EXCL 1001 - 3. Interfaz de Excel.pdf

Hoja de Cálculo (Excel) EXCL 1001 PROF. JOSÉ R. RIVERA Microsoft Excel Crear Libros de Trabajo Crear Libros de Trabajo Cada vez que desee comenzar a trabajar desde cero, debe crear un libro de trabajo o “Workbook”. U...

Hoja de Cálculo (Excel) EXCL 1001 PROF. JOSÉ R. RIVERA Microsoft Excel Crear Libros de Trabajo Crear Libros de Trabajo Cada vez que desee comenzar a trabajar desde cero, debe crear un libro de trabajo o “Workbook”. Un Workbook es el archivo básico de Excel, comparable a un documento de Microsoft Word o una presentación de Microsoft PowerPoint. Crear Libros de Trabajo Los libros de trabajo de Excel generalmente no es una creación única. Creas un archivo Workbook, trabajas en él un rato, lo guardas y lo cierras. Mañana regresarás y trabajarás un poco más en el libro de trabajo, añadirás más información y tal vez trabajarás en las gráficas. Esto significa que a menudo abrirá el mismo archivo, uno en el que ya ha trabajado, varias veces. Crear Libros de Trabajo Para crear un nuevo libro de trabajo o “Workbook” haga click en la opción “Blank workbook”. El atajo o “shortcut” en el teclado para abrir un nuevo libro de trabajo o “Workbook”: Crear Libros de Trabajo El nuevo Workbook predeterminado en Excel tiene una hoja de trabajo o “worksheet”, que es como una página en un documento de Word o una diapositiva en una presentación de PowerPoint. Puede agregar más worksheets para ayudar a organizar sus datos de manera más efectiva. Microsoft Excel Abrir Libros de Trabajo El “Backstage View” es el área donde se administran los archivos y los datos: crear, guardar, imprimir, compartir, exportar y configurar opciones. Se accede haciendo clic en Archivo (File) en la barra de Menú. En la parte inferior del centro de la pantalla de Inicio (Home), verá una lista de presentaciones abiertas recientemente. Si desea abrir una presentación existente de inmediato, haga clic en el archivo de presentación que desea utilizar. Puede anclar (pin) los archivos que utilice frecuentemente para que tenga un acceso más rápido a ellos. Haga clic derecho en el archivo que más utiliza y seleccione “Pin to list”. Encontrará los archivos anclados en la sección “Pinned”. Si no lo ve en la lista Recientes, haga clic en Abrir (Open) para mostrar el cuadro de diálogo, en el que puede navegar hasta el lugar y la carpeta (folder) donde está almacenado el archivo. El atajo o “shortcut” en el teclado para abrir documentos es: Puede abrir los archivos desde cualquier lugar donde usted lo haya grabado. Lista de archivos abiertos recientemente Para abrir un archivo nuevo vaya a “This PC”. Abrirá una nueva ventana para buscar el archivo deseado en el explorador de Windows. Puede buscar en las carpetas (folders) en Windows o puede buscar en algún dispositivo de almacenamiento externo. Ejemplo: Pen Drive, Disco Duro externo. Microsoft Excel Guardar Libros de Trabajo Cuando guarda un archivo, sobrescribe la copia anterior del archivo. Si ha realizado cambios que desea guardar, pero también desea mantener una copia del archivo como estaba cuando lo guardó anteriormente, puede guardar su archivo con un nuevo nombre o en una nueva carpeta (folder). Para guardar un archivo nuevo vaya a “This PC”. Abrirá una nueva ventana para buscar un lugar deseado en el explorador de Windows para guardar el archivo. Puede guardar en las carpetas (folders) en Windows o puede guardar en algún dispositivo de almacenamiento externo. Ejemplo: Pen Drive, Disco Duro externo.  XLS XLSX Versiones anteriores Versiones recientes Excel 2007 Excel 2007 Guardar Libros de Trabajo El atajo o “shortcut” en el teclado para guardar un nuevo libro de trabajo o “Workbook”: Save Save As Microsoft Excel Cerrar Libros de Trabajo Para cerrar un libro de trabajo (workbook) seleccionamos la opción Cerrar (Close) en el “Backstage View”. Esta opción cierra un workbook sin cerrar el programa. El atajo o “shortcut” en el teclado para cerrar libros de trabajo es: Microsoft Excel Hojas de Trabajo Worksheets Worksheets Puede usar libros de Excel para registrar información sobre actividades comerciales específicas. Cada hoja de trabajo o “worksheet” dentro de ese libro debe representar una subdivisión de esa actividad. Worksheets Para mostrar una hoja de trabajo en particular, simplemente haga clic en la pestaña de la hoja de trabajo (worksheet) (también llamada pestaña de hoja o “Sheet tab”) en la barra de pestañas (tabs) justo debajo de la cuadrícula de celdas. Microsoft Excel Crear Hojas de Trabajo Worksheets También puede crear nuevas hojas de trabajo (worksheets) cuando las necesite. Simplemente, haga clic en el símbolo “+” justo al lado del último “sheet tab”. Worksheets Cuando crea una hoja de cálculo, Excel le asigna un nombre genérico, como Sheet1, Sheet2 o Sheet3. Después de decidir qué tipo de datos desea almacenar en una hoja de trabajo (worksheet), debe cambiar el nombre de la hoja de trabajo a algo más descriptivo. Worksheets Para cambiar el nombre a las hojas de trabajo (worksheet), haga clic derecho encima de la pestaña y seleccione Renombrar (Rename). También puede hacer doble clic encima del nombre. Luego, escriba el nombre que desee para esa hoja de trabajo y oprima la tecla ENTER. Worksheets Para borrar hojas de trabajo (worksheet), haga clic derecho encima de la pestaña y seleccione Borrar (Delete). Worksheets También podemos asignar un color específico para cada hoja de trabajo. Simplemente. Haga clic derecho encima de la hoja de trabajo y seleccione “Tab Color”. Luego escoja el color deseado. Microsoft Excel Mover y copiar Hojas de Trabajo Worksheets También puede mover y copiar hojas de trabajo (worksheets) dentro y entre libros de trabajo (workbooks). Al mover una hoja de trabajo dentro de un libro de trabajo, cambia su posición, mientras que al mover una hoja de trabajo a otro libro de trabajo, se elimina del libro de trabajo original. Worksheets Para mover una hoja de trabajo (worksheet) dentro de un mismo libro de trabajo (workbook) simplemente arraste la hoja de trabajo de un lado hacia otro. Para mover una hoja de trabajo hacia otro libro de trabajo, haga clic derecho encima de la hoja de trabajo que desee mover y seleccione “Move or Copy…”. Worksheets En la opción “To book:” seleccionamos el libro de trabajo (workbook) donde queremos mover la hoja de trabajo (worksheet) deseada y damos clic en OK. Recuerde que la hoja de trabajo original se elimina hacia el nuevo libro de trabajo. Worksheets Copiar una hoja de trabajo (worksheet) mantiene el original en su posición y crea una segunda copia en la nueva ubicación, ya sea dentro del mismo libro de trabajo (workbook) o en otro. Simplemente, habilite la opción “Create a copy” para realizar la función de copiar. Microsoft Excel Esconder Hojas de Trabajo Worksheets Para ocultar una hoja de trabajo, haga clic con el botón derecho en la pestaña de la hoja de trabajo (worksheet) que desea ocultar y luego haga clic en Ocultar o “Hide”. Puede ocultar más de una hoja de trabajo a la vez utilizando la tecla CTRL y seleccionando las que desee. Worksheets Para mostrar una hoja de trabajo oculta… Haga clic con el botón derecho en cualquier pestaña de hoja visible y luego haga clic en Mostrar o “Unhide”. En el cuadro de diálogo “Unhide”, haga clic en la hoja de trabajo que desea volver a mostrar. Haga clic en OK. Microsoft Excel Borrar Hojas de Trabajo Worksheets Para eliminar una hoja de trabajo… Haga clic con el botón derecho en la pestaña de la hoja de trabajo que desea eliminar y luego haga clic en Eliminar o “Delete”. Si Excel muestra un cuadro de diálogo de confirmación, haga clic en Eliminar. Microsoft Excel Proteger Hojas de Trabajo Worksheets Si desea permitir que cualquier persona abra un libro de trabajo, pero quiere evitar que usuarios no autorizados editen una hoja de trabajo dentro de ese libro de trabajo, puede proteger la hoja de trabajo individual. Worksheets También puede establecer una contraseña que un usuario debe escribir antes de que se pueda desactivar la protección y elegir qué elementos de la hoja de trabajo puede cambiar un usuario mientras la protección está activada. Esto se hace desde el cuadro de diálogo Proteger hoja o “Protect Sheet”. Microsoft Excel Proteger Libros de Trabajo Protect Workbook Puede usar Excel para compartir sus libros de trabajo en la web. Sin embargo, una parte importante de compartir archivos es asegurarse de que solo los usuarios que desea que tengan acceso a los archivos puedan abrirlos o modificarlos. Puede limitar el acceso a sus libros de trabajo o elementos dentro de los libros de trabajo estableciendo contraseñas. Protect Workbook Cuando establece una contraseña para un libro de Excel, cualquier usuario que desee acceder al libro debe ingresar su contraseña primero. Si los usuarios no conocen la contraseña, no pueden abrir el libro. Si decide que ya no desea solicitar a los usuarios que ingresen una contraseña para abrir el libro de trabajo, puede eliminarla. Always Open Read-Only Coloca el libro de trabajo en modo de solo lectura o “Read-Only Mode”. Es posible modificar el contenido, pero no permite grabar (Save) el documento. Solo permite guardar una copia (Save As) luego de modificar el contenido. Encrypt with Password Puede establecer una contraseña que un usuario debe escribir para abrir el libro de trabajo protegido. De lo contrario, el usuario no tendrá acceso al contenido. Encrypt with Password Las mejores contraseñas son cadenas largas de caracteres aleatorios, pero son difíciles de recordar. Un método razonable para crear contraseñas difíciles es unir dos o más palabras y un número. Por ejemplo, la contraseña genuinestarcalibration302 tiene 24 caracteres, combina letras y números y es fácil de recordar. Encrypt with Password Cada vez que abra un documento protegido con una contraseña, Excel le pedirá que ingrese la contraseña para ver el contenido del documento. Importante recordar la contraseña ya que no son recuperables en caso de pérdida u olvido. Para eliminar la contraseña, vuelva a la opción “Encrypt with Password” y elimine los caracteres del cuadro de diálogo. Protect Workbook Structure Puede proteger la estructura del libro de trabajo para evitar cambios, como mover, eliminar o agregar hojas de trabajo. Requiere que se proteja mediante una contraseña. Restrict Access Puede restringir u otorgar acceso a las personas la capacidad de editar, copiar o imprimir. También puede restringir u otorgar acceso a miembros de una organización. Add a Digital Signature Para añadir una firma digital, Excel verifica su computadora en busca de certificados digitales utilizables. Si no puede encontrar una, Excel muestra un cuadro de diálogo que indica que puede comprar una firma digital de un proveedor externo. No podrá agregar una firma digital a un archivo hasta que adquiera un certificado digital. Mark as Final Puede marcar un documento como final para indicar que la edición está completa y que es la versión final del documento. Mark as Final Cuando un documento se marca como final, la propiedad de estado se establece como "Final" y se desactivan la escritura, los comandos de edición y las marcas de revisión. Puede reconocer que un documento está marcado como final cuando aparece el icono “Mark As Final” en la barra de estado. Protect Workbook También puede tener acceso a las opciones de protección en la pestaña (tab) “Review” bajo el grupo llamado “Protect”. Microsoft Excel Filas, Columnas y Celdas Worksheets Excel ayuda al identificar las filas y columnas de la hoja de trabajo por número y letras. Cada fila tiene un encabezado en el borde izquierdo de la hoja de trabajo y cada columna tiene un encabezado en la parte superior de la hoja de trabajo. Worksheets Excel identifica las filas de la hoja de trabajo por número comenzando desde el #1. Las columnas se identifican por una o más letras. Comienza con una letra desde la A hasta la Z. Luego, se identifica con dos letras. Worksheets Excel identifica las filas de la hoja de trabajo por número comenzando desde el #1. Las columnas se identifican por una o más letras. Comienza con una letra desde la A hasta la Z. Luego, se identifica con dos letras. Microsoft Excel Cambiar tamaño Filas y Columnas Worksheets Puede cambiar el ancho de una columna o el alto de una fila en una hoja de cálculo arrastrando el borde derecho del encabezado de la columna o el borde inferior del encabezado de la fila a la posición que desee. Aumentar el ancho de una columna o la altura de una fila aumenta el espacio entre los contenidos de las celdas, lo que facilita la lectura y el trabajo con los datos. Worksheets Puede aplicar el mismo cambio a más de una fila o columna seleccionando las filas o columnas que desea cambiar y luego arrastrando el borde de una de las filas o columnas seleccionadas a la ubicación que desee. Cuando suelta el botón del mouse, todas las filas o columnas seleccionadas cambian a la nueva altura o ancho. Para cambiar el ancho de la columna… Haga clic con el botón derecho en cualquier encabezado de alguna columna seleccionada y luego haga clic en Ancho de columna o “Column Width…”. En el cuadro de diálogo “Column Width…”, ingrese un valor numérico para la columna seleccionada. Para cambiar la altura de la fila… Haga clic con el botón derecho en cualquier encabezado de alguna fila seleccionada y luego haga clic en Alto de fila o “Row Height…”. En el cuadro de diálogo “Row Height…”, ingrese un valor numérico para la columna seleccionada. Worksheets Ancho de columna / Column width: Alto de fila / Row height: Microsoft Excel Añadir Filas y Columnas Insertar Columnas Para insertar una columna (column). Haga clic con el botón derecho en un encabezado (header) de columna y luego haga clic en Insertar o “Insert”. Insertar Columnas Para insertar varias columnas. Seleccione un número de encabezados (header) de columna igual al número de columnas que desea insertar. Haga clic con el botón derecho en cualquier encabezado de columnas seleccionado y luego haga clic en Insertar o “Insert”. Para seleccionar varias columnas a la vez, debe mantener presionada la tecla CTRL o mantener presionado el clic izquierdo y seleccionar las columnas deseadas. Insertar Filas Para insertar una fila (row). Haga clic con el botón derecho en un encabezado (header) de fila y luego haga clic en Insertar o “Insert”. Insertar Filas Para insertar varias filas. Seleccione un número de encabezados (header) de fila igual al número de filas que desea insertar. Haga clic con el botón derecho en cualquier encabezado de fila seleccionado y luego haga clic en Insertar o “Insert”. Para seleccionar varias filas a la vez, debe mantener presionada la tecla CTRL o mantener presionado el clic izquierdo y seleccionar las filas deseadas. Microsoft Excel Eliminar Filas y Columnas Eliminar Columnas Para eliminar una o más columnas. Seleccione los encabezados (headers) de columna de las columnas que desea eliminar. Haga clic con el botón derecho en cualquier encabezado de columna seleccionado y luego haga clic en Eliminar o “Delete”. Eliminar Filas Para eliminar una o más filas. Seleccione los encabezados (headers) de fila de las filas que desea eliminar. Haga clic con el botón derecho en cualquier encabezado de fila seleccionado y luego haga clic en Eliminar o “Delete”. Microsoft Excel Ocultar Filas y Columnas Ocultar Columnas Para ocultar una o más columnas. Seleccione los encabezados (headers) de columna de las columnas que desea ocultar. Haga clic con el botón derecho en cualquier encabezado de columna seleccionado y luego haga clic en Ocultar o “Hide”. Ocultar Filas Para ocultar una o más filas. Seleccione los encabezados (headers) de fila de las filas que desea ocultar. Haga clic con el botón derecho en cualquier encabezado de fila seleccionado y luego haga clic en Ocultar o “Hide”. Microsoft Excel Mostrar Filas y Columnas Mostrar Columnas Para mostrar una o más columnas. Seleccione los encabezados (headers) de columna inmediatamente a la izquierda y a la derecha de la columna o columnas que desea mostrar. Haga clic con el botón derecho en cualquiera de los encabezados de columna seleccionados y luego haga clic en Mostrar o “Unhide”. Mostrar Columnas Presione CTRL+A para seleccionar toda la hoja de cálculo. Haga clic con el botón derecho en cualquier parte de la hoja de trabajo y luego haga clic en Mostrar o “Unhide”. Mostrar Filas Para mostrar una o más filas (rows). Seleccione los encabezados (headers) de fila inmediatamente arriba y debajo de la fila o filas que desea mostrar. Haga clic con el botón derecho en cualquier encabezado de columna seleccionado y luego haga clic en Mostrar o “Unhide”. Mostrar Filas Presione CTRL+A para seleccionar toda la hoja de cálculo. Haga clic con el botón derecho en cualquier parte de la hoja de trabajo y luego haga clic en Mostrar o “Unhide”. Microsoft Excel Insertar Celdas  Para insertar una o más celdas. Seleccione un rango de celdas del mismo tamaño que el rango que desea insertar. En la pestaña Inicio (Home) de la cinta, en el grupo Celdas (Cells), haga clic en Insertar o “Insert” y luego “Insert Cells…”. Insertar Celdas Haga clic con el botón derecho en una celda del rango seleccionado y luego haga clic en Insertar o “Insert”. Use los controles en el cuadro de diálogo “Insert” para decirle a Excel cómo añadir las celdas. Microsoft Excel Mover Celdas Mover Celdas Para mover una o más celdas dentro de una hoja de trabajo. Seleccione la celda que desea mover. Apunte al borde del rango seleccionado. Cuando el puntero cambie a una flecha de cuatro puntas, arrastre el rango de celdas a su nueva posición. Si es necesario, haga clic en Aceptar para confirmar que desea eliminar los datos de las celdas objetivo. Microsoft Excel Unir Celdas Unir Celdas La mayoría de las hojas de cálculo de Excel contienen datos sobre un tema específico. Una de las mejores formas de comunicar el contenido de una hoja de trabajo es identificarlo. En este ejemplo, el texto “Delivery Category” parece abarcar tres celdas, B2:D2, pero realmente está contenido dentro de la celda B2. Si selecciona la celda B2, Excel resalta el borde de la celda, lo que oscurece el texto. Puede resolver este problema uniendo las celdas B2:D2 en una sola celda. Seleccione entre: Merge & Center Merge Across Merge Cells Unmerge Cells Puede unir las celdas en varias filas al mismo tiempo usando Merge Across Microsoft Excel Seleccionar Celdas Selección de celdas Shift + Right Arrow Shift + Left Arrow Extender selección de Shift + Up Arrow celdas Shift + Down Arrow  Selección de celdas Ctrl + Shift + Right Arrow Extender Ctrl + Shift + Left Arrow selección de celdas hasta la primera celda Ctrl + Shift + Up Arrow que no esté en blanco. Ctrl + Shift + Down Arrow  Selección de celdas Ctrl + Shift + 8 (Ctrl + *) Selecciona toda la región activa Shift + Home Extiende la selección hasta el comienzo de la fila Ctrl + Shift + Home Extiende la selección hasta el comienzo de la hoja de trabajo Extiende la selección hasta el Ctrl + Shift + End final de la hoja de trabajo Microsoft Excel Inmovilizar Inmovilizar El comando inmovilizar paneles o “Freeze Panes” permite mantener visibles ciertas filas y columnas mientras se desplaza por la hoja de trabajo. Inmovilizar Seleccionamos la fila o columna posterior a la que queremos inmovilizar. Buscamos la pestaña Vista (View) y luego Inmovilizar Paneles (Freeze Panes). Referencias Frye, C. (2013). Microsoft Excel 2013 Step by Step. Microsoft Press. ISBN-10: 0735681015 ISBN-13: 978-0735681019 Frye, C. (2018). Microsoft Excel 2019 Step by Step. Microsoft Press. ISBN-10: 1-5093-0767-2 ISBN-13: 978-1-5093-0767-8