Brochure Excel 2007 PDF

INSTITUT LUMIERE DE GESTION ET D’INFORMATIQUE 251, boulevard 6 novembre 1975 CD TEL 05 22 55 62 49 Institut accrédité EXCEL MICROSOFT EXCEL 2007 Page 1 sur 41  INSTITUT LUMIERE DE GESTION ET D’INFORMATIQUE...

INSTITUT LUMIERE DE GESTION ET D’INFORMATIQUE 251, boulevard 6 novembre 1975 CD TEL 05 22 55 62 49 Institut accrédité EXCEL MICROSOFT EXCEL 2007 Page 1 sur 41  INSTITUT LUMIERE DE GESTION ET D’INFORMATIQUE 251, boulevard 6 novembre 1975 CD TEL 05 22 55 62 49 Institut accrédité Les bases d’EXCEL Lancer Excel Menu Démarrer 1- Cliquer sur Microsoft Excel 2- Description d’une feuille de calcul Excel Barre de menus Barre de formule Adresse cellule Références des colonnes Cellule Références des lignes Page 2 sur 41  INSTITUT LUMIERE DE GESTION ET D’INFORMATIQUE 251, boulevard 6 novembre 1975 CD TEL 05 22 55 62 49 Institut accrédité Document Excel Dans Microsoft Excel, le document est appelé classeur. Un classeur rassemble plusieurs feuilles de calcul. Chaque feuille comprend 16384 colonnes et de 1 048 576 lignes  Créer un nouveau classeur - Menu / - Puis cliquer sur le bouton  Enregistrer un classeur Menu /Enregistrer ou Enregistrer sous ou  Ouvrir un classeur Menu /Ouvrir ou  Fermer un classeur Menu Fermer  Quitter la session Excel Menu /Quitter Page 3 sur 41  INSTITUT LUMIERE DE GESTION ET D’INFORMATIQUE 251, boulevard 6 novembre 1975 CD TEL 05 22 55 62 49 Institut accrédité Les menus de Microsoft Excel 2007  Menu Accueil  Menu Insertion  Menu mise en page  Menu formules  Menu Données Page 4 sur 41  INSTITUT LUMIERE DE GESTION ET D’INFORMATIQUE 251, boulevard 6 novembre 1975 CD TEL 05 22 55 62 49 Institut accrédité  Menu Révision  Menu Affichage  Annuler et répéter des commandes Barre d’outils Accès rapide Annuler Rétablir  La commande annuler efface les dernières commandes utilisées  La commande rétablir permet de rééditer une commande ou une saisie de données annulé  Afficher et masquer les barres d’outils  Cliquer sur le bouton droit de la souris sur la barre de menus Activer la commande Réduire le ruban pour masquer les barres d’outils ou désactiver cette commande pour les afficher Page 5 sur 41  INSTITUT LUMIERE DE GESTION ET D’INFORMATIQUE 251, boulevard 6 novembre 1975 CD TEL 05 22 55 62 49 Institut accrédité  Feuille de calcul  Renommer une feuille de calcul : 1- Cliquer sur le bouton droit sur l’onglet feuille 2- Dans le menu contextuel sectionner la commande renommer 3- Taper le nom 4- Valider par la touche Entrée  Insérer une feuille de calcul 1. Cliquer sur le bouton droit sur l’onglet feuille 2. Dans le menu contextuel sectionner la commande Insérer 3. Valider par OK Dans la boite qui s’affiche Ou cliquer sur le bouton insérer une feuille  Supprimer une feuille de calcul 1- Cliquer sur le bouton droit sur l’onglet feuille 2- Dans le menu contextuel sectionner la commande supprimer Cliquez sur la commande supprimer  Enregistrer les feuilles de calculs Toutes les feuilles de calcul d’un classeur sont enregistrées dans le même classeur sous un même nom et une extension XLSX  Agrandir ou réduire l’affichage d’une feuille de calcul Page 6 sur 41  INSTITUT LUMIERE DE GESTION ET D’INFORMATIQUE 251, boulevard 6 novembre 1975 CD TEL 05 22 55 62 49 Institut accrédité LA SAISIE DES DONNEES 1- Activer la cellule concernée par la saisie 2- Taper les données 3- valider la saisie par la touche entrée (ou par un clic à l’extérieur de la cellule) ou cliquer sur le bouton entrée de la barre de formule  La barre de formule La barre de formule est le lieu de saisie des valeurs et des formules. Afficher ou masquer la barre de formule : Menu Affichage/Barre de formule annuler valider la saisie zone de saisie adresse de la cellule la saisie active  Modifier les données 1- Activer la cellule à modifier (par un double clic) 2- taper le nouveau contenu  Modifier dans la barre de formule 1- Sélectionner la cellule à modifier 2- Modifier le contenu directement dans la barre de formule  Sélectionner … 1- Des cellules adjacentes o Utiliser le principe du cliqué glissé Page 7 sur 41  INSTITUT LUMIERE DE GESTION ET D’INFORMATIQUE 251, boulevard 6 novembre 1975 CD TEL 05 22 55 62 49 Institut accrédité o Ou bien cliquer dans la première cellule à sélectionner, appuyer sur la touche et sans relâcher cliquer sur la dernière cellule 2- Des cellules non adjacentes o Sélectionner le premier bloc de cellules o Appuyer sur la touche contrôle o Sélectionner le deuxième bloc o Relâcher la touche Control < ctrl> 3- Des lignes et des colonnes o Linge : Cliquer sur le numéro de la ligne à sélectionner o Colonne : cliquer sur le numéro de la colonne à sélectionner 4- Toute la feuille de calcul o Cliquer sur la case rectangulaire situé à gauche de la lettre A de la colonne A et au dessus du numéro 1 de la ligne l o 5-Repérer des cellules utilisées par des formules o Activer les cellules qui contiennent la formule o Menu Formule/Bouton Audit de formules Page 8 sur 41  INSTITUT LUMIERE DE GESTION ET D’INFORMATIQUE 251, boulevard 6 novembre 1975 CD TEL 05 22 55 62 49 Institut accrédité o Repérer les antécédents.  Les cellules d’antécédents apparaissent encadrées et une flèche les relie à la formule 6- Afficher les formules utilisées dans les cellules Menu Formules/bouton Audit de formules Cliquez sur afficher les formules  Copier et déplacer 1- Copier un contenu vers des cellules adjacentes o Activer la cellule à recopier o Pointer la poignée de recopie de la cellule (un carreau noir situé en bas à droite de la cellule o faire glisser le carreau dans les cellules de destinatrices de la copie Page 9 sur 41  INSTITUT LUMIERE DE GESTION ET D’INFORMATIQUE 251, boulevard 6 novembre 1975 CD TEL 05 22 55 62 49 Institut accrédité o Relâcher le bouton de la souris la poignée de recopie 2- Copier des cellules dans des cellules non adjacentes o Sélectionner les cellules à recopier o Cliquez sur le bouton copier o Sélectionner les cellules destinataires o Cliquer sur le bouton coller 3- Copier des formats o Sélectionner les cellules qui contiennent les formats à copier o Cliquer sur le bouton copier o Activer la cellule de destination o Menu Accueil/bouton Coller /collage spécial/formats/ok Dans la boite de dialogue collage spécial Activer l’option Format  SAISIE D’UNE SERIE DE DONNEES 1- SERIE DE DONNEES SIMPLES : Exemple : saisie du participant 1 au participant 10 1- saisir participant 1 Page 10 sur 41  INSTITUT LUMIERE DE GESTION ET D’INFORMATIQUE 251, boulevard 6 novembre 1975 CD TEL 05 22 55 62 49 Institut accrédité 2- faire glisser la poignée de recopie de cette cellule jusqu’à l’affichage du participant 10 3- Relâcher la souris 2- SERIE DE DONNEES COMPLEXE Exemple : Réalisation du calendrier du mois de mars 1- Les jours : taper lundi et faire glisser la poignée de recopie jusqu’à l’apparition du dimanche 2- Les valeurs : o taper 2 valeurs correspondant à deux dates o sélectionner les deux valeurs o Réaliser le cliqué-glissé à partir du bouton de recopie 3- CREER UNE SERIE DE DONNEES PERSONNALISEE 1- cliquer sur le bouton Personnaliser la barre d’outils Accès rapide 2- dans la boite de dialogue qui s’affiche cliquer sur l’option STANDARD Page 11 sur 41  INSTITUT LUMIERE DE GESTION ET D’INFORMATIQUE 251, boulevard 6 novembre 1975 CD TEL 05 22 55 62 49 Institut accrédité 3- puis cliquer sur le bouton Modifier listes personnalisées 4- Exemple taper les noms des stagiaires de la classe (séparés par ,) puis cliquez sur Ajouter  ANNOTER DES CELLULES 1- créer des commentaires à des Cellules o Activer la cellule à commenter o Menu révision /Commentaire o Taper le commentaire 2- Visualiser le commentaire : o Cliquer le bouton afficher/masquer le commentaire Page 12 sur 41  INSTITUT LUMIERE DE GESTION ET D’INFORMATIQUE 251, boulevard 6 novembre 1975 CD TEL 05 22 55 62 49 Institut accrédité FORMULES DE CALCUL DANS EXCEL  Construction d'une formule Pour obtenir le total des revenus du mois de Janvier dans le tableau suivant, on peut effectuer un calcul manuel. Ce calcul sera le suivant 6000+1400=7400 le nombre 7400 ainsi obtenu sera inscrit dans la cellule B6 Néanmoins, ce résultat ne se modifiera pas si l'un des nombres (6000 ou 1400 ) est modifié. Pour automatiser ce calcul, on va construire une formule dans la cellule B6. Cette formule fera référence aux cellules contenant les nombres à utiliser et sera précédée du signe "=" pour qu'EXCEL comprenne qu'il s'agit d'une formule de calcul la formule sera donc la suivante: =B4+B5 Pour C6 et D6, il suffit de recopier B6 dans ces cellules en utilisant la poignée de recopie.  Somme automatique Cette fonction permet d'obtenir automatiquement la somme d'une plage de cellules donnée 1ere méthode: - Sélectionner la cellule qui contiendra le résultat du calcul (et donc la formule de calcul) Page 13 sur 41  INSTITUT LUMIERE DE GESTION ET D’INFORMATIQUE 251, boulevard 6 novembre 1975 CD TEL 05 22 55 62 49 Institut accrédité - cliquer sur le bouton somme automatique de la barre d'outils Accueil - - dans la barre de formule 'affiche =somme(début de la sélection : fin de la sélection) EXCEL vous propose une plage de cellules par défaut. Il est possible d'en changer en sélectionnant la plage de cellule désirée à l'aide de la souris. 2EME méthode Ecrire dans la cellule où doit apparaître le résultat: =somme( - Sélectionner ensuite à la souris la plage de cellules à additionner - fermer les parenthèses - Valider avec la touche Entrée Important : une formule de calcul dans Excel commence toujours avec le signe = (égal). Ensuite on peut effectuer toutes les opérations courantes (+ - / x) en combinant références de cellules (B2, H24,...) et nombres. (par exemple =B2*10). Pour utiliser les autres fonctions de calcul proposées par Excel, il est important de connaître le principe des références (absolues ou relatives), ainsi que les possibilités de nommer des cellules ou des plages de cellules pour les utiliser dans les formules.  Adresse absolue : Si l'on veut que la référence(ou adresse) à la cellule B14 demeure lors d'une recopie de la formule de calcul, il faut neutraliser le principe de référence relative. Pour cela, lors de la construction de la formule B4/B14 il faut demander à ce la référence B14 soit absolue - dans la barre de formule sélectionner B14 Page 14 sur 41  INSTITUT LUMIERE DE GESTION ET D’INFORMATIQUE 251, boulevard 6 novembre 1975 CD TEL 05 22 55 62 49 Institut accrédité - utiliser la touche de fonction F4. Cette dernière ajoute un dollar ($) avant le numéro de colonne et un dollars avant le numéro de ligne ($) - Constater le résultat dans la barre de formule. On obtient = B2/$B$14. La cellule B14 est devenue une référence absolue. Les symboles $ (dollars ) vont figer la référence. EXEMPLE Si l'on recopie la formule vers le bas on obtiendra le résultat suivant  NOMMER DES CELLULES On peut faire référence à la plage cellules par l’intermédiaire de son nom. 1) Créer un nom a) Sélectionner les cellules b) Menu Formules/Nom s Définis Page 15 sur 41  INSTITUT LUMIERE DE GESTION ET D’INFORMATIQUE 251, boulevard 6 novembre 1975 CD TEL 05 22 55 62 49 Institut accrédité c) Cliquer sur le bouton Définir un nom d) garder le nom proposé ou taper un autre nom e) Excel propose comme nom le contenu de la cellule située au-dessus ou à gauche de la sélection. N.B : Les espaces et les traits sont absolument interdits dans les noms. f) Cliquez sur le bouton ajouter 2) Supprimer un nom a) cliquer sur le bouton Gestionnaire de noms b) dans la boite de dialogue qui s’affiche, sélectionnez le nom à supprimer c) cliquer sur le bouton supprimé Page 16 sur 41  INSTITUT LUMIERE DE GESTION ET D’INFORMATIQUE 251, boulevard 6 novembre 1975 CD TEL 05 22 55 62 49 Institut accrédité 3) Utiliser un nom dans une formule Au cours de la formule, saisissez le nom à la place des références cellules ou coller le nom à utiliser à partir de la commande « utiliser dans la formule » du menu « noms définis » - sélectionner le nom à utiliser dans la formule Page 17 sur 41  INSTITUT LUMIERE DE GESTION ET D’INFORMATIQUE 251, boulevard 6 novembre 1975 CD TEL 05 22 55 62 49 Institut accrédité MISE EN FORME DES CELLULES Utiliser le menu Accueil Renvoyer la saisie à la ligne Fusionner les cellules Ajouter un format monétaire ou personnaliser le format Bordures trame de fond couleur alignement et changer l’orientation des données Police orientation du texte  Formatage de données 1- Emploi des boutons de la barre d’outils o Sélectionner les cellules o Cliquer sur l’un des boutons suivants Format monétaire ou Format millier personnaliser le format Ajouter ou réduire une décimale Format pourcentage Page 18 sur 41  INSTITUT LUMIERE DE GESTION ET D’INFORMATIQUE 251, boulevard 6 novembre 1975 CD TEL 05 22 55 62 49 Institut accrédité 2- Création d’un format personnalisé opar OK oSélectionner la zone du tableau qui doit recevoir le format personnalisé oMenu Accueil/cellule oCliquer sur format puis cliquer sur Format Cellule odans la boite de dialogue format de cellule sélectionner Personnalisée de la liste Catégorie o Dans la liste type sélectionner le format 0 o Taper le format après 0 et entre deux côtes. Exemple 0" DH" Validez Choisir un format Ou choisir 0 et taper votre format entre " " 3- Effacer un Format o sélectionner les cellules à effacer o Menu Accueil/Edition o cliquer sue le bouton effacer Page 19 sur 41  INSTITUT LUMIERE DE GESTION ET D’INFORMATIQUE 251, boulevard 6 novembre 1975 CD TEL 05 22 55 62 49 Institut accrédité IMPRESSION  Aperçu avant impression 1-Lancer l’aperçu o cliquer sur le bouton OFFICE o Cliquer sur Imprimer/aperçu avant Impression  Lancer l’impression d’une feuille 1- Activer la feuille à imprimer 2- cliquer sur le bouton OFFICE/Imprimer  Imprimer partiellement une feuille Sélectionnez les cellules à imprimer et activer cette option Activer cette option et taper les numéros des pages à imprimer Indiquer le nombre d’exemplaire à imprimer  Gérer les sauts de page Menu Affichage/ Affichage classeur Cliquer sur ce bouton pour afficher les sauts de pages Cliquer sur ce bouton pour revenir à l'affichage normal  Modifier les options de mise en page Utiliser le menu mise en page Page 20 sur 41  INSTITUT LUMIERE DE GESTION ET D’INFORMATIQUE 251, boulevard 6 novembre 1975 CD TEL 05 22 55 62 49 Institut accrédité LES GRAPHIQUES  Créer un graphique 1- Sélectionner les données 2- Menu Insertion/Graphique 3- Dans le sous menu graphique, sélectionner le type de graphique désiré Exemple : - sélectionner les données - Sélectionner type de graphique colonne - sélectionner le sous type de graphique Page 21 sur 41  INSTITUT LUMIERE DE GESTION ET D’INFORMATIQUE 251, boulevard 6 novembre 1975 CD TEL 05 22 55 62 49 Institut accrédité  Les différents objets d’un graphique Titre de graphique Zone de graphique Légende Axe horizontal Titre de l’axe Titre de l’axe horizontal vertical Axe vertical  Modifier un graphique 1- Cliquer sur le graphique 2- trois d'autres menus apparaissent sur la barre de menus: menu création, disposition et mise en forme Menu création Page 22 sur 41  INSTITUT LUMIERE DE GESTION ET D’INFORMATIQUE 251, boulevard 6 novembre 1975 CD TEL 05 22 55 62 49 Institut accrédité Menu disposition Menu mise en forme 3- utiliser les commandes de ces menus pour faire les modifications désirées Page 23 sur 41  INSTITUT LUMIERE DE GESTION ET D’INFORMATIQUE 251, boulevard 6 novembre 1975 CD TEL 05 22 55 62 49 Institut accrédité LES FONCTIONS Les principales fonctions sont classées dans le menu Formule I- Les fonctions logiques  La fonction Si simple La fonction SI évalue une condition (un test logique). Si cette condition est remplie (vraie), c’est la valeur dite valeur si-vrai qui s’affiche. Si la condition n’est pas remplie (fausse), c’est la valeur dite valeur-si- faux qui prévaut. Syntaxe : =si(test logique, valeur-si- vrai; valeur-si- faux) Action à Action à exécuter si le exécuter si le test est vrai test est faux Exemple 1 : =Si(A3>=2500; "objectif atteint ";"objectif non atteint") Exemple 2 : =Si(A3 : supérieur = : supérieur ou égal < > : différent la valeur-si- vrai ou la valeur si- faux peuvent être soit :  un texte ( écrit entre deux côtes)  une formule Page 24 sur 41  INSTITUT LUMIERE DE GESTION ET D’INFORMATIQUE 251, boulevard 6 novembre 1975 CD TEL 05 22 55 62 49 Institut accrédité  La fonction Si imbriquée Le Si imbriquée est employée lorsqu’on a plusieurs tests et plusieurs résultats. Syntaxe : =Si(test logique ;si(test logique ;valeur-si-vrai ;valeur –si-faux);valeur-si-faux) ou bien =Si(test logique ;valeur-si-vrai ;si(test logique ;valeur-si-vrai ;valeur-si-faux)) Exemple : =SI(C3>=5000 ;25% ;si(c3