Pol\u00edtica de Compras - Nova Revis\u00e3o 2024 (PDF)

**POLÍTICA DE COMPRAS** **POLÍTICA DE COMPRAS** Descrição **INTERNO** ----------------- --------------------------------- Departamento: Compras Patrocinadores: Samara Paladini Rossi Batista Responsável Samara Paladini Rossi Batista E-mail: depcompras\@pasc...

**POLÍTICA DE COMPRAS** **POLÍTICA DE COMPRAS** Descrição **INTERNO** ----------------- --------------------------------- Departamento: Compras Patrocinadores: Samara Paladini Rossi Batista Responsável Samara Paladini Rossi Batista E-mail: depcompras\@paschoalotto.com.br Sumário {#sumário.CabealhodoSumrio} ======= [1. Objetivo 3](#objetivo) [2. Abrangência 3](#abrang%C3%AAncia) [3. Responsabilidades 3](#responsabilidades) [3.1 Documentos complementares a responsabilidade 6](#documentos-complementares-a-responsabilidade) [5. Pedido de Compra 7](#pedido-de-compra) [6. Centros de Custo 7](#centros-de-custo) [7. Prazos de Requisições 8](#prazos-de-requisi%C3%A7%C3%B5es) [8. Conduta 8](#conduta) [9. Seleção e Homologação de Fornecedores 9](#sele%C3%A7%C3%A3o-e-homologa%C3%A7%C3%A3o-de-fornecedores) [10. Exceções 9](#exce%C3%A7%C3%B5es) [11. Prestação de Serviços nas Instalações da Paschoalotto 10](#presta%C3%A7%C3%A3o-de-servi%C3%A7os-nas-instala%C3%A7%C3%B5es-da-paschoalotto) [12. Notas Fiscais e Prazo de Pagamento 10](#notas-fiscais-e-prazo-de-pagamento) [13. Entrega de Materiais 10](#entrega-de-materiais) [14. Divergências 11](#diverg%C3%AAncias) [15. Revisão e Manutenção 11](#revis%C3%A3o-e-manuten%C3%A7%C3%A3o) Objetivo ======== Estabelecer diretrizes para aquisição de produtos e serviços para Paschoalotto Serviços Financeiros e suas controladas, contemplando todo o processo de compras desde a origem da necessidade até o recebimento, além de instituir responsabilidades, com a mitigação de riscos; alçadas de aprovações, assegurando a transparência e idoneidade de fornecedores, bem como, diretrizes gerais relacionadas ao Departamento de Compras. Abrangência =========== A Política de Compras é aplicável para todo grupo Paschoalotto. Responsabilidades ================= [Apenas o Departamento de Compras] [realiza a aquisição] [de produtos e serviços em nome do grupo Paschoalotto, salvo nos casos de exceção explicitados no *Tópico 10* dessa Política. ] As atribuições permitidas ao requisitante nos processos de aquisições limitam-se a recomendação de players que atendam aos requisitos técnicos, não podendo se comprometer com quaisquer compromissos comerciais de contratação e/ou financeiros. As propostas comerciais serão compartilhadas com a liderança do requisitante, após aprovação da proposta técnica e negociação do Departamento de Compras. Todas as requisições são enviadas através do Portal de Compras, contemplando a necessidade de aquisição e segue para aprovação do responsável pelo centro de custo inserido na requisição. Contratações ============ Todas as contratações devem seguir os passos e orientações descritas no quadro abaixo, de acordo com cada área:  **Elaboração de escopo -** O requisitante é o responsável pela elaboração do escopo da aquisição/contratação, conforme documento Especificação Técnica -- Anexo 1 e o mesmo deve estar anexo à requisição. Quando no processo de aquisição estiver envolvido algum risco (serviços prediais, tecnologia, frotas) existe a necessidade de preenchimento do checklist de risco, o qual terá envolvimento do requisitante e área aprovadora do risco, conforme quadro abaixo: **SLA de cada área???** Homologação de fornecedores para processo de contratação é realizada apenas com o fornecedor vencedor do processo de concorrência. {#homologação-de-fornecedores-para-processo-de-contratação-é-realizada-apenas-com-o-fornecedor-vencedor-do-processo-de-concorrência..ListParagraph} ================================================================================================================================== **Due Diligence** - O Departamento de Compras é o responsável por levantar todos os documentos descritos no \"Formulário de Declaração de Conformidade\" -- Anexo 2, o qual será compartilhado com o fornecedor na cotação, pois assim fica evidenciado a importância dos documentos, para que o fornecedor possa participar do processo e que serão solicitados ao ganhador do processo através do One Trust e Linte, para aprovação da documentação. Abaixo as áreas envolvidas no processo de aprovação no One Trust e Linte: - - - - - - - Abaixo temos a Matriz de Responsabilidade, dividida por categorias x áreas aprovadoras do risco: O fornecedor só será homologado mediante aprovação de todas as áreas citadas acima. **Negociação comercial -** O Departamento de Compras é o único que possui autorização para tratar valores e condições de pagamento para todas as contratações realizadas para a Paschoalotto. **Aprovação de proposta técnica -** A área requisitante é responsável por equalizar e aprovar as propostas tecnicamente. **Análise contratual -** O Departamento Jurídico é o responsável por fornecer a minuta contratual contendo as condições negociadas para ratificação do fornecedor ou realizar a validação da minuta disponibilizada pelo fornecedor. Constantes nessa minuta estarão as condições comerciais aprovadas pelo Departamento de Compras e o escopo técnico aprovado pelo Head da área requisitante. O contrato deverá ser enviado para a análise jurídica através da Linte, o qual terá um prazo de até 03 dias úteis, com instruções e encaminhamentos. O jurídico irá finalizar a assinatura do contrato via plataforma JPL e encaminhará ao compras, que enviará o contrato para Gestor do contrato. **Aditivo contratual -** O Departamento de Compras é responsável por conduzir as inclusões ou renovações contratuais, as quais devem ser informadas/solicitadas pela área requisitante do contrato. Após negociação comercial realizada pelo Departamento de Compras, o Departamento Jurídico elabora o aditivo contratual ou valida o aditivo contratual disponibilizado pelo fornecedor. **Arquivo do contrato -** O Departamento Jurídico é o responsável pelo arquivo de todos os contratos. **Critérios de medição -** A área requisitante é a responsável por realizar a gestão dos serviços contratados através do pedido de compra gerado no Portal de Compras, acompanhando a execução das atividades/entregas, saldo disponível em contrato, cronograma de pagamento, de acordo com a entrega (medição) ou condição contratual, incluindo o envio da nota fiscal para o Departamento de Contabilidade. **Recebimento de materiais -** O Departamento de Almoxarifado é responsável por receber todos os materiais adquiridos, realizar a conferência, garantir que o produto recebido está de acordo com o pedido de compra enviado ao fornecedor e registrar o recebimento da mercadoria através do SAP. **Envio de nota fiscal -** As notas fiscais devem ser direcionadas para o Departamento de Contabilidade através da plataforma Simple. - *Nota fiscal recebidas no Departamento de Almoxarifado:* após acusar recebimento da mercadoria em sistema, é responsável por enviar a nota fiscal para o Departamento de Contabilidade. - *Nota fiscal referente contratação de serviço*: a área requisitante é responsável por realizar o envio da nota fiscal para o Departamento de Contabilidade. *Observação:* O Departamento de Compras não pode realizar o lançamento e envio da nota fiscal para o Departamento de Contabilidade, com exceção das compras realizadas para doação (entregues direto ao CI) e pedidos de café para visitas/eventos de reconhecimento. **Lançamento de nota fiscal -** O Departamento de Contabilidade é responsável pelo lançamento das notas fiscais recebidas através da plataforma Simple. 3.1 Documentos complementares a responsabilidade {#documentos-complementares-a-responsabilidade.Ttulos2} ================================================ Os dados do grupo Paschoalotto, inclusive associados, clientes e fornecedores, são considerados confidenciais. Desta forma, é imprescindível que se respeitem todas as diretrizes de nosso Código de Ética e Conduta, Manual de Integridade e Compliance, Política de Privacidade e Segurança da Informação -- Anexo 3, bem como outras normativas e diretrizes (Política de Gestão de Fornecedores e Manual do Comprador) relacionadas e disponíveis a todos da Companhia. 5. **Requisições** Abaixo, os tipos de Requisição de Compra (RC) e seu respectivo resumo: Toda requisição que contenham orçamento referência (OBZ), o valor deve estar na requisição; para as compras de serviço, deve estar como anexo à requisição o escopo técnico -- Anexo 4 e toda documentação que seja aplicável (desenhos, projetos, etc), quando for identificado algum risco relevante no serviço que está sendo contratado, o requisitante deverá informar no escopo técnico -- Item III e terá que informar a área responsável, conforme planilha abaixo: Gráfico de mapa de árvore Descrição gerada automaticamente A área responsável pelo risco, terá que preencher o Formulário Declaração de conformidade -- Anexo 5 o qual deverá ser enviado aos fornecedores juntamente com o escopo técnico, deverá ser assinado pelo fornecedor e enviado junto com a proposta. Caso esses critério não sejam atendidos, a requisição será devolvida para correção no prazo de 24h, passando a contar o prazo de atendimento apenas após o retorno com a requisição atualizada. O H*ead* do centro de custo informado na requisição é o responsável pela validação das informações contidas na requisição, incluindo o valor de orçamento referência para a compra (orçamento anual aprovado) e será responsável pela aprovação da requisição no portal de compras. Todas as requisições devem ser aprovadas de acordo com as alçadas a seguir: **Valores (BRL)** **Aprovadores** ------------------- --------------------------------- \ R\$ 5.000 *Head* + Diretor responsável CC A requisição de regularização (RC Regularização) pode ocorrer quando o requisitante realizar a aquisição diretamente (sem o processo formal do Departamento de Compras) **[e a demanda se enquadrar em uma das situações excepcionais]** **[descritas no *tópico 10* dessa Política.]** Para formalização do processo de regularização, o requisitante deve abrir uma requisição através do Portal de Compras, anexando a nota fiscal e informando a justificativa. O Departamento de Compras emitirá um pedido de compras para formalização do processo. O requisitante é responsável por enviar a nota fiscal e o boleto/dados para pagamento para o Departamento de Contabilidade através da plataforma Simple, informando o número do pedido de compra gerado no Portal de Compras. Serviço de Infraestrutura (Manutenção/Frotas), devem ser requisitados pela equipe de Infraestrutura, a qual fará uma requisição de compra no portal de compras. Itens de estoque devem ser requisitados ao Departamento de Almoxarifado através da aplicação de workflow da Companhia (atualmente BPM) em "Requisição de Materiais". Itens relacionados a Tecnologia da Informação devem ser requisitados através de chamado na aplicação de Service Desk da Companhia (atualmente ServiceNow). Os técnicos são responsáveis por enviar a requisição de compras para o Departamento de Compras, garantindo toda especificação técnica necessária para cotação e aquisição. Quando deve ser por Governança?????? As demais aquisições, poderão ser abertas diretamente pela área do requisitante, via requisição no portal de compras. Pedido de Compra ================ 5.1 Diretrizes para a contratação de serviços pela Paschoalotto Serviços Financeiros, em conformidade com o Código de Defesa do Consumidor (Lei nº 8.078/1990) e o Código Civil Brasileiro (Lei nº 10.406/2002). Esta política visa proteger os direitos da empresa, fornecedores e promover transparência e segurança nas relações contratuais. 1. Serviços que exigem contrato escrito - Serviços de Longa Duração, Com risco e Alto Valor; Para serviços de longa duração ou de alto valor, a Paschoalotto Serviços Financeiros exigirá a elaboração de um contrato escrito. Esses serviços podem incluir, mas não se limitar a: - Prestação de serviços de consultoria ou assessoria em áreas especializadas; - Serviços de desenvolvimento e licença de software personalizado ou não; - Serviços de engenharia ou construção de projetos complexos; - Serviços de planejamento financeiro ou contábil; - Serviços de manutenção ou reparo de equipamentos de alto valor. - O contrato deverá conter todas as cláusulas e condições acordadas entre as partes, incluindo escopo do serviço, prazos, valores, formas de pagamento, obrigações das partes, direitos e responsabilidades. 2. Serviços que Não Exigem Contrato Escrito Para serviços de menor complexidade, curta duração ou baixo valor, a Paschoalotto [poderá] dispensar a elaboração de um contrato escrito. Esses serviços podem incluir, mas não se limitar a: - Contratações emergenciais; - Serviços pontuais de assistência técnica e manutenção; - Serviços de alimentação e hospedagem. E incluirá Termos e Condições no pedido de compra. Emergência: entende-se por emergência a urgência de atendimento de situação que possa ocasionar prejuízo ou comprometer o trabalho e que não pôde ser prevista antecipadamente. Nesses casos, a Diretoria deverá ser acionada para deliberação, mediante envio de e-mail com a justificativa da necessidade da contratação. O pedido de compra é gerado através do Portal de Compras atendendo aos prazos descritos no tópico 7 desta Política. Todas as requisições com valor acima de R\$ 2.000 devem possuir, preferencialmente, 3 cotações. As aprovações dos pedidos seguirão as alçadas abaixo: **Valores (BRL)** **Aprovadores** ------------------- ----------------------------------------------------------------- \R\$ 5.000 *Head* Compras + *Head* responsável CC + Diretor responsável CC O Departamento de Compras é responsável apenas comercialmente pelo processo, sendo as demais questões responsabilidade dos departamentos aplicáveis. Centros de Custo ================ O centro de custo deve ser definido pelo requisitante na abertura da requisição. Cabe exclusivamente ao responsável pelo centro de custo definido autorizar o processo de cotação e compra. Nos casos de gerenciamento matricial (rateio), as requisições recebem a indicação do centro de custo através da área gestora da demanda. Prazos de Requisições ===================== Abaixo estão os prazos de atendimento pelo Departamento de Compras (tempo para cotação e envio do pedido de compra), que são contados após a aprovação da requisição pelo *head*/diretor responsável pelo centro de custo. Em todas as requisições é necessário que haja descrição completa do item ou, em caso de serviços, a anexação do escopo e demais documentos, conforme item 4 desta Política. Se houver necessidade de qualquer ajuste na requisição que envolva alteração na aquisição (mudança de escopo, atualização de modelo etc.), o SLA para aquisição será reiniciado, contando a partir da data em que o Departamento de Compras receberá a nova informação. Todas as requisições emergenciais iniciarão atendimento em até 1 dia útil. *\***Sem considerar prazo de produção e entrega*** ***\*\*Projetos e contratos podem ter seu SLA para aquisição alterado devido cronograma definido pelo Departamento de Compras e área requisitante após análise da complexidade.*** Conduta ======= Os envolvidos direta ou indiretamente no processo de aquisição ou contratação não podem receber quaisquer vantagens ou benefícios pessoais, como presentes, brindes e viagens, provenientes de empresas fornecedoras ou participantes de processo de compra, contratação ou licitação, seguindo as diretrizes constantes em nosso -- Anexo 5 Código de Ética e Conduta, Manual do Programa de Integridade e Política Antissuborno. Os dados das propostas dos fornecedores em concorrência devem ser utilizados exclusivamente para os fins a que se propõem, sendo proibida abertura de valores e condições para demais fornecedores ou outras partes não pertencentes ao Departamento de Compras. Em casos de empate das propostas, poderão ser priorizados fornecedores locais, micro e pequenas empresas, como forma de apoio ao desenvolvimento econômico e sustentável. A Paschoalotto representada pelo Departamento de Compras e área requisitante, poderá ainda estabelecer critérios específicos de desempate adequados a concorrência. Seleção e Homologação de Fornecedores ===================================== A Paschoalotto realiza o processo de homologação de seus fornecedores, iniciado através do Portal de Compras, onde são inseridas as informações e documentações, as quais são validadas pela área de cadastro (Departamento de Compras), seguindo o Anexo I - Normas para Homologação. **[Recomendações de boas práticas]:** - Considerar critérios socioambientais; - Possuir políticas e códigos de Ética e Conduta; - Adotar práticas anticorrupção, antissuborno e antiterrorismo; - Contratar empresas locais e de pequeno e médio porte; - Beneficiar a população localizada no entorno da empresa; - Combater o trabalho infantil, escravo ou análogo; - Combater o assédio moral e qualquer forma de discriminação; - Valorizar, capacitar e empregar pessoas com deficiência; - Possuir políticas e ações que visem a segurança e saúde do colaborador da empresa; - Implementar ações para reduzir acidentes de trabalho e lesões por esforços repetitivos (LER); - Possuir programas de gestão de resíduos; - Possuir e publicar dados de performance ambiental; - Utilizar produtos certificados. Ex.: Papel FSC (Conselho de Manejo Florestal). - Ciência dos fornecedores das Políticas da empresa; **9.1 QUEM SÃO CONSIDERADOS FORNECEDORES** Os fornecedores são pessoas físicas e jurídicas que prestam algum tipo de serviço ou fornecem algum tipo de produto para a PASCHOALOTTO. São 02 tipos de Contratação: \- Pessoa Jurídica (PJ) -- Emissão Nota Fiscal (Boleto ou Conta Bancária PJ) \- Pessoa Física (PF) -- RPA -- CPF/Formulário (Conta Bancária PF) Para garantir o recebimento pela prestação do serviço, a contratação deve seguir somente os dois tipos propostos e sem combinação entre os formatos. Ex: Não é permitido contratar pessoa jurídica e realizar o pagamento em conta bancária na modalidade de pessoa física. Exceções ======== Serão autorizadas aquisições e contratações sem acompanhamento do Departamento de Compras exclusivamente nas situações a seguir: - Risco iminente de parada da operação - Risco iminente relacionado à segurança/saúde - Risco à imagem da empresa - Emergência legal (demanda exclusivamente jurídica) - Na impossibilidade de negociação e envio do pedido ao fornecedor pelo Departamento de Compras devido ao prazo. Todas os processos devem seguir esta Política. O Departamento de Compras realizará auditorias por amostragem e qualquer aquisição ou contratação realizada nos critérios de exceções estará sujeita a esse procedimento. Havendo discrepâncias, o *head*/diretor da área poderão ser envolvidos. Prestação de Serviços nas Instalações da Paschoalotto ===================================================== A liberação de acesso de terceiros nas dependências da Paschoalotto é feita pelo Departamento de Infraestrutura (*Facilities*), com cadastro dos funcionários da contratada e disponibilização de crachá temporário. Para iniciar suas atividades, o fornecedor deve participar da Integração para Terceiros (realizada pelo Departamento de Segurança do Trabalho) e estar acompanhado de um representante da área técnica envolvida ou ter em mãos documento com data, hora e dados dos colaboradores autorizados, assinado pelo *head* da área técnica. Serão solicitados documentos de esclarecimentos e informações adicionais, conforme necessidade identificada. Notas Fiscais e Prazo de Pagamento ================================== No momento da emissão da nota fiscal, o fornecedor deve cadastrar as seguintes chaves de e-mail: Toda nota fiscal deve conter no campo "informações adicionais" o nome do requisitante/comprador e número do pedido de compra. Não é permitido realizar faturamento sem aprovação formal da Paschoalotto, seja do Departamento de Compras ou em casos de exceções/emergências, da área requisitante. Devido ao fechamento contábil, não deve ocorrer emissão de nota fiscal entre os dias 25 e 31. Os pagamentos ocorrerão no dia 31 do mês, desde que a nota fiscal seja recebida com prazo mínimo de 15 dias antes do vencimento. Os casos de exceção devem ser aprovados pela área financeira. Os pagamentos através de adiantamento serão realizados mediante aprovação do *Head* de Compras e *Head* de Finanças. Em caso de alteração dos dados bancários para depósito, o fornecedor deve solicitar alteração através do Portal de Compras. Entrega de Materiais ==================== O fornecedor deve entregar o material no Almoxarifado, seguindo a especificação do produto, conforme pedido de compra enviado via e-mail ou Portal de Compras. Divergências ============ Caso seja constatada divergência dos materiais requisitados no ato do recebimento, o Departamento de Almoxarifado deve notificar o Departamento de Compras para tratativas junto ao fornecedor. O tempo de resolução tem o prazo de 7 dias úteis, sem considerar o prazo de entrega. 16. **Gestão de Consequências** Colaboradores, fornecedores ou qualquer outro interessado neste processo que, observarem quaisquer desvios às diretrizes desta Política, poderão relatar o fato ao XXXXX email/fone, podendo ou não se identificar. Internamente, o descumprimento das diretrizes desta Política ensejará a aplicação de medidas de responsabilização dos agentes que a descumprirem, conforme a respectiva gravidade do descumprimento, sendo aplicáveis a todas as pessoas descritas no item "Abrangência" desta Política, incluindo a liderança e membros da Diretoria-Executiva. Revisão e Manutenção ==================== Essa Política será revisada anualmente ou quando ocorrer mudança significativa na organização. **Repositório de documentos** Portal Paschoalotto (Intranet): --------------------------------- --------------------------------- **Responsável pelo Documento** Departamento de Compras **Classificação da Informação** Sensível {#section.Ttulos2}