Perencanaan SDM: Sumber Daya Manusia

Perencanaan Sumber Daya Manusia Dalam upaya menjaga agar organisasi tetap sehat, maka harus ada pasokan sumber daya manusia secara stabil. Sumber daya manusia ini diperlukan untuk mengisi lowongan akibat ditinggalkan oleh pegawai yang keluar dari organisasi. Sumber daya manusia juga diperlukan untu...

Perencanaan Sumber Daya Manusia Dalam upaya menjaga agar organisasi tetap sehat, maka harus ada pasokan sumber daya manusia secara stabil. Sumber daya manusia ini diperlukan untuk mengisi lowongan akibat ditinggalkan oleh pegawai yang keluar dari organisasi. Sumber daya manusia juga diperlukan untuk mengisi posisi-posisi baru yang muncul akibat perubahan atau pengembangan organisasi. Globalisasi ekonomi dunia maupun kemajuan teknologi telah menghasilkan perubahan yang luar biasa dalam pengembangan organisasi yang berdampak dalam penghitungan berkala atas kebutuhan jumlah pegawai dalam suatu organisasi. Sebelum melakukan rekrutmen pegawai yang dibutuhkan oleh organisasi, diperlukan suatu perencanaan sumber daya manusia yang matang. Perencanaan sumber daya manusia meliputi pertimbangan kebutuhan organisasi terhadap jumlah pegawai dan prediksi tentang persediaan orang yang berpotensi untuk dipekerjakan. 41 Perencanaan sumber daya manusia dilakukan melalui penghitungan yang dikenal dengan istilah Analisis Beban Kerja. Analisis ini bertujuan untuk mengetahui jumlah pegawai yang dibutuhkan dalam setiap kategori pekerjaan pada suatu organisasi. Ketersediaan orang yang akan melamar pekerjaan pada bursa tenaga kerja dapat diperkirakan dengan berbagai pendekatan. Organisasi dapat memperkirakan jumlah orang yang melamar pada berbagai posisi. Merupakan tren umum dalam suatu industri, bahwa organisasi merencanakan pengurangan pegawai dalam satu jenis bidang pekerjaan dan penambahan pegawai pada jenis bidang pekerjaan yang lain. Organisasi dapat mengambil berbagai tindakan untuk mengelola perubahan karakteristik pekerjaan dan perubahan persyaratan jabatan. Dalam mengisi suatu jabatan yang lowong, Organisasi memiliki dua pilihan pendekatan yaitu pilihan seleksi dan pilihan pelatihan. Pendekatan dengan pilihan seleksi lebih menguntungkan bagi organisasi karena berbiaya murah dibandingkan mengambil pilihan pelatihan yang berbiaya mahal bagi pegawai lama. 42 Namun, pendekatan dengan pelatihan memiliki keuntungan bagi pegawai karena memberikan dampak kerugian paling rendah bagi dirinya. Pertimbangan antara kebutuhan organisasi dengan ketersediaan kandidat untuk berbagai pekerjaan yang lowong sangat penting ketika memilih antara pendekatan seleksi atau pendekatan pelatihan untuk memenuhi kebutuhan sumber daya manusia. Rekrutmen Salah satu fungsi terpenting dari sebuah organisasi adalah rekrutmen pegawai baru. Rekrutmen adalah upaya mendapatkan orang yang tepat untuk melamar suatu jabatan. Organisasi yang sehat harus memiliki persediaan pegawai dengan atribut KSAO yang diperlukan untuk melakukan tugas pekerjaannya. KSAO menjadi kunci dalam rekrutmen dan seleksi pegawai baru. Kegagalan dalam merumuskan KSAO dapat mengakibatkan kesalahan menemukan orang yang tepat untuk menduduki suatu jabatan. KSAO merupakan karakteristik seseorang yang dibutuhkan untuk suatu pekerjaan dalam organisasi. KSAO dapat dijelaskan sebagai berikut : 43 Knowledge adalah segala hal yang diketahui atau patut diketahui seseorang tentang seluk beluk pekerjaannya Skill adalah segala hal yang dapat dilakukan seseorang dalam pekerjaannya Ability adalah kemampuan seseorang untuk mempelajari sesuatu tentang pekerjaannya Others adalah setiap atribut lainnya pada seseorang yang meliputi sikap kerja, minat kerja, kepribadian yang mendukungnya dalam bekerja, karakteristik fisik yang diperlukan dalam bekerja, dan pengalaman sebelumnya yang relevan dengan pekerjaannya. Upaya yang dilakukan untuk merekrut pelamar yang diinginkan harus berdasarkan spesifikasi rinci tentang KSAO yang dibutuhkan untuk suatu pekerjaan. Perekrutan juga sebenarnya merupakan upaya marketing organisasi yang harus dibuat menarik bagi pelamar. Enam saluran umum yang biasa digunakan oleh organisasi dalam rekrutmen adalah iklan, preferensi pegawai, agen tenaga kerja, school recruiters, walk-in, dan penggunaan layanan berbasis web. Masalah yang sering muncul dalam rekrutmen adalah rendahnya peluang mendapatkan orang yang 44 tepat untuk melamar, karena jumlah orang yang memiliki kesesuaian dengan persyaratan pekerjaan kemungkinan sangat minim. Seleksi Seleksi adalah proses memilih siapa kandidat dari pelamar yang akan dipekerjakan. Seleksi harus melibatkan penggunaan perangkat seleksi yang ilmiah dan telah terbukti dapat memprediksi kinerja pegawai. Salah satu tugas utama Psikolog PIO dalam seleksi adalah menilai atribut KSAO pada diri kandidat. penilaian karakteristik KSAO ini dilakukan melalui Tes Psikologi. Tes Psikologi adalah serangkaian penilaian terstandardisasi yang diberikan kepada seseorang untuk menilai karakteristik tertentu pada dirinya. Seleksi pegawai bukan hanya merupakan proses ilmiah; tetapi juga proses hukum. Sebagian besar negara industri memiliki undang-undang yang melarang praktik seleksi yang diskriminatif. Diskriminasi berdasarkan usia, warna kulit, disabilitas, jenis kelamin, asal negara, ras, atau agama dalam seleksi kandidat adalah tindakan ilegal. Dalam rangka menghindari masalah hukum, organisasi harus 45 mendasarkan keputusan seleksinya pada faktor-faktor yang relevan dengan pekerjaan. Realistic Job Preview Setelah organisasi memutuskan siapa yang akan dipekerjakan, organisasi tersebut harus meyakinkan kandidat untuk menerima pekerjaan tersebut. Dalam upaya meyakinkan kandidat itu, organisasi harus memastikan bahwa ada keuntungan yang diberikan kepada pegawai dan nilainya masih setara dengan apa yang diberikan oleh organisasi lain. Salah satu pendekatan yang banyak digunakan untuk memastikan kecocokan antara seseorang dengan suatu pekerjaan adalah Realistic Job Preview (RJP). RJP memberikan informasi akurat tentang suatu pekerjaan yang memungkinkan kandidat untuk membuat keputusan yang tepat tentang penerimaan tawaran keuntungan dari pekerjaan yang tersedia. Ragam Penilaian dalam Seleksi Ada lima teknik penilaian yang bisa mengukur KSAO secara relevan dengan kinerja pekerjaan dan variabel 46 lain dalam organisasi. Lima Teknik Penilaian tersebut adalah Psychological Tests, Biographical Information, Interviews, Work Samples, dan Assessment Centres. Psychological Tests adalah serangkaian penilaian yang terstandardisasi untuk menilai karakteristik tertentu pada diri individu. Tes Psikologis umumnya digunakan untuk menilai banyak hal pada KSAO. Psychological Tests membahas tentang Characteristics of Tests, Ability Tests, Knowledge and Skill Tests, Personality Tests, Emotional Intelligence Tests, Integrity Tests, dan Vocational Interest Tests. Characteristics of Tests terdiri atas Individu VS Group Tests, Open VS Closed Test, dan Power VS Speed Test. Individu VS Group Tests Tes Individual, yaitu suatu tes dapat dikatakan sebagai tes individual dalam artian bahwa tes tersebut hanya dapat diberikan kepada satu orang pada satu waktu. Banyak tes dalam skala ini yang memerlukan respons lisan dari peserta tes atau memerlukan intervensi. Tes tersebut berfungsi sebagai ukuran kecerdasan umum 47 sekaligus sebagai sarana untuk mengamati perilaku dalam situasi standar. Tes Kelompok, yaitu suatu tes yang dikembangkan untuk memenuhi kebutuhan praktis yang mendesak. Tes kelompok dapat diberikan kepada sekelompok orang pada satu waktu. Tes kelompok dirancang sebagai instrumen pengujian massal; tes tersebut tidak hanya memungkinkan pemeriksaan kelompok besar secara serentak tetapi juga menggunakan instruksi dan prosedur administrasi yang disederhanakan. Open VS Closed Test Open Test memungkinkan peserta memberikan jawaban secara bebas. Closed Test membatasi peserta untuk memberikan satu dari sekumpulan jawaban terbatas yang memungkinkan. Power VS Speed Test Pada speed test, peserta ujian dibatasi waktunya tetapi diharapkan untuk menjawab pertanyaan sebanyak mungkin, tetapi ada batas waktu yang sangat singkat yang mencegah bahkan peserta ujian terbaik untuk menyelesaikan tes, dan karenanya 48 memaksa kecepatan. Item diberikan secara berurutan mulai dari yang pertama dan sampai yang terakhir. Semua item relatif mudah, biasanya. Terkadang tingkat kesulitannya meningkat. Jika batas waktu dan tingkat kesulitan ditetapkan dengan benar, tidak ada peserta ujian yang akan dapat mencapai item terakhir sebelum batas waktu tercapai. Tes kecepatan seharusnya menunjukkan seberapa cepat peserta ujian dapat menanggapi pertanyaan dalam batas waktu. Pada power test, peserta ujian diberikan waktu yang cukup sehingga dapat mencoba semua item dan mengekspresikan tingkat pengetahuan atau kemampuan yang sebenarnya. Oleh karena itu, kategori pengujian ini berfokus pada penilaian pengetahuan, keterampilan, dan kemampuan peserta ujian. Skor total sering dihitung sebagai sejumlah pertanyaan yang dijawab dengan benar (atau dengan teori respons item), dan perbedaan skor individu dikaitkan dengan perbedaan kemampuan yang dinilai, bukan pada perbedaan kemampuan kognitif dasar seperti kecepatan pemrosesan atau waktu reaksi. Ability Test 49 Ability Test terdiri dari dua tes yaitu kognitif tes dan tes psikomotorik. Kognitif berhubungan dengan sisi intelektual dari pembelajaran. Psikomotor fokus pada keterampilan motorik dan tindakan yang memerlukan koordinasi fisik. Knowledge and Skill Tests Sering disebut Tes Prestasi. Dirancang untuk menilai tingkat kemahiran seseorang saat ini. Tes Pengetahuan mengukur apa yang diketahui seseorang. Tes Keterampilan mengukur apa yang dapat dilakukan seseorang. Personality Tests Ciri Kepribadian adalah kecenderungan untuk berperilaku dengan cara tertentu dalam berbagai situasi. Ciri kepribadian dapat menjadi penting karena perilaku dengan karakteristik tertentu dapat relevan untuk kinerja pekerjaan dan perilaku lain dalam organisasi. Tes Kepribadian Kertas dan Pensil dapat menjadi alat yang berguna untuk menilai ciri kepribadian. Beberapa tes kepribadian dirancang untuk menilai satu ciri kepribadian. Inventory kepribadian menilai 50 berbagai dimensi dan terkadang digunakan untuk memberikan profil individu di beberapa ciri kepribadian. Ini juga dapat mengkarakterisasi orang ke dalam tipe, yang merupakan kombinasi dari berbagai ciri. Ada dua masalah utama dengan penggunaan tes kepribadian untuk seleksi pegawai yaitu adanya faking respon terhadap tes dan hasilnya tidak selalu memiliki relevansi dengan pekerjaan. Analisis dalam sejumlah penelitian telah menunjukkan bahwa kepribadian dapat memprediksi kinerja, meskipun besarnya korelasi ini cukup rendah. Emotional Intelligence Tests Emotional Intelligence adalah karakteristik yang berada di antara sifat kepribadian dan kemampuan kognitif. Kemampuan yang dimiliki seseorang untuk mengendalikan dan mengenali emosi dalam dirinya sendiri dan orang lain. Kemampuan ini membuat orang bisa lebih terampil secara sosial, memungkinkan ketika menyadari dan mengendalikan dampak keberadaannya terhadap orang lain. Dalam lingkungan kerja, orang tersebut mampu bekerja 51 dengan lancar dengan rekan kerjanya. Dalam posisi pengawasan, orang tersebut mampu untuk mendukung kepemimpinan. Ada dua jenis penilaian Emotional Intelligence yaitu jenis mengukur Emotional Intelligence sebagai karakteristik kepribadian yang dapat diakses oleh kesadaran orang tersebut, dan jenis kemampuan berdasarkan asumsi bahwa orang tidak dapat secara langsung mengukur Emotional Intelligence dalam dirinya karena tidak dapat diakses oleh kesadaran. Penelitian dengan berbagai tes Emotional Intelligence telah menunjukkan bahwa Emotional Intelligence dapat memprediksi kinerja. Integrity Tests Integrity Tests dirancang untuk memprediksi apakah seorang pegawai akan terlibat dalam perilaku yang kontraproduktif atau tidak jujur di tempat kerja. Perilaku yang akan diprediksi oleh tes ini meliputi kecurangan, sabotase, pencurian, dan perilaku tidak etis. Tes ini juga terkadang digunakan untuk memprediksi kecurangan dan turn over pegawai. 52 Ada dua jenis tes integritas yaitu tes integritas terbuka dan tes integritas kepribadian. Tes Integritas Terbuka menilai sikap dan perilaku seseorang sebelumnya. Tes Integritas Kepribadian menilai karakteristik kepribadian yang terbukti dapat memprediksi perilaku kontraproduktif. Vocational Interest Tests. Ada enam bidang yang tersedia untuk memetakan minat atas pekerjaan yaitu realistic, investigative, artistic, social, enterprising, dan conventional. Realistic Deskripsi bidang minat : Suka bekerja terutama dengan tangan, membuat, memperbaiki, merakit atau membangun sesuatu, menggunakan dan mengoperasikan peralatan, perkakas atau mesin. Sering suka bekerja di luar ruangan. Keterampilan utama : Menggunakan dan mengoperasikan alat, perlengkapan dan mesin, merancang, membangun, memperbaiki, memelihara, bekerja secara manual, mengukur, bekerja secara 53 detail, mengemudi, memindahkan, merawat hewan, bekerja dengan tanaman Investigative Deskripsi bidang minat : Suka menemukan dan meneliti ide, mengamati, menyelidiki dan bereksperimen, mengajukan pertanyaan dan memecahkan masalah. Keterampilan utama : Berpikir analitis dan logis, menghitung, berkomunikasi dengan menulis dan berbicara, merancang, merumuskan, menghitung, mendiagnosis, bereksperimen, menyelidiki. Artistic Deskripsi bidang minat : Suka menggunakan kata- kata, seni, musik atau drama untuk berkomunikasi, tampil, atau mengekspresikan diri, menciptakan dan mendesain sesuatu. Keterampilan utama : Mengekspresikan diri secara artistik atau fisik, berbicara, menulis, bernyanyi, tampil, mendesain, menyajikan, merencanakan, mengarang, bermain, menari. Social 54 Deskripsi bidang minat : Suka bekerja dengan orang lain untuk mengajar, melatih dan menginformasikan, membantu, mengobati, menyembuhkan dan mengobati, melayani dan menyapa, peduli terhadap kesejahteraan dan kesejahteraan orang lain. Keterampilan utama : Berkomunikasi secara lisan atau tertulis, peduli dan mendukung, melatih, bertemu, menyapa, membantu, mengajar, memberi informasi, mewawancarai, membimbing. Enterprising Deskripsi bidang minat : Suka bertemu orang, memimpin, berbicara dengan dan mempengaruhi orang lain, menyemangati orang lain, bekerja dalam bisnis. Keterampilan utama : Menjual, mempromosikan dan membujuk, mengembangkan ide, berbicara di depan umum, mengelola, mengatur, memimpin dan menjadi kapten, menghitung, merencanakan. Conventional Deskripsi bidang minat : Suka bekerja di dalam ruangan dan pada tugas yang melibatkan pengorganisasian dan keakuratan, mengikuti 55 prosedur, bekerja dengan data atau angka, merencanakan pekerjaan dan acara. Keterampilan utama : Menghitung dan mengetik, merekam dan menyimpan catatan, memperhatikan detail, bertemu dan menyapa, melakukan perhitungan, menangani uang, mengatur, menata, bekerja mandiri. Biographical Information Biographical Information berisi pertanyaan tentang pendidikan, keterampilan kerja, karakteristik pribadi, riwayat kerja, pengalaman khusus, pengalaman kerja yang relevan, dan bahkan di bidang kehidupan lainnya. Inventory biografi empiris dikembangkan dengan memberikan sejumlah besar item potensial kepada sekelompok pegawai dalam pekerjaan tertentu. Inventory biografi rasional dikembangkan dengan memulai dengan analisis persyaratan KSAO dan kemudian merancang item yang mencerminkan KSAO tersebut. Inventory biografi telah ditemukan untuk menambah prediktabilitas. Inventory biografi cenderung tahan terhadap kepura-puraan pelamar agar terlihat bagus dalam ujian karena banyak item 56 bersifat faktual dan memberikan kesan dapat diverifikasi. Wawancara Wawancara adalah pertemuan tatap muka antara satu atau lebih pewawancara yang mengumpulkan informasi atau membuat keputusan perekrutan dan orang yang diwawancarai. Ada dua jenis wawancara dalam lingkungan organisasi: Wawancara terstruktur, yaitu pewawancara memiliki serangkaian pertanyaan yang telah direncanakan sebelumnya yang akan diajukan Wawancara tidak terstruktur, yaitu pewawancara menanyakan pertanyaan apa saja yang muncul di benaknya (seperti percakapan dalam suasana interaksi alam) Wawancara dapat digunakan dalam dua cara: Sebagai alternatif formulir lamaran atau kuesioner tertulis untuk mengumpulkan informasi. 57 Cara lain wawancara dapat digunakan adalah untuk membuat kesimpulan tentang kesesuaian seseorang untuk suatu pekerjaan berdasarkan jawaban orang tersebut dan perilaku dalam situasi wawancara. Work Samples Work Samples adalah Suatu perangkat penilaian yang mengharuskan seseorang untuk menunjukkan seberapa baik ia dapat melaksanakan tugas-tugas yang terlibat dalam suatu pekerjaan dalam kondisi standar. Work Samples merupakan jenis simulasi di mana seseorang mengerjakan suatu pekerjaan atau sebagian pekerjaan dalam kondisi pengujian, bukan dalam kondisi pekerjaan yang sebenarnya. Contohnya menilai keterampilan dalam mengerjakan tugas tertentu Assessment Centers Assessment Centers adalah upaya mengukur seberapa tinggi kemampuan seseorang dalam melakukan beberapa tugas dari pekerjaan tertentu melalui beberapa metode pengujian yang dirancang 58 untuk mensimulasikan berbagai tugas pekerjaan. Metode pengujian tersebut seperti wawancara, serangkaian tes psikologi, diskusi kelompok tanpa pemimpin diskusi, simulasi in-basket, simulasi pemecahan masalah, dan role play. Meskipun sebagian besar Assessment Centers digunakan untuk mengidentifikasi kemampuan manajerial di masa yang akan datang, Assessment Centers tetap dapat digunakan untuk menilai kemampuan pada berbagai jenis pekerjaan. Electronic Assessment Electronic Assessment merupakan pelaksanaan tes psikologi dengan memanfaatkan perangkat komputer. Sering kali tes tersebut hampir identik dengan versi cetak, dengan item pertanyaan atau pernyataan yang ditampilkan di layar dan respons yang diberikan dengan keyboard atau mouse. Tes Adaptif Komputer (CAT) merupakan pendekatan yang lebih canggih di mana item yang diberikan kepada seseorang disesuaikan, tergantung pada jawaban yang benar dan salah untuk pertanyaan sebelumnya. Tes semacam itu dapat menghasilkan reliabilitas yang lebih baik dengan item yang lebih 59 sedikit, tetapi mahal untuk dikembangkan dan oleh karena itu sebaiknya dilakukan pada situasi pengujian massal. 60  Pelatihan dan Pengembangan Ilustrasi tentang Pelatihan dan Pengembangan: Seleksi yang dilakukan untuk mendapatkan pegawai baru memiliki harapan mendapatkan pegawai yang diprediksi mampu menjalankan seluruh tugas pekerjaannya sebaik-baiknya. Pada kenyataannya, harapan tersebut tidak selalu tercapai. Banyak pegawai baru yang dianggap belum siap pakai sepenuhnya saat memulai masa kerjanya. Kondisi ini sebenarnya wajar karena pasti ada proses penyesuaian diri terhadap lingkungan kerja yang baru. Ada banyak hal yang harus dipelajari oleh pegawai agar dapat melakukan pekerjaan dengan baik. Pegawai baru harus belajar cara melakukan pekerjaan di tempat kerja. Bagi pegawai lama, tujuan pelatihan adalah agar pegawai mampu menyesuaikan diri dengan tuntutan perkembangan teknologi, perubahan peraturan, perkembangan mekanisme kerja, dan dinamika lainnya. Ada pula pelatihan dengan tujuan untuk persiapan promosi dari jabatan saat ini agar pegawai memiliki kemampuan yang memadai saat menduduki 61 jabatan yang lebih tinggi. Psikolog PIO harus mampu memetakan kebutuhan pegawai terhadap pelatihan dan pengembangan. Pelatihan adalah pembelajaran bagi pegawai yang dilakukan dalam rangka menambah pengetahuan dan keterampilan sehingga pegawai menjadi lebih handal dalam menyelesaikan tugas pekerjaannya saat ini. Pengembangan adalah penambahan pengetahuan yang diarahkan untuk mempersiapkan pegawai agar mampu dalam menduduki jabatan yang lebih tinggi dari posisi saat ini. Perbedaan lainnya antara pelatihan dan pengembangan sebagai berikut: Penggunaan pengalaman kerja pada pelatihan cukup rendah sedangkan pada pengembangan cukup tinggi Tujuan pelatihan berorientasi pada persiapan untuk penyelesaian pekerjaan saat ini sedangkan tujuan pengembangan berorientasi pada pekerjaan yang akan datang. Partisipasi pegawai pada pelatihan bersifat keharusan sementara partisipasi pegawai pada pengembangan bersifat sukarela. 62 Manfaat pelatihan dan pengembangan adalah : Memperbaiki dan meningkatkan kinerja Memutakhirkan keahlian para pegawai dengan peralatan maupun mekanisme kerja yang baru. Mengurangi waktu belajar bagi pegawai baru untuk menyesuaikan diri dengan tuntutan pekerjaan atau mekanisme kerja perusahaan. Meningkatkan kuantitas dan kualitas kerja. Mengurangi jumlah dan biaya kecelakaan kerja. Memenuhi kebutuhan dan ketepatan perencanaan sumber daya manusia. Meningkatkan semangat dan solidaritas kerja. Memenuhi kebutuhan pertumbuhan pribadi serta mempertahankan pegawai yang berkinerja baik Tahapan Penyusunan Program Pelatihan Tahapan Penyusunan Program Pelatihan ada empat yaitu Analisis Kebutuhan Pelatihan, Menetapkan Sasaran dan Tujuan Pelatihan, Menetapkan Model Pelatihan, dan Mengevaluasi Pelatihan. 63 Analisis Kebutuhan Pelatihan Proses yang dilakukan organisasi dalam menyusun rencana pelatihan yang tepat bagi pegawainya disebut analisis kebutuhan pelatihan. Analisis kebutuhan pelatihan ini dilakukan dengan dua metode yaitu job study dan assessment. Job study adalah proses identifikasi kebutuhan pelatihan berdasarkan tuntutan pekerjaan sebagaimana tercantum dalam analisis jabatan. Assessment adalah proses penilaian terhadap kualifikasi, kompetensi, dan kinerja pegawai untuk mendapatkan kesenjangan (gap) pada ketiga atribut pegawai tersebut. Menurut tokoh lainnya, Analisis Kebutuhan Pelatihan dapat dilakukan dengan metode analisis organisasi (organizational analysis), analisis tugas (task analysis), dan analisis pegawai (person analysis). Analisis organisasi (organizational analysis) adalah proses yang dilakukan untuk mendeteksi permasalahan yang dialami organisasi dalam upaya mencapai tujuan organisasi serta memastikan letak permasalahannya agar dapat ditemukan apa pelatihan yang diperlukan untuk menyelesaikan permasalahan tersebut. 64 Analisis Tugas (Task Analysis) adalah proses yang dilakukan untuk menentukan perilaku, kriteria, dan standar kerja yang harus dipenuhi oleh seorang pegawai agar dapat ditemukan apa pelatihan yang diperlukan untuk memenuhi perilaku, kriteria, dan standar kerja tersebut. Analisis pegawai (person analysis) adalah proses yang dilakukan untuk mengetahui siapa pegawai yang sedang membutuhkan pelatihan dan apa pelatihan yang dibutuhkannya. Pendekatan yang paling mudah untuk mendapatkan hasil person analysis secara tepat adalah penilaian kinerja. Menetapkan Sasaran dan Tujuan Pelatihan Sasaran dan tujuan pelatihan harus memuat secara tegas tiga uraian sebagai berikut: Given what yaitu uraian tentang situasi yang diberikan. Does what yaitu uraian tentang apa yang harus dilakukan. How well yaitu uraian tentang bagaimana sebaiknya peserta pelatihan melakukannya. Sebagai contoh, kalimat “meningkatkan kemampuan penjualan” masih kurang tepat untuk dicantumkan 65 dalam sasaran dan tujuan pelatihan. Kalimat yang tepat adalah “meningkatkan jumlah penjualan sebanyak 10 persen”. Tujuan pelatihan yang benar memiliki empat kriteria sebagai berikut: Observable yaitu tujuan pelatihan memuat pernyataan tertulis secara jelas tentang jenis perilaku tertentu yang dapat diamati setelah pelatihan, misal peserta dapat menguraikan dengan jelas keunggulan produk yang diiklankan minggu ini. Measurable yaitu tujuan pelatihan harus dapat mengukur seberapa tepat perilaku yang ditampilkan, misal pada akhir pelatihan peserta mempu memilih jenis penyelesaian konflik yang tepat sesuai permasalahan yang dihadapi. Attainable yaitu tujuan pelatihan harus realistis dalam arti disesuaikan dengan tingkat kemampuan peserta serta kondisi pendukung lainnya. Spesific yaitu tujuan pelatihan harus jelas maknanya dan memiliki standar objektif yang bisa dijadikan acuan dalam mengukur kemampuan akhir peserta. Menetapkan Model Pelatihan 66 Model pelatihan terdiri atas on the job training dan off the job training. On the job training adalah upaya menyelenggarakan pelatihan pegawai dengan setting tempat dan jam kerja yang sesungguhnya. On the job training memiliki empat metode yaitu learning by modelling others, learning through job rotation, learning through apprentice training, dan learning through coaching and mentoring. Learning by modelling others adalah peserta belajar dengan mengamati bagaimana seseorang berperilaku atau melakukan suatu tigas tertentu dan kemudian berlatih menirukannya. Learning through job rotation adalah peserta belajar melalui penempatan pada berbagai jenis pekerjaan atau bagian yang ada dalam suatu organisasi untuk suatu periode tertentu. Learning through apprentice training adalah peserta belajar dengan cara menggabungkan pelatihan di kelas dan praktik langsung di pekerjaan. Metode ini biasa dikenal dengan program magang dalam pelatihan. 67 Learning through coaching and mentoring adalah dengan menempatkan atau menugaskan seorang pegawai baru di bawah seorang pegawai senior yang memiliki banyak pengalaman untuk menerangkan tata cara kerja yang benar. Off the job training adalah upaya menyelenggarakan pelatihan pegawai dengan menyediakan tempat dan waktu tersendiri di luar tempat dan jam kerja. Off the job training memiliki sembilan metode yaitu kuliah, konferensi, studi kasus, role play, simulasi, bussiness games, behavior modelling, program instruction, dan computer based training/web based program instruction. Kuliah yaitu pemberian materi secara sistematis sesuai tujuan pelatihan dengan mode komunikasi satu arah. Diskusi Kelompok yaitu pemberian materi secara sistematis sesuai tujuan pelatihan dengan mode komunikasi dua arah atau lebih. Studi kasus yaitu pemberian materi melalui keharusan merumuskan penyelesaian suatu permasalahan secara tertulis dengan diskusi interaktif dalam jangka 68 waktu tertentu. Masalah yang diangkat adalah masalah yang banyak terjadi dalam organisasi. Role play yaitu pemberian materi melalui penugasan untuk memerankan suatu jabatan dan menyelesaikan permasalahan yang melekat pada jabatan tersebut. Simulasi yaitu pemberian materi melalui keharusan merespon atas situasi nyata pada suatu pekerjaan sehingga peserta dapat mengalami apa yang terjadi ketika berada pada dunia kerja yang sesungguhnya. Bussiness games yaitu pemberian materi melalui keharusan mengumpulkan informasi tentang suatu hal lalu menganalisisnya, dan membuat keputusan dari hasil analisis tersebut. Behavior modelling yaitu pemberian materi melalui keharusan menyelesaikan masalah menggunakan diskusi intensif dan peniruan perilaku tokoh berdasarkan contoh yang ditampilkan dalam suatu tayangan video. Program instruction yaitu pemberian materi melalui keharusan menjawab serangkaian tes secara manual untuk mengukur pengetahuan yang telah diperoleh 69 peserta berdasarkan buku, video, dan bahan ajar yang tersedia. Computer based training/web based program instruction adalah pemberian materi melalui keharusan menjawab serangkaian tes secara computerize untuk mengukur pengetahuan yang telah diperoleh peserta berdasarkan buku, video, dan bahan ajar yang tersedia. Mengevaluasi Pelatihan Evaluasi pelatihan ada dua yaitu evaluasi formatif dan evaluasi sumatif. Evaluasi formatif adalah evaluasi yang bertujuan untuk menjaga agar program pelatihan dapat berjalan dengan lancar dan well organized, serta peserta pelatihan mendapatkan hasil pembelajaran yang maksimal dan merasa puas atas program pelatihan tersebut. Evaluasi sumatif adalah evaluasi yang bertujuan untuk mengetahui sejauh mana terjadi perubahan perilaku dan kemampuan sebagai hasil dari pelatihan. 70