PRESUPUESTO Y CICLO ADMINISTRATIVO.docx

EL PRESUPUESTO Y EL CICLO ADMINISTRATIVO El presupuesto y la planeación están estrechamente relacionados en el ámbito empresarial y organizacional. El presupuesto es una herramienta esencial en el proceso de planificación, y su relación con la planeación se manifiesta de las siguientes maneras: Defi...

EL PRESUPUESTO Y EL CICLO ADMINISTRATIVO El presupuesto y la planeación están estrechamente relacionados en el ámbito empresarial y organizacional. El presupuesto es una herramienta esencial en el proceso de planificación, y su relación con la planeación se manifiesta de las siguientes maneras: Definición de Objetivos y Metas: La planeación implica establecer metas y objetivos para la organización. Los presupuestos permiten cuantificar estos objetivos en términos financieros. Asignación de Recursos: En la planeación, se determina cómo se asignarán los recursos, como el capital, el personal y otros activos. Los presupuestos son la herramienta que permite distribuir estos recursos de manera efectiva y eficiente. Identificación de Necesidades y Limitaciones: La planeación implica considerar las necesidades de la organización y las restricciones que puedan existir. Los presupuestos ayudan a identificar las necesidades financieras y las limitaciones presupuestarias que pueden afectar la capacidad de la organización para alcanzar sus objetivos. Evaluación de Alternativas: En el proceso de planeación, es común considerar diferentes escenarios y estrategias. Establecimiento de Prioridades: La planeación implica priorizar las actividades y proyectos más importantes para la organización. Seguimiento y Control: Una parte crucial de la planeación es el seguimiento y el control del progreso hacia los objetivos. Los presupuestos proporcionan puntos de referencia para medir el desempeño real en comparación con lo planificado. Comunicación: Los presupuestos son una herramienta de comunicación clave en el proceso de planeación. Ayudan a transmitir los objetivos financieros y las estrategias a todos los niveles de la organización, lo que garantiza una comprensión común de las metas y la dirección. En resumen, el presupuesto y la planeación están estrechamente relacionados, ya que los presupuestos son una manifestación cuantitativa de los planes estratégicos y operativos de una organización. Facilitan la ejecución efectiva de la planeación al asignar recursos, establecer metas financieras, evaluar el desempeño y comunicar la dirección financiera de la organización. El presupuesto y su relación con la organización son esenciales para la gestión financiera efectiva y la toma de decisiones estratégicas. Aquí se describen las diversas formas en que el presupuesto está relacionado con la organización: Asignación de Recursos: El presupuesto es una herramienta clave para asignar recursos financieros, como capital, mano de obra y materiales, a diferentes departamentos, proyectos y actividades dentro de la organización. Establecimiento de Objetivos y Metas: El proceso presupuestario implica la definición de objetivos financieros específicos para la organización. Estos objetivos son fundamentales para el funcionamiento y el éxito a largo plazo de la organización, ya que proporcionan una dirección clara para todos los empleados. Control y Seguimiento del Desempeño: Los presupuestos sirven como puntos de referencia para evaluar el desempeño real en comparación con las metas y objetivos establecidos. Esto permite a la organización identificar desviaciones y tomar medidas correctivas si es necesario para garantizar que se alcancen los objetivos. Toma de Decisiones: Los presupuestos proporcionan información financiera crucial que respalda la toma de decisiones. Los líderes de la organización pueden utilizar los presupuestos para evaluar la viabilidad de nuevos proyectos, expansiones o inversiones, y para priorizar actividades en función de su impacto financiero. Planificación Estratégica: Ayudan a traducir la visión y la estrategia de la organización en acciones concretas al definir cómo se asignarán los recursos para alcanzar los objetivos estratégicos. Comunicación Interna y Externa: Los presupuestos son una herramienta de comunicación tanto interna como externa. Internamente, ayudan a transmitir los objetivos financieros y las prioridades de la organización a los empleados y los equipos. Externamente, son fundamentales para comunicarse con partes interesadas como inversores, accionistas y prestamistas. Estabilidad Financiera: Los presupuestos pueden contribuir a la estabilidad financiera de la organización al permitir una gestión más eficaz de los recursos y la detección temprana de problemas financieros potenciales. Alineación de Recursos con Estrategia: El presupuesto garantiza que los recursos se alineen con la estrategia y las prioridades de la organización, lo que ayuda a maximizar la eficiencia y la eficacia de las operaciones. Mejora Continua: Los presupuestos permiten a la organización aprender de los éxitos y desafíos anteriores, lo que contribuye a una mejora continua en la gestión financiera y operativa. En resumen, el presupuesto es una herramienta fundamental que está intrínsecamente relacionada con la organización en múltiples niveles, desde la planificación y el control hasta la toma de decisiones y la comunicación. Proporciona una estructura para la gestión financiera efectiva y contribuye a la consecución de los objetivos y la visión de la organización. El presupuesto y su relación con la dirección en una organización son fundamentales para la toma de decisiones y la supervisión de las operaciones. Aquí se detallan las formas en que el presupuesto se relaciona con la dirección: Establecimiento de Objetivos: La dirección es responsable de definir los objetivos estratégicos y operativos de la organización. El presupuesto traduce estos objetivos en términos financieros específicos, lo que brinda una guía clara para la gestión financiera. Asignación de Recursos: La dirección utiliza el presupuesto para asignar recursos financieros a departamentos, proyectos y actividades específicas. Esto garantiza que los recursos se distribuyan de manera efectiva para lograr los objetivos de la organización. Toma de Decisiones: Los presupuestos proporcionan datos financieros sólidos para respaldar estas decisiones. Control y Monitoreo: La dirección utiliza el presupuesto como punto de referencia para evaluar el desempeño real en comparación con las metas presupuestadas. Evaluación de Desempeño: El presupuesto facilita la evaluación del desempeño de los departamentos y equipos. Los gerentes pueden comparar los resultados reales con los objetivos presupuestados y tomar decisiones basadas en el rendimiento observado. Motivación del Personal: La dirección puede utilizar el presupuesto como una herramienta para motivar a los empleados y los equipos al vincular incentivos y recompensas a los objetivos presupuestados alcanzados. Comunicación Interna: Los presupuestos son una forma efectiva de comunicar las metas financieras y las prioridades de la organización a los empleados. Esto garantiza que todos los miembros del equipo comprendan los objetivos y trabajen en consecuencia. Revisión Estratégica: Los presupuestos a menudo se utilizan en reuniones de revisión estratégica para evaluar si la organización está avanzando hacia sus objetivos y si se requieren ajustes en la dirección estratégica. Establecimiento de Prioridades: La dirección utiliza el presupuesto para priorizar actividades y proyectos en función de su impacto financiero y estratégico. Esto asegura que los recursos se asignen a las iniciativas más importantes. Responsabilidad y Rendición de Cuentas: El presupuesto define roles y responsabilidades financieras dentro de la organización. La dirección es responsable de garantizar que los departamentos y equipos cumplan con sus presupuestos y sean responsables de los resultados financieros. En resumen, el presupuesto es una herramienta esencial para la dirección en una organización, ya que les proporciona una guía financiera sólida para la toma de decisiones, el control del desempeño y la consecución de los objetivos estratégicos. Además, contribuye a una gestión más efectiva y a la alineación de los recursos con la dirección estratégica de la organización. El presupuesto y su relación con el control son inseparables en el ámbito de la gestión financiera. El presupuesto actúa como una herramienta crítica para el control financiero y el seguimiento del desempeño de la organización. Aquí se describen las formas en que el presupuesto se relaciona con el control: Establecimiento de Estándares: El presupuesto establece estándares financieros específicos en términos de ingresos, gastos y otros indicadores. Estos estándares sirven como puntos de referencia para evaluar el desempeño real. Comparación de Resultados: El control implica comparar los resultados reales con los presupuestados. Esta comparación permite identificar desviaciones o variaciones entre lo planeado y lo logrado, lo que puede indicar problemas financieros o áreas de mejora. Identificación de Desviaciones: Cuando se detectan desviaciones entre el presupuesto y el desempeño real, se inicia el proceso de control. Los gerentes y responsables financieros investigan las razones detrás de las desviaciones y toman medidas para corregirlas si es necesario. Medición del Rendimiento: El presupuesto proporciona un marco para medir el rendimiento de los departamentos, equipos y proyectos. Esto permite a la organización evaluar si se están cumpliendo los objetivos financieros y tomar medidas para mejorar el rendimiento. Toma de Decisiones Basadas en Datos: El control financiero basado en el presupuesto proporciona información sólida para la toma de decisiones. Cuando se identifican desviaciones, la dirección puede tomar decisiones informadas sobre cómo abordar los problemas y ajustar la estrategia si es necesario. Prevención de Desviaciones Futuras: El proceso de control no solo se trata de identificar desviaciones actuales, sino también de implementar medidas correctivas para evitar desviaciones futuras. Esto contribuye a la eficiencia y la eficacia de la gestión financiera. Rendición de Cuentas: El presupuesto establece responsabilidades financieras claras dentro de la organización. El control financiero garantiza que las partes responsables rindan cuentas por su desempeño en relación con los objetivos presupuestados. Mejora Continua: El control financiero basado en el presupuesto fomenta la mejora continua. A través del análisis de desviaciones y la implementación de correcciones, la organización puede aprender de las experiencias pasadas y tomar medidas para mejorar sus procesos y decisiones financieras. Transparencia y Comunicación: El control financiero basado en el presupuesto promueve la transparencia dentro de la organización al proporcionar una visión clara de la situación financiera y el desempeño. Además, facilita la comunicación sobre los resultados financieros con partes interesadas internas y externas. En resumen, el presupuesto y el control están estrechamente relacionados, ya que el presupuesto proporciona los estándares y las metas para el control financiero. El proceso de control se basa en la comparación del desempeño real con el presupuesto, lo que permite a la organización mantenerse en el camino hacia sus objetivos financieros y tomar medidas correctivas cuando sea necesario. GENIALLY El papel de los presupuestos en la planeación En la planeación se pueden distinguir el proceso y el contenido. Hasta hace una década era relativamente fácil llevar a cabo ambas partes; se conocía bien cada empresa, la competencia, los clientes, los proveedores, los posibles efectos que generaría un incremento en el precio; en fin, era fácil diseñar las estrategias. Sin embargo, ahora ante la globalización de México y del mundo, no es tan fácil diseñar las estrategias suponiendo determinadas variables conocidas, porque ahora la competencia actúa de diferente manera atendiendo su cultura y su moral: el mundo político y económico repercute en las empresas y en sus estrategias. Ahora que México se ha decidido a competir con los países industrializados y a entrar en sus mercados, es necesario estar muy atentos a los fenómenos económicos, sociales y políticos que ocurran en esas naciones. Hoy México es más sensible a cualquier circunstancia que ocurra en los países desarrollados, como Estados Unidos, Canadá, Japón, etc. En fin, cada día los negocios serán más afectados por las señales indirectas que por las directas; es decir, si al planear no se toman en cuenta las variables no estructurales, se estaría diseñando una planeación muy endeble ante cualquier circunstancia externa. Los presupuestos siguen siendo valiosos en la medida en que sirven de guía, ayudan a monitorear lo implementado y verifican que se logren los resultados esperados. Hay que recordar que mientras no se sepa lo que se quiere no podrá llevarse a cabo un plan; la planeación debe ser dinámica porque los clientes, los proveedores, quienes fijan la economía y quienes integran la empresa son seres humanos. En una época de cambios es cuando más se requiere planear. Sucede como en los aviones: el capitán usa los instrumentos cuando hay mal tiempo; cuando hay buen tiempo no los necesita. Por ello, el esfuerzo en esta actividad debe ser más intenso; lo relevante ahora es que no podemos ignorar ese ángulo no cuantificable, que cada día afecta más, puesto que las variables son muy cambiantes y difíciles de predecir. Todas las organizaciones hacen planes. En todas ellas los ejecutivos planean el futuro de la organización, es decir, determinan sus objetivos y el mejor método para lograrlos. Una empresa que no trabaje sujeta a planes constituye simplemente una masa amorfa, incoherente, sin dirección alguna. Aunque la mayoría de los directivos elabora planes, hay diferencias considerables en la forma de planificar. Algunos formulan planes sin que trascienda la esfera intelectual; otros hacen apuntes y borradores de estimaciones, sin aplicar técnicas científicas; otros más expresan sus planes en términos cuantitativos y los traducen en hechos en forma ordenada y sistemática. Esta manera de planificar se conoce como presupuestos. Los presupuestos son una excelente herramienta que facilita la administración por objetivos, expresados en términos monetarios, como valor económico agregado, tasa de rendimiento sobre inversión, tasa de rendimiento sobre capital, nivel de endeudamiento, determinada posición de liquidez, etc. El papel de los presupuestos en la organización La eficiencia y la productividad se materializan en utilidades monetarias que dependen en grado sumo de la planificación. La Gerencia es dinámica si recurre a todos los recursos disponibles, y uno de ellos es el presupuesto, el cual, empleado de manera eficiente, genera grandes beneficios. El presupuesto es el medio para maximizar las utilidades, y el camino que debe recorrer la gerencia al encarar las responsabilidades siguientes: Obtener tasas de rendimiento sobre el capital que interpreten las expectativas de los inversionistas. Interrelacionar las funciones empresariales (compras, producción, distribución, finanzas y relaciones industriales) en los de un objetivo común mediante la delegación de la autoridad y de las responsabilidades encomendadas. Fijar políticas, examinar su cumplimiento y replantearlas cuando no cubran con las metas que justificaron su implantación. El papel de los presupuestos en la dirección La función de los buenos presupuestos en la Administración de un negocio se comprende mejor cuando esto se relacionan con los fundamentos de la Administración misma, o sea, como parte de las funciones administrativas: Planeación, Organización, Coordinación, Dirección y Control. La Planeación y el Control, como funciones de la gestión administrativa, son rasgos esenciales del Proceso de elaboración de un Presupuesto. Además, la organización, la coordinación y la dirección permiten asignar recursos y poner en marcha los planes con el fin de alcanzar los objetivos. El Control Presupuestario es el medio de mantener el plan de operaciones dentro de unos límites razonables, mediante él se comparan unos resultados reales frente a los Presupuestos, se determinan variaciones y se suministran a la Administración elementos de juicio para la aplicación de acciones correctivas sin presupuesto la dirección de una Empresa no sabe hacia cual meta debe dirigirse, no puede precisar los campos de la inversión que merecen financiarse. La Ausencia de Presupuestos imposibilita cuestionar los resultados conseguidos en cuanto a venta, abastecimientos producción y/o utilidades. El papel de los presupuestos en el control El presupuesto permite mantener ordenados los gastos realizados por la empresa, por lo que los presupuestos permiten ayudar a minimizar el riesgo en las operaciones que realiza la empresa, asignándose sumas de dinero a cada concepto (partida) o función que realiza la empresa, en función a la planificación de ingresos. Además, permiten ordenar los “centros de costo” que integran la gestión financiera de la empresa, y brindar una herramienta de gestión para controlar los resultados financieros y operativos. La finalidad de los presupuestos es determinar de forma racional, la forma más adecuada de asignar y utilizar los recursos económicos, determinando en forma anticipada el origen y el destino de los recursos de la empresa. El presupuesto debe ser lo suficientemente flexible para admitir variaciones en las condiciones de operación, generación de recursos, y asignación de gastos, sobre todo porque en la mayoría de los casos se trabaja en base a costos e ingresos estimados. El control presupuestario es una de las funciones del departamento financiero, consiste en un proceso de monitorear qué es lo que se viene realizando, comparando los gastos efectuados con los montos presupuestados (planificados) en un lapso determinado. Dentro del proceso de planificación empresarial, la dirección de la empresa designa los recursos que han de emplearse para lograr alcanzar los objetivos planteados, así mismo establece como se van a utilizar dichos recursos. Siendo los presupuestos el medio para conseguir un uso eficiente y adecuado de los recursos económicos de la empresa. Por lo general el presupuesto cubre un rango de 12 meses, por lo que requiere una elaboración anual, sin embargo, una planificación a largo plazo (3 ó 5 años) permitirá manejar una política provisional más general y sujeta a revisiones periódicas. El presupuesto también es una herramienta para proyectar o planificar los ingresos de la empresa, en cantidad y en fecha, pudiéndose fijar desviaciones o límites de flexibilidad entre los resultados esperados y los obtenidos. Así mismo los presupuestos pueden utilizar otras unidades diferentes a la monetaria, por ejemplo: unidades, kilogramos, litros, horas hombre, etc., en función de que artículo o asunto se esté presupuestando. El presupuesto es único para cada empresa, se basa por ejemplo en factores internos (financiación, inversiones, utilidades esperadas, cultura empresarial, etc.), factores de mercado (competencia, sector, productos, etc.), factores externos (situación política, tecnología disponible, economía del país, etc.). Dentro de la organización se puede contar con diversos presupuestos, acorde a las funciones o áreas funcionales, así podemos tener presupuesto de ventas, de producción, de compras, de recursos humanos, de infraestructura, de distribución, etc. Por lo general la elaboración del presupuesto toma como base el comportamiento del presupuesto del período anterior, considerando las modificaciones y correcciones que correspondan con la nueva planificación para el período en curso. En caso de que no se tenga información “histórica” para tomar como base, se debe partir “de cero”, para lo cual se debe especificar cada partida presupuestal, indicando y sustentando cada asignación presupuestal por parte de cada jefe de área.