Procedimentos_Contratação_2022 Rev 9 5.pdf

Setor de Contratação – SP 2022_rev. 09  SUMÁRIO 01 – Contratação de Serviços Terceirizados Itens para Iniciar o Processo _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ 02 FP 21.003 – Equalização de Preços...

Setor de Contratação – SP 2022_rev. 09  SUMÁRIO 01 – Contratação de Serviços Terceirizados Itens para Iniciar o Processo _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ 02 FP 21.003 – Equalização de Preços_ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _05 FP’s para Aprovação_ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ 07 FP Resumo de Cotação _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ 08 FP Autorização para Execução _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ 12 FP de Projeto _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ __ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _17 Processos para Diversos Cenáculos _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ 19 Documentação para Fluig de Solicitação de Serviços por Contrato_ _ _ _ _ _ _ _ _ _26 Relação de E-mails Padrão _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ 28 Textos para Formas de Pagamento _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ 42 Sugestão para Organização de Processos na Rede _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ 43 Relação de Documentos para o Jurídico _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ 44 02 – Contatos Equipe SP E-mail, Ramal e Atribuições _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ 45  Contratação de Serviços Terceirizados Itens necessários para iniciar um processo de serviço Terceirizado:  Escopo: Nome do imóvel; Endereço Completo conforme site da Receita Federal; CNPJ do imóvel; o Deve-se confirmar qual CNPJ será utilizado como contratante e faturamento do contrato, para tanto, deve-se enviar um e-mail a setor de Contabilidade/Atas de SP, aos cuidados de: [email protected] e [email protected] Com cópia para Gleide - [email protected] o No e-mail deve ser informado o endereço do Imóvel, solicitando qual CNPJ com CCM ativo poderá ser utilizado para o devido processo. O e-mail com essa solicitação e a resposta, deve ser impresso em PDF e anexado ao processo. o Aconselhamos confirmar o CNPJ de um mesmo imóvel a cada 06 meses para alugados e 12 meses para próprios. Descriminar os serviços a serem executados; Se tem doação de membro ou proprietário; Croqui ou projeto.  Relatório Fotográfico: Fotos das Fachadas (se o letreiro for antigo, verificar se a troca foi solicitada); Foto da Nave; Fotos dos locais onde serão executados os serviços.  Estimativa UNIVERSAL  Planilha Itemizada (FP 24.010), modelo padrão: Essa planilha é utilizada para serviços de manutenção/adequação civil ou outros serviços, que contenham uma relação de diversos itens com material e mão de obra. Não preencher os campos com todas as letras em maiúsculo, caixa alta. Atenção ao preenchimento do cabeçalho: Logomarca da Empresa: Deve ser inserido pela empresa. Obra: Nome do imóvel; Endereço / Cidade / Estado: Endereço completo do imóvel, conforme CNPJ; Imóvel: Sempre marcar se é Próprio ou Alugado; Elaborador: Técnico da Universal que fez o levantamento e preencherá a planilha; 02  Contratação de Serviços Terceirizados  Planilha Itemizada (FP 24.010), modelo padrão: Datas Vistoria, Emissão e Revisão: Observar para as datas sejam recentes, principalmente a Data de Revisão; Empresa: Razão Social da empresa, este campo não poderá ficar em branco, deve ser preenchido pela empresa. Prazo de Execução: Preencher conforme demais documentos – planilha e FP de Autorização para Execução. BDI: Deve ser preenchido pela empresa, quando cabível ao processo. Objeto: Um breve resumo do serviço a ser executado. Evitar os termos Demolição, Construção, Transporte, Aluguel ou Locação; o (Verificar se o serviço realmente se enquadra nesta denominação, caso necessário); Deve-se evitar a palavra “Fornecimento”, a não ser que o item seja exclusivo para fornecimento de materiais, ou que a empresa tenha o CNAE de Comércio. Inserir o item de Mobilização e Desmobilização preferencialmente quando: o Necessidade de canteiro de obras; o Local de execução fora do domicílio da empresa participante da tomada de preço; o Esses itens precisam estar separados e seus valores, considerados como serviço. ART e Seguros não devem aparecer na planilha, os mesmos estarão inclusos no preço da empresa com seus valores diluídos nos demais; Equipe indireta como engenheiro, arquiteto, técnico de segurança devem ser contemplados no BDI; A descrição do item deve corresponder ao serviço; Verificar itens cujos valores estão como material, porém é serviço e vice-versa; Itens que só devem apresentar valores de serviço: o Projetos; o Alugueis e montagem de andaime, balancim e outros equipamentos; o Remoção; o Escavação. A limpeza diária é intrínseco ao serviço, não devendo ser um item de medição e sim somente a limpeza final por ser um trabalho específico. Considerar como “Unidade”. No corpo da planilha, verificar para que os valores não tenham arredondamentos e que não ultrapassem 02 casas decimais. O valor de serviço, não pode ser menor do que 20% do valor total. A unidade de “VERBA” somente deve ser utilizada em itens cuja medição ocorrerá em uma única etapa como por exemplo mobilização e desmobilização. O quadro abaixo, na parte inferior da planilha, precisa ser preenchido pela empresa: A Planilha Itemizada NÃO é necessária para contratos recorrentes como por exemplo manutenção de elevadores, ar condicionado, gerador e outros similares. 03  Contratação de Serviços Terceirizados  Proposta Comercial – Modelo da Empresa: Deve ser utilizado o modelo de proposta da empresa, não será mais permitido o uso do antigo modelo de proposta da Universal. Atentar-se as informações necessárias que precisam constar na proposta: Dados da Empresa: Deve conter o logo da empresa; Razão Social completa, conforme site da Receita Federal; CNPJ; Endereço completo da empresa, conforme site da Receita Federal; Contato da empresa – Nome e Telefone; Data Atualizada; Objeto da Proposta: Um breve resumo do serviço a ser realizado, finalizando com as seguintes opções: o Em processos COM Planilha – “.... e demais serviços, conforme planilha itemizada, que é parte integrante desta proposta comercial.” o Em processos SEM Planilha – “.... e demais serviços, conforme escopo e proposta comercial.” Dados do Imóvel: Local: Nome do imóvel, onde será realizado o serviço. Endereço completo do imóvel, conforme site da Receita Federal. CNPJ para Faturamento. Precisa constar em proposta: ART (Quando aplicável), Seguro de Vida dos Funcionários, Seguro de Risco de Engenharia e Seguro de Responsabilidade Civil, lembrando que: o Os seguros de vida dos funcionários e de responsabilidade civil, são obrigatórios para todos os contratos que tenham serviço. o Seguro de risco de engenharia (Obra), é obrigatório nos processos de reformas e construções. o BDI: Deve ser informado pela empresa, quando cabível ao processo. Forma de pagamento – Utilizar o texto padrão, conforme indicado na página 43. O prazo de execução será estipulado pela própria empresa: Se for um contrato novo, o prazo será pela assinatura do AIS (Aviso de Início de Serviço): Se for Aditivo de Contrato, o prazo se dará pela emissão do aditivo, ex: Em Validade da Proposta, considerar no mínimo 60 dias. 04  Contratação de Serviços Terceirizados  Proposta Comercial: De acordo com a política da instituição, serão priorizadas as empresas que trabalhem com mão de obra própria. Entretanto, em casos pontuais em que nos for solicitada a subcontratação, submeteremos a análise da diretoria. Neste caso, deverá constar na proposta comercial os serviços subcontratados e o motivo, bem como todas as informações das empresas que prestarão o serviço: indicação do CNPJ, razão social e o valor do serviço. Se a opção de pagamento for em Depósito, deve ser em conta jurídica com o mesmo CNPJ da empresa e indicar: Banco, Agência, Conta. A subcontratação para contratos recorrentes não é permitida, exceto em casos específicos, que serão avaliados individualmente.  FP 21.003 – Equalização de Valores: Utilizar formulário FP 21.003; Deve ser feita para todos os processos de manutenção/adequação civil, independente do valor. O comparativo é feito por fórmulas, caso necessário comentários, há um campo específico. Essa avaliação será o parâmetro para questionar as empresas sobre valores fora do praticado no mercado. 05 Modelo FP 21.003 - Equalização de Preços 06  FP’s para Aprovação Finalizada a etapa de Tomada de Preço, realizamos o preenchimento dos FP’s para serem apresentados à Direção. Segue abaixo a relação dos FP’s existentes para cada tipo de Processo: Obras Novas (engenharia): FP 21.004 - Resumo de Cotação FP 21.007 - Autorização para Execução Processos com valores Acima do Teto (manutenção Brasil): FP 21.006 - Resumo de Cotação FP 21.008 - Autorização para Execução Processos com valores Dentro do Teto (manutenção estadual): FP 21.006 - Resumo de Cotação FP 21.009 - Autorização para Execução Os campos de Assinatura são diferentes em cada FP. 07  Exemplos com FP’s para Processos Acima do Teto Resumo Cotação - FP 21.006 Utilizamos este Resumo para identificar as empresas concorrentes na tomada de preço. 08  Nome do Imóvel Esse número não Deve ser o mesmo endereço do CNPJ do imóvel CNPJ do Imóvel deve ser alterado. Identificação do processo: Sigla do estado, nº do imóvel no SGU/ quantidade de processos no imóvel. EX: SP 0000/001 Data do preenchimento Nº do Fluig em que foi lançado o processo dos FP’s Na descrição dos serviços, deve ser inserido de forma resumida os principais serviços, de modo que fique claro o objetivo do contrato, finalizando com as seguintes opções: o Em processos COM Planilha – “.... e demais serviços, conforme planilha itemizada.” o Em processos SEM Planilha – “.... e demais serviços, conforme escopo e proposta comercial.” Razão Social igual ao CNPJ 01º valor Valor inicial Valor do informado pela menos o valor Desconto Com quem foi tratado a negociação do processo empresa do desconto Telefone da empresa Caso alguma das empresas não conceda desconto, ou seja desclassificada é neste campo que deverá ser informado. Neste campo, deve-se justificar a escolha da empresa vencedora em todos os processos e informações complementares que se fizerem necessárias. Cada justificativa deve ser avaliada conforme as especificidades do processo e, para que haja padronização, sugerimos os textos abaixo que abrangem a maioria das situações. Exemplo 1: “Os critérios para escolha da vencedora foram o cadastro na Universal, preço e histórico positivo em outros processos já executados.” Exemplo 2: “A vencedora é uma empresa recém cadastrada. Os critérios utilizado para a escolha foram o preço e o histórico de serviços apresentados na reunião para cadastro.” ATENÇÃO: casos em que não houver 03 empresas, também deverá ser justificado o motivo nesse campo. OBSERVAÇÃO 01: Em todos os processos, a Tomada de Preço deve ocorrer com no mínimo 03 empresas e deverá ser incluído o valor da Estimativa Universal. Exceções, somente com autorização da direção e deverá ser explicado no campo Considerações, conforme citado acima. OBSERVAÇÃO 02: A ordem das empresas deve ser conforme seus valores, sempre em ordem Crescente. OBSERVAÇÃO 03: Havendo mudança de escopo após a entrega de todos os orçamentos, o novo escopo deverá ser enviado a todas as empresas que participaram do anterior e que aparecem no resumo de cotação. OBSERVAÇÃO 04: NÃO preencher os campos com todas as Letras em Maiúsculo, caixa alta. 09  Resumo de Cotação - FP 21.006 Capacidade da Igreja, Colocar o valor planejado para o Colocar o valor Quantidade de Poltronas ou ano em questão, conforme arquivo Cadeiras. Conforme AVCB final do FP. enviado pelo Pr. Ismael. Para imóveis alugados, informar a data de início do Para imóveis alugados, aluguel e a data final, ou informar o valor Indeterminado, conforme mensal do aluguel. informações disponíveis no site SGU ou diretamente com a locação se necessário. Ex: 01/01/2000 a Indeterminado As siglas devem ser do Estado de origem do processo 10 Modelo de FP 21.006 Preenchido 11  Exemplos com FP’s para Processos Acima do Teto Autorização para Execução - FP 21.008 Utilizamos este FP como uma autorização de execução para serviços terceirizados. 12  Autorização para Execução - FP 21.008 Identificação do processo: Sigla do estado, nº do imóvel no SGU/ quantidade de processos no imóvel. EX: SP 0000/001 Nome do imóvel Conforme SGU CNPJ do Imóvel Nº do Fluig em que foi lançado o processo Conforme SGU Estado onde será executado o processo (escrito por extenso) Data do preenchimento do FP Razão Social da empresa, igual ao CNPJ CNPJ da Empresa Líder Estadual X (Bispo ou Pastor) Inserir resumidamente os principais serviços que serão prestados de forma clara e objetiva de acordo com o escopo e planilha de itens. Somente em caso de aditivos, coloca-se o nº do COS do Contrato correspondente. Sempre assinalar Jamais preencher com o “X” com cor Em Tipo da Solicitação, selecionar o tipo do Processo: Novo Contrato Aditivo 13  Autorização para Execução - FP 21.008 Exemplo para Pagamento em Medição: Forma de pagamento: Será Medição ou Parcela Prazo de Serviço, será de acordo com a emissão do contrato/aditivo ou AIS. Exemplo para Pagamento em Parcelas: Esse campo é preenchido pela direção Brasil ou pela estadual, sendo validado posteriormente pela direção Brasil. 14 Modelo de FP 21.008 Preenchido 15 Aba Resumo – Este documento é utilizado somente para os processos acima do teto estadual. Ele serve como referência para a direção manutenção apresentar o processo à direção Brasil. As informações precisam ser as mesmas dos FP’s de Resumo de Cotação e de Autorização para Execução. Este campo deve permanecer em branco Este campo deve permanecer em branco Este campo deve permanecer em branco 16  FP de Projeto Quando há mais de um serviço, processos distintos, para um mesmo imóvel, utiliza-se o FP de Projeto para apresentar a direção os serviços que estão sendo orçados/estimados. Exemplos: Manutenção nos banheiros. Substituição dos Aparelhos de Ar Condicionado. Reforma de Poltronas. OBS.: Esse FP não substitui os FP’s de Resumo de Cotação e de Autorização para Execução. Segue abaixo a relação dos FP’s existentes para cada tipo de Processo: Obras Novas: FP 21.010 - Projeto Obras Novas Processos com valores Acima do Teto: FP 21.011 - Projeto Estados Acima do Teto Processos com valores Dentro do Teto: FP 21.012 - Projeto Estados Dentro do Teto Os campos de Assinatura são diferentes em cada FP. 17 Exemplo com FP 21.011 para Processos Acima do Teto Exemplo: SP (nº SGU)/Proj.001 Representando que é o Primeiro Projeto para esse Imóvel. Um breve resumo dos serviços que serão realizados no Imóvel. 18  Contratação de Serviços Terceirizados Processos Para Diversos Imóveis Segue abaixo alguns exemplos de processos para mais de um imóvel. Exemplo 01 – Processo para Recarga de Extintores de Diversos Imóveis. Relatório Fotográfico – Foto da Fachada de cada imóvel. Escopo – Pode ser uma Relação dos Imóveis com endereço completo e seus respectivos CNPJ’s, que pode ser encaminhada as empresas para anexarem na proposta: 19  Contratação de Serviços Terceirizados Processos Para Diversos Imóveis Segue abaixo alguns exemplos de processos para mais de um imóvel. Exemplo 01 – Processo para Recarga de Extintores de Diversos Imóveis. Preenchimento do FP de Resumo de Cotação: 20  Contratação de Serviços Terceirizados Processos Para Diversos Imóveis Exemplo 01 – Processo para Recarga de Extintores de Diversos Imóveis. Preenchimento do FP de Autorização para Execução: 21  Contratação de Serviços Terceirizados Processos Para Diversos Imóveis Exemplo 01 – Processo para Recarga de Extintores de Diversos Imóveis. Modelo de Preenchimento do FP 24.010 – Planilha de Itemização: Logotipo da empresa 22  Contratação de Serviços Terceirizados Processos Para Diversos Imóveis Exemplo 02 – Processo para Contrato Recorrente de Ar Condicionado de Diversos Imóveis. Relatório Fotográfico – Foto da Fachada de cada imóvel. Escopo – Nas Informações das Unidades, deve conter o nome dos imóveis, endereços e a especificação dos equipamentos que receberão a manutenção. Como exemplo, pode ser elaborada uma planilha para ser enviada as empresas, com dados dos imóveis, quantidade de equipamentos, campo para valores mensais e anuais, individuais e totais: 23  Contratação de Serviços Terceirizados Processos Para Diversos Imóveis Exemplo 02 – Processo para Contrato Recorrente de Ar Condicionado de Diversos Imóveis. Preenchimento do FP de Autorização para Execução: 24  Contratação de Serviços Terceirizados Processos Para Diversos Imóveis Exemplo 02 – Processo para Contrato Recorrente de Ar Condicionado de Diversos Imóveis. Preenchimento do FP de Resumo de Cotação: 25  Documentação Para Fluig de Solicitação de Serviços por Contrato Segue abaixo a relação de documentos que devem ser anexados no Fluig. Lembrando sempre de observar a ortografia. Documentos com Erros de escrita, serão devolvidos. Serviços de Manutenção/Adequação Civil:  FP’s de Resumo de Cotação e de Autorização para Execução – Devidamente preenchidos, conforme instruções nas páginas 08 a 16, em Excel e sem assinaturas;  FP 24.010 - Planilha Itemizada de todas as empresas que participaram da cotação, com valor inicial e valor final, sendo que a planilha da empresa vencedora, com valor final, deve ser enviada em Excel;  Proposta Comercial de todas as empresas, incluindo a versão inicial e final, após negociação;  Planilha com Estimativa Universal, em Excel;  Relatório Fotográfico - Contendo foto da Fachada, foto da Nave e fotos dos locais onde o serviço será realizado;  Diretrizes Técnicas / Escopo do Serviço (se houver);  E-mails solicitando orçamento às empresas e a resposta das mesmas, arquivo individual (por empresa), em formato PDF (os e-mails deverão ser impressos em PDF);  E-mails solicitando desconto a cada empresa e a resposta delas, em arquivo individual (por empresa), em formato PDF (os e-mails deverão ser impressos em PDF);  Em todos os processos deve ser anexado o FP 21.003, de Equalização de Valores.  Para processos de adequação do imóvel, em que haja alterações no layout ou inclusão de novos ambientes, deverá ser anexado um projeto mostrando o antes e o depois;  Para processos de AVCB, deverá ser anexado o e-mail com a validação técnica do setor de AVCB de SP;  Em caso de imóveis notificados/comunicados pela Prefeitura ou outros órgãos, deverá anexar a Notificação/Comunicado.  Para imóveis alugados, será imprescindível anexar: Documento assinado de ciência do proprietário sobre o serviço, com consentimento e a não obrigatoriedade do retorno ao estado original na entrega do imóvel. Documento com negociação da partilha das despesas, assinado. Ambos documentos devem ser providenciados e geridos pelo setor de Locações. OBS.: Com relação aos documentos das empresas: Propostas, Planilhas e E-mails, favor nomear conforme a mesma sequência do Resumo de Cotação. Além de manter o fluig organizado, Auxiliará na conferência dos arquivos. Segue um exemplo ao lado: 26  Documentação Para Fluig de Solicitação de Serviços por Contrato Segue abaixo a relação de documentos que devem ser anexados no Fluig. Lembrando sempre de observar a ortografia. Documentos com Erros de escrita, serão devolvidos. Serviços para contratos recorrentes (Elevadores, Ar Condicionado, Geradores, Nobreak e Relacionados):  FP’s de Resumo de Cotação e de Autorização para Execução – Devidamente preenchidos, conforme instruções nas páginas 08 a 16, em Excel e sem assinaturas;  Proposta Comercial de todas as empresas, incluindo a versão inicial e final, após negociação;  Relatório Fotográfico - Contendo foto da Fachada, foto da Nave e fotos dos locais onde o serviço será realizado;  Diretrizes Técnicas / Escopo do Serviço;  E-mail com a validação técnica do setor de Instalações de SP – Deve ser enviado para validação o escopo e as propostas;  E-mails solicitando orçamento as empresas e a resposta das mesmas, arquivo individual (por empresa), em formato PDF (os e-mails deverão ser impressos em PDF);  E-mails solicitando desconto a cada empresa e a resposta delas, em arquivo individual (por empresa), em formato PDF (os e-mails deverão ser impressos em PDF). OBS.: Com relação aos documentos das empresas: Propostas, Planilhas e E-mails, favor nomear conforme a mesma sequência do Resumo de Cotação. Além de manter o fluig organizado, Auxiliará na conferência dos arquivos. Segue um exemplo ao lado: 27  Modelos de E-mails Em algumas etapas do processo não é possível utilizar as FPs, nestes casos, procuramos a padronização e formalização por meio de e-mails os quais tem o formato, texto e estrutura padronizados e separados nos tópicos abaixo: 01 – Termo de Confidencialidade – Solicitação dos Documentos 02 – Termo de Confidencialidade – Informando Envio do Termo 03 – Termo de Confidencialidade – Informando Conclusão do Termo 04 – Cadastro de Empresas – Solicitação dos Documentos 05 – Atualização de Cadastro – Solicitação dos Documentos 06 – Comunicar Aprovação Cadastro / Atualização 07 – Comunicar Reprovação Cadastro / Atualização 08 – E-mail para Confirmação do CNPJ 09 – Tomada de Preço – Serviços Diversos 10 – Negociação 11 – Aprovação 12 – Agradecimentos (1ª Situação) 13 – Agradecimentos (2ª Situação) 28  Modelos de E-mails 01 - E-mail para Termo de Confidencialidade – Solicitação dos Documentos Antes de cadastrar uma empresa, é importante que ela assine o Termo de Confidencialidade. Exemplo de e-mail: Assunto / Título Termo de Confidencialidade - Setor de Contratação – Nome da Empresa do e-mail Prezados, bom dia. Conforme contato telefônico, para que possamos enviar os escopos para tomada de preço, será necessária a assinatura do Termo de Confidencialidade, via assinatura digital adobe sign. Para isso, solicitamos o envio do Contrato Social da empresa e dois endereços de e- mails, sendo um e-mail de um dos Sócios constituído no Contrato Social e o outro, de uma pessoa da empresa que irá assinar o Termo como Testemunha. Razão Social Empresa: xxxxxxxx completa e CNPJ CNPJ: 00.000.000/0000-00 A disposição para maiores esclarecimentos. Atenciosamente. Verificar para que a assinatura esteja completa, conforme padrão, com nome, setor, telefone e e-mail. 29  Modelos de E-mails 02 - E-mail para Termo de Confidencialidade – Informando Envio do Termo Exemplo de e-mail: Assunto / Título do Termo de Confidencialidade - Setor de Contratação – Nome da Empresa e-mail Prezados, bom dia. Informamos que o Termo de Confidencialidade foi enviado para assinatura digital, via adobe sign. Este e-mail chegará com o seguinte remetente: “SP ENGENHARIA Signature requested on "Termo de Confidencialidade – Xxxxxxx” Devem ser informados os e-mails que Solicitamos que verifiquem primeiro a caixa de Entrada/Spam do e-mail: receberam o termo xxxxxxx@xxxxxx, que deverá ser assinado pelo sr (sra) Xxxxxxx. para assinatura e os nomes dos Após a assinatura dele, será encaminhado outro e-mail para xxxxxxx@xxxxxx, que responsáveis por eles. deverá ser assinado pelo sr (sra) Xxxxxxx, como testemunha. A disposição para maiores esclarecimentos. Atenciosamente. Verificar para que a assinatura esteja completa, conforme padrão, com nome, setor, telefone e e-mail. 30  Modelos de E-mails 03 - E-mail para Termo de Confidencialidade – Informando Conclusão do Termo Exemplo de e-mail: Assunto / Título do Termo de Confidencialidade - Setor de Contratação – Nome da Empresa e-mail Prezados, bom dia. Recebemos a notificação de que o Termo de Confidencialidade foi assinado, assim que a direção da Universal concluir as assinaturas, todos os envolvidos receberão uma cópia por e-mail. Informamos que em breve serão enviados Escopos para início das tratativas de tomada de preço. Na oportunidade, compartilhamos o link abaixo referente a Política de Compliance da Universal, solicitamos que leiam com atenção: https://www.universal.org.br/politicadefornecedores/ esclarecimentos. A disposição para maiores esclarecimentos. Atenciosamente. Verificar para que a assinatura esteja completa, conforme padrão, com nome, setor, telefone e e-mail. 31  Modelos de E-mails 04 - E-mail para Cadastro de Empresas – Solicitação dos Documentos: Exemplo de e-mail: Assunto / Título Cadastro de Empresas - Setor de Contratação – Nome da Empresa do e-mail Prezados, bom dia. Para efetivação do cadastro da empresa junto a Universal, é necessário que envie todos os documentos solicitados e preencha o Formulário e a Relação de Funcionários (ambos seguem em anexo). É procedimento interno da Universal receber todos os anexos solicitados apenas por e-mail. Ressaltamos os formatos para envio: DOCUMENTAÇÃO, FORMULÁRIO e RELAÇÃO DE FUNCIONÁRIOS: em PDF, todos os documentos devidamente separados. Razão Social Empresa: xxxxxxxx Completa e CNPJ CNPJ: 00.000.000/0000-00 Optante pelo simples nacional. A disposição para maiores esclarecimentos. Atenciosamente. Verificar para que a assinatura esteja completa, conforme padrão, com nome, setor, telefone e e-mail. 32  Modelos de E-mails 05 - E-mail para Atualização de Cadastro – Solicitação dos Documentos: Exemplo de e-mail: Assunto / Título Atualização de Cadastro - Setor de Contratação – Nome da Empresa do e-mail Prezados, bom dia. Informamos que o cadastro da empresa está prestes a vencer, solicitamos que sua atualização seja feita. Para atualização do cadastro junto a Universal, é necessário que envie todos os documentos solicitados e preencha o Formulário e a Relação de Funcionários (ambos seguem em anexo). É procedimento interno da Universal receber todos os anexos solicitados apenas por e-mail. Ressaltamos os formatos para envio: DOCUMENTAÇÃO, FORMULÁRIO e RELAÇÃO DE FUNCIONÁRIOS: em PDF, todos os documentos devidamente separados. Empresa: xxxxxxxxx Razão Social Completa e CNPJ CNPJ: 00.000.000/0000-00 Optante pelo simples nacional. OBS.: Caso seu cadastro não seja atualizado, a empresa ficará impossibilitada de participar de novas concorrências e renovações, além de bloquear o faturamento de serviços em andamento até sua regularização. A disposição para maiores esclarecimentos. Atenciosamente. Verificar para que a assinatura esteja completa, conforme padrão, com nome, setor, telefone e e-mail. 33  Modelos de E-mails 06 - E-mail para Comunicar Aprovação Cadastro / Atualização Exemplo de e-mail: Assunto / Título Empresa Cadastrada (ou Cadastro Atualizado) – Setor de Contratação – do e-mail Nome da Empresa Prezados, bom dia. Informamos que a empresa foi cadastrada com sucesso na Universal. Este parecer tem validade de 01 ano e caso haja alguma alteração neste período (Ex.: mudança de endereço, CNAE, razão social, capital, e etc.), a empresa deverá enviar a nova documentação para atualização. É de responsabilidade da empresa que, com 02 meses de antecedência do vencimento do cadastro, solicite à Universal a lista cadastral atual, para providenciar os devidos documentos para renovação e assim evitar o bloqueio de novas contratações. Data do cadastro: 02/02/2022 Data do Vencimento: 01/02/2023 Descrever as Atividades que EMPRESA HABILITADA PARA EXERCER: foram cadastradas. * Xxxxxx * Xxxxxxx (descrever as atividades que foram cadastradas) Empresa: xxxxxxx Razão Social CNPJ: 00.000.000/0000-00 Completa e CNPJ Simples Nacional Na oportunidade, compartilhamos o link abaixo referente a Política de Compliance da Universal, solicitamos que leiam com atenção: https://www.universal.org.br/politicadefornecedores/ A disposição para maiores esclarecimentos. Atenciosamente. Verificar para que a assinatura esteja completa, conforme padrão, com nome, setor, telefone e e-mail. 34  Modelos de E-mails 07 - E-mail para Comunicar Reprovação Cadastro / Atualização Exemplo de e-mail: Assunto / Título do e-mail Avaliação para Cadastro – Setor de Contratação – Nome da Empresa Prezados, bom dia. Informamos que a empresa foi reprovada no cadastro com a Universal. Decisão em decorrência de alguma inconsistência documental ou fiscal. Empresa: xxxxxxx Razão Social Completa e CNPJ CNPJ: 00.000.000/0000-00 Simples Nacional A disposição para maiores esclarecimentos. Atenciosamente. Verificar para que a assinatura esteja completa, conforme padrão, com nome, setor, telefone e e-mail. 35  Modelos de E-mails 08 - E-mail para Confirmação do CNPJ Antes de iniciar uma Tomada de Preço, é de suma importância verificar qual o CNPJ do imóvel que poderá ser utilizado. Aconselhamos confirmar o CNPJ de um mesmo imóvel a cada 06 meses para alugados e 12 meses para próprios. Este e-mail deverá ser enviado somente para os seguintes contatos: [email protected] [email protected] Com cópia para: [email protected] Exemplo de e-mail: Assunto / Título do e-mail Nome do Imóvel/Sigla do Estado – Setor de Contratação – Consulta CNPJ Prezados, bom dia. Iniciaremos algumas tomadas de preço para o Imóvel Xxxxxxx/XX localizada no seguinte endereço: Endereço Xxx Xxxxx, nº xxxx, Bairro: Xxxxxx, Xxxxx/XX - CEP: xxxxx-xxx. Completo da Obra Por gentileza, poderiam informar qual CNPJ com CCM ativo, poderemos utilizar neste contrato? Ficamos no aguardo do breve retorno. Atenciosamente. Verificar para que a assinatura esteja completa, conforme padrão, com nome, setor, telefone e e-mail. 36  Modelos de E-mails 09 - E-mail para Tomada de Preço – Serviços Diversos: Nesse e-mail deverá ser anexado os documentos referente ao processo: projetos, escopo técnico, relatório fotográfico, tudo o que possa auxiliar a empresa a orçar o serviço. Além das Diretrizes da Contratação, conforme o tipo do serviço. Exemplo de e-mail: Assunto / Título Nome do Imóvel/Sigla do Estado - Setor de Contratação - do e-mail Tomada de Preço Prezados, bom dia. Colocar a Razão Social da O Departamento de Engenharia/Manutenção da Universal convida a empresa e não o nome Fantasia. empresa Xxxxxxxx para participar da Tomada de Preço: Local: Nome do Imóvel Colocar o nome do imóvel, Região: Xxxxx Região, Endereço: Rua, Bairro, Município/Sigla Estado - CEP endereço CNPJ para Faturamento: 29.744.778/xxxx-xx completo e o Fluig Serviço: xxxxxx CNPJ. Um breve Para atender à solicitação: Xxxxxxxx (Escrever o Escopo) resumo do serviço a ser orçado. Prazo de Entrega: 00/00/2022. Estipular uma data para entrega do OBS: É imprescindível realizar a visita técnica, para melhor entendimento do orçamento. escopo e informar com 24 horas de antecedência o dia e horário desta visita para que possamos comunicar o responsável do cenáculo que acompanhará a visita A disposição para maiores esclarecimentos. Atenciosamente. Verificar para que a assinatura esteja completa, conforme padrão, com nome, setor, telefone e e-mail. 37  Modelos de E-mails 10 - E-mail para Negociação: Esse e-mail deverá ser enviado as empresas solicitando um desconto no orçamento já enviado. Enquanto não se padroniza as assinaturas contratuais via Adobe Sign, as empresas devem enviar a proposta e planilha assinadas. Exemplo de e-mail: Assunto / Título Nome do Imóvel/Sigla do Estado - Setor de Contratação - do e-mail Tomada de Preço Prezados, bom dia. Citar o nome do Recebemos sua proposta orçamentária para o serviço no Nome do Imóvel e Imóvel, o qual a venho por meio deste solicitar um desconto. empresa orçou. Caso seja possível, favor enviar a nova proposta com o desconto solicitado, conforme abaixo: Enviar a planilha orçamentária com o desconto diluído nos valores unitários, em dois formatos: um em Excel e outro em PDF; Enviar a proposta comercial. Estipular uma data para entrega do desconto. Prazo de Entrega: 00/00/2022. Ficamos no aguardo referente a esta solicitação. Atenciosamente. Verificar para que a assinatura esteja completa, conforme padrão, com nome, setor, telefone e e-mail. 38  Modelos de E-mails 11 – E-mail de Aprovação à Vencedora: Após o recebimento do FP aprovado pela direção, deverá ser enviado esse e-mail a empresa vencedora, informando que ela foi contemplada. *Obs.: Deve ser anexado nesse e-mail a proposta vencedora. Exemplo de e-mail: Assunto / Título Nome do Imóvel/Sigla do Estado - Setor de Contratação - Aprovação do e-mail À Colocar a Razão Social da empresa e não o nome Nome da Empresa Fantasia. Prezados, Informamos que vossa empresa foi a vencedora da tomada de preço para o processo de Xxxxxxxxx para o Nome do Imóvel, conforme proposta em anexo. O processo seguirá para elaboração do contrato e o setor técnico responsável pelo acompanhamento dos serviços, entrará em contato para solicitar as documentações pertinentes. Atenciosamente. Verificar para que a assinatura esteja completa, conforme padrão, com nome, setor, telefone e e-mail. 39  Modelos de E-mails 12 - E-mail de Agradecimentos (1ª Situação): Esse e-mail deverá ser enviado as empresas que participaram da tomada de preço e não ganharam. Exemplo de e-mail: Assunto / Título do e-mail Nome do Imóvel/Sigla Estado - Setor de Contratação - Agradecimento À Colocar a Razão Social da empresa Nome da Empresa e não o nome Fantasia. Prezados, Citar o nome do Agradecemos a participação de sua empresa em nossa Tomada de Preço para o Imóvel, o qual a Nome do Imóvel. empresa orçou. Após análise das propostas e pautados por critério técnico-comerciais, sua empresa não foi a vencedora. Certos de sua compreensão e parceria demonstradas para com a Engenharia Universal, agradecemos a prontidão em nos atender e desejamos poder contar com sua participação em futuras concorrências, em outras oportunidades. Atenciosamente. Verificar para que a assinatura esteja completa, conforme padrão, com nome, setor, telefone e e-mail. 40  Modelos de E-mails 13 - E-mail de Agradecimentos (2ª Situação): Esse e-mail é para os casos em que o processo for cancelado, todas as empresas que participaram da tomada de preço deverão receber esse agradecimento. Exemplo de e-mail: Assunto / Título do e-mail Nome do Imóvel/Sigla Estado - Setor de Contratação - Agradecimento À Colocar a Razão Social da empresa e não o nome Nome da Empresa Fantasia. Prezados, Citar o nome do Agradecemos a participação de sua empresa em nossa Tomada de Preço para o Imóvel, o qual a Nome do Imóvel. empresa orçou. Informamos que o processo foi cancelado. Certos de sua compreensão e parceria demonstradas para com a Engenharia Universal, agradecemos a prontidão em nos atender e desejamos poder contar com sua participação em futuras concorrências, em outras oportunidades. Atenciosamente. Verificar para que a assinatura esteja completa, conforme padrão, com nome, setor, telefone e e-mail. 41  Textos para Formas de Pagamento Contratos de Compra e Venda com Pagamento por Parcela. Exemplos para Poltronas e Móveis A forma de pagamento será por parcela mensal a cada 30 dias da assinatura do contrato, sendo a última parcela vinculada a validação técnica da conclusão da montagem. A nota fiscal deverá ser entregue entre os dias 01 e 20 do mês. Entrega e instalação gratuita. Ou A forma de pagamento será por parcela única paga em 30 dias, condicionada à validação técnica na conclusão da montagem. Entrega e montagem gratuita. A nota fiscal deverá ser entregue entre os dias 01 e 20 do mês. Contratos de Serviços Mensais com Pagamento por Parcelas. Exemplos para Manutenção de Elevador, Ar Condicionado, Coleta de Lixo, Dedetização, Gerenciamento de Obra e similares. A forma de pagamento será por parcela mensal com pagamento condicionado à autorização da contratante para emissão da nota fiscal, seu recebimento e validação, bem como validação técnica dos serviços prestados. As notas fiscais deverão ser emitidas entre os dias 01 e 20 do mês de execução do serviço e o pagamento será efetuado em 30 dias após recebimento e validação da respectiva nota fiscal. Os seguros solicitados e ART deverão ser entregues em até 05 dias úteis da emissão do AIS (ou do aditivo) ou assinatura do contrato. Contratos para Prestação de Serviço com Pagamentos por Medição. Exemplos para Manutenção e Adequação de Imóvel, AVCB e Elaboração de Projeto: O pagamento será por medição mensal, com pagamento condicionado à autorização da contratante para emissão da nota fiscal, seu recebimento e validação, bem como validação técnica dos serviços prestados. A medição deverá ser enviada à fiscalização da Contratante no dia 15 (quinze) de cada mês, para análise e aprovação. Após a autorização do setor de Planejamento, a empresa emitirá a nota fiscal, tendo como limite para emissão o dia 20 (vinte) de cada mês e seu pagamento ocorrerá a 30 (trinta) dias da emissão. Os seguros solicitados e ART deverão ser entregues em até 05 dias úteis da emissão do AIS. 42  Sugestão para Organização de Processos na Rede Nome do Imóvel, Ex: Brás Somente o nº de cadastro do imóvel no SGU Imóvel – Nº SGU (Pasta)  Nº Fluig – Resumo do Processo (Pasta)  01 - Formulários (Pasta)  FP’s de Resumo e Autorização Somente o nº do Fluig  02 - Escopo (Pasta)  Revisões_1...2...3...xx (Pasta)  Planilha Criar uma pasta para cada revisão de escopo  Relatório fotográfico liberado pela área técnica e disponibilizado  Projeto (se houver) às empresas.  Diretrizes técnicas (se houver)  03 - Concorrência (Pasta) Empresa 1...2...3...xx (Pasta)  Revisões_1...2...3...xx (Pasta) Criar uma pasta para  E-mail de convite cotação cada empresa que  E-mail negociação participou da Tomada de Preço, com nome da  E-mail agradecimento empresa Equalização Técnica (Pasta)  FP 21.003 Estimativa Universal (Pasta)  Incluir a planilha com a estimativa  04 - Jurídico (Pasta)  FP’s de Resumo e Autorização  E-mail com indicação do CNPJ  Relatório fotográfico  Planilha Itemizada, com valor final das empresas  Proposta comercial, com valor final das empresas 43  Relação de documentos enviados ao jurídico para cada tipo de solicitação: Contrato: FP’s de Resumo e Autorização, Escopo (se houver), Relatório fotográfico (se houver), Proposta Comercial, Planilha Orçamentária (todas as empresas da tomada de preço), e-mail de convite a tomada de preço (todas as empresas na concorrência), e-mail de revisão de proposta (se houver), e-mail de negociação (de todas as empresas na concorrência), e-mail de confirmação do CNPJ (se for o caso), C.I (se houver). Aditivo de Prazo: Contrato assinado, Proposta/Planilha (do contrato inicial), FP’s de Resumo e Autorização (do contrato inicial), AIS (aviso de início de serviços) se for o caso, aditivos anteriores (se houver), e-mail do setor solicitante, Carta de solicitação de prazo (documento assinado pelo coordenador e diretor dando ciência do processo) e C.I de Autorização da Administração Brasil. Aditivo Redutivo: Os mesmos documentos necessários para o de prazo, além da FP. 24.002 (escopo do que será reduzido), FP. 24.003 (valores do escopo), Boletim da última medição e Relatório fotográfico, FP. Formulário Padrão Solicitação ao Jurídico (documento assinado pelo coordenador e diretor da manutenção dando ciência do processo). Aditivo Acréscimo de Valor: Contrato assinado, Proposta/Planilha (do contrato inicial FP’s de Resumo e Autorização (do contrato inicial), AIS (aviso de início de serviços) se for o caso, aditivos anteriores (se houver), FP’s de Resumo e Autorização, Proposta/Planilha (todas as empresas da tomada de preço), FP. 24.002 (escopo do que será Acrescido), FP. 24.003 (valores do escopo), FP. Formulário Padrão Solicitação ao Jurídico (documento assinado pelo coordenador e diretor dando ciência do processo). Se for seguir com a mesma empresa que já está prestando os serviços, não precisa de proposta, apenas os FP’s 24.002 e 24.003, que devem constar a assinatura do responsável pela empresa. Notificação: Todos os documentos pertinentes ao contrato, e-mail de histórico de tratativas com a empresa, e-mail justificando o motivo da solicitação da Notificação, FP. Formulário Padrão Solicitação ao Jurídico (documento assinado pelo coordenador e diretor dando ciência do processo). Distrato: Contrato, FP’s de Resumo e Autorização, Proposta Comercial, Planilha Orçamentária, AIS (aviso de início de serviços) se houver, aditivo se for o caso, justificativa (e-mail), Boletim de medição e Relatório fotográfico (se houve), FP. Formulário Padrão Solicitação ao Jurídico (documento assinado pelo coordenador e diretor dando ciência do processo). Importante ressaltar que para um distrato, a empresa precisa estar de acordo, é necessário que haja um e-mail mostrando quando a empresa foi notificada e o retorno da mesma, dando ciência. 44  Contatos da Equipe Contratação SP Gestor:  Sra. Michelle Dias de Oliveira Vaz (11) 2392-3182 [email protected] Coordenador:  Fernando Giacopetti Franco (11) 2392-3092 [email protected] Contratação de Serviços Diversos:  Livia Silvia Nascimento (11) 2392-3001 [email protected]  Maruan Barakat (11) 2392-3352 [email protected]  Janaina Gabriel do Carmo (11) 2392-3096 [email protected]  José Roberto Veraz Matos (11) 2392-3094 [email protected]  Joselita de Paula Pereira Silva Gomes (11) 2392-3093 [email protected]  Priscila Melo do Nascimento Rodrigues (11) 2392-6915 [email protected]  Rita de Cássia Pereira de Sousa (11) 2392-3095 [email protected]  Thiago André Araújo (11) 2392-6871 [email protected] 45  Contatos da Equipe Contratação SP Jurídico:  Elaine Cristina de Souza (11) 2392-3072 [email protected]  Lucas Roberto Araújo Silva (11) 2392-3651 [email protected] Cadastro / Atualização de Empresas:  Telma Neves Cruz (11) 2392-3055 [email protected] 46