UD5: Gestión de Almacén - Oficina de Farmacia PDF

UD5: GESTIÓN DE ALMACÉN OFICINA DE FARMACIA  ÍNDICE 1. Almacén y gestión de existencias. 2. Movimientos en el almacén. 3. El nivel de existencias. 4. El inventario. 5. Valoración de los productos almacenados. 6. La gestión de almacén y las aplicaciones informáticas....

UD5: GESTIÓN DE ALMACÉN OFICINA DE FARMACIA  ÍNDICE 1. Almacén y gestión de existencias. 2. Movimientos en el almacén. 3. El nivel de existencias. 4. El inventario. 5. Valoración de los productos almacenados. 6. La gestión de almacén y las aplicaciones informáticas. 2  1. ALMACÉN Y GESTIÓN DE EXISTENCIAS Un almacén de farmacia es el ESPACIO destinado a la CONSERVACIÓN, bajo la RESPONSABILIDAD del personal FARMACÉUTICO, de los medicamentos, las materias primas, los productos sanitarios o cualquier otro tipo de mercancía que deba ser conservada y custodiada. 3  Aspectos clave de un almacén de farmacia 1. CONSERVACIÓN Y CALIDAD: Un almacén debe garantizar: Prevenir el deterioro acelerado de los insumos. Asegurar la eficacia terapéutica. Mantener la calidad de los productos hasta su venta. 2. PLANIFICACIÓN DEL ALMACENAMIENTO: El almacenamiento debe planificarse. Evitar compras innecesarias. Considerar el espacio disponible para el almacenaje. Garantizar una rotación adecuada de productos para evitar pérdidas económicas y mantener la disponibilidad. 4  Aspectos clave de un almacén de farmacia 3. CUMPLIMIENTO NORMATIVO: La organización del almacén debe cumplir con la legislación específica de cada comunidad autónoma. Separación obligatoria entre las áreas de almacenamiento y las de dispensación y atención al paciente. Condiciones óptimas de temperatura y humedad. 5  Aspectos clave de un almacén de farmacia 4. GESTIÓN EFICIENTE DEL ALMACÉN Y LAS COMPRAS: Una adecuada gestión de compras mejora los márgenes de beneficio al obtener mejores condiciones económicas. La gestión del almacén optimiza los recursos económicos, evitando tanto el exceso de inventario como la falta de productos (“rotura de stock”). 6  2. MOVIMIENTOS EN EL ALMACÉN En los almacenes de farmacia se producen dos tipos principales de movimientos: entradas y salidas. Estos movimientos son fundamentales para la gestión del stock y aseguran que los productos estén disponibles para su venta y dispensación. 1. ENTRADAS al ALMACÉN: Representan los productos que llegan al establecimiento. Incrementan las existencias o el stock del producto en el almacén. 7  Aspectos clave de un almacén de farmacia 2. SALIDAS del ALMACÉN: Corresponden a la dispensación o venta de productos a los clientes. Disminuyen el stock del producto. 3. EXISTENCIAS o STOCK: Es el número total de unidades disponibles de un producto, tanto en el almacén como en los expositores. ACTUALIZACIÓN DEL STOCK: Venta: Reduce las existencias en una unidad por cada producto vendido. 8  Aspectos clave de un almacén de farmacia 4. Stock TOTAL: Conjunto de productos con su respectivo número de unidades presentes en el establecimiento, es decir, todos los productos. 5. Stock VIVO: Productos expuestos al público. 6. Stock CIEGO: Productos ubicados en el almacén, fuera de la vista del público. 7. Stock ÓPTIMO: Nivel de existencias que permite cubrir la demanda con la mínima inversión y almacenaje. 9  Aspectos clave de un almacén de farmacia 8. COEFICIENTE de ROTACIÓN (IR): Mide el número de veces que se vende el stock en un periodo determinado, generalmente un año. Un coeficiente ideal está entre 6 y 8, lo que permite pagar pedidos con los ingresos generados por sus ventas. Si el pago del pedido se realiza aplazado a 60 días, con el coeficiente de rotación indicado se cubriría ese objetivo. Se calcula dividiendo las ventas totales (€) entre el valor medio de las existencias al precio de venta al público (€). Ejemplo: Una farmacia con ventas anuales de 200.000 € y existencias medias valoradas en 40.000 € tendría un IR de 5. 10  Aspectos clave de un almacén de farmacia La rotación de producto es ALTA cuando se venden y reponen muchas unidades, y BAJA en caso contrario. Aunque la venta de productos en un EXPOSITOR parece no INVOLUCRAR al ALMACÉN, sí lo hace, ya que es necesario reponer el expositor desde el inventario. Por lo tanto, el ALMACÉN debe considerarse como el CONJUNTO TOTAL de PRODUCTOS DISPONIBLES, independientemente de su ubicación física. 11  Aspectos clave para la reposición y gestión del stock REPOSICIÓN ANTICIPADA Evitar quedarse sin unidades, lo que puede generar pérdidas en ventas y beneficios. Reponer implica una inversión que reduce la liquidez disponible para otras necesidades. Por lo tanto, se plantean varios problemas:  ¿Cuándo realizar el pedido?  ¿Cuántas unidades solicitar en el pedido?  ¿Cómo saber cuántas unidades quedan en el almacén? 12  Aspectos clave para la reposición y gestión del stock Para responder a estas preguntas, hay que tener en cuenta las siguientes cuestiones:  Mantener un inventario suficiente para cubrir la demanda.  Minimizar la inversión evitando exceso de stock.  Identificar el volumen óptimo de pedido y el proveedor adecuado.  Conocer el punto de pedido o stock mínimo de seguridad.  Tener en cuenta los costes indirectos de una rotura de stock, como la insatisfacción del cliente. 13  2.1. Logística empresarial La logística empresarial es el conjunto de acciones necesarias para poner a disposición del cliente los productos (medicamentos) y/o servicios (consejo farmacéutico) en una cantidad suficiente, en un tiempo adecuado y con la mayor eficiencia. Este concepto puede aplicarse tanto a las oficinas de farmacia como a cualquier otra empresa. 14  A. Análisis de la gestión logística en la oficina de farmacia 1. MOMENTO OPORTUNO: Los productos deben estar disponibles cuando el paciente los necesite. Aunque el espacio en algunas farmacias es limitado, los almacenes de distribución permiten tener el producto en pocas horas. 2. CANTIDAD NECESARIA: Es crucial encontrar un equilibrio en el stock, evitando tener un exceso de productos o demasiada variedad. Debe priorizarse lo que más se vende para optimizar el espacio. 3. CALIDAD: La calidad no solo se percibe en los productos, sino en el ambiente de la farmacia. Problemas como poco stock, suciedad o15  B. Selección del proveedor de compras La elección del proveedor es responsabilidad del titular de la farmacia, aunque el personal puede ayudar en la tarea. Para seleccionar un proveedor se tienen en cuenta tanto el coste como los servicios y las ventajas que ofrece. Hay que diferenciar entre los siguientes TIPOS de PROVEEDORES: 1. Almacén principal de medicamentos. 2. Proveedores de medicamentos genéricos. 3. Proveedores de parafarmacia. 16  1. Almacén principal de medicamentos El objetivo de todo almacén es convertirse en el almacén principal de una oficina de farmacia. Por ello, se elegirá teniendo en cuenta, al menos, los siguientes CRITERIOS : Descuentos por volumen de compras, teniendo en cuenta las limitaciones de espacio. Pertenencia a un grupo de compras (grupo de farmacias o empresas) para hacer compras en conjunto y negociar así descuentos adicionales. Posibilidad de financiación para facilitar los pagos, especialmente importante en los primeros años de una farmacia. 17  2. Proveedores de medicamentos genéricos Se suelen tener varios proveedores, pero hay que valorar a quién comprar. Se valoran descuentos por volumen, condiciones de pago, políticas de caducidades, y aceptación de la marca entre los pacientes. 18  3. Proveedores de parafarmacia Los descuentos están ligados al apoyo publicitario. La competencia con plataformas de gran consumo en Internet hace que esta área sea más compleja de gestionar debido a la competencia con numerosas tiendas que ofrecen estos productos online. 19  3. EL NIVEL DE EXISTENCIAS Las EXISTENCIAS ADECUADAS son aquellas que se acercan al STOCK ÓPTIMO, evitando desabastecimientos sin ocupar demasiado espacio ni inmovilizar inversión. Aunque almacenar muchas unidades puede parecer una buena idea para asegurar disponibilidad, hay varios PROBLEMAS a considerar: El espacio ocupado por productos que podrían ser utilizados por otros. El riesgo de pérdidas económicas si los productos no se venden antes de su caducidad. El dinero invertido en esos productos que no puede ser usado para comprar otros productos. 20  3. EL NIVEL DE EXISTENCIAS Por otro lado, almacenar pocas unidades puede generar una pérdida de ventas si se agotan antes de recibir nuevos productos. La gestión de existencias busca equilibrar estos problemas y depende de 2 FACTORES CLAVE: Tiempo de entrega del proveedor: para planificar cuándo hacer los pedidos. Número de dispensaciones diarias: para ajustar el stock según la demanda. 21  3.1. Previsión perfecta El modelo de previsión perfecta asume que las ventas son constantes y que el proveedor siempre tarda el mismo tiempo en entregar los pedidos. Por ejemplo, si una farmacia vende 4 unidades diarias de un producto y el proveedor tarda 3 días en entregar, se puede calcular con precisión el punto de pedido para evitar quedarse sin stock. Aunque este modelo no refleja la realidad, es útil para entender conceptos clave, como el punto de pedido y el stock de seguridad. 22  Terminología del modelo de previsión perfecta STOCK MÁXIMO: máximo de existencias de un producto que deseas almacenar. STOCK de SEGURIDAD o STOCK MÍNIMO: nº de unidades en el almacén cuando llega el pedido. Su utilidad es poder hacer frente a un aumento inesperado en las ventas o a un retraso en la entrega por parte del proveedor. Por tanto, en principio, no debe ser 0. PLAZO de ENTREGA: tiempo que tarda el proveedor en llevarte el producto desde que realizas el pedido. 23  Terminología del modelo de previsión perfecta PUNTO de PEDIDO: nº de unidades que nos indica cuándo hay que hacer un nuevo pedido. Depende del tiempo de entrega, del número de dispensaciones diarias y del stock mínimo. STOCK ACTIVO o DEPÓSITO: unidades que se van vendiendo. 24 25  3.1. Previsión perfecta Cuando llega el producto, el stock alcanza su nivel máximo y disminuye conforme se venden unidades. Al llegar al PUNTO de PEDIDO, se solicita el nuevo pedido para evitar quedarte sin existencias. El STOCK de SEGURIDAD solo se usa en casos especiales, como un aumento inesperado de la demanda o retrasos del proveedor. El STOCK ÓPTIMO será aquel que permita un almacenaje escaso, pero que nos asegure que no se producirá una falta de existencias. Esa falta de existencias se denomina ROTURA de INVENTARIO. 26  3.1. Previsión perfecta Aunque las ventas no siempre siguen este modelo, aplicarlo FACILITA la GESTIÓN farmacéutica. Actualmente, los PROGRAMAS de GESTIÓN en la OF automatizan el punto de pedido, incluyendo productos en las propuestas de pedido al alcanzar dicho nivel. Solo es necesario validar el pedido. 27  4. EL INVENTARIO El inventario es el registro detallado de los bienes o cosas pertenecientes a una persona o comunidad. En una oficina de farmacia, los programas de gestión permiten conocer el stock disponible al reflejar el movimiento de productos. Sin embargo, en ocasiones es difícil mantener el inventario actualizado debido a situaciones como frascos rotos, devoluciones de clientes o productos caducados. Es crucial contar con un inventario exacto tanto para la gestión del almacén como para la administración económica de la empresa. 28  4. EL INVENTARIO Los inventarios permiten saber qué tiene una empresa en un momento específico y en qué estado se encuentran sus bienes. Existen diferentes tipos de inventario: tradicional, rotativo, permanente e informatizado. 29  4.1. Inventario TRADICIONAL El inventario tradicional consiste en un recuento manual de todos los productos en la farmacia, realizado generalmente una vez al año. Se deben localizar, revisar, retirar los productos caducados o defectuosos, contarlos y registrar los resultados. Además, los productos retirados deben ser dados de baja en el programa de gestión. Aunque permite conocer el stock exacto en el momento de realizarlo, tiene inconvenientes como su alto consumo de tiempo debido a la gran variedad de productos y la imposibilidad de realizarlo mientras se producen entradas y salidas, lo que requiere cerrar la30  4.2. Inventario ROTATIVO El INVENTARIO ROTATIVO agrupa los productos según su valor y rotación, aplicando el principio de Pareto. Los productos se clasifican en 3 grupos (A, B y C), y cada grupo se revisa con diferente frecuencia:  GRUPO A: productos de alto valor (económico, mayores ventas, menor caducidad), que constituyen el 10% de los productos y el 75% del valor de lo almacenado. Requieren seguimiento exhaustivo. Ejemplo: especialidades farmaceúticas.  GRUPO B: productos de valor intermedio, que constituyen el 30% de los productos y el 20% del valor. Requieren un 31  4.2. Inventario ROTATIVO  GRUPO C: productos de bajo valor, que representan el 60% de los productos y el 5% del valor. Requieren un seguimiento poco exhaustivo. Aquí también se incluyen, entre otros, los productos con ventas escasas. Por ejemplo, productos de ortopedia y de puericultura. El responsable de la farmacia indicará tanto los productos que habrá que incluir en cada grupo como la frecuencia con la que habrá que revisarlos. La ventaja de este inventario es que cada revisión es parcial, lo que reduce el tiempo necesario y no requiere cerrar la farmacia. 32  4.3. Inventario PERMANENTE El inventario permanente es un sistema donde se revisa el stock todos los días. En lugar de hacer un inventario manual, cada vez que llega un pedido, se escanean los productos y se registran automáticamente en el sistema. Esto permite saber siempre cuántos productos hay en la farmacia. Es más útil en almacenes grandes, pero no tanto en farmacias pequeñas, ya que, al final del día, se tendría que hacer una lista de todos los productos vendidos para actualizar el inventario. Esto permite tener un conocimiento del stock en todo momento. 33  4.4. Inventario INFORMATIZADO Los programas de gestión de oficinas de farmacia permiten obtener un inventario automatizado, basándose en los datos de las fichas de almacén informatizadas. El sistema calcula el inventario sumando las entradas y restando las salidas de productos. VENTAJAS:  Obtención inmediata del inventario.  Mejor control del stock y de las caducidades. 34  4.4. Inventario INFORMATIZADO INCONVENIENTES:  Es necesario mantener actualizadas las fechas de caducidad.  Deben registrarse devoluciones y roturas.  Requiere que el personal se dedique a registrar bien los pedidos. Una buena opción es combinar el inventario informatizado con revisiones periódicas de los productos en los expositores y un inventario tradicional anual para evitar problemas como las sustracciones o errores en los datos. 35  5. VALORACIÓN DE LOS PRODUCTOS ALMACENADOS Las oficinas de farmacia (OF) no solo cumplen una función sanitaria, sino que también son una fuente de ingresos económicos para las personas que las gestionan. Para que una farmacia siga funcionando, debe generar beneficios económicos, los cuales se reinvierten en la compra de nuevos productos. Para conocer la situación económica de la farmacia, es esencial conocer el valor de los productos almacenados, es decir, VALORAR las EXISTENCIAS. 36  5. VALORACIÓN DE LOS PRODUCTOS ALMACENADOS El valor de los productos almacenados se calcula con la siguiente fórmula: El DINERO OBTENIDO por las VENTAS MENOS el DINERO PAGADO por las COMPRAS nos da una cantidad; si es de signo POSITIVO, quiere decir que has obtenido beneficios; si es NEGATIVO, es que has entrado en pérdidas. 37  5. VALORACIÓN DE LOS PRODUCTOS ALMACENADOS Si al valor que tenían las existencias al principio del año le sumas el dinero que has pagado por las compras y le restas el valor de las existencias al final del año, obtienes el valor de tus ventas durante el año. 38  5. VALORACIÓN DE LOS PRODUCTOS ALMACENADOS Aunque el cálculo puede parecer sencillo (multiplicar las unidades por su precio unitario), se complica cuando se considera que los productos entran y salen del almacén y que los precios unitarios no siempre son los mismos. Además, factores como los aumentos de precios de los proveedores y las reducciones de precios impuestos por las instituciones pueden afectar. Para simplificar la valoración, se utilizan métodos como FIFO (primero en entrar, primero en salir) y PMP (precio medio ponderado). 39  5.1. Método FIFO FIFO son las siglas de First In First Out, lo que podemos traducir por «el primero en llegar es el primero en salir». Por lo tanto, desde el punto de vista contable, las ventas se van produciendo desde el precio más antiguo hasta el precio más nuevo. Cuando se agotan los productos de un precio, comienzas a vender las unidades del siguiente precio. 40  5.2. Método PMP El método PMP (Precio Medio Ponderado) recalcula el precio medio de las unidades cada vez que hay una variación en el precio unitario. Por ejemplo, si tienes 10 unidades a 10 € y recibes 12 unidades a 12 €, el precio medio ponderado se calcula MULTIPLICANDO el número de unidades por su precio, SUMANDO los resultados y DIVIDIENDO entre el total de unidades. 41  5.2. Método PMP El nuevo precio unitario obtenido se aplica a todas las unidades, simplificando la venta de productos sin necesidad de preocuparse por el precio de entrada de cada unidad. Es legal usar cualquiera de los dos métodos (FIFO o PMP), pero es importante seguir siempre el mismo, ya que la valoración de las existencias afecta los beneficios y, por lo tanto, los impuestos a pagar. 42  6. LA GESTIÓN DE ALMACÉN Y LAS APLICACIONES INFORMÁTICAS Las aplicaciones informáticas son herramientas esenciales para gestionar eficientemente el almacén en las oficinas de farmacia (OF). Estas aplicaciones permiten realizar varias funciones, como:  Introducir proveedores y sus condiciones.  Crear fichas de almacén.  Controlar stocks, incluyendo existencias y fechas de caducidad.  Controlar ventas en diversos periodos.  Generar pedidos y valoraciones de existencias.  Realizar sustituciones de productos y encargos. 43  6. LA GESTIÓN DE ALMACÉN Y LAS APLICACIONES INFORMÁTICAS  Realizar la gestión de clientes y devoluciones.  Generar listados, como de medicamentos caducados.  Asociar ventas a trabajadores para obtener estadísticas. Aunque cada aplicación puede tener distintos métodos, todas cumplen con estas funciones. Además, existen diferentes niveles de acceso según el rol del usuario, siendo el administrador quien controla las responsabilidades que se asignan dentro de la gestión informática de la OF. Farmatic es uno de los software de gestión de farmacia más 44