ΟΡΓΑΝΩΣΗ Past Paper PDF

ΤΜΗΜΑ ΔΙΟΙΚΗΣΗΣ ΕΠΙΧΕΙΡΗΣΕΩΝ ΕΙΣΑΓΩΓΗ ΣΤΗΝ ΟΡΓΑΝΩΣΗ ΚΑΙ ΔΙΟΙΚΗΣΗ ΓΙΑ ΜΗΧΑΝΙΚΟΥΣ ΚΑΙ ΝΕΟΥΣ ΕΠΙΣΤΗΜΟΝΕΣ Οργάνωση Δρ. Κατερίνα Σωτηροπούλου [email protected] Οργάνωση Οργάνωση είναι η λειτουργία του μάνατζμεντ που θέτει το πλαίσιο που εργάζονται οι άνθρωποι,...

ΤΜΗΜΑ ΔΙΟΙΚΗΣΗΣ ΕΠΙΧΕΙΡΗΣΕΩΝ ΕΙΣΑΓΩΓΗ ΣΤΗΝ ΟΡΓΑΝΩΣΗ ΚΑΙ ΔΙΟΙΚΗΣΗ ΓΙΑ ΜΗΧΑΝΙΚΟΥΣ ΚΑΙ ΝΕΟΥΣ ΕΠΙΣΤΗΜΟΝΕΣ Οργάνωση Δρ. Κατερίνα Σωτηροπούλου [email protected] Οργάνωση Οργάνωση είναι η λειτουργία του μάνατζμεντ που θέτει το πλαίσιο που εργάζονται οι άνθρωποι, κυρίως μέσω της ομαδοποίησης των εργασιών και των δραστηριοτήτων στον οργανισμό (Griffin, 2012). Συστατικά οργάνωσης: Καταμερισμός εργασίας Κατανομή πόρων Ανάθεση εργασιών και καθηκόντων Καθορισμός σχέσεων εξουσίας και ευθύνης Οργανωτική Δομή  Η οργανωτική δομή μιας επιχείρησης ορίζεται ως το σύνολο των μηχανισμών που εξυπηρετούν το συντονισμό μεταξύ των τμημάτων της, αλλά και τον έλεγχό τους.  Απεικονίζεται με την μορφή οργανογράμματος Κυρία στοιχεία  Τμηματοποίηση  Εύρος ελέγχου  Ανάθεση καθηκόντων  Μηχανισμοί συντονισμού  Σχέσεις μεταξύ λειτουργιών γραμμής και επιτελείου Οργανόγραμμα Οργανωτικές μονάδες (διευθύνσεις, τμήματα) Κριτήριο τμηματοποίησης Καταμερισμός εργασίας Επίπεδα διοίκησης Σχέσεις εξουσίας Όρια εποπτείας Επίσημα κανάλια επικοινωνίας  Οργανόγραμμα γραμμικής ιεραρχίας Α Β1 Β2 Γ1 Γ2 Γ3 Γ4 Οργανόγραμμα λειτουργικής ιεραρχίας Β1 Β2 Γ1 Γ2 Γ3 Γ4 Γ5 Γ6 ΕΛΛΗΝΙΚΑ ΠΕΤΡΕΛΑΙΑ ΣΥΜΜΕΤΟΧΩΝ Α.Ε. Όμιλος Quest ΕΛΑΣΤΡΟΝ Α.Ε.Β.Ε. Χαλυβουργικά Προϊόντα  Καταμερισμός εργασίας Τρόπος Εξειδίκευση Πλεονεκτήματα Μειονεκτήματα αντιμετώπισης είναι η διαίρεση Αύξηση απόδοσης Ρουτίνα, Διεύρυνση του συνολικού Μείωση χρόνου μονοτονία εργασίας: ανάθεση έργου σε διεκπεραίωσης Δυσχεραίνει την νέων καθηκόντων επιμέρους Περιορισμός ανάπτυξη νέων Εμπλουτισμό εργασίες, ώστε να λαθών δεξιοτήτων εργασίας: μπορούν να Δεν επιτρέπει Ανάθεση νέων εκτελεστούν από γρήγορη ευθυνών- άτομα ή ομάδες προσαρμογή σε εκχώρηση γρήγορα και νέες συνθήκες εξουσίας αποτελεσματικά Εναλλαγή θέσεων (Χυτήρης, 2013) εργασίας Βάσει κοινού Συμμετοχή σε χαρακτηριστικού ομάδες  Π ρ ο σ δ ιο ρ ισ μ ό ς σ υ ν ο λ ικ ο ύ έρ γο υ κα ι α νά λυσ ή το υ σ τα σ τ ο ιχ ε ιώ δ η α υ τ ο τ ε λ ή έ ρ γ α Α Ν Α Λ Υ Σ Η Σ Υ Ν Ο Λ ΙΚ Ο Υ ΕΡΓΟΥ Π λ α ισ ίω σ η τ ω ν σ τ ο ιχ ε ιω δ ώ ν α υτο τελώ ν έρ γω ν μ ε το ν ε τ ή σ ιο φ ό ρ τ ο ε ρ γ α σ ία ς τ ο υ ς Διαδικασία Σχεδίασης Ο ρ θ ο λ ο γ ικ ή σ ύ ν θ ε σ η τ ω ν α υτο τελώ ν έρ γω ν σ ε ο ρ γ α ν ω τ ικ έ ς ο μ ά δ ε ς Οργανωτικής Δομής Τ Μ Η Μ Α Τ Ο Π Ο ΙΗ Σ Η - Ο Μ Α Δ Ο Π Ο ΙΗ Σ Η Α ν ά θ ε η ε ξ ο υ σ ία ς σ τ ις θ έ σ ε ις ε ρ γ α σ ία ς κ α ι κ α θ ο ρ ισ μ ό ς σ χ έ σ ε ω ν ε ξ ο υ σ ία ς Π ε ρ ιγ ρ α φ ή ε ρ γ α σ ία ς κ ά θ ε θ έ σ η ς ε ρ γ α σ ία ς Ο Ρ Γ Α Ν Ω Τ ΙΚ Η Λ Υ Σ Η Ο ργανόγραμμα  τα χαρακτηριστικά τις ευθύνες και τις γνωρίσματα κάθε αρμοδιότητες της θέσης κάθε θέσης (τίτλος θέσης, φύση- (αναλυτική περιγραφή Περιγραφή ειδικότητα της θέσης, οργανωτική σύνδεση της θέσης με άλλες) των στοιχειωδών έργων που ανατίθενται στη θέση) θέσης εργασίας (Job description) τα τυπικά προσόντα που τα επιπλέον Περιλαμβάνει: πρέπει να πληρούν προσόντα που τα άτομα που θα χρειάζονται για την καταλάβουν την επιτυχή άσκηση αντίστοιχη θέση των καθηκόντων εργασίας  Παράδειγμα job description – Οικονομικός Διευθυντής Καθήκοντα και αρμοδιότητες της θέσης: Απαραίτητα προσόντα: Aνάπτυξη, προγραμματισμός και συντονισμός των δραστηριοτήτων της οικονομικής Πτυχίο ΑΕΙ Οικονομικής Σχολής, διεύθυνσης, με στόχο την επίτευξη των στρατηγικών στόχων του οργανισμού μεταπτυχιακός τίτλος σπουδών θα θεωρηθεί προσόν Εφαρμογή, παρακολούθηση και συνεχή χρήση των βέλτιστων πρακτικών και διαδικασιών για την εκτέλεση και το συντονισμό των εργασιών της διεύθυνσης Άριστη γνώση και ευχέρεια χειρισμού Η/Υ Μελέτη και ανάλυση των εξελίξεων των οικονομικών μεγεθών του οργανισμού και Άριστη γνώση της Αγγλικής γλώσσας συμβουλή προς όλα τα επίπεδα Διοίκησης για τη λήψη των κατάλληλων μέτρων και ενεργειών για την πρόληψη κινδύνων και αξιοποίηση ευκαιριών στο οικονομικό Γνώσεις Διεθνών Λογιστικών Προτύπων (ΙFRS) περιβάλλον της Ενέργειας προς διασφάλιση της κερδοφορίας και ανάπτυξής του Γνώση και εφαρμογή στατιστικών μοντέλων Οργάνωση και συντονισμός της έγκαιρης προετοιμασίας όλων των οικονομικών 5ετής εμπειρία σε ρόλο Οικονομικού Διευθυντή (κατά προτίμηση καταστάσεων, μελετών, εκθέσεων και αναφορών (ισολογισμός, αποτελέσματα χρήσης, στον κλάδο της Ενέργειας) reports) Προσωπικά χαρακτηριστικά: Επίβλεψη της εύρυθμης λειτουργίας του Λογιστηρίου και της Οικονομικής διεύθυνσης Αναλυτική σκέψη & μεθοδικότητα Σύνταξη, παρακολούθηση και διαχείριση των ταμειακών ροών της εταιρείας, συμπεριλαμβανομένων των δανειακών υποχρεώσεων του οργανισμού Οργανωτικές δεξιότητες Συμμετοχή στην αξιολόγηση προτεινόμενων επενδύσεων μέσα στα πλαίσια Προσαρμοστικότητα & ευελιξία εκπόνησης στρατηγικών επιχειρηματικών πλάνων με σκοπό την ανάπτυξη και επέκταση των δραστηριοτήτων Διοικητικές, διαπραγματευτικές & επικοινωνιακές ικανότητες Παρακολούθηση των οικονομικών στοιχείων και σύνταξη μηνιαίων αναφορών Ικανότητα επίλυσης προβλημάτων Κατάρτιση και παρακολούθηση της πορείας του ετήσιου προϋπολογισμού Ευχέρεια εργασίας σε δυναμικό και απαιτητικό περιβάλλον Εποπτικός έλεγχος της μισθοδοσίας και εργατικών/ ασφαλιστικών θεμάτων Πνεύμα συνεργασίας & ομαδικότητας Εκπροσωπεί την εταιρία σε συναντήσεις με στελέχη τραπεζών και επενδυτές  Τμηματοποίηση Τα άτομα ομαδοποιούνται σε ανεξάρτητα τμήματα με βάση την κατά λειτουργία κοινή εργασία που εκτελούν, ή τις παρεμφερείς γνώσεις και ικανότητές τους Κύριες μορφές Τμηματοποίησης Τμηματοποίηση κατά προϊόν Δημιουργία ανεξάρτητων τμημάτων με άτομα ποικίλων γνώσεων και ειδικοτήτων και κάθε τμήμα σχεδιάζει, παράγει και εμπορεύεται τα δικά του προϊόντα ή υπηρεσίες. Τμηματοποίηση Ομαδοποιούνται δραστηριότητες που ασκούνται στην ίδια κατά γεωγραφική περιοχή περιοχή Τμηματοποίηση: Τμηματοποίηση Ομαδοποιούνται δραστηριότητες και προϊόντα που Ομαδοποίηση κατά πελάτη απευθύνονται σε ίδια ομάδα πελατών σχετικών εργασιών και δραστηριοτήτων Τμηματοποίηση ο κάθε εργαζόμενος ελέγχεται από δύο προϊσταμένους με ίση τύπου μήτρας (matrix) εξουσία στην επιχείρηση, πχ τον προϊστάμενο ανά λειτουργία και τον προϊστάμενο ανά προϊόν.  Τμηματοποίηση κατά λειτουργία Γενικός Διευθυντής Ανθρώπινο Παραγωγή Μάρκετινγκ Πωλήσεις Οικονομικό Δυναμικό Ενδείκνυται για μικρές και μεσαίου μεγέθους επιχειρήσεις, που δρουν σε σταθερό περιβάλλον και έχουν περιορισμένο φάσμα προϊόντων  Τμηματοποίηση κατά λειτουργία Πλεονεκτήματα Μειονεκτήματα 1. Οικονομίες κλίμακας 1. Εμφανίζονται λιγότερες 2. Αποτελεσματική χρήση πόρων. καινοτομίες, γιατί το κάθε τμήμα επικεντρώνεται στα 3. Εύκολη τήρηση κριτηρίων προβλήματά του. απόδοσης 2. Το εύρος των γνώσεων των 4. Ευκαιρίες ανάπτυξης μάνατζερ περιορίζεται στις δεξιοτήτων γνώσεις του τμήματος. 5. Απλές και κατανοητές γραμμές 3. Ανεπαρκής συνεργασία και επικοινωνίας και λήψη συντονισμός μεταξύ αποφάσεων τμημάτων, συγκρούσεις  Τμηματοποίηση κατά προϊόν ή υπηρεσία Γενικός Διευθυντής Προϊόν Προϊόν / Προϊόν / Προϊόν / Προϊόν / /Υπηρεσία Α Υπηρεσία Β Υπηρεσία Γ Υπηρεσία Δ Υπηρεσία Ε Παραγωγή Διανομή Πωλήσεις Ενδείκνυται κυρίως για μεγάλες επιχειρήσεις που διαθέτουν τουλάχιστον δύο διαφορετικά προϊόντα από άποψη τεχνολογίας, παραγωγής, αγοράς, διανομής που δραστηριοποιούνται σε περιβάλλον μέσης προς υψηλής αβεβαιότητας  Τμηματοποίηση κατά προϊόν / υπηρεσία Πλεονεκτήματα Μειονεκτήματα 1. Υψηλή εξειδίκευση 1. Μη αποτελεσματική αξιοποίηση 2. Μεγάλη προσαρμοστικότητα σε διαθέσιμων πόρων, πολλαπλασιασμός ασταθές περιβάλλον. ενεργειών 3. Υψηλός βαθμός ικανοποίησης 2. Απαιτείται η θέσπιση αυστηρών πελατών. κανονισμών λειτουργίας για 4. Άριστη συνεργασία μεταξύ των μελών συντονισμό ενός τμήματος. 3. Εστίαση των μελών ενός τμήματος 5. Υψηλό επίπεδο εκπαίδευσης των περισσότερο στο δικό τους τμήμα και μάνατζερ. όχι στο σύνολο της επιχείρησης. 4. Δυσκολία στη θέσπιση κοινών κανόνων 6. Αποκέντρωση στην λήψη αποφάσεων για όλα τα τμήματα. Μεγαλύτερο διοικητικό κόστος Τμηματοποίηση ανά γεωγραφική περιοχή Γενικός Διευθυντής Περιοχή Α Περιοχή Β Περιοχή Γ Περιοχή Δ Περιοχή Ε Παραγωγή Πωλήσεις / ΜΚΤ Διανομή Οικονομικά Ενδείκνυται κυρίως για μεγάλες επιχειρήσεις με γεωγραφικά διεσπαρμένη δραστηριότητα (πχ. πολυεθνικές επιχειρήσεις)  Τμηματοποίηση κατά γεωγραφική περιοχή Πλεονεκτήματα Μειονεκτήματα  καλύτερη εξυπηρέτηση της τοπικής  πολλαπλασιασμός ενεργειών πελατείας  δύσκολη η εύρεση και εκπαίδευση  εγγύτητα στις πρώτες ύλες και τους στελεχών για κάθε αγορά προμηθευτές  προβληματικός έλεγχος  αποκέντρωση των αποφάσεων  αναντιστοιχία στην ανάπτυξη των  μείωση του κόστους μεταφοράς διαφορετικών τμημάτων  Τμηματοποίηση ανά πελάτη π.χ Β2Β – μεγάλοι πελάτες Γενικός Διευθυντής Μονάδες Δημόσια Ιδιωτικές κλινικές Φαρμακεία φροντίδας Ιδιώτες νοσοκομεία ηλικιωμένων Παραγωγή Πωλήσεις / ΜΚΤ Διανομή Οικονομικά  Τμηματοποίηση κατά πελάτη Πλεονεκτήματα Μειονεκτήματα  καλύτερη εξυπηρέτηση του πελάτη  πολλαπλασιασμός ενεργειών  εξειδίκευση εργαζομένων  ασυμβατότητα γενικών & επιμέρους  άμεση επαφή στελεχών με πελάτες στόχων  γρήγορη απάντηση στις αλλαγές του  δύσκολη η εύρεση και εκπαίδευση περιβάλλοντος στελεχών για κάθε τμήμα  δύσκολος ο σαφής προσδιορισμός μιας αγοράς  αυξάνει τον ανταγωνισμό μεταξύ των τμημάτων Τμηματοποίηση τύπου μήτρας (matrix) Ενδείκνυται σε οργανισμούς που εκτελούν ταυτόχρονα πολλά έργα Οι εργαζόμενοι σε μια οργάνωση μήτρας ανήκουν ταυτόχρονα σε δύο τουλάχιστον επίσημες ομάδες και αναφέρονται σε δύο προϊσταμένους (σύστημα διττής εξουσίας), ο ένας από τη λειτουργία και ο άλλος από την oμάδα (project manager)  Τμηματοποίηση τύπου μήτρας (matrix) Πλεονεκτήματα Μειονεκτήματα αποκέντρωση στη λήψη αποφάσεων, γρήγορη απάντηση στις αλλαγές σύγκρουση μεταξύ των δύο τύπων managers ροή πληροφοριών κάθετα και οριζόντια σχετικά με το επίπεδο εξουσίας αποδοτική χρήση πόρων (ανθρώπινων και τα άτομα εργάζονται υπό την επίβλεψη δύο εξοπλισμού) managers (σύγκρουση ρόλων) υψηλός βαθμός αυτό-παρακίνησης των υψηλό διοικητικό κόστος εργαζομένων χρόνος για συναντήσεις εκπαίδευση και αυτό-βελτίωση εργαζομένων δυνατότητες συνεργασίας αφοσίωση στον οργανισμό ως σύνολο καινοτόμες ιδέες  Υβριδική οργάνωση Συνδυασμός τύπων οργάνωσης (κατά λειτουργία και κατά προϊόν).Ο συνδυασμός αυτός γίνεται για να αποφεύγονται οι αδυναμίες και να αξιοποιηθούν τα πλεονεκτήματα του κάθε τύπου οργάνωσης  Υβριδική οργάνωση Πλεονεκτήματα Μειονεκτήματα ευελιξία συγκρούσεις αυξημένη αποδοτικότητα αυξημένα έξοδα διαχείρισης ανάπτυξη διαλειτουργικών υψηλός φόρτος εργασίας δεξιοτήτων αύξηση της αφοσίωσης των εργαζομένων Εύρος Ελέγχου Αναφέρεται στον αριθμό των υφισταμένων που επιβλέπει κάθε προϊστάμενος Π.χ εύρος ελέγχου 5 => κάθε προϊστάμενος επιβλέπει 5 υφιστάμενους Αντιστρόφως ανάλογο με τον αριθμό επιπέδων της διοίκησης, δηλ. Μεγάλο εύρος ελέγχου => λίγα ιεραρχικά επίπεδα Μικρό εύρος ελέγχου => πολλά ιεραρχικά επίπεδα Εύρος Ελέγχου Μεγάλο εύρος ελέγχου Μικρό εύρος ελέγχου Πλεονεκτήματα: Πλεονεκτήματα: Αποτελεσματικότερη λειτουργία Καλύτερος έλεγχος εργασιών και ομάδων εργαζομένων Ταχύτερη λήψη αποφάσεων Μειονεκτήματα: Αυξημένα διοικητικά κόστη λόγω της Μειονεκτήματα: ύπαρξης πολλών διοικητικών Αυξημένα κόστη ελέγχου και στελεχών συντονισμού λόγω μεγάλου αριθμού Γραφειοκρατία-καθυστέρηση υφισταμένων (φόρτος) Εμπόδια στην επικοινωνία, συντονισμό, λήψη αποφάσεων Σχέσεις Εξουσίας H εξουσία ενός μάνατζερ είναι το τυπικό και νόμιμο δικαίωμα του να προβαίνει σε ενέργειες, να λαμβάνει αποφάσεις, να δίνει εντολές, να κατανέμει πόρους για να πετύχει η επιχείρηση τα αναμενόμενα αποτελέσματα Σχετίζεται με την λογοδοσία και την ευθύνη Οι κατέχοντες θέσεις διοικητικής ευθύνης ονομάζονται προϊστάμενοι, ενώ αυτοί που διοικούνται από αυτούς ονομάζονται τυπικά υφιστάμενοι. Οι προϊστάμενοι διοικούν και ελέγχουν Οι υφιστάμενοι αναφέρονται και λογοδοτούν στους προϊστάμενους Σχέσεις εξουσίας Γραμμικές Ασκείται από τους μάνατζερς τμημάτων στους υφισταμένους τους Κάθε υφιστάμενος δέχεται εντολές μόνο από έναν προϊστάμενο (ενότητα εντολής) Επιτελικές Ασκείται από άτομα που έχουν ειδικές γνώσεις, π.χ HRM, νομικό τμήμα Συμβουλευτικός ρόλος προς τους μάνατζερ στα γραμμικά τμήματα Λειτουργικές Υποχρεωτικός και συμβουλευτικός χαρακτήρας Αναπτύσσονται σε ειδικές περιπτώσεις που επιτελικά στελέχη δίνουν εντολές και κατευθύνσεις στα γραμμικά στελέχη με σκοπό την ομοιόμορφη εκτέλεση των εργασιών σε συγκεκριμένες περιοχές ευθύνης Π.χ o μάνατζερ του τμήματος Human Resources (HRM) έχει επιτελική (συμβουλευτική) εξουσία στους μάνατζερς άλλων τμημάτων. Στην περίπτωση όμως της πανδημίας, τα μέτρα προστασίας που επέβαλε το HRM είχαν υποχρεωτικό χαρακτήρα (γραμμική εξουσία) Εξουσιοδότηση Είναι η διαδικασία ανάθεσης της ευθύνης, μεταβιβάζοντας την ανάλογη εξουσία από τον προϊστάμενο στους υφισταμένους. Οι υφιστάμενοι μπορούν να πάρουν πρωτοβουλίες και αποφάσεις για τον τρόπο εκτέλεσης των καθηκόντων τους. Πλεονεκτήματα: Αξιοποίηση ικανοτήτων Ενδυνάμωση των εργαζομένων, αποτελεσματικότητα Αποφόρτιση προϊσταμένου Ευελιξία-ταχύτητα ενεργειών Ενθάρρυνση καινοτομίας Οργανωσιακή δέσμευση Εμπόδια στην εξουσιοδότηση Απροθυμία προϊστάμενου – απειλή για τη θέση του Ανταγωνισμός με υφισταμένους που ενδεχομένως αποδειχθούν πολύ αποτελεσματικοί Έλλειψη εμπιστοσύνης στις ικανότητες υφισταμένων Απροθυμία υφισταμένων – φόβος αποτυχίας Αποφυγή ρίσκου Έλλειψη αναγνώρισης και ανταμοιβών Χρειάζεται: Σωστή εκτίμηση ικανοτήτων υφισταμένων Ξεκάθαρη επικοινωνία για το εύρος εξουσίας και τις προσδοκίες Καθοδήγηση και συμβουλευτική