Chapitre 1: Problématique de la Gestion de Projet PDF

Table des matières 1 Problématique de la gestion de projet 3 1.1 Objectifs............................................... 3 1.2 Introduction........................

Table des matières 1 Problématique de la gestion de projet 3 1.1 Objectifs............................................... 3 1.2 Introduction............................................. 3 1.3 Définition d’un projet........................................ 3 1.4 Les caractéristiques d’un projet.................................. 4 1.5 Qu’est ce qu’un projet....................................... 5 1.6 Définitions normalisées....................................... 5 1.7 Gestion d’un projet......................................... 6 1.8 L’activité de gestion d’un projet.................................. 7 1.9 Définition normalisée de la gestion de projet.......................... 7 1.10 La gestion d’un projet système d’information.......................... 8 1.11 Les acteurs du projet........................................ 9 1.12 Maitrise d’ouvrage et système d’information.......................... 9 1.13 Conclusion.............................................. 10 1 2 TABLE DES MATIÈRES Chapitre 1 Problématique de la gestion de projet 1.1 Objectifs L’objectif de ce chapitre est de fournir une introduction sur la gestion de projets informatiques à savoir : — Définition du terme Projet. — Définition de ce qu’est la gestion de projet. — Gestion de projet système d’information. — Rôles et responsabilités des principaux acteurs impliqués dans le développement d’un projet. 1.2 Introduction — Les premières réflexions sur la conduite de projets (grands projets engagés dans les différents domaines industriels : aéronautiques, travaux publiques, armement) datent des années 50. — La conduite d’un projet correspond à une mise en œuvre d’une organisation méthodologique pour faire en sorte que l’ouvrage réalisé par le maître d’œuvre réponde aux attentes du maître d’ouvrage dans les contraintes de délai, coût et qualité. — L’objectif est de développer des techniques et des méthodes pour augmenter la maitrise des travaux et la coordination des différents corps métier. La formalisation mathématique des pro- blèmes de gestion pour prendre des décisions optimales. — Certaines offres variées de prestation comprenant la planification et la surveillance des délais et des coûts, la gestion de la qualité du projet, etc.... sont apparues. — Conclusion : Globalement, il y a absence de maitrise de projets.. 1.3 Définition d’un projet — Un projet est l’image plus ou moins précise d’un futur que l’on pense atteindre. — Un projet est défini comme un ensemble d’activités à effectuer pour atteindre un but défini de façon spécifique. — On le représente sous la forme d’un triangle : — Donc, un projet consiste à vouloir réaliser une idée ayant un caractère nouveau. 3 4 CHAPITRE 1. PROBLÉMATIQUE DE LA GESTION DE PROJET Objectif Moyens Délai F IGURE 1.1 – Triangle de projet. — Cette réalisation est unique, éphémère et il faut un certain temps pour la réaliser. — Comment réaliser l’idée en projet ? 1. Transformer l’idée en objectifs. — De techniques : ce qu’on veut faire. — De délai : en combien de temps. — De coût : avec quel budget. 2. Définir les moyens nécessaires. 3. Prévoir l’organisation et la gestion du projet. 1.4 Les caractéristiques d’un projet — Le projet a des enjeux importants : c’est le caractère stratégique d’un projet — Le caractère novateur : la démarche projet repose sur la créativité — Un cycle de vie borné : un début et une fin s’imposent — La multiplicité des intervenants : coopération, coordination et qualités relationnelles sont indis- pensables — Caractère aléatoire : existence d’éléments non maitrisables, liés aux facteurs humains et à la créativité du produit. — Plusieurs disciplines en cause et intérêts divergents (transversalité) : le projet est développé par plusieurs entreprises et/ou par plusieurs services d’une même entreprise. Les caractéristiques spécifiques aux projets informatiques — L’objet informatique produit est immatériel. — Finalité nouvelle est unique : mélange de «déjà fait» et «jamais fait». — Incertitude dans la réussite et dans les choix techniques, remise en cause des techniques, des délais et des coûts envisagés : — Modifications, causes de nombreux feedback. — Pour chaque partie d’un projet, les feedback entre études et réalisations sont inévitables. — Faisabilité, définition, conception, réalisation des différentes parties d’un projet s’imbriquent et se conditionnent du début à la fin. 1.5. QU’EST CE QU’UN PROJET 5 1.5 Qu’est ce qu’un projet — Le terme «Projet» fait référence à une activité unique et contrainte, réalisée pour atteindre un objectif. — Un objectif est toujours SMART Atteignable Mesurable Réaliste Spécifique SMART Temporel F IGURE 1.2 – SMART. 1. Spécifique (specific) : l’objectif doit être en lien direct avec le travail de la personne chargée de réaliser l’objectif, il doit être personnalisé. Par ailleurs, un objectif doit être simple à comprendre, clair, précis et compréhensible par la personne pour que soit efficace car la complexité ralen- tit l’action. De plus, il doit être compréhensible également par tous pour que l’objectif ait une légitimité aux yeux de tous. 2. Mesurable (Measurable) : un objectif mesurable doit être quantifié et qualifié. Pour réaliser un objectif, la définition d’un seuil est nécessaire afin de savoir quel le niveau à atteindre, la valeur de la mesure à atteindre ou à rencontrer. Il n’est pas possible de choisir un objectif que l’on ne peut quantifier ou qualifier par souci d’évaluation des moyens nécessaires pour l’atteindre. 3. Acceptable ou atteignable (Achievable) : il doit être partagé par les participants et orienté action, on dit parfois également Acceptable, atteignable et ambitieux, un objectif atteignable est un objectif suffisamment grand, ambitieux pour qu’il représente un défi et qu’il soit motivant. Par ailleurs cet objectif doit être atteignable et donc raisonnable favorisant ainsi l’adhésion des participants à ce dernier. Ainsi, l’objectif sera plus facilement accepté par chacun des acteurs. 4. Réaliste(Realistic) : il est réaliste pour lequel le seuil de réalisme est défini. C-à-d. un niveau pour lequel le défi motivera un grand nombre de participants et évitera au mieux l’abandon de certains participants au fur et à mesure de la progression de l’objectif. 5. Temporel (Time-bound) : un objectif temporellement défini est délimité dans le temps. L’ob- jectif doit être clairement défini. 1.6 Définitions normalisées — Définition : Un projet est un ensemble d’activités organisées en phases ou étapes et formant l’unité de gestion permettant la réalisation d’un objectif défini et précis. — Un projet est unique, il a une durée limitée et démarche (un début et une fin), comporte plusieurs activités distinctes et se termine par la mise en place d’un procédé (un système dans le domaine informatique) voire une annulation. 6 CHAPITRE 1. PROBLÉMATIQUE DE LA GESTION DE PROJET — Selon ISO 10006-2003 : Un projet est un processus unique, qui consiste en un ensemble d’ac- tivités coordonnées et maitrisées comportant des dates de début et de fin, entrepris dans le but d’atteindre un objectif conforme à des exigences spécifiques telles que les contraintes de délais, de coûts et de ressources. — Le référentiel du PMI (Project Management Institute), appelé Guide du PMBOK (Project Mana- gement Body of Knowledge) donne la définition suivante : Un projet est une entreprise tempo- raire décidé pour obtenir un produit ou un service unique. — AFITEP et AFNOR : définissent un projet comme un ensemble d’actions à réaliser pour satis- faire un objectif défini, dans le cadre d’une mission précise et pour la réalisation desquelles on a identifié non seulement un début, mais aussi une fin. Exemples : 1. Introduction d’un logiciel ERP (entreprise ressources planning) ou PGI (progiciel de gestion intégré) 2. Acquisition et mise en place d’un LAN dans une entreprise 3. Développement d’un logiciel spécifique, 4. Upgrade d’un parc de PCs à une nouvelle version de système d’exploitation (améliorer ou aug- menter en puissance) 1.7 Gestion d’un projet — La gestion d’un projet a pour but de mener un projet à son terme en organisant et en surveillant son déroulement. — Les trois aspects représentés par le triangle Projet doivent être mis sous contrôle. Chacun fait l’objet d’une gestion spécifique et qui prend en compte l’existence des deux autres. — Enjeux : Améliorer la qualité, diminuer les coûts et maitriser les délais. D’où le triangle gestion de projet suivant : Gestion de la production Gestion des ressources Gestion du temps F IGURE 1.3 – Le triangle de gestion de projet. — Le délai donne lieu à la gestion du temps dont le rôle est définir le parcours et de le jalonner, d’établir des calendriers et de maitriser la consommation de l’enveloppe temps. — Les moyens affectés constituent le budget du projet qui est transformé en travail, locaux, maté- riel, temps machine, déplacement, etc. — Cette transformation nécessite une gestion des ressources portant sur les ressources humaines et les moyens matériels. 1.8. L’ACTIVITÉ DE GESTION D’UN PROJET 7 — L’objectif du projet doit à son terme être concrétisé par une ou plusieurs fournitures. Ce sommet donne naissance à la gestion de la production, qui a pour but de suivre et diriger l’avancement vers l’objectif tout au long du projet. 1.8 L’activité de gestion d’un projet L’activité de gestion de projet peut être décomposée en trois activités principales autour de la pro- duction proprement dite : 1. Analyser : — Déterminer le chemin que l’on va emprunter pour avancer vers l’objectif. — Étudier les caractéristiques du projet, son contexte, les risques qui les menaces et l’état de son avancement. D’où un découpage du projet en activités à entreprendre et à une estimation de l’effort est nécessaire. 2. Organiser : — Repérer les contraintes d’enchainement entre les tâches afin de les ordonnancer (établir un calendrier). — L’ organisation recouvre la constitution d’une équipe et la prise en compte des relations avec tous les partenaires. 3. Piloter : — Suivre l’avancement du projet, en quantité et en qualité ainsi que l’analyse et le traitement de l’écart avec ce qui est prévu, les orientations et les décisions à prendre ou à faire prendre. — Inclure la gestion de l’équipe et la gestion des conflits.. Un projet est managé du début jusqu’à la fin ce qui explique la boucle de rétroaction (Voire la figure ci-dessous) Analyser Organiser Produire Piloter F IGURE 1.4 – La boucle de rétroaction. 1.9 Définition normalisée de la gestion de projet — Le référentiel de l’IPMA (International Project Management Association, basée en Suisse, est une fédération d’associations locales, dont par exemple l’AFITEP est le représentant pour la France, la GPM pour l’Allemagne,...) donne la définition de l’ensemble des activités de gestion de projet. 8 CHAPITRE 1. PROBLÉMATIQUE DE LA GESTION DE PROJET — La gestion de projet consiste à planifier, organiser, suivre et maitriser tous les aspects du projet ainsi que la motivation de tous ceux qui sont impliqués dans le projet, de façon à atteindre les objectifs de façon sûre et dans les critères définis de coûts, délais et performance. — La gestion est une responsabilité du chef de projet et se compose de quatre activités, pouvant correspondre à une fonction : 1. La direction de projet : est exercée par le chef de projet et sert à : — Fixer les objectifs, la stratégie et les moyens — Coordonner les actions successives. — Maitriser, modifier l’itinéraire et l’horaire si un des objectifs évolue. — Optimiser la répartition des ressources en vue d’arriver à une solution optimale. 2. La gestion de projet : est effectuée afin d’accomplir la direction du projet (analyser les risques, estimer la charge, organiser le travail, le planifier et le suivre). 3. L’activité de maitrise : correspond à des tâches qui ont été extraites de la gestion de projet et qui sont centrées sur une préoccupation ( la maitrise de la qualité, par exemple). 4. L’activité de pilotage : est une activité périodique d’orientation du projet faite par le comité de pilotage (si elle est isolée de la fonction de direction de projet). — Enfin, la gestion d’un projet est un processus difficile à maîtriser à cause des facteurs (de risque) suivants : — coûts et délais à respecter. — technologies à maîtriser. — ressources humaines à gérer. 1.10 La gestion d’un projet système d’information — Définition : un système d’information est un ensemble organisé de ressources : matériel, logiciel ; personnel, données, procédures... permettant d’acquérir, de traiter, stocker, communiquer des informations (sous formes données, textes, images, sons..) dans des organisations. — Caractéristiques : Le triplet (objectif, délai, moyens) dans le domaine des systèmes d’information présente trois caractéristiques : — Il y a interaction entre l’objectif d’une part et les moyens/délais d’autre part. — L’objectif d’un projet n’est parfaitement défini qu’à l’achèvement du projet. — Le développement d’un système d’information se déroule dans une organisation. — Objectifs des projets systèmes d’information : 1. Productivité administrative : possible grâce à l’automatisation d’une partie des tâches qui contribue à la diminution de la main d’œuvre. 2. Aide au management : en bâtissant une mémoire de l’organisation et de ce qui l’entoure à partir de laquelle on pourra construire des tableaux de bord, faire des analyses, etc. 3. Efficacité opérationnelle : le meilleur fonctionnement est obtenu par l’usage créatif des tech- nologies de l’information et de la communication. 4. Evolutivité : un système flexible peut être modifié en cas d’évolution des contraintes et/ou de stratégies. 5. Utilisation d’une nouvelle technologie : pour obtenir un «effet vitrine» vis-à-vis de l’exté- rieur. Un délai court est un élément essentiel de la réussite du projet. 1.11. LES ACTEURS DU PROJET 9 1.11 Les acteurs du projet 1. La maîtrise d’ouvrage ou le maître d’ouvrage (MOA) : est le donneur d’ordre au profit duquel l’application est conçue. Ses rôles sont : — Décrire les besoins et définir le cahier des charges. — Établir le financement et le planning général des projets. — Fournir les spécifications fonctionnelles générales et valider la recette. — Assurer la responsabilité de pilotage du projet dans ses grandes lignes. — Adapter le périmètre fonctionnel en cas de retard afin de respecter la date de la livraison. 2. La maîtrise d’œuvre ou le maître d’œuvre (MOE) : répond au programme fonctionnel déterminé par la maîtrise d’ouvrage en proposant une solution qui permette la réalisation de ce programme tout en respectant les contraintes préétablies (moyens, budget, planning,...). Ses rôles sont : — Conseiller la maîtrise d’ouvrage. — Participer à la conception de l’application. — Garantir la bonne réalisation technique de la solution proposée. — Vérifier la qualité de la réalisation (recette). Système informatique Système informatique Maitre d’ouvrage Partenariat Maitre d’oeuvre - Décide les investissements. - Propose/chiffre la partie - Exprime ses besoins. informatique de la solution. - Arbitre entre solutions. - Conçoit la solution retenue. - Responsable de la bonne fin - Réalise alerte. de projet. - Est le responsable de la - Confie aux maitre d’œuvre. cohérence et de la pérennité. - Conduit le changement. - Exploite. - Finance. - Facture la MOA. F IGURE 1.5 – Les acteurs du projet. 1.12 Maitrise d’ouvrage et système d’information Maitrise d’ouvrage — Propriétaire du système construit ou corrigé par le projet et est responsable de son financement. — Assume l’entière responsabilité du fonctionnement futur de ce système. — Délimite le champ du projet, et spécifie les résultats à produire. — Définit les objectifs assignés au MOE. — Précise éventuellement les contraintes réglementaires calendaires et budgétaires. — Valide les propositions faites par la MOE. — Préside le comité de pilotage s’il existe. 10 CHAPITRE 1. PROBLÉMATIQUE DE LA GESTION DE PROJET — Fait appel à une ou plusieurs cellules d’assistance : — Dans ses relations avec la MOE aux plans de l’expertise technique et l’expertise fonctionnelle. — Dans ses relations avec les directions de l’entreprise concernées par ce projet. — Dans ses relations avec les partenaires extérieurs (fournisseurs, sous-traitants, organisme de financement...). Maitre d’œuvre — Elle a la responsabilité de construire un système répondant aux besoins des utilisateurs avec le souci : — De respecter les contraintes fixées par le MOA (délais, budget, qualité...) — D’assurer la cohérence de ce système avec l’ensemble du SI de l’entreprise. — De respecter les règles d’ingénierie de l’entreprise. — Elle définit et choisit les méthodes et moyens nécessaires. 1.13 Conclusion Un projet regroupe de nombreuses activités. Il doit concilier : — Les objectifs fonctionnels. — Les spécifications (Aspects techniques). — Les contraintes temporelles. — Les contraintes budgétaires. — Les contraintes matérielles (Ressources allouées). Les principaux acteurs impliqués dans le développement d’un projet sont le maitre d’œuvre et le maitre d’ouvrage dont chacun un rôle spécifique.