محور الاتصال - المحاضرة الرابعة PDF
Document Details
Uploaded by ConciliatoryReef
هدى حفصي
Tags
Summary
هذه المحاضرة تتناول عوامل نجاح وعيوب الاتصال الداخلي في المؤسسات. تتناول المحاضرة أهداف الاتصال، والإعداد الجيد، والوضوح، والانسيابية، واختيار الوسيلة المناسبة، والوقت المناسب. كما تلقي الضوء على معوقات الاتصال الداخلي، مثل الصعوبات المادية و توافر المعلومات غير الضرورية والعوامل النفسية.
Full Transcript
أ.د.هدى حفص ي املحور الاول :الاتصال في املؤسسة عوامل نجاح االتصال الداخلي ومعيقاته المحاضرة الرابعة:...
أ.د.هدى حفص ي املحور الاول :الاتصال في املؤسسة عوامل نجاح االتصال الداخلي ومعيقاته المحاضرة الرابعة: عوامل نجاح االتصال الداخلي: .I -1وضع أهداف واضحة لعملية االتصال: إن إعداد برامج لالتصاالت عمى مستوى المؤسسة ال بد وأن يبدأ بتحديد األىداف المطموب تحقيقيا من وراء ىذا النظام ،ويرتبط ىذا بتوفير المناخ الذي يساعد عمى إيجاد روح الثقة فيما بين اإلدارة والعاممين. ولإلشارة أنو ال يمكن أن نركز عمى أىداف عممية االتصاالت ونتجاىل في نفس الوقت األىداف العامة لممؤسسة ،وعدم أخذىا ألىداف العاممين ،فنظام االتصاالت ليس ىدفًا في حد ذاتو ،ولكنيا تستخدم من أجل تحقيق بعض األىداف األخرى لممؤسسة ،مثل ىدف تعظيم العائد عمى االستثمار. الجيد: -2اإلعداد ّ ويقصــد بو االستكشـاف الجيد لممجــال الذي سيتـم فيو االتصــال ،والتعرف عمى طبيعة النظام والمشاركين فيو من المستقبمين أو المرسمين ،ثم دراسة أفضل الطرق لالتصال بينيم.واإلعداد الجيد يعني أيضًا إعداد نظام متناسب مع المؤسسة ،بحيث ال يكون نقالً تقميدياً لألنظمة األخرى ،أو مجرد تطبيق نظام أخر درج اآلخرون عمى تبينو ،دون قياس مدى مالءمتو لمجياز اإلداري. -3الوضوح والبيان: أن يتم االتصال وفق درجو عالية من الوضوح ،بحيث يتحقق اإلقناع والفيم ،ومن ذلك استخدام لغة اتصال مفيومة واضحة ألطراف عممية االت ـصــال ،وع ــدم وجـ ــود درجـ ــة مرتف ـعــة مــن تصف ـيــة المعم ــومــات (الترشيــح لممعمومة) عند انتقال الخطابات بين المستويات اإلدارية المختمفة. -4االنسيابية: أن يتم االتصال وفق أقصر الطرق المناسبة دون الحاجة إلى تعقيد العممية اإلجرائية لالتصال، ويتطمب ذالك إتباع نظام مبسط لتدفق وانسياب المعمومات واألوامر والتوجييات بصوره تسيل استيعابيا. -5اختيار الوسيلة المناسبة لالتصال: يتطمب اختيار الوسيمة المناسبة لالتصال استعراض الوسائل المختمفة لالتصـال ،واختيـار األنسـب من بينيا ،بحـيث تصمـح إلتمام االتصال بنجاح.فقد تكون بعض الوسائل غير مالئمة لبعض عمميات االتصال ،وأخرى يكون في استخ ــداميا تكم ــف واطال ــة لإلجـ ـراءات ونق ــل المعموم ــات ،ويكــون اإلبقــاء عمى استخداميا مجرد تقميد درجت عميو المؤسسة. -6التوقيت السليم لالتصال: ويتحقق ذلك عن طريق سرعة اإلنجاز وانياء الميمة في الوقت المخصص ليــا دون تأخ ــير ،إذ أن التأخــير لممي ــام والعمميــات والق ـ اررات اإلدارية ربما يفقدىا أىميتيا أو فائدتيا بالكمية.والنظام اإلداري أ.د.هدى حفص ي املحور الاول :الاتصال في املؤسسة الفعال ىو ذلك الذي يضع أولويات وآليات تنفيذية مرنة وميسرة لوصول الخطاب لممستقبل في الوقت اء كان ذلك المستقبل في المستوى اإلداري األعمى أو المستوى اإلداري األدنى. المناسب سو ً -7اإلنصات: يعد اإلنصات أحد أىم المبادئ المعينة عمى فعالية االتصال بين الرئيس والمرؤوس ،ولذلك فمن الميم تعميق مبدأ اإلنصات من قبل مستقبل الرسالة؛ ألن عممية اإلنصات مرتبطة بالفيم ،ومن ىنا نفرق بين اإلنصات واالستماع ،فيمكن لمشخص أن يستمع لممتكمم استماعاً دون إدراك ،وقد يكون الذىن مشغوالً وبناء عميو يكون االتصال غير فعال لعدم تركيز الرئيس عمى مضمون الرسالة الموجة لو ً بمسائل أخرى، من مرؤوسيو.في حين أن اإلنصات يتطمب اإلدراك والفيم والتدبر لما يقولو المتكمم. -8متابعة االتصال: قد تكون متابعة االتصاالت من أىم عوامل نجاح االتصال ،فمربما توفرت جميع الصفات الفعالة السابقة ،لكن إىمال متابعة االتصاالت قد يعني فقــد كل الجيــود األساسيــة التي سبقــت.فاالتصــال الفعــال ينبغي أن يالزمو متابعة مستمرة لضمان تحقيق األىداف والغايات من عممية االتصال.وتزداد األىمية عند ما تكون االتصاالت عبارة عن أوامر أو ميام أو تعميمات يتوقف نجاح العممية اإلدارية عمى إتماميا بدقة. معوقات االتصال الداخلي: .II ال يمكن أن ينجح االتصال الداخمي إذا كانت ىناك عراقيل وصعوبات تحول دون تحقيق أىدافو، وتختمف ىذه العراقيل من مؤسسة إلى أخرى.ويمكن حصر أىم ىذه العراقيل في العناصر التالية: -1الصعوبات المادية: تتعمق ىذه الصعوبات بالمادة اإلخبارية ،فمع توسع المؤسسات وظيور التخصصات ،برزت صعوبات تتعمق باتجاه الرسالة وتحديد زمن بثيا ،وأسئمة كثيرة تطرح في ىذا المجال: ما ىي المعمومات التي يجب بثيا ؟ ىل كل األطراف الفاعمة داخل المؤسسة معينة بالمعمومة ؟ أم أنو يجب توجيو الرسالة إلى طرف أو أطراف معينة ؟ ما ىو الوقت الزمني المناسب لبث المعمومة ؟ أ.د.هدى حفص ي املحور الاول :الاتصال في املؤسسة ىل بث المعمومة مرتبط باآلنية أم الظروف الداخمية لممؤسسة ؟ -2توافر المعلومات غير الضرورية: إن تراكم المادة اإلخبارية قد يحدث خمال في توزيعيا أو بثيا جميعيا ،وفي ىذه الحالة قد تتوفر لدى العامل معمومات غير ضرورية ،والسؤال المطروح ىنا :ىل بإمكان ىذا األخير انتقاء ما يمزمو من المعمومات ،وطرح الباقي جانبا ؟ ليذا فإن وجود المعمومات داخل المؤسسة ،برغم أىميتو ،قد يؤدي إلى بروز عائق توافر المعمومات غير الضرورية إذا زاد عن الحد المطموب. -3عنصر الوقت: إن لعنــصر الوقــت أىميــة حـيويـة في ض ـمــان نجــاح اإلدارة في تحقي ــق وظائفيا بكفاءة عالية ،ويعد الوقت من العوامل التي تؤدي إلى عرقمة عممية االتصال وفشميا ،فمموقت دور كبير في جعل االتصال ضعيفاً أو قوياً ،فقد يؤدي ضغط الوقت الذي تم فيو االتصال إلى عدم فاعميتو نظ اًر الحتمال قصور الرسالة أو عدم توافر الوقت لممستقبل لفيم االتصال. -4بطء االتصال: كثي اًر ما تؤدي العراقيل البيروقراطية إل سد القنوات الرسمية لالتصال الداخمي ،فتعطل عممية اتخاذ القرار ،باإلضافة إلى اإلجراءات الالزمة في األوقات الضرورية ألداء العمل ،ىذا مع بروز االتصال غير الرسمي كقناة رئيسيــة لتب ـادل الرسائــل ،ممــا يؤدي إلى كــثرة اإلشاعــات ،وانقــطاع الحبل االتصالي بين مراكز القرار والقاعدة العمالية ،فاختالل التوازن بين االتصال الرسمي واالتصال غير الرسمي ىو أحد العوامل الرئيسية في سوء االتصال داخل المؤسسة. -5العوائق النفسية: تح ِمل الرسائل داخل المؤسسة رغم طابعيا اإلخباري واإلعالمي ،جانباً انطباعيـ ـاً من ط ــرف المرس ـ ــل ،مم ـ ــا يجـعمـ ــيا في بعـ ــض األحيـ ــان محــل مع ــارض ــة أو عدم الفيم من طرف المستقبل، فالمعمومة دائما محل تنافس وتصارع ،فالكل يبحث عمى االستحواذ عمى أكبر عدد ممكن من المعمومات إما لتقوية مركزه ،أو لتجنب التفاوت. كما يمكن لممعمومة القادمة من األعمى نحو األسفل أن تتأثر بشخصية القائم ببثيا ،إذ يذىب بعض القائمين عمى توزيع المعمومات إلى حذف بعض أجزاء الرسالة ،واعطائيا شكالً غير مستفيض وضيقًا لتجنب بعض األسئمة المحرجة ،ويكون موقف المسؤول أقوى إذا كانت لديو معمومات أكثر من أتباعو، كما بإمكانو غمق أبواب االتصال بقولو" :ال يجب أن تعرف ىذا".أما الفاعمين في االتصال من األسفل إلى األعمى فيم نوعين: أ.د.هدى حفص ي املحور الاول :الاتصال في املؤسسة العمال الذين ال يقولون شيئًا ،وىم إما أن يكونوا راضيين بالحالة السيئة التي تعيشيا المؤسسة أو أنيم يتقبمون الوضع عمى حالو عن جيل وقمة الوعي ،واما عمى أساس تخوفيم أن يظير ضعفيم في حالة اتصاليم باآلخرين؛ العمال الذين يمكن وضعيم في خانة الثرثارين ،وىم الذين يقترحون في معظم األحيان الحمول لممشاكل العالقة ،وغالبًا ما يمنعون من إيصال آرائيم إلى أعمى ىرم المؤسسة حتى ال يتيم رئيس القسم بالقصور في مواجية الوضع ،وكثي ًار ما تساىم ىذه التصرفات في سد قنوات االتصال الصاعد. -6العائق المرتب عن المرسل: ويتعمــق بالحالــة النفسيــة التي يكــون عمـييا المرســل ،فــإذا كـان في وضــع يتأىب فيو لمدفاع أو في ال ،وعند إلقاء رسالة ما ،وال يبالي إذا كان المستقبل حالة إحراج ،فإنو يكون من الصعب عميو أن يسمع فع ً قد استوعب جممة أقساميا أم ال ،وىو األمر الذي يثير مسألة أيقونة الكممات التي يمقييا المرسل ،والتي تج ــد ص ــداىا عن ــد المستقب ــل ع ــمى أس ــاس االشـ ــتراك في تص ـ ــور معـ ـ ـ ـ ـ ــاني الكممات لدى الطرفين. -7العائق المترتب عن المستقبل: ولدينا ىنا مجموعة من العوائق: يترتب العائق األول عن خط االستماع ،فالمستقبل يقوم بتمقي الرسالة عمى أساس التفاعل معيا ،وال يتم ىذا إال عن طريق حسن االستماع؛ عائق اإلدراك ،ويتمثل في أننا ال نستمع إلى ما ال نريد اإلنصات إليو ،وكل معمومة خارجة عن إطار معارفنا ال ندركيا ،ذلك أن الرسائل تؤول حسب آرائنا وتجاربنا وتكويننا؛ عائــق الخمفيــة التي يحممــيا المستقبــل ،وكــذا اتجاىــاتو السمبيــة وعــدم ثقتو في اإلدارة يمكن أن يؤدي إلى رفض الرسالة االتصالية ،ويؤثر عمى حجم ونوعية المعمومات المتبادلة بين أطراف التنظيم. -8العائق المرتب عن القناة: ويتعمق باختيار القناة ،إذ ال تؤدى بعض الرسائل بسبب االختيار السيئ لمقناة ،فمعمومة مستعجمة مثالً ال يمكن وضعيا في رسالة ظرفية ،وانما تبميغيا إما بالياتف أو الفاكس. -9العوائق الطبيعية: وىي متع ــددة ،مث ــل ح ـ ــدوث ضوضــاء تع ــرقــل االتصال أو وجــود طـ ـرفي الرسالة في ظروف غير مالئمة، مثل الح اررة أو البرودة الشديدة ،كل ىذه العوائق تزيد من احتمال عدم فيم الرسالة أو سوء فيم مضمونيا.
