SOP Akademi Sinergi 2024 (Kemaskini bermula 15 Ogos 2024) PDF

SOP Akademi Sinergi 2024 (Kemaskini bermula 15 Ogos 2024) Kandungan Struktur 2 CEO 2 Chief Operating Officer 2 Finance...

SOP Akademi Sinergi 2024 (Kemaskini bermula 15 Ogos 2024) Kandungan Struktur 2 CEO 2 Chief Operating Officer 2 Finance 2 Operation 4 Admin (bergantung PIC Projek - Inhouse/public) 4 Marketing 5 Sistem Affiliate 5 Human Resource 6 Cuti Staff 6 RnD/ Training 7 Melaksanakan RnD 8 Lain-Lain 9 Struktur Chairman: Fazrul Ismail CEO: Shaiful Roseman Training/ RnD: Harfiz - Jamil - Ust Faiz - Ustazah Hanisah - Ust Muhammad Marketing : Aimi - Hanim Media : Wafi - Ummi Admin : Dila Finance: Mazni - Syaz Pelbagai Persoalan di Sini CEO 1. Merancang keseluruhan AS 2. Menguruskan pelaksaan kerja keseluruhan AS 3. Memastikan target kewangan dicapai dengan merancang dan membawa projek ke AS 4. Memantau semua jabatan untuk melaksanakan KPI 5. Memberi laporan kepada Board dari semasa ke semasa Chief Operating Officer 1. Menguruskan hal operasi Akademi SInergi 2. Memberi motivasi dan bantuan kepada staf untuk melaksanakan tugas (HR) 3. Menyemak plan dan kos projek dan mematuhi SOP Finance 4. Mengadakan mesyuarat mingguan dan berkala bagi menyemak setiap unit 5. Memberi laporan kepada CEO progress setiap unit untuk mencapai target bulanan 6. Berbincang dengan CEO bagaimana menambahbaik kecekapan setiap unit 7. Mencadangkan pembaikan dan projek bagi mencapai target bulanan, quarter dan tahunan. 8. Menyiapkan SOP COO untuk panduan COO akan datang. Finance 1. SOP Menerima & Mengurus Tunai (Payment Received) a. Public - Participant Fees - Pastikan pembayaran dibuat pada onpay menggunakan 1. ToyyibPay – bayaran sudah disahkan dan di terima 2. Stripe – bayaran sudah disahkan dan diterima 3. Bank Transfer – bayaran kepada no akaun Akademi Sinergi dan ada bukti ‘Berjaya/Successful’ b. In House - Invoice/Payment 1. Bank Transfer  2. Cek 1.1 Menerima bayaran tunai di premis (booth/kelas) a. Pastikan resit diberikan untuk setiap pembelian - Tunai - Qr Pay - Transfer 1.2 Menerima Bayaran Tunai Online 1.3 Menerima Bayaran Cek 2. SOP Membuat bayaran - supplier 3. SOP Menguruskan Wang Petty Cash (Claim) a. Claim Mileage - Rate tuntutan perjalanan adalah 100km pertama: RM0.55/km dan tambahan KM: RM0.50/km - Tuntutan hanya di luar Klang Valley sahaja (CLEARKAN BALIK) - Tuntutan hanya boleh dibuat daripada office (Karangkraf) ke tempat destinasi sahaja. 4. SOP Menguruskan Allowance a. Elaun Penyampai RM 50 / sesi kurang dari 4 jam RM 100 / sesi lebih dari 4 jam b. Elaun Tugas Teknikal RM 20 / sesi kurang dari 4 jam RM 40 / sesi lebih dari 4 jam C. Tempoh penghantaran invoice/claim report Setiap 5 hari bekerja untuk proses upload dan approval Penghantaran selepas selesai revenue report 5. SOP Menyimpan Wang - mencatat Revenue Report Sebelum - Pendaftaran di onpay - Resit bayaran melalui bank transfer/cdm/interbank perlu pastikan betul ke akaun AS Akademi Sinergi Ikhlas Sdn Bhd Acc 1 : 5142 7123 4089 Acc 2 : 5622 7264 0772 Selepas SOP LENGKAP MEREKOD JUALAN - Sediakan revenue mengikut template - Pastikan analisis peserta dari onpay o Nama peserta tidak bertindan o Double registration o Hutang peserta - Letak reference mengikut turutan (Kaedah Pembayaran/Tarikh/Waktu) - Bahagian akaun reconciliation dari bank statement - Sediakan excel berlainan untuk program bersiri (untuk catat pakej dan status pembayaran) - Hantar seminggu selepas program (dalam 5 hari bekerja) 6. SOP Budgeting - Quotation & Invoices 7. Lain - lain perkara a. Penajaan b. Kerjasama Operation Admin (bergantung PIC Projek - Inhouse/public) Bahan dan dokumen berkaitan syarikat: https://drive.google.com/drive/folders/11hHr8nGvig6fZliuGI-Z79gJFTkm6bP_ Profile Akademi Sinergi: https://drive.google.com/drive/folders/1aDe5Mcj_cGKlmv4HSnaWWFcYUmU6lYEf Template Surat: https://drive.google.com/drive/folders/1C5tVSXBXknImE9u12uu_JLsZ5ozj31Wl Master copy template Kertas Kerja: https://docs.google.com/presentation/d/11mAYP3QBrkno2qlYmYxou5rX_PnvRUkH83K TTZU_D3o/edit#slide=id.p1 Archive Kertas Kerja: https://drive.google.com/drive/folders/0B6EeHfqYmYuxfnFxQkhvQkxGQm45c3dVWW 9kSUU1Qm1wN2lKbEV0Sk9SVlZWcjk1VEV1dDg?resourcekey=0-Fy6bXNOk2XNDBz4fl JOWhQ&usp=drive_link Pengurusan program: https://docs.google.com/document/d/1xMVIrPnQrbruPJy44jTQwNr8_fmleZYIh0zI_iGL AFc/edit?usp=sharing Event Budget & Timeline: https://docs.google.com/spreadsheets/d/15psUkY7AXofIWw4jkUnETd684zdyrS5TTeC VHuy193E/edit#gid=1572773887 Template Claim tim: https://docs.google.com/document/d/1wjUm8SBdD6boV-035iuzjoZGgMJpyNUY3oH5f HX5pN0/edit Template Claim penyampai: https://docs.google.com/document/d/1zIleXpzkR-LLJ1_Imk8_RT3-gwlAfv1_YDFhEWW kNG4/edit Template Claim Mileage:  Rate tuntutan perjalanan adalah 100km pertama : RM0.55/km dan tambahan KM : RM0.50/km https://docs.google.com/spreadsheets/d/1bgd1P4gMDOycYGS8WVhwkCqidhwCMSc0 /edit?usp=sharing&ouid=105610166829944222028&rtpof=true&sd=true Rate projek in-house: https://docs.google.com/document/d/1l9KWpqEO76zcPqIzJuL72yS_6-rS0YiABfi-zNW 9XS0/edit Marketing 1. Database & Social Media: https://docs.google.com/document/d/1A9hw1p4h5kn-eUsTKekrmsMnrAmr4Wc WxKNgXQ7cdHE/edit?usp=sharing 2. Strategi marketing - Aimi & Hanim Website perlu dikemaskini untuk branding kepada klien IH Manfaatkan learning centre WUI- AS masuk dengan cadangan modul Projection - realistik dan praktikal dengan timeline Target 2023- tambah database AS, branding AS-projek bersesuaian dapat disusun 3. Merchandise Fokus trainer untuk penghasilan manuskrip buku AS (product-based) Tim bantu follow up timeline Cycle 1 buku per quarter 4. Affiliate AS Aktifkan ejen - sistem ejen Pendaftaran affiliate: https://program.akademisinergi.com/affiliate/login Sistem Affiliate a. Pendaftaran b. Penggunaan c. Reporting d. Komisen  1. Cara update status bayaran di onpay: Affiliate > Komisyen > Tindakan > masukkan nota pembayaran 2. Nota pembayaran tu boleh buat template je. Pembayaran komisyen bagi jualan XX - XX Nilai: Ref payment: Jika ada pertanyaan boleh hubungi 0125051357 ya. Human Resource 1.Benefit: ada kaitan dengan projection dan target yang dicapai - Bonus Raya - Trip / Retreat tahunan - Insurans kesihatan (apa yang staff boleh manfaatkan) 2.Senarai nama pekerja https://docs.google.com/spreadsheets/d/193v_JQm3NpputD4p4_7QA22U_Yv_XmyY/e dit?usp=sharing&ouid=102563580247720231535&rtpof=true&sd=true 3. SOP Pendaftaran pekerja baru - Offer Letter - Details pekerja - Access Card bangunan karangkraf - Sticker kereta Cuti Staff Permohonan cuti hendaklah dikemukakan sekurang-kurangnya 3 hari sebelum bercuti. Sila isi link di MB messenger dan catat di Rekod CUti Staff ASI 1) Cuti tahunan adalah tertakluk kepada tahun perkhidmatan. 1.1) Kurang dari lima tahun - 10 hari 1.2) Kurang dari tujuh tahun - 14 hari 1.3) Lebih dari tujuh tahun - 18 hari 1.4) Cuti tahunan yang tidak digunakan hanya boleh dibawa ke hadapan maksima 10 hari sahaja. 2) Untuk cuti Ganti jika bertugas pada hari Sabtu, Ahad & Cuti Umum 2.1) Untuk Trainers yang mendapat alaun training - tidak layak cuti ganti sekiranya kurang dari 5 jam bertugas - Layak untuk setengah hari cuti ganti sekiranya lebih 5 jam bertugas 2.2) Admin & Marketing  - Layak untuk cuti ganti setengah hari sekiranya lebih dari 2 jam hingga 5 jam bertugas - Layak untuk cuti ganti satu hari sekiranya lebih 5 jam bertugas - Sekiranya tugasan kurang dari 2 jam, dibolehkan ambil "time off" maksimum 2 Jam 2.3) Mulai tahun 2022 1) Cuti tahunan hanya boleh carry fwd max 10 hari sahaja 2) Cuti ganti hanya valid untuk tempoh 6 bulan dari tarikh tugasan 3) Untuk cuti sakit sila kemukakan sijil cuti dari Klinik & disahkan oleh pegawai perubatan (Medical Cert) 4) Untuk cuti kecemasan (emergency leave) hendaklah mempunyai alasan kukuh untuk bercuti seperti sakit, kematian, kenderaan rosak, hal keluarga yang tidak dapat dielakkan & lain-lain. 5) Cuti Ehsan termasuk Pernikahan kali pertama, Bersalin, Isteri bersalin, Peperiksaan, Konvokesyen, Umrah & Haji (kali pertama sahaja) 6) Cuti Khas perlu mendapat kelulusan pihak pengurusan. 5. Learning day AS 6. Cleaning office/office activity 7. Gathering RnD/ Training A. Inhouse Training 1. Sebelum - Jelas dengan objektif - Membuat research awal dengan kenalpasti masalah client untuk menjadikan modul lebih customize - Maklum dengan durasi, bilangan peserta, tarikh, tempat - Menyiapkan konten berdasarkan objektif ( ayat Al Quran utama, nilai, kemahiran, simulasi) - Menyediakan aktiviti yang membantu menerang dan mempasakkan konten - Menyiapkan peralatan / props yang berkaitan dengan konten dan aktiviti - Menyediakan LP, PG dan TM 2. Semasa - Bergerak ke tempat program dan sampai minimum 1 jam awal  - Analisa tempat program berkaitan infrastruktur dan perihal keselamatan - Menyambut ketibaan para peserta (jika sesuai) - Melaksanakan program mengikut perancangan - Sentiasa membuat penilaian kendiri agar sentiasa dapat memberikan yang terbaik 3. Selepas - Hantar tuntutan - Semak modul untuk tambahbaik B. Modul Baharu - LP perlu dihantar 2 minggu kepada Ketua Jurulatih - PG & TM juga perlu disemak oleh Ketua Jurulatih 1 minggu dan diserahkan kepada admin/designer jika memerlukan bantuan design selewat-lewatnya 5 hari sebelum program berlangsung - Setiap Modul yang telah disempurnakan hendaklah dimasukkan ke dalam Folder Google Doc dengan sistematik dengan bantuan admin/ trainer (mengikut keperluan) - Modul yang dibina merupakan hak cipta terpelihara bersama. C. UpSkill Tim belajar cara : ads ( fb/tt/IG) Tik Tok Closing Sales - whatsapp blaster Penulisan Followup skills Branding Chat GPT handle affiliate Melaksanakan RnD 1. Setiap trainer perlu melakukan R & D dari masa ke semasa mengikut keperluan semasa dan permasalahan umat 2. Pastikan keabsahan bahan rujukan 3. Menghadiri seminar , kursus dan pengajian berkaitan dengan niche / bidang kepakaran untuk menambah value modul yang dihasilkan 4. Digalakkan sentiasa merujuk guru/mentor yang pakar dalam bidang Lain-Lain 1. RENEWAL SIJIL DIGITAL EPEROLEHAN a. Emel makluman tamat sijil digital akan diberikan melalui emel yang berdaftar (Emel Tuan Fazrul) b. PIC perlu mengikut langkah yang diberikan melalui emel Maklumat untuk portal adalah seperti berikut: Login: SINERGI715235 Password: FazrulFahmee1980%% c. Pembayaran perlu dibuat untuk pembaharuan sijil digital - 2024 bayaran adalah sebanyak RM 120.00 sahaja - Bayar dahulu claim kemudian atau minta cash advanced melalui finance d. Emel pengaktifan akan diberikan melalui emel yang berdaftar (Emel Tuan Fazrul) - Klik pada link yang diberikan - Letakkan PIN dan Frasa Keselamatan PIN: legasi20 Frasa Keselamatan: Soalan: What would you describe yourself in One Word? Jawapan: Legasi