Gestión de Eventos II PDF

🏟️ Gestión de eventos II Clase 2 ENTRETENIMIENTO: Algo no rutinario, se planifica y organiza con antelación, grupo de personas con intereses en común (deportivo, cultural, social, etc). Suceso importante y pr...

🏟️ Gestión de eventos II Clase 2 ENTRETENIMIENTO: Algo no rutinario, se planifica y organiza con antelación, grupo de personas con intereses en común (deportivo, cultural, social, etc). Suceso importante y programado. distraer, divertir, recrear un animo, hacer menos molesta y mas llevadero. Ejemplo en un partido (entretenimiento) tena incluido áreas que entretengan a la gente. EVENTO + ENTRETENIMIENTO = CONEXION EMOCIONAL Vinculada con un ritual (ejemplo cuando voy a la cancha, pre y post) y hasta se da de forma espontanea como por ejemplo abrazar a un random en un gol CARACTERISTICAS -Evento único -Incertidumbre (no sabemos que va a pasar, por donde comienzo? como va a terminar? inseguridad. Desconocimiento inicial de cómo va a resultar el evento ) -Complejos (en cuanto a la estructura, que tiempo necesito. Recursos tecnicos y humanos (llega temprano?)) Gestión de eventos II 1  -Valones tangibles e intangibles (emocion que siento por estar en el evento, el recuerdo //// merch, foto, entrada) -Alto contacto personal (cantidad de invitados, capacidad) -Intensidad de trabajo (se abre nuevos puestos de trabajo depende el momento ) -Escala temporal limitada ( desde que empieza hasta que termina, pre y post producción) CLASIFICACION SEGUN ACTIVIDAD -Social. baby shower, cumpleaños… -Corporativo: relacionado con una empresa, saber de que estoy hablando, interiorizarse con el cliente, hablar el mismo idioma de la marca -Deportivo: no solo partidos, puede ser entrega de medallas, sorteos de campeonatos, presentación de estadios -Artistico: festivas, fiestas, recitales Clase 3 FUENTES DE FINANCIANCION Públicas ➔ Subvenciones públicas: Estas subvenciones salen generalmente de los ministerios / secretarías de deportes, o de diferentes agencias relacionadas con el deporte. Además, se establecen entes autárquicos, en el caso de Argentina: ente nacional de alto rendimiento deportivo (ENARD), que se encargan de que el ingreso venga de parte del estado, y de distribuir el dinero hacia los diferentes deportes. El estado principalmente aporta con la infraestructura (alojamientos, redes viales, transporte, etc.). Por consecuencia de que los grandes eventos deportivos se Gestión de eventos II 2  organizan entre 1 a 8 años, permite que este tenga tiempo para organizarse y construir todo lo que sea necesario para el evento Privadas ➔ Derechos de transmisión: son los derechos de retransmisión de la transmisión televisiva. Esta fuente termina siendo “socia” del evento deportivo, es decir los horarios de los diferentes deportes / partidos se van a hacer en función de las transmisiones de televisión, dependiendo de los gustos de los espectadores. Van a elegir el horario donde sea lo más televisado posible, donde haya más show, mayor cantidad de televidentes, etc. Es uno de los ingresos más importantes que los deportes se busca que sean lo más televisivos posible. Apalanca y potencian cualquier otro ingreso (patrocinio, publicidad etc) ➔ Espectadores: el ingreso es a traves de la venta de entradas Por excelencia fueron la fuente más importante por muchos años, en la actualidad la venta de entradas no lo es. En eventos menores siguen teniendo mucha importancia. La tendencia actual es poder brindar al espectador todo aquellos que no brinda la transmision, se pretende aumentar el confort y combinar con lo experimental (lo irremplazable). ➔ Merchandising En los últimos años creció exponencialmente y suelen estar tercerizados Tiene importancia de forma directa: mascota oficial, el merch realizado exlclusivamente para el evento por el comité organizador o indirecta: marcas que ponen su dinero ➔ Alojamiento Es un ingreso indirecto (como también lo son la gastronomía, transporte, etc.) Se beneficia la ciudad organizadora y suele tener mucho impacto en la planificacion Gestión de eventos II 3  ➔ Publicidad Ingreso improtantisimo, la tendencia es manejar una parte importante de los ingresos a traves de los contratos de “patrocinio” Publicidad estatica es toda la publicidad que vemos dentro del estadio, estoas ingresos están por fuera de los grandes contratos de patrocinio ➔ Patrocinio El patrocinador es el que más dinero pone, puede llegar a ser el que tiene el derecho de transmisión y en general son lo que le dan el nombre al evento (ej Copa Santander Libertadores) El pago puede ser por en dinero o en canje por servicios o bienes materiales, Los patrocinadores exigen: Buena organizacion, Asistencia del público, Presencia y repercusión en los medios de comunicación, Repercusion social, Publicidad positiva, que esté bien visto el evento METODOLOGIA PARA LA ORGANIZAICON Lo que se necesita para que un evento deportivo entre en funcionamiento 1. Marco general: cualquiera estadio se utiliza para eventos habituales (para los partidos del evento que sea) o para eventos especiales (ej: para shows de música). Todo estadio tiene diferentes aéreas (prensa, mantenimiento, seguridad, marketing, atención médica, etc), con una coordinación que hace que todas ellas pueden funcionar coordinadamente. 2. Legislación pertinente: normas que están vigentes en el lugar que se desarrolla el evento. Por ejemplo: si hago un evento en River tengo que tener en cuenta y seguir las normas de CABA. No es el mismo caso de Estudiantes, estadio que se encuentra en provincia. Los principales objetivos de esta son: la seguridad de todos dentro del Gestión de eventos II 4  estadio, delimita las diferentes responsabilidades (es importante saber a quién me tengo que dirigir en caso de cualquier problema), y herramientas de control. 3. Normas del deporte: hay que tener en cuenta las normas de cada deporte, ya que cada uno tiene un reglamento diferente que cumplir. No son lo mismo las normas del fútbol que del tenis. Estas tienen como objetivo: el cumplimento del reglamento; la homologación de la competencia, es decir se tienen que poner de acuerdo cuál va a ser la normativa que se va a utilizar al momento de realizar el campeonato. 4. Equipo de trabajo: hay que tener en cuenta y tener una coordinación entre los diferentes equipos de trabajo, trabajar en conjunto. Para esto hay que tener en cuenta: el público que va a venir, los deportistas, la gente que trabaja (seguridad, médicos, técnicos, medios de comunicación, etc.). 5. Herramientas: Jerarquización y confiabilidad en el trabajo en equipo: el trabajo en equipo entre la gente del club (interna) y el equipo visitante, que va a traer a su gente y a su propio equipo (externo). Manual de procedimientos: todo estadio/ club tiene un manual en el cual se describen acciones (pasos), cuáles son las responsabilidades y cantidad de actividades que tienen todos en el equipo de trabajo. Permite la revision y modificacion sistemática. Listado de requerimientos: es una carpeta, la cual transcribe todas las exigencias internas y externas legales que deben ser cumplidas para llevar adelante un evento (por ejemplo: seguros de todas las personas que están trabajando, permisos, habilitaciones, planos, etc). Todo debe llevar las firmas necesarias y debe estar integrado en el texto del contrato. Gestión de eventos II 5  Plan de evacuación: quienes se encargan de hacerlos son los ingenieros de seguridad de higiene. Establece las responsabilidades de cada actividad obliga a reflexionar y estudiar las situaciones de crisis, analiza diferentes cuadros de situación, obliga a la capacitación y al entrenamiento. Clase 4 preliminar/ presentación de la candidatura: elaborar candidatura lanzamiento de proyecto justificación de la propuesta (porque es el motivo, el lugar , la fecha) campaña de difusión nacional e internacional, primeros poyos políticos y económicos Comité confección de marketing plan conformación de acuerdos y compromisos elaboración del presupuesto y programa de desarrollo de infraestructura incorporación del personal directivo Planificación Gestión de eventos II 6  distribución de las competencias de las diferentes áreas y captación de recursos necesarios Ejecución obras de infraestructura promoción y captación de patrocinadores realización de pruebas contrataciones Realización implementación de tareas según lo planificado soluciones de imprevistos manejo de oportunidades requiere muy buena coordinación y comunicación del equipo Cierre realización de stock y liquidación de bienes reuniones post - evento disolución del Comité Organizador CARACTERISITICAS DE LOS EVENTOS DEPORTIVOS TIPOS DE VENTOS Gestión de eventos II 7  Puntuales: se organizan esporádicamente, nivel de complejidad bajo que se suelen celebrar una vez por año (rollan garros) Permanentes: habituales y específicas de los grupos con función interna y externa de acuerdo donde se practique (LPF) Habituales: complejidad media, rutinarios con necesidad de infraestructura para posibles transmisiones Extraordinarios y de gran impacto: complejidad máxima (mundial) Formato abierto: menos frecuentes, pueden adaptarse a los fines del espectáculo (maratón, partidos de polo) amistoso de la selccion antes de irse al mundial Formato cerrado: tiene normas definidas libertad para crear muy controlada, la formula se repite constantemente, sponsor internacionales (copa davis) ACTORES espectadores: miran el evento, paguen o no, presentes o no, participes de tribunas interacción ingresos, obligan a realizar control, define el marco pésimo o no del evento corporativos individuales otros no presenciales proveedores fabricantes sponsors medios: proveedores de información servicios de seguridad y otros participantes competidores: individual, equipo, representar (escuelas, clubes, provincias) Gestión de eventos II 8  oficiales: árbitros, jueces, veedores entorno: acompañantes (entrenadores, equipo técnico, familiares, autoridades gubernamentales) empleados: dueños y organizadores, patrocinadores, agentes comerciales, prensa, RRPP, seguridad, controles medios: fundamentales, el evento se da a conocer por ahí, comunican antes durante y después VIP: no pagan entrada, formadores de opinión y/o toma de decisiones de importancia organizadores cada evento tiene una estructura diferente de organización dueño es diferente de organizador Clase 5 Roma Antigua el desarrollo del evento romano en cuanto a espectaculo y show eran muy parecidos a nuestros grandes eventos deportivos existian sociaciones que hoy representarian los clubes Grecia antigua Gestión de eventos II 9  mayor similitud en cuento a actividades físicas, se le daba importancia a la belleza mayor diversidad en cuanto a las actividades comenzaron en 776 AC y finalizaron en 394 DC había convocatoria, celebración, periodicidad y rituales organización mas sofisticada había instalaciones, normativas, personal y presupuesto el ultimo proceso que se considera influencia en la evolución de la historia del deporte es la independencia de la comercialización de los eventos 1984 el programa The Olimic Games en Los Ángeles hizo reducir el riesgo de desaparición de los juegos y obtener ganancias para las ciudades En los últimos 40 años el deporte se transformó en una actividad productiva, el valor social del deporte y la organización tienen mas vínculos con la antigüedad. Se generaron grandes beneficios, se profesionalizó la práctica, aumentó la practica, se potenció el consumo Clase 6 arrancamos desde el 16 pero hay que estudiar lo anterior también TRES VALOES OLÍMPICOS La excelencia La amistad El respeto los originales eran fomentar el esfuerzo, preservar la dignidad humana y desarrollar la armonía Gestión de eventos II 10  filosofía: exalta y combina en todo equilibrado las cualidades del cuerpo, la voluntad y la mente. Fusión de deporte + cultura + educación Objetivo del movimiento olímpico: contribuir a la construcción de un mundo mejor y en paz educando a través del deporte Propiedades olímpicas: la llama es un símbolo utilizado en el movimiento y también en un símbolo de continuidad entre los antiguos y los modernos la antorcha anuncia el inicio de los JJOO, transmite un mensaje de paz y amistad a lo largo del recorrido. Se prende 100 días antes los anillos es el embajador visual de los juegos, representa la unión de los 5 continentes y el encuentro de los atletas de todo el mundo definición: 5 anillos entrelazados de iguales dimensiones con 5 colores diferentes. También hay monocromáticos que es una alternativa y pueden aparece en cualquiera de los colores olímpicos Gestión de eventos II 11  En promedio se acreditan entre 14.000 y 16.000 personas que hacen el espectáculo (árbitros, familia, deportistas, prensa, etc.) Estrategia de comunicación: misión, visión, valores y culturas Se compone de centro principal de prensa, de emisión internacional, de acreditación y asignación, de trabajo, villa olímpica Gestión de eventos II 12