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Project management Project Uno sforzo temporaneo intrapreso per creare un prodotto, un servizio o un risultato unico. ➔ Elaborare in modo progressivo ➔ Composto e realizzato da più attività tra loro ➔ Favorisce il cambiamento, ➔ consente la creazione di valore (per l’azienda, p...

Project management Project Uno sforzo temporaneo intrapreso per creare un prodotto, un servizio o un risultato unico. ➔ Elaborare in modo progressivo ➔ Composto e realizzato da più attività tra loro ➔ Favorisce il cambiamento, ➔ consente la creazione di valore (per l’azienda, per gli stakeholder) Management Sostantivo inglese (to) manage ‘Maneggiare,amministrare, governare’ Operation manager - processi continuativi (industriali,contabilità, assistenza) Project Manager - Processi temporanei Richiede uno sforzo temporaneo o continuativo? Produce un risultato unico ? ➔ Avvio ➔ Pianificazione ➔ Esecuzione ➔ Controllo ➔ Chiusura Project manager Utilizza conoscenze, competenze strumenti appropriati per governare le attività e garantire il rispetto del requisiti del progetto. ➔ Gestione dell’integrazione ➔ Gestione dell’ambito ➔ Gestione del tempo ➔ Gestione dei costi ➔ Gestione della qualità ➔ Gestione delle risorse umane ➔ Gestione della comunicazione ➔ Gestione dei rischi ➔ Gestione dei fornitori e degli stakeholder Project manager Responsabile della strategia del programma a lungo termine Il Project Manager è il responsabile di progetto, il suo core business è offrire consulenza ai committenti con l’obiettivo primo di difendere l’idea progettuale dei progettisti. Guida il team di progetto verso l’obiettivo che intende perseguire il cliente, intercettando l’interesse dell’investitore e parlando la stessa lingua dei professionisti. In poche parole, è il “traduttore” del progetto, che si interfaccia quotidianamente anche con le imprese di costruzione e le pubbliche amministrazioni, dato che molto spesso il fine è quello di portare a casa le autorizzazioni. Tutto ciò deve essere svolto assicurando il rispetto dei costi, dei tempi e della qualità del progetto. ➔ Membership e responsabilità team ➔ Contesto e soddisfazione degli stakeholder ➔ Padroneggia le dinamiche ➔ Competenze e disciplina (tecniche e modi) ➔ Orienta al raggiungimento degli obiettivi, da espressione La figura ➔ Definisce gli obiettivi ➔ Individua i requisiti ➔ Prevede eventuali ostacoli ➔ Elabora piani e strategie operative ➔ Bilancia vincoli ➔ Ottimizza le risorse (tempi - costi) Arrivo in azienda Modelli organizzativi Modello gerarchico ➔ struttura organizzativa tradizionale ➔ chiare catene di comando ➔ le decisioni fluiscono dall’alto verso il basso ➔ più adatto alle piccole organizzazioni Pro: chiarezza catena comando, decisioni rapide stabilità Contro: ostacola flessibilità e innovazione non è adeguato a strutture complesse Modello Funzionale ➔ organizzazione è strutturata in base alla funzione o alle competenze ➔ le persone con abilità Pro: specializzazione efficacia gestione facilità nello sviluppo competenze Contro: comunicare interfunzionale difficile possibili conflitti tra dipartimenti, possibile perdita dell'obiettivo Modello Divisionale ➔ Utilizzato da organizzazioni con diverse divisioni o unità autonome che operano in modo indipendente sotto una struttura centrale ➔ Ogni divisione ha il proprio team di gestione, risorse e struttura gerarchica ➔ ex.una grande azienda con divisioni geografiche autonome, ciascuna con il proprio management e team dedicati Pro: adattabilità alle esigenze maggiori e responsabilità e controllo in loco Contro: possibile duplicazione delle risorse,sfide nel mantenere l’efficacia a livello aziendale Modello Matrice ➔ Per aziende molto complesse con strutture articolate ➔ le persone lavorano in più progetti o task contemporaneamente e riportano a diversi responsabili. ➔ cambia aspetti del modello funzionale e del modello del progetto, consentendo una maggiore flessibilità e la condivisione delle risorse. Tecniche reticolari La programmazione delle attività che compongono il progetto GANTT diagramma di gantt Un diagramma di Gantt è uno strumento utile per la pianificazione dei progetti. Attraverso una panoramica dei compiti programmati, tutte le parti interessate sono a conoscenza dei compiti e delle rispettive scadenze. ➔ tenere traccia delle attività ➔ pianificare le risorse ➔ valutare i tempi di completamento ➔ comunicare il programma del progetto a tutti i membri del team. Vantaggi di un diagramma di Gantt L'uso di un diagramma di Gantt nel processo di gestione del progetto offre i seguenti vantaggi: Chiarezza Panoramica semplificata, Approfondimenti sulle prestazioni, Migliore gestione del tempo, Flessibilità Pert Project Evaluation and Review Technique Sono i due principali strumenti di project management volti alla programmazione delle attività che compongono il progetto e, più in generale, alla gestione degli aspetti temporali di quest'ultimo. Cpm - critical path methodIl metodo del percorso critico è un algoritmo per la pianificazione di una serie di attività di progetto. Si tratta di un importante strumento per un'efficace gestione di esso, spesso utilizzato nell'ambito della ricerca operativa. slack Questione di obiettivo Il project manager deve sapere bilanciare Qualità = ➔ Tempo ➔ costi ➔ obiettivi Scope - Ambito Definisce i limiti di ciò che il progetto include e ciò che esclude saranno da considerare ➔ i requisiti del progetto ➔ gli obiettivi ➔ i vincoli ➔ le aspettative degli stakeholder Il project manager dovrebbe lavorare con gli stakeholder per stabilire i punti cardine Deliverable in italiano prodotti consegnabili rappresentano gli output del nostro lavoro. ➔ i risultati tangibili ➔ i prodotti Che devono essere prodotte o completate come risultato del progetto o di un’ attività. Devono essere specifici, misurabili e concordati con gli stakeholder Il project manager deve identificare i principali deliverables del progetto e assicurasi che siano documenti in modo chiaro Caratteristiche: ➔ Tangibilità Possono assumere diverse forme tra cui documenti report prodotti fisici software prototipi o qualsiasi altra uscita misurabile e concreta ➔ Specificità ben definisce in modo da poter essere facilmente identificati e misurati ➔ Rilevanza direttamente collegati agli obiettivi, contribuiscono al successo del progetto stesso ➔ Responsabilità ha un responsabile o un team per la sua creazione o consegna ➔ Accettazione Soggetti a processi di revisione e accettazione dove le parti interessate, inclusi i clienti o gli revisori,verificano che soddisfino i requisiti stabiliti Documenti utili: ➔ Project Charter autorizza formalmente il progetto e stabilisce l’obiettivo generale identifica stakeholder e PM Autorità superiore ➔ Brief si concentra sulla visione sulla strategia e sull’ispirazione del progetto Stakeholder - team ➔ Scope statement Definizione dettagliata del lavoro che deve essere svolto PM- team progetto ➔ Work Breakdown structure Suddividere il progetto in attività gerarchiche e aiuta a pianificare e gestire il lavoro in dettaglio Project Charter ➔ Fornisce un quadro di riferimento ➔ conferisce autorità per agire e avviare ➔ documenta le aspettative e aiuta a prevenire malintesi o fraintendimenti ➔ serve come linea guida per lo sviluppo del piano del progetto Gli elementi che lo costituiscono ➔ nome e descrizione del progetto ➔ giustificazione del progetto ➔ obiettivi del progetto ➔ milestone, vincoli e assunzioni ➔ stakeholder chiave ➔ identificazione PM e responsabilità ➔ autorizzazione ➔ risorse budget ➔ durata Scope statement definisce in modo chiaro e dettagliato cosa sarà incluso Scope creep fenomeno in cui il contenuto o lo scopo di un progetto inizia a espanderci ➔ IDENTIFICAZIONE E DOCUMENTAZIONE (pianificazione) ➔ breakdown point da determinare oltre il quale mostrare l’effetto cumulativo e rinegoziazione la parte di implementazione ➔ APPROVAZIONE INTERNA (richiesta nuove esigenze) ➔ raggiungimento del break point ➔ VALIDAZIONE, AGGIORNAMENTO PIANIFICAZIONE APPROVAZIONE (confronto con recupero della traccia iniziale) Scope Gold Plating Aggiunta deliberatamente funzionalità o caratteristiche non richieste o non necessarie a un progetto senza una ragione o senza l’approvazione degli stakeholder. Metodologia agile La metodologia Agile è un approccio alla gestione dei progetti che prevede la suddivisione del progetto in fasi e sottolinea l'importanza della collaborazione e del miglioramento continui. I team seguono un ciclo di pianificazione, esecuzione e valutazione. Metodologia process based ➔ MUDA Spreco ➔ MURA Irregolarità ➔ MURI Sovraccarico Ruolo interlocutore all'interno del progetto: ➔ Committente Chi chiede la prestazione ? ➔ Referente Con chi mi interfaccio? Ex.Chi ha il potere decisionale? Cliente esterno > CEO responsabile marketing, sponsor Reparto interno > Supervisore di progetto, responsabile di area Account manager Responsabile dei clienti acquisiti dell’azienda si occupa : ➔ Commerciali ➔ Relazionali (soddisfazione e fidelizzazione) 1. Fase di acquisizione ➔ conoscenza ➔ raccolta bref ➔ incarico 2. Fase di gestione ➔ avanzamenti ➔ cura della relazione ➔ eventuali criticità 3. Fase di fidelizzazione oppure chiusura ➔ bilancio ➔ nuovi sviluppi Dalle aspettative alle esigenze del cliente. Dialogo colloquio per ottenere informazioni dettagliate, come? La domanda lascia spazio per esprimersi e raccontare domandandogli ancora informazioni. Presenza e feedback Bias di conferma Tendenza a confermare convinzioni o aspettative preesistenti. Fallacia delle scommesse del giocatore Convinzione erronea che gli eventi casuali indipendenti menti nel passato influenzano la probabilità di eventi futuri Bias dell'epifania Tendenza a percepire modelli, connessi significative in eventi casuali o in dati sconnessi Effetto Forer Tendenza ad andare a credito a descrizioni generiche di personalità. Un fenomeno per il quale ogni individuo, posto di fronte a un qualsiasi profilo che crede a lui riferito, tende a immedesimarsi in esso ritenendolo preciso e accurato, senza accorgersi che quel profilo è abbastanza vago e generico da adattarsi a un numero molto ampio di persone. Fallacia di gabler La tendenza a dare maggior rilevanza ad eventi passati influenzano i giudizi attuali. Status quo bias Tendenza a preferire la situazione attuale piuttosto che scegliere altre opzioni sconosciute. Effetto Dunning-Kruger Tendenza di individuare poco competenti a sopravvalutare le proprie abilità, mentre quelli altamente competenti possono sottovalutare le proprie abilità. Pensiero dicotomico Ragiona come i bambini: bene - male buono - cattivo sicuro - incerto Bias dell’omissione Tendenza a favorire l’inazione rispetto all’azione anche se potrebbe avere rischi più elevati. Effetto ancoraggio Basato sulle stime su informazioni iniziali (ancora), anche se queste informazioni sono irrilevanti o poco affidabili. Disponibilità euristica Tendenza a giudicare la probabilità di un evento in base a quanto sia facile richiamare esempi o informazioni. Effetto alone Tendenza a valutare una persona a una situazione in modo globale sulla base di una singola caratteristica positiva o negativa. Fase di gestione Avanzamenti / cura della relazione / eventuali criticità Project manager Cliente 100% penso > 70% spiego > 40% ascolta > 20% memorizza > 5% ricorda Linguaggio Insieme di espressioni codificate: ➔ Definire ➔ Descrivere ➔ Determinare ➔ Modificare ➔ Corpo 55% ➔ Prosodica 38% ➔ Contenuti 7% Anticipazioni dei vincoli Capacità di identificare e gestire proattivamente le sfide potenziali che potrebbero emergere durante il ciclo di vita di un progetto Errori di comunicazioni ➔ Chiara ferragni e balocco ➔ Dolce e gabbana spot cina ➔ Unieuro 2021-2020 caso svecchiamento 2022 tiktok - il commesso 2023 tik tok - i creativi di tiktok ( serie e narrazione a puntate ) metterei vari cantanti o i più ascoltati che pubblicano i loro wrapped. metterei una stima di ascolti per il prossimo anno per vedere se rispettabile e con che cantanti pensiamo di arrivare in classifica. Il vicolo cieco - seth godin Risultato sforzo: ➔ fossato ➔ vicolo cieco ➔ salto Non mollare mai ciò che racchiude potenziale per il futuro ➔ attenzione orgoglio ➔ non pensare alla strategia già percorsa e ai soldi investiti ➔ decidete prima le condizioni in cui mollare Le persone non comprano prodotti o servizi ma relazioni storie magia Documento di sal per il vostro referente Lo stato avanzamento lavori è il documento fra i più utili da portare graficamente ➔ Classifica le attività. ➔ Definisci i prossimi sviluppi se in linea con il pianificato. ➔ Riporta al committente il progredire della spesa. Gli elementi che lo costituiscono ➔ Riferimenti principali del progetto ➔ Descrizioni degli obiettivi + sintesi progetto ➔ Cronologia delle attività ➔ Budget e costi ➔ Eventuali criticità ➔ Indicatori di presentazione ➔ Scadenza chiave e remind per il committente ➔ Altri approfondimenti Consigli | tenere la lista aggiornata ➔ Analizza chi supporta e chi si oppone al progetto ➔ Analizza le persone a chi offri un servizio (briciole di pane che ti aiutano a capire come comunicare con loro) ➔ Raccogliere informazioni su vita privata. ➔ Tieni una lista ➔ Risoluzione immediata del conflitto o della resistenza (momento di contatto) Fase di bilancio: Controllo Controlling ➔ Analisi delle prestazioni ➔ Riprogettazione dei processi (mappatura, valutazione, implementare) ➔ Ottimizzazione delle risorse  07 Gestione del team I sei cappelli per pensare di Edward De Bono 6 Cappelli per pensare ➔ Neutralità (fatti e informazioni) ➔ Emozioni (sensazioni intuizioni) ➔ Criticità (aspetti negativi) ➔ Ottimismo (aspetti positivi) ➔ Creatività (aspetti innovativi) ➔ Controllo e (processo gestione) Matrice di raci strumento di gestione che aiuta a definire chi è coinvolto in specifiche attività o processi all’interno di un progetto ➔ responsabile Operativo responsabile dell’esecuzione diretto dell attività ➔ consulted input consulenze e feedback asperti di stakeholder ➔ accountable Responsabilità complessiva prendere delle decisione chiave pm ➔ informed tenuti al corrente dell’avanzamento dell’attività ma non solo direttamente coinvolti nell’esecuzione o nelle decisioni Che predisposizione hanno? razionali o createvi Vincoli o opportunità? verticale o orizzontale Come vedono l’autorità? pari o superiori Leadership processo trasformazione - motivazione sicurezza soddisfazione transazione relazione influenza