finansowe (w tym m.in. 100 Kasa, 131 Rachunek bieżący, 138 Kredyty bankowe). Zespół 2 – Rozrachunki i roszczenia (w tym m.in. 201 Należności od odbiorców, 202 Zobowiązania wb dostawców, 222 Rozrachunki publiczno-prawne). Zespół 3 – Materiały i towary (w tym m.in. 300 Rozliczenie zakupu, 310 Materiały, 330 Towary). Zespół 4 – Koszty wg rodzajów i ich rozliczanie (w tym m.in. 401 Zużycie materiałów i energii, 402 Usługi obce, 404 Wynagrodzenia, 408 Amortyzacja, 490 Rozliczenie kosztów). Zespół 5 – Koszty wg typów działalności i ich rozliczanie (w tym m.in. 501 Koszty działalności podstawowej, 530 Koszty wydziałowe, 551 Koszty zarządu, 580 Rozliczenie kosztów działal- ności). Zespół 6 – Produkty i rozliczenia międzyokresowe (w tym m.in. 601 Produkty gotowe, 640 Roz- liczenia międzyokresowe). Zespół 7 – Przychody i koszty związane z ich osiągnięciem (w tym m.in. 701 Przychody ze sprzedaży produktów, 711 Koszt własny sprzedanych produktów, 730 Przychody ze sprze- daży materiałów i towarów, 750 Przychody finansowe, 755 Koszty finansowe, 760 Pozostałe przychody operacyjne, 765 Pozostałe koszty operacyjne). Zespół 8 – Kapitały (fundusze) własne, fundusze specjalne, rezerwy i wynik finansowy (w tym m.in. 801 Kapitał zakładowy, 806 Kapitał zapasowy, 860 Wynik finansowy, 870 Po- datek dochodowy). Zespół 9 – ujęcie pozabilansowe. Projekt jest współfinansowany ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego Projekt: „SMART EDUCATION - Kształcenie wyższe w dobie innowacji cyfrowych” (POWR.03.05.00-00-Z004/18)  Rachunkowość finansowa Str. | 16 Zwróć uwagę: 1. Rachunkowość (pełną lub uproszczoną) muszą prowadzić wszystkie podmioty gospodarcze. 2. Znajomość zagadnień z zakresu rachunkowości może być przydatna w wykonywaniu wielu zawodów, czynności oraz w życiu codziennym. 3. Główną funkcją rachunkowości jest funkcja informacyjna. 4. Prawidłowa realizacja funkcji rachunkowości przyczynia się do sprawnego i skutecznego dzia- łania jednostki gospodarczej. 5. Zasady prawidłowej rachunkowości gwarantują; rzetelność, wiarygodność i użyteczność do- starczanych przez rachunkowość informacji. 6. Stosowanie zasad prawidłowej rachunkowości umożliwia poprawną organizację i prowadzenie rachunkowości w przedsiębiorstwie. 7. Prawną funkcjonowania rachunkowości jest Ustawa o Rachunkowości. 8. Najczęściej wykorzystywane miary wyceny składników aktywów i pasywów to; cena zakupu, cena nabycia, koszt wytworzenia, kwota wymaganej zapłaty. 9. Cena zakupu to cena płacona dostawcy bez podatku VAT, cena nabycia to cena zakupu po- większona o koszty bezpośrednio związane z zakupem i przystosowaniem danego składnika do użytkowania. 10. Wszystkie jednostki gospodarcze prowadzące pełną księgowość muszą opracować swój plan kont. 11. W zakładowym planie kont wykazane są konta stosowane w ewidencji danej firmy. 12. Zakładowy plan kont składa się z dziewięciu zespołów. Podsumowanie:  poznałeś/aś podstawowe pojęcia z zakresu rachunkowości oraz jaki jest zakres przedmiotowy ra- chunkowości;  dowiedziałeś/eś się gdzie można wykorzystać wiedzę i umiejętności z zakresu rachunkowości oraz jakie funkcje spełnia i wg jakich zasad prowadzona jest rachunkowość w podmiotach gospodarczych;  wiesz już, czym jest Zakładowy Plan kont i jaką rolę spełnia w prowadzeniu księgowości w przed- siębiorstwie. Projekt jest współfinansowany ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego Projekt: „SMART EDUCATION - Kształcenie wyższe w dobie innowacji cyfrowych” (POWR.03.05.00-00-Z004/18)  Rachunkowość finansowa Str. | 17 2. Dokumentacja księgowa W ramach niniejszego rozdziału dowiesz się:  Co oznacza i jakie elementy składowe powinien zawierać dokument księgowy?  Jakie zadania powinna spełniać dokumentacja księgowa oraz wg jakich kryteriów można klasyfi- kować dokumenty księgowe?  Co oznacza obieg dokumentów księgowych w przedsiębiorstwie, oraz jakimi zasadami należy się kierować przy kontroli i archiwizacji dokumentów księgowych?  Jak wygląda sposób poprawiania błędów w księgowości? 2.1. Pojęcie i elementy dokumentu księgowego W działalności gospodarczej wystąpienie zdarzenia gospodarczego lub operacji gospodarczej musi być odpowiednio udokumentowane. Dokumentami stwierdzającymi dokonanie operacji gospodarczej są do- kumenty księgowe, które stanowią podstawę zapisu na kontach księgowych. Dokument księgowy można zatem scharakteryzować zgodnie z poniższą definicją Definicja Dokument księgowy to sporządzona na piśmie szczegółowa informacja o zaistniałej operacji go- spodarczej, sporządzona zgodnie z przepisami prawa, zawierająca niezbędną treść i będącą pod- stawą zapisu w ewidencji księgowej. Zgodnie z Ustawą o rachunkowości (art. 21) każdy dokument księgowy powinien zawierać określone elementy:  określenie rodzaju dowodu i jego numeru identyfikacyjnego;  określenie stron (nazwa, adres, numery indentyfikacyjne), pozwalające jedno- znacznie zidentyfikować uczestników danej operacji;  treść (opis) danej operacji, jej wartość, jeśli to możliwe ilość (liczbę) i cenę jed- Elementy dowodu nostkową; księgowego  datę operacji i sporządzenia dowodu;  podpisy (czytelne) osób odpowiedzialnych za operacje, pozwalające je jedno- znacznie zidentyfikować;  zapis stwierdzający sprawdzenie dowodu oraz opis kwalifikujący dowód do ewi- dencji (dekretacja dowodu) wraz z podpisem osób odpowiedzialnych. Projekt jest współfinansowany ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego Projekt: „SMART EDUCATION - Kształcenie wyższe w dobie innowacji cyfrowych” (POWR.03.05.00-00-Z004/18)  Rachunkowość finansowa Str. | 18 Ustawa o rachunkowości dopuszcza możliwość nie zamieszczania na dowodach m.in. podpisów i stempla w przypadku sporządzania zapisów techniką komputerową6. 2.2. Zadania i klasyfikacja dokumentacji księgowej Każda operacja gospodarcza musi być księgowana na podstawie właściwego dokumentu księgowego stwierdzającego jej dokonanie, stąd do głównych zadań dokumentacji księgowej należą7:  Podstawa zapisu – dokument księgowy stanowi podstawę dokonania zapisów na kontach;  Informacja – dokument księgowy dostarcza informacji niezbędnych w zarządzaniu jednostką gospodarczą;  Kontrola – dokument księgowy umożliwia kontrolę i rozliczanie osób materialnie odpowiedzialnych. W polityce rachunkowości jednostki należy określić rodzaj przyjmowanych do ewidencji dowodów księ- gowych (dowodów źródłowych). Dokumenty księgowe można klasyfikować wg różnych kryteriów do głównych należą m.in. klasyfikacja wg podstawy wystawienia, jednostki wystawiającej czy też przeznaczenia. Klasyfikacja dokumentów księgowych Dokumenty księgowe Podział wg Podział wg Podział wg podstawy wystawienia jednostek wystawiających przeznaczenia  pierwotne  własne  zewnętrzne  wtórne  obce  wewnętrzne  Dokumenty pierwotne to dokumenty wystawione na podstawie zaistniałych operacji gospodar- czych na potwierdzenie zaistniałych zdarzeń np. asygnaty kasowe (KP, KW), dokumenty magazynowe (PZ, PW, RW, WZ);  Dokumenty wtórne (zbiorcze) to dokumenty, których postawą wystawienia są wcześniej wysta- wione dokumenty pierwotne. Niektóre dokumenty wystawiane są w jednostkach z dużą częstotliwością. Księgowanie każdego z nich odrębnie byłoby zbyt pracochłonne. Dlatego sporządza się na podstawie 6 Padurek B., Prowadzenie rachunkowości, Biuro Rachunkowe, Dokumentacja księgowa, Warszawa 2017 7 Maciejewska J., Rachunkowość Finansowa, WSiP, Warszawa 2000 Projekt jest współfinansowany ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego Projekt: „SMART EDUCATION - Kształcenie wyższe w dobie innowacji cyfrowych” (POWR.03.05.00-00-Z004/18)  Rachunkowość finansowa Str. | 19 dokumentów pierwotnych tzw. zestawienia zbiorcze, umożliwiające ewidencje jednorodnych zdarzeń łącznie. Zestawienia zbiorcze są dokumentami wtórnymi. Przykładem dokumentów wtórnych są m.in. raporty kasowe, listy płac;  Dokumenty obce to wystawiane przez kontrahentów i otrzymywane przez daną jednostkę dowody, potwierdzające zaistnienie określonej operacji gospodarczej. Przykładem są dokumenty otrzymane od zewnętrznych kontrahentów, np. faktury, rachunki, noty odsetkowe;  Dokumenty własne – to dokumenty wystawiane przez jednostkę i przekazywane w oryginale kon- trahentowi, np. faktury wystawiane przez stowarzyszenie/fundację, noty księgowe, rachunki;  Dokumenty wewnętrzne – to dokumenty dotyczące dokumentowania operacji wewnątrz organiza- cji, np. listy płac, rachunek rozliczenia umów zlecenia i umów o dzieło, dokumenty obrotu kasowego (KP, KW, druk zaliczki, druk rozliczenia zaliczki), dokumenty obrotu magazynowego (PZ, RW, MM), dokumenty obrotu środków trwałych (OT, PT, LT). W zależności od rodzaju przedmiotu ewidencji księgowej wyróżnić można dowody: Bankowe np. wyciągi bankowe, polecenia przelewu, czeki rozrachunkowe Kasowe np. asygnaty kasowe (KP, KW), raporty kasowe, wnioski o zaliczkę Płacowe np. karty pracy, listy płac Magazynowe np. Pz, Wz, Pw, Rw, Mm, Zw Zakupu np. faktury lub rachunki Sprzedaży np. faktury lub rachunki 2.3. Obieg, kontrola i archiwizacja dokumentów księgowych Definicja Obieg dokumentów księgowych stanowi działanie mające na celu przemieszczanie się dowo- dów przez poszczególne komórki organizacyjne przedsiębiorstwa, które korzystają z danych zawar- tych w tych dokumentach. Projekt jest współfinansowany ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego Projekt: „SMART EDUCATION - Kształcenie wyższe w dobie innowacji cyfrowych” (POWR.03.05.00-00-Z004/18)  Rachunkowość finansowa Str. | 20 Każdy dokument księgowy (rachunek, faktura, lista płac, umowa, nota księgowa, itd.) powinien być zatwierdzony pod względem merytorycznym, formalnym, rachunkowym przez upoważnioną do tego osobę i opisany w sposób niepozostawiający wątpliwości co do klasyfikacji danego kosztu, wydatku czy źródła jego finansowania8.  Kontrola merytoryczna polega na określeniu czy zapisana na dokumencie operacja jest zgodna z obowiązującymi przepisami prawa i czy odpowiada rzeczywistości. Do przeprowadzenia kontroli merytorycznej zobowiązany jest zazwyczaj kierownik właściwej komórki organizacyjnej.  Kontrola formalno-rachunkowa polega w szczególności na sprawdzeniu czy dokumenty zostały wystawione w sposób zgodny z zasadami rachunkowości i czy ich dane liczbowe nie zawierają błędów rachunkowych. Kontroli formalno-rachunkowej dokonuje zazwyczaj upoważniony przez głównego księgowego pracownik działu księgowości. Zasady sporządzania i rejestrowania wewnętrznych dowodów księgowych, zasady korygowania błędów oraz dokonywania operacji wewnętrznych powinny zostać szczegółowo zawarte w instrukcji obiegu i kon- troli dokumentów w danej jednostce. Rzetelnie przygotowana instrukcja obiegu dokumentów powinna zawierać:  opis cech poszczególnych dowodów księgowych,  rodzaj dowodów księgowych zastosowanych w firmie,  zasady obiegu i dekretacji dokumentów,  wzory pieczęci umieszczanych na dokumentach,  oraz wzory podpisów osób upoważnionych do kontroli i zatwierdzania dokumentów. Przechowywanie dokumentów w przedsiębiorstwie  Dokumenty powinny być przechowywane w porządku chronologicznym w podziale na miesiące oraz dodatkowo w podziale na rodzaj, przykładowo: kasa, dokumenty kosztowe, wynagrodzenia, wyciąg.  Dokumentacja finansowa powinna być zabezpieczona i przechowywana w porządku chronologicz- nym przez okres co najmniej pięciu lat od zakończenia roku obrotowego.  Dokumentacja dotycząca zatrudnienia osób i ich wynagrodzenia musi być przechowywana przez pięćdziesiąt lat. Osoby nieupoważnione nie powinny mieć dostępu do dokumentacji finansowej. 8 Padurek B., Prowadzenie rachunkowości, Biuro Rachunkowe, Dokumentacja księgowa, Warszawa 2017 Projekt jest współfinansowany ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego Projekt: „SMART EDUCATION - Kształcenie wyższe w dobie innowacji cyfrowych” (POWR.03.05.00-00-Z004/18)  Rachunkowość finansowa Str. | 21 Jak długo archiwizować dokumenty księgowe? Zasady związane z archiwizacją dokumentów księgowych oraz zapewnieniem należytej ochrony doku- mentacji papierowej i zbiorów danych komputerowych należy precyzyjnie opisać w polityce rachun- kowości danej jednostki, stąd:  Powinna się tu znaleźć informacja o systemie komputerowym, z którego ko- rzysta organizacja lub o innej metodzie prowadzenia ksiąg rachunkowych, Podstawowe  Musi się tu też znaleźć informacja, w jaki sposób dane księgowe są chronione zasady przed uszkodzeniem zbiorów (zasady archiwizacji zbiorów danych), a także archiwizacji jak dane są zabezpieczone przed dostępem osób niepowołanych (np. hasła zabezpieczające dla poszczególnych użytkowników w przypadku systemu komputerowego). Terminy przechowywania dokumentacji:  zatwierdzone roczne sprawozdania finansowe podlegają trwałemu przechowywaniu,  księgi rachunkowe – 5 lat,  karty wynagrodzeń pracowników bądź ich odpowiedniki – przez okres wymaganego do- stępu do tych informacji, wynikający z przepisów emerytalnych, rentowych oraz podatkowych, nie krócej jednak niż 5 lat,  dokumentację przyjętego sposobu prowadzenia rachunkowości – przez okres nie krótszy od 5 lat od upływu jej ważności,  dokumenty inwentaryzacyjne – 5 lat,  dowody księgowe dotyczące wpływów ze sprzedaży detalicznej – do dnia zatwierdzenia sprawozdania finansowego za dany rok obrotowy, nie krócej jednak niż do dnia rozliczenia osób, którym powierzono składniki aktywów objęte sprzedażą detaliczną,  dowody księgowe dotyczące wieloletnich inwestycji rozpoczętych, pożyczek, kredy- tów oraz umów handlowych, roszczeń dochodzonych w postępowaniu cywilnym lub objętych postępowaniem karnym albo podatkowym − przez 5 lat od początku roku nastę- pującego po roku obrotowym, w którym operacje, transakcje i postępowanie zostały ostatecznie zakończone, spłacone, rozliczone lub przedawnione,  dokumenty dotyczące rękojmi i reklamacji – jeden rok po terminie upływu rękojmi lub roz- liczeniu reklamacji,  pozostałe dowody księgowe i dokumenty – 5 lat. Projekt jest współfinansowany ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego Projekt: „SMART EDUCATION - Kształcenie wyższe w dobie innowacji cyfrowych” (POWR.03.05.00-00-Z004/18)  Rachunkowość finansowa Str. | 22 2.4. Poprawa błędów w dokumentach księgowych Sposób poprawiania błędów w księgach rachunkowych zależy od terminu, w jakim zostały stwierdzone a poprawianie błędów może odbywać się poprzez:  skreślenie dotychczasowej treści i wpisanie nowej lub  wprowadzenie dodatkowego zapisu korygującego. Poprawienie błędu przez skreślenie dotychczasowej treści i wpisanie nowej powinno być przepro- wadzone:  z zachowaniem czytelności błędnego zapisu,  jednocześnie we wszystkich księgach rachunkowych,  w tym samym miesiącu, w którym popełniono błąd, i nie może nastąpić po zamknięciu miesiąca. Sporządzoną poprawkę należy podpisać i opatrzyć datą. Poprawienie błędu przez wprowadzenie do ksiąg rachunkowych dowodu korygującego błędny zapis powinno być dokonywane stornem czarnym lub stornem czerwonym. Definicja  Storno czerwone (tzw. zapis ujemny) polega na wprowadzeniu do ksiąg rachunkowych zapisu korekty za pomocą liczb ujemnych. Należy ująć korektę na tych samych kontach i po tych samych stronach, na których przeprowadzono zapis pierwotny.  Storno czarne (tzw. zapis dodatni) polega na wprowadzeniu do ksiąg rachunkowych za- pisu korygującego na tych samych kontach, na których dokonano zapisu błędnego, lecz po stronie przeciwnej, w kwocie dodatniej. W ramach storna czarnego możemy wyodrębnić  Storno czarne całkowite – korekta błędu następuje poprzez zaksięgowanie operacji po przeciwnej stronie konta niż zapis błędny i ponownym jej zaksięgowaniu.  Storno czarne częściowe – (stosowane w przypadku, gdy błąd dotyczy jednego konta) korekta błędu następuje poprzez zaksięgowanie operacji po odwrotnej stronie błędnego konta i zaksięgowaniu na koncie właściwym. Projekt jest współfinansowany ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego Projekt: „SMART EDUCATION - Kształcenie wyższe w dobie innowacji cyfrowych” (POWR.03.05.00-00-Z004/18)  Rachunkowość finansowa Str. | 23 Przykład Zastosowanie storna czarnego częściowego i całkowitego i storna czerwonego (sposób poprawy błędnego zapisu w księgach rachunkowych zarówno w przypadku konieczności po- prawy całego błędnie ujętego zapisu jak również częściowej poprawy błędnego zapisu z wykorzystaniem zarówno storna czarnego, jak i czerwonego). Stan początkowy środków pieniężnych na rachunku bankowym 1.000 PLN. Operacja gospodarcza; WB i PZ – zakupiono i przyjęto materiały 500 PLN. Zamiast na koncie „Materiały” zaksięgowano daną wartość na koncie „Towary” Projekt jest współfinansowany ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego Projekt: „SMART EDUCATION - Kształcenie wyższe w dobie innowacji cyfrowych” (POWR.03.05.00-00-Z004/18)  Rachunkowość finansowa Str. | 24 Zwróć uwagę: 1. Dowody własne to dokumenty wystawione w danej jednostce gospodarczej. 2. Dowody obce to dokumenty wystawione przez inną firmę. 3. Dowody zewnętrzne to takie, które są przekazywane poza firmę, która je wystawiła. 4. Dokumenty wewnętrzne służą do odzwierciedlenia operacji tylko na własne (wewnętrzne) po- trzeby jednostki gospodarczej. 5. Przed zaksięgowaniem operacji gospodarczej na podstawie dowodów należy je poddać kon- troli; formalnej, merytorycznej, rachunkowej. 6. Na księgi rachunkowe składają się; dziennik, księga główna, księgi pomocnicze, zestawienie obrotów i sald, inwentarz. 7. Korekta polega na przekreśleniu błędnego zapisu i naniesieniu poprawnego wraz z datą i pod- pisem osoby dokonującej poprawki. 8. Uzupełnienie zapisu polega na zaksięgowaniu brakującej wartości do zaksięgowanej już ope- racji gospodarczej. 9. Storno czarne zupełne polega na poprawieniu błędu za pomocą liczb dodatnich księgowanych po przeciwnych stronach kont, na których wystąpił błąd. 10. Strono czarne częściowe polega na poprawie błędów za pomocą liczb dodatnich księgowanych po przeciwnej stronie na tym koncie, na którym wystąpił błąd oraz na właściwym koncie. 11.Storno czerwone polega na poprawieniu błędów za pomocą liczb ujemnych, które księguje się po tych samych stronach co zapis błędny. Podsumowanie:  poznałeś/aś co oznacza i jakie elementy składowe powinien zawierać dokument księgowy;  dowiedziałeś/aś się jakie zadania powinna spełniać dokumentacja księgowa oraz wg jakich kry- teriów można klasyfikować dokumenty księgowe;  wiesz już, czym jest obieg dokumentów księgowych w przedsiębiorstwie, oraz jakimi zasadami należy się kierować przy kontroli i archiwizacji dokumentów księgowych;  poznałeś/aś jak wygląda sposób poprawiania błędów w księgowości. Projekt jest współfinansowany ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego Projekt: „SMART EDUCATION - Kształcenie wyższe w dobie innowacji cyfrowych” (POWR.03.05.00-00-Z004/18)  Rachunkowość finansowa Str. | 25 3. Konta księgowe i operacje gospodarcze W ramach niniejszego rozdziału dowiesz się  Co to jest konto księgowe oraz czym są operacje gospodarcze?  Jak należy prawidłowo księgować na kontach księgowych − jak dokonuje się zapisów na kontach bilansowych i wynikowych?  Jak ewidencjonować na kontach podstawowe operacje bilansowe?  Jakie są możliwości dzielenia i łączenia kont księgowych?  Jakie są zasady tworzenia kont syntetycznych, analitycznych, korygujących?  Jakie są przyczyny i konsekwencje zmian wartości składników bilansu?  Jak sporządza się zestawienie obrotów i sald? 3.1. Pojęcie, budowa i rodzaje kont księgowych Definicja Konto księgowe jest to podstawowe urządzenie służące do rejestracji zdarzeń gospodarczych. Służy do ujmowania stanów początkowych składników aktywów i pasywów oraz zmian zachodzą- cych w stanie tych składników, jak również ujmowane są na nim operacje dotyczące przychodów i kosztów. Dzięki zastosowaniu kont księgowych, można szybko i łatwo prześledzić wstecz, wszystkie transak- cje, które spowodowały powstanie danej wielkości. Budowa konta księgowego Konta księgowe przedstawia się graficznie w postaci przypominającej literę T, zwyczajowo nazywane kontami „T-owymi”.  Nazwa konta  Dwie strony konta Wn / Ma Cechy kont księgowych  Obroty Wn i obroty Ma  Stan konta- saldo konta (różnica obrotów konta)  Zapisy po stronie Wn / Ma Projekt jest współfinansowany ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego Projekt: „SMART EDUCATION - Kształcenie wyższe w dobie innowacji cyfrowych” (POWR.03.05.00-00-Z004/18)  Rachunkowość finansowa Str. | 26 Schemat: Elementy i zasady zapisów na koncie księgowym Podział kont księgowych Podstawowy podział kont zakładowego planu kont to podział na konta:  syntetyczne, czyli konta księgi głównej oraz;  analityczne, inaczej zwane kontami pomocniczymi do kont głównych. Ponadto ze względu na treść ekonomiczną i sposób funkcjonowania kont księgowych w ramach ww. kont wyróżnia się konta:  bilansowe (aktywne i pasywne);  wynikowe (przychodowe i kosztowe);  korygujące (np. OCE Materiały, Umorzenie środków trwałych);  rozrachunkowe (konta zespołu „2”);  konta pozabilansowe, które są szczególnym rodzajem kont. Dane w nich zawarte nie są wyka- zywane w bilansie ani również w rachunku zysków i strat. Ich miejsce znajduje się jednak w spra- wozdaniu finansowym, a dokładniej w informacji dodatkowej, która jest elementem sprawozdania finansowego. Projekt jest współfinansowany ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego Projekt: „SMART EDUCATION - Kształcenie wyższe w dobie innowacji cyfrowych” (POWR.03.05.00-00-Z004/18)  Rachunkowość finansowa Str. | 27 3.2. Zasady funkcjonowania kont księgowych bilansowych Definicja Konta bilansowe − służą do ewidencjonowania składników aktywów i pasywów. Zadaniem kont bilansowych jest:  przejęcie stanów początkowych z bilansu otwarcia,  zaewidencjonowanie zmian na koncie (ujęcie zdarzeń gospodarczych),  wykazanie stanów końcowych poszczególnych składników aktywów i pasywów do bilansu za- mknięcia. Zasady funkcjonowania konta aktywów:  po stronie debetowej uwzględniany jest stan początkowy danego składnika oraz wszystkie zwiększenia tego stanu,  po stronie kredytowej uwzględnia się wszystkie zmniejszenia stanu danego składnika,  konta aktywne zawsze wykazują saldo debetowe – tzn. obrót debetowy jest większy od obrotu kredytowego (WN> MA),  jeżeli obroty w danym okresie są równe, saldo końcowe konta wynosi zero (WN = MA). Zasady funkcjonowania konta pasywów:  po stronie kredytowej uwzględniany jest stan początkowy (saldo początkowe) danego składnika oraz wszystkie zwiększenia tego stanu,  po stronie debetowej uwzględnia się wszystkie zmniejszenia stanu danego składnika,  konta pasywne zawsze wykazują saldo kredytowe – tzn. obrót kredytowy jest większy od obrotu debetowego (MA> WN),  jeżeli obroty w danym okresie są równe, saldo końcowe konta wynosi zero (WN = MA). Projekt jest współfinansowany ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego Projekt: „SMART EDUCATION - Kształcenie wyższe w dobie innowacji cyfrowych” (POWR.03.05.00-00-Z004/18)  Rachunkowość finansowa Str. | 28 Przykład: Otwarcie i zamknięcie kont bilansowych (ustalenie metodologii otwarcia saldami początkowymi kont aktywnych i pasywnych oraz sposobu usta- lania salda końcowego na poszczególnych rodzajach kont). BILANS AKTYWA PASYWA Środki trwałe 50 000,00 Kapitał podstawowy 50 000,00 Towary 5 000,00 Kapitał zapasowy 10 000,00 Rachunek bankowy 20 000,00 Kredyty bankowe 9 000,00 Kasa 1 000,00 Zobowiązania wb dostawców 7 000,00 Razem 76 000,00 Razem 76 000,00 Środki trwałe Kapitał podstawowy Sp 50 000,00 7) 22 000,00 2) 5 000,00 Sp 50 000,00 1) 20 000,00 7) 22 000,00 4) 6 000,00 Obroty konta 70 000,00 22 000,00 27 000,00 56 000,00 Sk 48 000,00 Sk 29 000,00 70 000,00 70 000,00 56 000,00 56 000,00 Towary Kapitał zapasowy Sp 5 000,00 4) 6 000,00 Sp 10 000,00 3) 500,00 Obroty konta 5 500,00 0,00 6 000,00 10 000,00 Sk 5 500,00 Sk 4 000,00 5 500,00 5 500,00 10 000,00 10 000,00 Rachunek bankowy Kredyty bankowe Sp 20 000,00 2) 5 000,00 5) 2 500,00 Sp 9 000,00 5) 2 500,00 1) 20 000,00 Obroty konta 20 000,00 7 500,00 2 500,00 29 000,00 Sk 12 500,00 Sk 26 500,00 20 000,00 20 000,00 29 000,00 29 000,00 Kasa Zobowiązania wb dostawców Sp 1 000,00 3) 500,00 6) 2 600,00 Sp 7 000,00 Obroty konta 1 000,00 500,00 2 600,00 7 000,00 Sk 500,00 Sk 4 400,00 1 000,00 1 000,00 7 000,00 7 000,00 Saldo końcowe debetowe Saldo końcowe kredytowe Projekt jest współfinansowany ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego Projekt: „SMART EDUCATION - Kształcenie wyższe w dobie innowacji cyfrowych” (POWR.03.05.00-00-Z004/18)  Rachunkowość finansowa Str. | 29 3.3. Zasady funkcjonowania kont księgowych wynikowych Definicja Konta wynikowe − służą do ewidencjonowania przychodów i kosztów Zadaniem kont wynikowych jest dostarczenie informacji o przebiegu operacji, które kształtują wynik finansowy w określonych przedziałach czasowych. Konta wynikowe nie wykazują salda końcowego, gdyż są one przenoszone na konto Wynik finan- sowy. Na koniec każdego okresu, po wyznaczeniu wyniku finansowego, konta przychodów i kosz- tów mają więc salda zerowe i z nowym okresem przychody i koszty naliczane są od początku. Konta kosztów funkcjonują podobnie jak konta aktywne, natomiast konta przychodów analogicznie jak konta pasywne. Podstawowe prawidłowości w funkcjonowaniu kont kosztowych oraz przychodów9:  Konta wynikowe nie mają sald początkowych – otwarcie następuje w momencie zaksięgowania na danym koncie pierwszej operacji gospodarczej;  Zwiększenie kosztów następuje po stronie Wn, zmniejszenie następuje po stronie Ma;  Zwiększenie przychodów następuje po stronie Ma, zmniejszenie następuje po stronie Wn;  Obroty strony Wn kont kosztów przenosi się w całości bezpośrednio lub pośrednio na konto „Wynik finansowy” (dlatego obroty strony Wn i Ma są sobie równie i na kontach tych nie ma sald końcowych);  Obroty strony Ma kont przychodów w całości przenosi się na konto „Wynik finansowy” (dlatego konta te podobnie jak konta kosztowe nie mają sald końcowych). 9 Szczypa P., Zasady Rachunkowości, Teoria, przykłady i zadania, CeDeWu, Warszawa 2010 Projekt jest współfinansowany ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego Projekt: „SMART EDUCATION - Kształcenie wyższe w dobie innowacji cyfrowych” (POWR.03.05.00-00-Z004/18)  Rachunkowość finansowa Str. | 30 Schemat: zasady funkcjonowania kont wynikowych KONTA WYNIKOWE Konto kosztów Konta przychodów poniesione koszty przeksięgowanie przeksięgowanie osiągnięte przychody na konto „490” na konto lub „Wynik finansowy” „Wynik finansowy” ∑ obroty Wn ∑ obroty Ma ∑ obroty Wn ∑ obroty Ma Metodologia przeksięgowania kont wynikowych ujęta w dalszej części podręcznika dotyczącej ustalania wyniku finansowego. 3.4. Rodzaje operacji gospodarczych oraz ich wpływ na bilans Definicja Operacje gospodarcze – to udokumentowane i podlegające ewidencji zdarzenia gospodarcze wywołujące zmiany w składnikach majątku jednostki gospodarczej i w jej źródłach finansowania oraz wpływające na wynik finansowy jednostki gospodarczej. Operacje gospodarcze charaktery- zują się następującymi cechami:  Opierają się na zaszłościach, zdarzeniach, zjawiskach  Dotyczą działalności gospodarczej,  Podlegają ewidencji, ponieważ wpływają na zmianę aktywów, pasywów, wyniku finansowego. Operacje gospodarcze mogą wpływać na bilans w sposób bezpośredni, prowadząc wprost do zmiany składników aktywów i (lub) pasywów, jak również w sposób pośredni przez doprowadzenie do zmiany kapitału własnego z uzyskanego wyniku finansowego. Jeżeli w jednostce został wygospodarowany zysk to kapitał własny się zwiększy, a jeżeli strata to nastąpi obniżenie kapitału własnego. Projekt jest współfinansowany ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego Projekt: „SMART EDUCATION - Kształcenie wyższe w dobie innowacji cyfrowych” (POWR.03.05.00-00-Z004/18)  Rachunkowość finansowa Str. | 31 Wyszczególnia się cztery typy operacji gospodarczych: A. Operacje aktywne Operacje aktywne zachodzą w aktywach bilansu, jeden ze składników aktywów maleje, a drugi rośnie, suma bilansowa pozostaje bez zmian. Przykładowo:  Wypłata gotówki z kasy do banku − (zwiększenie konto „Rachunek bankowy”, zmniejszenie konto „Kasa”);  Pobranie gotówki z banku do kasy − (zwiększenie konto „Kasa”, zmniejszenie konto „Rachu- nek bankowy”);  Wpływ należności od odbiorcy − (zwiększenie konto „Rachunek bankowy”, zmniejszenie konto „Należności od odbiorców”);  Zakup materiałów za gotówkę − (zwiększenie konto „Materiały”, zmniejszenie konto „Kasa”);  Wypłata zaliczki pracownikowi z kasy − (zwiększenie konto „Rozrachunki z pracownikami”, zmniejszenie konto „Kasa”). B. Operacje pasywne Operacje pasywne zachodzą w pasywach bilansu, jeden ze składników pasywów rośnie, a drugi maleje, suma bilansowa pozostaje bez zmian. Przykładowo:  Przeznaczenie części zysku na kapitał zapasowy − (zwiększenie konto „Kapitał zapasowy”, zmniejszenie konto „Wynik finansowy”);  Pokrycie straty z lat ubiegłych kapitałem zapasowym − (zwiększenie konto „Wynik finansowy z lat ubiegłych”, zmniejszenie konto „Kapitał zapasowy”);  Wystawienie weksla własnego na pokrycie zobowiązań − (zwiększenie konto „Zobowiązania wekslowe”, zmniejszenie konto „Zobowiązania wb dostawców”);  Konsolidacja kilku kredytów − (zwiększenie konto „Kredyty bankowe – bank X”, zmniejszenie konto „Kredyty bankowe − bank Y”). C. Operacje aktywno-pasywne zwiększające sumę bilansową Operacje aktywno-pasywne zwiększające sumę bilansową – jeden ze składników aktywów rośnie, także jeden ze składników pasywów rośnie o taką samą wartość, zwiększa się też suma bilansowa. Przykładowo:  Wpływ kredytu bankowego na rachunek bieżący − zwiększenie konto „Rachunek bankowy” (Aktywa), zwiększenie konto „Kredyty bankowe” (Pasywa); Projekt jest współfinansowany ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego Projekt: „SMART EDUCATION - Kształcenie wyższe w dobie innowacji cyfrowych” (POWR.03.05.00-00-Z004/18)  Rachunkowość finansowa Str. | 32  Zakup materiałów na kredyt kupiecki/odroczony termin płatności − zwiększenie konto „Roz- liczenie zakupu lub Materiały” (Aktywa), zwiększenie konto „Zobowiązania wb dostawców” (Pasywa);  Podwyższenie kapitału podstawowego (wpłata środków pieniężnych) − zwiększenie konto „Kasa/Rachunek bankowy” (Aktywa), zwiększenie konto „Kapitał podstawowy” (Pasywa);  Wpływy z emisji obligacji − zwiększenie konto „Rachunek bankowy” (Aktywa), zwiększenie konto „Zobowiązania finansowe z tytułu obligacji” (Pasywa). D. Operacje aktywno-pasywne zmniejszające sumę bilansową Operacje aktywno-pasywne zmniejszające sumę bilansową – jeden ze składników aktywów maleje, także jeden ze składników pasywów maleje o taką samą wartość, zmniejsza się też suma bilansowa. Przykładowo:  Spłata zobowiązań − zmniejszenie konto „Rachunek bankowy” (Aktywa), zmniejszenie konto „Zobowiązania wb dostawców” (Pasywa);  Wykup obligacji − zmniejszenie konto „Rachunek bankowy” (Aktywa), zmniejszenie konto „Zobowiązania finansowe z tytułu obligacji” (Pasywa);  Wykup weksla własnego − zmniejszenie konto „Rachunek bankowy” (Aktywa), zmniejszenie konto „Zobowiązania wekslowe” (Pasywa);  Spłata raty kapitałowej kredytu − zmniejszenie konto „Rachunek bankowy” (Aktywa), zmniej- szenie konto „Kredyty bankowe” (Pasywa). Operacje aktywno-pasywne: przykłady operacji pośrednich Operacje aktywno-pasywne zwiększające sumę bilansową  Otrzymano odsetki od kontrahenta za nieterminową regulację zobowiązań − zwiększenie konto „Ra- chunek bankowy/Kasa” (Aktywa), zwiększenie konto „Przychody finansowe” (Konto wynikowe);  Wystawiono fakturę za dzierżawę lokalu − zwiększenie konto „Należności od odbiorców” (Aktywa), zwiększenie konto „Przychody ze sprzedaży” (Konto wynikowe);  Otrzymano odszkodowanie za zniszczone materiały − zwiększenie konto „Rachunek bankowy” (Aktywa), zwiększenie konto „Pozostałe przychody operacyjne” (Konto wynikowe);  Zapłata gotówką przez nabywcę za wykonaną usługę − zwiększenie konto „Kasa” (Aktywa), zwięk- szenie konto „Przychody ze sprzedaży” (Konto wynikowe). Projekt jest współfinansowany ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego Projekt: „SMART EDUCATION - Kształcenie wyższe w dobie innowacji cyfrowych” (POWR.03.05.00-00-Z004/18)  Rachunkowość finansowa Str. | 33 Operacje aktywno-pasywne zmniejszające sumę bilansową  W wyniku pożaru uległy zniszczeniu materiały w magazynie − zmniejszenie konto „Materiały” (Aktywa), zwiększenie konto „Pozostałe koszty operacyjne” (Konto wynikowe);  Nieodpłatne przekazanie do przedszkola używanej kserokopiarki − zmniejszenie konto „Środki trwałe” (Aktywa), zwiększenie konto „Pozostałe koszty operacyjne” (Konto wynikowe). Operacje aktywno-pasywne niewpływające na sumę bilansową  Sporządzono listę płac pracowników – zwiększenie konto „Rozrachunki z pracownikami z tytułu wynagrodzeń” (Pasywa), zwiększenie konto „Wynagrodzenia” (Konto wynikowe kosztowe);  Otrzymano rachunek za rozmowy telefoniczne − zwiększenie konto „Zobowiązania wobec dostaw- ców” (Pasywa), zwiększenie konto „Usługi obce” (Konto wynikowe kosztowe);  Umorzono przeterminowane zobowiązania wobec dostawcy − zmniejszenie konto „Zobowiązania wo- bec dostawcy” (Pasywa), zwiększenie konto „Pozostałe przychody operacyjne” (Konto wynikowe). 3.5. Zasada podwójnego zapisu na kontach Reguła podwójnego zapisu to jedna z podstawowych form ewidencji operacji w ramach prowadzonej działalności gospodarczej:  Każda transakcja gospodarcza jest rejestrowana na co najmniej dwóch różnych kontach, po dwóch różnych stronach i w identycznej wartości na stronach różnych kont.  Zasada podwójnego zapisu dotyczy operacji gospodarczych, które zawsze zapisywane są po dwóch stronach kont.  Jedna operacja jest zaksięgowana na kontach syntetycznych z tą samą kwotą, ale po różnych stronach (Winien − Wn/Dt i Ma − Ma/Cr.)  Ewidencja operacji gospodarczej musi być wykonywana co najmniej na dwóch kontach po prze- ciwnych stronach – debetowej i kredytowej. Co ważne, wartości po obu stronach Wn i Ma muszą być takie same. Zasada podwójnego zapisu bazuje na pojęciu planu kont. Plan kont zwykle odzwierciedla charakter działalności organizacji. Oznacza to, że plan kont nie jest identyczny we wszystkich organizacjach, na- tomiast w konkretnej firmie musi zostać przyjęty rozporządzeniem zarządu, a istotne zmiany mogą być wprowadzane w nim raz w roku. Projekt jest współfinansowany ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego Projekt: „SMART EDUCATION - Kształcenie wyższe w dobie innowacji cyfrowych” (POWR.03.05.00-00-Z004/18)  Rachunkowość finansowa Str. | 34 3.6. Zasady funkcjonowania kont syntetycznych i analitycznych Konta syntetyczne dotyczą pewnych określonych grup operacji. Konta syntetyczne (a więc te, które są dzielone) nazywane są kontami głównymi lub kontami księgi głównej. Mogą to być konta bilansowe lub wynikowe i są one objęte wykazem w ramach zakładowego planu kont danej jednostki. Służą do ewi- dencji sumami zbiorczymi (zgodnie z art. 15 Ustawy o Rachunkowości). Konta analityczne uzupełniają i uszczegóławiają księgę główną. Pełnią funkcję pomocniczą i działają na zasadzie zapisu powtarzanego – tzn. zapis w księdze głównej na kontach synte- tycznych jest powielany na kontach analitycznych. Prowadzone są one w sposób analityczny (art. 16 UoR). Przykład ogólnego podziału kont syntetycznych i analitycznych przedstawiono poniżej. Szczegóły w zakresie podziału kont w układzie pionowym i poziomym oraz przykład praktyczny księgowania ujęty w dalszej niniejszego rozdziału. Projekt jest współfinansowany ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego Projekt: „SMART EDUCATION - Kształcenie wyższe w dobie innowacji cyfrowych” (POWR.03.05.00-00-Z004/18)  Rachunkowość finansowa Str. | 35 Zgodnie z przepisami Ustawy o Rachunkowości, konta analityczne tworzy się przede wszystkim w przypadku:  środków trwałych;  rozrachunków z kontrahentami – np. rozrachunki z poszczególnymi kontrahentami, tak, by wie- dzieć, jaki jest stan konta dla każdego z nich;  rozrachunków z pracownikami;  operacji sprzedaży, np. w zależności od typu operacji;  operacji zakupu;  kosztów i istotnych dla jednostki składników aktywów;  operacji gotówkowych w przypadku prowadzenia kasy. 3.7. Pionowy i poziomy podział kont10 Jedną z głównych funkcji rachunkowości jest funkcja informacyjna. Rachunkowość na podstawie ewi- dencji na kontach dostarcza wiele informacji. Informacje te wykorzystywane są między innymi do spo- rządzania sprawozdań finansowych, sporządzania deklaracji podatkowych, informowania kierownictwa o stanie składników majątkowych, osiąganych przychodach i ponoszonych kosztach. W celu zaspokojenia potrzeb informacyjnych wymagana jest odpowiednia szczegółowość prowadzonej ewidencji. Ewidencja ta nie powinna być ani przesadnie drobiazgowa, ani zbyt ogólnikowa. Na podstawie zapisów na kontach firma powinna systematycznie sporządzać wszystkie obowiązkowe sprawozdania i deklaracje oraz mieć możliwość podejmowania szybkich i skutecznych decyzji. Aby prowadzona ewi- dencja księgowa spełniała możliwie najskuteczniej rolę informacyjną niezbędne jest przeprowadzenie działań w zakresie zarówno łączenia, jak i podzielności kont księgowych. Łączenie kont Definicja Łączenie kont – polega na połączeniu dwóch lub więcej dotychczasowych oddzielnie prowadzo- nych kont o podobnym charakterze w jedno nowe konto. 10 Szczypa P., Zasady Rachunkowości, Teoria, przykłady i zadania, CeDeWu, Warszawa 2010 Projekt jest współfinansowany ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego Projekt: „SMART EDUCATION - Kształcenie wyższe w dobie innowacji cyfrowych” (POWR.03.05.00-00-Z004/18)  Rachunkowość finansowa Str. | 36 Łączenie kont jest niezbędne w sytuacji, gdy:  Liczba dokonywanych operacji gospodarczych na kilku dotychczas prowadzonych kontach o zbli- żonym charakterze jest niewielka;  Kontrola danego składnika na odrębnym koncie jest niepotrzebna. Połączenie kilku nowych kont w jedno nowe konto musi być tak przeprowadzone, aby nie zakłócać równowagi bilansowej. Dlatego obroty strony WN konta połączonego powinny być równe sumie obrotów strony WN kont łączonych. Także obroty strony MA muszą być równe sumie obrotów stron MA kont łączonych. Saldo konta powstałego na skutek łączenia powinno być równe sumie sald kont łączonych i znajdować się po tej samej stronie (WN lub MA), co na kontach, które uległy połączeniu. Konto powstałe w wyniku połączenia kont może mieć charakter:  Konta aktywnego – jeżeli zostało utworzone w wyniku połączenia kont aktywnych;  Konta pasywnego – jeżeli zostało utworzone w wyniku połączenia kont pasywnych;  Konta aktywno-pasywnego – jeżeli zostało utworzone w wyniku połączenia kont aktywnych z kon- tami pasywnymi. Połączenia kont aktywnych z kontami pasywnymi dokonuje się z reguły przy upraszczaniu techniki ewidencji np. należności i zobowiązań, w ten sposób powstają konta rozrachunków − konta aktywno-pasywne. Schemat: Konto rozrachunkowe powstałe z połączenia konta aktywnego i pasywnego Projekt jest współfinansowany ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego Projekt: „SMART EDUCATION - Kształcenie wyższe w dobie innowacji cyfrowych” (POWR.03.05.00-00-Z004/18)  Rachunkowość finansowa Str. | 37 Dzielenie kont Definicja Dzielenie kont polega na wyodrębnieniu (stworzeniu) większej ilości kont o charakterze podob- nym do dotychczas stosownego konta księgowego. Dzielenie kont ma zastosowanie wówczas, gdy istnieje potrzeba uzyskania bardziej szczegółowych in- formacji o treści ujętych dotychczas na jednym koncie. W zależności o zakresu informacji, jaki chcemy uzyskać w wyniku podziału konta księgowego możemy wyróżnić dwa rodzaje podzielności kont tzw. po- dzielność poziomą i podzielność pionową. Definicja Podzielność pionowa polega na wydzieleniu z jednego dotychczasowego konta jego części obrotu lub obrotów na inne nowe konto (konta). Podzielność pozioma polega na podziale przedmiotu ewidencji danego konta na jego poszcze- gólne składniki, dla których tworzy się nowe konta. Podzielność pionowa Pionowy podział kont polega na tym, że z konta dzielonego wyodrębniamy określoną część zapisów i przenosimy je na inne konto, które powstało w wyniku dzielenia. Takim podziałem jest np. podział konta wynik finansowy na konta przychodów i kosztów (oczywiście wiadomo, że każdy rodzaj przycho- dów i kosztów jest na innym koncie) oraz np. konto umorzenie jako konto korygujące do konta środki trwałe. Konto środki trwałe i konto umorzenie funkcjonują oddzielnie. Nie ma tutaj nawet możliwości powtarzania zapisów. Dopiero w bilansie znajduje się różnica wartości tych dwóch kont. Projekt jest współfinansowany ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego Projekt: „SMART EDUCATION - Kształcenie wyższe w dobie innowacji cyfrowych” (POWR.03.05.00-00-Z004/18)  Rachunkowość finansowa Str. | 38 Przykład: Zastosowanie podzielności konta (prezentacja pionowego podziału konta oraz zapisu powtórzonego na kontach uzyskanych w ramach podziału konta) Oznaczenie operacji gospodarczych 1) Przyjęcie środka trwałego 2) Przeksięgowanie miesięcznej stawki amortyzacji Podzielność pozioma Podzielność poziomą można dokonywać zarówno w odniesieniu do kont bilansowych, jak i wynikowych. W każdym przypadku podziałowi przyświeca ten sam cel – dostarczanie większej ilości informacji. Na skutek podziału poziomego kont nowo powstałe konta mogą:  Zastąpić konto dzielone – np. konto „Zobowiązania” można podzielić poziomo na „Zobowiąza- nia wobec dostawców”, „Zobowiązania wobec pracowników”, itp. W takim przypadku nie ma po- trzeby prowadzenia zbiorczej ewidencji wszystkich rodzajów zobowiązań, dlatego konto „Zobo- wiązania” przestaje istnieć.  Funkcjonować obok konta dzielonego – np. podział konta „Należności od odbiorców” można podzielić poziomo na większa liczbę kont, na których będą prezentowane należności od tylko jed- nego konkretnego odbiorcy np. „Należności od odbiorcy A”, „Należności od odbiorcy B”, itp. Takie szczegółowe ujęcie należności pozwoli na dokładną kontrolę spłaty należności od poszczególnych odbiorców, natomiast podział na wiele szczegółowych kont nie będzie skutkował likwidacją tego konta – nadal będzie potrzebna zbiorcza informacja o należnościach od wszystkich odbiorców. Projekt jest współfinansowany ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego Projekt: „SMART EDUCATION - Kształcenie wyższe w dobie innowacji cyfrowych” (POWR.03.05.00-00-Z004/18)  Rachunkowość finansowa Str. | 39 Przykład: Zastosowanie podzielności konta (prezentacja poziomego podziału konta oraz zapisu powtórzonego na kontach uzyskanych w ramach podziału konta) Oznaczenie operacji gospodarczych 1) Zapłata dostawcy za dostarczone materiały (środki na zapłatę przekazane z rachunku bieżącego Spółki w Banku X) 2) Wpływ środków od kontrahenta A na rachunek bieżący Spółki w Banku X 3) Zapłata dostawcy za dostarczoną maszynę (środki na zapłatę przekazane z rachunku bieżącego Spółki w Banku Y) 4) Wpływ środków od Urzędu skarbowego na rachunek bieżący Spółki w Banku Y 5) Zapłata podatku dochodowego do Urzędu Skarbowego z rachunku bieżącego Spółki w Banku Z Projekt jest współfinansowany ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego Projekt: „SMART EDUCATION - Kształcenie wyższe w dobie innowacji cyfrowych” (POWR.03.05.00-00-Z004/18)  Rachunkowość finansowa Str. | 40 3.8. Zasady funkcjonowania kont głównych, pomocniczych i korygujących11 Konta księgi głównej i ksiąg pomocniczych wynikają ze stosowania poziomego podziału kont. Konto księgi głównej jest kontem zbiorczym. Na nim bowiem ewidencjonowane są operacje gospodarcze do- tyczące określonego składnika aktywów i pasywów. Jeżeli przykładowo rozpatrujemy problem należno- ści od odbiorców, to będą one zbiorczo ewidencjonowane na koncie bilansowym „Należności od odbior- ców”, gdy jednak jednostka ma wielu kontrahentów (odbiorców), z którymi często w ciągu roku obro- towego dokonuje transakcji sprzedaży własnych wyrobów bądź usług, będzie zainteresowana uszcze- gółowieniem ewidencji w zakresie należności, aby znać stan należności u poszczególnych kontrahentów. Jeżeli należności powstają w wyniku zawartych umów, gdzie termin zapłaty określa umowa, nie ma powodów do obaw, jeżeli chodzi o ich zwrot, natomiast jeżeli należności przybierają charakter nieścią- galny, należy wiedzieć u kogo je mamy. Konto zbiorcze „Należności od odbiorców” informuje ogólnie o wzrostach i spłatach należności od wszystkich kontrahentów, natomiast istnieje konieczność ewidencji wzrostu lub zmniejszenia należności w podziale na poszczególnych odbiorców, czy prowadzenia konta szczegółowych. Zasady ewidencji na kontach pomocniczych Na kontach szczegółowych (pomocniczych) obowiązuje zapis powtarzalny, który oznacza, że księgo- wanie na tych samych kontach dokonywane jest po tej samej stronie i w tej samej kwocie, co na koncie księgi głównej, do którego prowadzone jest konto szczegółowe. Zapis powtarzalny jest więc zapisem pojedynczym. Operacja gospodarcza ujmowana jest zatem w pierwszym etapie na koncie księgi głów- nej zgodnie z zasadą podwójnego zapisu, a następnie jest powtórzona na koncie szczegółowym prowadzonym do danego konta księgi głównej. W wyniku zapisu powtarzalnego  Obrót debetowy konta zbiorczego jest równy sumie obrotów debet wszystkich kont szczegóło- wych prowadzonych do tego konta;  Obrót kredytowy konta zbiorczego jest równy sumie obrotów kredyt wszystkich kont szczegóło- wych prowadzonych dla tego konta;  Saldo WN (debet) konta zbiorczego jest równe sumie sald debetowych kont szczegółowych;  Saldo MA (kredyt) konta zbiorczego jest równe sumie sald kredytowych kont szczegółowych. 11 Kuczyńska-Cesarz A., Zasady rachunkowości, Difin, Warszawa 2013 Projekt jest współfinansowany ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego Projekt: „SMART EDUCATION - Kształcenie wyższe w dobie innowacji cyfrowych” (POWR.03.05.00-00-Z004/18)  Rachunkowość finansowa Str. | 41 Czynności techniczne związane z księgowaniem na kontach zbiorczych i szczegółowych przybierają na- stępującą kolejność:  Otwarcie konta księgi głównej oraz kont ksiąg pomocniczych;  Rejestracja operacji gospodarczych zgodnie z zasadą podwójnego zapisu na koncie księgi głównej;  Powtórzenie zapisu na koncie szczegółowym, po tej samej stronie, po której dokonano zapisu na koncie zbiorczym (jeżeli na koncie zbiorczym zapisano operację gospodarczą po stronie WN, to na koncie szczegółowym powtarzamy ją po stronie WN);  Zamknięcie konta księgi głównej i kont ksiąg pomocniczych (ustalenie obrotów i sald kont księgi głównej i kont ksiąg pomocniczych;  Uzgodnienie zapisów na kontach ksiąg pomocniczych i księgi głównej. Powyższe czynności prezentuje poniższy