Applicazione della formattazione condizionale PDF

Applicazione della formattazione condizionale La "formattazione condizionale" in Excel è uno strumento che consente di applicare formati specifici (come colori, bordi, font) alle celle in base a determinate condizioni o criteri preimpostati. È utile per evidenziare dati che soddisfano certi requisit...

Applicazione della formattazione condizionale La "formattazione condizionale" in Excel è uno strumento che consente di applicare formati specifici (come colori, bordi, font) alle celle in base a determinate condizioni o criteri preimpostati. È utile per evidenziare dati che soddisfano certi requisiti, rendendo più semplice l'analisi e la visualizzazione delle informazioni. Come funziona? 1. Definizione del criterio: Puoi impostare una regola che determina quando e come applicare la formattazione. Ad esempio: ○ Valori maggiori di un certo numero. ○ Celle che contengono una parola o una data specifica. ○ Duplicate, valori più alti/più bassi, ecc. 2. Applicazione di un formato: Quando i dati in una cella rispettano il criterio, Excel applica automaticamente il formato scelto: ○ Cambia il colore dello sfondo o del testo. ○ Aggiunge icone, barre dati o scale di colore. Esempi pratici Valori alti o bassi: Evidenziare in rosso i valori sotto una certa soglia e in verde quelli sopra un'altra. Scadenze: Colorare in giallo le date che si avvicinano alla scadenza e in rosso quelle passate. Duplicate: Segnalare con un colore le voci duplicate in un elenco. Dove trovarla 1. Seleziona un intervallo di celle. 2. Vai alla scheda Home. 3. Clicca su Formattazione Condizionale. 4. Scegli una regola predefinita o creane una personalizzata. La formattazione condizionale è uno strumento potente per rendere i dati più chiari e comunicativi senza doverli modificare manualmente! Funzioni condizionali Le funzioni condizionali in Excel sono funzioni che eseguono calcoli o restituiscono risultati basati su condizioni specifiche. Queste funzioni permettono di creare logiche condizionali (del tipo "se accade X, allora fai Y, altrimenti fai Z") utili per analizzare e manipolare i dati. Funzioni condizionali principali 1. SE (IF) È la funzione condizionale di base che verifica una condizione e restituisce un risultato diverso in base al fatto che la condizione sia vera o falsa. ○ Sintassi: =SE(condizione; valore_se_vero; valore_se_falso)  ○Esempio: Se nella cella A1 c'è un numero maggiore di 10, scrivi "OK", altrimenti scrivi "NO". =SE(A1>10; "OK"; "NO") 2. SE con condizioni multiple ○ SE nidificati: Per valutare più condizioni. Esempio: Se il valore di A1 è maggiore di 10 scrivi "Alto", se è maggiore di 5 scrivi "Medio", altrimenti "Basso". =SE(A1>10; "Alto"; SE(A1>5; "Medio"; "Basso")) ○ SE.CON.VALORI (IFS): Una versione semplificata per valutare molte condizioni. Sintassi: =SE.CON.VALORI(condizione1; risultato1; condizione2; risultato2;...) Esempio: =SE.CON.VALORI(A1>10; "Alto"; A1>5; "Medio"; VERO; "Basso") 3. E (AND) e O (OR) Vengono usate per combinare più condizioni. ○ Esempio con SE + E: Se A1 è maggiore di 10 e B1 è minore di 5, scrivi "OK". =SE(E(A1>10; B110; B1 Valori, Excel incolla solo i dati grezzi (valori) delle celle copiate, eliminando le formule, la formattazione o altri elementi associati. Quando usare Incolla Valori? 1. Per rimuovere le formule: Copia i risultati calcolati da una formula (es. =A1+B1) e incolla solo il valore risultante nella cella di destinazione. 2. Per sostituire dati mantenendo la formattazione della cella di destinazione: In questa modalità, incolli solo i dati senza sovrascrivere colori, bordi o font esistenti. 3. Per bloccare valori generati dinamicamente: Blocca numeri o testi generati da formule o riferimenti che potrebbero cambiare con ulteriori modifiche. Come usare Incolla Speciale > Valori? 1. Copia i dati: Seleziona la cella o l'intervallo da copiare e premi CTRL+C (o usa il comando Copia nella scheda Home). 2. Posizionati nella cella di destinazione: Clicca nella cella dove vuoi incollare i valori. 3. Apri Incolla Speciale: ○ Vai alla scheda Home > gruppo Appunti > clicca sulla freccia del pulsante Incolla, quindi scegli Incolla Speciale. ○ Oppure usa la scorciatoia: clicca con il tasto destro > seleziona Incolla Speciale. 4. Scegli "Valori": ○ Nella finestra Incolla Speciale, seleziona Valori e premi OK. ○ In alternativa, usa l'opzione rapida "Incolla Valori" dal menu contestuale. Altre opzioni di "Incolla Speciale" correlate: 1. Valori e Formattazione Numerica: Incolla i valori mantenendo la formattazione numerica originale (es. valuta, percentuale). 2. Formule e Valori: Copia solo le formule mantenendo il risultato attuale dei calcoli. 3. Incolla con Trasposizione: Consente di ruotare righe in colonne (e viceversa) mentre incolli i valori. 4. Somma, Sottrai, Moltiplica, Dividi: Esegue operazioni matematiche tra i dati incollati e quelli presenti nella cella di destinazione. 5. Valori senza Bordi: Incolla solo i valori rimuovendo bordi applicati nelle celle di origine. Differenza tra "Incolla Speciale > Valori" e normale Incolla:  Normale Incolla Incolla Speciale > Valori Copia tutto (formule, formattazione, valori). Copia solo il risultato numerico o testuale delle celle. Include bordi, colori e stili di testo. Non trasferisce nessuna formattazione. Mantiene riferimenti di formula. Rimuove tutte le formule, lasciando solo i risultati. Eliminazione dei duplicati da un elenco di valori Eliminare i duplicati da un elenco di valori in Excel è un'operazione semplice che può essere fatta attraverso strumenti specifici o funzioni manuali. Di seguito ti spiego le varie modalità: Metodo 1: Strumento "Rimuovi Duplicati" Questo è il metodo più rapido per eliminare i duplicati da una tabella o un elenco. 1. Seleziona i dati: Evidenzia l'intervallo che contiene i valori (incluso l'intestazione, se presente). 2. Vai alla scheda Dati: ○ Clicca su Dati nella barra multifunzione. ○ Seleziona Rimuovi Duplicati. 3. Configura l'eliminazione dei duplicati: ○ Seleziona quali colonne considerare (se hai più colonne). ○ Spunta la casella I miei dati hanno intestazioni se l’elenco include un’intestazione. 4. Premi OK: Excel eliminerà i duplicati e ti mostrerà quanti ne sono stati rimossi. Metodo 2: Utilizzo di una Tabella Convertendo un elenco in tabella, puoi gestire meglio i duplicati. 1. Crea una tabella: Seleziona i dati, vai su Inserisci > Tabella. 2. Segui i passaggi dello strumento Rimuovi Duplicati direttamente dalla tabella. Metodo 3: Filtri avanzati Per chi vuole mantenere il controllo sui dati eliminati. 1. Seleziona i dati: Evidenzia i valori e vai alla scheda Dati. 2. Applica un filtro avanzato: ○ Clicca su Avanzate nel gruppo Strumenti Dati. ○ Nella finestra, scegli Copia in un'altra posizione. 3. Configura il filtro: ○ Seleziona l'intervallo originale come origine. ○ Specifica una cella di destinazione per il nuovo elenco. ○ Spunta Solo record univoci. 4. Premi OK: I valori univoci saranno copiati nella posizione scelta. Metodo 4: Utilizzo di funzioni (manuale) Se vuoi eliminare duplicati senza usare strumenti automatici, puoi identificare i valori univoci con formule. 1. CONTA.SE per identificare duplicati: ○ In una colonna adiacente, usa la formula: =CONTA.SE($A$1:$A$100; A1) Dove $A$1:$A$100 è l'intervallo da analizzare e A1 è la cella corrente. ○ Valori >1 indicano duplicati. EXCURSUS: Perché usare "$" in =CONTA.SE? 2. La parte $A$1:$A$100 deve rimanere fissa perché rappresenta l’intervallo su cui si desidera contare i valori, indipendentemente da dove la formula venga copiata o spostata. 3. La parte A1 (senza "$") è un riferimento relativo e deve cambiare dinamicamente per adattarsi alla riga corrente (es., A2, A3, ecc.). 4. Filtra e cancella: ○ Applica un filtro sui risultati per isolare i duplicati (valori >1). ○ Cancella le righe duplicate. Metodo 5: Power Query (per dataset complessi) Se lavori con dati più strutturati, puoi usare Power Query per gestire i duplicati.  1. Importa i dati in Power Query: ○ Vai su Dati > Recupera e Trasforma Dati > Da Tabella/Intervallo. 2. Rimuovi i duplicati: ○ All’interno di Power Query, usa il comando Rimuovi Duplicati. 3. Carica i dati puliti: ○ Salva i dati aggiornati cliccando su Chiudi e Carica. Cosa considerare quando elimini duplicati Backup: Fai sempre una copia dei dati prima di eliminare duplicati. Unicità su più colonne: Se hai più colonne, verifica che i duplicati siano considerati in base a tutti i campi. Formattazione: L’eliminazione di duplicati rimuove anche i formati applicati (es. colori o bordi personalizzati). Con questi metodi, puoi eliminare duplicati mantenendo pieno controllo sui tuoi dati! Creazione e gestione di elenchi personalizzati 1. Accedi alle opzioni di Excel: ○ Vai su File > Opzioni (o Strumenti > Opzioni su alcune versioni di Excel). ○ Seleziona la scheda Avanzate. ○ Cerca la sezione Generale e clicca su Modifica elenchi personalizzati.... 2. Definisci l'elenco: ○ Nella finestra Elenchi personalizzati, puoi: Selezionare un elenco già esistente (ad esempio, giorni della settimana o mesi). Creare un nuovo elenco: Nel campo Immettere voci elenco, digita gli elementi separati da virgole o vai a capo dopo ogni voce. Esempio: Marketing, Vendite, Amministrazione, Produzione. Clicca su Aggiungi. 3. Importare da un intervallo di celle (opzionale): ○ Se hai già i dati in una tabella, clicca su Importa nella finestra "Elenchi personalizzati". ○ Seleziona l'intervallo di celle contenente i valori da utilizzare come elenco e premi OK. 4. Salva e utilizza: ○ Premendo OK, il nuovo elenco è salvato e sarà disponibile per usi futuri. Analisi dei dati utilizzando lo strumento Subtotali (con più tipi di calcolo, su più colonne) L'analisi dei dati utilizzando lo strumento Subtotali in Excel permette di calcolare riepiloghi (somme, medie, conteggi, ecc.) per gruppi specifici di dati organizzati in un elenco o tabella. Questo strumento è particolarmente utile per analizzare rapidamente dati raggruppati senza bisogno di scrivere formule complesse. Preparare i dati per i Subtotali 1. Assicurati che i dati siano organizzati correttamente: ○ Deve esistere una struttura a tabella con colonne di intestazione. ○ I dati devono essere ordinati in base alla colonna o alle colonne su cui vuoi calcolare i subtotali. Per ordinare: Vai su Dati > Ordina e seleziona la colonna su cui desideri raggruppare. Come utilizzare i Subtotali 1. Seleziona i dati: Evidenzia l'intervallo di celle con i dati (inclusi i titoli). 2. Apri il comando Subtotali: Vai su Dati > Subtotali (gruppo "Strumenti Struttura"). 3. Configura i subtotali: ○ A ogni cambio in: Seleziona la colonna in cui desideri creare i gruppi (es., "Reparto" o "Categoria"). ○ Usa funzione: Scegli il tipo di calcolo da eseguire (es., Somma, Conteggio, Media, Max, Min). ○ Aggiungi subtotali a: Seleziona una o più colonne numeriche su cui desideri applicare il calcolo. ○ Clicca su OK per applicare i subtotali. Opzioni avanzate dei Subtotali 1. Più tipi di calcolo: Per aggiungere più tipi di calcoli (es., somma e media contemporaneamente): ○ Dopo aver creato il primo totale, riapri lo strumento Subtotali. ○ Seleziona una funzione diversa nella sezione "Usa funzione". ○ Spunta la casella Non sostituire subtotali esistenti per aggiungere nuovi calcoli senza eliminare quelli già presenti.  2. Subtotali su più colonne: Se vuoi calcolare subtotali per più colonne, spunta le caselle relative alle colonne numeriche desiderate nella sezione "Aggiungi subtotali a". Excel applicherà lo stesso tipo di calcolo a tutte le colonne selezionate. Cosa succede quando applichi Subtotali? Excel raggruppa automaticamente i dati e aggiunge una nuova riga per ciascun gruppo con il risultato del calcolo. La struttura diventa organizzata per livelli (visibile tramite pulsanti 1, 2, 3 sulla sinistra del foglio): ○ Livello 1: Totale generale. ○ Livello 2: Subtotali per ciascun gruppo. ○ Livello 3: Mostra tutti i dati. Modifica o rimozione dei Subtotali Modifica i Subtotali: Basta riapplicare il comando Subtotali, cambiando le configurazioni. I nuovi calcoli sostituiranno quelli precedenti (se la casella "Non sostituire subtotali esistenti" non è selezionata). Rimuovi i Subtotali: Vai su Dati > Subtotali e clicca su Rimuovi tutto. Esempio pratico con più calcoli e colonne Scenario: Analisi vendite per categorie e regioni Immagina un elenco di dati con colonne: Categoria | Regione | Vendite | Profitti Procedura: 1. Ordina i dati per Categoria e successivamente per Regione. 2. Vai su Dati > Subtotali. 3. Configura: ○ A ogni cambio in: Categoria. ○ Usa funzione: Somma. ○ Aggiungi subtotali a: Vendite e Profitti. ○ Premi OK. 4. Aggiungi un altro tipo di calcolo: ○ Riapplica lo strumento Subtotali. ○ Usa funzione: Media.  ○ Non sostituire subtotali esistenti. Risultato: Avrai subtotali per vendite e profitti (sia somma che media) per ciascuna categoria. I totali generali verranno calcolati automaticamente. I Subtotali in Excel sono uno strumento potente e flessibile per sintetizzare grandi quantità di dati senza dover creare calcoli manualmente o tabelle pivot. Tabelle pivot Perché utilizzare una tabella pivot? 1. Riepilogare dati: Puoi calcolare somme, medie, conteggi o trovare il valore massimo/minimo di un insieme di dati. 2. Analisi dinamica: Ti consente di "spostare" campi e modificare il layout per visualizzare i dati da diverse prospettive. 3. Filtrare e raggruppare informazioni: Puoi filtrare dati, raggrupparli per intervalli di tempo, categorie o altre dimensioni. 4. Esplorazione rapida: Con pochi clic, puoi creare tabelle pronte per l'analisi, senza dover inserire manualmente formule complesse. Quando usare una tabella pivot? Hai un grande volume di dati da analizzare. Vuoi rilevare tendenze o pattern (es. vendite per mese, profitti per regione). Hai bisogno di eseguire analisi interattive per rispondere a domande come: ○ Quanto abbiamo venduto per prodotto/paese? ○ Quale mese ha generato più entrate? ○ Quali dipendenti hanno raggiunto le loro quote? Elementi principali di una tabella pivot Campi delle colonne e righe: Dati organizzati in categorie (es., prodotto, regione, mese). Valori: Le metriche da calcolare (es., somma delle vendite, conteggio delle transazioni). Filtri: Aggiungono la possibilità di mostrare solo i dati che ti interessano (es., dati per un anno specifico). Segmenti e grafici pivot: Filtri visivi o grafici dinamici collegati alla tabella pivot.