Les processus et les procédures PDF

1 Les processus et les procédures Objectifs 2  Comprendre la différence entre un processus et une procédure.  Identifier les différents types de processus de gestion d'une entreprise.  Appréhender l...

1 Les processus et les procédures Objectifs 2  Comprendre la différence entre un processus et une procédure.  Identifier les différents types de processus de gestion d'une entreprise.  Appréhender l'importance des procédures dans la gestion quotidienne d'une entreprise.  Analyser l'impact d'une bonne gestion des processus et des procédures sur la performance de l'entreprise.  3 Définition des concepts Un processus 4  Un processus est un ensemble d'activités interconnectées qui transforment des éléments d'entrée (inputs) en éléments de sortie (outputs) afin de créer de la valeur pour l'entreprise. Ces activités sont organisées de manière à atteindre un objectif spécifique. Création Inputs Outputs de valeur  Exemple : Le processus de production dans une entreprise manufacturière qui transforme des matières premières en produits finis. Une procédure 5  Une procédure est une description détaillée Conditions des étapes à suivre pour accomplir une tâche spécifique au sein d'un processus.  Elle explique "comment" faire quelque chose, en définissant les responsabilités, les Ressources ressources nécessaires, et les conditions d'exécution. Responsabilités  Exemple : La procédure de gestion des commandes clients, qui décrit comment traiter une commande depuis la réception jusqu'à la livraison.  6 Les types de processus dans une entreprise Les processus de pilotage 7 Processus de pilotage: Gouvernance et direction de l’entreprise Planification Gestion des Gestion des stratégique performances risques Exemple : Processus de définition de la stratégie d'entreprise. Les processus opérationnels 8 Processus opérationnels: Production directe de valeur pour les clients Service Production Logistique Ventes client Exemple : Processus de fabrication d'un produit. Les processus de support 9 Processus de support: Aide aux processus opérationnels Gestion des Gestion ressources Comptabilité Achats informatique humaines Exemple : Processus de recrutement de personnel.  10 L’importance des processus dans la gestion des processus La standardisation 11 Les procédures permettent de standardiser les activités, assurant ainsi une uniformité dans l'exécution des tâches. Cela minimise les erreurs et garantit un niveau de qualité constant. Niveau de Standardisation Uniformité dans Minimisation Procédure qualité des activités l’exécution des erreurs constant L’efficacité 12 En suivant des procédures claires, les employés savent exactement comment accomplir leurs tâches, ce qui réduit le temps d'exécution et améliore l'efficacité. Réduction Amélioration Informer les Procédure du temps de employés d’exécution l’efficacité La conformité 13 Les procédures aident à assurer que l'entreprise respecte les normes légales et réglementaires, en documentant les pratiques conformes. Respect des Documentation normes légales Procédure sur les pratiques et conformes réglementaires L’impact d’une bonne gestion des 14 processus et des procédures Gestion des processus et procédures Amélioration de la Réduction du Satisfaction client qualité des gaspillage et des grâce à une produits/services coûts expérience positive Une gestion efficace des processus et des procédures est cruciale pour le succès d'une entreprise. En identifiant et en optimisant ces éléments, une entreprise peut améliorer sa performance, réduire ses coûts et se conformer aux exigences légales.  15 La représentation des procédures et des processus Le logigramme 16  Un logigramme est un diagramme qui représente de manière graphique les étapes d'une procédure ou d'un processus.  Il utilise des formes standard pour illustrer les différentes étapes et les décisions à prendre. Le schéma postes-documents 17 Interactions entre Flux de les différents documents postes et services  La représentation d'une procédure par schéma "postes- documents" (souvent appelée diagramme de circulation ou Points de Responsables de diagramme d'Ishikawa) permet passage des chaque étape documents de visualiser: Goulots d’étranglement Exemple de schéma postes- 18 documents Les avantages du schéma postes- 19 documents Clarté Responsabilités Optimisation Interactions entre Chaque service Points de blocage les services connait: Etapes Cheminement des Ses responsabilités redondantes documents Les documents qu’il doit gérer Ce type de schéma est utile pour améliorer l'efficacité d'une procédure en visualisant les flux de documents et en ajustant les processus pour réduire les délais ou les erreurs.  20 L’amélioration des processus Analyse des processus 21 Identifier les goulots Action Identification des d’étranglement points à améliorer Les tâches répétitives Analyse SWOT Les zones de perte de QQOCQP: temps ou de Comprendre les ressources causes profondes des problèmes identifiés Objectif Résultat Optimisation par Réingénierie des 22 processus Redéfinir Action Processus plus radicalement les efficaces et mieux processus Supprimer les étapes alignés sur les Amélioration de la inutiles objectifs stratégiques performance, la Introduire des de l’entreprise qualité et la rapidité innovations (automatisation, digitalisation) Objectif Résultat Optimisation par Automatisation 23 Réduire les tâches Action Accélération des manuelles répétitives processus Minimiser les erreurs Implémenter des Meilleure utilisation humaines logiciels de gestion des ressources humaines (valeur ajoutée) Objectif Résultat Amélioration continue: La méthode 24 Kaizen Instaurer une Action Les améliorations culture constantes d’amélioration Encourager les mènent à une continue au sein employés à grande efficacité de l’entreprise proposer des sur le long terme idées d’amélioration Objectif Résultat Standardisation des procédures 25 Assurer la cohérence Action Réduction de la et l’uniformité dans variabilité des l’exécution des Développer et résultats tâches documenter des Meilleure qualité et procédures conformité aux standardisées pour normes les activités clés Assurer leur suivi Objectif Résultat Documentation et mise à jour 26 régulière Garder les procédures à jour et accessibles à tous Action Employés bien informés Transitions fluides lors de les employés Créer des manuels de changement de procédures clairs et personnels accessibles Adaptations rapides aux Révisions régulières pour nouvelles réglementations conserver de la pertinence Objectif Résultat Formation continue des employés 27 S’assurer que les employés maitrisent et suivent les Action Des employés compétents Meilleure exécution des processus et les Organiser des sessions de processus procédures formation sur les Meilleure identification des procédures existantes et opportunités les nouvelles d’amélioration Objectif Résultat Sensibilisation des employés à la 28 qualité Engager les employés Action Une main d’œuvre dans une culture de motivée à maintenir et qualité et de service Communiquer sur améliorer les standards client l’importance des de l’entreprise procédures pour la qualité Valoriser les initiatives d’amélioration continue Objectif Résultat Définir des KPI (indicateurs clés de 29 performance) Mesurer Action Une vision claire l’efficacité des de la processus et des Identifier des KPI performance des procédures pertinents (tx processus et des d’erreurs, niveau points à améliorer de satisfaction client…) Objectif Résultat Analyser les KPI (indicateurs clés 30 de performance) Prendre des Action Processus optimisés décisions éclairées en fonction des pour l’amélioration Analyser les performances des processus performances réelles et des Ajuster les processus objectifs en fonction des stratégiques résultats Objectif Résultat Intégration d’outils digitaux 31 Moderniser les Action Des processus plus processus fluides Rendre les processus ERP (Enterprise Meilleure collaboration plus efficaces et Resource Planning) interservices accessibles CRM (Customer Grande agilité Relationship organisationnelle Management) Outils de collaboration Objectif Résultat Big data et analyse prédictive 32 Utiliser les données pour Action Des décisions basées sur anticiper les besoins et des données réelles optimiser les processus Analyser les tendances Optimisation des Prévoir les demandes ressources Ajuster les processus Amélioration de la réactivité Objectif Résultat Conclusion 33 Améliorer les processus et les procédures dans une entreprise est un effort continu qui demande une compréhension approfondie des pratiques actuelles, une volonté de changer, et l'implication de toutes les parties prenantes. En combinant ces différentes approches, une entreprise peut non seulement optimiser ses performances, mais aussi se préparer à relever les défis futurs de manière plus efficace et plus agile.