Gestão Aplicada à Informática - Unidade I PDF

Governo do Estado do Pará Secretaria de Ciência, Tecnologia e Educação Superior, Profissional e Tecnológica Escolas de Ensino Técnico do Estado do Pará Escola Agroindustrial Juscelino Kubitschek de Oliveira Gestão Aplicada à Informática...

Governo do Estado do Pará Secretaria de Ciência, Tecnologia e Educação Superior, Profissional e Tecnológica Escolas de Ensino Técnico do Estado do Pará Escola Agroindustrial Juscelino Kubitschek de Oliveira Gestão Aplicada à Informática Prof. José Ramon Monteiro, M. Sc. 1  Há uma tendência nas empresas de atuarem com “gestão de projetos”. Muitas vezes um projeto é implementado por uma equipe multidisciplinar, de várias áreas distintas, porém todos têm um objetivo em comum. Atualmente, podemos considerar a Gestão de Projetos como uma área autônoma nas organizações. A Gerência de Projetos já existe há mais de 50 anos, e vem sendo praticada em Introdução diversificados ramos de negócios. É o principal meio para lidar com mudança de produtos, de serviços e de processos nas organizações contemporâneas. As pessoas envolvidas em projetos têm desenvolvido processos e técnicas especializados para lidar com desafios de planejamento, organização e motivação dos membros das equipes, liderança de equipes de projetos, acompanhamento, avaliação e controle do emprego dos recursos.  A definição inicial de um projeto é “qualquer empreendimento que tenha objetivos claros e definidos que representam valores específicos a serem usados para satisfazer alguma necessidade ou desejo”. Projetos “Os projetos são empreendimentos com objetivos específicos e ciclo de vida definido”. Na gerência de um projeto são postas em prática as funções administrativas tradicionais de planejamento, organização, motivação, direção e controle.  Responsabilidades dos profissionais de um projeto: 1. Compreender as metas de tempo, custo e qualidade do projeto. 2. Reconhecer as habilidades disponíveis e que as Projetos requeridas para o projeto podem ser diferentes. 3. A duração da designação para um projeto é temporário. 4. Compreender a designação específica do trabalho. 5. Participar do planejamento do projeto. 6. Informar sobre o progresso do trabalho.  A maioria das pessoas que trabalham em projetos não é treinada em técnicas de gerência de projetos, mas indivíduos que executam partes selecionadas do trabalho. Tais indivíduos são os profissionais que possuem habilidades para se trabalhar com projetos, mas que podem ter pouca experiência ou entendimento quanto à Projetos gerência de projetos. O trabalho em projeto é muito diferente do trabalho na área de produção, e é único em sua execução. Uma pessoa pode ser treinada em engenharia, física, ciência, ou comércio e ainda ser um participante do projeto. A área de educação básica é transformada e aperfeiçoada quando uma pessoa trabalha em um ambiente de projeto.  Os projetos focalizam as metas concentradas em tempo, custo e qualidade. Os profissionais de projeto receberão as tarefas, que têm limitações no tempo visto que dependem do recebimento de alguma coisa para fornecê-la a outra tarefa. Esse processo de insumo-produto sincroniza a tarefa Projetos com as demais. As necessidades no que diz respeito ao tempo e à mão de obra de suas tarefas devem ser atendidas. O entendimento das exigências do trabalho é fundamental para a contribuição bem sucedida do profissional ao projeto.  Um profissional de projeto tem a oportunidade de crescer tanto pessoal quanto profissionalmente enquanto trabalha em projetos. Tais oportunidades de crescimento são encontradas em ambientes, em rápidas mudanças que continuam a desafiar a existência física e Projetos intelectual de uma pessoa. Enfrentar desafios exercita a mente para encontrar novos e inovadores caminhos de fazer o trabalho. Os projetos propiciam o ambiente para crescer e fazer com que os colaboradores se comuniquem com outras áreas, aumentando a rede de contatos (networking).  Muitos projetos estão na vanguarda da tecnologia, conduzindo a indústria em avanços tecnológicos. Trabalhar nesses projetos amplia o conhecimento de um campo técnico e estimula a criatividade. Um projeto, considerado em sentido formal e limitado, constitui apenas um documento que retrata um Projetos processo de planejamento pelo qual se tomam decisões a respeito de resumos de ação, emprego de recursos e de esforços, bem como se especificam ações e condições necessárias para resolver problemas, alterar uma situação ou criar novas. A partir de tal consideração, a tendência de planejadores é a de focalizarem o documento e não os processos e respectivos resultados que se pretende ao elaborá-lo.  Elaborar projeto significa planejar cursos específicos e dinâmicos de ação, tendo-se em mente articular todos os elementos envolvidos (pressupostos, objetivos, objeto, método e seus desdobramentos, clientes, condições físicas, materiais, financeiras e circunstâncias necessárias para sua execução), a partir de uma visão concreta da realidade e comprometimento com a sua transformação. A Elaboração Em seu sentido mais amplo, e na realização plena do seu significado, o mais importante não é o documento produzido de um Projeto pelo planejamento, e sim o processo mental e social que envolve o empreendimento que mobiliza e que se faz presente na ação inteligente dos integrantes do projeto, que cria a predisposição e determinação para agir visando consequências concretas e positivas. Nesse sentido a elaboração de um projeto corresponde a um processo de mobilização e promoção de sinergia para a ação organizada e consistente.  a) Identificação do projeto Tem por objetivo apresentar as informações básicas para Fases de sua caracterização geral, de modo a dar uma ideia sobre a sua abrangência e aspectos gerenciais básicos. É o seu Elaboração de título, que traduz a natureza do projeto; a unidade ou Projetos setor onde será realizado; o programa do qual faz parte; os responsáveis pela sua execução; a determinação do período de tempo para sua execução; o cliente a que se destina e o orçamento.  b) Descrição da situação-problema É a descrição de uma realidade específica, mediante análise de todos os seus aspectos importantes de modo a caracterizar, com clareza e objetividade, de uma situação que demanda ação de inovação, melhoria ou transformação. A adoção da palavra “problema” diz respeito ao foco de atenção ao projeto “problematizado”, isto é questionado de Fases de modo a construir uma visão de novas realidades. É necessário realizar análises bem fundamentadas, considerando Elaboração de elementos contextuais (a evolução da situação e sua relação com o modo de ser e de fazer), elementos comparativos Projetos (identificação de paralelos com elementos de outras situações semelhantes), elementos analítico crítico (evidencia a complexidade e a dinâmica da situação vivenciada) e teóricos. Nessa fase surgem as perguntas: “Quais são os processos relacionados à situação considerada?”, “Quem é o cliente?” “Quais as suas necessidades presentes e futuras?” “Como estão organizados os processos de trabalho?”.  c) Proposição de objetivos A descrição do objetivo propõe um resultado alcançável num tempo limitado, e modo a estabelecer um compromisso de trabalho. Exemplo de um objetivo voltado para a área de Suprimentos: integrar e otimizar o processo de aquisição de bens e serviços. A redação correta é “Garantir a oferta de Fases de bens e serviços adequados, suficientes e em tempo hábil, para sua aquisição ágil, eficaz e proativa”. Portanto, a Elaboração de proposição de objetivo geral pressupõe que se tenha claro o foco unitário e que se entende bem e claramente o significado Projetos e alcance do(s) conceito(s) nele(s) inserido(s). Objetivos específicos: apontam para dimensões e aspectos julgados importantes e necessários para a efetivação do(s) objetivo(s) geral(ais). Exemplo: “Definir o processo de regulação das compras e contratação de serviços”, “Delinear o âmbito de decisão sobre a realização de compras e de serviços”.  d) Definição de metas Uma meta corresponde a uma declaração quantitativa dos resultados do projeto, declaração esta proposta de forma mensurável, de maneira a determinar o foco específico da avaliação. Por exemplo: dado o objetivo de qualificar funcionários para Fases de a melhoria na prestação de serviços, um projeto propõe como meta: treinar 35 vendedores no atendimento a clientes, Elaboração de visando um aumento em 20% da clientela até dezembro. Projetos e) Delineamento de método, estratégias e procedimentos Constitui-se numa lógica que propõe e estabelece a unidade da ação a ser desencadeada. É justamente a proposição de método que garante a flexibilidade do projeto e a sua fluidez diante de imprevistos, enquanto na ausência dele surgem impasses, imobilização, paradas, atrasos e desvirtuamentos.  f) Especificação de cronograma A proposição do cronograma permite, portanto ajustar no tempo a proposição de resultados, tanto intermediários como finais, estabelecendo importantes Fases de parâmetros de monitoramento e avaliação do projeto. Elaboração de Projetos g) Identificação de recursos e custos Um projeto não deve produzir resultados que valham menos do que custa para promovê-lo. Sempre se deve esperar com a sua implementação um retorno positivo na relação custo-benefício.  h) Proposição de monitoramento e avaliação Todo projeto deve ter incorporado um conjunto de técnicas e procedimentos de monitoramento da sua execução e avaliação dos resultados, de modo não apenas a garantir a sua Fases de execução no tempo planejado, com os recursos previstos, mas também, e, sobretudo a identificar a necessidade de medidas Elaboração de corretivas durante o processo. Sem o monitoramento do Projetos projeto não se pratica a sua gestão ou gerenciamento. O monitoramento é uma atividade contínua, sistemática e regular que objetiva determinar se a implantação e implementação do projeto são realizados de acordo com o planejado.  A avaliação, embora associada ao monitoramento, corresponde ao processo e medida e de julgamento dos resultados parciais e finais obtidos pelo projeto e seu impacto sobre a realidade. Corresponde, portanto a uma verificação de Fases de eficácia do projeto. Elaboração de De acordo com um artigo da revista Fortune: “A gerência de projetos é a onda do futuro”, “ gerenciar projetos é gerenciar Projetos mudanças”, a segurança no emprego é uma coisa ilusória na gerência de projetos., já que cada projeto tem princípio, meio e fim”, “ os projetos constituem uma nova classe de administradores que preenchem o nicho anteriormente ocupado por gerentes de nível médio”.  Alguns pontos importantes que precisamos saber antes de montar uma estrutura da gerência de projetos: ❑O projeto é o principal meio pelo qual a organização lida com as mudanças; ❑As mudanças em produtos, serviços ou processos organizacionais são realizadas mediante o emprego de Estrutura da projetos; ❑Cada projeto tem objetivos específicos relacionados Gerência de aos custos, à programação e a capacidade de Projetos desempenho técnico; ❑Cada projeto, quando completado, contribui para a capacidade operacional e/ou estratégica da organização; ❑Os projetos têm um ciclo de vida definido, que começa com o surgimento de uma ideia na fase conceitual e vai até a apresentação dos resultados ao usuário ou cliente.  Funções principais na gerência de projetos ❑Planejamento - qual é o nosso alvo e por quê? ❑Controle - quem julga os resultados e mediante quais padrões? Estrutura da ❑Direção - quem decide o quê e quando? Gerência de Projetos Processo de gerência de projeto ❑Motivação - O que traz à tona? ❑O que há de melhor nas pessoas? ❑Organização - O que está envolvido e por quê?  Planejamento Na execução do planejamento de um projeto a missão da organização é usada como o ponto básico para determinar os objetivos, as metas e as estratégias. Durante o processo de planejamento são estabelecidas políticas, procedimentos, técnicas e documentações Estrutura da necessárias para dar forma à utilização prevista de Gerência de recursos que leve a cabo os propósitos do projeto. Projetos Organização No desempenho dessa função determinam-se os recursos humanos e materiais e estabelecem-se os modelos desejados de autoridade, responsabilidade implícita e responsabilidade assumida.  Motivação É o que provoca o melhor desempenho dos membros das equipes de projetos e as outras pessoas que lhe dão apoio. Estrutura da Gerência de Direção Projetos No cumprimento dessa função, os líderes de projetos e outros administradores preparam-se para uma liderança direta na produção e supervisão da execução das decisões envolvidas no compromisso de recursos de um projeto.  Controle Nessa função, o administrador de projetos, os membros das equipes e outros administradores executam Estrutura da monitoração, a avaliação e o controle do a emprego de Gerência de recursos que apoiam o projeto. Projetos O planejamento de projetos é o processo pelo qual se pensa a respeito de um assunto, tornando explícitos objetivos, metas e estratégias necessárias para um projeto cumprir seu ciclo de vida.  Abaixo seguem os blocos de trabalho envolvidos: a) Estabelecer o ajuste estratégico do projeto. Garantir que o projeto seja realmente um bloco de construção no desenho e na execução de estratégias organizacionais e Estrutura da que ele supra seu dono com uma capacidade operacional não existente no momento, ou que possa aperfeiçoar Gerência de uma já existente. Projetos b) Desenvolver os objetivos do desempenho técnico do projeto. Descrever o(s) produto(s) final(ais) que ele possa apresentar, e que satisfaçam as necessidades do cliente em termos de aptidão, confiabilidade, eficiência etc.  c) Descrever através do desenvolvimento do projeto EDT (estrutura de divisão do trabalho). Desenvolver uma divisão orientada para o produto, hardware (equipamentos), software, serviços e outras tarefas para organizar, definir e compor graficamente o que vai ser produzido, bem como o trabalho a ser cumprido para se Estrutura da alcançar o produto especificado. Gerência de Projetos d) Desenvolver o cronograma mestre dos blocos de trabalho. e) Desenvolver as redes lógicas e os relacionamentos dos blocos de trabalho do projeto.  f) Fazer estimativa de custos do projeto. Determinar o custo para desenvolver e fabricar (construir) o projeto, incluindo a avaliação da probabilidade de se permanecer dentro dos custos estimados. g) Realizar a análise de risco. Estabelecer o grau de probabilidade de haver contratempos no cronograma, nos Estrutura da custos ou nos parâmetros de desempenho técnico. Gerência de h) Desenvolver conceitos, processos e técnicas de controle do Projetos projeto. Num processo de revisão, como será julgado o seu status? Em que base? Com que frequência? Por quê? Faça as perguntas e dê respostas levando em conta o futuro, durante a fase de planejamento. i) Desenvolver a equipe de projetos. Estabelecer uma estratégia para criar e manter operações eficientes da equipe.  Ciclo de Vida de um Projeto  O entendimento das fases de um projeto permite ao time do projeto um controle total dos recursos investidos para atingir as metas estabelecidas. Dependendo do projeto, os critérios de velocidade de desenvolvimento podem variar. O início pode ser mais lento e na fase de execução ganhar mais velocidade e no final, avaliação, tornar-se lento novamente. Ciclo de Vida de um Projeto Há variações também do esforço com o tempo para o projeto. Muitas vezes os esforços são menores na fase de planejamento, porém na fase de desenvolvimento é altíssimo. Em outros projetos, na fase inicial coloca-se mais valor (monetário, inovações) e no desenrolar das atividades isso vai decrescendo.  Fase 1 – Conceitual ❑ Identificar necessidade ❑ Estabelecer viabilidade ❑ Identificar alternativas ❑ Preparar proposta ❑ Desenvolver orçamento e cronograma básicos ❑ Formar equipe de projeto Ciclo de Vida de um Projeto Fase 2 – Planejamento ❑ Implementar cronograma ❑ Conduzir estudos e análises ❑ Desenhar sistema ❑ Construir e testar protótipos ❑ Analisar resultados ❑ Obter aprovação para produção  Fase 3 – Desenvolvimento ❑ Comprar materiais ❑ Construir e testar ferramentas ❑ Criar requerimentos de suporte ❑ Produzir sistema ❑ Verificar desempenho Ciclo de Vida ❑ Modificar conforme necessário de um Projeto Fase 4 – Finalização ❑ Treinar pessoal funcional ❑ Transferir materiais ❑ Transferir responsabilidades ❑ Liberar recursos ❑ Redesignar componentes da equipe de projeto  Uma vez que as tarefas tenham sido identificadas, o tempo e os recursos necessários ao seu cumprimento devem ser determinados. Este processo é chamado “estimativa”. Erros na estimativa da duração e custos das tarefas são as principais causas de falhas em projetos. A ferramenta mais útil para o cumprimento destas tarefas é a Estrutura Analítica das Tarefas (WBS). A ideia básica é simples: uma tarefa complicada é subdividida em várias Gerenciamento tarefas menores. Este processo pode continuar até não ser mais possível a subdivisão, situação na qual será do Projeto provavelmente mais fácil estimar quanto dura e quanto custa cada parcela da tarefa. Por exemplo: se quero limpar um quarto, devo começar guardando as roupas, brinquedos e outras coisas que estejam espalhadas. Um aspirador poderá ser utilizado para remover a poeira do carpete. As janelas poderão ser lavadas e as paredes limpas. A poeira dos móveis poderá ser espanada. Todas estas tarefas são subtarefas desempenhadas para limpar o quarto.  A principal ideia da WBS é registrar todas as tarefas. Se você e outros membros da equipe estiverem pensando sequencialmente, não há motivo para preocupação, mas não perca muito tempo tentando diagramar a sequência ou o processo de identificação das tarefas se tornará lento. A WBS típica tem de três a seis níveis. Vinte níveis Gerenciamento é o máximo. do Projeto Quando você está desenvolvendo produtos, o nível de tarefa vai ser um componente do conjunto desenvolvido. Por exemplo, em um projeto de avião, fuselagem, asas, sistema de navegação, motores devem ser desenvolvidos. Embora concretas, ainda assim desenvolvê-las é uma atividade.  A WBS é uma boa maneira de demonstrar o escopo da tarefa. Quando se mostra um projeto na forma WBS, fica claro para a maioria das pessoas o motivo dos altos custos. De fato, algumas vezes o grupo de planejamento é atropelado pela complexidade e magnitude da WBS. Gerenciamento Se isto impressiona estes profissionais, pense no do Projeto impacto sobre os leigos. Atribuir responsabilidades pelas tarefas é outro uso importante da WBS. Cada tarefa a ser desempenhada deve ser atribuída a uma pessoa, especificamente. Estas atribuições podem ser listadas em um relatório separado, frequentemente chamado Tabela de Responsabilidades.  O Sistema de Controle de Mudanças (SCM) define os procedimentos para alterações no escopo do projeto. Inclui documentação, sistemas e níveis de aprovação Sistema de necessários para mudanças. Controle de Mudanças Quando o projeto está sendo realizado mediante contrato, o SCM deve contemplar os detalhes da mudança.  ❑As metas e objetivos são mal estabelecidos; ❑Muitas atividades e pouco tempo para realizá-las; ❑As estimativas financeiras são pobres ou incompletas; ❑O projeto é baseado em dados insuficientes ou inadequados; Principais causas ❑O sistema de controle é inadequado; ❑Projeto sem gerente ou com vários; de fracassos em ❑Não foi destinado tempo para o planejamento do projetos projeto; ❑Não se conheciam as necessidades dos clientes; ❑Ineficiência no emprego de recursos; ❑Falta de dedicação por parte dos membros da equipe; ❑Conclusão do projeto fora do prazo; ❑Opinião pública desfavorável.  ❑Acompanhamento adequado da alta administração; ❑Planejamento efetivo no início; ❑Autoridade e responsabilidade delegadas; Principais causas ❑Planejamento eficaz de contingências; ❑Compromisso do cliente no projeto; de sucesso em ❑Objetivos realistas quanto a custo e programação; projetos ❑Aplicação de modernos conceitos e processos gerenciais; ❑Sistema eficiente de monitoração, avaliação e controle do uso de recursos do projeto.  Os benefícios relacionam-se diretamente à eficiência da organização e à sua capacidade de administrar mudanças de maneira mais eficaz. Eficácia e eficiência combinam-se para dar a medida dos benefícios produzidos. Nos projetos, os benefícios estão relacionados diretamente às metas. Principais causas No ambiente de projeto, os benefícios são vistos como: de sucesso em ❑Técnicos: o resultado do produto do projeto. Para a projetos organização: ❖Melhora da produtividade, fornecendo o caminho mais direto para a solução do problema; ❖Aumento dos lucros pela redução do desperdício de tempo e de energia em soluções erradas; ❖Melhores tomadas de decisões na continuação e no término dos esforços de trabalho.  ❑Para os líderes e membros das equipes de projetos: ❖Maior satisfação no trabalho; ❖Melhor acompanhamento e controle de trabalho por meio de melhores informações; ❖Menor esforço (horas de trabalho) com melhores resultados. Principais causas ❑Satisfação do cliente (o que o cliente sente quanto ao valor do produto final e outros fatores): de sucesso em ❖Confiança na apresentação do produto solicitado; projetos ❖Confiança na entrega no prazo e dentro do preço; ❖Melhor definição do produto e melhor comunicação dos próprios requerimentos. ❑Prazo de entrega (o cumprimento da data em que se precisa do produto). ❑Preço / custo (o preço ou o custo não ultrapassou o valor apresentado).