Project Management Methodology PDF

C:\\Users\\mross\\AppData\\Local\\Microsoft\\Windows\\INetCache\\Content.Word\\gran.png \ Project Management Metodología de gestión **Índice** [1 Decálogo de la gestión de proyectos 4](#dec%C3%A1logo-de-la-gesti%C3%B3n-de-proyectos) [1.1 Gestión de Riesgos 4](#gesti%C3%B3n-de-riesgos) [1.1.1 A...

C:\\Users\\mross\\AppData\\Local\\Microsoft\\Windows\\INetCache\\Content.Word\\gran.png \ Project Management Metodología de gestión **Índice** [1 Decálogo de la gestión de proyectos 4](#dec%C3%A1logo-de-la-gesti%C3%B3n-de-proyectos) [1.1 Gestión de Riesgos 4](#gesti%C3%B3n-de-riesgos) [1.1.1 Análisis de Riesgos 4](#an%C3%A1lisis-de-riesgos) [1.1.2 Planificación de la Respuesta 5](#planificaci%C3%B3n-de-la-respuesta) [1.1.3 Implementación de Respuestas 5](#implementaci%C3%B3n-de-respuestas) [1.1.4 Monitorización y Control 5](#monitorizaci%C3%B3n-y-control) [1.1.5 Comunicación y Reporte 5](#comunicaci%C3%B3n-y-reporte) [1.2 Visión Estratégica 6](#visi%C3%B3n-estrat%C3%A9gica) [1.3 Liderazgo 6](#liderazgo) [1.4 Claridad de Objetivos 7](#claridad-de-objetivos) [1.5 Resolución de Conflictos 7](#resoluci%C3%B3n-de-conflictos) [1.6 Calidad 7](#calidad) [1.7 Gestión del Cambio 8](#gesti%C3%B3n-del-cambio) [1.8 Gestión del Tiempo 8](#gesti%C3%B3n-del-tiempo) [1.8.1 Establecimiento de Prioridades 9](#establecimiento-de-prioridades) [1.8.2 Planificación y Programación Efectiva 10](#planificaci%C3%B3n-y-programaci%C3%B3n-efectiva) [1.8.3 Uso de Herramientas 10](#uso-de-herramientas) [1.8.4 Delegación Efectiva 10](#delegaci%C3%B3n-efectiva) [1.8.5 Gestión de Interrupciones 10](#gesti%C3%B3n-de-interrupciones) [1.8.6 Revisión y Ajuste 10](#revisi%C3%B3n-y-ajuste) [1.8.7 Autogestión 10](#autogesti%C3%B3n) [1.9 Seguimiento y Control 11](#seguimiento-y-control) [1.10 Reuniones eficaces 11](#reuniones-eficaces) [1.10.1 Preparación y Planificación 11](#preparaci%C3%B3n-y-planificaci%C3%B3n) [1.10.2 Gestión del Tiempo 11](#gesti%C3%B3n-del-tiempo-1) [1.10.3 Conducción de la Reunión 11](#conducci%C3%B3n-de-la-reuni%C3%B3n) [1.10.4 Toma de Decisiones y Resolución de Problemas 12](#toma-de-decisiones-y-resoluci%C3%B3n-de-problemas) [1.10.5 Documentación y Seguimiento 12](#documentaci%C3%B3n-y-seguimiento) [1.10.6 Evaluación y Mejora 12](#evaluaci%C3%B3n-y-mejora) [1.11 Cierre y Evaluación 12](#cierre-y-evaluaci%C3%B3n) [2 Anexo: Herramientas de uso 14](#anexo-herramientas-de-uso) [3 Versiones 15](#versiones) Decálogo de la gestión de proyectos =================================== La gestión de riesgos es uno de los componentes más importantes en la dirección de proyectos. Se enfoca en identificar, analizar y responder a los riesgos del proyecto, con el objetivo de minimizar las probabilidades y el impacto de eventos adversos que puedan afectar el cumplimiento de los objetivos del proyecto. **Un Project Manager es un Gestor de Riesgos** Los riesgos más comunes en la gestión de proyectos eCommerce son: - Desviaciones en la planificación del proyecto debido a: - Tener un interlocutor por parte del cliente que desconoce el mundo del eCommerce (en términos de gestión). - Tener más de un interlocutor que no logran ponerse de acuerdo sobre el funcionamiento de la tienda online. - Un cambio de interlocutor en el proyecto por parte del cliente. - Cambios en el alcance del proyecto a lo largo del proceso. - Retrasos en la entrega de documentación por parte del cliente. - Un alcance del proyecto mal definido. - Objetivos del cliente no identificados o poco claros. - Un alcance del proyecto mal definido. - Objetivos del cliente no identificados o poco claros. Es importante que, en las tareas del proyecto, no se haga ni más ni menos de lo estipulado en el contrato con el cliente. Este contrato establece el ámbito y alcance del proyecto, y debe estar claramente identificado y comunicado por el asesor comercial. Cualquier desviación por encima del número de horas pactadas representa un impacto negativo en el presupuesto, tanto para la empresa como para el cliente. Los puntos clave que un Project Manager debe tener en mente a lo largo de la vida de un proyecto incluyen: Gestión de Riesgos ------------------ Identifica, analiza y gestiona proactivamente los riesgos del proyecto, desarrollando planes de contingencia para mitigar su impacto. ### Análisis de Riesgos - **Análisis Cualitativo:** evalúa la probabilidad y el impacto de cada riesgo identificado para priorizarlos según su gravedad. - **Análisis Cuantitativo:** evalúa el impacto potencial de cada riesgo, proporcionando una documentación para la toma de decisiones. - **Análisis de escenarios**: evalúa e identifica posibles situaciones y las estrategias de respuesta para cada uno de ellos. ### Planificación de la Respuesta - **Estrategias de Respuesta:** desarrolla y consensua una o varias estrategias para cada riesgo, que puede incluir *evitar, transferir, mitigar o aceptar* el riesgo. - **Planes de Contingencia:** establece planes de acción específicos que se implementarán si el riesgo se materializa. ### Implementación de Respuestas - **Asignación de Responsabilidades:** como Project Manager, solo tú tienes la responsabilidad de monitorizar los riesgos y ejecutar los planes para solventarlos. - **Integración con la Planificación:** asegúrate que las respuestas a los riesgos estén integradas en el plan general del proyecto, incluyendo cronogramas y presupuestos/costes. ### Monitorización y Control - **Seguimiento Continuo:** realiza un seguimiento continuo de los riesgos a lo largo del ciclo de vida del proyecto para detectar nuevos riesgos y evaluar la efectividad de las respuestas implementadas. - **Revisiones de Riesgos:** lleva a cabo revisiones periódicas de la gestión de riesgos para ajustar el enfoque según cambie el alcance o abasto (requisitos) del proyecto. ### Comunicación y Reporte - **Comunicación Efectiva:** es de vital importancia mantener informadas y ***por escrito*** a todas las partes interesadas sobre los riesgos y las medidas tomadas para gestionarlos. - **Documentación:** registra todos los aspectos de la gestión de riesgos, incluyendo identificación, análisis, planes de respuesta y seguimiento, para proporcionar una referencia valiosa durante y después del proyecto. - **Confusión y Aclaramiento:** sobre una tarea que conlleva más de 2 o 3 emails de intercambio es necesario realizar una videollamada para una clarificación. Después de la llamada es necesario que envíes el mail con lo hablado para la aclaración. - **Interlocutores:** como Project Manager no puedes tener conocimiento exhaustivo de todos los aspectos de un proyecto eCommerce. Por ejemplo, cuando hablemos con el cliente para preparar el diseño, es muy importante que el Diseñador este siempre presente para poder "palpar" lo que el cliente busca. De igual forma, en temas de integración, es mejor dar entrada a los Integradores. Realizar una gestión de riesgos eficaz no solo ayuda a prevenir y mitigar problemas antes de que afecten al proyecto, sino que también te prepara para responder de manera efectiva cuando los riesgos se materializan, asegurando así una mejor estabilidad y éxito en la ejecución del proyecto. - - - Visión Estratégica ------------------ Mantén una perspectiva estratégica que alinee los objetivos del proyecto con los objetivos generales de TRILOGI. Esta capacidad es crucial para garantizar que los esfuerzos del proyecto no solo sean exitosos en términos de sus entregables inmediatos, sino que también contribuyan al avance estratégico y al crecimiento de la empresa. A continuación, se detallan aspectos clave de cómo implementar y mantener una visión estratégica efectiva: - **Comunicación Efectiva:** Asegura una comunicación fluida y continua entre el equipo del proyecto y los stakeholders clave de TRILOGI para garantizar que todos entiendan y estén informados con los objetivos de empresa. - **Colaboración Interdepartamental:** Fomenta la colaboración entre distintos departamentos y equipos dentro de TRILOGI para aprovechar las habilidades, conocimientos y perspectivas que puedan enriquecer el proyecto y futuros. Liderazgo --------- Demuestra habilidades de liderazgo efectivo para motivar y guiar al cliente y el equipo hacia el logro de los objetivos pactados. Un liderazgo efectivo es crucial para el éxito de cualquier proyecto, ya que no solo se centra en las tareas y los resultados, sino también en las personas y las relaciones, en especial con el cliente. - **Construir Relaciones de Confianza:** establece relaciones sólidas y de confianza con el cliente y los miembros del equipo, basadas en la comunicación abierta, el respeto mutuo y como autoridad de Project Manager que eres. - **Promover la Colaboración:** Crea un entorno de trabajo que fomente la colaboración, el intercambio de ideas y el trabajo en equipo. - **Evitar Cuellos de Botella:** Asegurarse de que el equipo se mantenga enfocado y encaminado, incluida la resolución de conflictos o cuellos de botella. - **Fomentar Atmósfera Agradable:** Fomentar una atmósfera en el lugar de trabajo que ayude a sacar lo mejor de su equipo. Claridad de Objetivos --------------------- Identifica los objetivos del cliente que te ha transmitido el "Asesor Comercial". Consénsualos con el cliente y que reflejen fielmente sus necesidades y expectativas. Estos se deben definir claramente siguiendo el criterio SMART, que establece que deben ser: - **Específicos (Specific):** claros y concretos, describiendo lo que se espera lograr de manera detallada. - **Medibles (Measurable):** con criterios claros para medir el progreso y el éxito. - **Alcanzables (Achievable):** Realistas y posibles de alcanzar con los recursos y tiempo disponibles. - **Relevantes (Relevant):** importantes para el negocio o proyecto, asegurando que contribuyan al logro de los objetivos más amplios. - **Temporales (Time-bound):** con un plazo definido, estableciendo cuándo se espera que se logren los objetivos. La claridad en la definición de objetivos asegura que tanto el cliente como tu tengáis una dirección común y una visión clara y compartida de las metas a alcanzar. Esto te ayuda a prevenir malentendidos y conflictos durante la ejecución del proyecto, ya que establece expectativas realistas y compartidas desde el inicio. Este es el punto más crítico, puesto que la definición de objetivos y el alcance del proyecto puede diferir del pre-analisis en la fase de venta. El cliente da por supuestos muchos de los funcionamientos del eCommerce en base a su experiencia, sin entrar en detalle de cómo funcionan técnicamente con la nueva plataforma contratada. Por el momento no es posible hacer preventas más exhaustivas en algunos casos, pero el principal foco de desviación en tiempos es la conversación con el cliente para explicar qué ha contratado, como funciona, como adaptarlo a su funcionamiento y ver si finalmente encaja o es motivo de discusión que deba \"elevarse\" a Comercial y/o Gerencia. Resolución de Conflictos ------------------------ Debes poseer habilidades para manejar y resolver conflictos de manera efectiva, promoviendo un ambiente de trabajo colaborativo y respetuoso. Es de vital importancia enfrentarse a un conflicto con toda la documentación recopilada para resolverlo. Un Project Manager debe gestionar todos y cada uno de los conflictos porque posee de todo el historial y conocimiento del proyecto. Solo tú tienes el poder de resolver los conflictos con el cliente si toda la documentación y objetivos están claramente detallados des del inicio de proyecto. Si falta algún tipo de documentación en lo que se refiere a Alcance, Ámbito y Objetivos, debes elevarlo al Jefe de Producción al inicio de proyecto. Sin esta documentación, no se puede empezar un proyecto. - - - Calidad ------- El mantenimiento de los estándares de calidad de TRILOGI en un proyecto es crucial para asegurar la satisfacción del cliente y el éxito general del proyecto. En el contexto de TRILOGI, esto significa adherirse a las políticas, procedimientos y benchmarks de calidad establecidos, aplicándolos consistentemente a todas las entregas del proyecto. Cómo mantener y gestionar la calidad efectivamente: - **Documentación:** Familiarízate completamente con los estándares de calidad de TRILOGI, incluyendo cualquier documentación relevante. - **Identificación de Problemas**: debes estar atento a cualquier problema de calidad que surja y actuar rápidamente para investigar las causas y determinar las acciones correctivas o preventivas necesarias para resolver estos problemas y evitar su repetición. - **Mejora Continua:** aplica los principios de mejora continua para elevar constantemente los niveles de calidad al Jede de Producción. Gestión del Cambio ------------------ Sé capaz de adaptarte a cambios, pero con la consecuente gestión de cambios, y desafíos durante la vida del proyecto, manteniendo el foco en los objetivos principales definidos. Implementa una Gestión del Cambio para facilitar y gestionar ajustes en el proyecto de manera eficaz, cuando el cliente requiere de un cambio en el Alcance y Ámbito. Antes de gestionar un cambio, intenta convencer al cliente que el Objetivo principal es lanzar el proyecto en el tiempo Alcance y Ámbito especificados, por lo que el Cambio podría ser implantado al final del proyecto y después del lanzamiento (Go-Live). Cualquier cambio, no solo afecta directamente el Go-Live, sino que también afecta a la planificación del resto de proyectos y a la capacidad del Project Manager de gestionar varios proyectos en paralelo. Debes establecer una mecanismo que ayude a justificar de cara al cliente que una fase 2 conlleva un aumento de costes, además del coste del propio cambio de alcance. Para el cliente todo es urgente e importante, pero tú tienes un conocimiento de gestión de proyectos eCommerce que puede analizarlo desde otro punto de vista. Gestiona un Cambio de la siguiente forma: 1. Alerta al cliente que habrá una desviación en la planificación. 2. Alerta al cliente que el proyecto puede sufrir un incremento de costes. 3. Alerta al PMO de la desviación en la planificación. 4. Amplia el documento de Proyecto con la Gestión de Cambios definiendo claramente como afecta, tanto en alcance, ámbito, presupuesto y planificación. 5. Haz que el cliente "Acepte" el cambio antes de continuar. 6. En caso de que el desvío supere un 10% del coste del proyecto alertar al departamento comercial para que haga el seguimiento necesario - - - Gestión del Tiempo ------------------ La gestión del tiempo es uno de los aspectos más críticos en la dirección de proyectos, ya que impacta directamente en la eficiencia, la productividad, la satisfacción del cliente, el éxito y sobre todo un impacto económico general del proyecto. Prioriza tareas y gestiona el tiempo de manera eficiente para cumplir con los plazos establecidos sin comprometer la calidad. Una desviación en el tiempo comporta más recursos y reordenar el resto de los proyectos internos. Esto causa desajustes internos difíciles de encajar en según qué momentos dependiendo de la carga de trabajo de la empresa. Para una gestión eficaz del tiempo se requiere de un enfoque proactivo y adaptativo, reconociendo que las prioridades pueden cambiar y que es esencial mantener una comunicación fluida y abierta con el cliente y el equipo interno para ajustarse a estas variaciones. Pero por encima de todo, tu objetivo principal es el cumplimiento de plazos de cada uno de tus proyectos, así como mejorar la productividad. Como referencia, la propuesta económica ya incluye el tiempo previsto para cada perfil que colabora en el proyecto. Este mismo tiempo es el asignado en el JIRA correspondiente. Si hay una desviación en el tiempo de proyecto se debe identificar de inmediato para aplicar acciones correctoras (gestión de riesgos) para evitar que esta desviación no sea mayor en el tiempo. En el caso que el tiempo asignado por perfil esté a punto de consumirse, debes comunicarlo de inmediato al cliente para que esté alertado y al PMO para analizar cómo proceder. **A mayor desviación, mayores pérdidas** Se crítico y analiza en cada momento cómo se pueden optimizar los procesos para, no solo poder lograr los objetivos, sino para mejorar la productividad. Una desviación de tiempo va claramente en contra de los costes de proyecto, por lo que el proyecto entra en pérdidas económicas y seguramente un cliente insatisfecho. Cómo se debe optimizar la gestión del tiempo por parte del Project Manager: ### Establecimiento de Prioridades - **Identifica lo Crítico**: distingue entre tareas urgentes, importantes y aquellas que pueden esperar, centrándote primero en las que tienen mayor impacto en el avance del proyecto. - **Matriz de Eisenhower**: Utiliza esta herramienta para categorizar y priorizar tareas basándose en su urgencia e importancia. **Urgente** **No Urgente** -- ------------- ---------------- Ejecutar: Programar: Delegar: Eliminar: ### Planificación y Programación Efectiva - **Cronogramas y Hitos**: establece el calendario según la metodología TRILOGI de proyectos eCommerce con hitos claros y fechas límite realistas para cada tarea y ajusta el cronograma del proyecto en tiempo real según avanza el proyecto. - **Monitorización Continua**: Revisa regularmente el avance de la planificación de proyecto y ajusta las prioridades y recursos según sea necesario. - **Transparencia Continua:** Esta planificación será compartida con el cliente y el equipo en todo momento, para un seguimiento transparente y conciso. ### Uso de Herramientas - **Software de Gestión**: utiliza la herramienta online de planificación. - **Aplicaciones de Productividad**: aprovecha las aplicaciones que TRILOGI te pone al alcance para la gestión del tiempo, reuniones eficaces, resúmenes u otras que puedas descubrir. ### Delegación Efectiva - **Asignación de Tareas**: delega responsabilidades de acuerdo con las habilidades y capacidades de cada miembro de tu equipo, asegurando una distribución equitativa del trabajo según PRP. Las tareas asignadas al cliente deben ser comunicadas para que las realice en los tiempos establecidos. ### Gestión de Interrupciones - **Establecer Bloques de Trabajo**: designa períodos de trabajo ininterrumpido para las tareas que requieren una alta concentración. - **Comunicación Efectiva**: gestiona la comunicación cliente/equipo para minimizar las interrupciones innecesarias. ### Revisión y Ajuste - **Flexibilidad**: debes estar preparado para adaptar la planificación ante imprevistos, manteniendo el enfoque en los objetivos generales. Revisa el punto de Gestión de Cambios para adaptar la planificación y Presupuesto del proyecto al nuevo Ámbito y Alcance. ### Autogestión - **Gestión del Tiempo**: aplicar una buena gestión del tiempo, tanto de tu tiempo (personal) como de las personas involucradas en el proyecto es de vital importancia para la coordinación con el resto de los proyectos y el presupuesto general. TRILOGI no tiene equipos por cada proyecto que actúen de manera independiente. Los recursos (diseño, maquetación, programación, etc.) son compartidos entre todos los proyectos y la planificación es única y gestionada desde PMO. Seguimiento y Control --------------------- Monitoriza e informa regularmente a todas las partes implicadas el progreso del proyecto para asegurar que se mantenga en curso y dentro del presupuesto, implementando correcciones cuando sea necesario. Los informes deben ser claros, concisos y transparentes, facilitando una comprensión completa del progreso del proyecto y sus desafíos y puntos críticos. Cualquier desvío detectado en el calendario debe ser comunicado de inmediato al cliente y al PMO. Reuniones eficaces ------------------ Una reunión bien planificada y ejecutada mejora la productividad, minimiza la pérdida de tiempo y asegura que todos los participantes tengan una comprensión clara de los objetivos, las decisiones tomadas y las acciones a seguir. Para que una reunión sea eficaz, debe ser organizada y conducida con un propósito claro. A continuación, se describen las características y prácticas clave para realizar reuniones eficaces: ### Preparación y Planificación - **Definir el Propósito**: Cada reunión debe tener un objetivo claro. ¿Es para tomar decisiones, informar, solucionar problemas, o una combinación de estos? - **Agenda Previa**: Prepara y envía la agenda antes de la reunión, detallando los puntos a tratar, los objetivos específicos y el tiempo asignado a cada tema. - **Seleccionar Participantes**: Invita solo a las personas cuya presencia sea esencial para el/los tema/s o los objetivos de la reunión. ### Gestión del Tiempo - **Puntualidad**: Comienza y termina la reunión a tiempo. Respetar el horario establecido demuestra consideración por el tiempo de todos y mantiene la reunión enfocada. Comunícalo al inicio de la reunión y mantente firme con el horario. - **Limitar la Duración**: Establece un límite de tiempo para la reunión ayuda a mantener la concentración y la eficiencia. ### Conducción de la Reunión - **Moderación Efectiva**: debes guiar la discusión, mantenerla centrada en los temas de la agenda y asegurar que todos tengan la oportunidad de participar. - **Fomentar la Participación**: Anima a todos los participantes a contribuir con sus ideas y opiniones, garantizando una colaboración efectiva dentro del tiempo estipulado. ### Toma de Decisiones y Resolución de Problemas 1. **Claridad en las Decisiones**: Asegúrate de que las decisiones tomadas durante la reunión sean claras para todos, incluyendo cualquier acción requerida, quién es responsable y los plazos. Las decisiones que se escapen de tu conocimiento deben ser abordadas con el equipo interno fuera de la reunión e informar posteriormente a los participantes con la resolución. Lo mismo se aplicará en el caso de discrepancia de opinión dentro del mismo equipo de TRILOGI que asiste a la reunión. 2. **Solución de Problemas**: Utiliza técnicas de resolución de problemas para abordar los desafíos de manera estructurada y eficiente. Delante de un mail, ticket o cualquier otra vía donde identificamos un posible enfado o preocupación del cliente, es obligatorio seguir el siguiente procedimiento. Cuanto más dejamos demorar el problema, mayor es el enfado del cliente y es por esta razón que debemos atacar de raíz y rápidamente la preocupación del cliente. a. Contestar al cliente inmediatamente de que revisamos el problema y que le llamaremos en breve. b. Infórmate bien con los interlocutores de dicha incidencia para poder dar una solución. c. Haz la llamada o videoconferencia para solucionar el problema en un plazo máximo de 8 horas des del momento que recibes la comunicación. d. Transcribe la llamada con la resolución propuesta y envíala por email. e. Haz el seguimiento posterior hasta el cierre del problema y la satisfacción del cliente. ### Documentación y Seguimiento - **Minutas de la Reunión**: Toma las notas (minuta) que resuman los puntos discutidos, las decisiones tomadas y las acciones a seguir. Deberás enviar la minuta a todos los participantes y a las partes interesadas relevantes después de la reunión. - **Seguimiento de Acciones**: Establece un mecanismo de seguimiento para asegurar que se completen las tareas asignadas dentro de los plazos acordados. ### Evaluación y Mejora Las reuniones eficaces no solo ahorran tiempo y recursos, sino que también fomentan un ambiente de trabajo más colaborativo y productivo. - **Retroalimentación**: Solicita feedback sobre la eficacia de la reunión para identificar áreas de mejora. - **Reflexión Continua**: Evalúa regularmente la necesidad de futuras reuniones y su formato, ajustando según sea necesario para maximizar la eficiencia y la efectividad. Cierre y Evaluación ------------------- Realiza una evaluación post-proyecto para documentar lecciones aprendidas y reconocer los éxitos del equipo, asegurando la mejora continua en futuros proyectos. - **Implementación de Lecciones Aprendidas:** utiliza las lecciones aprendidas para mejorar los procesos y prácticas en proyectos futuros. Esto puede implicar actualizar las metodologías de gestión de proyectos, herramientas, y capacitaciones para las personas. - **Compartir el Conocimiento:** Escala los problemas, errores, lecciones aprendidas y mejores prácticas al Jefe de Producción para contribuir a la mejora continua de la gestión de proyectos. Este conocimiento resultará muy importante para proyectos futuros. Anexo: Herramientas de uso ========================== ------------------------ -------------------------------------------------------------------------- **Nombre herramienta** **Funciones** Read.ai Grabación de conferencias, transcripción, resumen y asignación de tareas Gestión de proyectos y servicios (tareas, roles, IA) ------------------------ -------------------------------------------------------------------------- Versiones ========= ------------- -------------------- ----------- ------------ **Versión** **Descripción** **Autor** **Data** 1.0 Definición inicial Màrius 11/02/2024 2.0 Revisión final Màrius 28/03/2024 ------------- -------------------- ----------- ------------