Manual de Controlo e Armazenagem de Mercadorias PDF

# Controlo e armazenagem de mercadorias ## 1. Armazém Pode definir-se armazém como a parte da cadeia logística da empresa que armazena produtos (matérias primas, peças, produtos em processo, produtos acabados) até e entre pontos de origem e pontos de consumo, e fornece informações sobre o estado,...

# Controlo e armazenagem de mercadorias ## 1. Armazém Pode definir-se armazém como a parte da cadeia logística da empresa que armazena produtos (matérias primas, peças, produtos em processo, produtos acabados) até e entre pontos de origem e pontos de consumo, e fornece informações sobre o estado, condição e disposição dos itens armazenados (Lambert et al, 1998). ### 1.1 Instalações de armazenagem O armazém é o local especialmente escolhido, preparado e equipado para guardar os stocks. A receção, arrumação, conservação e distribuição são funções do armazenamento. Nas médias e grandes empresas industriais os armazéns encontram-se subdivididos em: - Armazéns de matérias-primas, ou seja, matérias que intervêm diretamente na produção. - Armazéns de peças destinadas a entrarem na montagem do produto acabado. - Armazéns de peças ou componentes do equipamento que se desgastam com facilidade. - Armazéns de matérias subsidiárias necessárias à atividade produtiva. - Armazéns de ferramentas. - Armazéns de produtos intermédios, ou seja, os produtos resultantes da produção, mas que ainda não estão concluídos. - Armazéns de produtos acabados. A classificação de armazéns apresentada implica localizações diferenciadas, o mais próximo possível dos utilizadores. A empresa comercial possui armazéns de distribuição em pontos estratégicos. Não há regras fixas para organizar um armazém, contudo devem ter-se em conta duas regras básicas: 1. Atender à nomenclatura de aprovisionamento, para determinar grupos de artigos cujas características (forma, peso, embalagem, natureza física, deterioração, risco de roubo, resistência à quebra) originam problemas idênticos de armazenagem. 2. Proceder à análise económica e estatística por artigo ou grupo de artigos, de modo a caracterizar a sua utilização (consumo anual, destino, frequência de entradas e saídas, quantidade média de saída, flutuações). A aplicação destas regras permitirá determinar: ### Localização Os armazéns devem situar-se o mais próximo possível do local onde os bens são necessários, minimizando as distâncias a percorrer, as probabilidades de acidente e as eventuais dificuldades de transporte. ### Descentralização A descentralização dos armazéns é uma questão significativa nas empresas de maior dimensão. Nestes casos, será de ponderar a existência de mais do que um armazém, localizados o mais perto possível dos locais onde são necessários os bens nele armazenados. A descentralização permitirá a especialização dos armazéns (cada um terá um número especifico de artigos) o que melhorará significativamente a eficiência e eficácia do pessoal de armazém. ### Implantação Antes da implantação de um armazém deve ter-se em conta os seguintes aspetos: - Características dos bens a armazenar. - Quantidades a manter em stock. - Método de armazenagem. - Altura do armazém. - Meios de movimentação que condicionam a dimensão das zonas de movimentação (corredores). - Quantidade a expedir. - Zona de embalagem. - Zona administrativa do armazém. Antes de se proceder à implantação de um armazém deve determinar-se com precisão, os locais de receção e expedição dos bens. Normalmente a receção e a expedição estão situadas nas extremidades opostas do armazém, neste caso a movimentação dos materiais faz-se em linha reta, mas também poderá ser efetuada em perpendicular ou forma de ferradura. A largura dos corredores deverá ser de modo a facilitar o cruzamento, ou não, de equipamentos de transporte. As portas do armazém deverão ter a altura e a largura adequadas à passagem de pessoas, equipamentos de transporte de carga em altura. O pavimento do armazém deve permitir: - A rápida e fácil circulação dos equipamentos de transporte. - O funcionamento dos equipamentos nas melhores condições. - A redução dos riscos de deterioração dos bens e acidentes do pessoal. Relativamente à arrumação dos bens e sua movimentação, o pavimento deve apresentar as seguintes características: - Resistência mecânica ao desgaste e ao choque. - Resistência química aos ácidos, solventes, calor e humidade. - Segurança (antiderrapante, incombustível). - Higiene (não originar lamas nem poeiras). - Conforto (isolamento térmico e acústico). - Facilidade de conservação. Portanto a escolha do pavimento do armazém será efetuada em função das características dos bens a armazenar e a movimentar. ## 1.2 Equipamento de armazenagem ### Estantes e armários As estantes e os armários a usar nos armazéns devem ser versáteis e de fácil montagem e desmontagem. A altura de armazenagem de materiais em prateleiras varia entre 2,20m (acesso manual) e 7m (acesso mecânico), poder-se-á, no entanto recorrer a andares intermédios com acesso por escadas onde se devem arrumar artigos leves e de fraca rotação. Existe assim um aproveitamento do espaço e proteção de materiais, principalmente se forem frágeis. ### Plataformas As plataformas podem ser construídas em madeira ou em metal, e classificam-se em: - Fixas - montadas sobre pés ou patins. - Semimóveis - montadas sobre duas rodas e dois pés ou patins. - Móveis - montadas sobre quatro rodas. ### Equipamentos para arrumação dos materiais Devido à evolução tecnológica, existem diversos equipamentos sofisticados que ajudam na tarefa de arrumação e movimentação dos materiais em armazém, contudo também se tornam rapidamente obsoletos. Na escolha de equipamentos para arrumação dos materiais em armazém, devemos ter em consideração: - As características dos materiais a armazenar (forma, dimensão, peso, volume, resistência, etc.) - As condições de conservação. - A capacidade do armazém. - A facilidade de contagem dos materiais armazenados. - Custo dos artigos armazenados e custo relativo dos equipamentos. Os artigos em armazém podem apresentar-se sob a forma de: - Líquidos, utiliza-se reservatórios, cisternas e contentores metálicos ou de plástico. - Sólidos a granel que são colocados sobre o solo ou em silos ou contentores. - Unidades isoladas (caixas, sacos, motores) que podem ser empilhadas no solo ou arrumadas em prateleiras ou gavetas. - Cargas unitárias que se arrumam no solo, ou em estantes, recorrendo a um equipamento específico. ### Estrados ou paletes Os estrados ou paletes são constituídos por duas ou três travessas de madeira, ligadas entre si por pranchas a formar pavimento, sobre o qual são transportados os materiais a transportar. A largura existente entre as travessas deve obedecer a normas, de forma a deixar passar o garfo do empilhador. A utilização de estrados permite: - A utilização racional do armazém em altura. - Assegurar uma melhor proteção aos materiais frágeis. - Facilitar os inventários. ## 1.3 Organização do espaço, do artigo e dos documentos O objetivo da organização do espaço é: - Otimizar o aproveitamento do espaço. - Facilitar as contagens físicas. - Simplificar a satisfação das requisições. - Reduzir e simplificar as movimentações. - Minimizar as perdas e deteriorações de materiais. Para tal é necessário definir: - O plano de arrumação. - O método de identificação dos locais de armazenagem de cada material. - O critério de fornecimento dos materiais requisitados. Existe um vasto conjunto de fatores, que condicionam a seleção do método de armazenagem, dos quais se realçam os seguintes: - Rotatividade dos materiais; - Volume e peso; - Valor; - Ordem de entrada/saída; - Acondicionamento e embalagem; - Fragilidade/robustez; - Perecividade. Na arrumação dos materiais, a utilização do espaço útil do armazém deve ser orientada no sentido da ocupação da sua capacidade máxima, decorrendo deste princípio, a utilização de todo o espaço útil e sobretudo em altura - ocupação em volume - dentro dos limites estabelecidos pelas Normas da Segurança. A relação logística volume útil/área total aumenta com a altura de arrumação. Entenda-se como volume útil, o volume efetivamente ocupado. Não se consideram os espaços mortos e corredores. Arrumação - É a atividade que consiste na disposição racional e criteriosa dos materiais nos dispositivos ou nos locais próprios do armazém. O trabalho desenvolvido no armazém é quantificado por: Trabalho do armazém = Peso x Distância x Frequência Peso dos materiais a movimentar (Ton, kg, ...) Distância total percorrida pelos materiais (Metro) Frequência de movimentação num período de tempo (N° de deslocações por semana) Desta relação, conclui-se que o único fator que é uma variável do armazém é a distância (percurso do material no armazém) no fluxo material, desde que entra até ao aviamento ou à expedição. Tanto o peso como a frequência de movimentações não dependem do armazém. ### Código de localização de armazenagem **Exemplo** Um código de localização de um produto químico, que se encontra arrumado no Armazém de Produtos Químicos: Q 03 B 2 [= Posição 2 Prateleira B Estante 03 Armazém de Produtos Químicos Em cada local os materiais deverão ser arrumados criteriosamente, de maneira que os materiais mais antigos deverão ser os primeiros a sair, prevendo assim a hipótese de não ultrapassar datas de garantias ou prazos de validade. O posicionamento, atendendo à forma do material, será aquele que lhe confere uma posição de maior estabilidade, evitando-se assim menores riscos de danos. No local, todos os itens devem ter o respetivo código de material. ### Análise ABC Para a arrumação criteriosa, há necessidade de se fazer um plano de arrumação. Para isso deve realizar-se, em primeiro lugar, uma análise ABC por frequência de saídas para minimizar os custos logísticos de armazenager... ### Métodos de Localização Para facilitar a localização dos materiais armazenados pode utilizar-se um dos métodos seguintes: - Método da quadrícula; - Método dos corredores; #### Método da Quadrícula Consiste em fazer uma quadrícula no armazém, identificando em código sucessivamente as: - Coordenadas da quadrícula; - Prateleiras da estante em que se encontra o material. **Exemplo** Material 1 2 3 A B C D E Estante Código B2.2 - Material na quadrícula B2, na segunda prateleira #### Método dos Corredores Consiste em considerar o armazém como uma cidade em que as estantes representam os edifícios e os corredores representam as ruas, identificando em código, sucessivamente: - A identificação da rua (corredor); - A identificação do número do edifício (módulo da estante); - A identificação do andar (número da prateleira e respetiva secção). ### Documentação A gestão material dos stocks pode estar informatizada; neste caso, quase não precisa de documentação, a informação está sempre disponível. No entanto, quando este serviço não está informatizado, além dos documentos de entrada e saída, é necessário criar um ficheiro de armazém, de forma a se poderem registar as entradas e saídas de produtos. Desde que se atualize sistematicamente este ficheiro é possível saber, a qualquer momento o que existe em armazém e em que quantidades. O pessoal que trabalha no armazém desempenha fundamentalmente duas funções, às quais correspondem documentos específicos: #### Receção O armazém é informado da encomenda e chegada das mercadorias através da Nota de Encomenda e da Guia de Remessa. #### Conservação e Entrega Os documentos a utilizar são fundamentalmente a nota de saída (ou Guia de Remessa/Transporte) e Ficha de Armazém. #### Ficha de armazém Documento que serve para registar a entrada e saída de um produto, bem como permite conhecer, a qualquer momento, as quantidades e o preço desse produto. **Exemplo:** Empresa X Data Descrição Mês Dia Controlo e armazenagem de mercadorias FICHA DE ARMAZÉM Critério: Entradas Saídas Existências Quant. P.Un. Valor Quant. P.Un. Valor Quant. P.Un. Valor Os registos de entradas e saídas efetuam-se nestas fichas através dos seguintes documentos: Guia de Entrada Empresa Refa Encomenda n.º Guia de entrada n." Data: Descrição Quantidade Recebida Entrada Existência, Recepção Armazém Stocks Compras Contabilidade 12 Guia de Saída Empresa Refa Guia de saída n." Data: Descrição Controlo e armazenagem de mercadorias Requisição n.º Quantidade Recebida Saída Existência Armazém Stocks Compras Contabilidade ## 1.4 Aspectos logísticos de um pequeno armazém A armazenagem é necessária quando há necessidade de acumular mercadorias, durante a sua movimentação entre as linhas de produção e os consumidores. Esta necessidade tem de ser considerada como um custo extra. Abrandar o movimento das mercadorias aumenta os custos e por isso tal só deve ser necessário quando há necessidade de executar outras operações. Assim, uma maneira de reduzir o custo final consiste em aumentar a velocidade do fluxo de mercadorias. A velocidade do fluxo é a chave de custos baixos, pelo que a nossa prioridade deve ser "manter as coisas em movimento e depressa". Se considerarmos o fluxo natural das mercadorias num armazém, as operações a realizar combinam-se em quatro fases de trabalho: 1. Receção dos produtos; 2. Armazenamento dos produtos por atacado; 3. Desconsolidação, seleção e reconsolidação; 4. Movimento de saída das instalações. Tendo em consideração estas fases, ao planear o armazém devemos tentar minimizar a distância entre uma fase e a seguinte e realizar os movimentos tão contínua e regularmente quanto possível. Os dois sistemas usuais de fluxo são: o "Fluxo em U" e o "Fluxo longitudinal". ### Fluxo em U No fluxo em U, o cais de carga e de receção estão juntos do mesmo lado do edifício e apresentam as seguintes características: - Os cais podem ser utilizados tanto para carga como descarga conforme as necessidades; - A construção pode, se necessário, ser aumentada para três lados; - O parqueamento e o acesso dos veículos é partilhado; - Pessoal e equipamento pode ser partilhado; - Controlo e segurança mais fáceis; - Problemas ambientais podem ser minimizados. Entrada Baixa rotação Alta rotação Saída ### Fluxo Longitudinal No fluxo longitudinal, os cais de receção e de partida estão em extremos opostos do edifício, tendendo por isso a ser utilizados quando as mercadorias recebidas têm origem numa fonte de produção adjacente ou quando os veículos usados para a receção e para a expedição são de tipos diferentes. Neste caso, as mercadorias devem ser sempre manuseadas por atacado, porque é mais barato e mais económico, em termos de energia, manusear vários artigos ao mesmo tempo do que um a um. Baixa rotação Entrada Alta rotação Saída Baixa rotação Para que os produtos possam fluir eficientemente através do armazém, tem de existir informação que ajude a dirigir as atividades do próprio armazém e a medir a eficiência da utilização dos seus recursos. O processo de informação inclui: o desenvolvimento do orçamento anual, a preparação de mapas mensais ou trimestrais dos recursos, a programação diária e semanal das atividades do armazém e relatórios sobre as operações e as atividades a decorrer no armazém. As operações nos armazéns estão repletas de indicadores de falta de informação. Os sintomas de problemas de informação, nas diferentes áreas de atividade, são: #### Na entrada de produtos: - Camiões aguardando entrada no cais para serem descarregados; - Falta de empregados nas tarefas de descarga e verificação; - Falta de equipamento; - Desconhecimento prévio dos produtos a receber. #### Na arrumação: - O operador do empilhador não sabe onde colocar os produtos; - Produtos/paletes congestionando a área de receção; - Os locais destinados à arrumação estão ocupados. #### No armazém: - Congestionamento: produtos depositados nos corredores; - Produtos desemparelhados; - Impossibilidade de colocação dos produtos no local destinado por falta de acesso. #### Na recolha de encomenda: - Produto indisponível na frente de recolha; - Reposição feita durante os picos de procura; - Corredores percorridos mais de uma vez por cada pedido de recolha de encomenda; - Entrega dos produtos na área de consolidação quando esta já não tem espaço. #### Na embalagem de produtos: - Materiais para etiquetar as embalagens não disponíveis; - Trabalhos de urgência (provocam o congestionamento deste sector); - Produtos mal embalados e mal etiquetados. #### Na área de consolidação: - Área de consolidação congestionada; - Demoras no processamento da documentação; - Produtos incorretamente agrupados. #### Na saída dos produtos: - Demoras na expedição; - Camiões esperando ser carregados; - Reclamação dos consumidores ## 2. Armazenagem ### 2.1 Quando e como encomendar Designa-se por stock todo o bem que se encontra armazenado com vista a utilização futura. Uma das razões para que não se verifiquem ruturas é possuir atempadamente as matérias-primas e demais materiais e sempre que possível nas melhores condições de preço e qualidade. A gestão de stocks tem como objetivo manter o nível de serviço aos clientes. Um dos objetivos da gestão de stocks é precisamente avançar melhorando o desempenho, para um melhor controlo dos stocks. Em gestão de stocks colocam-se, normalmente, duas questões fundamentais: - **Quando encomendar?** - **Quanto encomendar?** - **Quando encomendar?** Colocar uma encomenda, ou lançar uma ordem de fabrico de um artigo, com periodicidade fixa (por ex., semanalmente, mensalmente, etc.) ou colocar uma encomenda somente quando o stock atinge um determinado nível mínimo? - **Quanto encomendar?** Encomendar, ou mandar fabricar, sempre a mesma quantidade de um artigo ou quantidades variáveis? ? Como facilmente se conclui, existem diferentes combinações, correspondendo a diferentes modelos de gestão. Na prática, os mais normalmente utilizado são os que a seguir se referem. #### Modelo de revisão contínua Neste modelo, encomenda-se uma Quantidade fixa [Q] logo que o stock atinge um nível determinado - Ponto de encomenda [Pe]. A data de encomenda é, pois, variável: quando a procura aumenta, o ponto de encomenda é atingido mais cedo; quando a procura diminui, o ponto de encomenda é atingido mais tarde. Este modelo é apropriado para referências que têm taxas de consumo relativamente constantes. Depois de determinados os parâmetros de gestão, o sistema deve funcionar de uma forma rotineira, recorrendo a registos manuais ou informatizados. Quando o stock atinge o ponto de encomenda, o computador lança uma encomenda. Sistema de periodicidade variável e quantidade fixa (modelo de revisão contínua) #### Modelo de revisão periódica Neste modelo, encomenda-se, com uma Periodicidade fixa [P], uma quantidade variável, de forma a repor o stock a um nível máximo – Nível de stock objetivo [No]. Este modelo é apropriado para referências que são encomendados ao mesmo tempo e ao mesmo fornecedor. Depois de determinar a frequência de revisão de stock (consequentemente de encomenda) para cada referência ou conjunto de referências, o sistema deve funcionar rotineiramente. Sistema de periodicidade fixa e quantidade variável (modelo de revisão periódica) A grupagem de referências permite reduzir custos de aprovisionamento e de transporte por artigo e pode aumentar o volume de encomenda de forma a possibilitar descontos de quantidade. Neste sistema, não é necessário um acompanhamento contínuo do stock, pois só é necessário conhecer as quantidades em stock nos períodos de revisão. #### Modelos Mistos De entre os modelos mistos, o mais comum é o modelo de Revisão Periódica com Limite Mínimo. O modelo de Revisão Periódica puro gera muitas vezes encomendas de pequenas quantidades. Este modelo misto controla a quantidade mínima por encomenda e combina parâmetros dos dois modelos puros analisados anteriormente. É definido um nível de stock objetivo e um limite mínimo. O stock é revisto de temt períodos de tempo e a encomenda só é colocada se o stock estiver abaixo do limite mínimo. Se não estiver abaixo do limite mínimo, a encomenda não é colocada, pois existe ainda stock suficiente para alimentar o sistema até ao próximo período de revisão e a quantidade a encomendar não justificaria uma encomenda (por ser muito pequena). ### 2.2 Stock mínimo de segurança A representação da movimentação (entrada e saída) de um produto dentro de um sistema de stock pode ser feita por um gráfico, em que a abcissa é o tempo decorrido (T) para o consumo, normalmente em meses e a ordenada é a quantidade em unidades deste produto em stock no intervalo do tempo (T). (Quantidades) 140 0 GRÁFICO DENTE DE SERRA TTempo) Como se pode observar o stock iniciou com 140 unidades e foi consumido, num determinado período de tempo, até atingir o ponto zero. Quando isso aconteceu, deu entrada no armazém uma reposição de 140 unidades que o levou de novo à posição inicial. Este ciclo será sempre repetitivo e constante se: - Não existirem alterações de consumo durante o tempo t; - Não existirem falhas administrativas que provoquem uma falha ao solicitar a compra; - O fornecedor não atrasar a entrega do produto; - Nenhuma entrega do fornecedor for rejeitada pelo controlo de qualidade. A prática demonstra que estas quatro condições não são, em regra, cumpridas com regularidade, pelo que deve ser criado um sistema que absorva as anomalias e que diminua o risco do stock ficar a zero durante um determinado período de tempo, com consequências normalmente graves para a empresa a par dos respetivos custos adicionais, tais como: - Paralisação de um ou mais sectores produtivos - Incumprimento dos prazos de entrega de encomendas - Deterioração da imagem no mercado - Redução dos volumes de vendas e de faturação. - Diminuição da produtividade global. Um dos grandes problemas na gestão de stocks reside na determinação da altura em que deverá ser feita uma nova encomenda de um determinado produto. A incerteza associada a esta decisão prende-se: - Essencialmente, com o carácter incerto da procura. - E, na incerteza residente nos fornecedores. Esta incerteza revela-se nos produtos defeituosos entregues pelo fornecedor e pelo não cumprimento dos prazos de entrega acordados. Desta forma, como modo de proteção contra a incerteza, constituem-se stocks de segurança. Para o cálculo do stock de segurança de um determinado produto, é necessário conhecer: - Variação da procura de cada artigo em relação à média; - Variação do prazo de aprovisionamento de cada artigo em relação à média; - Variação da quantidade boa entregue por fornecedor, em relação à média; - Nível de serviço que a empresa quer oferecer. Neste caso, deve-se estabelecer uma probabilidade de rutura de stock para esse nível de serviço. Exemplo: nível de serviço de 95% das encomendas = probabilidade de rutura de 5%. Retomando o gráfico apresentado, anteriormente, e se for calculada uma quantidade considerada de reserva (por exemplo 20 unidades), o stock será consumido até atingir as 20 unidades, sendo então repostas 120 unidades que o levam à posição inicial (140 unidades). A quantidade de 20 unidades servirá como segurança ou proteção, para as eventualidades que possam ocorrer durante o período de uma nova reposição. A figura seguinte mostra o Gráfico Dente de Serra utilizando o Stock Mínimo ou de Segurança: (Quantidades) 140 20 0 GRÁFICO DENTE DE BERRA COM STOCK DE SEGURANÇA Stock de TTempo) A denominada Curva Dente de Serra é imprescindível nas atividades de gestão de stocks, especialmente na aplicação dos Métodos de Reposição por Quantidades Fixas e Reposição por Revisões Periódicas e suas derivações, pois possibilita o estabelecimento das relações matemáticas necessárias para entender e automatizar, pelo Controlo, as atividades de Reposição de Stocks. ### 2.3 Recepção de mercadorias e sua conferência Os métodos operacionais utilizados nos armazéns condicionam de forma determinante o espaço, a quantidade de mão-de-obra e o tipo de equipamento que são necessários. Seguindo o fluxo de mercadorias através do armazém, necessitaremos de considerar as seguintes áreas: - Receção de produtos; - Critérios de localização dos stocks no depósito de mercadorias por atacado; - Métodos de recolha de encomendas; - Saídas de mercadorias. #### Receção de produtos As mercadorias entradas podem ser recebidas num armazém vindas de um fornecedor ou de uma unidade de produção, ligada ao armazém. A operação de receção consiste em: - Receber os materiais / mercadorias e descarregar o veículo tão rápida e eficientemente quanto possível; - Verificar se as quantidades de materiais / mercadorias recebidas estão corretas; - Providenciar para que a função "controlo de qualidade" retire amostras dos materiais / mercadorias, para se assegurar que a qualidade é a requerida. O objetivo de qualquer sistema eficiente é fazer o melhor uso possível do espaço disponível, reduzindo o trajeto das mercadorias a armazenar e mantendo a qualidade destas mercadorias. Para armazenar as mercadorias dentro de um armazém existem vários sistemas de armazenagem, inclusive podendo ser utilizadas várias soluções para o mesmo armazém. A escolha do melhor método de armazenagem prende-se com as características dos produtos a armazenar e das suas embalagens, bem como com os custos associados a cada um e a funcionalidade face ao espaço disponível. #### Métodos de recolha de encomendas 1. Empilhamento em Bloco Fonk entry Block stacking of pallets Este sistema utiliza-se quando: - Há um número limitado de linhas de produtos; - Existe elevada quantidade de stock de cada artigo. Vantagens: - Baixo custo; - Boa utilização de espaço na horizontal; - Simples de controlar. Desvantagens: - Limitações na utilização do espaço em altura; - É LIFO e não FIFO; - Só se tem acesso livre às caixas da frente e de cima. 2. Estantes ajustáveis para paletes (Rack) Utiliza-se quando: - O acesso direto a todas as paletes é necessário; - Há baixo nível de stock de cada linha de artigos. Vantagens: - Custo relativamente baixo; - Versatilidade (podem ser ajustáveis ao tamanho das paletes); - Permite acesso direto a todas as posições do stock; - Facilita a utilização de sistemas de localização. Desvantagens: - Utilização do espaço muito baixa (há muitos corredores); - Um corredor de passagem só permite o acesso a duas linhas de estantes. 3. Corredores móveis (Drive-in) A utilização é equivalente ao empilhamento em bloco. Vantagens: - Melhor utilização do espaço em altura. Desvantagens: - Estrutura pouco rígida; - Condições de segurança precárias. 4. Armazenamento móvel (por gravidade) Este sistema utiliza tapetes inclinados com rolos, onde as paletes se movem por gravidade. Utiliza-se quando existe uma elevada atividade/fluxo da linha de artigos. Vantagens: - Uma face pode ser utilizada para a seleção de encomendas e a outra para a reposição de stock; - Rotação automática de stock. Desvantagens: - Custo elevado; - Utilização do espaço não é a melhor. ### 2.4 Controlo de entradas e saídas #### Receção Consiste na entrada de um produto em armazém. Para este tipo de transação deve-se verificar a conformidade dos produtos recebidos, bem como a sua qualidade. #### Entrega Os artigos solicitados são retirados do stock sob a forma de nota de encomenda de um cliente (produtos acabados) ou uma ficha de saída (produtos fabricados). #### Inventários Para verificar a qualidade do estado dos stocks (diferença entre stock real e registo informático do stock), é necessário efetuar inventários e eventualmente atualizar a registo informático. Um inventário consiste numa operação de contagem física dos artigos nas prateleiras do armazém. ##### Diferentes tipos de inventário: 1. Inventário permanente 2. Inventário intermitente ###### Sistema de Inventário permanente Este sistema permite determinar permanentemente o valor dos "Stocks" armazenados e apurar os resultados obtidos na venda ou produção. Este tipo de inventário é mais frequentemente utilizado em empresas de média ou grande dimensão, ou então por empresas onde a variedade de produtos e o volume é bastante grande. **Características:** - Necessidade de fichas de armazém; - É possível determinar permanentemente o valor das existências (dos stocks em armazém) e apurar em qualquer momento os resultados das vendas ou produção. Portanto, temos conhecimento em qualquer momento, da quantidade e valor dos stocks de que a entidade é proprietária, ou detém. **Vantagens:** permite controlar os stocks de uma grande variedade de produtos **Desvantagens:** investimento em sistemas de informação ###### Sistema de Inventário intermitente Utilizando este sistema de movimentação das mercadorias, só periodicamente (em regra no fim do exercício económico) se conhece o valor das mercadorias em armazém por inventário direto, e só depois é possível determinar o custo global das saídas durante o período. É este o processo mais utilizado pelas empresas de dimensão mais pequena. **Características:** - O valor das existências e dos resultados só é determinado através de inventariações diretas dos valores em armazém - contagem física. - A sua utilização torna-se difícil em empresas com um elevado número de produtos movimentados. **Vantagens:** menores encargos com pessoal afeto à gestão e controlo de stocks; **Desvantagens:** não permite conhecer a margem bruta obtida em cada venda, no momento da saída do produto de armazém #### Expedição dos Materiais Há uma expedição de material sempre que o destino é exterior e, portanto, há transporte de material. Expedição - É a atividade que assegura as boas condições de acondicionamento do material durante o transporte, assim como o carregamento eficiente do material no meio de transporte utilizado. #### Guia de transporte e guia de remessa O material expedido deve ser acompanhado de uma guia de transporte e de uma guia de remessa (original e duplicado), que indica o destinatário, o local convencionado para a entrega e discrimina para cada item a quantidade expedida do respetivo artigo. O destinatário, ao rececionar o material, deve visar o duplicado da guia de remessa e devolvê-lo ao emissor (expedidor). ## 3. Gestão das encomendas ### 3.1 Organização da base de dados É função do departamento de compras proceder ao abastecimento atempado de todos os bens e serviços necessários ao eficaz funcionamento da empresa. Para tal é necessário: - Criar um sistema com base em documentos normalizados que permita que as encomendas sejam feitas em tempo oportuno, indicando corretamente quantidades, qualidades e especificações do produto encomendado, assim como prazos, locais de entrega, transporte, acondicionamento, preços e outras condições de compra. - Implementar um sistema de informação para cada produto ou grupo de produtos, sobre fornecedores, qualidades dos seus produtos, condições de venda, preços e prazos de aprovisionamento. A avaliação e seleção dos fornecedores implica duas fases: - Prospeção de mercado de fornecedores. - Seleção de fornecedores. Na prospeção de mercado de fornecedores determinam-se quais reúnem as condições mínimas para serem prováveis fornecedores da empresa. A qualificação prévia dos fornecedores, após o levantamento e a identificação dos existentes, serve para determinar o interesse de os conhecer mais detalhadamente. De modo a tornar mais eficaz a prospeção, é conveniente estudar antecipadamente os seguintes aspetos: - Compatibilidade entre as políticas comerciais do fornecedor e da nossa empresa. - Preços. - Prazos de entrega habituais. - Nível de serviço prestado. - Organização. - Comportamento do fornecedor noutras empresas. A seleção de fornecedores irá permitir a criação de um ficheiro de fornecedores e artigos. Para organizar esse ficheiro é necessário dispor de um software específico que permita criar bases de dados com informação detalhada. Devem ponderar-se os seguintes aspetos: - Preço e condições de pagamento. - Prazos de duração entre a encomenda e a entrega (prazo de entrega), a duração de concretização (aceitação da encomenda), o cumprimento de prazos e as variações de ritmos dos mesmos. - Nível de qualidade do produto. - Classificar o serviço prestado, quer a nível de fornecimento, quer ao nível de acompanhamento e apoio ao ponto de venda. - Distância, capacidade de resposta e custos de transporte. - Para cada fornecedor indicar o número de concorrentes deste. - Percentagem da produção adquirida ao fornecedor pela empresa de forma a avaliar o grau de dependência deste. ### 3.2 Escolha do sortido A seleção dos produtos dependerá do posicionamento pretendido pelo ponto de venda. Ao selecionar o sortido, o gestor corre muitas vezes o risco de satisfazer um sector da clientela em detrimento de outros. Por isso, qualquer modificação é uma decisão importante da política comercial do ponto de distribuição. A criação do plano de sortido que consiste em descrever, pormenorizadamente, as gamas a propor à clientela durante um determinado período de tempo. Os seus elementos são: - O Conteúdo - Com todos os produtos apresentados e respetivos preços, divididos por famílias de produtos. Os produtos básicos de atracão poderão merecer uma atenção particular, visto que influenciam a compra de outros e têm, geralmente, bastante importância nas vendas globais e - A Duração – Na qual se deverá definir se a disponibilização de cada artigo será anual, semestral, semanal ou diária (nomeadamente no caso de produtos que ultrapassam rapidamente o prazo de validade como os da alimentação/restauração). Para as categorias de produtos de procura constante, o plano inicial pode ser adaptado ou corrigido através de revisões pontuais. Para as famílias de produtos sazonais, podem ser elaborados planos especiais ou temporários. É complexa pois a entrada em linha de um produto novo pode obrigar à retirada de outro. Deve-se ter em linha de conta: - A reputação comercial do fabricante, - O seu preço de venda (comparado com o dos concorrentes), - A imagem de qualidade da marca (comparado com a dos concorrentes), - A contribuição do produto para a margem bruta da família desse produto, - As vantagens na compra (descontos, condições de pagamento, bónus, etc.), - O volume de vendas esperado e a sua potencial incidência sobre as vendas de outros produtos, - O potencial de mercado para o produto, - O montante do investimento previsto para o seu lançamento, - O valor acrescentado que esse produto propõe ao consumidor e - A sua apreciação, em termos táticos, para fomentar a concorrência horizontal entre fornecedores. ### 3.3 Comunicação com os fornecedores #### O processo de compra O processo de compra tradicional desenvolve-se através de uma sequência de atividades, das quais se destacam as seguintes: 1. Formalização das especificações; 2. Análise do pedido de compra; 3. Seleção de fornecedores; 4. Consulta a fornecedores;