Tema 4 COMUN. PDF

1. LA COMUNICACIÓN ESCRITA La comunicación escrita es un tipo de comunicación en la que el emisor elabora un mensaje utilizando como código la lengua escrita, sin necesidad de coincidir espacial y temporalmente con su receptor. Soporte papel Canales de transmisión:correo ordinario, tablones de anun...

1. LA COMUNICACIÓN ESCRITA La comunicación escrita es un tipo de comunicación en la que el emisor elabora un mensaje utilizando como código la lengua escrita, sin necesidad de coincidir espacial y temporalmente con su receptor. Soporte papel Canales de transmisión:correo ordinario, tablones de anuncios, reuniones de departamento. Soporte digital Canales de transmisión: correo electrónico, SMS, Whatsapp, páginas web, blogs, redes sociales, etc. 1.1. VENTAJAS E INCONVENIENTES. VENTAJAS Permanencia: se puede dejar constancia de la información y permite realizar comprobaciones posteriores. Comunicación múltiple y simultánea: un mismo mensaje llega al mismo tiempo a personas que están en distintos lugares. Tenemos más tiempo para planificar lo que queremos decir y revisar el texto antes de enviarlo. INCONVENIENTES Impersonalidad: el mensaje es más impersonal que en las comunicaciones orales. No permite el uso de la comunicación no verbal (gestos, tono de voz, volumen, etc.) Hay que elaborar más el mensaje, lo que requiere pensar sobre su contenido y forma para que el texto se entienda. La retroalimentación no es rápida como en las comunicaciones orales, y a veces ni siquiera llega a producirse, aunque las nuevas tecnologías han facilitado la interacción directa entre emisor y receptor. 2. NORMAS DE PRESENTACIÓN Y EXPRESIÓN ESCRITA. La ortografía se define como el conjunto de normas que regulan la escritura de una lengua, tanto de sus palabras como de los signos de puntuación y otros signos auxiliares. Por su parte, la gramática estudia los elementos de una lengua, así como la forma en que estos se organizan y combinan. 2.2. PRINCIPIOS DE REDACCIÓN.  - Adecuación El mensaje debe adaptarse al receptor y al contexto. - Claridad El mensaje debe ser fácil de comprender, sin dejar lugar a dudas o interpretaciones. - Concisión Conviene expresar el mayor número de ideas con el mínimo de palabras. Utilizaremos frases breves y párrafos cortos que faciliten la lectura. - Corrección Hay que respetar las normas gramaticales y ortográficas. - Cortesía El tratamiento que empleemos en un escrito debe ser respetuoso con el receptor. - Coherencia El documento estará bien organizado, con sentido lógico, y sin contradicciones. - Riqueza de vocabulario - Utilizar un vocabulario variado y preciso, evitando repetir en el mismo texto las mismas palabras en reiteradas ocasiones. 2.3. PRESENTACIÓN DE LOS DOCUMENTOS ESCRITOS. - Papel Se suele utilizar de color blanco, con un gramaje mínimo de 80 gramos y de tamaño DIN A4. - Márgenes Los márgenes superior e izquierdo suelen ser mayores que el inferior y derecho: Superior: 3-4 cm en la primera página (contiene membrete de la empresa) y 2-3 cm en las siguientes. Izquierdo: 3-4 cm. Inferior y derecho: 2-3 cm. - Interlineado Se utilizará un interlineado sencillo o de 1,5 líneas; en función de la cantidad de texto que contenga el documento. - Alineación En general, se utilizará la alineación justificada. - Párrafos Lo habitual es que en cada párrafo se desarrolle una idea. Se separan unos de otros mediante punto y aparte. Para facilitar la lectura se deja un mayor espacio entre párrafos.  - Tipografía Normalmente, está definida por la empresa para transmitir una imagen común. Debe ser sencilla y facilitar la lectura. No debe abusarse de la utilización de texto en negrita, subrayado o cursiva. - Tamaño y color Generalmente el tamaño es 11-12 puntos en color negro. 3. LA CARTA COMERCIAL. La carta comercial es un documento de comunicación externa utilizado por las empresas para intercambiar información y establecer relaciones comerciales con clientes, proveedores y otras entidades. 3.1. EL ENCABEZADO. 1. Membrete: datos del remitente [nombre de la empresa, NIF, dirección, completa (calle, número, CP, localidad y provincia),correo electrónico, página web, teléfono, etc.) 2. Destinatario: datos de la persona a la que se dirige la carta. Debe aparecer, en este orden: nombre, dirección, código postal, población y provincia. Si es una persona física, se indicará el nombre y apellidos, precedidos del tratamiento D. o Dña. Si se trata de una persona jurídica, se indicará su razón social o nombre comercial. En el caso de que la carta se dirija a una persona o departamento en concreto dentro de la empresa, se indicará mediante la expresión A la atención de... o A/A. 3. Lugar y fecha: la localidad se escribe en mayúsculas, seguida de una coma. El día del mes se escribe en número y los meses en letra minúscula. No se escribirá el artículo el delante del año ni se utilizará el punto en la expresión numérica del año. Ejemplo: Madrid, 2 de febrero de 2022. 4. Asuntos y referencias: este apartado es opcional. Se utilizará una frase breve (3-4 palabras) para describir el motivo de la carta. Ejemplo: N/Ref: RDA/3034. 5. Saludo: debe estar en consonancia con el resto del documento. Si nos dirigimos al destinatario en plural, habrá que mantener el plural durante toda la carta. Ejemplo: Estimado(s) señor(es), Distinguido(s) señor(es); así como sus variantes en femenino. 3.2. EL CUERPO. 1. Introducción: planteamiento inicial del tema. Se suele utilizar para hacer referencia a correspondencias anteriores, agradecer al destinatario o describir los motivos de la carta. Debe despertar el interés del lector para que siga leyendo el resto del documento. 2. Desarrollo o núcleo: se desarrolla la idea principal de la carta. Deben exponerse de forma clara y ordenada todos los hechos y circunstancias. 3. Conclusión: idea final, resumen del desarrollo e incitación al lector para que lleve a cabo una acción (compra, solicitud de información, pago de una deuda, etc.) 3.3. EL CIERRE. 1. Despedida. Se utilizan frases de cortesía breves y sencillas, en consonancia con el resto de la carta. A veces enlaza con el último párrafo del texto. Si la fórmula de despedida es breve, sin verbo, se finaliza con una coma. Ejemplos: Atentamente, Un cordial saludo. Si hay algún verbo, se escribe un punto al final: Rogándole que nos disculpe por las molestias ocasionadas, le saludamos atentamente. En espera de sus noticias, reciba un cordial saludo. Si el verbo va en tercera persona y la firma forma parte de la oración, no se escribe ningún signo de puntuación. Les saluda atentamente. 2. Firma. Nombre, apellidos y cargo de la persona responsable. Suele firmarse en un color de tinta diferente al del resto de la carta. Si la persona que debe firmar no lo hace y autoriza a alguien a firmar en su nombre, aparecerán las abreviaturas PO (por orden), PP (por poder) o PA (por ausencia, por autorización). 3. Anexos. Se indica si enviamos otro documento además de la carta. Por ejemplo: albaranes, catálogos, facturas, cheques, recibos, etc. 4. ELABORACIÓN DE CARTAS COMERCIALES. PLANIFICACIÓN Búsqueda de la información y organización de las ideas que se quieren transmitir, que se estructuran en un guión que las jerarquiza. REDACCIÓN Se redacta el texto conforme al guión realizado. Hay que tener en cuenta las características de los destinatarios. REVISIÓN DEL TEXTO Lectura final y reescritura en los casos en los que sea preciso. Se revisarán aspectos sintácticos y ortográficos así como de presentación de la página 4.1. PLANIFICACIÓN Recopilar datos sobre el asunto a tratar y sobre el destinatario ¿Qué conozco sobre el tema? ¿Qué información debo transmitir? ¿Qué información conoce ya el destinatario? ¿A quién va dirigido? ¿Quién lo leerá? Establecer el objetivo ¿Qué ideas quiero comunicar? ¿Qué pretendo conseguir? ¿Qué imagen quiero transmitir? Generar, depurar, organizar y jerarquizar las ideas Generar ideas. Descartar las ideas inútiles o no convenientes. Organizar el contenido, distinguiendo entre ideas principales y secundarias. Elaborar un guion. 4.2. REDACCIÓN DEL DOCUMENTO Después de decidir las ideas que queremos transmitir y el objetivo que pretendemos al enviar la carta, plasmaremos estas ideas en el cuerpo del documento. Introducción: debe redactarse de forma que capte la atención del destinatario. Desarrollo: cada párrafo debe contener una idea. Debemos incluir toda la información relevante de forma clara y ordenada. Conclusión: se expondrá una idea final, recordatorio, síntesis o incitación a la acción del destinatario. 4.2. REDACCIÓN DEL DOCUMENTO SÍ Utilizar un tono cercano y respetuoso, con amabilidad y cortesía. Dirigirnos al destinatario siempre con usted o ustedes. Utilizar párrafos cortos con frases sencillas y Comprensibles. Adecuar la redacción al destinatario. Introducir muletillas y frases hechas. Transmitir mensajes positivos, aun en circunstancias difíciles. Mantener la concordancia y la coherencia a lo largo de toda la carta. NO Utilizar un tono de excesiva familiaridad o un tono agresivo, irónico, brusco o con malas formas. Construir frases demasiado largas y enlazar oraciones que dificulten la comprensión del párrafo. Introducir muletillas y frases hechas. Emplear el imperativo y mensajes negativos. Caer en repeticiones o redundancias. 4.3. REVISIÓN DEL DOCUMENTO FINAL. o El mensaje se transmite con claridad y sin ambigüedades. oNo existen errores de ortografía o gramática. o La presentación del documento es adecuada y su lectura es fácil. o El vocabulario utilizado es preciso y variado. Si una palabra se repite varias veces a lo largo de la carta, buscaremos un sinónimo. o El contenido no es redundante ni hay problemas de concordancia. o No se ha olvidado información relevante. o Se cumple con el objetivo pretendido. 5. TIPOS DE CARTAS COMERCIALES. 6. LA CARTA CIRCULAR. La carta circular es un tipo de carta comercial que se envía con el mismo contenido a varios destinatarios, cambiando solo el nombre y la dirección de la persona a la que se dirige. Confeccionar el documento Normalmente las empresas disponen de una plantilla en la que figura el membrete de la empresa. El cuerpo de la carta puede redactarse al principio o en cualquier momento del proceso. A pesar de que de que la información que se transmite es general, hay que intentar que parezca que nos dirigimos personalmente a cada destinatario. Seleccionar los destinatarios Se podrá elegir entre: Una lista de destinatarios que hemos creado previamente en otro documento, hoja de cálculo, base de datos o libreta de contactos. Crear una nueva lista de destinatarios. Filtrar los destinatarios Si lo deseamos, podemos filtrar los destinatarios de la lista para que la aplicación informática solo realice la combinación de correspondencia con aquellos que cumplan una determinada condición. Por ejemplo, los clientes de una determinada provincia. 6. LA CARTA CIRCULAR. Insertar campos de combinación Debemos señalar en qué parte del documento queremos que se inserten automáticamente los datos del destinatario: nombre, apellidos, dirección, código postal, población y provincia. Para personalizar la carta, podemos insertar datos del destinatario en el saludo y en el cuerpo. Por ejemplo, su nombre y apellidos, antigüedad como cliente, etc. Reglas Es posible establecer ciertas reglas especiales. Por ejemplo, que aparezca como saludo “Estimado señor” si el destinatario es un hombre y “Estimada señora” si es una mujer. Vista previa Se visualiza el resultado de la combinación de correspondencia para comprobar el aspecto de cada una de las cartas y asegurarnos de que no hay errores. Finalizar la combinación El programa permite generar un documento individual para cada destinatario o imprimir directamente todas las cartas. 7. EL CORREO ELÉCTRÓNICO. 1. De (remitente). Dirección de correo electrónico de la persona que envía el mensaje. 2. Para (destinatario). Dirección de la persona o personas a las que se le envía el mensaje. Puede enviarse un mensaje a varias personas a la vez. 3. CC (con copia). Sirve para enviar copia de los mensajes a otros destinatarios, escribiendo en este apartado sus direcciones de correo electrónico. En el mensaje que reciba el destinatario principal aparecerá a quién se le ha enviado copia. 4. CCO (con copia oculta). Tiene la misma función que el apartado anterior, pero en este caso, la identidad de las personas que reciben copia no será visible por parte de los demás destinatarios. La difusión de dirección de correo está prohibida por la normativa de protección de datos, por lo que si vamos a enviar copias a varios destinatarios debemos hacerlo con CCO. 5. Asunto. Breve descripción del motivo del mensaje. Debe ser conciso, claro y reflejar el tema del que se va a tratar. No dejaremos nunca el asunto en blanco. Nunca deberá escribirse el contenido del mensaje. Si respondemos a un mensaje recibido, aparecerá la expresión RE antes del asunto, y si lo reenviamos a otros destinatarios Fwd. 6. Saludo. Los mensajes de correo electrónico permiten fórmulas de saludo menos formales que las establecidas en las cartas comerciales, aunque dependerá si se trata de una comunicación externa o interna, del nivel jerárquico del receptor, la frecuencia con la que se escriban o la cultura de la propia empresa: Estimado Antonio; Estimado señor González; Hola, Antonio y Buenos días, Antonia. 7. Cuerpo. Se escribirá en una línea aparte tras los dos puntos del saludo. Se utilizarán párrafos cortos, corrección ortográfica y gramatical, y frases claras, concisas y sencillas. No se escribirá todo el texto en mayúsculas, pues equivale a gritar. 8. Despedida. Frases de cortesía para despedirnos de nuestro receptor. Ejemplo: un cordial saludo, saludos, atentamente, etc. 9. Firma. Nombre, apellidos y cargo del emisor. Podremos añadir otros datos como: dirección postal, teléfono o fax. Es posible configurar nuestra cuenta de correo para que el bloque de firma aparezca automáticamente cada vez que enviamos un mensaje, sin necesidad de tener que escribirla. 10. Anexos. Archivos que se adjuntan. Cuando el contenido que se quiere transmitir es largo, generalmente se utiliza el cuerpo como introducción y resumen. El resto de la información irá en el documento adjunto. 7. EL CORREO ELÉCTRONICO. Algunas de sus principales usos del correo electrónico en el ámbito empresarial son los Siguientes: o Comunicaciones internas: envío de avisos al personal, convocatoria de reuniones, solicitud de información o materiales entre distintos departamentos, etc. o Comunicaciones externas: campañas de marketing directo (envío de ofertas y promociones a clientes potenciales), información sobre el estado de un pedido, respuesta a reclamaciones, etc.