Modul IT Enterprise PDF

Modul IT Enterprise BAB II PENYUSUNAN DAN PENGKAJIAN STRATEGI TI ORGANISASI 2.1. Uraian Materi a. Penjelasan Umum Strategi TI Organisasi Apa itu Strategi? Strategi menjelaskan baga...

Modul IT Enterprise BAB II PENYUSUNAN DAN PENGKAJIAN STRATEGI TI ORGANISASI 2.1. Uraian Materi a. Penjelasan Umum Strategi TI Organisasi Apa itu Strategi? Strategi menjelaskan bagaimana organisasi akan mencapai tujuan- tujuannya. Strategi menguraikan inisiatif yang diambil oleh organisasi agar dapat mencapai sasaran/tujuan yang ditetapkan. Umumnya, organisasi akan memiliki berbagai macam strategi yang melibatkan Sumber Daya Manusia (SDM) dari beberapa bagian atau sektor dari organisasi. Strategi-strategi ini beragam dari yang sangat luas hingga yang sangat spesifik, yang ditujukan pada berbagai area yang ditentukan dengan seksama. Rencana tindakan organisasi menggambarkan secara detail bagaimana strategi akan diimplementasikan, dalam batasan strategi yang luas, untuk mencapai tujuan yang ditentukan sebelumnya dalam proses ini. Rencana program secara high level disusun untuk setiap komponen perubahan yang diinginkan. Rencana ini termasuk deskripsi program, individu/tim yang bertanggung jawab, tanggal penyelesaian, sumber daya yang dibutuhkan, dan kolaborator (pihak/tim/bagian lain yang perlu diajak bekerja sama). Apa itu Strategi Teknologi Informasi? Strategi Teknologi Informasi (TI) mencakup keseluruhan strategi yang terdiri dari tujuan, prinsip, dan taktik yang berkaitan dengan pemanfaatan TI dalam organisasi. Dalam menyusun strategi TI perlu penyelarasan dengan strategi bisnis organisasi dalam mencapai tujuan bisnisnya. Strategi TI membantu menciptakan nilai TI yang akan 5 Modul IT Enterprise mendukung organisasi dalam pelaksanaan rencana bisnis dan merealisasikan tujuan bisnisnya. Strategi TI memberikan arahan dan panduan bagi unit organisasi TI (fungsi TI) dalam mendukung strategi bisnis organisasi. Dengan mengetahui kondisi real dari organisasi saat ini, kita bisa mengetahui di bagian mana organisasi kita yang tidak efektif dan efisien terutama keselarasan antara strategi TI dan bisnis. Strategi TI menjadi acuan dalam perencanaan, penganggaran, monitoring, dan evaluasi untuk mendukung kegiatan di unit TI organisasi. Strategi TI ini disusun berdasarkan Rencana Strategis TI dengan melihat capaian kerja pada periode sebelumnya untuk merumuskan visi dan misi TI. Selain itu dijabarkan pula tujuan, sasaran strategis, dan indikator kinerja TI guna mewujudkan visi dan misi TI. Penyusunan strategi TI menjadi hal yang sagat penting demi mewujudkan visi misi tujuan sasaran dan program TI yang selaras dengan strategi organisasi. Oleh karena itu dibutuhkan pemahaman mengenai komponen-komponen strategi TI dan kerangka kerja penyusunan dan/atau pengembangan strategi TI sebagai referensi atau panduan dalam menyusun dan/atau mengembangkan Strategi TI organisasi. b. Komponen-Komponen Strategi TI Hal yang perlu kita pahami dan ketahui terlebih dahulu dalam penyusunan dan/atau pengembangan strategi TI adalah komponen- komponen yang dibutuhkan dalam menyusun dan/atau mengembangkan strategi TI. Dalam mengidentifikasi dan memahami komponen-komponen tersebut, prinsip keselarasan antara bisnis dan TI harus dipegang teguh oleh organisasi. Keselarasan antara bisnis dan TI menjadi langkah awal dari penyusunan dan/atau pengembangan Strategi TI. Visi, Misi, Tujuan/Sasaran, Strategi, dan Rencana Tindakan (Program) organisasi harus menjadi referensi dalam mendefinisikan 6 Modul IT Enterprise Visi, Misi, Tujuan/Sasaran, dan Strategi TI. Identifikasi komponen- komponen yang dibutuhkan dalam menyusun strategi TI, dapat mencakup 4 komponen utama, yaitu: Enterprise Architecture, Tata Kelola TI, Manajemen Layanan TI, and Organisasi TI. Komponen dasar yang juga perlu diidentifikasi adalah Visi, Misi, Tujuan/Sasaran, Strategi, dan Program/Rencana Tindakan (Vision, Mission, Objectives/Goals, Stategies, Actions – VMOSA) Organisasi, sebagai referensi untuk mendefinisikan Visi, Misi, Tujuan/Sasaran, Strategi (Vision, Mission, Objectives/Goals, Stategies – VMOS) TI dan Implikasi TI dalam Konteks Bisnis, Rencana Program TI dan Roadmap TI, serta Rencana Pembiayaan TI. Komponen-komponen strategi TI didentifikasi sebagai berikut (berdasarkan best practices dan kajian): a. Visi-Misi-Tujuan-Sasaran-Program (VMOSA) Organisasi Pernyataan visi yang efektif akan memberikan gambaran yang jelas tentang organisasi yang ingin dibangun oleh pemimpinnya. Visi berfungsi sebagai pedoman perubahan organisasi, sehingga setiap perubahan dirancang untuk mencapai hasil akhir yang dituju. Visi menjelaskan kepada pegawai arah organisasi dan mengapa perubahan jangka pendek perlu dilakukan (termasuk tahapan yang harus dilalui sepanjang proses perubahan) Pernyataan misi menjelaskan mengapa sebuah organisasi, organisasi, atau aktivitas ada, dan apa yang ingin dicapai dengan keberadaannya. Misi dirumuskan dengan memperhatikan fungsi, kewenangan dan visi organisasi. Pernyataan misi membicarakan perihal bagaimana organisasi akan mencapai posisi yang diinginkan/dituju. Rumusan Tujuan digunakan untuk mendukung upaya pencapaian visi dan misi organisasi yang telah ditetapkan. 7 Modul IT Enterprise Tujuan digunakan untuk mencapai dan mendukung terwujudnya misi, menyatakan kondisi akhir apa yang ingin dicapai oleh suatu organisasi. Dalam praktiknya, tujuan organisasi ini harus sesuai dan berdasarkan misi organisasi. Artinya, setiap tujuan ini harus dapat dipetakan ke misi organisasi, Sasaran strategis merupakan kondisi yang akan dicapai secara nyata oleh organisasi yang mencerminkan pengaruh yang ditimbulkan oleh adanya outcome/impact dari satu atau beberapa program yang dilaksanakan oleh organisasi. Program terdiri dari program teknis yang menghasilkan pelayanan kepada masyarakat (pelayanan eksternal) dan program generik merupakan program-program yang bersifat pelayanan internal untuk mendukung dan atau administrasi organisasi (pelayanan internal). b. Visi-Misi-Tujuan-Sasaran (VMOS) TI Visi dan Misi TI disusun dengan memperhatikan visi misi organisasi. Penyusunan Visi dan Misi TI adalah berdasarkan dan harus selaras dengan Visi dan Misi organisasi. Ini prinsip utama yang harus dipegang. Tujuan merepresentasikan semua fungsi terkait TI di lingkungan organisasi secara formal. Sasaran merupakan target jangka pendek atau tahunan untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Tujuan dan Sasaran TI disusun berdasarkan dan harus selaras dengan Tujuan dan Sasaran organisasi. Sasaran Strategis TI mencakup arah kebijakan TI yang ditetapkan dengan mengacu pada strategi bisnis organisasi yang terkait dengan visi, misi, dan tugas fungsi organisasi. 8 Modul IT Enterprise Fokus arah kebijakan dan strategi TI ini harus selaras dengan arah kebijakan organisasi. c. Enterprise Archtecture (EA) Enterprise Archictecture menjadi pendekatan utama dalam merumuskan kapabilitas strategis TI dengan mengidentifikasi target arsitektur dan gap dengan kondisi saat ini, mencakup visi arsitektur, arsitektur bisnis, arsitektur layanan, arsitektur data/ informasi, arsitektur aplikasi, arsitektur teknologi/ infrastruktur, dan arsitektur keamaman. Domain EA ini harus bisa menjadi referensi dalam penyusunan dan/atau pengembangan strategi TI organisasi d. Tata Kelola TI Tata Kelola dan Manajemen TI berdasarkan best practices terkait, seperti COBIT sebagai kerangka kerja utama yang dapat diadopsi organisasi untuk memastikan tata kelola TI yang baik di level organisasi. e. Manajemen Layanan TI Manajemen Layanan TI atau IT Services Management (ITSM) dibutuhkan untuk memastikan Operasional dan Pengembangan TI organisasi yang dapat mengacu pada best practice yang sesuai, seperti IT Infrastructure Library (ITIL), SDLC. f. Sumber Daya Manusia (SDM) Organisasi TI Sumber Daya Manusia (Organisasi) TI diperlukan untuk memastikan bagian (functions) yang mengimplementasikan strategi TI sudah siap dan didesain berdasarkan best practice/kerangka kerja yang diikuti g. Rencana Program TI dan Roadmap TI Semua gap, rekomendasi dan prioritas yang didefinisikan di EA, aspek-aspek Tata Kelola TI, SDLC, ITSM dan Organisasi TI 9 Modul IT Enterprise dikonsolidasi dan diterjemahkan ke dalam Rencana Program TI dan Roadmap untuk lima tahun ke depan. h. Rencana Belanja/ Biaya TI Implementasi dari Program-program TI memerlukan pendanaan yang cukup, oleh karena itu Rencana Pembiayaan TI untuk setiap Program/Proyek TI yang telah teridentifikasi juga menjadi bagian dari Strategi TI. c. Kerangka Kerja Penyusunan dan/atau Pengembangan Strategi TI Dalam praktiknya, dibutuhkan suatu alat bantu dalam melakukan penyusunan strategi TI. Kita harus mengetahui komponen-komponen apa saja yang dibutuhkan dalam menyusun dan/atau mengembangkan strategi TI. Kita harus memahami tahapan apa saja yang perlu dilakukan dalam menyusun dan/atau mengembangkan strategi TI. Kita harus mampu melihat keterkaitan antara komponen-komponen dalam menyusun strategi TI. Kita juga harus mampu mendefinisikan kebutuhan organisasi dalam menyusun strategi TI. Keseluruhan rangkaian pemahaman dan konsep keterkaitan ini harus tergambar dalam kerangka kerja penyusunan strategi TI. Kerangka kerja inilah yang menjadi alat bantu bagi tim strategi dalam menyusun sebuah strategi TI organisasi. Kerangka kerja penyusunan strategi TI diperlukan dalam melakukan kegiatan penyusunan strategi TI. Kerangka kerja ini berfungsi sebagai alat bantu yang digunakan untuk mendeskripsikan hubungan antara komponen-komponen penyusun strategi TI dan juga langkah-langkah dan upaya untuk mengembangkan dan memelihara dokumen strategi TI. Keselarasan antara bisnis dan TI menjadi langkah awal dari penyusunan atau pengembangan strategi TI. Visi, misi, tujuan/sasaran, strategi, dan rencana tindakan (program) bisnis organisasi harus menjadi referensi dalam mendefinisikan visi, misi, tujuan/sasaran, dan 10 Modul IT Enterprise strategi TI. Inilah prinsip keselarasan yang harus tertuang di dalam kerangka kerja penyusunan strategi TI. Secara keseluruhan, kerangka kerja untuk penyusunan dan/atau pengembangan strategi TI harus dapat menggambarkan secara jelas komponen, tahap, fase kegiatan, langkah, dan/atau aktifitas dalam menyusun dan/atau mengembangkan strategi TI. Mendeskripsikan hubungan antara komponen-komponen Strategi TI dan juga langkah-langkah serta upaya untuk menyusun, mengembangkan dan/atau memelihara dokumen Strategi TI menjadi kapabilitas yang harus dikuasai oleh SDM yang terlibat di dalam penyusunan dan/atau pengembangan strategi TI. Penyusunan dan/atau pengembangan strategi TI harus memperhatikan komponen- komponen strategi TI yang telah didentifikasi. Secara keseluruhan, hubungan antara komponen-komponen Strategi TI dapat ditunjukkan dalam Gambar di bawah ini: 11 Modul IT Enterprise Gambar 1 Interaksi Antara Komponen-Komponen Strategi TI Berikut ini adalah penjelasan dari Interaksi antara komponen- komponen strategi TI pada Gambar 1: a. VMOSA, seperti yang telah didokumentasikan dalam Rencana Strategis organisasi, adalah referensi untuk mendefinisikan Visi- Misi-Tujuan/Sasaran-Strategi (Vision-Mission-Objectives/Goals- Stategies – VMOS) TI. Hal ini untuk memastikan keselarasan antara VMOSA dengan VMOS TI. Visi misi tujuan dan sasaran TI 12 Modul IT Enterprise harus sesuai, selaras dan berdasarkan pada visi misi tujuan dan sasaran strategi bisnis organisasi. b. VMOSA memberikan referensi bagi penyusunan Arsitektur Bisnis dan Arsitektur Layanan pada Enterprise Architecture. VMOSA memberikan referensi konteks bisnis yang digunakan sebagai panduan dalam mendefinisikan model referensi, domain, dan metadata arsitektur bisnis, dan memberikan referensi kapabilitas layanan yang digunakan sebagai panduan dalam mendefinisikan model referensi, domain, dan metadata arsitektur layanan. c. VMOS TI adalah elemen kunci dalam mengembangkan fase Visi Arsitektur (Architecture Vision) dalam Enterprise Architecture melalui referensi visi arsitektur, yang juga menjadi referensi dalam mendefinisikan Implikasi TI sebagai dampak dari konteks bisnis VMOSA BPS. Hal ini sebagai salah satu bentuk keselarasan dari VMOSA dengan VMOS TI. d. Berdasarkan Strategi, Sasaran dan Strategi TI, Implikasi TI didefinisikan dalam Konteks Bisnis yang menjadi bagian dari fase Arsitektur Bisnis dalam Enterprise Architecture. Implikasi IT menjadi referensi dalam mengembangkan fase Arsitektur TI (Data, Aplikasi, Teknologi, Keamanan), Manajemen Layanan TI, dan SDM (Organisasi) TI. e. Tata Kelola TI dibentuk untuk menyediakan Prinsip TI, Kebijakan dan Standar Tata Kelola TI sebagai referensi dalam mengembangkan Enterprise Architecture, Manajemen Layanan TI, dan Organisasi TI. f. Berdasarkan data dari VMOS TI, Konteks Bisnis, dan Tata Kelola TI, Enterprise Architecture akan dikembangkan untuk menyediakan perencanaan solusi TI, melalui target arsitektur 13 Modul IT Enterprise dan informasi gap yang akan dibenahi dalam Rencana Program, Roadmap TI. g. Rencana Belanja TI selanjutnya memberikan dukungan penyediaan anggaran/biaya TI untuk pelaksanaan rencana program dan roadmap TI. h. Manajemen Layanan TI dikembangkan untuk menyediakan Kebijakan, Standar, dan Prosedur ITSM untuk Organisasi TI; i. Keempat Komponen Utama dalam Strategi TI yaitu Enterprise Architecture, Tata Kelola TI, Manajemen Layanan TI, and Organisasi TI menyediakan hasil analisis gap yang akan dibenahi dalam Rencana Program, Roadmap, and Rencana Belanja TI. Setiap komponen dalam Strategi TI memiliki model-model referensi berdasarkan best practices atau kerangka kerja tertentu, yang selanjutnya akan dijelaskan secara lebih detail pada Tahap dan kegiatan untuk menyusun dan/atau mengembangkan strategi TI serta Langkah-langkah dan upaya untuk menyusun, mengembangkan dan/atau memelihara strategi TI selanjutnya dituangkan dalam kerangka kerja penyusunan dan/ atau pengembangan strategi TI. Gambar berikut ini menjelaskan rangkaian tahap dalam menyusun dan/atau mengembangkan strategi TI organisasi. Gambar 2 Kerangka Kerja Penyusunan dan/atau Pengembangan Strategi TI 14 Modul IT Enterprise Ada 7 rangkaian tahap yang dilakukan dalam dalam menyusun dan/atau mengembangkan strategi TI organisasi, yaitu: 1. Identify Identifikasi visi, misi, tujuan, sasaran, program dan arah kebijakan bisnis organisasi sebagaimana tertuang di dalam VMOSA organisasi 2. Align (Keselarasan) Melakukan pemetaan dari VMOSA ke dalam visi, misi, tujuan, sasaran, dan arah kebijakan program TI sebagaimana tertuang di dalam VMOS TI. Hal ini untuk menjamin keselarasan antara strategi bisnis dengan strategi TI. 3. Define Mendefinisikan visi, misi, tujuan, sasaran, dan arah kebijakan program TI sebagaimana tertuang di dalam VMOS TI organisasi. 4. Design and Analyze Melakukan perancangan konseptual, analisis arsitektur saat ini dan target, analisis gap, dan arsitektur transis pada Enterprise Architecture berdasarkan visi arsitektur yang diturunkan dari VMOSA organisasi dan VMOSA TI. 5. Operate Menyusun operating model sebagaimana tertuang di dalam tata Kelola dan manajemen TI, kebijakan dan tata Kelola TI, standar dan prosedur layanan TI, serta struktur dan fungsi organisasi TI sebagai bagian dari sumber daya TI untuk mengoperasionalkan TI organisasi 15 Modul IT Enterprise 6. Implement Melakukan implementasi solusi dan rencana TI melalui rencana program dan roadmap TI, yang selanjutnya diwujudkan dalam bentuk investasi TI melalui rencana anggaran/ biaya TI, termasuk pengelolaan manajemen project TI dan prioritisasi TI, baik dalam kegiatan maupun investasi (anggaran) 7. Communicate Mengkomunikasikan seluruh inisiatif dan kegiatan TI kepada IT Steering Committee, menyampaikan manfaat dan nilai TI melalui value delivery, menyampaikan representasi knowledge TI, dan memastikan kebutuhan stakeholder atau pimpinan dapat terpenuhi. Selain itu, kegiatan manajemen perubahan juga menjadi kebutuhan di dalam mensosialisasikan dan mengkomunikasikan inisiatif dan solusi TI kepada seluruh unit kerja organisasi. d. Menyusun Strategi TI Menyusun strategi TI adalah menyusun keseluruhan strategi TI yang berkaitan dengan penggunaan TI untuk menciptakan kemampuan TI secara berkelanjutan bagi suatu organisasi. Keselarasan antara bisnis dan TI menjadi langkah awal dari pengembangan strategi TI, dimana visi, misi, tujuan/sasaran, strategi, dan rencana tindakan (program) harus menjadi referensi dalam mendefinisikan visi, misi, tujuan/sasaran, dan strategi TI. Dalam praktiknya, kegiatan penyusunan strategi TI dapat menggunakan kerangka kerja penyusunan strategi TI yang telah dibuat dan/atau dikembangkan. Manfaat dari Penyusunan Strategi TI ini adalah untuk memastikan keselarasan antara Visi-Misi-Tujuan-Strategi TI yang baru dengan 16 Modul IT Enterprise Strategi bisnis organisasi dan untuk menyediakan panduan yang jelas tentang bagaimana seharusnya melakukan kajian terhadap Strategi TI yang lengkap. Sehingga organisasi akan memiliki referensi yang jelas untuk melakukan langkah-langkah yang sama ketika penyesuaian atau perbaikan Strategi TI dibutuhkan dalam merespons kebutuhan pemerintah dan tren baru Teknologi di masa depan. Dalam praktiknya, penyusunan strategi TI dapat mencakup untuk beberapa area TI, seperti tata kelola dan manajemen TI, pengembangan sistem TI, Enterprise Architecture, operasional sistem TI, keamanan dan risiko TI, monitoring dan evaluasi sistem TI, dan area terkait TI lainnya. Berdasarkan identifikasi komponen dan kerangka kerja penyusunan dan/atau pengembangan strategi TI diatas, maka ruang lingkup utama kegiatan menyusun dan/atau mengembangkan strategi TI mencakup pendefinisian visi, misi, strategi dan tujuan TI; pendefinisian kapabilitas strategis dan visi arsitektur TI; pendefinisian prinsip- prinsip TI; pendefinisian kapabilitas tata kelola dan manajemen TI; penentuan fungsi dan organisasi TI yang mendukung fungsi dan proses bisnis organisasi; identifikasi kebutuhan TI; identifikasi indikator kinerja utama TI yang selaras dengan indikator kinerja utama bisnis; pendefinisian peta jalan (roadmap);penentuan prioritas TI; dan penyusunan rencana implementasi TI jangka pendek/quick wins; jangka menengah; dan jangka Panjang. e. Mengkaji Strategi TI Mengkaji strategi TI adalah melakukan kegiatan pengkajian secara sistematis dalam menganalisis dan mengevaluasi rencana keseluruhan dan strategi TI yang berkaitan dengan penggunaan TI untuk menciptakan kemampuan TI secara berkelanjutan bagi suatu organisasi. Kegiatan pengkajian ini bertujuan untuk lebih memahami strategi TI saat ini, mengidentifikasi kekurangan, potensi masalah dan 17 Modul IT Enterprise isu, manfaat dan peluang berdasarkan pada praktik terbaik (best practice) sebagai referensi. Kegiatan pengkajian ini digunakan sebagai dasar utama dalam memberikan masukan dan arahan dalam menyusun dan merevisi strategi TI yang sesuai dengan kebutuhan insititusi dan memastikan bahwa strategi TI selaras dengan strategi bisnis organisasi. Dalam praktiknya, pengkajian terhadap strategi TI dapat mencakup untuk beberapa area TI, seperti tata kelola dan manajemen TI, pengembangan sistem TI, Enterprise Architecture, operasional sistem TI, keamanan dan risiko TI, monitoring dan evaluasi sistem TI, dan area terkait TI lainnya. Kegiatan pengkajian strategi TI ini tetap harus memperhatikan prinsip keselarasan antara bisnis dengan TI. Kegiatan pengkajian strategi TI ini juga harus mempertimbangkan hasil evaluasi implementasi atau pelaksanaan strategi TI sebelumnya. Utamanya, kegiatan pengkajian strategi ini harus tetap mengacu pada kelengkapan komponen- komponen strategi dan kerangka kerja pengembangan strategi TI. Ruang lingkup utama kegiatan pengkajian strategi TI ini adalah melakukan kajian dan evaluasi terhadap konteks strategi TI, yang mencakup: pengkajian terhadap kelengkapan komponen-komponen strategi TI dan interaksinya; pengkajian terhadap tahap dan kegiatan untuk menyusun dan/atau mengembangkan strategi TI; pengkajian terhadap keselarasan strategi TI dengan strategi bisnis organisasi; pengkajian terhadap mekanisme penentuan prioritas TI; pengkajian terhadap roadmap, penentuan rencana program dan implementasi TI; pengkajian terhadap proyeksi rencana pembiayaan TI; evaluasi pelaksanaan strategi TI; identifikasi kekurangan atau kelemahan strategi TI; identifikasi potensi masalah dan isu serta manfaat dan peluang terkait strategi TI; dan penetapan rekomendasi dan prioritas perbaikan. 18 Modul IT Enterprise 2.2. Rangkuman Strategi menjelaskan bagaimana organisasi akan mencapai tujuan- tujuannya. Strategi menguraikan inisiatif yang diambil oleh organisasi agar dapat mencapai sasaran/tujuan yang ditetapkan. Strategi Teknologi Informasi (TI) mencakup keseluruhan strategi yang terdiri dari tujuan, prinsip, dan taktik yang berkaitan dengan pemanfaatan TI dalam organisasi. Strategi TI menjadi acuan dalam perencanaan, penganggaran, monitoring, dan evaluasi untuk mendukung kegiatan di unit TI organisasi. Hal yang perlu kita pahami dan ketahui terlebih dahulu dalam penyusunan dan/atau pengembangan strategi TI adalah komponen-komponen yang dibutuhkan dalam menyusun dan/atau mengembangkan strategi TI. Dalam mengidentifikasi dan memahami komponen-komponen tersebut, prinsip keselarasan antara bisnis dan TI harus dipegang teguh oleh organisasi. Penyusunan strategi TI menjadi hal yang sangat penting demi mewujudkan visi misi tujuan sasaran dan program TI yang selaras dengan strategi organisasi. Oleh karena itu dibutuhkan pemahaman mengenai komponen-komponen strategi TI dan kerangka kerja penyusunan dan/atau pengembangan strategi TI sebagai referensi atau panduan dalam menyusun dan/atau mengembangkan strategi TI organisasi. 2.3. Soal Latihan 1. Jelaskan apa yang dimaksud dengan Strategi TI? 2. Mengapa strategi TI dibutuhkan bagi suatu organisasi 3. Prinsip apa yang mendasari penyusunan strategi TI organisasi 4. Sebutkan komponen-komponen dasar dari strategi TI 5. Jelaskan tahapan dalam menyusun dan/atau mengembangkan strategi TI 19 Modul IT Enterprise 2.4. Contoh Kasus Dr. Novianto Budi Kurniawan, seorang Pranata Komputer Ahli Madya yang menjadi koordinator di Tim Strategi TI BPS diberikan tugas untuk melakukan pengkajian strategi TI BPS tahun 2022. Dokumen utama yang menjadi referensi adalah dokumen Rencana Strategi Direktorat Sistem Informasi Statistik Tahun 2020 – 2024, Laporan Akuntabilitas Kinerja (LAKIN) Direktorat Sistem Informasi Statistik Tahun Tahun 2021, dan Laporan Aktifitas Direktorat Sistem Informasi Statistik Tahun 2021. Pengkajian strategi TI dilakukan dengan cara menganalisis dan mengevaluasi rencana keseluruhan dan strategi TI yang berkaitan dengan penggunaan TI untuk menciptakan kemampuan TI secara berkelanjutan bagi suatu organisasi. Langkah awal yang dilakukan adalah mengidentifikasi kelengkapan komponen- komponen dasar yang wajib ada pada sebuah strategi TI dan interaksi antara komponennya. Komponen-komponen dasar yang dikaji mencakup Visi, Misi, Tujuan/Sasaran, Strategi, dan Program/Rencana Tindakan (Vision, Mission, Objectives/Goals, Stategies, Actions – VMOSA) Organisasi, sebagai referensi untuk mendefinisikan Visi, Misi, Tujuan/Sasaran, Strategi (Vision, Mission, Objectives/Goals, Stategies – VMOS) TI dan Implikasi TI dalam Konteks Bisnis, Rencana Program TI dan Roadmap TI, serta Rencana Pembiayaan TI. Selanjutnya, dari komponen-komponen tersebut dilakukan pengkajian terhadap keselarasan strategi TI dengan strategi bisnis organisasi. Artinya, memastikan bahwa komponen-komponen strategi TI tersebut selaras dan berdasarkan strategi bisnis organisasi. Pengkajian selanjutnya terhadap strategi TI adalah terkait penentuan prioritas TI yang akan berdampak terhadap program kegiatan TI yang menjadi arah kebijakan TI. Hasil kajian ini selanjutnya digunakan sebagai referensi dalam pengkajian roadmap, penentuan rencana program dan implementasi TI, serta terhadap rencana pembiayaan TI. Kegiatan pengkajian ini 20 Modul IT Enterprise harus mampu mengidentifikasi kekurangan atau kelemahan strategi TI serta menguraikan potensi masalah dan isu serta manfaat dan peluang terkait strategi TI organisasi. Rangkaian kegiatan pengkajian strategi TI ini harus disertai dengan penetapan rekomendasi dan prioritas perbaikan strategi TI organisasi. 21 Modul IT Enterprise BAB III PENGKAJIAN TREN TEKNOLOGI DAN DAMPAK TI TERHADAP BISNIS 3.1. Uraian Materi a. Pengantar Tren Tekmologi Apa itu Tren Teknologi? Teknologi informasi telah menjadi bagian yang penting bagi kehidupan manusia, termasuk kebutuhan bisnis organisasi. Organisasi membutuhkan teknologi informasi untuk meningkatkan efisiensi bisnisnya. Seiring dengan perkembangan kegiatan organisasi, berbagai solusi teknologi informasi pun lahir untuk membantu agar proses bisnis berjalan dengan efisien dan efektif. Otomasi proses bisnis menjadi salah satu pemicu pemanfaatan dan implementasi teknologi informasi untuk mendukung kebutuhan bisnis organisasi. Teknologi informasi ini dari waktu ke waktu selalu berkembang mengikuti trennya. Tren Teknologi mengacu pada perkembangan suatu teknologi yang secara pemanfaatannya menjadi terarah dan mudah diterima oleh pengguna ataupun organisasi. Tren teknologi mencakup perkembangan atau perubahan dari suatu teknologi ke arah yang lebih baru atau menjadi sesuatu yang berbeda dari sebelumnya. Hal ini mengindikasikan bahwa tren teknologi membawa perkembangan teknologi ke arah yang lebih baik. Adanya tren teknologi menuntut kita untuk siap dan peduli terhadap perkembangan teknologi. Mengapa kita perlu siap dan peduli terhadap tren teknologi? Apa untungnya organsiasi kita mengikuti atau mengadopsi tren teknologi? Apakah tren teknologi berdampak baik terhadap kinerja organisasi. Pertanyaan- 22 Modul IT Enterprise pertanyaan ini harus kita cermati dalam-dalam. Apakah tren teknologi selalu bagus untuk organisasi kita? Mengapa Tren Teknologi itu Penting? Mengapa kita harus peduli dengan tren teknologi? Salah satu kunci kesuksesan organisasi dalam bersaing atau bertahan atau bahkan berkembang pesat adalah “awareness” atau mampu mengenali dan memahami perkembangan teknologi secara baik. Terlepas dari kebutuhan organisasi atau di organisasi mana kita saat ini berada atau di unit kerja mana kita bekerja, kesiapan dan kepedulian dalam mengikuti tren teknologi sangatlah penting. Setidaknya ada dua alasan utama mengapa tren teknologi sangat penting bagi organisasi. Pertama, Meningkatkan visibilitas kita atau organisasi kita kepada pelanggan atau pengguna layanan. Saat ini, setiap orang menggunakan perangkat elektronik mereka, seperti smartphone, laptop, tablet, PC, untuk mengakses internet. Teknologi telah meresap dalam kehidupan setiap orang sehingga setiap hari kita semua berinteraksi dengan satu jenis teknologi atau lainnya, dan sebagian besar dipastikan menggunakan internet. Oleh karena itu, mereka dapat berada di mana saja dengan menggunakan teknologi apa pun untuk menggunakan atau mengakses layanan kita atau bahkan membeli produk layanan kita. Kesadaran tren teknologi membantu kita dalam mengidentifikasi kebutuhan dan mekanisme layanan yang diinginkan oleh pengguna layanan organisasi. Artinya, organisasi kita harus dapat memaksimalkan pemanfaatan teknologi untuk meningkatkan layanan organisasi sehingga dapat berdampak pada kemudahan dan kepuasan pengguna dalam menggunakan atau mengakses layanan. Kedua, Meningkatkan peluang dengan ide-ide baru dan usaha baru. Kesadaran tren teknologi tidak serta merta membantu sosialisasi atau visibilitas organisasi kita saja. Tren teknologi dapat 23 Modul IT Enterprise meningkatkan peluang untuk meningkatkan area layanan atau bisnis organisasi kita. Organisasi kita dapat mengadopsi teknologi baru dan/atau yang sedang tren tanpa harus memiliki bisnis yang berpusat pada teknologi, atau memulai usaha baru yang berpusat pada teknologi. Kemampuan dalam memahami perkembangan teknologi akan memberikan manfaat dan nilai bagi peningkatan kinerja dan daya saing organisasi. Beberapa contoh tren teknologi yang saat ini sedang berkembang dan banyak diadopsi dan/atau diimplementasikan diantaranya adalah Artificial Intelligence, Machine Learning, Robotic Process Automation, Cloud Computing, Edge Computing, Quantum Computing, Virtual Reality and Augmented Reality, Blockchain, Internet of Things (IoT), Big Data Analytics, Cyber Security. Meskipun teknologi terus muncul dan berkembang di sekitar kita, tren-tren teknologi tersebut dapat menawarkan potensi yang besar dalam memenuhi tuntutan atau kebutuhan organisasi, masa sekarang ataupun di masa mendatang. Tren teknologi informasi terus berkembang setiap tahunnya. Teknologi informasi yang ada akan menentukan masa depan perkembangan dan kebutuhan organisasi pada suatu periode waktu. Peran teknologi informasi sangat krusial bagi berlangsungnya sebuah bisnis organisasi, khususnya jika organisasi ingin mengadopsi suatu teknologi tekini dan mengimplementasikannya untuk mendukung operasional kegiatan organisasi. Organisasi diharuskan memiliki kapabilitas dalam mengidentifikasi dan pengkaji perkembangan atau trend teknologi informasi. Oleh karena itu, merupakan hal yang penting bagi organisasi untuk mengetahui tren teknologi di setiap tahun dan bagaimana opsi trend teknologi tersebut dapat diimplementasikan di lingkungan organisasi. 24 Modul IT Enterprise b. Pengkajian Tren Teknologi Pengkajian tren teknologi dilakukan secara sistematis terkait dengan tren teknologi (TI) terkini yang dapat mendukung dan meningkatkan kinerja layanan organisasi. Kegiatan reviu ini bertujuan untuk lebih memahami penggunaan tren teknologi saat ini, mengidentifikasi kekurangan, potensi masalah, isu, outcome, dan peluang berdasarkan pada praktik terbaik (best practice) sebagai referensi. Kegiatan reviu ini digunakan sebagai dasar utama dalam memberikan masukan dan arahan terhadap TI yang digunakan organisasi saat ini. Tahapan kegiatan dalam melakukan kajian tren teknologi (TI) mencakup Melakukan kegiatan identifikasi dan kajian pendekatan teknologi terkini; Melakukan kajian penerapan/inisiatif saat ini; Mengajukan opsi tren teknologi dan usul pemanfaatannya yang sesuai dengan kebutuhan TI dan bisnis organisasi yang mampu mendukung dan meningkatkan kinerja organisasi; Mengkaji implikasi implementasi tren teknologi tersebut; Tahapan kegiatan pengkajian tren teknologi ini harus diawali dengan kemampuan kita dalam mengidentifikasi tren teknologi apa yang akan dikaji. Tren teknologi ini dapat disesuaikan dengan perkembangan teknologi saat ini dan/atau kebutuhan organisasi yang ingin mengadopsi suatu teknologi tertentu. Selanjutnya dapat melakukan kajian pendekatan teknologi tersebut berdasarkan pada praktik-praktik terbaik (best practice) sebagai referensi. Hal ini akan menjadi input atau masukan terhadap kajian penerapan/ inisiatif teknologi saat ini. Implikasi implementasi tren teknologi terhadap organisasi menjadi poin penting yang harus dipertimbangkan secara baik pada saat melakukan pengkajian tren teknologi ini. Pengkajian implementasi dapat berfokus pada penerapan transformasi TI dan tren teknologi 25 Modul IT Enterprise sebagai satu kesatuan proses transformasi yang berkaitan dengan peningkatan pemanfaatan perangkat dan infrastruktur TI sesuai dengan tren teknologi yag diadopsi (machine learning, artificial intelligence, big data analytics, cloud, IoT), termasuk juga ekosistem dan platform digital pendukungnya dalam rangka meningkatkan kualitas layanan TI yang diberikan. Dalam area ini, organisasi dapat membangun dan mengimplementasikan sistem layanan baru hasil implementasi dari tren teknologi tersebut di lingkungan operasional bisnis organisasi, khususnya untuk meningkatkan service capabilities, service environment, service experience, service process, dan service delivery organisasi. c. Analisis Terhadap Strategi Bisnis Organisasi yang Berdampak Pada Strategi TI Organisasi Mengapa butuh Analisis Strategi Bisnis Organisasi? Analisis strategi bisnis organisasi wajib dilakukan jika kita ingin menerapkan peningkatan berkelanjutan (continuous improvement) di organisasi kita. Artinya, strategi bisnis organisasi yang menjadi arah dan panduan dari organisasi harus selalu mampu menyesuaikan terhadap perkembangan dan kebutuhan organisasi. Sebuah strategi bisnis harus memiliki sifat adaptif agile, dan kolaboratif. Artinya strategi bisnis harus dapat secara gesit atau tangkas dalam menangkap semua kebutuhan bisnis organisasi, dan mampu memperlihatkan mekanisme kolaboratif antara kegiatan bisnis organisasi, termasuk juga kolaborasi SDM didalamnya. Analisis dilakukan terhadap setiap inisiatif kebutuhan bisnis organisasi tentunya dengan memperhatikan arah kebijakan organisasi yang telah ditetapkan. Analisis terhadap strategi bisnis organisasi ini sejatinya akan berdampak terhadap semua domain dan aspek organisasi, mulai dari unit kerja terkait, proses bisnis yang terdampak, sampai pada operasional layanan pendukungnya. Tak terkecuali terhadap strategi TI yang secara 26 Modul IT Enterprise langsung akan terkena dampak terhadap hasil analisis strategi bisnis organisasi. Ingat prinsip keselarasan antara strategi bisnis dengan strategi TI. Strategi bisnis digunakan sebagai dasar atau referensi dalam menyusun strategi TI. Analisis strategi bisnis organisasi yang berdampak pada strategi TI organisasi mencakup kajian analisis terhadap strategi dan tujuan bisnis organisasi yang digunakan sebagai dasar penyelarasan terhadap strategi dan tujuan TI organisasi. Hal ini untuk memastikan bahwa pengembangan strategi TI sejalan dan selaras dengan strategi bisnis organisasi. Kegiatan ini berfokus pada strategi bisnis organisasi, khususnya yang terkait dengan strategi dan inovasi layanan TI yang akan dikembangkan Dalam kegiatan ini, perlu dipertimbangkan mengenai keselarasan antara strategi bisnis dan strategi TI organisasi, dan memastikan bahwa strategi TI dapat mendukung dan berdampak baik terhadap strategi bisnis organisasi. Tahapan kegiatan analisis strategi bisnis organisasi yang berdampak pada strategi TI organisasi mencakup Mengidentifikasi strategi dan tujuan bisnis organisasi; Menganalisa keselarasan antara strategi dan tujuan TI terhadap strategi dan tujuan bisnis; Menganalisa model bisnis yang berdampak pada strategi TI; Menganalisa konteks bisnis yang berdampak pada operasional strategi TI; Mengidentifikasi kesenjangan strategi bisnis dan strategi TI; dan Mengidentifikasi kebutuhan TI yang selaras dengan kebutuhan bisnis; d. Analisis Dampak TI Terhadap Perubahan Strategi Bisnis Organisasi Teknologi informasi (TI), inovasi digital, dan digitalisasi telah secara fundamental mengubah setiap aspek baik sosial, budaya, maupun ekonomi dari kehidupan manusia. Tak terkecuali bagi organisasi. Aspek bisnis seperti proses, produk, layanan, dan hubungan antara 27 Modul IT Enterprise setiap perannya dalam lingkungan organisasi banyak mengalami perubahan berkat ini. Digitalisasi mengalami perkembangan yang dinamis seiring munculnya Industri 4.0 dan perubahan lingkungan yang cepat seperti munculnya Covid-19. Industri 4.0 didukung oleh teknologi dan inovasi digital seperti big data analytics, internet of things (IoT), mobile devices, cloud, fog and edge computing, robots dan drones, artificial intelligence, blockchain technology, extended reality technologies, digital twins, serta collaborative and social tools yang berpotensi menambah value pada organisasi. Sementara di sisi lain munculnya situasi yang berdampak pada pengurangan interaksi sosial, social distancing, lockdown, pembatasan ruang gerak masyarakat, juga memaksa organisasi untuk mempercepat penciptaan nilai baru dari optimalisasi teknologi layanan digital dan digitalisasi. Artinya teknologi informasi berdampak terhadap organisasi yang menuntut organisasi untuk melakukan penyesuaian atau bahkan perubahan strategi bisnisnya. Inilah yang mendasari dibutuhkannya analisis dampak TI terhadap perubahan strategi bisnis organisasi. Analisis dampak TI yang digunakan organisasi saat ini dan trennya terhadap perubahan strategi bisnis organisasi merupakan kegiatan melakukan kajian analisis dampak dan pengaruh penggunaan TI yang digunakan organisasi saat ini terhadap strategi dan tujuan dan bisnis organisasi. Kegiatan ini mencakup kajian terhadap dampak tren TI terhadap perubahan strategi bisnis organisasi. Kegiatan ini berfokus pada analisis dampak TI dari penggunaan sumber daya TI pada organisasi, seperti: biaya TI, aplikasi, data, infrastruktur, teknologi, SDM TI, serta peraturan dan kebijakan TI dalam memberikan manfaat dan nilai bagi kinerja organisasi. Hasil kajian dan analisis tersebut menjadi dasar dalam perumusan dan perubahan strategi bisnis insititusi. Hal ini untuk memastikan bahwa pengembangan dan 28 Modul IT Enterprise penggunaan TI sejalan dan selaras dengan strategi dan tujuan bisnis organisasi serta dapat memberikan manfaat dan nilai terhadap organisasi. Ingat prinsip keselarasan antara strategi bisnis dengan strategi TI. Strategi bisnis digunakan sebagai dasar atau referensi dalam menyusun strategi TI. Artinya, strategi TI pun harus mampu bertindak sebagai “enabler” terhadap strategi bisnis organsiasi. Dampak TI pun harus dianalisis sehingga mampu mengidentifikasi dan mengkaji dampak TI tersebut terhadap perubahan strategi bisnis organisasi. Dalam kegiatan ini, perlu diuraikan dampak TI baik dampak positif maupun dampak negatif terhadap strategi bisnis organisasi. Selain itu perlu dipertimbangkan mengenai keselarasan antara strategi bisnis dan strategi TI organisasi, dan memastikan bahwa penggunaan TI dapat mendukung dan berdampak baik terhadap strategi bisnis organisasi. Tahapan kegiatan analisis dampak TI yang digunakan organisasi saat ini dan trennya terhadap perubahan strategi bisnis organisasi ini mencakup identifikasi strategi dan tujuan TI; identifikasi sumber daya TI yang akan dilakukan analisis dampak; analisa dampak penggunaan TI terhadap kinerja organisasi; analisa risiko TI; analisa keselarasan antara strategi dan tujuan TI terhadap strategi dan tujuan bisnis; identifikasi perubahan strategi bisnis; dan kajian nilai TI bagi organisasi. 3.2. Rangkuman Tren teknologi mencakup perkembangan atau perubahan dari suatu teknologi ke arah yang lebih baru atau menjadi sesuatu yang berbeda dari sebelumnya. Adanya tren teknologi menuntut kita untuk siap dan peduli terhadap perkembangan teknologi. Tren teknologi dapat meningkatkan peluang untuk meningkatkan area layanan atau bisnis organisasi kita. Beberapa contoh tren teknologi yang saat ini sedang 29 Modul IT Enterprise berkembang dan banyak diadopsi dan/atau diimplementasikan diantaranya adalah Artificial Intelligence, Machine Learning, Robotic Process Automation, Cloud Computing, Edge Computing, Quantum Computing, Virtual Reality and Augmented Reality, Blockchain, Internet of Things (IoT), Big Data Analytics, Cyber Security. Organisasi diharuskan memiliki kapabilitas dalam mengidentifikasi dan pengkaji perkembangan atau trend teknologi informasi. Oleh karena itu, merupakan hal yang penting bagi organisasi untuk mengetahui tren teknologi di setiap tahun dan bagaimana opsi trend teknologi tersebut dapat diimplementasikan di lingkungan organisasi. Pengkajian tren teknologi dilakukan secara sistematis terkait dengan tren teknologi (TI) terkini yang dapat mendukung dan meningkatkan kinerja layanan organisasi. Analisis strategi bisnis organisasi wajib dilakukan jika kita ingin menerapkan peningkatan berkelanjutan (continuous improvement) di organisasi kita, khususnya jika ingin menerapkan tren teknologi. Artinya, strategi bisnis organisasi yang menjadi arah dan panduan dari organisasi harus selalu mampu menyesuaikan terhadap perkembangan dan kebutuhan organisasi. Tak terkecuali terhadap strategi TI yang secara langsung akan terkena dampak terhadap hasil analisis strategi bisnis organisasi. 3.3. Soal Latihan 1. Apa yang dimaksud dengan tren teknologi? 2. Hal-hal apa yang menjadi pertimbangan dalam melakukan analisa tren teknologi? 3. Sebutkan beberapa contoh tren teknologi saat ini yang terkait dengan kegiatan bisnis organisasi Anda 4. Mengapa kita perlu melakukan analisis dampak TI terhadap perubahan strategi bisnis organisasi 5. Mengapa perlu melakukan pengkajian terhadap tren teknologi? 30 Modul IT Enterprise 3.4. Contoh Kasus Melakukan reviu tren TI terkini adalah melakukan kajian atau reviu secara sistematis terhadap tren teknologi (TI) terkini yang dapat mendukung dan meningkatkan kinerja layanan institusi. Objek TI yang akan dilakukan reviu tren TI nya adalah Transformasi Layanan Digital atau Digital Service Transformation. Reviu tren TI terhadap digital service transformation dilakikan secara spesifik, baik secara akademik mapun praktikal, di Direktorat Sistem Informasi Statistik, Badan Pusat Statistik. Digital transformation secara umum merupakan sebuah peluang implementasi teknologi baru dalam upaya memproduksi sebuah nilai. Implementasi tersebut mengakibatkan perubahan terhadap struktur organisasi, fungsi, proses, dan model bisnis karena teknologi yang diadopsi telah mengungkit kinerjanya. Hal ini banyak membawa manfaat bagi organisasi antara lain meningkatkan kepuasan pengguna layanan, meningkatkan pengalaman pengguna, meningkatkan produktivitas, mengurangi biaya produk dan layanan, serta mendapatkan keunggulan kompetitif. Transformasi (bisnis) digital mencakup transformasi dari banyak segi dimana salah satunya adalah transformasi pada produk organisasi yang dapat berupa barang maupun jasa/layanan. Transformasi jasa atau layanan merupakan salah satu keberhasilan dari proses transformasi bisnis digital. Layanan merupakan produk organisasi dan inovasi layanan menjadi salah satu domain penting yang ikut mengalami transformasi. Tinjauan terhadap implementasi digital transformation yang berhasil dipengaruhi oleh layanan sebagai komponen utama yang memungkinkan hal tersebut. Inovasi layanan, termasuk layanan digital, menjadi salah satu fokus penting untuk dipertimbangkan dalam proses transformasi. Layanan digital yang mengalami proses transformasi 31 Modul IT Enterprise melalui pemanfaatan teknologi/inovasi digital maupun proses digitalisasi termasuk bagian dari digital transformation. Beberapa menyebutnya sebagai digital service transformation (Klotzner, 2016) menyatakan bahwa digital service transformation merupakan gabungan antara servitization dan digital transformation yang disebut juga digital servitization sementara pada (Shen et al., 2021a), (Sklyar, Kowalkowski, Tronvoll, et al., 2019) disampaikan secara tersirat. Pada (Zaki, 2019), (Zysman, 2006), (Matzner et al., 2018), (Ghazawneh, 2019) disebutkan bahwa digital service transformation merupakan sebuah proses transformasi layanan yang di-enabled oleh teknologi digital dan/atau machine learning, artificial intelligence, untuk menciptakan aset layanan yang inovatif sehingga dapat menciptakan nilai baru bagi organisasi/ pengguna, yang juga harus didukung oleh platform dan ekosistem digital. Meskipun beberapa penelitian menganggap digital service transformation adalah service transformation pada layanan digital (Zaki, 2019), (Zysman, 2006), (Matzner et al., 2018), (Ghazawneh, 2019), tetapi apabila ditinjau kembali definisi awal service transformation tidak menyebut pemanfaatan unsur digital (Matzner et al., 2018), (Klotzner, 2016), (Dombrowski & Fochler, 2018), (Kandampully et al., 2021a). Proses transformasi dilakukan terhadap layanan yang mengandung istilah digital di dalamnya, sehingga meskipun dianggap sebagai service transformation pada layanan digital, tidak menampik kemungkinan bahwa dalam prosesnya tetap membutuhkan teknologi, platform, dan ekosistem digital, yang merupakan komponen yang sama dalam digital transformation. Sementara terminologi yang disampaikan oleh (Rajab, 2020), (Ghazawneh, 2018), (Liu & Deng, 2019), (Barravecchia et al., 2021), (Chatfield & Reddick, 2019), dan lainnya menyatakan bahwa digital service transformation merupakan proses transformasi layanan dari analog ke digital yang melibatkan digitisasi keseluruhan proses 32 Modul IT Enterprise sehingga menciptakan layanan baru, model bisnis, dan produk yang inovatif sehingga dapat mengurangi biaya operasional kegiatan, meningkatkan efisiensi pelaksanaan kegiatan, dan mendorong peningkatan kinerja organisasi. Selain itu terminologi yang disampaikan oleh (Gomes et al., 2020), (Ismail et al., 2018), (Osterwalder et al., 2004), (Berghaus & Back, 2016) mengasumsikan bahwa digital service transformation merupakan transformasi layanan dari proses transformasi bisnis digital. 33 Modul IT Enterprise BAB IV PEMBANGUNAN ENTERPRISE ARCHITECTURE 4.1. Uraian Materi a. Pengantar Enterprise Architecture Enterprise Architecture (EA) adalah logika pengorganisasian untuk proses bisnis dan infrastruktur TI, merefleksikan integrasi dan kebutuhan standardisasi model organisasi. Enterprise Architecture menyediakan infrastruktur proses dan teknologi secara fundamental untuk pengembangan suatu strategi teknologi informasi dan dapat membangun keselarasan implementasi dan strategi bisnis. Selain itu EA juga menyediakan informasi mengenai kondisi perusahaan dimasa sekarang dan kondisi perusahaan yang ingin dicapai di masa mendatang, serta perencanaan manajemen perusahaan untuk melakukan migrasi dari kondisi sekarang ke kondisi yang akan datang Tujuan EA bertujuan untuk menciptakan lingkungan yang dapat mengubah dan mendukung tujuan-tujuan bisnis. EA akan menunjukkan kebutuhan bisnis yang seperti apa, organisasi ingin menjadi seperti apa, dan memastikan bahwa strategi TI sejalan dengan kebutuhan bisnis. EA juga membantu organisasi menghilangkan budaya silo (terkotak – kotak) yang banyak terjadi pada organisasi. Mendukung tercapainya keselarasan strategi bisnis dan IT (strategic business IT alignment) Manfaat Manfaat yang dapat diperoleh melalui pengembangan Enterprise Architecture adal Beberapa manfaat yang bisa diperoleh dengan mengimplementasikan EA pada sebuah perusahaan atau organisasi adalah sebagai berikut 34 Modul IT Enterprise 1. Kemampuan bagi sebuah perusahaan atau organisasi untuk membuat keputusan spesifik mengenai kondisi perusahaan mana yang ingin dicapai pada masa mendatang dengan mempertimbangkan faktor biaya, sumber daya, dan kesesuaian arsitektur perusahaan. 2. Sebagai dasar perencanaan 3. Berperan dalam arsitektur proyek serta menginisiasi Project Management 4. Sebagai dasar dalam melakukan menajemen Risiko 5. Panduan dalam melakukan pengelolaan Teknologi Informasi Saat ini terdapat banyak EA Framework yang digunakan oleh sebuah Enterprise untuk mempresentasikan gambaran umum perusahaannya. Beberapa jenis EA Framework yang digunakan diantaranya : 1. The Zachman Framework. 2. Department of Defense Architecture Framework (DODAF) 3. Ministry of Defense Architecture Framework (MODAF) 4. Archimate 5. Federal Enterprise Architecture Framework (FEAF) 6. The Open Group Architecture Framework (TOGAF) 7. EABOK (The Guide to the Enterprise Architecture Body of Knowledge) 8. SABSA b. Komponen Enterprise Architecture Komponen Enterprise Architecture mendefinisikan bagian/unsur pembentuk Enterprise Architecture. Komponen EA terdiri atas Domain dan Referensi. 35 Modul IT Enterprise Domain arsitektur, mendeskripsikan substansi arsitektur yang memuat domain visi, domain arsitektur proses bisnis, domain arsitektur data dan informasi, domain arsitektur layanan, domain arsitektur aplikasi , domain arsitektur infrastruktur , dan domain arsitektur keamanan. Referensi arsitektur, yang mendeskripsikan komponen dasar arsitektur baku dan dapat digunakan sebagai acuan untuk penyusunan setiap domain arsitektur; Domain arsitektur terdiri atas : 1. Domain Visi Fase inisiasi dari siklus pengembangan arsitektur yang mencakup pendefinisian ruang lingkup, identifikasi stakeholders, penyusunan visi arsitektur, dan pengajuan persetujuan untuk memulai pengembangan arsitektur. Objek-objek yang dapat diidentifikasi pada layer visi diantaranya : visi, misi, tujuan, sasaran, manfaat, dan lain-lain sesuai dengan kebutuhan institusi. Langkah-langkah membangun arsitektur visi 1. Mengidentifikasi tujuan dan driver business, yaitu visi, misi, tujuan dan sasaran strategis BPS 2. Mengidentifikasi ruang lingkup BPS dalam perancangan EA 3. Mengidentifikasi struktur organisasi BPS yang terlibat dalam perancangan EA 4. Menetapkan batasan dalam membangun EA 5. Identifikasi stakeholder, kebutuhan bisnis dan visi arsitektur 36 Modul IT Enterprise Relasi dengan Domain Lain Gambar 3 Relasi Domain Visi 2. Domain Layanan Merupakan domain yang memuat informasi terkait layanan apa saja yang disediakan oleh organisasi dalam mendukung strategi organisasi. Layanan organisasi mengarah pada terwujudnya sebuah layanan publik yang didefinisikan sebagai kegiatan atau rangkaian kegiatan dalam rangka pemenuhan kebutuhan pelayanan sesuai dengan peraturan perundang-undangan bagi setiap warga Negara dan penduduk atas barang, jasa, dan/atau pelayanan administratif yang disediakan oleh penyelenggara pelayanan publik yaitu setiap organisasi penyelenggara Negara, korporasi, lembaga independen yang dibentuk berdasarkan undang-undang untuk kegiatan pelayanan publik, dan badan hukum lain yang dibentuk semata-mata untuk kegiatan pelayanan publik. Kegiatan tersebut dilaksanakan oleh pejabat, pegawai, petugas, dan setiap orang yang bekerja di dalam organisasi penyelenggara yang bertugas melaksanakan tindakan atau serangkaian tindakan pelayanan publik. 37 Modul IT Enterprise Tahapan Langkah-langkah yang dapat dilakukan dalam menyusun domain bisnis diantaranya adalah : 1. Mendefinisikan proses bisnis untuk masing-masing kegiatan bisnis (business activities) di unit organisasi yang menjadi scope business penelitian ini. 2. Melakukan analisis permodelan bisnis pada kondisi saat ini (current state). 3. Mengidentifikasi permasalahan (problem) yang muncul pada pemodelan proses bisnis saat ini. 4. Membuat arsitektur permodelan bisnis untuk kondisi mendatang (future state). 5. Melakukan gap analysis. 6. Merancang Artefak hasil dari fase Business Architecture dalam bentuk viewpoint yang disepakati 7. Finalisasi Arsitektur Bisnis Relasi dengan Domain lain Mengacu pada Peraturan Presiden tentang Arsitektur SPBE, domain layanan akan terhubung secara langsung dengan domain visi, domain proses bisnis, domain data, serta domain aplikasi 38 Modul IT Enterprise Gambar 4 Relasi Domain Layanan 3. Domain bisnis Memuat informasi yang menggambarkan obyek-obyek yang terlibat dan mendukung proses bisnis seperti proses bisnis, fungsi bisnis, aktor, peran, dan dan obyek lain sesuai kebutuhan institusi. Domain bisnis merupakan domain yang cukup penting karena terkait dengan hampir semua komponen, seperti layanan, data, dan aplikasi. Dalam pengembangannya domain bisnis harus selaras dengan domain layanan dan visi. Tahapan Langkah-langkah yang dapat dilakukan dalam menyusun domain bisnis diantaranya adalah : 1. Mendefinisikan proses bisnis untuk masing-masing kegiatan bisnis (business activities) di unit organisasi yang menjadi scope business penelitian ini. 2. Melakukan analisis permodelan bisnis pada kondisi saat ini (current state). 3. Mengidentifikasi permasalahan (problem) yang muncul pada pemodelan proses bisnis saat ini. 39 Modul IT Enterprise 4. Membuat arsitektur permodelan bisnis untuk kondisi mendatang (future state). 5. Melakukan gap analysis. 6. Merancang Artefak hasil dari fase Business Architecture dalam bentuk viewpoint yang disepakati 7. Finalisasi Arsitektur Bisnis Relasi dengan domain lain Domain bisnis dapat berelasi dengan domain layanan, domain aplikasi, domain data, serta domain keamanan Gambar 5 Relasi Domain Bisnis 4. Domain Data Memuat informasi terkait objek Data/Informasi dalam kaitanya dengan komponen atau domain lain. Tujuan dari arsitektur data adalah untuk mendefinisikan tipe dan sumber utama data yang diperlukan untuk mendukung proses bisnis dan layanan dengan yang dapat dipahami oleh stakeholder dengan lengkap dan kosisten. Dalam menyusun arsitektur data tidak harus memperhatikan rancangan database. Tujuannya adalah untuk mendefinisikan entitas data yang relevan dengan institusi, yang 40 Modul IT Enterprise bergerak diantara proses bisnis sebagai sebuah input dan output, bukanlah untuk merancang sistem penyimpanan fisik dan logik Tahapan Langkah-langkah yang dapat dilakukan dalam menyusun arsitektur pada domain data diantaranya adalah : 1. Mengidentifikasi kebutuhan informasi yang mendukung layanan atau highlevel proses bisnis 2. Mengidentifikasi informasi atau data yang menjadi input atau output dari setiap proses bisnis pada level ke –n. Entitas data yang terbentuk pada level ini harus selaras dengan Entitas informasi pada tahapan no.1 3. Menentukan struktur target arsitektur data untuk kondisi mendatang (future state) sesuai dengan arsitektur referensi data 4. Melakukan gap analysis. 5. Finalisasi Arsitektur Data Relasi dengan Domain lain Domain data dapat berelasi dengan domain layanan, domain bisnis, domain aplikasi, domain teknologi serta domain keamanan. Dalam kaitanya dengan domain layanan, entitas data dapat diidentifikasi melalui data atau informasi apa saja yang mendukung layanan. Sebagai sebuah entitas, data juga bisa diidentifikasi melalui input dan output dari sebuat proses bisnis yang akan bergerak pada aplikasi. Terkait dengan domain teknologi, maka akan diidentifikasi storage dimana data tersebut akan disimpan. Sedangkan domain keamanan akan mendefinisikan … 41 Modul IT Enterprise Gambar 6 Relasi Domain Data 5. Domain Aplikasi Tujuan dari arsitektur aplikasi adalah untuk mendefinisikan jenis- jenis utama dari sistem aplikasi yang penting untuk memproses data dan mendukung bisnis. Penting untuk diketahui bahwa arsitektur aplikasi ini tidaklah memperhatikan perancangan sistem aplikasi. Tujuannya adalah untuk mendefinisikan jenis-jenis sistem aplikasi yang relevan dengan enterprise dan aplikasi apa saja yang diperlukan untuk mengatur data dan menghadirkan informasi kepada aktor manusia dan komputer di enterprise. Aplikasi tidak diuraikan sebagai sistem komputer tetapi sebagai grup logik dari kemampuan untuk mengatur objek data dalam arsitektur data dan mendukung fungsi-fungsi bisnis dalam arsitektur bisnis. Aplikasi dan kemampuan didefinisikan tanpa mereferensikan ke teknologi khusus. Suatu aplikasi bersifat stabil dan relatif tidak berubah sepanjang waktu sedangkan teknologi yang digunakan untuk mengimplementasikannya akan barubah sepanjang waktu, berdasarkan pada teknologi yang sekarang tersedia dan perubahan kebutuhan bisnis. Tahapan 42 Modul IT Enterprise Langkah-langkah yang dapat dilakukan dalam menyusun domain aplikasi diantaranya adalah : 1. Mendefinisikan kebutuhan aplikasi yang mendukung domain layanan 2. Mendefinisikan kebutuhan komponen aplikasi yang mendukung proses bisnis. 3. Melakukan pemetaan obyek atau entitas dalam arsitektur data dengan komponen aplikasi 4. Membuat relasi antar aplikasi/komponen aplikasi 5. Menentukan arsitektur aplikasi target 6. Melakukan gap analysis. Relasi dengan domain lain Arsitektur aplikasi dapat disusun dengan mengidentifikasi aplikasi yang mendukung sebuah layanan. Selain itu dapat juga melalui pendekatan aplikasi/komponen aplikasi yang mendukung. proses bisnis. Dalam kaitannya dengan arsitektur data, sebagaimana sudah terdefinisi dalam penjelasan pada arsitektur data bahwa entitas data akan bergerak dalam aplikasi untuk mendukung sebuah proses bisnis atau layanan tertentu. Gambar 7 Relasi Domain Aplikasi 43 Modul IT Enterprise 6. Domain Teknologi : perangkat jaringan, perangkat penyimpanan, dan lain-lain. Membangun arsitektur teknologi yang diinginkan, dimulai dari penentuan jenis kandidat teknologi yang diperlukan dengan menggunakan Technology Portfolio Catalog yang meliputi perangkat lunak dan perangkat keras. Obyek lain yang juga diidentifikasi dalam pengembangan arsitektur teknologi adalah jaringan. Dalam tahapan ini juga mempertimbangkan alternatif- alternatif yang diperlukan dalam pemilihan teknologi. Merupakan konfigurasi infrastruktur yang dibutuhkan untuk menjalankan aplikasi-aplikasi pada Application Architecture. Tahapan Beberapa langkah yang diperlukan untuk membuat arsitektur teknologi yaitu: 1. Mengidentifikasi dan memetakan kebutuhan teknologi pada setiap obyek pada domain yang terkait, seperti domain aplikasi dan domain data untuk arsitektur aplikasi saat ini 2. Membangun viewpoint arsitektur dalam domain teknologi untuk kondisi saat ini (hubungan antar obyek). 3. Menentukan arsitektur teknologi target 4. Melakukan gap analysis antara arsitektur teknologi saat ini dengan arsitektur teknologi target. Relasi dengan Domain lain Berdasarkan tahapan diatas, arsitektur teknologi dapat diisusun melalui identifikasi kebutuhan teknologi dari domain lain yaitu aplikasi dan data, serta cakupan keamanan yang dipertimbangkan dalam setiap domain teknologi. Relasi yang terbentuk adalah sebagai berikut : 44 Modul IT Enterprise Gambar 8 Relasi Domain Teknologi 7. Domain Keamanan Domain arsitektur keamanan bertujuan untuk mendeskripsikan pengendalian dan pengintegrasian keamanan data dan informasi, aplikasi, serta infrastruktur , sehingga dapat dilakukan pengendalian melalui identifikasi program keamanan, pertimbangan kelaikan keamanan serta regulasi keamanan yang komprehensif. Keamanan mencakup penjaminan kerahasiaan, keutuhan, ketersediaan, keaslian, dan kenirsangkalan (non-repudiation) sumber daya terkait data dan informasi, aplikasi , dan infrastruktur Penjaminan kerahasiaan dilakukan melalui penetapan klasifikasi keamanan, pembatasan akses, dan pengendalian keamanan lainnya. Tahapan Tahapan dalam menyusun arsitektur keamanan terdiri atas: 1. Mengidentifikasi cakupan keamanan dalam domain yang berkaitan, yaitu domain data, domain aplikasi dan infrastruktur 2. Menentukan atau menyusun arsitektur keamanan target 3. Melakukan analisa kesenjangan 45 Modul IT Enterprise Relasi dengan Domain Lain Gambar 9 Relasi Domain Keamanan c. Pengembangan Enterprise Architecture Secara umum pengembangan Enterprise Architecture terlihat pada gambar berikut: Gambar 10 Tahapan Pengembangan EA Langkah-langkah pengembangan 1. Persiapan/Preliminary Pada tahap preliminary ini menjelaskan hal-hal yang dibutuhkan terkait persiapan terkait proses bisnis utama yang dijalankan oleh Badan Pusat Statistik. Pada tahap preliminary ini dilakukan 46 Modul IT Enterprise identifikasi terkait visi misi BPS, tugas dan fungsi, tujuan dan sasaran strategis, struktur organisasi, ruang lingkup / cakupan, serta stakeholder yang mendukung proses bisnis statistik. Beberapa tahapan yang dilakukan pada fase Preliminary adalah : 1. Identifikasi scope yang terlibat dalam perancangan EA di BPS. 2. Menentukan framework yang akan digunakan dalam perancangan EA 3. Identifikasi Team dan Unit organisasi yang lebih detil yang terlibat dalam perancangan EA. 4. Identifikasi prinsip-prinsip arsitektur 2. Menyusun Enterprise Architecture Saat Ini (As-Is) Dalam melakukan penyusunan EA saat ini atau As-Is, dimulai dari melakukan mengidentifikasi dan mengumpulkan informasi kondisi institusi untuk kondisi saat ini. Beberapa hal yang diidentifiksi meliputi keseluruhan domain yaitu visi, layanan, bisnis, data, aplikasi, teknologi dan juga keamanan. Selanjutnya dilakukan analisa terhadap kondisi institusi dengan mempertimbangkan efektifitas dan efisiensi 3. Pengembangan Enterprise Architecture Target Pengembangan EA Target dilakukan supaya pengembangan EA mempunyai target pengembangan yang lebih jelas dan terarah. Dalam menyusun arsitektur target dapat menggunakan 2 (dua) pendekatan , yaitu benchmarking dan brainstorming. Benchmarking Benchmarking bertujuan untuk mendapatkan pandangan akurat tentang bagaimana proses yang dilakukan di institusi kita dalam menghasilkan ide-ide untuk meningkatkan proses, 47 Modul IT Enterprise pendekatan, teknologi berdasarkan produk, proses dan pengalaman yang sudah dilakukan oleh pihak lain. Brainstorming Merupakan proses memunculkan ide atau gagasan yang hasilnya akan dirumuskan untuk menetapkan suatu keluaran yang akan dijadikan target acuan dalam pengembangan arsitektur. Proses ini merupakan 4. Melakukan analisa kesenjangan Melakukan analisis kesenjangan terhadap komponen Enterprise Architecture (EA) adalah melakukan identifikasi dan analisa kesenjangan (gap) dari Komponen EA yang akan datang terhadap komponen EA saat ini atau sebaliknya. Tujuan dari kegiatan ini adalah mengetahui permasalahan pada kondisi organisasi saat ini dan mengidentifikasi gap (kesenjangan) dalam rangka menuju kondisi institusi yang diharapkan. Kegiatan ini sangat penting dan erat kaitannya dengan pengembangan komponen EA pada masa yang akan datang. Tahapan dari kegiatan ini adalah sebagai berikut : 1. Mengkaji arsitektur target dan arsitektur saat ini; 2. Membandingkan arsitektur target dengan arsitektur saat ini pada komponen EA dengan level dan domain yang sama/bersesuaian; 3. Mengidentifikasi kesenjangan (gap) terhadap komponen; 4. Membuat daftar kesenjangan; dan 5. Menganalisis setiap butir kesenjangan termasuk sebab dan akibatnya. 48 Modul IT Enterprise 5. Menyusun Peta Jalan (roadmap) Membuat usulan roadmap pada masing-masing komponen Enterprise Architecture (EA) merupakan kegiatan menyusun rencana program kegiatan yang didasarkan pada solution architecture, yang akan dijadikan dasar/acuan dalam merumuskan kegiatan organisasi baik bisnis maupun TI. Dalam butir ini solution architecture akan diturunkan dalam bentuk workpackage atau paket program yang akan diuraikan dalam bentuk proyek EA. Tahapan aktivitas dari kegiatan ini mencakup namun tidak terbatas pada : 1. Menentukan workpackage (proyek atau program) berdasarkan solution architecture. 2. Membuat daftar rencana program kegiatan dalam bentuk peta jalan (roadmap) yang memuat informasi : a. Tujuan, sasaran dan manfaat dari tiap butir program kegiatan dikaitkan dengan target arsitektur yang akan dicapai; b. Penjelasan kegiatan atau rencana aksi; c. Rancangan struktur dan tahapan kerja setiap program kegiatan; d. Waktu pelaksanaan; e. Perkiraan biaya (jika ada); f. Sumber daya yang dibutuhkan baik sumber daya TI, manusia, ataupun sumber daya lainnya. g. Membuat kriteria dan indikator keberhasilan. Adapun cakupan dari usulan roadmap yang dapat diajukan adalah pembuatan roadmap yang merupakan turunan dari solution architecture hasil dari analisa kesenjangan atau hasil dari kajian terhadap analisa kesenjangan. 49 Modul IT Enterprise 4.2. Rangkuman Enterprise Architecture merupakan salah satu komponen dari strategi TI yang berperan sebagai blueprint yang memuat informasi dari komponen mendasar dari institusi. Komponen tersebut secara umum terdiri atas domain visi, domain layanan, domain bisnis, domain data dan informasi, domain aplikasi, domain teknologi serta domain keamanan. Pengembangan EA yang berkelanjutan dapat dilakukan melalui beberapa tahap mulai dari persiapan, pembangunan arsitektur As-Is, pengembangan arsitektur target, menentukan kesenjangan serta menyusun peta jalan. Keseluruhan tahapan tersebut diimplementasikan untuk semua domain dalam cakupan. Pengembangan EA yang berkelanjutan akan menghasilkan sekumpulan informasi dan portofolio dari setiap domain yang termutakhirkan dan dapat digunakan sebagai dasar perencanaan, pengelolaan, manajemen proyek, manajemen risiko serta pengambilan kebijakan. Selain daripada itu, relasi yang terbentuk antar domain dapat menjadi tolak ukur keselarasan, baik bisnis dengan visi, TI dengan bisnis maupun TI terhadap Visi institusi. 4.3. Soal Latihan 1. Jelaskan secara singkat tahap pengembangan Enterprise Architecture! 2. Komponen-komponen apa saja yang mendukung pengembangan Enterprise Architecture! 3. Apa manfaat yang dapat institusi peroleh melalui pengembanganan Enterprise Architecture! 4. Bagaimana Enterprise Architecture dapat mendukung sebuah pengambilan kebijakan suatu institusi. Berikan contohnya! 50 Modul IT Enterprise 4.4. Contoh Kasus Sesuai dengan amanat Undang-Undang Statistik No.16 Tahun 1997, BPS mempunyai tugas dalam penyelenggaraan kegiatan statistik dasar. Dalam menjalankan tugas dan fungsinya, BPS terbagi atas 5 (lima) kedeputian sektoral yang menghasilkan data statistik. Tidak adanya perencanaan dan koordinasi yang baik, maka terjadi silo dalam penyelenggaraan kegiatan statistik oleh unit yang berbeda-beda. Hal tersebut berdampak pada proses bisnis yang tidak standar antar unit dalam menghasilkan data statistik, duplikasi kebutuhan data, ada banyak aplikasi dengan fungsi yang sama namun dikembangkan dengan platform yang berbeda-beda. Kesemua hal tersebut tentu saja berdampak pada ketidakefisienan dalam menjalankan kegiatan statistik. Selain itu beban kerja pegawai juga berlebih. Untuk mengatasi hal tersebut, salah satu inisiatif yang diambil adalah mengembangkan Enterprise Architecture. Dalam mengembangkan arsitektur target, BPS merujuk pada beberapa referensi. Untuk arsitektur bisnis, BPS merujuk pada standar proses bisnis kegiatan statistik yaitu Generic Statistics Business Process Model (GSBPM), pada domain data merujuk pada Generics Statistics Information Model (GSIM), pengembangkan domain aplikasi merujuk pada Service Oriented Architecture (SOA). Sebagaimana terlihat pada gambar dibawah ini 51 Modul IT Enterprise Gambar 11 Arsitektur Target pada BPS Dari hasil pengembangan Enterprise Arcitecture As-Is, BPS mendapatkan berbagai kumpulan informasi pada tiap domain dan juga obyek-obyek pada masing-masing domain yang berelasi dengan obyek dari domain lain. Dengan berpatokan pada arsitektur target, maka kemudian dilakukan analisa kesenjangan pada domain yang bersesuaian. Hasil analisa kesenjangan menunjukkan bahwa perlu dilakukan integrasi kegiatan statistik dengan merumuskan peta jalan diantaranya melakukan rekayasa proses bisnis agar sesuai dengan GSBPM, standardisasi data dan metadata, serta melakukan integrasi aplikasi yang mendukung integrasi proses bisnis. 52 Modul IT Enterprise BAB V PENYUSUNAN DAN PENGKAJIAN KEBIJAKAN DAN TATA KELOLA TI 5.1. Uraian Materi a. Kebijakan dan Tata Kelola TI Apa itu Kebijakan TI? Kebijakan adalah rangkaian konsep dan asas yang menjadi pedoman dan dasar rencana dalam pelaksanaan suatu pekerjaan, kepemimpinan, dan cara bertindak. Kebijakan ini dapat diterapkan pada pemerintahan, organisasi dan/atau kelompok sektor swasta, serta individu. Dalam prakteknya, kebijakan berbeda dengan peraturan dan hukum. Jika hukum dapat memaksakan atau melarang suatu perilaku (misalnya suatu hukum yang mengharuskan orang untuk taat dan patuh terhadap sebuah peraturan), kebijakan hanya menjadi pedoman tindakan yang paling mungkin memperoleh hasil yang diinginkan. Kebijakan atau kajian kebijakan dapat pula merujuk pada proses pembuatan keputusan-keputusan penting organisasi, termasuk identifikasi berbagai alternatif seperti prioritas program atau pengeluaran, dan pemilihannya berdasarkan dampaknya. Kebijakan juga dapat diartikan sebagai mekanisme politis, manajemen, finansial, atau administratif untuk mencapai suatu tujuan eksplisit. Kebijakan membantu organisasi untuk mengartikulasikan perilaku yang diinginkan organisasi dengan tepat, mitigasi risiko, dan memberikan kontribusi untuk mencapai sasaran organisasi. Sementara itu, Kebijakan TI merupakan standar TI yang menjadi kontrol dan pedoman untuk merencanakan, mengembangkan, menjalankan dan memonitor TI organisasi, untuk mencapai sasaran TI organisasi, yang akhirnya mendukung dalam mencapai sasaran 53 Modul IT Enterprise organisasi. Prinsip keselarasan antara bisnis dengan TI tetap harus dipegang untuk menghasilkan sebuah kebijakan TI yang mampu mendukung strategi, arah dan kebijakan bisnis organisasi. Kebijakan dapat mencakup penetapan peran TI sebagai sebuah pernyataan kebijakan yang ditetapkan untuk menentuklan peran TI dalam organisasi. Hal tersebut bertujuan untuk menempatkan fungsi TI sesuai dengan peran yang telah ditentukan serta berkaitan langsung dengan tugas wewenang, dan tanggung jawab TI organisasi. Ruang lingkupnya dapat didefinisikan berdasarkan tujuan strategis yang diimplementasikan TI di organisasi tersebut. Contohnya : TI diperankan sebagai pendukung/enabler/driver/transformer bisnis organisasi untuk meningkatkan nilai (Value) dan mencapai tujuan strategis organisasi. Keputusan mengenai peran TI ini diatur di dalam Kebijakan TI. Apa itu Tata Kelola TI Tata Kelola TI (Tata Kelola Teknologi Informasi) adalah proses yang digunakan untuk memantau dan mengendalikan keputusan kapabilitas teknologi informasi untuk memastikan pengiriman nilai kepada pemangku kepentingan utama dalam suatu organisasi. Menurut Gartner, tata kelola TI (IT Governance) didefinisikan sebagai proses yang memastikan penggunaan TI yang efektif dan efisien dalam memungkinkan suatu organisasi untuk mencapai tujuannya. Tata Kelola TI mencakup kumpulan proses, kebiasaan, kebijakan, undang-undang, penerapan manajemen dan institusi yang mempengaruhi cara entitas terkait TI dikontrol dan dikelola. Tata Kelola TI menggabungkan semua hubungan antara banyak pemangku kepentingan yang terlibat dan bertujuan untuk mengatur mereka demi mencapai sasaran organisasi dengan cara yang paling efektif dan 54 Modul IT Enterprise efisien mungkin. Ketika strategi Tata Kelola Institusi yang efektif memungkinkan organisasi untuk mengelola semua aspek bisnisnya demi mencapai tujuan bisnis, Tata Kelola TI yang efektif digunakan untuk memastikan bahwa investasi TI menghasilkan nilai bisnis atau manfaat bagi organisasi, dan untuk mitigasi risiko yang berhubungan dengan TI. Hal ini dapat dilakukan dengan cara mengimplementasi struktur organisasi dengan peran yang telah didefinisikan dengan baik untuk tanggung jawab informasi, proses bisnis, aplikasi dan infrastruktur. b. Penyusunan dan Pengkajian Kebijakan TI Menyusun kebijakan TI adalah melakukan kegiatan penyusunan kebijakan TI Institusi dengan menggunakan kerangka kerja kebijakan TI yang telah ditetapkan oleh Institusi baik yang disusun sendiri atau kerangka kerja kebijakan TI yang diadopsi dari standar nasional/internasional dan/atau praktik terbaik. Kebijakan TI disusun/diturunkan berdasarkan prinsip-prinsip TI institusi dengan mengacu pada kerangka kerja kebijakan TI Institusi. Kerangka Kerja Kebijakan TI diartikan sebagai sebuah struktur konsep dasar konten, tahapan, dan proses yang dapat dijadikan sebagai alat untuk menyusun pemikiran, memastikan konsistensi dan kelengkapan dalam menyusun Kebijakan TI. Kerangka Kerja secara nyata dimaksudkan untuk berfungsi sebagai pendukung atau panduan dalam membangun sesuatu. Kebijakan TI yang dibuat akan menjadi aturan dalam mengelola TI Institusi secara menyeluruh di area TI institusi. Tahapan kegiatan menyusun kebijakan TI mencakup Penentuan Tujuan dan Cakupan kebijakan TI; Penyusunan Struktur serta RACI kebijakan TI; Penyusunan kebijakan TI; Penyusunan Standar kebijakan TI; Penyusunan Prosedur kebijakan TI; dan Penyusunan rencana implementasi kebijakan TI; 55 Modul IT Enterprise Sementara itu, melakukan pengkajian terhadap kebijakan TI adalah adalah kegiatan pengkajian secara sistematis terhadap kebijakan TI Institusi yang telah ditetapkan. Pengkajian kebijakan ini merupakan bentuk dari perbaikan berkelanjutan dari kebijakan TI Institusi. Tahapan kegiatan mengkaji kebijakan TI mencakup Identifikasi kebijakan TI yang akan dikaji; Pengkajian kebijakan TI yang telah diidentifikasi; Identifikasi perubahan kebijakan TI berdasarkan hasil kajian; dan Usulan rekomendasi perubahan kebijakan TI. c. Penyusunan dan Pengkajian Tata Kelola TI Menyusun tata kelola TI adalah melakukan kegiatan penyusunan tata kelola TI Institusi dengan menggunakan kerangka kerja tata kelola TI yang telah ditetapkan oleh Institusi baik yang disusun sendiri atau kerangka kerja tata kelola TI yang diadopsi dari standar nasional/internasional dan/atau praktik terbaik. Tata kelola yang