Política de Gestión Documental Avisor Technologies 3.0 PDF

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Código: AT-GTD-PLT001 Fecha: octubre de 2024 POLÍTICA DE GESTIÓN DOCUMENTAL Versión: 3.0 Página: 1 de 7 1. INTRODUCCIÓN La Política de Gestión Documental, delimita el conjunto de directrices que definen el marco conceptual para la gestión de información física y electrónica en sus diferentes soportes, también como directriz de metodología de planeación, creación, actualización y mantenimiento de los diferentes documentos que maneja la empresa, para así garantizar el acceso, preservación y disponibilidad de la información, facilitando la consulta para las partes interesadas. 2. OBJETIVOS 2.1. OBJETIVO GENERAL Determinar los lineamientos corporativos que garanticen la eficaz y eficiente gestión documental de la empresa, acorde con las necesidades y requerimientos legales, administrativos, operativos, técnicos y tecnológicos. 2.2. OBJETIVOS ESPECÍFICOS Determinar las pautas, estándares, metodologías y procedimientos, para la creación, uso, mantenimiento, retención, acceso y preservación de documentos de archivos (físicos y electrónicos), en desarrollo del Sistema de Gestión Documental. Definir las áreas responsables y facilitadoras de la gestión de los documentos, tendientes a controlar y garantizar la organización, y la disponibilidad de la documentación en cumplimiento con la misión de la empresa. Garantizar que la producción y gestión de documentos correspondan a la aplicación e imagen corporativa de Avisor Technologies. Formular, aprobar, publicar y mantener los instrumentos archivísticos y documentales; soporte estratégico, administrativo y operativo de la gestión documental. 3. ALCANCE Esta política incluye los diferentes procesos de gestión documental y administración de documentos, siendo aplicable para todas las áreas y sus diferentes procesos, en ejercicio del desarrollo de las actividades y procesos que se requiera. 4. DEFINICIONES Documento: soporte físico o digital que contiene información relevante a cada área y/o proceso (formatos, procedimientos, manuales, etc.), cuyo objetivo es hacer más eficiente y organizada la realización de tareas. Documentación: conjunto de documentos que describen las operaciones, instrucciones, decisiones, procedimientos y reglas de negocio relacionados con una función, proceso u operación dada. Gestión documental: conjunto de actividades técnicas tendientes a la planificación, manejo, aprobación y organización de la documentación producida (existente o nueva), con el objeto de mejorar los diferentes procesos de la empresa. Formato: documento preestablecido para desarrollar un determinado proceso. Por: Avisor Technologies SAS www.ecollect.co  Código: AT-GTD-PLT001 Fecha: octubre de 2024 POLÍTICA DE GESTIÓN DOCUMENTAL Versión: 3.0 Página: 2 de 7 Inventario documental: gestión de asignación de códigos y formatos según el tipo de información. Lineamiento: conjunto de medidas, normas y objetivos que deben respetarse dentro de una entidad. Preservación: métodos y técnicas que garantizan el buen manejo de la información. 5. DECLARACIÓN DE LA POLÍTICA Avisor Technologies declara como Política de Gestión Documental su compromiso de implementar las mejores prácticas y lineamientos para la correcta gestión de creación o actualización de documentos, garantizando la integridad, veracidad y fidelidad de la información, bajo los parámetros de organización, trámite, gestión, conservación y disposición de los mismos. 6. PRINCIPIOS ORIENTADORES DE LA POLÍTICA Orientación al funcionario: todas las actividades desplegadas en desarrollo de la Política estarán orientadas a que los documentos y la información sirvan como lineamientos operativos y de conducta a los funcionarios de la empresa. Transparencia: la documentación de Avisor Technologies es evidencia de la actuación ética de la empresa en los diferentes escenarios que participa. Eficiencia: solo serán producidos y/o actualizados la documentación necesaria para el cumplimiento de sus objetivos, funciones y procesos. Innovación: Avisor Technologies se apoyará en tecnologías de la información para el desarrollo de los procesos de gestión documental. 7. RESPONSABLE DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL La gestión documental será dirigida por el área de Transformación Digital, siendo responsable de: Participar en los procesos de formulación de políticas, normas, procedimientos, y demás documentación requerida por cualquier área de Avisor Technologies. Intervenir en la gestión de aprobación de políticas, normas, procedimientos y demás documentación realizada de forma independiente por cualquier área de la empresa. Poner en conocimiento de todos los funcionarios y demás partes interesadas la creación o modificación de cualquier documento. Administrar y mantener disponible la documentación de forma física (si se requiere) y digital para su consulta. Mantener la reserva legal de los documentos conforme a la normatividad vigente. Proponer acciones de mejora a la Dirección General, líderes de área o dueños del proceso, en cuanto a la creación o modificación de documentos que beneficien la operatividad de la empresa. 8. LINEAMIENTOS PARA LA ELABORACIÓN DE DOCUMENTOS Los documentos que cada área decida crear o actualizar, deben surgir de la necesidad de implementar mejoras, acciones correctivas o mitigar cualquier clase de ocurrencia que afecte de alguna manera el entorno laboral y/u operativo, ya sea con la definición de un proceso, la implementación de políticas, manuales, formatos, entre otros. Por: Avisor Technologies SAS www.ecollect.co  Código: AT-GTD-PLT001 Fecha: octubre de 2024 POLÍTICA DE GESTIÓN DOCUMENTAL Versión: 3.0 Página: 3 de 7 La necesidad de elaborar alguna clase de documentos puede ser sugerida por cualquier funcionario de la empresa a su jefe directo, líder del área o dueño del proceso, quién validará si es pertinente su creación o modificación, con base en los procesos realizados, cambios, actualizaciones, etc. El documento a elaborar puede ser realizado por el jefe directo, líder del área o dueño del proceso, sin embargo, debe ser el área de Transformación Digital quien defina su código y asignación en el repositorio. Es responsabilidad de la Dirección de Transformación Digital mantener actualizado el inventario documental con el versionamiento vigente y de público acceso para los miembros de la organización a través de la intranet. Es responsabilidad de los líderes de área y/o dueños del proceso, asegurar que todos los documentos creados al interior ya sean manuales, procedimientos, formatos, etc., deben estar referenciadas en el inventario documental. La revisión y/o aprobación de la documentación debe ser realizada por las partes directamente involucradas, es opcional incluir al área de Transformación Digital, esto siempre y cuando se cumpla con los estándares documentales y de producto definidos por la compañía referenciados en el la guía documental y en el manual de marca. No obstante, la Dirección de Transformación Digital solicitará para su implementación que el proceso haya sido testeado por las diferentes áreas involucradas. La Dirección de Transformación Digital se encargará de publicar novedades sobre la documentación por los medios que considere pertinentes (correo institucional, plataforma de aprendizaje, sitio web, entre otros) con el fin de que todos los funcionarios conozcan y estén al tanto de su información. La Dirección de Transformación Digital determinará si es pertinente generar algún tipo de contenido adicional de capacitación y/o evaluación para los funcionarios, según la clase de documentación que se haya creado/actualizado. Cada documento se realizará con base en la guía documental, la cual contiene las respectivas características (márgenes, código, logo de ecollect, entre otras) y los respectivos modelos para cada tipo de documento, definidos por la Dirección de Transformación Digital y la Gerencia Comercial con base en el manual de marca. Para los nuevos procedimientos se debe tener en cuenta la plantilla elaborada por la Dirección de Transformación Digital, el cual cuenta con las características corporativas y lineamiento para el levantamiento del mismo. Esta plantilla está disponible en el menú de la intranet (Intranet - Inicio) en la sección de “Documentación” / “Documentos para gestión documental Los formatos vigentes serán puestos en conocimiento a través de la intranet y podrán ser consultados en el repositorio documental que maneje la Dirección de Transformación Digital Cada documento debe contar con: i. Especificaciones documentales con el estándar de producto. ii. Activación de control de cambios en Word para todos los usuarios (opción: revisar / control de cambios / para todos los usuarios) con el fin de poder Por: Avisor Technologies SAS www.ecollect.co  Código: AT-GTD-PLT001 Fecha: octubre de 2024 POLÍTICA DE GESTIÓN DOCUMENTAL Versión: 3.0 Página: 4 de 7 identificar todos los ajustes y comentarios de las personas que están participando en la creación/actualización del documento). iii. Tabla de control de cambios y revisiones al final de cada formato, en la cual, debe evidenciarse la elaboración, revisión y aprobación. Cada documento debe tener en cuenta la siguiente redacción: i. Redacción de los objetivos en tercera persona y modo impersonal. ii. Sintetizar la información, de forma que la idea a transmitir sea clara, libre de ambigüedades y concisa. iii. No agregar información innecesaria que no genera valor al objetivo y contenido del documento. iv. Estructurar párrafos que lleven una estructura de la idea concreta. v. Mantener la coherencia y alienación en las enumeraciones y subapartados En general, quien apruebe el documento, debe ser el líder de área, jefe directo, dueño del proceso o la dirección general, dependiendo del alcance del mismo. Para la creación o actualización de las políticas, se debe contar con la aprobación de la Dirección General. Asimismo, cualquier material visual o comunicado debe estar en línea con el manual de marca y requiere la validación del área de marketing. Los cambios que se realicen en las definiciones de negocios, listas, etc., deben ser socializados para realizar la respectiva actualización en los documentos y herramientas que se encuentre dicha información. La gestión de revisión y aprobación de la documentación debe ser realizada por medio del portal de requerimientos MIRQ de Jira, el cual se encuentra alojado en la Intranet (Intranet - Inicio), sección “Aplicaciones”. 9. CARACTERÍSTICAS CORPORATIVAS La documentación interna y externa de Avisor Technologies tiene predefinida su configuración en cuanto a letra, colores, márgenes, diseño, contenido, la cual fue estipulada por la Dirección de Transformación Digital, los formatos pueden consultar en la siguiente ruta (Sharepoint): Características Corporativas 10.LÍNEA ESTRATÉGICA DE LA POLÍTICA La línea estratégica de la gestión documental define los roles que participan, las respectivas actividades que realizan y qué parte del ciclo PHVA (planear, hacer, verificar, actuar) corresponde, con el fin de centrar las acciones y determinar las responsabilidades. Rol Actividad CICLO PHVA Radicar necesidad de crear o Dirección General actualizar documentación Dueño del proceso relacionada a: Dirección de Planear Transformación Digital - Políticas - Manuales - Procesos Por: Avisor Technologies SAS www.ecollect.co  Código: AT-GTD-PLT001 Fecha: octubre de 2024 POLÍTICA DE GESTIÓN DOCUMENTAL Versión: 3.0 Página: 5 de 7 - Formatos - Documentación organizacional Cada documento debe contener la descripción de su alcance, objetivos, público al que va dirigido, recursos y fuentes, evidencias e información adicional que se considere pertinente, para así dar inicio a su elaboración. Aportar las normas, anexos, Dueño del proceso imágenes, textos, etc., que Dirección de permitan estructurar la Hacer Transformación Digital documentación pertinente, con base a la necesidad. Redactar el contenido Dueño del proceso técnico/funcional cuando esté Hacer asociado al producto ecollect, plataforma y/o seguridad. Dirección de Transformación Digital Verificar que la documentación Dirección General creada y/o actualizada Verificar Dueño del proceso corresponda con las necesidades del área y del proceso. Dirección de Transformación Digital Dueño del proceso Gerencia comercial y de Marketing (en los Aprobar la documentación creada Actuar casos de cambio de y/o actualizada imagen) Dirección General (en las políticas) Publicar última versión del Dirección de Actuar documento en repositorio general. Transformación Digital Analista de Actualizar el repositorio de Actuar Transformación Digital información histórica Realizar programas de Dirección de Actuar capacitación y actualización a los Transformación Digital empleados (si aplica) Por: Avisor Technologies SAS www.ecollect.co  Código: AT-GTD-PLT001 Fecha: octubre de 2024 POLÍTICA DE GESTIÓN DOCUMENTAL Versión: 3.0 Página: 6 de 7 Dueño del proceso Asegurar el uso adecuado de la Dirección de documentación, según lo Actuar Transformación Digital establecido en la presente política Por: Avisor Technologies SAS www.ecollect.co  Código: AT-GTD-PLT001 Fecha: octubre de 2024 POLÍTICA DE GESTIÓN DOCUMENTAL Versión: 3.0 Página: 7 de 7 11. CONTROL DE CAMBIOS Y REVISIONES CONTROL DE VERSIONES No. Fecha Cambio /Modificación Elaborado por Revisado Por Aprobado Por 1 28/02/2020 Creación de la política Nathalia Vargas Sonia Sánchez Daniel Serrato Actualización de la política: cambio de nombres de dirección, inclusión de 2 22/09/2021 Nathalia Vargas Johan Ulloa Sonia Sánchez responsabilidades a la Dirección de Producto Ajustes y revisión final. Actualización de Paula Suarez Sonia Sánchez Daniel Serrato 3 22/10/2024 código y cambio de la dirección de Analista de Directora de Director General procesos a transformación digital Transformación Digital Transformación Digital Por: Avisor Technologies SAS www.ecollect.co