Sisäisten auditoijien syventävät opinnot PDF

SISÄISTEN AUDITOIJIEN SYVENTÄVÄT OPINNOT Elina Mäkinen, Qualitas Fennica JALOSTAMME OSAAJISTA HUIPPUJA WWW.ARTER.FI KOULUTUKSEN TAVOITE Sisältö Tavoite...

SISÄISTEN AUDITOIJIEN SYVENTÄVÄT OPINNOT Elina Mäkinen, Qualitas Fennica JALOSTAMME OSAAJISTA HUIPPUJA WWW.ARTER.FI KOULUTUKSEN TAVOITE Sisältö Tavoite kerrata auditoinniin perusteet Arvioinnin määrittelyt, tavoite ja tarkoitus syventää ja tehostaa kokeneiden Arviointiprosessi auditoijien osaamista osoittaa auditoinnin merkitys toiminnan Arvioijan ominaisuuksia varmentamisen kannalta Arviointien toteuttaminen avata auditointien merkitys organisaation johtamisen, kehittämisen Prosessien arviointi sekä toiminnan tehostamisen ja tuottavuuden kannalta; Raportointi ja korjaavat toimenpiteet osoittaa keskeisiä tekijöitä ympäristö- ja turvallisuusjärjestelmän auditoinnin Jatkuva parantaminen, uutta energiaa kannalta + apuvälineitä/lomakkeita JALOSTAMME OSAAJISTA HUIPPUJA WWW.ARTER.FI ARVIOINNIN MÄÄRITTELYT, TAVOITE JA TARKOITUS JALOSTAMME OSAAJISTA HUIPPUJA WWW.ARTER.FI AUDITOINNIN MÄÄRITELMÄ (ISO 9000:2015) 3.13.1 auditointi järjestelmällinen, riippumaton ja dokumentoitu prosessi (3.4.1), jolla hankitaan objektiivista näyttöä (3.8.3) ja arvioidaan sitä objektiivisesti, jotta voidaan määrittää, missä määrin sovitut auditointikriteerit (3.13.7) täyttyvät Huom. 1 Auditoinnin perusajatus on, että kohteen (3.6.1) vaatimustenmukaisuuden (3.6.11) määrittävät (3.11.1) jonkin menettelyn (3.4.5) mukaisesti sellaiset henkilöstön jäsenet, jotka eivät vastaa auditoitavasta kohteesta. Huom. 2 Auditointi voi olla sisäinen auditointi (ensimmäisen osapuolen suorittama) tai ulkoinen auditointi (toisen tai kolmannen osapuolen suorittama). Se voi olla myös yhdistetty auditointi (3.13.2) tai yhteisauditointi (3.13.3). Huom. 3 Organisaatio (3.2.1) suorittaa sisäiset auditoinnit, joita joskus nimitetään ensimmäisen osapuolen auditoinneiksi, itse tai toimeksiantona. Niitä käytetään johdon katselmuksiin ja muihin sisäisiin tarkoituksiin, ja ne voivat muodostaa perustan organisaation ilmoitukselle vaatimuksenmukaisuudesta. Riippumattomuus voidaan osoittaa sillä, että auditoitava toiminto ei kuulu auditoijana toimivan henkilön omaan vastuualueeseen. Huom. 4 Ulkoisia auditointeja nimitetään yleisesti toisen osapuolen tai kolmannen osapuolen auditoinneiksi. Toisen osapuolen auditointeja suorittavat osapuolet, jonka edut liittyvät organisaatioon, kuten asiakkaat (3.2.4) tai heitä edustavat henkilöt. Kolmannen osapuolen auditointeja suorittavat ulkopuoliset riippumattomat auditointiorganisaatiot, kuten vaatimustenmukaisuuden sertifiointeja tarjoavat organisaatiot tai valtion virastot. JALOSTAMME OSAAJISTA HUIPPUJA WWW.ARTER.FI AUDITOINNIN “MISSIO” SELVÄKSI ELI MIKSI AUDITOIDA OMAN TALON TOIMINTAA? Tutkitaan johtamisjärjestelmän riittävyyttä ja sopivuutta Tutkitaan johtamisjärjestelmän vaikuttavuutta Analysoidaan syy-seuraussuhteita Tuetaan ongelmanratkaisua Tuetaan päätöksentekoa Edistetään henkilöstön osallistumista kehittämiseen Tuetaan henkilöstön, laitteiden ja järjestelmien kyvykkyyden kehittämistä Tuetaan laki- ja viranomaisvaatimusten täyttämistä Edistetään viestintää ja koulutusta JALOSTAMME OSAAJISTA HUIPPUJA WWW.ARTER.FI SISÄINEN AUDITOINTI viestintä jalkauttaminen Yhdessä kyseenalaistus oppiminen hyvien käytäntöjen vaihto sosiaalinen kanssakäynti Parannustarpeiden tunnistaminen ”VOISI OLLA” (Performance audit) Vaatimustenmukaisuus ON / OFF (Compliance audit) JALOSTAMME OSAAJISTA HUIPPUJA WWW.ARTER.FI SISÄISTEN AUDITOINTIEN KAKSI PUOLTA Miten vaatimukset ja sitoumukset Mitä voisi tehdä fiksummin ja paremmin? toteutuvat käytännössä? Parannustarpeiden tunnistaminen Vaatimustenmukaisuus Tyyppi Kohde Kysymykset Kysymykset ”Täytyy olla” asioista suorituskyvystä/kehitystarpeista Järjestelmä- Toimiiko systeemi sovitulla tavalla? Saavutetaanko asetetut tavoitteet? arviointi Edistää vakautta Tarvitaanko muutosta? Toimiiko prosessi sovitulla tavalla, Ovatko prosessit kyvykkäitä Prosessiarviointi sovittujen vaatimusten mukaan? tavoitteiden kannalta? Kitkee hajontaa ja poikkeamia Tehdäänkö tuotteet/palvelut sovittujen Soveltuvatko tuotteet asiakkaan vaatimusten mukaan? suunniteltuun käyttötarkoitukseen? Tuotearviointi Asiakas- ja viranomaisvaatimusten täyttyminen JALOSTAMME OSAAJISTA HUIPPUJA WWW.ARTER.FI ISO 9001:2015 VS. ISO 14001:2015 Organisaation toimintaympäristö (4) Organisaation toimintaympäristö (4) Laatu- Johtajuus (5) Johtajuus (5) Ympäristö- järjestelmän ▪ Johtajuus ja sitoutuminen (5.1) ▪ Johtajuus ja sitoutuminen (5.1) järjestelmän ▪ Laatupolitiikka (5.2) ▪ Ympäristöpolitiikka (5.2) johtaminen ▪ Organisaation roolit, vastuut ja valtuudet (5.3) ▪ Organisaation roolit, vastuut ja valtuudet (5.3) johtaminen ja ja suunnittelu Suunnittelu (6) Suunnittelu (6) suunnittelu ▪ Riskien ja mahdollisuuksien käsittely (6.1) ▪ Riskien ja mahdollisuuksien käsittely (6.1) ▪ Laatutavoitteet ja toimintasuunnitelmat (6.2) ▪ Ympäristötavoitteet ja toimintasuunnitelmat (6.2) ▪ Muutosten suunnittelu (6.2) Tuki (7) Tietoisuus (7.3) Tuki (7) ▪ Tietoisuus (7.3) Laatu- ▪ ▪ Resurssit (7.1) ▪ Viestintä (7.4) Ympäristö- ▪ Resurssit (7.1) ▪ Viestintä (7.4) järjestelmän ▪ Pätevyys (7.2) ▪ Dokumentoitu tieto (7.5) ▪ Pätevyys (7.2) ▪ Dokumentoitu tieto (7.5) järjestelmän tukeminen tukeminen Toiminta (tuote/palvelu (8) ▪ Hankinta (8.4) Toiminta (8) ▪ Suunnittelu/ohjaus (8.1) ▪ Tuottaminen (8.5) ▪ Toiminnan suunnittelu ja ohjaus (8.1) Toiminnan ▪ Vaatimukset (8.2) ▪ Luovutus (8.6) ▪ Valmius ja toiminta hätätilanteissa (8.2) Toiminnan toteuttaminen ▪ Kehittäminen (8.3) ▪ Poikkeama (8.7) toteuttaminen Suorituskyvyn arviointi (9) Suorituskyvyn arviointi (9) ▪ Seuranta, mittaus, analysointi ja arviointi (9.1) ▪ Seuranta, mittaus, analysointi ja arviointi (9.1) Suorituskyvyn ▪ Sisäinen audiointi (9.2) ▪ Sisäinen audiointi (9.2) Suorituskyvyn ▪ Johdon katselmus (9.3) ▪ Johdon katselmus (9.3) arviointi ja arviointi ja parantaminen Parantaminen (10) Parantaminen (10) parantaminen ▪ Poikkeamat ja korjaavat toimenpiteet (10.2) ▪ Poikkeamat ja korjaavat toimenpiteet (10.2) ▪ Jatkuva parantaminen (10.3) ▪ Jatkuva parantaminen (10.3) JALOSTAMME OSAAJISTA HUIPPUJA WWW.ARTER.FI ISO 9001:2015 JÄRJESTELMÄAUDITOINNIN KYSYMYKSIÄ 1. Liiketoimintaympäristön ulkoiset ja sisäiset haasteet? Miten niitä tunnistetaan? Mistä dokumenteista löytyy jäljitettävyysvaatimukset? Selvitä miten prosessikuvauksiin on liitetty olennaiset vaatimukset, kriteerit, näyttöä? Miten päivitetään, esim. vuosittain, joka 2. ? vuosi? tarkastukset, testaukset, hyväksynnät jne? 2. Sidosryhmien olennaiset vaatimukset ja odotukset? Miten tunnistetaan? Mistä löytyy näyttöä? Miten 20. Asiakastarpeiden tunnistamisesta tilaukseen / sopimukseen asiakkaiden kanssa? Miten asiakas- ja päivitetään? Ketkä johtotasolla, ketkä prosessitasolla seuraavat? lakisääteiset vaatimukset tunnistetaan ja kirjataan? Miten toimituskyky arvioidaan? 3. Prosessikuvausten ajantasaisuus ja noudattaminen käytännössä? 21. Tuotteiden ja palveluiden kehittämisen hallinta? Selvitä esimerkkien avulla miten kehitetään uusia tuotteita tai palveluja tai muokataan merkittävästi jo olemassa olevaa palvelua? 4. Ylimmän johdon sitoutumisen näkyminen? Miten johdon ja esimiesten oma sitoutuminen jatkuvaan kehittämiseen ja asiakaskeskeisyyteen näkyy käytännössä? 22. Toimitusten hallinta? Tutki mitä pitää varmistaa ennen kuin tuotteen voi päästää toimitettavaksi asiakkaalle+ 5. Politiikan yhdenmukaisuus strategian kanssa? Kysele niin johdolta, esimiehiltä kuin työntekijöiltä mitä 23. Toimituksen jälkeisten palvelujen hallinta? Selvitä millaisia after sales palveluja on luvattu asiakkaille? Katso ajatuksia politiikka aiheuttaa tai mitä siitä muistellaan? miten ne toimivat pistokokein? Kysele riskien ja mahdollisuuksien hallinnasta? 6. Roolit ja vastuut kaikilla tiedossa ja järkevästi kirjattuina? Tarkista, että keskeiset vastuut ovat järkevällä 24. Ulkoistettujen prosessien ja ulkoisten toimittajien valinta, palautteen anto ja uudelleen arviointi? Tutki miten tarkkuudella kirjattu. merkittäviä toimittajia, alihankkijoita, ostopalvelujen tuottajia valitaan, valvotaan ja miten heitä uudelleen arvioidaan? Selvitä mitä merkittävillä toimittajilla yrityksessä tarkoitetaan ( rooli asiakaslupausten kannalta)? 7. Prosessikohtainen riskien ja mahdollisuuksien käsittely toimii? Selvitä miten riskejä ja mahdollisuuksia tunnistetaan, miten toimenpiteet päätetään ja vaikuttavuus arvioidaan? 25. Ostotietojen määrittäminen, ostettujen tuotteiden, palveluiden vastaanotto? 8. Tavoitteiden asettaminen, mittaaminen, toimenpiteet ja seuranta? Selvitä alkaen strategiasta miten tavoitteet 26. Asiakastyytyväisyyden selvittäminen? Keinot, joiden avulla kokemustietoa hankitaan? ja niiden mittarit sovitaan, mitä toimenpiteitä tehdään ja seuranta? 27. Prosessien ja tuotteiden sekä palveluiden mittaritulokset, palautteet, arvioinnit? Mitä mitataan, miten 9. Merkittävien järjestelmämuutosten suunniteltu läpivienti? Selvitä miten merkittävät muutokset suunnitellaan, mitataan, milloin mitataan, milloin analysoidaan? miten ne toteutetaan ja varmennetaan tulokset? Myös muutosten riskienhallinta? 28. Riskien ja mahdollisuuksien käsittelyn toimivuus, tulokset? 10. Henkilöresurssien riittävyys ja pullonkaulat? Kysele miten henkilöstö- ja laite- ja järjestelmäresursseja suunnitellaan? Miten työvuorosuunnittelu toimii? Mitä ostetaan ulkoa? 29. Poikkeavien tuotteiden ja palveluiden käsittely? Korjaavat toimenpiteet? 11. Fyysisten puitteiden toimivuus, kunnossapito ja kehittämistarve? Selvitä kunnossapidon riskien tunnistus ja 30. Mittari- ja muun palautetiedon analysointi ja hyödyntäminen kehittämisessä? Tutki mitä analysoinnilla hallinta ja poikkeustilanteisiin varautuminen? yritetään tietomassasta löytää? Miten havaintoja käytetään? 12. Prosessiolosuhteiden toimivuus ja tuki yrityksen tavoitteiden kannalta? Kysele henkilöstöltä niin henkisten 31. Sisäisten auditointien toimivuus ja hyöty? kuin fyysisten prosessiolosuhteiden hallinnasta, riskeistä, korjaavista toimenpiteistä? 32. Johdon katselmusten hyöty ja rooli kehittämisessä? 13. Mittaus- ja testausvälineiden kalibrointi ja huolto? Selvitä miten tarkkoja spesifikaatio lupauksia annetaan ja miten niiden mittaamisen luotettavuus varmistetaan? 33. Jatkuvan parantamisen toimivuus? 14. Kerätyn tietämyksen, kokemusten ja hiljaisen tiedon hallinta? Mikä on sellaista kertyvää kokemusta ja tietämystä, jota kannattaa tallentaa ja suojata? 15. Henkilöstön osaamisen ylläpito ja kehittäminen? Kirjaukset? Osaamistarpeiden tunnistus sekä organisaation kannalta että yksilön kannalta? Koulutusten vaikuttavuuden arviointi? 16. Tietoisuuden jatkuva ylläpito, oman työn merkitys? Kysele eri asemissa olevilta miten he ymmärtävät oman työnsä merkityksen sisäisen ja ulkoisen asiakkaan kokemuksiin, tehokkuuteen? 17. Sisäisen ja ulkoisen viestinnän toimivuus? Mistä, keille, milloin, miten viestitään? Etsi esim. viestintästrategiaa, viestintäsuunnitelmaa. Miten tavoitteista, muutoksista ym. viestitään? 18. Ohjeiden ja arkistoitavien dokumenttien hallinta? 19. Tuotanto – ja palveluprosessien suunnittelu ja toteuttaminen valvotuissa olosuhteissa? Tunnistus- ja JALOSTAMME OSAAJISTA HUIPPUJA WWW.ARTER.FI ISO/DIS 45001:2016 SISÄLLYS (VRT. 9001/14001) uusi standardiehdotus on hyväksytty heinäkuussa 2017 ja voidaan julkaista 2017 lopulla 4 Organisaation toimintaympäristö 8 Toiminta 4.1 Organisaation ja sen toimintaympäristön ymmärtäminen 8.1 Toiminnan suunnittelu ja ohjaus 4.2 Työntekijöiden ja muiden sidosryhmien tarpeiden ja 8.2 Muutoksen hallinta odotusten ymmärtäminen 8.3 Ulkoistus 4.3 TTT-johtamisjärjestelmän laajuuden määrittely 8.4 Hankinta 4.4 TTT-johtamisjärjestelmä 8.5 Urakoitsijat 5 Johtajuus, työntekijöiden osallistuminen ja kuuleminen 8.6 Valmius ja toiminta hätätilanteissa 5.1 Johtajuus ja sitoutuminen 5.2 Politiikka 9 Suorituskyvyn arviointi 5.3 Organisaation roolit, vastuut, velvollisuudet ja valtuudet 9.1 Seuranta, mittaus, analysointi ja arviointi 5.4 Osallistuminen, kuuleminen ja edustus 9.2 Sisäinen auditointi 6 Suunnittelu 9.3 Johdon katselmus 6.1 Riskien ja mahdollisuuksien käsittely 6.2 TTT-tavoitteet ja suunnitellut toimenpiteet niiden saavuttamiseksi 10 Parantaminen 7 Tukitoiminnot 10.1 Turvallisuustapahtumat, poikkeamat ja 7.1 Resurssit korjaavat toimenpiteet 7.2 Pätevyys 10.2 Jatkuva parantaminen 7.3 Tietoisuus 10.2.1 Jatkuvan parantamisen tavoitteet 7.4 Tieto ja viestintä 10.2.2 Jatkuvan parantamisen prosessi 7.5 Dokumentoitu tieto JALOSTAMME OSAAJISTA HUIPPUJA WWW.ARTER.FI MITÄ ARVIOINTI ANTAA ERI OSAPUOLILLE? Pääsee tutustumaan Työntekijällä on Arviointi paljastaa Saa tietoa ja Esimies Työntekijä Johto Arvioija syvällisesti eri osa- mahdollisuus sanoa rajapintaongelmia, palautetta alueiden toimintaan, mielipiteensä ja pullonkauloja, päätöksenteon jolloin ymmärrys koko vaikuttaa tiedonkulun katkoksia, perustaksi organisaation osaamis- ja johtamisesta, muutos- toiminnasta kasvaa. koulutustarpeita, ja kehitystarpeista, Syy-seuraussuhteiden koneiden, laitteiden ja tavoitteiden ja näkeminen lisää oman järjestelmien suunnitelmien ja oman ryhmän toimimattomuutta, toteutumisesta sekä toiminnan vaikutusten kielteisiä asenteita asenteesta tuntemista Arviointi osoittaa kehittämiseen ja toteutettujen tuloksen tekemiseen kehitystoimenpiteiden oikeellisuuden ja myönteiset vaikutukset. JALOSTAMME OSAAJISTA HUIPPUJA WWW.ARTER.FI ARVIOINTIPROSESSI JALOSTAMME OSAAJISTA HUIPPUJA WWW.ARTER.FI AUDITOINNIN PERIAATTEET (ISO 19011:2011) Rehellisyys ja lahjomattomuus Totuudenmukainen raportointi Ammattimainen toiminta Luottamuksellisuus Riippumattomuus Todistepohjainen lähestymistapa auditointiin JALOSTAMME OSAAJISTA HUIPPUJA WWW.ARTER.FI ARVIOINTIKRITEERIT OVAT PERUSTA, JOIHIN HAVAINTOJA VERRATAAN Organisaation kirjaamat politiikat, julistukset ja periaatteet Organisaation soveltama ohjeistus, mm. Toimintakäsikirja ohjeineen Kirjallisesti ilmaistut tavoitteet, mittarit, toimenpiteet, resurssit ja seuranta Asiakassopimukset, tilausmäärittelyt, spesifikaatiot Soveltuvat lait, asetukset, viranomaismääräykset, lupaehdot Sovelletut standardit/viitekehykset, mm. ISO 9001, ISO 13485, ISO 14001, ISO 45001, KATAKRI… Sovellettavat viiteaineistot Sitoumukset erilaisiin ohjelmiin JALOSTAMME OSAAJISTA HUIPPUJA WWW.ARTER.FI  Tuote- ARVIOINTIEN VAUHTIPYÖRÄ Etukäteen arviointi Riipumat- Etukäteen tarvittavaa Raportit tomuus Ketä läsnä informointi Prosessi- 00 Month and year 00 00 00 00 materiaalia kohteen M onda y arviointi 00 00 00 00 00 Tues day 00 00 00 00 00 Wed nesd ay 00 00 00 00 00 Thursd ay puolelta 00 00 00 00 00 Frida y Rekisteröinti Tietolähteet 00 00 00 00 00 Satu rday 00 00 00 00 00 Sunday Järjestelmä- Vuosiohjelma Arvioijat Ohjelma arviointi Tiedot toiminnot tai Tehtävät Yksittäisen Lähestymistavan prosessit arvioinnin valinta Kokemus ajankohta suunnittelu arvioijat Koulutus Pätevyys 3 Suunnittelu 4 Valmistau- 2 Arvioijat tuminen Selkeä nuotitus, Kehityskohteet joka on purettu kysymysten muotoon 1 Tarkoitus Vaatimusten ja sitoumusten Avauskokous todentaminen 5 Arvioinnin toteutus 7 Korjaavat Keskustelut ja toimenpiteet 6 Raportointi, yhteenveto havainnot toimintojen edustajille Johdon ja johdolle ”Must-asioiden” - katselmukset Päätös- todentaminen Aikataulut, kokous vastuut ja Kehityskohteiden Toteutuksen seuranta resurssit Vahvuudet tunnistaminen ja raporttien sulkeminen Kehityskohteet Poikkeamat Muistiinpanot JALOSTAMME OSAAJISTA HUIPPUJA WWW.ARTER.FI AUDITOINTIIN VALMISTAUTUMINEN - mitä asioita otettava huomioon? ”AUDITOIJAN PIKAOPAS” Auditoinnin rajaukset, painopisteet, joihin keskitytään Aikaisempien auditointiraporttien havaintojen läpikäynti Dokumenttien kuten vaatimus- ja tulosaineistojen kerääminen Kysymysten laadinta em. perusteella /soveltuuko sama kysymys isolle päällikölle ja työntekijälle Kysymyslistojen laatiminen Auditointiryhmän määritteleminen keitä, ja työnjako Päivämäärien ja auditoinnin aikataulun sopiminen kohteen kanssa Haastattelukohteet ja haastattelujärjestys (”top-down”, ”bottom up”, myötävirtaan, vastavirtaan) Yhteydenotto auditoitaviin tahoihin ja ajan sopiminen – päivän ohjelma Mahdollisten ennakkokysymysten lähettäminen Ajankäyttö per hlö, 30 – 45 min/hlö väliin mahdollisia minitaukoja, päälliköt tarvittaessa 60 min Auditointisuoritus - mitä asioita otettava huomioon? Auditoinnin raportointi ja jatko - mitä asioita otettava huomioon? Aloituskokous – toteutuvatko suunnitellut haastattelut, oikeat hlöt paikalla, muutokset Auditoinnin kulku, koska pidetään palautetilaisuus Perusraportointi standardeissa keskittyy poikkeamien raportointiin Tietojen dokumentointi auditoinnin aikana – itse raportti voi joskus mennä Should-standardeissa otetaan esille myös positiiviset havainnot ja kehityskohteet päivien taakse, tehdään kunnon muistiinpanoja, kopioita, tulosteita, digikuvia Laadi raportti mahdollisimman nopeasti auditoinnin jälkeen – helpointa itselle Aikatauluun hiukan vara-aikaa Vertaa havaintoja kriittisiin asiakas-, omistaja- viranomais- ym. vaatimuksiin Alussa kerro millä asialla, vähän yleisjuttelua ennen aiheeseen menoa Ota myös huomioon kuluvan vuoden tavoitteet, miten havainnot tukevat tai Havainnointi, kenttäkierros, todisteiden keruu, varmistukset mm lisähaastattelut uhkaavat tavoitteiden saavuttamista, strategiaa, onko ristiriitoja jne. Muista kehittämispuoli, yritä saada kohde ideoimaan miten asioita voisi tehdä fiksummin Esitä havainnot kokonaisina selkeinä lauseina Tiimin jäsenten roolit ennalta sovittu, toinen jututtaa toinen kirjaa, roolien vaihdot Jos havaintoja on paljon, priorisoi ne esim. eo. esitettyjen periaatteiden avulla Kirjaaja voi täydentää kysymystä Selkeä raportti, jossa ei turhaan ”jaaritella”. Selkeä rakenne luettavampi kuin vapaa Ennen päättökokousta tiimi käy löydökset läpi, kaikilla on yhteinen yleiskuva asioiden tilasta ”word-tekstiproosa” Ongelma-alueiden pohdinta, mitä kerrotaan tässä vaiheessa Jos ehdit jo auditointipäivänä laatia raportin, pidä palautepalaveri raportin avulla Palaute aina haastateltavalle, ainakin pääseikat mahdollisista poikkeamista Kannusta kuulijoita kysymään erityisesti poikkeamien kohdalla Päättökokouksessa alustavat havainnot ja koska raportti. Raportissa ei jälkiylläreitä Kohteen esimies vastaa raportin jatkokäsittelystä. Poikkeamien korjaus todennetaan. JALOSTAMME OSAAJISTA HUIPPUJA WWW.ARTER.FI AUDITOINTIEN VUOSIOHJELMAN SUUNNITTELUSSA HUOMIOITAVIA SEIKKOJA Yksittäisten auditointien tavoitteet, laajuus ja vaatima aika ml. auditointien seurantaan kuluva aika Auditointien lukumäärä, tärkeys, monimutkaisuus, kohteiden samanlaisuus ja auditoitavien kohteiden sijaintipaikat Johtamisjärjestelmän vaikuttavuuteen vaikuttavat seikat Auditointikriteerien laajuus kuten johtamisjärjestelmästandardien määrä, sopimus- ja lakisääteisten vaatimusten laajuus jne. joihin organisaatio on sitoutunut Aikaisempien sisäisten ja ulkoisten auditointien johtopäätökset Kieli-, kulttuuri- ja sosiaaliset huomioon otettavat seikat auditointien suunnittelussa Asiakasvalitusten merkittävyys ja lakisääteisten vaatimusten rikkomukset Sidosryhmien huolenaiheet Auditoitavan organisaation merkittävät muutokset Auditointitekniikan ja viestintävälineiden käytettävyys mm. etäauditointien suorittamisessa (videokonferenssi, Skype, etäyhteydet johtamisjärjestelmiin jne.) Merkittävät sisäiset ja ulkoiset tapahtumat kuten tuotevauriot, takaisinvedot, tietovuodot, tietomurrot, tapaturmat, rikolliset toiminnat, ympäristövahingot JALOSTAMME OSAAJISTA HUIPPUJA WWW.ARTER.FI VUOSIOHJELMAN SUUNNITTELU (1-3 vuotta) PROSESSIKARTTA antaa hyvän raamin suunnitella prosessikeskeinen vuosiohjelma JOHTAMISEN auditointi mielellään vuosittain, voidaan toteuttaa myös rullaavasti YDINPROSESSIT, jos eivät kovin laajoja, ovat hyvä auditointikohde, tarvittaessa jaetaan 2 - 3:een osaan. OLISI HYVÄ, että sama auditoija(t) suorittaa myös jäljelle jääneiden osien auditoinnin MONISTETTUA TOIMINTAA auditoidaan pistokokein, jos painavia syitä niin katsotaan tiheällä kammalla Tukiprosesseista HR ja ICT nousee tänä päivänä merkittävään rooliin Yleistoimintoja kannattaa auditoida sopivin välein (asiakirjojen valvonta, tallenteiden valvonta, reklamaatioiden ja poikkeamien hallinta, sisäinen auditointi) Ympäristö – ja TTT-järjestelmissä lisäksi Ympäristönäkökohdat ja –vaikutukset rekisterin hallinta esim. joka 2. vuosi Vaarojen tunnistus ja riskien arvottamisrekisteri samoin Lakisääteisten velvoitteiden rekisterin hallinta samoin periaattein Kenttäkierros (olennainen osa Y+TTT auditointia HUOM! valokuvat) JALOSTAMME OSAAJISTA HUIPPUJA WWW.ARTER.FI VUOSISUUNNITELMAN LAATIMINEN Huomioi eri Valitse mielekkäitä toimintojen tärkeys ja kokonaisuuksia samankaltaisuus 2. Mitkä keskeiset vaatimukset tai ISO 9001:n/ISO 14001/OHSAS 18001/ISO 13485 1. Mitkä prosessit, osa-alueet katsotaan eri 7. Erityistarpeet johtuen: toiminnot tai osastot? kohteissa? organisaatiomuutokset asiakaspalautteet poikkeamat riskit kustannustekijät 3. Mihin vuoden investoinnit aikana? muut muutokset 4. Ketkä arvioivat? 6. Asetetaanko arvioinneille jokin erityinen teema, tavoite tai painopiste? Pätevyys, asian- 5. Keitä oltava läsnä? tuntemus JALOSTAMME OSAAJISTA HUIPPUJA WWW.ARTER.FI VUOSISUUNNITELMAN KIRJAAMINEN JA SEURANTA Arviointikohde Tavoitteet, Ajankohta Auditoija(t) Havainnot Käsitelty johdon (toiminto, alue, painopisteet tai (Kehityskohteet. katselmuksessa osasto teemat Poikkeamat ja/prosessi) (lievät/vakavat)) JALOSTAMME OSAAJISTA HUIPPUJA WWW.ARTER.FI AUDITOIJAN / ARVIOIJAN OMINAISUUKSIA JALOSTAMME OSAAJISTA HUIPPUJA WWW.ARTER.FI AUDITOIJAN / ARVIOIJAN TULEE OLLA PÄTEVÖITETTY TEHTÄVÄÄNSÄ Koulutustausta Työkokemus Arviointimenettelyn edellyttämät tiedot ja taidot Käytännön harjoittelun kautta hankittu arviointikokemus Toimialan tuntemus Riippumattomuus JALOSTAMME OSAAJISTA HUIPPUJA WWW.ARTER.FI AUDITOIJAN OMINAISUUKSIA (ISO 19011:2011) Rehellinen Avoin, halukkuus katsoa asioita monelta kannalta mitään poissulkematta Diplomaattinen ihmisten käsittelyssä Havaintokykyinen Omaksumiskykyinen Sitkeä Päättäväinen Itsenäinen, mutta sosiaalinen, ei muiden vietävissä Rohkeus, pysyminen faktojen takana painostuksessa Kehittymishaluinen Kulttuureihin sopeutuvainen Yhteistyötaitoinen auditointitiimissä ja asiakkaiden kanssa JALOSTAMME OSAAJISTA HUIPPUJA WWW.ARTER.FI AUDITOIJAN / ARVIOIJAN TÄRKEIMMÄT HENKILÖKOHTAISET OMINAISUUDET Hyvä Olennaisen Harkitseva Analyyttinen kuuntelija hahmottaja JALOSTAMME OSAAJISTA HUIPPUJA WWW.ARTER.FI JOHTAMISJÄRJESTELMIEN AUDITOIJIEN TAITOJA JA OSAAMISIA (ISO 19011:2011) Auditointiprosessien ja menettelyjen tuntemus Auditoinnin aikainen kirjaustentekotaito Auditointiprosessin suunnittelu- ja toteutustaito Auditointiraporttien kokoamis- ja Aikataulun noudattamisen taito ilmaisutaito Asioiden priorisointitaito Informaation luotettavuuden ja Informaation keruun taito haastatellen, tietoturvan arviointitaito kuunnellen, havainnoiden ja dokumentteja ja Auditointikysymysten ja havaintojen tallenteita arvioiden esittämistaito Asiantuntijamielipiteiden kysyntä- ja hyödyntämistaito Auditointeihin liittyvien riskien tunnistamistaito Auditointinäytteiden ottamistaito / katsomistaito Auditoinnissa kootun informaation Johtamisjärjestelmästandardien luotettavuuden arviointitaito tuntemusta Auditointihavaintojen ja johtopäätösten Organisaation ja sen toimintaympäristön kytkemistaito todisteaineistoon tuntemusta Soveltuvien laki- ja sopimusvaatimusten tuntemusta JALOSTAMME OSAAJISTA HUIPPUJA WWW.ARTER.FI TOIMIALAKOHTAISIA JOHTAMISJÄRJESTELMIEN AUDITOIJAN TAITOJA (ISO 19011:2011) Auditoijille tulisi olla yleistaitojen lisäksi toimialakohtaista osaamista ja kokemusta Johtamisjärjestelmästandardien sovellusymmärrystä nimetylle toimialalle Toimialakohtaista lakisääteisten vaatimusten tuntemusta Toimialalle tyypillisten sidosryhmien tarpeiden ja odotusten tuntemusta Toimialakohtaisten teknisten vaatimusten ja sovellusten tuntemusta Toimialakohtaista prosessien toiminnan tuntemusta Toimialakohtaista riskienhallinnan tuntemusta JALOSTAMME OSAAJISTA HUIPPUJA WWW.ARTER.FI AUDITOINTIRYHMÄN VETÄJÄN TAITOJA (ISO 19011:2011) Auditointiryhmän jäsenten vahvuuksien ja heikkouksien tasapainottaminen Hyvän työskentelyilmapiirin luominen auditointiryhmässä Auditointiprosessin hallinta auditointiohjelman suunnittelu ja resurssien tehokas jakaminen auditoinnin tavoitteisiin liittyvien epävarmuuksien huomioonottaminen työturvallisuusseikkojen huomioon ottaminen auditoijien työssä auditointiryhmän ohjaus harjoitteluvaiheessa olevien auditoijien ohjaus ryhmän sisäisten ristiriitojen ennaltaehkäisy ja ratkaiseminen auditointiryhmän edustaja auditointikohteen kanssa viestinnässä auditointiryhmän ohjaus johtopäätösten teossa auditointiraportin harkittu kokoaminen JALOSTAMME OSAAJISTA HUIPPUJA WWW.ARTER.FI AUDITOINTIEN TOTEUTTAMINEN JALOSTAMME OSAAJISTA HUIPPUJA WWW.ARTER.FI AUDITOINNIN TOTEUTUS Miten jakaa käytettävissä oleva aika? Avaus (5 -10 min) Vaatimukset esittelyt päivän tavoitteet ohjelma Raportointi Riittävyys Varsinainen arviointi (2 – 5 h) Noudattaminen haastattelut, havainnointi, todentaminen ja ideointi Raporttien valmistelu (½ - 2 h) Päätöskokous (½ h) tai jos raporttia ei ehditä laatia, alustava suullinen palaute kohteelle Dokumentointi Toteutus Tukee JALOSTAMME OSAAJISTA HUIPPUJA WWW.ARTER.FI MIKÄ ON YKSITTÄISEN ARVIOINNIN TARKOITUS? Todentaa käytettävissä toimintatavat, ohjeet ja lupaukset Nähdä käytännössä, miten asiat tehdään Selvittää epäselväksi jääneet asiat Haastatella henkilöstöä Löytää yhdessä kohteen kanssa kehityskohteita Antaa hyödyllinen palaute auditointikohteelle JALOSTAMME OSAAJISTA HUIPPUJA WWW.ARTER.FI AUDITOINTITYYPPEJÄ Tuotteen / Palvelun Prosessiauditointi – Järjestelmäauditointi- Liiketoiminnan auditointi – kun tyypillisintä tänään tukee arviointi uusien tuotteeseen liittyy työnkulku inputista outputiin, sertifiointivalmiuden ideoiden saamiseksi jotain erityistä, kriittiset vaiheet arvioinnin saavuttamista johtamiskäytännöt, toiminnan palautteita ym. pääteemojen ohjaamana ennakointi, henkilöstön laadunhallinta-, ympäristö- tai tuotteet, palvelut, toiminta, TTT-järjestelmän kuvaus kehittäminen, valitun tuotteen tai palvelun henkilöstön osaaminen, koneet, liiketoimintaprosessit, tuottamiseen liittyvä laitteet ja tilat perusteena ISO 9001, ISO 14001, OHSAS 18001, JAR tasapainoinen toiminnan toimintatapa, henkilöstön mittaus, ympäristövaikutusten tavoitteet, ohjaus ja mittaus, 145… tehokas toteutuminen, ammattitaito, laitteet, vähentäminen ja parantaminen; esim. tietyn muutokset tuotekehitys, tuotteen ylläpito, yhteiskunnallinen vastuu asiakascasen seuranta tarkastukset, ohjeet, johdon sitoutuminen, tietoisuus prosessin läpi ISO 9004, EFQM, Malcolm jäljitettävät kirjaukset, pakkaus, varastointi, toimitus Baldrige tausta-aineistona jne. JALOSTAMME OSAAJISTA HUIPPUJA WWW.ARTER.FI ERILAISIA AUDITOINTITAPOJA Tehokas systeemin Tehokas systeemin toiminnan selvittäjä toiminnan selvittäjä Esimerkki lähetyksestä Esimerkki tilauksesta tilaukseen toimitukseen Alavirtaan auditointi Ylävirtaan auditointi Tuotevaatimusten Prosessiauditointi toteuttaminen Tuoteauditointi mm. ”7M” auditointi Sisäinen asiakkuus- - mies auditointi - masiinat - materiaalit Horisontaaliauditointi Satunnaisotanta - menetelmät eri osastoilla - mittaukset Vertikaaliauditointi - miljöö - markat Samalla osastolla Osastojen välisen osaoptimoinnin Paljastaa heikommin läpi organisaatiotasojen selvittäminen esimerkiksi systeemipuutteita Tiedonkulku ja tavoitteiden sisäistys JALOSTAMME OSAAJISTA HUIPPUJA WWW.ARTER.FI ARVIOINTIRYHMÄ MUODOSTAA KOKONAISUUDEN kokonaisvastuu arvioinnista toimialan asiantuntijat arvioinnin suunnittelu toimii yhteistyössä Arvioijat Arvioitava Pääarvioija Ryhmä arvioinnin johtaminen pätevyys (ohjelma) arviointiryhmän kanssa riippumattomuus lähestymistavan valinta antaa objektiivisen kuvan (tuote, prosessi, järjestelmä, tilanteesta sovellettavien vaatimusten liiketoiminta…) tuntemus varaa vastuuhenkilöiden ajan kysymysrungon laadinta arviointiin arvioinnin toteutus sitoutuu tekemään (haastattelut, todentaminen, havaintojen vaatimat ideointi, tiedon keruu, toimenpiteet tilanteen selvittäminen) raportointi (johtopäätösten tekeminen ja kirjaaminen) yhteenveto (tulosten esittely) havaintojen poiskuittaus, jos niin on sovittu JALOSTAMME OSAAJISTA HUIPPUJA WWW.ARTER.FI MITEN AUDITOINTITIETO KERTYY JA PROSESSOITUU? Prosesseihin tutustuminen Johtopäätökset Valmistautuminen Tiedonkeruu Vahvuudet Kehittämiskohteet Poikkeamat Haastattelut johto esimiehet henkilöstö faktat havainnot JALOSTAMME OSAAJISTA HUIPPUJA WWW.ARTER.FI AUDITOINNIN TIETOLÄHTEITÄ Henkilöiden haastattelut Tietojen analysoinneista saatavat Toimintojen seuranta yhteenvedot, trenditiedot jne. Kenttäkierrokset prosesseissa, Tiedot auditointikohteen tiloissa ja ulkotiloissa, havaintojen laadunvalvonnan toiminnasta ja teko, kuvat tuloksista Dokumenttien, politiikkojen, ohjeiden, standardien, työohjeiden, Asiakaspalautteet, lisenssien, lupaehtojen, asiakastyytyväisyystutkimukset, spesifikaatioiden, sopimusten, tilausten ym. hyödyntäminen toimittajien arvioinnit jne. ennen ja auditoinnin aikana Ylityöt, sairaspoissaolot, tapaturmat, Tallenteiden, tarkastuspöytäkirjojen, läheltä piti -havainnot, kokousmuistioiden, henkilöstökyselyt jne. auditointiraporttien, mittaustulosten jne. hyödyntäminen auditoinnissa = Tietokannat faktoja puheiden tueksi JALOSTAMME OSAAJISTA HUIPPUJA WWW.ARTER.FI