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Academia Auxiliar de Biblioteca Gestión de la colección: inventario y expurgo Contenido registrado en la Propiedad Intelectual © El uso de este material para copia, distribución o venta está prohibido. Gracias. Centro de Formación / www.auxiliardebiblioteca.com 1.El Expurgo Además de la selección de...

Academia Auxiliar de Biblioteca Gestión de la colección: inventario y expurgo Contenido registrado en la Propiedad Intelectual © El uso de este material para copia, distribución o venta está prohibido. Gracias. Centro de Formación / www.auxiliardebiblioteca.com 1.El Expurgo Además de la selección de materiales, es fundamental realizar una revisión periódica de los mismos, denominada expurgo, que consiste en apartar materiales de la biblioteca, momentánea o definitivamente, con el fin de dar mayor operatividad y eficacia a la gestión de la colección, ajustando ésta a las necesidades reales de los/as usuarios/as. El expurgo debe integrarse entre las labores habituales de la biblioteca, siendo conveniente realizarlo de forma permanente. Esta es una tarea difícil puesto que prácticamente no hay orientaciones sobre su realización, mientras que sí existen para la compra de nuevos materiales. Por ello es fundamental que cada centro defina unos criterios propios. Las personas que lo realicen deben tener una visión de conjunto de la colección y actuar bajo la responsabilidad del bibliotecario. Además, es aconsejable que la decisión última sea compartida por varios bibliotecarios. El expurgo ofrece numerosas ventajas para el buen funcionamiento de la biblioteca: Ahorro de espacio y dinero en encuadernaciones, reparaciones, estanterías, ficheros suplementarios y otros gastos indirectos de mantenimiento. Ahorro de tiempo para el/la usuario/a y para el/la responsable de la biblioteca. Es más difícil localizar o colocar un libro en estanterías demasiado llenas. Actualización de los fondos y, en consecuencia, mayor fiabilidad de la información. Su realización periódica permite tener una mayor información sobre los fondos existentes, localizar y corregir sus lagunas, y, en definitiva, reevaluar la colección. La revisión de la actualidad de los fondos es una actividad en la que pueden participar también los alumnos. Comprobar si un mapa político está actualizado o si datos de historia contemporánea están recogidos en un documento no deja de ser una actividad de aprendizaje o de refuerzo de los conocimientos. Aunque a veces la eliminación sea la única solución, se deben buscar otras soluciones imaginativas y baratas que permitan completar la información de aquellos fragmentos que hayan quedado obsoletos (por ejemplo, remitiendo a un fichero de prensa o a un fichero de datos actualizados). 2 Centro de Formación / www.auxiliardebiblioteca.com Cómo resumen podemos decir que el expurgo o selección negativa, además de considerarlo lo suficientemente importante para encabezar epígrafe aparte en este tema, también lo hemos considerado un principio de selección en la formación de la colección. El expurgo consiste en revisar la colección para localizar aquellos documentos que por cualquier razón han dejado de tener validez para la colección y para la biblioteca y por ello han de ser retirados de la misma. Repetimos que la colección es algo vivo. Los objetivos primordiales del expurgo son: Mantener la actualidad de la colección Hacer las colecciones de más fácil manejo Solucionar problemas de espacio Eliminar documentos deteriorados Eliminar documentos duplicados ¿Pero? ¿Dónde van los documentos que se expurgan? Sus destinos pueden ser muy variados: Otras instituciones, canje, almacenamiento, etc. La tarea de llevar a cabo el expurgo en una biblioteca generalmente suele ser mal acogida. Existen una serie de aspectos que influyen negativamente para su realización como son las barreas psicológicas del personal que ha de llevarlo a cabo, ya que la tarea del expurgo está muy ligada a los conceptos “destruir”,“deshacerse” o “eliminar”. También existen las barreras prácticas en el sentido de que no se cuenta con los recursos de personal suficiente, falta de tiempo, de dinero, espacio para el almacenamiento, etc. Sin embargo, el expurgo es la tarea que va a ayudar a que nuestra biblioteca mantenga y siga desarrollando una colección viva, y por ende que nuestros usuarios dispongan de una información actual que los anime a seguir utilizando las bibliotecas. Sin duda, para dar cabida a una colección lo más actualizada posible, es necesario que ésta se esté renovando constantemente. Ello supone la entrada y salida de obras de nuestros centros. 3 Centro de Formación / www.auxiliardebiblioteca.com Presentación sobre selección y expurgo en la biblioteca publica En el caso concreto de las Bibliotecas Públicas españolas los fundamentos del expurgo se basan en el Reglamento de Bibliotecas Públicas del Estado y del Sistema Español de Bibliotecas (Real Decreto 582/1989, de 19 de mayo). El artículo 8º, de dicho reglamento, específica que: ” Si, con motivo del recuento o por cualquier otra razón, resultara preciso, las Bibliotecas Públicas del Estado pueden iniciar expediente de expurgo. A tal efecto, la Dirección de la biblioteca hará las propuestas oportunas y razonadas a la Administración gestora, que resolverá lo que proceda. No serán objeto de expurgo las obras a que se refiere el * artículo 4°, 3, de este Reglamento.” * ¿Cuáles son las obras que no se expurgarán según este vigente Real Decreto en materia de Expurgo para bibliotecas públicas españolas? “Los manuscritos, los incunables y las obras de las que no conste la existencia de al menos tres ejemplares en bibliotecas o servicios públicos, así como las que, por su relevancia, han sido declaradas bienes de interés cultural, o estén incluidas en el inventario general de bienes muebles del patrimonio histórico español, son objeto de especial protección, conforme a lo establecido en este reglamento y normas de desarrollo. Estos fondos deberán ser incluidos en un inventario especial de la biblioteca” 4 Centro de Formación / www.auxiliardebiblioteca.com Algunos ejemplos de la planificación del expurgo en bibliotecas pueden ser: el expurgo en la Biblioteca de la Universidad de Valladolid, la Biblioteca de la Universidad Rey Juan Carlos, la Biblioteca de la Universidad de Cádiz, en las bibliotecas escolares, etc. Una vez que la biblioteca decide emprender una tarea de expurgo es fundamental establecer un plan de expurgo en el que queden reflejados todos los pasos que se darán. En el siguiente organigrama se resume el proceso a llevar a cabo con los documentos analizados de la colección. 5 Centro de Formación / www.auxiliardebiblioteca.com Análisis de la situación actual para iniciar una tarea de expurgo El primer paso antes de iniciar una tarea de expurgo es analizar la situación en la que se encuentra tanto nuestro centro como nuestra colección. Algunas de las cuestiones que habría que tener en cuenta en el análisis: Actualidad de la colección con la que contamos Si nos permitiera un ahorro de espacio en las estanterías Si favoreciera y mejoraría el acceso a la información, el usuario ha de llegar con facilidad a los volúmenes Mejoraremos la imagen de la biblioteca, se detectará el material dañado por el uso Otras razones de peso para iniciar una tarea de expurgo pueden ser el traslado de la biblioteca a otro edificio, este es uno de los mejores momentos para revisar el estado de la colección, o por ejemplo el inicio de un proceso de automatización que obligue a poner al día el catálogo. Objetivos que se persiguen El inicio de un proyecto supone como meta la consecución de unos objetivos. Entre los objetivos a alcanzar están: Aislar el material obsoleto y/o desfasado 6 Centro de Formación / www.auxiliardebiblioteca.com Ampliación de los espacios disponibles de almacenamiento, logrando mayor espacio para las nuevas adquisiciones Restauración de los fondos deteriorados Reunir y organizar la colección para permitir al usuario ampliar su formación cultural Medios de los que se dispone Una vez establecido el análisis y los objetivos, el paso siguiente es determinar si es posible llevar a cabo una tarea de expurgo con los medios de los que se dispone. Deberemos constatar que: Disponemos de personal. La tarea de expurgo puede llevar un tiempo considerable, dependerá del fondo a analizar. Sería conveniente establecer un grupo de trabajo y un calendario e intentar iniciar esta tarea en meses en los que el nivel de trabajo en la biblioteca sea menor. Por otro lado, la responsabilidad del expurgo suele estar compartida por el personal bibliotecario y el personal docente especializado en el caso de las bibliotecas universitarias, esto también sería lo ideal dentro de una biblioteca pública, pero suele ser difícil encontrar un bibliotecario especialista para cada materia, el contar con asesoramiento nos daría seguridad en el proceso. Si contamos con espacio de almacenamiento para el caso en el que haya que reubicar obras de la colección Dinero del que se dispone, nos encontraremos con obras que haya que enviar a talleres para su restauración y en otras cosas la obra tendrá que ser repuestas e incluso adquirir otro tipo de soporte diferente al original. Sería interesante fijar unos valores para tomar la decisión, por ejemplo, si la encuadernación no supone más de 1/3 de la obra se podrá adoptar esta medida Recursos bibliográficos con los que se cuenta, un buen catálogo ayudará a esta tarea Determinación del fondo que será sometido a revisión Todo fondo de una biblioteca puede es susceptible de evaluación, pero existe parte de la colección que podría ser considerada como un "fondo protegido contra el expurgo". En el Reglamento de Bibliotecas Públicas del Estado y del Sistema Español de Bibliotecas (Real Decreto 582/1989, de 19 de mayo) en su artículo 4º,3 recoge que no serán objeto de expurgo: 7 Centro de Formación / www.auxiliardebiblioteca.com “Los manuscritos, los incunables y las obras de las que no conste la existencia de al menos tres ejemplares en Bibliotecas o servicios públicos, así como las que, por su relevancia han sido declaradas Bienes de Interés Cultural, o están incluidas en el Inventario General de Bines Muebles del Patrimonio Histórico Español, son objeto de especial protección, conforme a lo establecido en este Reglamento y normas de desarrollo. Estos fondos deberás ser incluidos en un inventario especial de la Biblioteca.” Otro fondo que podría ser considerado como exento de expurgo: Fondo de historia local Libros curiosos, raros En el caso de las universidades obras consideradas como “clásicas”, ya que siempre son recomendadas en las bibliografías Criterios generales para establecer si una obra será o no expurgada Quizá esta sea la parte más difícil dentro del expurgo. Se trata de establecer los criterios por los que una obra será desterrada de nuestra colección. Atendemos a dos tipos de criterios: criterios objetivos y criterios subjetivos. Criterios objetivos: Antigüedad / Obsolescencia. Determinar si un material tiene un contenido obsoleto o no va a depender de la disciplina de la que trate. Es aconsejable revisar las monografías con 5 años de antigüedad, la información científica y técnica suele tener mayor grado de obsolescencia. La fecha de Depósito Legal también es uno de los indicadores para tener en cuenta. Uso, la circulación de las obras son un claro indicador para el expurgo, una obra que no se haya prestado en los últimos cinco años puede ser un referente claro para ser eliminada de la colección Duplicidad de los documentos, en este caso habrá que tener en cuenta que obras son las que están duplicadas puesto que no es lo mismo la duplicidad en manuales técnicos que obra de literatura clásica, por ejemplo. Estado físico, si las obras están muy deterioradas habrá que plantear su arreglo o sustitución Redundancia en la información, con los nuevos formatos en los que esta se presenta existen muchas posibilidades de que esta esté repetida en varios formatos, por ejemplo, enciclopedias, bases de datos... Criterios Subjetivos: El criterio del personal que va a realizar el expurgo es determinante. Lo ideal sería contar con ayuda de un especialista en cada materia. En el caso de las bibliotecas universitarias esta labor puede ser apoyada por el personal docente e investigador, la bibliografía que se recomienda en cada una de las asignaturas impartidas es un claro indicador de las obras que van a ser más actualizas. Ejecución del plan de expurgo. Establecimiento de una metodología de trabajo Llega la hora de poner en práctica el plan de expurgo. Uno de los métodos que puede ayudarnos es el IOUPI, también conocido como método Crew. Es el momento de aplicar los criterios de expurgo, lo recomendable es crear un libro de registro de las obras en expurgadas: 8 Centro de Formación / www.auxiliardebiblioteca.com Se examinarán cada obra de cada área que se ha decidido expurgar Aplicando los anteriores criterios objetivos y subjetivos se decide el destino de la obra Se tomará nota en el libro de registro de las obras expurgadas los datos y el motivo de exclusión, ejemplo de ficha de expurgo: Otras tareas derivadas del expurgo son realizar las correcciones en el catálogo de las obras que han sido expurgadas, llevar a cabo el control estadístico de las altas y bajas que se han producido, elaborar un informe para el departamento de adquisiciones y que este tenga en cuenta las lagunas de contenido que pueden haber quedado en la colección a la hora de seleccionar. El expurgo no significa una destrucción directa de los materiales que no interesen en la biblioteca, ya que esos materiales, en algunos casos, pueden ser de utilidad en otro tipo de centros. La tarea de selección y de expurgo es una de las más complejas en las bibliotecas y hay que dedicarle mucho tiempo y trabajar siempre en equipo. 2. El Inventario y los recuentos La Biblioteca debe hacer recuentos periódicos para comprobar los libros extraviados, los libros en mal estado, para realizar estadísticas, etc. El Real Decreto 582/89, de 19 de mayo, por el que se aprueba el Reglamento de Bibliotecas Públicas del Estado y del Sistema Español de Bibliotecas, establece a este respecto en su capítulo II y III con especial atención al artículo 7: CAPITULO II Tratamiento administrativo de los fondos 9 de las Centro de Formación / www.auxiliardebiblioteca.com Bibliotecas Artículo 5 Registros 1. Las Bibliotecas Públicas del Estado deberán llevar dos registros: a) Un registro para los fondos pertenecientes a la Administración del Estado y para los depositados, en su caso, por la Administración gestora de la Biblioteca. b) Otro registro para los fondos depositados por terceros. 2. No se inscribirán en los registros anteriores los fondos que reciban las Bibliotecas Públicas de titularidad estatal en virtud del préstamo interbibliotecario o para celebración de exposiciones temporales y actividades análogas, sin perjuicio del debido control administrativo de la recepción y la salida de estos. Artículo 6 Inscripción de fondos Todos los fondos que, por cualquier concepto, a excepción de lo dispuesto en el artículo 5.2 del presente Reglamento, ingresen en las Bibliotecas Públicas del Estado deberán: a) Ser inscritos en el registro correspondiente conforme a lo dispuesto en el artículo anterior, por orden de ingreso, haciendo constar la titularidad de estos y los datos descriptivos que permitan su perfecta identificación en relación con el número de ingreso que se les haya asignado. En estos registros se anotarán las bajas que tengan lugar en la colección. b) Ser marcados con su número de ingreso en dichos registros mediante la inscripción de aquél por el procedimiento más adecuado a la naturaleza de los fondos. Artículo 7 Recuentos Las Bibliotecas Públicas del Estado deberán realizar periódicamente un recuento de sus fondos, que será total, al menos una vez cada cinco años. En todo caso, el recuento será anual para los fondos a que se refiere el apartado 3 del artículo 4 de este Reglamento. Del resultado de estos recuentos se extenderá la correspondiente acta firmada por el empleado de mayor categoría de entre los que lo hayan realizado, y con el visto bueno del director de la Biblioteca. Artículo 8 Expurgos Si, con motivo del recuento o por cualquier otra razón, resultara preciso, las Bibliotecas Públicas del Estado pueden iniciar expediente de expurgo. A tal efecto, la Dirección de la Biblioteca hará las propuestas oportunas y razonadas a la Administración gestora, que resolverá lo que proceda. No serán objeto de expurgo las obras a que se refiere el artículo 4.3 de este Reglamento. CAPITULO III Tratamiento técnico de los fondos de las Bibliotecas Artículo 9 Catálogos 1. Las Bibliotecas Públicas del Estado deben elaborar, para cada uno de los distintos tipos 10 Centro de Formación / www.auxiliardebiblioteca.com de materiales, al menos, los siguientes catálogos de consulta pública: a) Catálogo alfabético de autores. b) Catálogo alfabético de materias. c) Catálogo alfabético de títulos. d) Catálogo sistemático. 2. Asimismo, deberá ser elaborado el catálogo topográfico para uso interno de las Bibliotecas. 3. Las Bibliotecas Públicas del Estado deberán colaborar en la elaboración del Catálogo Colectivo a que se refiere el artículo 51 de la Ley 16/1985, del Patrimonio Histórico Español. Artículo 10 Normalización técnica y sistematización de datos 1. El Ministro de Cultura, previo informe del Consejo Coordinador de Bibliotecas, dictará las normas técnicas precisas para: a) La elaboración de las distintas clases de catálogos enumerados en el artículo anterior. b) La clasificación de los distintos tipos de materiales. c) La elaboración de las estadísticas sobre prestación de servicios. 2. Dichas normas técnicas regularán el contenido, la recogida, tratamiento y remisión por las Bibliotecas Públicas del Estado de esta información para su integración en la Base de Datos del Sistema Español de Bibliotecas. Artículo 11 Restauraciones 1. La restauración de los fondos bibliográficos a que se refiere el apartado 3 del artículo 4 de este Reglamento se efectuará conforme a las prescripciones contenidas en un plan anual elaborado por la correspondiente Biblioteca y aprobado por la Administración gestora. Esta aprobación puede condicionarse al cumplimiento de determinadas indicaciones técnicas relativas al tipo de tratamiento, técnicas a emplear y servicios que lo efectúen. 2. La aprobación a que se refiere el párrafo anterior no exime de la necesidad de recabar el consentimiento del titular de los bienes a restaurar. Objetivos de los recuentos en bibliotecas Llevar a cabo un inventario de forma periódica en la biblioteca es una labor necesaria para garantizar la conservación e integridad de las colecciones. Los recuentos detallados permiten conocer el estado real de los fondos que componen la colección y de los elementos necesarios para su buena conservación. Reordenar el fondo de forma exhaustiva para localizar materiales que estén fuera de su ubicación correcta. Reorganizar el fondo adecuando el espacio según las necesidades, por materia y sección, y reubicando los materiales y estanterías si fuera necesario. 11 Centro de Formación / www.auxiliardebiblioteca.com Expurgar los materiales deteriorados u obsoletos. Detectar carencias en determinadas materias. Controlar el estado del mobiliario existente y valorar la necesidad de adquirir otro nuevo. Tareas En general, realizar recuentos implica las siguientes tareas: Planificación de fechas, tiempo necesario para llevarlo a cabo, necesidad de personal y de material de trabajo (ordenadores, impresora, lector de códigos, mascarillas, guantes…). Redacción del plan de acción fijando objetivos, la organización de los grupos de trabajo y determinando el número aproximado de documentos a recontar. Revisar documento a documento para verificar si están bien colocados, comprobar su estado de conservación y contrastar con las existencias en el catálogo. Para este fin se utilizan listados que previamente se habrán imprimido. Anotar cada incidencia detectada en una plantilla que se entregará a la persona encargada. Enviar las plantillas de incidencias al departamento correspondiente: catalogación, restauración, conservación, etc. Elaborar un informe detallando el número de documentos recontados, deteriorados, las faltas detectadas, los documentos mal colocados y las incidencias encontradas en cada tipo de documento. Los recuentos son necesarios e imprescindibles para mantener en buen estado la colección de la biblioteca. El análisis del informe de resultados permitirá corregir errores, localizar e identificar documentos perdidos, iniciar expediente de expurgo sobre aquellos fondos que se considere necesario, restaurar los documentos dañados y adecuar y redistribuir espacios y materiales. ¿Cómo realizar un inventario en AbsysNet? (si este fuera el programa de la biblioteca) https://www.comunidadbaratz.com/blog/como-realizar-un-inventario-en-la-biblioteca-yno-morir-en-el-intento/ 12