Creación y envío de correos electrónicos PDF

Creación y envío de correos electrónicos Para crear un nuevo mensaje de correo electrónico sigue los siguientes pasos: 1. Pulsa el botón Nuevo correo electrónico, situado en la parte superior izquierda de la Barra de herramientas. 2. A continuación aparece una pantalla emergente con los sigu...

Creación y envío de correos electrónicos Para crear un nuevo mensaje de correo electrónico sigue los siguientes pasos: 1. Pulsa el botón Nuevo correo electrónico, situado en la parte superior izquierda de la Barra de herramientas. 2. A continuación aparece una pantalla emergente con los siguientes campos: Para. Escribe la dirección de correo con la que te quieres comunicar o añádela desde la libreta de direcciones. Puedes añadir cuantos destinatarios desees, separándolos con un punto y coma o seleccionando y añadiendo los contactos desde la libreta de direcciones. Es necesario escribir al menos un destinatario. CC (Copia de Carbón). En inglés, Carbon Copy (CC). Añade otros destinatarios en copia. Los destinatarios en CC pueden ver a todos aquellos a quienes se les ha man- dado el correo, excepto a los destinatarios en CCO. Al activar la línea CC, aparece una pantalla emergente en la que se pueden asignar los destinatarios Para, CC y CCO. CCO (Copia de Carbón Oculta, Con Copia Oculta o Copia de Cortesía Oculta). En inglés Blind Carbon Copy (BCC). Los destinatarios CCO reciben el mensaje y pue- den ver quiénes son los destinatarios del mismo pero no pueden visualizar las otras direcciones a las que se envía en CCO. Esto evita que el encabezado pueda ser muy voluminoso y que los destinatarios vean direcciones que no interesa que se sepan. Asunto del mensaje. Título con el tema del contenido del mensaje. Cuerpo del mensaje. Exposición del contenido del mensaje, siendo editable su esti- lo. Mientras se redacta el mensaje, este se guarda automáticamente en la carpeta Borradores. 3. Pulsa el botón Enviar. Una vez enviado un correo, mientras este no salga del servidor se encontrará en la Bandeja de salida. Después, se moverá a la carpeta Elementos envia- dos. El mensaje ya no aparecerá en la Bandeja de salida. Los correos que se están redactando y no se desean enviar todavía se pueden guardar en la carpeta Borrador. Desde esta carpeta se pueden recuperar para su edición y posterior envío. También pueden descartarse borrando el mensaje mediante la tecla Supr o bien haciendo clic sobre la papelera que aparece al seleccionarlo. Claves y consejos Tanto el campo Para como el CC se utilizan para incluir a des- tinatarios. Todos los receptores del mensaje pueden ver en el encabezado del mensaje las direcciones a las que se les ha enviado. La principal diferencia es que cuando a alguien le llega el correo estando en el campo Para , es decir, siendo el desti- natario principal, se espera que esa persona responda. En cam- bio, aquellos destinatarios que se encuentren en el campo CC no se espera que contesten, reciben el correo a título mera- mente informativo. Descarga Consulta el siguiente documen- to para saber cómo hay que escribir un correo electrónico. U4\_Normas y consejos para la redacción de un correo elec- trónico.docx Redacta un mensaje indicando en el apartado Para tu propia cuenta de correo. Indica en el Asunto «Solicitud talla tienda Zaragoza Centro», redacta un mensaje sencillo y adjunta una imagen denominada Camiseta Terrex mujer azul, que previamente has buscado y guardado en el ordenador. Para adjuntar el archivo has de pulsar el botón Adjuntar archivo. Verifica que se ha añadido bajo la línea de Asunto. Guarda el mensaje en la carpeta Borrador. Si cierras el mensaje, te preguntará si deseas mantenerlo guardado como borrador. Abre esta carpeta, recupera el mensaje en modo edición, pulsando sobre el lápiz o haciendo doble clic y pulsa el botón Enviar. Comprueba que aparece en la carpeta Elementos enviados..1. Enviar mensajes con archivos adjuntos Cuando se quiere remitir uno o varios archivos jun- to con el mensaje, lo primero que se ha de hacer es mencionarlo en el cuerpo del mensaje indicando el nombre y número de archivos que se envían. Para adjuntar archivos a un mensaje, procedere- mos de la siguiente forma: Pulsando el botón Adjuntar archivo, del menú Mensaje, o bien, Desde el menú Insertar, seleccionamos Adjuntar archivo (Fig. 4.11). En la opción Examinar este equipo, podemos nave- gar por las carpetas y adjuntar los archivos selec- cionados. También es posible adjuntar correos. 3.2. Comandos avanzados en la redacción de mensajes Outlook facilita tu trabajo a la hora de redactar y enviar mensajes. En el menú Mensaje, encontramos el botón Más comandos (Fig. 4.12) que nos permite usar algunas de las utilidades sencillas e interesantes que nos van a facilitar nuestro trabajo. Fig. 4.11. Adjuntar archivos a mensaje. 4. La cadena de ropa va a enviar un correo informando sobre la oferta que se lanzará durante la campaña navide- ña, consistente en un adelanto de las rebajas de enero con un descuento del 10 % y con la posibilidad de devolver los artículos hasta el 31 de enero. a) Realiza el proceso de redacción del mensaje. b) Envía el mensaje con dicha oferta a todos tus compañe- ros/as de clase. Puedes incluir algunas direcciones en la línea CC y otros en la línea CCO. Separa las direcciones con un punto y coma. c) Comprueba que el mensaje enviado se encuentra en la carpeta de Elementos enviados. d) Observa si el mensaje también está en el Bandeja de salida. Explica el motivo. 5. Contesta al correo de la actividad anterior desde el botón , preguntando cómo se han de etiquetar los artículos, cuál ha de ser su ubicación y qué cartelería hay que usar. Además, debes preguntar el horario del primer día y si tienen intención de abrir algún día festivo. ACTIVIDADES Claves y consejos No se puede enviar archivos demasiado voluminosos por correo electrónico. En el caso de encontrarse en la necesidad, es recomendable utilizar com- presores de archivos como WeTransfer o utilizar sistemas de almacenamiento en la nube como Google Drive o Dropbox, ya que hacen que sea fácil com- partir archivos grandes que no pueden mandarse por correo electrónico. Importante No se deben enviar archivos susceptibles o sospechosos de tener virus ni archivos ejecuta- bles o que tengan código de programación. Fig. 4.12. Opciones del botón Más comandos en el menú Mensaje. Etiquetar la importancia del mensaje, a fin de que el destinatario lo priorice o no. Seguimiento del mensaje establece una marca para recordarte que debes hacer el seguimiento a este mensaje más tarde. Dictar. Esta herramienta requiere tener disponible el micrófono. El ordenador convierte en texto lo que dictemos y lo escribe en el lugar donde se encuentra el cursor. Abrir la libreta de direcciones, para seleccionar destinatarios. Comprobar nombres, para verificar que las direcciones están bien escritas. Firmar mensajes, con un texto personalizado para cada cuenta. Por ejemplo, el nombre de quien suscribe, el cargo que ocupa, el teléfono de contacto, etc. Es un texto que, una vez grabado, se puede incluir en todos los mensajes sin necesidad de repetirlo. Comercio y Marketing CFGM Comercio y Marketing CFGM 69 1. Concepto y acceso a Outlook Es el servicio de correo electrónico de Microsoft que te ayuda a orga- nizar fácilmente el correo electrónico, gestionar las tareas a través del calendario, las reuniones y la lista de contactos. Outlook administra los correos de forma rápida y eficaz, localizando los correos prioritarios. Outlook El uso de Outlook se puede realizar a través de: 1. Acceso a la versión web (Fig. 4.1), a través de www.office.com. Los pasos son muy sencillos: Inicia sesión e introduce tu cuenta de correo vinculada a Outlook y contraseña. Una vez en la página principal de Office, veremos todas las aplicaciones disponibles con nuestra licencia de Office 365. Selecciona la que corresponde a Outlook. 2. Aplicación móvil (Fig. 4.2). Para utilizar Outlook en tu dispositivo móvil, primero es necesario descargar la App de Outlook, bien en modalidad Android, bien en su modalidad iOS. Una vez instalada la App, seleccionamos el icono, iniciamos la sesión, indicando la cuenta de correo que vamos a utilizar, e intro- ducimos la contraseña. 3. Aplicación de Escritorio de ordenador (Fig. 4.3). Esta es la moda- lidad a la que vamos a dedicar esta unidad didáctica. A diferencia de las dos modalidades mencionadas anteriormente, utilizaremos un programa instalado en el ordenador, para lo cual selecciona- mos en nuestro Escritorio Inicio \> Todas las aplicaciones \> Out- look o buscando en el apartado Búsqueda de la barra de tareas de Windows 11. Al ejecutarse esta aplicación, podremos ver el logo del progra- ma, mientras se carga en nuestro Escritorio. Una vez que nuestro ordenador ha cargado en memoria el programa, la pantalla prin- cipal o interface ('entorno de trabajo') que nos muestra es la que ofrece todas las funciones del programa. Fig. 4.1. Entorno de trabajo de Outlook web. Fig. 4.2. Entorno de trabajo de aplicación móvil de Outlook. 1. Descarga la App de Outlook en tu móvil siguiendo los pasos descritos en la unidad. 2. Descarga en tu ordenador la versión empresarial de prueba de Outlook 365 de Escri- torio si no dispones de la opción educativa descargable. ACTIVIDADES Claves y consejos La principal diferencia entre Outlook de Escritorio y la App o la web es que disponemos de un programa instalado en nues- tro ordenador que nos permite consultar, organizar, imprimir y una serie de acciones más, des- de un programa local. Esta apli- cación de escritorio incorpora el 100 % de funcionalidades a diferencia de las versiones web y móvil. Los mensajes se des- cargan en nuestro ordenador, y no es necesario conectarse a Internet, salvo para enviar y recibir nuevos mensajes. Pre- senta la ventaja adicional de integrar y compartir los recur- sos con el resto de los progra- mas de Microsoft 365. ¿Sabías que\...? Microsoft Outlook reúne una serie de ventajas que ayudan a ser más eficiente en la planifica- ción y gestión de tu tiempo: Gestión eficaz del correo. Entorno de trabajo seguro. Integración con las aplicacio- nes de Office 365. Interfaz moderna y funcional. Fig. 4.3. Pantalla principal de Outlook Escritorio. Cinta de opciones. Formada por las fichas que tiene cada aplicación, cada una contiene botones. Módulos/Aplicaciones. Navega entre los diferentes módulos del programa: Correo electrónico, Calendario, Contactos, Tareas y cualquier otra aplicación a la que se quiera tener acceso rápido. Panel de carpetas o de navegación. Carpetas de cada una de las cuentas de correo electrónico. También se pueden anclar carpetas favoritas y crear grupos de contactos. Listado de correos. Correos que se encuentran en la carpeta seleccionada ordenados por fecha. Se puede filtrar por los no leídos o mostrar todos. Barra de búsqueda. Localiza cualquier correo electrónico a través de una o varias palabras clave. Panel de lectura o Vista previa. Visualización previa del correo electrónico seleccionado en el listado de correos. Barra de estado. Resumen del estado del correo, incluido el estado del servidor y su conexión. 70 CORREO ELECTRÓNICO Y AGENDA ELECTRÓNICA CFGM Comercio y Marketing 2. Configuración y vinculación de cuentas de correo Para utilizar Outlook es necesario contar con al menos una cuenta de correo electrónico. Antes de empezar a trabajar con Microsoft Outlook, vamos a añadir una cuenta de correo electrónico o a vincular cuentas ya existentes. Si no disponemos de una cuenta previamente creada, podemos crear una cuenta de correo que Microsoft proporciona gratuitamente. 2.1. Creación de cuenta de correo electrónico Para crear una nueva cuenta de correo gratuita proporcionada por Microsoft, los pasos a seguir son los que se describen a continuación: 1. En la interface del programa, seleccionamos la opción Archivo, situada en la parte superior izquierda de la pantalla. A continuación, nos muestra las opciones de información de cuentas y la opción de agregar nuevas cuentas (Fig. 4.5). 2. Asignar en la siguiente pantalla una cuenta cor- porativa ya existente, crear una cuenta de correo nueva de Microsoft o vincular una cuenta de Gmail (Fig. 4.6). A partir de este momento, ya disponemos de una cuenta operativa con la que podremos comunicarnos a través de correos con el resto de personas, empresas e instituciones. El pro- grama es totalmente operativo y está preparado para enviar y recibir correos electrónicos. Si deseamos añadir una cuenta de Gmail en nuestro programa, solamente tenemos que seguir los dos pasos anteriores, en este caso introduciendo la cuenta de correo Gmail y su contraseña. De esta forma vincularemos nuestro correo con el resto de cuentas que haya- mos iniciado en Outlook. A partir de ahora, recibiremos los correos de todas las cuentas que hayamos asignado al programa y podremos enviar correos desde cualquiera de ellas. 2.2. Vincular cuentas de correo A través de Outlook podemos gestionar diferentes cuentas de correo electrónico, tanto las que corresponden a dominios de Microsoft o Google, así como cualquier otra cuenta de cualquier otro dominio corporativo, es decir, el programa es un gestor de correo elec- trónico. Para vincular varias cuentas, tan solo hemos de añadir una nueva cuenta. De esta forma, podemos recibir en nuestra bandeja de entrada correos de las diferentes cuentas vinculadas. El proceso es muy sencillo (si se trata de una terminación Outlook o de Google) y es similar al seguido para crear una cuenta outlook.com. 1. Selecciona Agregar cuenta en la cinta de opcio- nes del menú Archivo (Fig. 4.7). 2. Introduce la cuenta que se quiere añadir. Si es una cuenta Gmail, solamente nos pedirá que introduzcamos la contraseña que corresponda. Para gestionar una cuenta de correo corporativo, el proceso es un poco más complejo, ya que será necesario conocer los servidores de correo a los que se va a dirigir y requiere que demos algunos pasos adicionales. Esta información la ha de proporcionar quien ges- tione el dominio y las cuentas de correo de la empresa. Estos servidores se denominan POP e IMAP y también se pueden configurar en Outlook. Claves y consejos Una cuenta de correo Micro- soft puede tener las siguientes terminaciones: \@outlook.com \@outlook.es \@hotmail.com \@hotmail.es \@live.com No obstante, en la actualidad, al crear un correo electrónico úni- camente ofrece las opciones \@outlook.com y \@hotmail.com. Outlook también da la opción de inicio de sesión con una cuenta de Google. Truco Para mostrar de forma perma- nente la cinta de opciones hay que seleccionar del desplega- ble la Cinta de opciones clásica: Fig. 4.4. Cinta de opciones clá- sica. Fig. 4.5. Crear cuenta de correo. Fig. 4.7. Agregar cuenta de correo. Fig. 4.6. Añadir una cuenta de correo Outlook. Descarga Visualiza el siguiente documen- to para profundizar en cómo obtener un correo corporativo y cómo configurar su cuenta de correo: U4\_Correo corporativo y ser- vidores.docx 3. La encargada de la tienda de ropa en la que trabajas quiere disponer de un correo electrónico genérico para que cualquier trabajador de la tienda pueda gestionarlo. Además de ello, cada uno de los trabajadores tendrá su propio correo electrónico, compuesto de la inicial del nombre y el primer apellido completo. a) Crea el correo corporativo e inicia sesión a través de la aplicación de Escritorio. b) Crea e inicia sesión con el correo de un trabajador (tú mismo) a través de la web. ACTIVIDADES 73 CFGM Comercio y Marketing UNIDAD 4 a) Redacta un mensaje cuyo asunto es «Bultos pendientes de recibir» (Fig. 4.13): Asigna la dirección del transportista utilizando la libreta de direcciones. Redacta el mensaje para comunicar al destinatario que del último envío recibido faltan dos bultos. Si dispones de micrófono, puedes dictar al ordenador el cuerpo del mensaje. Adjunta el albarán que previamente has guardado en tu ordenador. Marca el mensaje como prioritario. b) Crea e inserta una firma en la que aparezca tu nombre, tu cargo y un número de teléfono y un correo electrónico de contacto inventado. Para ello, sigue los pasos siguientes: En la ficha Mensaje selecciona Incluir \> Firmas \> Firma (Fig. 4.14). A continuación, se abre el cuadro de diálogo Firmas y Plantillas (Fig. 4.15). Pulsa sobre Nueva, asigna un nombre y crea la firma con los datos mencionados anteriormente. Configura la firma si quieres que conste como predeterminada, tanto para mensajes nuevos como para sus respuestas. Una vez creada la firma, automáticamente aparecerá en Incluir \> Firmas del listado de firmas ya creadas. Recepción de correos electrónicos En el menú Inicio de la pantalla principal de Outlook encontramos la Bandeja de entra- da , que es la carpeta de destino de los mensajes dirigidos a nuestra cuenta de correo electrónico. Justo encima de la Bandeja de entrada , aparece una lista desplegable en la que podemos seleccionar cada cuenta que tenemos vinculada a nuestro programa. En el ejemplo de la Figura 4.18 vemos que la cuenta activa es micuentaejemplo\@outlook.com , y que la etiqueta de la Bandeja de entrada aparece en negrita. Esto es indicativo de que se han recibido nuevos mensajes y que estos no han sido leídos. En la parte derecha de la bandeja aparece el nombre del remitente, el asunto y el inicio del cuerpo. Junto al mensaje, se indica la fecha y la hora de recepción, la etiqueta de prioridad y el indicador de si tiene archivos adjuntos. Para leer el mensaje, lo seleccionamos con el ratón y hacemos clic sobre él. En el lado derecho aparecerá todo el texto del mensaje, el archivo adjunto, los botones para contestar al remitente, a todos los destinatarios, reenviarlo a otros destinatarios, etcétera, así como unas sugerencias para contestar rápidamente al remitente. Vocabulario Reenviar. Se envía el mensaje tal cual se recibió con los archi- vos adjuntos incluidos. No obstante, se puede editar. En el asunto del mensaje aparece « RV:\... ». Responder. Se responde única- mente a la persona que envió el correo. En el asunto del mensa- je aparece « RE:\... ». Responder a todos. Se contes- ta tanto al remitente como a los contactos que están en copia. En el asunto del mensaje apa- rece « RE:\... ». Fig. 4.18. Bandeja de entrada de Outlook. ¿Sabías que\...? Al recibir un correo, también existe la posibilidad de reaccio- nar con un emoji, concertar una reunión, reenviar el correo como un adjunto o llamar y tra- ducir un mensaje. Reenviar correos electrónicos 3 CASO PRÁCTICO Cuenta activa Reenviar Responder Responder a todos Bandeja de entrada Texto del mensaje Archivo adjunto Fig. 4.19. Bandeja de entrada del correo electrónico. Fig. 4.20. Descarga de archivo. Fig. 4.21. Reenvío de correo. Siguiendo con el Caso práctico 1, dirígete a la Ban- deja de entrada y comprueba que el mensaje que te has enviado a ti mismo ha sido recibido (Fig. 4.19). Descarga el archivo adjunto para tenerlo almacena- do en tu equipo pulsando sobre el desplegable y seleccionando una de las opciones: Guardar como, Guardar todos los adjuntos o Cargar ; en este último caso, se guardará en el OneDrive asociado a la cuenta (Fig. 4.20). Reenvía el mensaje a la dirección de algún compañero/a de clase pulsando sobre el botón. Solución Correo reenviado: 75 CFGM Comercio y Marketing UNIDAD 4 4.1. Carpetas en Outlook En el panel situado en el lado izquierdo de nuestra aplicación, podemos encontrar las car- petas en las que se organizan los mensajes que han sido tratados por Outlook. Las carpetas más relevantes son las que se muestran en la Figura 4.22: Fig. 4.23. Creación de nueva carpeta. A. Nueva carpeta Con el fin de organizar nuestros correos, además de las carpetas que proporciona el sistema, podemos crear manualmente nuevas carpetas de forma temática. Por ejemplo, si hemos contratado billetes, alojamientos y restaurantes para un viaje que vamos a realizar y hemos recibido mensajes de confirmación de las empresas y establecimientos o tenemos conversa- ciones con estos, una forma de localizar rápidamente los mensajes y documentos recibidos es crear una carpeta al efecto, asignando un nombre que permita etiquetar al conjunto. En nuestro ejemplo, podría llamarse «Viaje verano». Moveremos los mensajes y conversaciones de los hoteles y establecimientos de la carpeta de entrada a la nueva carpeta Viaje verano. De esta forma, podremos localizar rápidamente los mensajes en los que nos han enviado los billetes, las entradas, las reservas, etc. La forma de crear una carpeta es muy sencilla: selec- cionamos la cuenta de correo en la que queremos agregar una nueva carpeta y con el menú secundario (botón derecho), marcamos la opción Nueva carpeta (Fig. 4.23). Para eliminar una carpeta personalizada, señalamos en el panel la carpeta en cuestión y con el botón derecho seleccionamos la opción Eliminar carpeta. Se pueden eliminar todos los mensajes de una carpeta, sin necesidad de eliminarla por completo, mediante la opción Limpiar carpeta del menú contextual. eglas de Outlook Las reglas son parámetros que se establecen para realizar una acción concreta tanto con los mensajes recibidos como con los enviados. Por ejemplo, establecer la regla que todos los correos de la agencia de transportes vayan a la carpeta creada a tal efecto. Para ello, Outlook nos ofrece un asistente desde la ficha Archivo \> Información \> Administrar reglas y alertas \> Nueva regla. Se puede emplear una de las reglas que están configuradas por defecto o bien crear una en Iniciar desde una regla en blanco. En este último caso, se debe establecer la configuración guiada por el asistente (Fig. 4.24). Fig. 4.24. Asistente para configurar los pará- metros de una nueva regla en Outlook. Fig. 4.25. Configuración de respues- tas automáticas. Piensa en un evento que el Departamento Comercial de la cadena de ropa tenga intención de organizar, y, desde el correo corporativo, redacta un correo electrónico a varios compañeros/as de clase para que te envíen información haciéndose pasar por: Una agencia de viajes que organiza transporte para even- tos de empresa. Una inmobiliaria para que os alquile el local necesario. Un centro de impresión y de diseño gráfico para preparar y encargar un photocall. Cualquier otro proveedor al que le quieras solicitar alguna cuestión más. Estos correos tienen que seguir los consejos del documento U4\_Normas y consejos para la redacción de un correo electrónico.docx y deberás poner en copia a los correos de los responsables de tienda. Los compañeros de clase deberán responderte y tú, al menos, deberás contestar a uno de ellos. Cuando ya se haya finali- zado la gestión, debes mover los correos a la carpeta corres- pondiente que has creado a tal efecto en la actividad 8. En equipo Redacta un mensaje automático para el día de hoy diciendo que estás en una reunión y no vas a poder atender ni las llamadas telefónicas ni los correos y que contactarás con ellos lo antes posible. Pide a un compañero/a que te envíe un mensaje para com- probar que funciona correctamente. En equipo 4.3. Mensajes de respuesta automática Cuando un remitente nos envía un mensaje quiere tener la certeza de que ha llegado a su destinatario. Una fórmula de cortesía para que nuestro interlocutor tenga esa certeza es contestarle al recibir el mensaje, con otro mensaje indicando que lo hemos recibido y que se atenderá posteriormente. Otra forma de confirmar la recepción del mensaje sería programar una respuesta automática en la que no es necesario que intervengamos. Para contestar con un mensaje automático, podemos configurar un texto desde el menú Archivo \> Respuestas automáticas. Cuando pulsamos el botón Respuestas automáticas, aparece una pantalla emergente (Fig. 4.25) en la que podemos parametrizar la forma en la que se activarán estos mensa- jes, el periodo de vigencia y el texto que va a recibir quien nos haya enviado un mensaje. Trabajas en el Departamento de Atención al Cliente de una empresa y se te pide que para los fines de semana establezcas un mensaje automático en el que diga que el horario de la empresa es de lunes a vier- nes de 08:00 a 17:00 horas. Fíjate en la Figura 4.26 ¿el mensaje está configurado correctamente? Razona tu respuesta. ACTIVIDADES ¿Dónde está el error? Fig. 4.26. Mensaje automático. 77 CFGM Comercio y Marketing UNIDAD 4 9. Todas las tiendas de la cadena de ropa van a estar cerradas los días 25 de diciembre, 1 y 6 de enero. Redacta un mensaje de respuesta automática en el que se infor- me sobre ello. Ten en cuenta las normas de cortesía en el momento de redactarlo. 10. Configura un mensaje de respuesta automática en el que informes que el horario del 24 de diciembre al 5 de enero será de 08:00 a 15:00. El mensaje solo se debe de enviar fuera de ese horario y durante ese periodo. 11. El Departamento Comercial de la empresa estará cerra- do durante las fiestas navideñas. Por tanto, para saber todo aquello que está pendiente a su vuelta, se debe: a) Crear una carpeta denominada «Vacaciones Navidad». b) Establecer una regla que mueva los correos recibidos durante el periodo de las vacaciones navideñas a la car- peta creada a tal efecto. 12. Crea una carpeta denominada «Suscripciones» para las suscripciones RSS y establece una regla para este tipo de correo, independientemente del título que contengan. Suscríbete a una RSS y comprueba si los correos llegan a esa carpeta. 13. Continuando con la actividad 8, establece reglas para que los correos de cada una de las tiendas se almacenen en su carpeta correspondiente. Por ejemplo, el correo de Zaragoza Centro es zaragozacentro\@tienda21.com, el de Zaragoza Puerto Venecia será zaragozapuertovenecia@ tienda21.com, y así sucesivamente. ACTIVIDADES Fig. 4.27. Filtro en Bandeja de entrada. 4.4. Filtros en correo entrante Para buscar un conjunto de correos rápidamente es posible establecer filtros. En la pesta- ña Inicio, los filtros se encuentran en el icono del Embudo y podremos seleccionar el filtro que deseemos, incluso en la opción Más filtros se puede personalizar uno (Fig. 4.27). Para desactivar los filtros, en la pestaña Inicio, haz clic en Filtro y desmarca la opción seleccio- nada anteriormente. Te has suscrito a un correo RSS y, a pesar de que te has dado de baja del servicio, continúas recibiendo dicho correo. Decides eliminar los correos cuando los recibes. ¿Es correcta la decisión que has tomado? ¿Hay alguna otra solución más apropiada? ACTIVIDADES ¿Dónde está el error? A. Filtrar correo electrónico como no deseado Los mensajes identificados como posible correo no deseado pueden moverse automáti \- camente a la carpeta Correo no deseado. Cualquier malware, código o software potencial- mente malintencionado está deshabilitado. Si recibes mensajes de correo electrónico no deseados, puedes bloquear las personas y los dominios de los que no quieres recibir dichos mensajes. También se puede agregar cualquier dirección de correo electrónico o dominio a la lista de remitentes bloqueados para mover estos mensajes directamente a la carpeta Correo no deseado. Para incluir un dominio o dirección como bloqueado, seleccionamos un mensaje suyo en la Bandeja de entrada, pulsamos el botón derecho y aparece el menú secundario de men- sajes, marcamos la opción Correo no deseado \> Bloquear remitente (Fig. 4.28). A partir de este momento, todos los mensajes recibidos de este remitente automáticamente irán a la carpeta de Correo no deseado. Para desbloquear a un remitente, abrimos la carpeta de Correo no deseado, seleccionamos el remitente y marcamos la opción contraria, Correo que desea recibir.5. Borrado de mensajes Frecuentemente se reciben mensajes de correo electrónico que no se desean leer o con- servar por más tiempo. Disponemos de dos opciones: 1. Que el programa los filtre automáticamente y los borre o que los mueva a la carpeta de elementos no deseados. 2. Borrar manualmente los correos que ya no tienen utilidad. Hay diferentes opciones para eliminar un mensaje: Señalar con el puntero del ratón el mensaje que deseamos borrar. Al situar el punte- ro encima, aparece un pequeño icono representando una papelera (Fig. 4.29) que, al seleccionarlo, hace que el mensaje se elimine. En realidad, el mensaje no se ha borrado definitivamente, sino que ha sido movido de la Bandeja de entrada a la Bandeja de ele- mentos eliminados, donde podremos encontrarlo y eliminarlo definitivamente. Arrastrando con el puntero del ratón el mensaje desde la Bandeja de entrada a la carpeta de Elementos eliminados. Eliminando un mensaje de una forma muy sencilla: en la Bandeja de entrada, seleccio- namos el mensaje o mensajes y pulsamos la tecla Supr del teclado. A. Carpeta de Elementos eliminados Para borrar definitivamente mensajes, es necesario abrir la carpeta de Elementos elimina- dos y borrarlos, siguiendo cualquiera de los pasos que hemos descrito anteriormente. Para vaciar la carpeta por completo y deshacernos de todos los mensajes que se encuentran en ella, nos posicionamos sobre la citada carpeta y, pulsando el botón derecho, marcamos la opción Limpiar carpeta. a) Borrar mensajes: b) Recuperar mensajes: c) Vaciar la carpeta de Elementos eliminados: 14. Suscríbete al servicio RSS de una página web que tú elijas relacionada con el marketing empresarial. Cuando te llegue el primer mensaje, muévelo al Correo no deseado y bloquea al remitente. A continuación, elimina el correo y acto seguido vacía la carpeta de Elementos eliminados. Comprueba que esta carpeta ha quedado vacía. Realiza capturas del proceso. 15. Investiga si es posible consultar una lista con los remitentes bloqueados. ACTIVIDADES Fig. 4.30. Eliminar correo des- de la cinta de opciones. Fig. 4.32. Correo recuperado en la Bandeja de entrada. Fig. 4.33. Vaciar carpeta. Fig. 4.34. Carpeta Elementos eli- minados vacía. Fig. 4.31. Carpeta de Ele- mentos eliminados. Solución Fig. 4.29. Borrado de mensajes con el ratón. 79 CFGM Comercio y Marketing UNIDAD 4 Necesitas añadir a tu agenda de direcciones de Outlook el contac- to de un cliente nuevo. Para ello, sigue los siguientes pasos: a) Añade en Outlook un nuevo contacto con los datos de Miren Urrutia Lorente: murrutialorente\@cosmos.com. b) Visualiza el contacto y pulsa el icono que representa un sobre con el texto Enviar correo electrónico en el panel de la derecha para acceder al correo. c) Redacta un nuevo correo elec- trónico y selecciona automáti- camente la dirección de Miren desde la línea Para. Puedes pul- sar el botón Para o bien comen- zar a escribir el texto en la línea correspondiente y saldrán los contactos coincidentes. Añadir contacto en Outlook 5 CASO PRÁCTICO a) Contacto añadido: Fig. 4.36. Creación del contacto. b) Visualización del contacto: Fig. 4.37. Envío del correo. c) Correo electrónico nuevo: Fig. 4.38. Nuevo correo. 5. Contactos Outlook incorpora la herramienta Personas para crear, ver y editar contactos, lis- tas y grupos de contactos. Un contacto es una ficha personal que contiene infor- mación sobre las personas, empresas e instituciones con las que relacionarse. La información que contiene esta ficha recoge datos como nombre y apellidos, correo electrónico, dirección física, teléfonos y personas de contacto, etcétera, que nos permitirán contactar con ellos por cualquier medio. Una de las utilidades es, precisamente, la de poder seleccionar el contacto durante la redacción de un nuevo correo electrónico e insertarlo en la línea Para , CC o CCO. Para crear nuevos contactos se puede comenzar desde cero, rellenando la ficha que a tal fin proporciona el programa, o agregando a alguien como contacto desde su tarjeta de perfil. Podemos crear una lista de contactos sencilla para enviar un correo electrónico a un grupo de personas o crear grupos para la colaboración basada en grupos. 5.1. Gestionar, añadir y eliminar contactos Para acceder a los contactos de Outlook, seleccionamos el icono situado en el panel izquierdo de la pantalla principal, que simboliza Personas. Para añadir un nuevo registro pulsa Nuevo contacto (Fig. 4.35) y cumplimenta los datos de la persona. Como mínimo se ha de escribir un nombre o seudónimo y la dirección de correo electrónico. El resto de los datos no son necesarios. Una vez se han cumplimentado los datos de nuestro contacto, haz clic en el botón Guardar y cerrar. Para modificar un contacto, abrimos la libreta de direcciones, selec- cionamos el contacto y hacemos doble clic. Se mostrará la ficha com- pleta en modo edición y podremos modificar cualquier dato de la misma. Para eliminar un contacto, lo seleccionamos y pulsamos el botón Eliminar Crear listas o grupos de contactos Una lista de contactos es un grupo de direcciones de correo electrónico que tie- nen algún factor común y es útil para enviar correos electrónicos a un grupo de personas. Las listas de contactos se denominan a veces listas de distribución. Por ejemplo, podemos agrupar todos los clientes de forma que, cuando nos interese enviar una oferta o comunicación comercial a todos ellos, crearemos una lista de contactos deno- minada « Clientes » y en ella agregaremos todos los contactos de nuestros clientes. Cuando queramos enviar un mensaje de correo electrónico a todos los clientes de la empresa, solo tendremos que escribir «Clientes » en la línea Para del correo electrónico. De forma predeterminada, las listas de contactos se crean en la carpeta Contactos prefijada (ya que se pueden crear cuantas carpetas se quieran al igual que en los correos) y también podemos verlas en Grupo de contactos (Fig. 4.39). Si queremos guardar la lista de con- tactos en una carpeta diferente, seleccionamos la carpeta adecuada antes de seleccionar Grupo de contactos. 5.3. Incluir contactos en un grupo Para que nuestro nuevo grupo denominado «Clientes» con- tenga los contactos que han de recibir los mensajes dirigidos a dichos clientes, accedemos al grupo, bien en el momento de crearlo o bien una vez creado, seleccionando la opción Agregar integrantes (Fig. 4.40) y elegimos los contactos que aparecen en la lista de Outlook. Una vez añadidos los contactos en el grupo, vemos cómo van apareciendo en el listado de nombres. Este mismo menú permite quitar integrantes, eliminar el grupo, reenviar a un contacto el grupo con todas las direcciones que contiene o poner notas. Necesitas crear en tu agenda de direcciones de Outlook un grupo nuevo. Para ello, sigue estos pasos: a) Crea un nuevo grupo de contactos denominado «Clientes» y asigna este grupo al contacto de Instalaciones Kevin y al contacto de Miren Urrutia. b) Verifica que ambos contactos aparecen en el grupo «Clien- tes» que has creado. c) Elabora un nuevo correo dirigido a todos los clientes, selec- cionando el grupo desde la línea Para. d) Envía el correo electrónico. Solución Crear grupos en Outlook 6 CASO PRÁCTICO 16. En la agenda de contactos del correo corporativo de la cadena de ropa, da de alta a todas las tiendas de la acti- vidad 13, con sus correspondientes correos electrónicos. Posteriormente, crea un grupo de contactos denominado «Tiendas Zona Norte». 17. Manda un correo electrónico al grupo «Tiendas Zona Norte» preguntando sobre la disponibilidad del producto y talla que tú elijas. Sería interesante que se indicara el códi- go de producto para que el resto de tiendas lo consultaran con mayor facilidad. ACTIVIDADES Fig. 4.39. Crear un grupo de contactos. Fig. 4.40. Agregar integrantes en un grupo de direcciones. a) Grupo creado y contactos asignados: Fig. 4.41. Crear un grupo y agregar contactos. b) Visualización del grupo creado: Fig. 4.42. Lista de contactos del grupo «Clientes». c) Correo electrónico nuevo: Fig. 4.43. Nuevo correo. 81 CFGM Comercio y Marketing UNIDAD 4 6. Calendario y tareas Es la solución propuesta por el paquete de Microsoft Office 365 para integrar, coordinar y organizar toda la información de tu trabajo en base al calendario y agenda, por un lado, y al correo electrónico, por otro. Calendario de Outlook Al igual que cuando escribimos en un cuaderno, podemos hacer clic en cualquier franja horaria del Calendario Outlook y empezar a escribir. Con el calendario, podemos crear tareas, citas y eventos, ver calendarios, ver programaciones de grupos, organizar reuniones y mucho más. A. Crear tareas A la hora de planificar las tareas pendientes, los trabajadores pueden planificarlas a través de la creación de tareas. En ellas, se puede configurar la fecha de inicio y de vencimiento, el porcentaje de la tarea que se ha completado para su seguimiento y establecer un aviso. Asimismo, es posible asignar la tarea a una persona o a varias. Además de aparecer las tareas en el Calendario de Outlook, en la herramienta To Do del panel izquierdo de Outlook se encuentran todas las tareas, algunas de ellas pueden estar relacionadas con correos electrónicos y otras haber sido creadas desde cero. B. Crear citas y eventos Para crear una cita o un evento en el calendario, hacemos clic en el icono Calendario del panel izquierdo de la pantalla principal. Seleccionamos la fecha concreta o el día en el que queremos registrar la cita o evento y hacemos clic en cualquier franja horaria de ese día. Aparece una pantalla emergente en la que ponemos el título del evento y las notas que consideremos oportunas, por ejemplo, documentos que hemos de preparar o llevar, etc. (Fig. 4.44). Podemos optar por que un sonido o mensaje nos recuerde citas, reuniones y eventos, y también podemos colorear elementos para identificarlos rápidamente. E. Ver programaciones de grupo Podemos crear calendarios que muestren las programaciones de un grupo de personas o recursos. Por ejemplo, podemos ver las programaciones de todas las personas de nuestro departamento o todos los recursos, como salas de conferencias, del edificio. Esto ayuda a programar reuniones rápidamente. F. Organizar reuniones Para organizar una reunión con otros usuarios de Outlook, seleccionamos una hora en el calendario, creamos una convocatoria de reunión y seleccionamos las personas a las que queremos invitar. Outlook nos ayuda a encontrar la primera hora a la que todos los invitados están libres, comprobando sus correspondientes calendarios. Cuando enviamos la convocatoria de reunión por correo electrónico, los invitados reciben la solicitud en su Bandeja de entrada. Cuando los invitados abran la solicitud, podrán aceptar la reunión, aceptarla provisionalmente o rechazarla haciendo clic en un solo botón. Si la solicitud entra en confl icto con un elemento del calendario de los invitados, Outlook muestra una notifi cación. Si, como organizadores de la reunión, permitimos esto, los invi- tados podrán proponer una hora de reunión alternativa. Como organizadores, podemos abrir la solicitud para realizar un seguimiento de quién acepta o rechaza la solicitud o quién propone otra hora para la reunión