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Academia Auxiliar de Biblioteca Preparación de los documentos por parte del Auxiliar y/o Técnico Auxiliar: Registro y sellado; la Signatura y el Tejuelado; El magnetizado. Contenido registrado en la Propiedad Intelectual © El uso de este material para copia, distribución o venta está prohibido. Grac...

Academia Auxiliar de Biblioteca Preparación de los documentos por parte del Auxiliar y/o Técnico Auxiliar: Registro y sellado; la Signatura y el Tejuelado; El magnetizado. Contenido registrado en la Propiedad Intelectual © El uso de este material para copia, distribución o venta está prohibido. Gracias. Centro de Formación / www.auxiliardebiblioteca.com 1.El proceso técnico Una vez que la biblioteca ha adquirido los documentos, éstos han de ser preparados para poder ser puestos a disposición de los usuarios (hablamos siempre de documentos físicos, claro, si se han adquirido recursos electrónicos el procedimiento es otro, tan simple como colgarlos en la Web de la biblioteca y también catalogarlos, siempre tengamos en cuenta que los recursos digitales forman parte de la colección bibliotecaria y han de ser debidamente registrados y catalogados, cómo veremos a lo largo de este curso). Esta preparación del documento incluye tanto trabajos materiales y puramente administrativos como el registro o sellado, que sirven para controlar la colección, como trabajos intelectuales, como, por ejemplo, el Análisis Documental. Son operaciones previas a la puesta en circulación del documento con las que la biblioteca se asegura el control del fondo. No existe unanimidad a la hora de definir qué tareas o procesos engloba el proceso técnico como término. Básicamente, existen dos corrientes al respecto de esta controvertida palabra:  La primera opina que el proceso técnico es un concepto amplio que engloba todas las operaciones realizadas sobre el documento y para su control, desde que éste es seleccionado y adquirido hasta que es puesto físicamente en su emplazamiento correspondiente en la biblioteca. Por lo tanto, según esta corriente, el proceso técnico alcanzaría: Registro, Sellado, Análisis formal del documento (descripción, catalogación), Análisis de contenido (indización, clasificación, resumen), elaboración de la signatura topográfica, tejuelado, ordenación, etc.  La segunda corriente de opinión aboga, sin embargo, por un concepto más limitado y restringido. Opina que el proceso técnico abarca únicamente al Análisis documental. Es decir, las operaciones puramente intelectuales, tanto formales como de contenido, que se realizan sobre el documento para su control, y deja fuera otras tareas como el registro, sellado, etc. Que quedarían como operaciones puramente administrativas. Sea cual sea la opción más acertada, nosotros en este tema nos vamos a centrar en las operaciones previas al Análisis Documental, ya que estas operaciones de tratamiento intelectual del documento pertenecen a temas que veremos más adelante. Nos referimos al registro y al sellado, dos acciones bibliotecarias fundamentales que tienen cierto cariz administrativo y que serán las primeras en realizarse, y veremos también qué es el tejuelado y la signatura, además de la ordenación de los fondos en las estanterías. 2 Centro de Formación / www.auxiliardebiblioteca.com 2.El Registro El registro es la operación por la que el documento pasa a formar parte de la colección de la biblioteca. ¿Qué se hace antes, el registro o el sellado? Lo normal es que los documentos se registren antes de ser sellados, por lo que vamos a ver primero esta tarea que la del sellado. Hay autores que opinan que lo primero que se debe hacer es sellar los libros, para que éstos pasen rápidamente a ser propiedad de la biblioteca, pero podemos afirmar dos cosas en contra de esta teoría: puede que al final del análisis del documento concluyamos que no nos conviene quedarnos con el ejemplar (si ya está sellado difícil será devolverlo) y si está deteriorado y lo detectamos, es mejor sellarlo al final del proceso. El registro nos proporciona el control de los documentos que llegan a la biblioteca, y debe ser la primera operación a realizar en el proceso técnico. Lo aconsejable es dejar el sellado para el final, como decimos, ya que, si hubiera que devolver el libro por algún motivo, una vez sellado es más complicado. El registro consiste en anotar secuencial y cronológicamente una serie de datos básicos del documento una vez que éste entra en la biblioteca para que pueda ser identificado, y construir así lo que será el verdadero inventario de la biblioteca, que nos permitirá un exhaustivo control de la colección. Actualmente, a no ser que la biblioteca tenga tal escasez de recursos o/y que no esté automatizada, el registro está automatizado a través del SIGB o Sistema Integrado de Gestión Bibliotecaria. El programa le añade un número de manera automática a través del módulo de adquisiciones al documento al introducirlo en la base de datos o catálogo. No obstante, el Libro de Registro manual ha sido durante muchos años un elemento importantísimo de la biblioteca, que aún son conservados por razones románticas y del que aún siguen preguntando en oposiciones, aunque ya no se usa. Hay autores que afirman que el catálogo topográfico es el inventario de la biblioteca, pero realmente donde se produce un verdadero inventario con altas y bajas es en el Libro de Registro (que ahora con la automatización bibliotecaria es una base de datos). El registro implica la asignación correlativa de un número de orden a cada uno de los materiales que entran en la biblioteca. Dicho número es irrepetible, es decir, si por alguna razón debiéramos eliminar un documento del registro, dicho número no podremos volver a utilizarlo. Por motivos de mayor comodidad y de eficiencia administrativa y contable, se suele utilizar un libro de registro diferente para cada tipo de material. Es decir, lo normal es que haya un libro de registro para monografías, otro para material audiovisual, grabaciones sonoras, etc. El registro se puede realizar de forma manual en lo que conocemos como “Libros de Registro” (absolutamente en desuso, menos en bibliotecas con paupérrimo presupuesto) o de forma automatizada, que será menos costoso y ya es lo habitual en cualquier biblioteca, ya que el propio programa informático va asignando los números a los documentos al catalogarlos e introducirlos en la base de datos. Lo veremos más detenidamente también en el curso de Absynet del Grupo Baratz. Nos centraremos primero en el registro manual, ya que es el más tradicional y del que siguen preguntando cuestiones en exámenes de auxiliar de biblioteca, pero es necesario reconocer que actualmente, como ya hemos dicho, en la mayoría de las bibliotecas, aunque se conservan los tradicionales libros de registro por cuestiones casi románticas, el registro se realiza de forma automatizada. Para anotar el número de registro cuando existían los libros de registro, lo habitual era escribir una R mayúscula seguida de un guion y el número correspondiente de entrada (R8776). En una biblioteca automatizada (el 99% hoy en día en nuestro país a no ser que sean de bajísimo presupuesto), lo normal es que el propio SIGB o Sistema Integrado de Gestión 3 Centro de Formación / www.auxiliardebiblioteca.com Bibliotecaria asigne el número de registro al registro del documento o bien cuando es precatalogado en el módulo de adquisiciones al llegar a la biblioteca o bien en la propia catalogación del mismo en el módulo de adquisiciones, asignando un 0 a la casilla referente a este número, como así ocurre en Absys, el Sistema usado en bibliotecas públicas en España. 3. ¿Dónde se indicará el número de registro? Bien, una vez asignado el número de registro correspondiente a un documento, éste debe anotarse en varios sitios en la actualidad: 1) En el registro bibliográfico del sistema informatizado de la biblioteca de la biblioteca. 2) En el propio documento. Según si el tipo de material que sea: un libro, un vídeo, un mapa, etc. el número irá en el lugar correspondiente. Veamos ahora dónde es más conveniente colocar el número de registro en el documento físico según el tipo de material:          Libros: Normalmente, se anotará el número en la portada (que no cubierta), en la parte superior de ésta, en el centro o en la derecha. Material audiovisual: Suele ser variable. Lo normal es el lugar más visible y que menos interfiera en el contenido. Vinilos: En la funda exterior y en la cara A. Videocasetes: En la carátula, y en la etiqueta interior de la cinta. Discos compactos: En la carátula y en una pegatina sobre la parte frontal del disco. Diapositivas: Lo normal, en la parte inferior de las mismas. Películas: Lo normal, en la caja y en la parte central de la película. Microfilmes: En la caja y en el rollo. Carrión, M. Manual de bibliotecas. Madrid: Fundación Germán Sánchez Ruipérez, 1987. 4 Centro de Formación / www.auxiliardebiblioteca.com Registro de publicaciones periódicas: Las publicaciones periódicas que entran en la biblioteca también deben ser registradas porque la biblioteca también necesita tener un inventario de las publicaciones periódicas que llegan a la biblioteca para facilitar su control. No obstante, según los expertos y, sobre todo, lo que dicen las estadísticas, la adquisición de publicaciones periódicas impresas, hoy en día, en las bibliotecas ha decrecido enormemente por razones económicas, sobre todo. La mayoría de las bibliotecas ofrecen este tipo de documentos de manera virtual mediante suscripciones. El propio Internet, con acceso gratuito a millones de publicaciones, ha hecho también que el usuario deje de interesarse por el formato impreso. Fuente: Acceso a la prensa más relevante a nivel internacional y nacional a través de la Plataforma MyNews, suscrita por la Biblioteca de la Universidad Camilo José Cela. En todo caso, al ser éste un manual de bibliotecas es de obligado cumplimiento que hablemos de las fichas Kardex. Estas fichas eran el método impreso usado para registrar y llevar el inventario de las publicaciones periódicas impresas cuando éstas se recibían con asiduidad y, sobre todo, cuando las bibliotecas no estaban automatizadas. Pero terminológicamente hablando, en Biblioteconomía, las fichas Kardex son un clásico. El procedimiento habitual que se llevaba a cabo para registrar las publicaciones periódicas era diferente al que ya hemos visto para fondos bibliográficos. Las publicaciones periódicas llevaban un solo número de registro para cada título y será el mismo para todos los números de ese título. La estructura de las fichas Kardex era: Una cabecera con los datos fundamentales de la publicación, que suelen ser: Título, periodicidad, número de registro, procedencia o proveedor, lugar de edición y editor y año de entrada. Tras esta cabecera con estos datos fundamentales, un cuadro de casillas en el que iremos marcando según el mes, la semana o el día (según la periodicidad de la publicación) si las publicaciones han llegado. Lo marcaremos con una cruz o con el signo que veamos conveniente. Por ejemplo: en una Kardex de una publicación semanal, habrá un cuadrito para cada semana del año, y si llega la publicación de una semana, marcaremos ese cuadro para saberlo. Actualmente, este proceso también se realiza de forma automatizada. 5 Centro de Formación / www.auxiliardebiblioteca.com Ficha Kárdex. En: Carrión, M. Manual de bibliotecas. Madrid: Fundación Germán Sánchez Ruipérez, 1987 4.El Sellado El sellado es otra de las tareas, llamémosla, “bibliotecaria-administrativa”, que como hemos dicho algunos autores incluyen en el proceso técnico y otros no. Sea como fuere, debe ser tarea del auxiliar de bibliotecas. Por eso la vemos. A través del sellado, el documento pasa a ser propiedad de la biblioteca. Lo normal es que se sellen los documentos justo después de ser registrados, pasando así a ser ya oficialmente propiedad de la biblioteca, aunque en algunas bibliotecas, el sellado se deja para el final del proceso técnico, por si el libro tuviera algún defecto o hubiera que devolverlo por alguna razón, para poder hacerlo sin haber estampado ya el sello en dicho documento. Sellado en la BNE 6 Centro de Formación / www.auxiliardebiblioteca.com El sello con el que realicemos el sellado no debe ser demasiado grande. Lo aconsejable es que el sello no exceda de 2,5 cm. de ancho ni de alto. Debe contener, al menos, el nombre completo de la biblioteca propietaria y, si lo tuviera, el anagrama de esta. Se aconseja que sea de caucho para los materiales bibliográficos y de cobre para los grabados. No debe utilizar, por supuesto, tintas abrasivas, para no dañar los documentos. Debe utilizar tintas inocuas para los materiales a sellar. En material bibliográfico, lo habitual es sellar el libro en el reverso de la portada o portada (se recomienda no sellar nunca la portada en ejemplares valiosos), y en cierto número de páginas en el interior. Las opciones que tenemos son varias. Aportamos algunas de las más usuales, aunque no hay legislación al respecto, depende de la política de sellado de cada biblioteca:     Sellar ciertas páginas determinadas de antemano: por ejemplo, la 21, la 45 y la 56. Establecer el sellado cada cierto número de páginas: por ejemplo, sellar cada 20 páginas. Sellar todas las páginas que terminen, por ejemplo, en 3. Sellar aleatoriamente. También se suele sellar los cantos del libro, para ver así el sello sin necesidad de abrir el libro. Los fondos valiosos se suelen sellar en el reverso de la portada y también en un determinado número de páginas. Publicaciones seriadas/periódicas En forma de libros: igual que en los libros En forma de periódico: En la cabecera y páginas interiores Revista “Archivamos” Material cartográfico En el dorso, parte de atrás. Título: Nova et accurata Tabula Hispaniae Praecipuis Urbib[us]Vestitu, Insignib[us] et Antiquitatibus exornata Discos compactos 7 Centro de Formación / www.auxiliardebiblioteca.com En una etiqueta en la parte frontal del disco CD y DVD con el sello de la Mediateca Ruiz Egea en Madrid. Videocasetes y casetes En marbete o etiqueta Depósito de música de la BNE Discos de vinilo En la funda exterior e interior Depósito de discos de vinilo de la BNE Material gráfico En lugares que no dañen la visibilidad Cabeza de muchacha de Velázquez. BNE Diapositivas En la caja o carpeta 8 Centro de Formación / www.auxiliardebiblioteca.com Rollos fílmicos En la caja Microfichas En el sobre La colección en Microficha "Escritoras Españolas". BNE 5.Ex Libris El término ex libris etimológicamente procede del latín y significa "que viene de entre los libros". En bibliotecas, un EX LIBRIS es el sello o etiqueta que se estampa o adhiere a los libros para identificar al dueño (una persona física o jurídica o la biblioteca misma). Se viene usando desde que el libro es libro, con la intención de designar a su propietario, y con el tiempo ha ido adquiriendo un carácter artístico y muy creativo, independizándose de su uso práctico y convirtiéndose casi en una reliquia, creando asociaciones, creadores de ex libris, colecciones, etc. Existe la colección EX LIBRIS de la Biblioteca Nacional de España, que es una colección precisamente de EX LIBRIS significativos y adquiridos casi en su totalidad de coleccionistas privados. Hay un catálogo disponible en la Web de la BNE y una breve historia en su blog: "Este libro es mío" o Historia mínima del ex libris. El Diccionario de la Lengua de la Real Academia define a los ex libris como la “cédula que se pega al reverso de la tapa de los libros en la cual consta el nombre del dueño o el de la biblioteca a la que pertenece el libro”. Algunos autores extienden la denominación de ex libris a aquellas marcas que forman parte integrante del libro: desde los super-libris, generalmente escudos o monogramas, que se estampaban ricamente dorados sobre las encuadernaciones de los libros antiguos, las marcas del impresor y las filigranas del papel, hasta los pequeños sellos, utilizados sobre todo en bibliotecas públicas. Pero el ex libris considerado “artístico” es ese trozo de papel, de formato generalmente rectangular, donde se graba, para después adherirlo al libro, desde un sencillo monograma hasta las más acabadas composiciones. 9 Centro de Formación / www.auxiliardebiblioteca.com La Biblioteca Nacional, que poseía una pequeña representación de ex libris, adquirió en 1968 y 1969 las colecciones formadas por sus propietarios los señores Porter y Concepción Montsalvatje de Barcelona y Sáenz Fernández Casariego de Madrid y en 1977 la de Concepción Careaga. Entre las tres forman un conjunto excepcional por la calidad y cantidad de sus obras, unas, de artistas españoles pero la mayoría, de grabadores extranjeros que se dedicaron a este campo del arte. En esta colección hay obras de excelentes grabadores del siglo XIX y principios del siglo XX. Así mismo conviene destacar la diversidad de los procedimientos de estampación en ellos empleados y la variedad de los temas tratados. En 1989 se publicó el Catálogo de los Ex libris de Bibliotecas Españolas en la Biblioteca Nacional entre los que hay obras de excelentes grabadores del siglo XIX y principios del XX. Entre los principales temas tratados en los ex libris de bibliotecas españolas figuran los cervantinos y en especial los que representan escenas del Quijote, de animales, heráldicos, humorísticos, infantiles, macabros, médicos y religiosos, estos últimos divididos en temas marianos y de santos. De la colección de ex libris de la Biblioteca Nacional destacan por su interés histórico los pertenecientes a la Casa Real de España. Una pieza importantísima es el ex libris grabado por Goya para Jovellanos. Pero además entre los artistas españoles que se dedican a los ex libris hay importantes pintores, grabadores y dibujantes como Lorenzo Brunet, Alejandro Cardunets, Ramón Casals y Vernís, Cayetano Cornet, Joaquín Diéguez, D’Ivori, Joaquín Folch, 10 Centro de Formación / www.auxiliardebiblioteca.com Luis García Falgás, Juan García-Junceda, Antonio Ollé Pinel, Ricardo Opisso, Joaquín Pla Dalmau, Alejandro de Riquer, Ismael Smith, José Triadó etc. 6.El Tejuelado Todo se automatiza. También la tradicional tarea de preparación del libro consistente en el tejuelado. Antes, en entornos manuales, e incluso en automatizados, el tejuelo, que sabemos que es la cinta o trozo de papel o cartulina normalmente blanca o colorida que se adhiere al lomo del libro o documento (en otra parte) para poner su signatura, se hacía recortando manualmente ese papel según la anchura y tamaño del libro y consignando la signatura a mano o máquina, y encima se coloca siempre un papel adhesivo transparente para su protección. Es tarea habitual y una de las más rutinarias del auxiliar y técnico auxiliar de biblioteca. Pero ahora, en muchas universidades y grandes bibliotecas de otros organismos, existe una máquina para que el auxiliar o técnico auxiliar, que previamente ha recibido la signatura del libro por parte de los encargados, la teclee en un aparato similar a una máquina de escribir electrónica pero más pequeño, consignando las letras y número y tamaño, y a modo de impresora, nos produce el papelito con la signatura impresa. Tejuelos. 7.La Signatura Topográfica (aunque ya la hemos visto en un tema anterior, repasaremos) Fuente: Universidad Carlos III Podríamos decir que la Signatura Topográfica es el signo numérico, alfabético o alfanumérico otorgado por la biblioteca a cada documento que indica el lugar del libro en el 11 Centro de Formación / www.auxiliardebiblioteca.com estante y distingue a éste entre todos los demás, haciéndolo individual y diferente del resto. Es la resultante de todo el proceso de clasificación, ya que uno de los objetivos de ésta, cuando los documentos están en libre acceso, es dotar al documento de un lugar preciso para posibilitar así su ubicación (de ahí el término topográfica). La signatura son letras y números que usamos los bibliotecarios para poder ordenar los libros en las estanterías. Es como un código secreto. Vamos a ir despacito viendo qué significa cada letra y número del código. La primera línea es la LOCALIZACIÓN: si está en infantil o juvenil, si es un libro o un CD, si es un cuento o una obra de teatro. O el número de CDU si es un manual de alguna materia concreta. Por ejemplo, REF son los libros de Referencia, JUV de Juvenil, INF de Infantil, J-C de Juvenil-Comic, I-VI de Infantil-Vídeo. La siguiente línea puede ser el AUTOR del libro. Son tres letras mayúsculas que se corresponden con las tres primeras letras del apellido del autor. Por ejemplo, para Miguel de Cervantes sería CER. Por eso es muy útil conocer a los autores de los cuentos. Fuente: Junta de Andalucía Si ves unas letras en minúscula, eso es el TÍTULO de la obra. El código corresponde a las tres primeras letras del título, sin contar los artículos. Por ejemplo, para la novela "Don Quijote de la Mancha" el código sería “don”, pero para “Las tres mellizas vamos de excursión” el código sería “tre”. Por último, los libros y otros materiales que no son cuentos, sino que tratan de materias, se clasifican mediante un NÚMERO, código especial para bibliotecarios que se llama CDU (Clasificación Decimal Universal). Este código está recogido en la CDU y su confección es ajena a las labores del Auxiliar y el Técnico Auxiliar. En su construcción intervienen varios elementos que, sumados entre sí, sintetizan el contenido de cualquier tipo de documento constituyendo una fuente de información imprescindible para el bibliotecario en el momento de su recuperación. Si bien no existe una sola manera de construirla, hay elementos que siempre deben estar presentes. Ciertos vicios (o necesidades) en la práctica bibliotecaria con respecto a la clasificación bibliográfica ocasiona a veces que la Signatura Topográfica de un mismo documento varíe de una biblioteca a otra. 12 Centro de Formación / www.auxiliardebiblioteca.com Este aspecto está relacionado con el tipo de bibliotecas para la que se clasifique y además con el tamaño de su fondo bibliográfico. También depende del sistema de ordenación de los fondos usado. Y, como decimos, es el indicador del documento en el espacio físico de las estanterías o en un depósito. Como casi todas las bibliotecas usan el libre acceso (fondos accesibles en sala), la signatura será el número de la CDU y las añadiduras que hemos visto. La ordenación de los fondos por su signatura en los estantes es el ejercicio práctico más importantes de las oposiciones de Auxiliar de Biblioteca y lo veremos detalladamente en la parte práctica del temario Signatura topográfica. 8.El magnetizado y desmagnetizado Otra de las primeras tareas que se realizarán en lo que denominamos preparación de los fondos previa al Análisis Documental de índole formal y de contenido y la colocación de éstos en las estanterías es el magnetizado de los documentos. Pero ¿A qué nos referimos con este ambiguo concepto? Bien, la mayoría de las bibliotecas actuales, por razones de seguridad (prevención del robo o sustracción de documentos) implantan una banda magnética al documento valga la redundancia que hace que si éste es sacado de la biblioteca sin ser desmagnetizado (ahora veremos en qué consiste esta acción) por el bibliotecario, es decir, sin haber realizado la gestión del préstamo, el arco antihurto dispare su alarma. Magnetizado y desmagnetizado Vayamos por partes para entenderlo bien. En la biblioteca, normalmente en la entrada / salida, existe un arco que detecta mediante infrarrojos la banda del libro, que es un fino hilo magnético adherido a éste en su interior. Si el bibliotecario no desmagnetiza el documento pues el arco sonará avisándonos de un posible hurto. Bien, ¿cómo se magnetizan los documentos? Pues simplemente con unos hilos adhesivos que se pegan en el interior de los libros o documentos. Luego, existe una máquina que el auxiliar o técnico auxiliar usa para desmagnetizar el documento y a la devolución, volver a magnetizarlo, antes de ponerlo de nuevo en las estanterías. Todo eso es labor del bibliotecario auxiliar. 13