Le classement - Organisation et Gestion des Documents

LE CLASSEMENT 1 LE CLASSEMENT Le classement ! Le parent pauvre du secrétariat, le mal aimé, celui auquel on pense après tout le reste et qu’on s’empresse de co...

LE CLASSEMENT 1 LE CLASSEMENT Le classement ! Le parent pauvre du secrétariat, le mal aimé, celui auquel on pense après tout le reste et qu’on s’empresse de confier à la stagiaire… Pourtant, un classement bien fait rend d’énormes services ! On évite de se stresser, on gagne du temps, voire de l’argent, car dans certains cas le coût d’un document non retrouvé peut être important. Le classement est souvent le point névralgique du secrétariat voire de l’entreprise. Il est pourtant indispensable et mérite donc que l’on y accorde un peu d’attention. Petite introduction Il n’existe pas de modèle type de classement. Le « bon classement » n’existe pas dans l’absolu. Un classement est bon, quand le manager, en l’absence de sa secrétaire, y retrouve tout ce qu’il y cherche. Quelles conditions le classement doit-il remplir pour cela ? Il doit être accessible, à jour, épuré et fiable : ▪ Être accessible : le classement est basé sur une méthode ; les dossiers sont bien identifiés ; il existe un plan de classement qui explique la méthode. ▪ Être à jour : la corbeille « classement en attente » est vide. ▪ Être épuré : il est « sans bruit ». Un bruit est un document qui n’a rien à faire dans le classement (le double, le brouillon, la énième version d’un même document, le document ancien qui devrait être archivé, …). ▪ Être fiable : Le classement est sans « silence », c’est-à-dire qu’il ne manque pas de documents dans les dossiers. Tout document ou dossier emprunté sera remplacé par un « fantôme », c’est-à-dire, une feuille de papier qui comportera le nom du document ou du dossier, le nom de l’emprunteur et la date d’emprunt. Le matériel utilisé par le classement doit faire gagner du temps et de la fiabilité. Comment créer ou refondre un classement ? Pour la création, comme pour la refonte d’un classement, deux éléments sont à prendre en compte : l’analyse de l’existant et les besoins des utilisateurs. Un QQOQCP peut s’avérer très utile pour effectuer cet audit. EPI Centre de Formation - Verviers 2 LE CLASSEMENT QQOQCP ▪ Qui ? Qui utilise les dossiers ? ▪ Quoi ? Quels documents composent les dossiers ? ▪ Où ? Où sont rangés les dossiers ? Où les consulte-t-on ? ▪ Quand ? Quand utilise-t-on les dossiers ? (fréquence d’utilisation pour déterminer si le dossier est « vivant ») ▪ Combien ? Combien de dossiers ? ▪ Pourquoi ? Pour quelle raison ? Les différents types de classement Il existe trois grandes méthodes. Toutes les autres sont des variantes ou des combinaisons. Le choix sera fonction du volume du classement (nombre de dossiers) et de sa nature. Bien entendu, plusieurs méthodes peuvent cohabiter dans un même classement. ▪ Classement alphabétique ▪ Classement numérique ▪ Classement thématique (ou idéologique) La première question à se poser est : les dossiers sont-ils des dossiers homogènes (c’est-à- dire dont le contenu est similaire) ? C’est le cas des dossiers clients, dossiers fournisseurs ou dossiers du personnel. Sont-ils des dossiers hétérogènes ? C’est-à-dire tous les autres. D'autres classements dérivés sont également possibles : ▪ Classement décimal ▪ Classement chronologique ▪ Classement géographique ▪ Classement alphanumérique Le classement alphabétique Le classement alphabétique consiste à ranger les mots d’après l’ordre des lettres dans l’alphabet. Le classement selon cet ordre est souvent délicat pour les dénominations comportant plusieurs mots. En effet, il faut choisir dans chaque dénomination ou chaque rubrique le mot directeur. Puis, pour faciliter les recherches, il faut mettre le mot directeur en évidence en indexant la dénomination. Ainsi, pour déterminer les mots directeurs dans une rubrique complexe, nous allons appliquer les règles définies par la norme l’AFNOR (Association Française de NORmalisation). Ce type de classement s’adapte particulièrement au classement des noms de personnes, des raisons sociales de société, clients, fournisseurs, personnes d’une entreprise, abonnés à un service ou à un journal ou à une assurance, élèves des écoles, … Voici quelques règles à suivre pour les cas particuliers : EPI Centre de Formation - Verviers LE CLASSEMENT 3 Si la rubrique contient des noms propres ? ▪ On classe au premier nom propre : Exemple : Etablissement Moulan et cie MOULAN et cie (Etablissement) Electricité Dumont père et fils DUMONT père et fils (Electricité) ▪ Quand une rubrique renferme 2 noms propres dont l’un est un prénom et l’autre est un nom de famille, on classe par nom de famille : Exemple : Electricité Marc Droguet DROGUET (Electricité Marc) ▪ Les particules Le, La, L’, Du, Des, … sont considérées comme faisant partie du nom, sauf les particules de et d’ : Exemple : Papeterie La Fontaine LA FONTAINE (Papeterie) Laverie de Dison DISON (Laverie de) ▪ Lorsqu’une rubrique renferme 2 noms de famille, on choisit comme mot directeur le premier nom de famille : Exemple : Cabinet Petit et Dumont PETIT et Dumont (Cabinet) ▪ La lettre S présente une exception avec les mots débutants par SAINT : les noms débutant par saint (ou sainte, saints) sont classés à la fin de la lettre S ; entre eux, on suit les règles normales du classement alphabétique. Exemple : Source sera classé avant Saint-Laurent et Saint-Tropez Hôtel de la Source SOURCE (Hôtel de la) Restaurant Saint-Laurent SAINT-LAURENT (Restaurant) Hôtel Saint-Tropez SAINT-TROPEZ (Hôtel) Si la rubrique contient des noms géographiques ? Tout nom de localité, région ou pays est considéré comme nom propre, donc mot Directeur. ▪ On classe au premier nom propre, sans tenir compte des particules : Exemple : Les conserveries de France FRANCE (Les conserveries de) Les moulins de Statte STATTE (Les moulins de) Café de l’Atlas ATLAS (Café de l’) ▪ Les points cardinaux et leurs composés ainsi que le mot "centre" sont considérés comme noms propres, s’il n’en existe pas d’autres et s’ils sont employés (seuls) sans complément : Exemple : Le garage du centre CENTRE (Le garage du) La gazette du sud SUD (La gazette du) Laiterie de l’ouest du Maroc MAROC (Laiterie de l’ouest du) ▪ Les noms débutant par un article simple (le, la, les, un, une…) ou précédé d’un article contracté (du, de, des) se classent d’après le nom caractéristique : Exemple : Garage de la Vierre VIERRE (Garage de la) Hôtel du Louvre LOUVRE (Hôtel du) EPI Centre de Formation - Verviers 4 LE CLASSEMENT Si la rubrique contient des noms publicitaires ? On classe au premier mot du nom utilisé à titre publicitaire à l’exception des articles ou prépositions suivants : au, aux, d’, de, des, du, l’, la, le, les. On considère comme noms publicitaires : ▪ Les mots ou ensemble de mots inventés pour les besoins de la publicité : Exemple : Grand magasin Bata BATA (Grand magasin) Radio cassette Philips PHILIPS (Radio cassette) ▪ Les noms historiques et légendaires : Exemple : Restaurant Don Quichotte DON QUICHOTTE (Restaurant) Hôtel des Mérinides MERINIDES (Hôtel des) Librairie la Joconde JOCONDE (Librairie la) ▪ Les mots pouvant être isolés dans la rubrique. On ne tient pas compte des articles, ni des propositions (à, de, pour, en, dans, avec, sur, par, sans) : Exemple : Journal « L’opinion » OPINION (Journal L’) Publication « Pour nous » NOUS (Publication Pour) ▪ Les mots étrangers publicitaires : Exemple : Café du stade du Foot-Ball FOOT-BALL (Café du stade du) Manufacture de Pull-Over PULL-OVER (Manufacture de) Si la rubrique ne contient aucun nom propre ou assimilé ? ▪ On classe au premier nom commun sauf « société » ou « compagnie » Exemple : Les caves gourmandes CAVES gourmandes (Les) Comptoir des importations COMPTOIR des importations ▪ Toutefois, s’il n’y a pas de nom commun autre que société ou compagnie, on classe à l’un de ces noms : Exemple : Société industrielle belge SOCIETE industrielle belge Compagnie aéropostale COMPAGNIE aéropostale ▪ Quand un nom commun est précédé d’un adjectif qualitatif, on classe à l’adjectif qualitatif : Exemple : Grand soldeur GRAND soldeur ▪ Quand un nom commun est précédé d’un adjectif numéral, on classe à l’adjectif numéral : Exemple : Hôtel du Dix-septième siècle DIX-SEPTIEME siècle (Hôtel du) Aux cent mille chaussures CENT mille chaussures (Aux) EPI Centre de Formation - Verviers LE CLASSEMENT 5 ▪ Si un adjectif est employé comme nom (substantivement), il est alors considéré comme mot directeur de classement : Exemple : Les jeunes du village JEUNES du village (Les) La royale imprimerie ROYALE imprimerie (La) Si la rubrique est formée d'initiales ou sigles ? ▪ On classe toujours d’après la première lettre : Exemple : R.A.M. R.A.M. U.N.E.S.C.O. U.N.E.S.C.O. L'indexage des rubriques On appelle ainsi la manière d’écrire une rubrique afin de faciliter un classement alphabétique. Pour indexer correctement il faut : ▪ d’abord écrire le mot directeur (en majuscule) ▪ puis les mots qui suivent ▪ enfin entre parenthèses, les mots précédents Exemples : Rubriques non indexées Rubriques indexées Café des Quatre Etoiles QUATRE Etoiles (Café des) Auberge du Val d’Attert VAL D’ATTERT (Auberge du) La Royale Imprimerie ROYALE Imprimerie (La) Avantages et inconvénients du classement alphabétique Avantages Inconvénients Simple dans son principe - le classement Compliqué : lorsqu’il s’agit de classer des alphabétique de noms et de mots n’offre pas de dénominations. difficultés. Lent : lorsqu’il porte sur un nombre important de Rapide : lorsqu’il porte sur un nombre restreint documents dont les mots directeurs de de documents. classement peuvent être homonymes ou composés de lettres identiques. Peu sûr : sauf précautions particulières, il est Extensible : il est toujours possible d’insérer de difficile de déceler le déclassement ou l’absence nouvelles dénominations ou un nouveau dossier d’un dossier. entre deux dénominations ou deux dossiers déjà Limite : dans son développement - par des existants. problèmes matériel (liste à modifier ou à refaire, dossier à déplacer, …). EPI Centre de Formation - Verviers 6 LE CLASSEMENT Le classement numérique L’ordre numérique est basé sur la connaissance universelle de la suite naturelle des nombres entiers. (Si l’alphabet est limité à 26 lettres, la suite naturelle des nombres entiers est illimitée). Les objets, les documents sont classés dans l’ordre des numéros qui leurs sont attribués, au moment de leur création (ex. : numéro de client, numéro de dossier chez les assureurs, …). Le classement numérique nécessite l’emploi de deux répertoires : ▪ un répertoire alphabétique : pour retrouver le numéro de document ▪ un répertoire numérique : pour affecter à chaque nouveau document un numéro Exemples : Répertoire Numérique Répertoire Alphabétique N° Rubriques N° Rubriques 1 Sylvie DUPOND 4 DUMONT Paul 2 Sophie DUPONT 3 DUMONT Robert 3 Robert DUMONT 1 DUPOND Sylvie 4 Paul DUMONT 2 DUPONT Sophie NB : On appelle le numéro donné : la cote. La cote d’une pièce est attribuée en fonction de l’arrivée ou réception du dossier. Avantages et inconvénients du classement numérique Avantages Inconvénients Rapide : on ajoute plus facilement des chiffres Répertoire alphabétique indispensable. que des lettres. Extensible : on peut classer facilement de nouveaux dossiers. Une double recherche est nécessaire : Discret : les indices numériques ne signifient consultation du répertoire alphabétique et la rien pour les personnes qui ne disposent pas du recherche dans le meuble de classement. répertoire alphabétique. Sûr : on s’aperçoit facilement de l’absence ou du déclassement d’un dossier. EPI Centre de Formation - Verviers LE CLASSEMENT 7 Le classement idéologique (ou thématique) C’est la méthode préférée de bon nombre de secrétaires. En effet, on a l’impression en utilisant cette méthode que les dossiers y sont bien classés, de manière rationnelle et logique. Elle s’utilise plus pour des dossiers hétérogènes que pour des dossiers homogènes. Le principe est simple : il s’agit de regrouper les dossiers par rubriques, puis par grands thèmes. Les dossiers voisinent donc les uns avec les autres dans l’armoire pour des raisons de proximité d’idées. Si le principe en est simple, la réalisation l’est beaucoup moins. En effet, mettre sur pied un classement thématique vraiment efficace prend du temps et demande la collaboration des utilisateurs. Quand on utilise un classement thématique, il est indispensable d’adopter une codification. Toutes les codifications sont envisageables : décimale, alphabétique, alphanumérique ou mnémotechnique. La grande limitation du classement thématique vient de ce que chacun d’entre nous a son idée sur le thème dans lequel classer les dossiers. Par exemple, doit-on classer le dossier « budget » dans le thème « comptabilité-finances » puisqu’il s’agit d’argent ou dans le thème « gestion », puisqu’il s’agit d’un élément de tableau de bord ? Les deux possibilités sont acceptables, rien ne permet de dire que l’une est meilleure que l’autre. C’est pour cette raison qu’un classement thématique doit être accompagné d’un mode d’emploi. Ce mode d’emploi se compose de deux documents : ▪ Le plan de classement : véritable photographie de l’armoire qui donne la liste des dossiers, regroupés par thèmes et par rubriques. C’est lui qu’on consultera si on ne connaît pas précisément le titre du dossier recherché ; ▪ L’index alphabétique, qui reprend l’ensemble des titres de dossiers classés par ordre alphabétique avec leur numéro qui est l’indication de leur emplacement dans l’armoire. EPI Centre de Formation - Verviers 8 LE CLASSEMENT Le classement chronologique Même s'il fait partie des classements dérivés, attardons-nous sur le classement chronologique. Il consiste à classer les documents dans l’ordre de la suite naturelle des dates : années, mois, jours (quantièmes). Il est utilisé lorsque la date apparaît comme un élément essentiel pour identifier un document (courrier entrant, courrier sortant, …). Le document sera classé par référence à sa date de création. Dans ce mode de classement, le document le plus récent doit toujours être placé sur le dessus. Le classement chronologique est complété par un classement numérique. Exemples : Dans le classeur « Sorties de courrier » Janvier 2024 ▪ 1 Rappel Société de peinture 02/01/24 ▪ 2 Demande renseignements « FILATIS » 12/01/24 ▪ 3 Facture « GRACOM » 21/01/24 Février 2024 ▪ 4 Demande renseignements « ESI » 02/02/24 ▪ 5 Facture « GRACOM » 14/02/24 Conclusion Quelle que soit la méthode choisie, il ne faut pas oublier que classer c’est concevoir une organisation de l’information du service, et c’est aussi savoir dans quel dossier ranger et surtout rechercher le document. Alors, pour réduire le temps de classement, il est judicieux de reporter au crayon sur chaque document classé sa cote de classement, c'est-à-dire la référence de son dossier. Ainsi, il ne sera pas nécessaire de se poser la question de savoir dans quel dossier classer et le classement pourra être délégué. 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