Personal Communication Lecture 4 PDF
Document Details
Uploaded by SharpestCognition5720
6th of October University
Tags
Summary
This document discusses the advantages and disadvantages of personal communication in an organization. It explores ways to improve communication effectiveness and how personal communication can enhance workplace relationships and efficiency.
Full Transcript
االتصال الشخصي المحاضرة الرابعة فوائد ومزايا االتصال الشخصي للمؤسسة : .1القدرة على حل المشكالت :فكلما سمحت المنظمة بتوافر اإلتصال الغير رسمى( الشخصى) ،كلما زادت كمية...
االتصال الشخصي المحاضرة الرابعة فوائد ومزايا االتصال الشخصي للمؤسسة : .1القدرة على حل المشكالت :فكلما سمحت المنظمة بتوافر اإلتصال الغير رسمى( الشخصى) ،كلما زادت كمية المعلومات المتبادلة ،وبالتالى زادت القدرة على حل المشكالت .2السرعة فى إنتقال المعلومات وإتاحة الفرصة إلستقبال ردود أفعال هامة من الموظفين .3توسيع نطاق ماينقله اإلتصال الرسمى :حيث ينقل قد اًر كبي اًر من المعلومات أكثر من إنتشارها عبر شبكات اإلتصاالت الرسمية .4تفسير وتأكيد مضمون الرسالة اإلتصالية -5 االتصال الشخصي يساعد المبحوثين في تحقيق النجاح في حياتهم الشخصية والعملية حيث يتميز بانه اكثر سهولة واكثري سرا وإقناعا ،ويفيد الحصول على االستجابة الشفوية ومالحظة تعبيرات الوجه وانفعاالت المستمع ،من زاوية أخرى انه يقوي الروابط بين العاملين ويهيئ المرؤوسين لتقبل تعليمات رؤسائهم بدقة وامانة -6 االتصال الشخصي يتيح للعاملين مهارات تساعدهم في التحسن من أدائهم المهني داخل المؤسسة كمهارة الحديث والكتابة، -7 االتصال الشخصي يعمل على رفع الروح المعنوية لدى المرؤوسين عندما يتم االتصال المباشر بينهم وبين رؤسائهم ،ونستنتج أيضا أن مساهمة االتصال الشخصي في فهم طبيعة العمل مساهمة كبيرة ،بفضله يتمكن كل فرد في الحصول على مختلف المعلومات والبيانات الخاصة بالمؤسسة ،كما يساعد على توضيح التغيرات والتجديدات واإلنجازات وتطوير األفكار وتعديل االتجاهات ،واستقصاء ردود األفعال -8 االتصال الشخصي يساعد في رفع الروح المعنوية وخلق روح التعاون وتنمية روح الصداقة بين العاملين في المؤسسة بالرغم من نقص خبرتهم في العمل فاالتصال الشخصي يعمل على تماسك أفراد التنظيم وحل النزاعات بين األفراد ،وإعطائهم قيمة ،والعمل على بناء روح الجماعة ورفع الروح المعنوية للعاملين حيث يبرزهم كشركاء في المؤسسة اكثر من انهم مرؤوسين عليهم السمع والطاعة، ومن جهة أخرى فهو يوجه سلوك األفراد ناحية تحقيق األهداف باإلضافة إلى توجيه العاملين في أداء -9 مهامهم وتعريفهم بالواجبات المنوطة بهم، -10 يساعد عاملين على اكتساب خبرة في العمل ،وإقامة عالقات جيدة مع بقية العاملين ومن خالل هذه النتيجة يمكن لنا أن نستنتج قيمة وأهمية االتصال الشخصي ودوره في تحسين أداء العاملين في المؤسسة باعتباره الرادار الذي تتحسس به المؤسسة كل ما يحيط بها أن جاز التعبير -11 االتصال الشخصي الجيد الذي تدعم فيه األقوال األفعال وتوفر الثقة والمصداقية بين العاملين كفيل بان يساعد في تحسين األداء المهني للعاملين وبالتالي تحقيق األهداف المسطرة من طرف اإلدارة عيوب االتصال الشخصى للمؤسسة إحتمال تعارض أهداف التنظيم الرسمى مع التنظيم الغير رسمى -1 قد يؤدى إلى تحمل المؤسسة أعباء مالية( زيادة النفقات) -2 تفتقر معلوماتها إلى الدقة:مما يؤدى إلى ظهور الشائعات التى تضر بالمنظمة ،ألن الرسائل اإلتصالية -3 هنا تعرضت للتشويه مما يؤدى إلى إختالف المعنى المقصود منها قد تؤدى إلى تكتل الجماعات ضد اإلدارة :ألن األفراد هنا هم اللذين يحددون نوعية المعلومات التى -4 ينبغى تداولها ،وينتقون األشخاص الذى ينبغى اإلتصال بهم ،والتوقيت المناسب من وجهة نظرهم ،مما قد يؤدى إلى التمرد بعض المديريين والقيادات يعانون من تلك االتصاالت غير الرسمية -5 نستنتج انها تحدث أحيانا انقطاعات للحوارات والمناقشات بين الرئيس ومرؤوسيه وهذه االنقطاعات -6 تعيق االتصال الشخصي بين العاملين ونستنتج أيضا ان اغلب العاملين ال يفضلون فرض األوامر على زمالئهم فهم متقاربين في المستوى -7 والعمر فاألوامر اغلبيتها تكون ناتجة من مدير المديرية إلى مختلف المصالح في شكل تعليمات أو قوانين اما فيما يتعلق بالعوامل التي تحول دون استخدام العاملين لمهارات االتصال الشخصي في المؤسسة -8 نستنتج ان نقص الخبرة هو العامل الرئيسي في عدم استخدامهم -لمهارات االتصال الشخصي وهذا قد يعود ربما للفترة القليلة منذ التحاقهم بالعمل في المؤسسة حيث يعتبر نقص الخبرة وعدم التخصص في مجال علوم اإلعالم واالتصال من العوائق التي تمنع العاملين من االستفادة من مهارات االتصال الشخصي في المؤسسة. أهمية توافر االتصال الشخصى خارج لمؤسسة وعند اإلتصال الشخصي يجب أن يتحلى الشخص الذي سوف يقابل العميل ببعض المواصفات المهمة التي تسهل مهمته ،وتجعل اتصاله فاعالً ،ومنها :أن يكون ذا حضور مميز ،مقبوالً لدى العميل ،متفم ًما لمشكالت عميله ،قادرا على أن يساعده على حلها ،ودودًا ،يصغي جيدًا ،ويتحدث قليالً. وعملية اإلصغاء أو االستماع إلى العميل مهمة جدًا ،فيجب على من يقوم باإلتصال بالعمالء أن يتحلى بموهبة حسن االستماع؛ ألن االستماع إلى شكوى العميل أو حاجته يساعد على فهمها ،ومن ثم يسهل إيجاد الحلول المناسبة لها، لذلك ينبغي عند مقابلة العميل اتباع اآلتي: إبداء االهتمام واإلصغاء إلى العميل. اختيار األسئلة المناسبة. اإلقالل من الكالم. عدم التحدث عن مشكالتك الشخصية. عدم مقاطعة العميل. أن تضع نفسك موضع العميل. عدم االستعجال في الوصول إلى حلول ،وغير ذلك من السولكات التي تبعث االرتياح في نفس العميل. ولكن األهم أن نجعل العميل يشعر بأننا نستمع إليه ،ونوليه أهمية كبيرة. وقد دلت الدراسات على أن أغلب وقت المديرين يصرف في عملية االتصال بالعمالء ،وأن جزاء كبيرا من هذا الوقت يتم صرفه في االستماع الجيد ،بينما يتوزع الجزء المتبقي بين القراءة والتحدث إلى العميل. وألهمية االتصال بين الشركة وعمالئها يجب أن يكون اإلتصال مقننا ً ومنظماً ،وأال يترك للتقدير الشخصي. وأعرف بعض الشركات التي أنجزت أدلة ،وقامت بتدريبات مكثفة لموظفيها بهدف تحسين عملية التواصل بينها وبين عمالئها.ومن بينها ـ مثالً ـ شركة وضعت كتابًا إرشاديًا لموظفيها في كيفية الرد على المكالمة الهاتفية وكيفية التحدث إلى العميل ،وما يجب أن يقال له ،وما يجب أال يقال له،إلى غير ذلك من آداب التحدث. مفهوم البيع الشخصي : هو كل أساليب الحث الشخصي التي يستخدمها البائع ليجعل اآلخرين يشترون ما عنده من سلع أو خدمات . أهمية البيع الشخصي : تبرز أهمية البيع الشخصي في النقاط التالية : )1( يمثل رجل البيع الشخصي حلقة اتصال مباشر بين المنظمة وعمالئها )2( يساهم رجال البيع الشخصي في تكوين االنطباع الذهني والصورة الطيبة للمنظمة بالنسبة لعمالئها )3( يمثل البيع الشخصي الدور الرئيسي في البرنامج الترويجي لخطة التسويق في المنظمة تخطيط البيع الشخصي .
