Документи і реквізити1.docx

**Заява** - це офіційне прохання особи чи організації, яке складається власноруч в одному примірнику. Заява є **складна** та **проста**. *Складна заява пишеться у двох випадках:* 1\) про прийомну роботу у будь-яку структуру; 2\) відпустка за власний рахунок у зв\'язку з погіршенням стану здоров\...

**Заява** - це офіційне прохання особи чи організації, яке складається власноруч в одному примірнику. Заява є **складна** та **проста**. *Складна заява пишеться у двох випадках:* 1\) про прийомну роботу у будь-яку структуру; 2\) відпустка за власний рахунок у зв\'язку з погіршенням стану здоров\'я. **Реквізити заяви:** 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. **Автобіографія** - це документ з низьким рівнем стандартизації, що є Обов\'язковим елементом особової справи. Головні вимоги - це вичерпність відомостей і лаконізм викладу. Типова структура тексту - кожне нове повідомлення починається з абзацу. **Реквізити автобіографії:** 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. **Характеристика** - це офіційний документ, який видає адміністрація на прохання працівника, де дається оцінка його ділових і моральних якостей за підписами представників адміністрації. арактеристику пишуть від третьої особи у двох примірниках, один з яких підшивають до особової справи. **Реквізити характеристики:** 1. назва виду документа та прізвище, ім\'я, по батькові того, кому видається характеристика 2. рік народження, громадянство, освіта 3. текст (з якого часу працює чи вчиться особа, як ставиться до виконання своїх службових обов\'язків, який має авторитет у колективі і рівень професійної майстерності) 4. дата складання, засвідчення документа (підпис директора та печатка установи) **\ ** **Резюме** - це документ, у якому подаються відомості про освіту, трудову діяльність, професійні досягнення і набутки особистості. Використовується під час прийому на роботу. (пишеться для приватних установ) **Реквізити резюме:** 1. назва виду документа 2. адресант 3. текст з обґрунтуванням 4. домашня адреса 5. мета складання документа 6. освіта (з якого по який рік велося навчання у вищому навчальному закладі) 7. досвід роботи 8. ділові якості 9. сімейний стан 10. дата народження 11. додаткові дані, які не пов\'язані з певною професією 12. дата та підпис **Наказ** - це розпорядчий документ, що видається керівником установи. Накази з особового складу регламентують прийняття на роботу, звільнення, переміщення працівників, відпустки, різні заохочення. У заголовку такого наказу зазначають: **«Щодо особового складу»** **Реквізити наказу такі:** 1. Назва підприємства або установи, що видає наказ, або назва посади керівника 2. Назва виду документа 3. Назва місця видання наказу 4. Номер 5. Дата підписання 6. Короткий зміст наказу (заголовок) 7. Текст наказу 8. Підстава для складання 9. Підпис керівника підприємства (установи) Наказ повинен мати позначення про безпосереднього виконавця, прізвища та ініціали, посада, номер телефону), а також візи посадових осіб, з якими погоджено проект наказу. Кожний пункт наказу починається з дієслова в наказовій формі (ПРИЗНАЧИТИ, ПЕРЕВЕСТИ, ЗВІЛЬНИТИ, ОГОЛОСИТИ), яке пишеться великими літерами. Наприкінці кожного пункту зазначається підстава для його складання. **\ ** **Контракт -** це особлива форма трудового договору, в якому термін його дії, права і обов\'язки та відповідальність сторін (у тому числі матеріальна), умови матеріального забезпечення та організації праці працівника, умови розірвання договору установлюється угодою сторін. Сторонами в контракті є підприємство (роботодавець) в особі керівника та працівник. **Реквізити контракту такі:** 1. Назва документа із стислим обґрунтовуванням його призначення (на виконання обов\'язків \... , на управління підприємством тощо). 2. Дата і місце підписання 3. Орган, що наймає керівника 4. Посада, прізвище, ім\'я та по батькові того, кого наймають. 5. Текст 6. Підписи сторін - укладачів контракту 7. Печатка *Контракт може укладатися як з ініціативи керівника підприємства, установи, так і особи, яка наймається на роботу.* **Трудова угода (договір)** - укладається між організацією і людиною, яка не працює в цій організації. Коли в організації чи установі бракує фахівців з певної галузі, вона залучає для виконання деяких видів робіт працівників з інших установ. **Трудова угода містить такі реквізити:** 1. Назва документа 2. Дата і місце його складання 3. Перелік сторін, що уклали угоду 4. Зміст угоди із зазначенням обов\'язків виконавця і замовника 5. Юридичні адреси сторін 6. Підписи сторін 7. Печатка підприємства або організації *Трудова угода складається в кількох примірниках, один --- виконавцеві, інші зберігаються у справах організації-замовника.* **Трудова книжка** --- це головний документ, що підтверджує трудову діяльність громадян і служить для встановлення загального, безперервного і спеціального стажу. *Під час оформлення на роботу трудова книжка заповнюється працівниками відділу кадрів у п\'ятиденний термін. До неї заносяться відомості про трудову діяльність, переміщення, звільнення, заохочення працівника.* Зберігається у відділі кадрів фірми, підприємства, установи, де її власник працює і повертається йому у зв\'язку із звільненням, виходом на пенсію. Працівник має право взяти трудову книжку з відділу кадрів на деякий час за заявою. ***[Довідково-інформаційні документи]*** **Оголошення** - це повідомлення про час і зміст нарад, завдань; **оголошення** - це про необхідність виконати якусь роботу (потребу у заміщенні вакантної посади тощо). При лаконічності викладу в оголошенні обов\'язково має бути інформація про те, хто й про що повідомляє, і дата, яка виділяється іншим шрифтом. Оголошення є **приватні** та **службові**. В оголошенні велике значення має оформлення і чіткість. **Реквізити оголошення:** 1. 2. 3. 4. 5. 6. **Запрошення, повідомлення -** різновиди службового листа, у яких викладено запрошення взяти участь у певному заході. Вони вимагають лаконічності при вичерпній і зрозумілій інформації, елементів службового мовного етикету ( звертань, ввічливих конструкцій), великої кількості числівників і назв громадських організацій. **Реквізити запрошення, повідомлення:** 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. **Реквізити запрошення, повідомлення, які потрібно писати за [новими стандартами:]** 1. 2. 3. 4. **\ ** **Довідка ---** це документ інформаційного характеру, що підтверджує факти з життя і діяльності окремих громадян і різні обставини діяльності установ, організацій, підприємств. Довідки можуть бути **особисті** і **службові**. Довідки що відображають виробничу діяльність установ можуть бути *зовнішніми і внутрішніми* ***Зовнішні довідки** укладається для подання до вищої організації, підписують їх, крім укладача, керівник установи та завіряється печаткою.* ***Внутрішні довідки** подають керівникові організації або на розгляд колегіального органу, підписується лише укладачем і не завіряється печаткою.* **Реквізити:** 1. Назва організації, що видає довідку 2. Назва видачі і номер довідки 3. Прізвище, ім\'я та по-батькові особи, який видається довідка. 4. Тексти довідки 5. Призначення довідки (куди подається) 6. Підписи службових осіб, печатка, без якої довідки немає юридичної сили. **Звіт** --- це письмове повідомлення про виконання якоїсь роботи. Звідти бувають статистичні (цифрові) і текстові. - ***Статистичні*** звіти пишуться на спеціальних, виготовлених друкованим способом бланках - ***Текстові*** --- на звичайному папері. **Доповідна записка** --- це письмове повідомлення на ім\'я керівника установи, організації, в якому описується певний факт, певна подія, повідомляється про виконання окремих завдань, службових доручень. Доповідна записка укладається з ініціативи її автора або за вказівкою керівника. Розрізняють - - *Бувають* [інформаційного, звітного та ініціативного характеру]*.* Зміст доповідної записки повинен бути точним і лаконічним; найкраще поділити його на частини. В кінці подаються чітко сформульовані висновки і пропозиції. *Доповідні записки пишуться від руки чи передруковують.* **Пояснювальна записка ---** це письмове пояснення ситуації, що склалася, фактів, дій або вчинків працівників (найчастіше порушення дисципліни, невиконання роботи) на вимогу керівника. ***Інколи це вступ до якогось документа*** (плану, звіту, проекту). У такій пояснювальній записці автор обґрунтовує мету, актуальність, новизну певного документа; викладай структуру, з міста функціональна його призначення. **Реквізити:** 1. Посада, прізвище та ініціали керівника, якому подається службова записка 2. Назва документа 3. Заголовок 4. Зміст записки 5. Посада, прізвище та ініціали особи, яка подає записку, її підпис. 6. Дата складання записки. *Якщо ці документи не виходять за межі установи, то вони можуть оформлятися на звичайному аркуші паперу, а якщо скеровується до іншої установи, то їх пишуть на бланку і звичайно реєструють.* **Службові листи** **Лист --** це поширений вид документації, один із способів обміну інформацією. Службові листи належать до головних засобів встановлення офіційних, службових контрактів між підприємствами, організаціями, установами, фірмами та закладами. [Мета їх --- пояснити, переконати, проінформувати і спонукати адресата до певної дії. ] За функціональними ознаками службові листи поділяють на такі що **потребують відповіді** і такі що **їх не потребують.** **Рецензія** --- це критичний відгук на художній, науковий або інший твір, що містить зауваження, пропозиції тощо. *Мета рецензії* --- рекомендація твору до друку, захисту. **Реквізити**: 1. Назва документа 2. Заголовок, що містить: - Назву рецензованої роботи - Прізвище та ініціали її автора - Видавництво та рік публікації - Кількість сторінок 3. Текст що складається з двох частин: - Короткий виклад змісту роботи, - Зауваження, пропозиції, висновки автора рецензії. 4. Підпис особи, яка рецензувала роботу 5. Дата **Протокол** --- це один з найпоширеніших документів колегіальних органів. У цьому фіксують хід і результати проведення зборів, конференції, засідань, нарад. У протоколах відбивається усі *виступи* з питань, що розглядається, і *рішення*, ухвалення в результаті обговорення. *Протокол веде секретар або інша спеціально призначена особа. Протоколи загальних зборів (нарад) підписують голова і секретар, а протоколи засідань комісій --- усі члени президії.* **Реквізити**: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. *Основний текст протоколу поділяється на розділи, які відповідають пунктам порядку денного. Кожний розділ містить: «СЛУХАЛИ» «ВИСТУПАЛИ» « УХВАЛИЛИ»* **Анотація ---** це коротка, стисла характеристика змісту книги, статті, рукопису тощо. А в ній зосереджується увагу на найсуттєвішому: викладається зміст роботи та її мета. Анотація суттєво допомагає під час добору та вивченню літератури з того чи іншого питання та ознайомлення зі змістом книги. У кінці анотації обов\'язково зазначають користувачів, яким рекомендовано роботу. ***[Обліково-фінансові документи]*** **Акт** - це офіційний документ, який підтверджує факти, події, вчинки, пов\'язані з діяльністю установ, організацій або службових осіб. Акт підписують [усі особи], що брали участь у його складанні. **Акти прийому** - це передачі, обстеження чи ревізії набувають чинності тільки після затвердження вищою інстанцією. **Структура актів** складається з **вступної** частини та **констатуючої** частини. **Реквізити:** 1. **Назва відомства і організації** 2. **Дата, номер і місце складання** 3. **Гриф затвердження** 4. **Назва виду документа** 5. **Заголовок** 6. **Підстава (наказ керівника організації)** 7. **Склад комісії, присутні** 8. **Текст** 9. **Відомості про кількість примірників, їх місцезнаходження** 10. 11. **Доручення** - це письмове повідомлення, за яким організація, чи окрема особа надає право іншій особі від її імені здійснювати обумовлені юридичні операції або одержувати матеріальні цінності. Видидоручень є: **особисті** та **офіційні**. **Реквізити доручення:** 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. **Розписка** - це письмове повідомлення про передання й одержання документів, товарів, грошей, матеріальних цінностей. Розписка пишеться тільки в одному примірнику. виправлення у ній не припускаються. Підпис особи, що дає розписку, засвідчується нотаріальною конторою. **Таблиця** - це перелік статичних даних у певному порядку. Вона повинна бути компетентною і наочною, сприйматися зримо. **Реквізити таблиці:** 1. 2. 3. 4. **Список** - це документ у якому дається перелік осіб, предметів, об\'єктів, складається список з метою інформації або Реєстрації за алфавітним порядком або хронологічним принципом, від більш важливого до менш важливого. **Реквізити списку:** 1. 2. 3. 4. 5. 6. **Накладна** - це документ, який дає право на одержання цінностей. **Реквізити накладної:** 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. **ВИЗНАЧЕННЯ** **Мова** -- явище суспільне і розвивається в суспільстві, а ***мовлення*** -- це явище індивідуальне і притаманне кожній людині зокрема **Вища форма загально народної мови** -- літературна мова **\ ** **Державна мова --** це правовий статус мови, вживання якої офіційне в документах та у публічних сферах суспільного життя **Вища форма загально національної мови** **--** це унормований варіант загально народної мови, яка використовується у писемному на усному різновидах та обслуговує усі сфери суспільного життя. *[Основоположником]* літературної мови є Шевченко, *[зачинателем]* -- Котляревський. ***Літературній мові властиві такі риси*:** - *Традиційність* -- відповідає усталеним нормам, зразкам, прийнятим за традицією. - *Стабільність* -- сталість, стабільність, стійкість норми. - *Варіантність* -- наявність варіантів, видозміна норми. **Стилі сучасної української літературної мови**: 1. *Офіційно-діловий* -- використовується при написанні офіційно-ділової документації. 2. *Публіцистичний* -- використовується в ЗМІ. 3. *Розмовний* -- використовується в повсякденному побуті. 4. *Науковий* -- використовується к різних галузях науки і техніки. 5. *Художній* -- використовується при написані художньої літератури. 6. *Конфесійний (Церковний)* -- використовується при написанні біблійної літератури. **Мовна норма** -- сукупність найпридатніших (правильних, кращих) для обслуговування суспільства засобів мови, яка виникає як результат добору мовних елементів із наявних, утворюваних мовцями тепер чи взятих із запасу минулого. **Мовний етикет** -- це національно-специфічні правила мовленнєвої поведінки, які реалізуються в системі стійких формул і висловів у різних ситуаціях побутового, виробничого і ділового життя. **Формуляр** -- сукупність розміщених у встановленій послідовності реквізитів. **Реквізит** -- окремий елемент, з яких складається документ. **\ ** **Документ** -- основний вид ділового мовлення -- матеріальний об'єкт, що містить у зафіксованому вигляді інформацію, оформлений у заведеному порядку і має відповідно до чинного законодавства юридичну силу. - Видаватися повноважним органом відповідно до його компетенції; - Не суперечити чинному законодавству і вказівкам вищих органів; - Бути складеним за встановленою формою; - Бути достовірним, відповідати завданням і базуватися на фактах; - Бути бездоганно відредагованим і оформленим. ***[Ознаки класифікації]*** ***[Групи документів]*** ----------------------------------------- ------------------------------------------------------------------------------------------ ***За найменуванням*** *Накази, розпорядження, акти, угоди, протоколи, листи.* ***За походженням*** *Внутрішні/зовнішні.* ***За напрямком*** *Вхідні/вихідні.* ***За складністю*** *Прості/складні.* ***За формою*** *Стандартні/індивідуальні(з низьким рівнем стандартизації)* ***За стадіями створення*** *Оригінали/копії.* ***За терміном виконання*** *Звичайні безстрокові, термінові, дуже термінові.* ***За секретністю*** *Для службового користування, секретні, цілком секретні.* ***За терміном зберігання*** *Постійного зберігання, тривалого зберігання(понад 10р), тимчасового зберігання(до 10р)* - - Автобіографія - Резюме - Характеристика - Заява - Накази з особового складу - Контракт - Трудова книжка - Особова справа - Особовий листок з обліку кадрів - - Довідка - Доповідна та пояснювальна записка - Запрошення - Повідомлення - Оголошення - Протокол - Витяг з протоколу - Анотація, рецензія - Відгук - Службові листи - Звіт - Зведення - Телеграма, телефонограма, радіограма - Прес-реліз - Стаття - - Таблиця - Список - Акт - Доручення - Розписка