Microsoft PowerPoint 2010 Hướng Dẫn Sử Dụng PDF

Tự học Microsoft PowerPoint 2010 Nội dung đầy đủ Trình bày trực quan Hướng dẫn từng bước Vừa học vừa làm Trang 1 Mục lục Chương 1 Giới thiệu PowerPoint 2010..................................................................

Tự học Microsoft PowerPoint 2010 Nội dung đầy đủ Trình bày trực quan Hướng dẫn từng bước Vừa học vừa làm Trang 1 Mục lục Chương 1 Giới thiệu PowerPoint 2010................................................................ 11 1. Các điểm mới trong PowerPoint 2010................................................................................... 12 Ribbon mới............................................................................................................................. 12 Tab File thay cho nút Office................................................................................................... 13 Hỗ trợ làm việc cộng tác......................................................................................................... 13 Nhóm các slide vào các phần trong bài thuyết trình............................................................... 14 Trộn và so sánh nội dung của các bài thuyết trình.................................................................. 15 Hỗ trợ vừa soạn thảo vừa chạy thuyết trình trên cùng một màn hình..................................... 15 Biên soạn bài thuyết trình mọi lúc mọi nơi............................................................................. 16 Nhúng, hiệu chỉnh và xem video trong bài thuyết trình......................................................... 16 Tích hợp sẵn tính năng chuyển sang định dạng PDF/XPS..................................................... 19 Chụp ảnh màn hình................................................................................................................. 20 Thêm nhiều hiệu ứng độc đáo cho hình ảnh........................................................................... 20 Xóa các phần không cần thiết trong hình................................................................................ 20 Hỗ trợ tùy biến Ribbon........................................................................................................... 21 Nâng cấp SmartArt................................................................................................................. 22 Nhiều hiệu ứng chuyển slide mới........................................................................................... 22 Sao chép hiệu ứng................................................................................................................... 22 Tăng tính di động cho các bài thuyết trình............................................................................. 23 Broadcast bài thuyết trình....................................................................................................... 23 Biến con trỏ chuột thành con trỏ laser.................................................................................... 24 2. Khởi động và thoát Microsoft PowerPoint 2010.................................................................... 25 Khởi động PowerPoint 2010................................................................................................... 25 Thoát PowerPoint.................................................................................................................... 25 3. Tìm hiểu các thành phần trên cửa sổ chương triǹ h Microsoft PowerPoint............................ 26 4. Thay đổ i kiể u hiể n thi ̣trong cửa sổ chương triǹ h................................................................... 29 5. Tùy biến thanh lệnh truy cập nhanh....................................................................................... 32 6. Phóng to/thu nhỏ cửa sổ làm việc........................................................................................... 33 Trang 2  7. Thanh thước ngang và do ̣c..................................................................................................... 34 8. Các đường lưới....................................................................................................................... 35 9. Đường trợ giúp khi vẽ............................................................................................................ 36 10. Xem bài thuyết trình ở các chế đô ̣ màu sắc khác nhau......................................................... 37 11. Xem cùng một bài thuyết trình trong nhiều cửa sổ.............................................................. 38 12. Sắ p xế p các cửa sổ................................................................................................................ 38 13. Chuyể n đổi qua la ̣i giữa các cửa sổ...................................................................................... 39 14. Sử du ̣ng triǹ h trơ ̣ giúp........................................................................................................... 39 15. Hỏi đáp................................................................................................................................. 41 Câu 1. Hãy tùy biến thanh lệnh truy cập nhanh (QAT)?........................................................ 41 Câu 2. Tạo một tab lệnh mới trên Ribbon tên là “Lệnh của tui” như hình sau:..................... 44 Câu 3. Xin cho biết cách nào di chuyển các tùy biến trong Ribbon và QAT sang Office ở máy tính khác?........................................................................................................................ 47 Câu 4. Cho biết cách thay đổi một số tùy chỉnh trong chương trình PowerPoint?................ 48 Câu 5. Làm sao ẩn hoặc hiện các thông báo trên thanh trạng thái?........................................ 50 Chương 2 Tạo bài thuyết trình cơ bản................................................................. 51 1. Tạo bài thuyết trình................................................................................................................ 52 Tạo bài thuyết trình rỗng......................................................................................................... 52 Tạo bài thuyết trình từ mẫu có sẵn.......................................................................................... 53 Tạo bài thuyết trình từ một bài có sẵn.................................................................................... 56 Tạo nhanh các slide thuyết trình từ tê ̣p dàn bài...................................................................... 56 2. Lưu bài thuyết trình................................................................................................................ 57 Lưu bài thuyết trình lần đầu tiên............................................................................................. 57 Lưu bài thuyết trình các lần sau.............................................................................................. 58 Lưu bài thuyết trình ở các định dạng khác.............................................................................. 59 Chuyển bài thuyết trình sang định dạng video........................................................................ 62 Chuyể n PowerPoint sang đinh ̣ da ̣ng PDF và XPS.................................................................. 64 Tùy chọn lưu trữ..................................................................................................................... 66 3. Bảo vệ bài thuyết trình bằng mật mã...................................................................................... 68 Thiết lập mật mã bảo vệ.......................................................................................................... 68 Trang 3  Gỡ bỏ mật mã khỏi bài thuyết trình........................................................................................ 71 4. Tăng cường độ an toàn cho PowerPoint với tính năng File Block Settings........................... 72 5. Các thao tác với slide.............................................................................................................. 73 Chèn slide mới........................................................................................................................ 74 Sao chép slide......................................................................................................................... 75 Thay đổi bố trí cho slide......................................................................................................... 76 Thay đổi vị trí các slide........................................................................................................... 76 Xóa slide................................................................................................................................. 77 Phục hồi slide về thiết lập bố trí mặc định.............................................................................. 78 Nhóm các slide vào các phầ n.................................................................................................. 78 Đặt tên cho phầ n..................................................................................................................... 79 Xóa phầ n................................................................................................................................. 79 6. Mở và đóng bài thuyết trình................................................................................................... 80 Mở lại bài thuyết trình đang lưu trên đĩa................................................................................ 80 Đóng bài thuyết trình.............................................................................................................. 82 7. Hỏi đáp................................................................................................................................... 83 Câu 1. Tạo bài thuyết trình mới từ tê ̣p Outline?..................................................................... 83 Câu 2. Cho biết cách sao chép slide giữa các bài thuyết trình?.............................................. 85 Chương 3 Xây dựng nội dung bài thuyết trình................................................... 89 1. Tạo bài thuyết trình mới......................................................................................................... 90 2. Tạo slide tiêu đề...................................................................................................................... 92 3. Tạo slide chứa văn bản........................................................................................................... 94 4. Tạo slide có hai cột nội dung.................................................................................................. 95 5. Chèn hình vào slide................................................................................................................ 98 6. Chèn hình từ Clip Art vào slide............................................................................................ 100 7. Chụp hình màn hình đưa vào slide....................................................................................... 102 8. Chèn thêm Shape, WordArt và Textbox vào slide............................................................... 104 9. Chèn SmartArt vào slide....................................................................................................... 105 10. Nhúng âm thanh vào slide.................................................................................................. 111 Trang 4  11. Nhúng đoạn phim vào slide................................................................................................ 113 12. Chèn đoạn phim trực tuyến vào slide................................................................................. 115 13. Chèn bảng biểu vào slide.................................................................................................... 118 14. Chèn biểu đồ vào slide........................................................................................................ 121 15. Hỏi đáp............................................................................................................................... 125 Câu 1. Trình bày cách chèn một bảng biểu từ Excel vào PowerPoint dạng liên kết?.......... 125 Câu 2. Cho biết cách tạo nhanh một Photo Album từ bộ sưu tập hình bằng chương trình PowerPoint 2010?................................................................................................................. 127 Câu 3. Thiết lập thuộc tính mặc định về đường kẻ (outline) và màu nền (fill) của shape trên slide như thế nào?................................................................................................................. 129 Câu 4. Tạo các công thức trong PowerPoint như thế nào?................................................... 131 Chương 4 Tuỳ biến, hiệu chỉnh bài thuyết trình............................................... 135 1. Sử dụng các mẫu định dạng.................................................................................................. 136 Áp dụng theme có sẵn cho bài thuyết trình........................................................................... 136 Tùy biến Theme.................................................................................................................... 138 2. Sử dụng hình và màu làm nền cho slide............................................................................... 141 Dùng hình làm nền cho slide................................................................................................ 142 Dùng màu làm nền cho slide................................................................................................. 144 Tô nền slide kiểu Gradient.................................................................................................... 145 Xóa hình nền và màu nền đã áp dụng cho slide.................................................................... 146 3. Làm việc với Slide Master.................................................................................................... 147 Sắp xếp và định dạng placeholder trên các slide master....................................................... 148 Thêm và xóa placeholder...................................................................................................... 149 Chèn và xóa bố trí slide........................................................................................................ 150 Chèn và xóa slide master...................................................................................................... 152 Áp dụng theme và nền cho slide master............................................................................... 153 Thiết lập kích thước và chiều hướng của slide..................................................................... 154 Đóng cửa sổ slide master trở về chế độ soạn thảo................................................................ 155 4. Định dạng văn bản................................................................................................................ 156 Sao chép định dạng............................................................................................................... 157 5. Định dạng hình, SmartArt, Shape, WordArt, Video............................................................ 159 Trang 5  Xoay...................................................................................................................................... 159 Cắt tỉa.................................................................................................................................... 161 Di chuyển.............................................................................................................................. 163 Thay đổi kích thước.............................................................................................................. 164 Thêm chú thích cho các đối tượng trên slide........................................................................ 165 Hiệu chỉnh hình ảnh.............................................................................................................. 166 Thay đổi kiểu định dạng đường kẻ và màu nền của Shape................................................... 171 Thay đổi kiểu WordArt......................................................................................................... 174 Áp dụng kiểu định dạng và hiệu ứng cho SmartArt............................................................. 175 Cắt và nén media................................................................................................................... 177 6. Định dạng bảng biểu............................................................................................................. 180 Thay đổi kiểu định dạng của bảng........................................................................................ 180 Thêm hoặc xóa dòng, cột của bảng....................................................................................... 181 7. Định dạng đồ thị................................................................................................................... 182 Cập nhật thông tin cho đồ thị................................................................................................ 182 Tùy biến định dạng đồ thị..................................................................................................... 183 8. Tồ chức các slide trong bài thuyết trình............................................................................... 185 9. Hỏi đáp................................................................................................................................. 187 Câu 1. Cho biết cách áp dụng nhiều Theme khác nhau trong một bài thuyết trình?............ 187 Câu 2. Cho biết cách sao chép nhanh tất cả các hình có trong bài thuyết trình.................... 189 Câu 3. Hướng dẫn cách tạo watermarke cho các slide?........................................................ 192 Câu 4. Xin cho biết cách tạo một mẫu template?................................................................. 197 Chương 5 Làm việc với các hiệu ứng, hoạt cảnh.............................................. 202 1. Hiệu ứng cho văn bản........................................................................................................... 204 Các tùy chọn hiệu ứng nâng cao cho văn bản....................................................................... 207 2. Sao chép hiệu ứng................................................................................................................. 211 3. Sắp xếp trình tự thực thi hiệu ứng cho................................................................................. 212 4. Hiệu ứng cho hình ảnh, shape.............................................................................................. 213 Áp dụng hiệu ứng.................................................................................................................. 213 Các tùy chọn hiệu ứng nâng cao cho hình ảnh..................................................................... 214 Hiệu ứng di chuyển đối tượng theo đường đi dựng sẵn........................................................ 215 Trang 6 5. Hiệu ứng cho SmartArt......................................................................................................... 218 Áp dụng hiệu ứng cho SmartArt kiểu danh sách.................................................................. 218 Áp dụng hiệu ứng cho SmartArt kiểu Picture....................................................................... 219 6. Thiết lập hiệu ứng và tùy chọn cho âm thanh và đoạn phim................................................ 220 Thêm và xóa bookmark........................................................................................................ 220 Thiết lập các tùy chọn cho âm thanh.................................................................................... 221 Thiết lập các tùy chọn cho phim........................................................................................... 224 Sử dụng trigger..................................................................................................................... 226 7. Hiệu ứng cho bảng biểu........................................................................................................ 227 8. Hiệu ứng cho đồ thị.............................................................................................................. 228 9. Xóa bỏ hiệu ứng của các đối tượng trên slide...................................................................... 230 10. Hiệu ứng chuyển slide........................................................................................................ 231 Áp dụng hiệu ứng chuyển slide............................................................................................ 231 Xóa bỏ hiệu ứng chuyển slide............................................................................................... 232 11. Tự động hoá bài thuyết trình.............................................................................................. 233 12. Tạo các siêu liên kết và các nút lệnh điều hướng trong bài thuyết trình............................ 235 Liên kết đến một slide khác trong cùng bài thuyết trình....................................................... 235 Liên kết đến một slide khác bài thuyết trình......................................................................... 236 Liên kết đến một địa chỉ thư điện tử..................................................................................... 238 Tạo liên kết đến điạ chỉ Web hoă ̣c máy chủ FTP.................................................................. 239 Tạo liên kết đến tệp đang lưu trên đĩa hoặc trên mạng nội bộ.............................................. 241 Liên kế t đế n mô ̣t ứng du ̣ng và ta ̣o mô ̣t tài liê ̣u mới.............................................................. 244 Thay đổi màu của đoạn văn bản có siêu liên kết.................................................................. 245 Nhấn mạnh hyperlink với âm thanh...................................................................................... 246 Hiê ̣u chỉnh hoă ̣c xóa hyperlink............................................................................................. 247 13. Hỏi đáp............................................................................................................................... 249 Câu 1. Trình bày cách thiết lập nhanh các hiệu ứng cho tất cả các slide?............................ 249 Câu 2. Trình bày cách tạo nhanh bộ nút điều hướng cho tất cả các slide trong bài thuyết trình?..................................................................................................................................... 250 Câu 3. Có cách nào không cho hiện đường gạch dưới của văn bản có hyperlink hay không?............................................................................................................................................... 253 Trang 7  Câu 4. Muốn chèn Logo công ty vào tất cả các Slide trong một bài báo cáo có rất nhiều slide thì phải làm sao?................................................................................................................... 255 Câu 5. Có cách nào cho một bản nhạc phát từ đầu đến cuối bài thuyết trình hay không?... 256 Chương 6 Chuẩn bị thuyết trình........................................................................ 257 1. Tạo tiêu đề đầu và chân trang............................................................................................... 258 Tùy chỉnh Đầ u trang & Chân trang trong Slide Master........................................................ 261 2. Ghi chú và nhận xét cho các slide........................................................................................ 262 Ghi chú cho slide.................................................................................................................. 262 Làm việc với Comment......................................................................................................... 264 3. Chuyển định dạng của bài thuyết trình................................................................................. 267 Lưu bài thuyết trình dưới định dạng PowerPoint 2003 trở về trước..................................... 267 Chuyển bài thuyết trình sang PDF/XPS................................................................................ 267 Chuyển bài thuyết trình sang video...................................................................................... 268 Chuyể n Handout sang Word................................................................................................. 269 4. In bài thuyết trình................................................................................................................. 270 In tài liệu dành cho diễn giả.................................................................................................. 270 In tài liệu dành cho khán giả................................................................................................. 277 5. Đóng gói bài thuyết trình ra đĩa............................................................................................ 282 6. Tùy biến nội dung cho các buổi báo cáo.............................................................................. 285 Ẩn/ hiê ̣n các slide.................................................................................................................. 285 Tùy biến nội dung báo cáo.................................................................................................... 286 7. Thiết lập tuỳ chọn cho các kiểu báo cáo............................................................................... 289 Thiết lập tùy chọn cho loại trình chiếu có người thuyết trình............................................... 289 Thiết lập tùy chọn cho loa ̣i báo cáo tương tác người xem và tự hành.................................. 290 8. Kiểm tra bài thuyết trình....................................................................................................... 293 Kiể m tra các thông tin cá nhân có trong bài thuyết trình...................................................... 293 Kiể m tra tính tương thích về tính năng sử du ̣ng trong báo cáo giữa các phiên bản............. 293 Đánh dấ u hoàn thành vào bài báo cáo.................................................................................. 295 9. Hỏi đáp................................................................................................................................. 296 Câu 1. Làm sao để in Notes Page mà không có hình thu nhỏ của slide bên trên?................ 296 Câu 2. Làm sao loại bỏ nhanh các hiệu ứng và hoạt cảnh khi trình chiếu bài thuyết trình? 298 Trang 8 Chương 7 Trình chiếu bài thuyết trình.............................................................. 299 1. Trình chiếu bài thuyết trình.................................................................................................. 300 Thiết lập các tùy cho ̣n cho chế đô ̣ Slide Show..................................................................... 300 Trình chiếu bài thuyết trình................................................................................................... 301 Trình chiếu bài thuyết trình thông qua mạng internet đến người xem từ xa........................ 302 2. Sử du ̣ng các nút điề u khiể n trong chế đô ̣ Slide Show.......................................................... 306 Di chuyển đến một slide xác định......................................................................................... 306 Sử du ̣ng các tổ hơ ̣p phím tắt................................................................................................. 307 Chuyể n đế n mô ̣t Custom Show............................................................................................. 309 3. Tạo chú giải trong khi trình chiếu bài thuyết trình............................................................... 310 Các tùy chọn con trỏ............................................................................................................. 310 Sử dụng con trỏ chuột Laser................................................................................................. 310 Làm nổi nội dung trên slide trình chiếu................................................................................ 311 4. Trình chiếu bài thuyết trình với nhiề u màn hiǹ h.................................................................. 313 Bâ ̣t tiń h năng hỗ trơ ̣ nhiề u màn hiǹ h..................................................................................... 313 Trình chiếu bài thuyết trình với nhiều màn hình.................................................................. 314 5. Hỏi đáp................................................................................................................................. 316 Câu 1. Tê ̣p PowerPoint Show (PPSX) có cần chương trình PowerPoint hoặc PowerPoint Viewer để chạy hay không? Chúng ta có thể hiệu chỉnh tê ̣p PPSX hay không?.................. 316 Câu 2. Làm sao để bấ m phải chuột thì sẽ lùi về slide trước trong chế độ Slide Show?....... 316 Câu 3. Có cách nào khoá hiệu lệnh chuột và bàn phím để điều khiển trong khi trình chiếu?............................................................................................................................................... 317 Câu 4. Có thể nhập văn bản trong khi Slide Show không?................................................... 318 Câu 5. Có cách nào không hiển thị tiêu đề của các slide nhưng vẫn có trong lệnh Go to Slide khi trình chiếu?..................................................................................................................... 321 Phụ lục 1. Cách tạo bài thuyết trình chuyên nghiệp........................................ 323 1. Mô ̣t bài thuyế t trình hiê ̣u quả............................................................................................... 323 2. Kế hoa ̣ch phát triể n bài trình diễn........................................................................................ 323 Bước 1: Xác định đối tượng khán giả và mục tiêu bài trình diễn......................................... 324 Bước 2: Lựa cho ̣n phương pháp báo cáo.............................................................................. 325 Bước 3: Lựa cho ̣n phương pháp truyề n đa ̣t thông tin........................................................... 325 Bước 4: Chọn bộ định dạng phù hợp hoàn cảnh................................................................... 326 Trang 9  Bước 5: Phát triển nội dung.................................................................................................. 327 Bước 6: Tạo các hình ảnh trực quan..................................................................................... 327 Bước 7: Thêm các hiê ̣u ứng đa phương tiê ̣n........................................................................ 328 Bước 8: Tạo các bản in phát cho khán giả và ghi chú cho slide........................................... 328 Bước 9: Kiểm tra lại bài và báo cáo thử............................................................................... 328 Bước 10: Phát hành bài báo cáo............................................................................................ 329 Bước 11: Tiế n đế n thành công và cải tiế n bài báo cáo......................................................... 329 3. Giữ cho khán giả luôn cảm thấ y thić h thú............................................................................ 330 Các kỹ thuật diễn thuyết....................................................................................................... 330 Các gợi ý về nội dung........................................................................................................... 330 Phụ lục 2. Tài nguyên Internet........................................................................... 332 1. Template, Themes và Background....................................................................................... 332 2. Add-Ins và tài liệu tham khảo............................................................................................... 332 Trang 10 Chương 1. Giới thiê ̣u PowerPoint 2010 Chương 1 Giới thiệu PowerPoint 2010 Nội dung 1. Các điểm mới trong PowerPoint 2010 2. Khởi động và thoát Microsoft PowerPoint 2010 3. Tìm hiểu các thành phần trên cửa sổ chương trình Microsoft PowerPoint 4. Thay đổ i kiể u hiể n thi ̣trong cửa sổ chương triǹ h 5. Tùy biến thanh lệnh truy cập nhanh 6. Phóng to/ thu nhỏ cửa sổ làm việc 7. Thanh thước ngang và do ̣c 8. Các đường lưới 9. Đường trợ giúpkhi vẽ 10. Xem bài thuyết trình ở các chế đô ̣ màu sắc khác nhau 11. Xem cùng một bài thuyết trình trong nhiều cửa sổ 12. Sắ p xế p các cửa sổ 13. Chuyể n đổi qua la ̣i giữa các cửa sổ 14. Sử du ̣ng trình trơ ̣ giúp 15. Hỏi đáp Trang 11 Chương 1. Giới thiê ̣u PowerPoint 2010 1 owerPoint 2010 là mô ̣t phầ n của bô ̣ Microsoft Office 2010. Cũng giống như Word (chương P trình xử lý văn bản), Excel (bảng tính), Outlook (trình quản lý e-mail và quản lý công viê ̣c cá nhân) và Access (cơ sở dữ liê ̣u), PowerPoint giúp chúng ta ta ̣o nên c ác bài thuyết trình sinh đô ̣ng và lôi cuốn. Khi thuyết trình, chúng ta có thể dùng các loại dụng cụ hỗ trơ ̣ như: slide 35mm, phim chiếu cho máy overhead, các slide trên máy tiń h , bản thuyết trình đươ ̣c in ra giấy, các bản ghi chú củ a người thuyế t trình. PowerPoint có thể tạo ra tất cả các loại dụng cụ trên và có thể kèm theo các hiê ̣u ứng hấ p dẫn và thu hút người nghe. Do PowerPoint đươ ̣c tić h hơ ̣p rấ t chă ̣t chẽ với các thành phầ n khác của bô ̣ Microsoft Office 2010, nên chúng ta có thể chia sẻ thông tin giữa các ứng dụng này rất dễ dàng. Ví dụ, chúng ta có thể vẽ biể u đồ trong Excel và có thể chèn biểu đồ này vào slide của PowerPoint hoă ̣c chúng ta có thể chép các đoạn văn bản của Word để đưa vào slide,... 1. Các điểm mới trong PowerPoint 2010 Cũng giống như các chương trình khác của bộ Office 2010, giao diện PowerPoint 2010 được phát triển lên từ phiên bản 2007. Giao diê ̣n Ribbon mang lại nhiều tiện lợi trong viê ̣c thao tác cho người dùng và với nhiều tính năng mới sẽ giúp tạo nên những bài thuyết trình sinh động, hấp dẫn một cách nhanh chóng. Dưới đây là mô ̣t số tiń h năng mới mà ba ̣n sẽ gă ̣p trong quá triǹ h sử du ̣ng phiên bản này. Ribbon mới PowerPoint 2010 xây dựng Ribbon có các nút lệnh đồ họa dễ nhận biết đươ ̣c chia thành nhiề u Tab thay cho hê ̣ thố ng menu thả xuống trước đây. Mỗi tab giố ng như mô ̣t thanh công cu ̣ với các nút lệnh và danh sách lệnh cho người dùng lựa chọn sử dụng. Các tab không dễ tùy biế n dễ như các thang công cu ̣ ở các phiên bản trước , nhưng PowerPoint 2010 có thêm một thanh công cụ gọi là Quick Access Toolbar (QAT - thanh công cu ̣ t ruy câ ̣p nhanh) giúp người dùng có thể tùy biế n và gắn thêm các nút lệnh thường dùng mô ̣t cách nhanh chóng và dễ dàng. Bạn có thể thêm vào QAT bấ t kỳ nút lê ̣nh nào bằ ng cách bấ m phải chuột vào nó và chọn Add to Quick Access Toolbar. Trang 12 Chương 1. Giới thiê ̣u PowerPoint 2010 Ribbon xuất hiện thêm tab Transitions giúp việc áp dụng hiệu ứng chuyển từ slide này sang slide khác được nhanh và thuận tiện hơn. Ngoài ra, nút Minimize the Ribbon giúp người dùng dễ dàng phóng to hay thu gọn Ribbon. Tab đang cho ̣n Quick Access Toolbar Hình 1. Ribbonđược tổ chức lại Tab File thay cho nút Office Tab File chứa các lệnh liên quan đếnbài thuyết trình đang soạn thảo như thuộc tính tập tin, thiết lập mật mã bảo vệ, lưu trữ, in ấn và chia sẻ bài thuyết trình. Hình 2. Tab File mới Hỗ trợ làm việc cộng tác PowerPoint 2010 cho phép nhiều người cùng biên soạn hay hiệu chỉnh bài thuyết trình một cách đồng thời. Chúng ta có sử dụng máy chủ SharePoint của công ty hoặc các trang web hỗ trợ ứng dụng web PowerPoint như là Windows Live để lưu trữ bài thuyết trình. Khi đó, nhiều người có thể truy cập vào hiệu chỉnh bài thuyết trình và các điều chỉnh sẽ được đồng bộ một cách tự động. Trang 13 Chương 1. Giới thiê ̣u PowerPoint 2010 Hình 3. Nhiều người cùng làm việc trên một bài thuyết trình Nhóm các slide vào các phần trong bài thuyết trình Nhóm các slide trong các bài thuyết trình lớn thành các phầ n sẽ giúp việc quản lý được dễ dàng thuận tiện hơn khi tìm kiếm nội dung. Khi nhiều người cùng tham gia biên soạn trên một bài thuyết trình thì việc phân chia công việc biên soạn theo phầ n sẽ mang lại sự thuận lợi hơn rất nhiều. Chúng ta có thể đặt tên, in ấn và áp dụng các hiệu ứng lên các phầ n. Hình 4. Chia bài thuyết trình thành nhiều phầ n Trang 14 Chương 1. Giới thiê ̣u PowerPoint 2010 Trộn và so sánh nội dung của các bài thuyết trình Chúng ta có thể so sánh nội dung các bài thuyết trình với nhau và phối hợp chúng lại bằng cách sử dụng tính năng mới Compare trong PowerPoint 2010. Chúng ta có thể quản lý và lựa chọn những thay đổi hoặc hiệu chỉnh mà mình muốn đưa vào bài thuyết trình cuối cùng. Tính năng Compare sẽ giúp chúng ta giảm đáng kể thời gian đồng bộ các sự hiệu chỉnh trong nhiều phiên bản của cùng một bài thuyết trình. Hình 5. So sánh và phối hợp nội dung trong các bài thuyết trình Hỗ trợ vừa soạn thảo vừa chạy thuyết trình trên cùng một màn hình Chức năng mới Reading View hỗ trợ cho việc soạn thảo, tham khảo các bài thuyết trình khác hoặc xem trước các hiệu ứng, các đoạn phim hoặc âm thanh trên cùng một màn hình. Hình 6. Vừa soạn thảo vừa xem Slide Show Trang 15 Chương 1. Giới thiê ̣u PowerPoint 2010 Biên soạn bài thuyết trình mọi lúc mọi nơi Với tài khoản Windows Live, chúng ta có thể sử dụng các ứng dụng web PowerPoint, Word và Excel miễn phí. Chúng ta có thể biên soạn bài thuyết trình trực tuyến ngay trong trình duyệt web. Hình 7. Soạn thảo bài thuyết trình bằng Microsoft PowerPoint Web App Nhúng, hiệu chỉnh và xem video trong bài thuyết trình Trong phiên bản PowerPoint 2010 hỗ trợ mạnh hơn về đa phương tiện trong bài thuyết trình. Cụ thể, chúng ta có thể nhúng, cắt xén áp dụng các hiệu ứng định dạng lên các hình ảnh và đoạn phim ngay trong bài thuyết trình. Cắt xén video Tính năng cắt xén video trong PowerPoint 2010 giúp loại bỏ các phần không cần thiết và giúp nội dung bài thuyết trình tập trung hơn. Trang 16 Chương 1. Giới thiê ̣u PowerPoint 2010 Hình 8. Cắt xén video Chèn video từ các nguồn trên mạng Chèn video từ các nguồn trên mạng cũng là một tính năng nổi bật của PowerPoint 2010. Tê ̣p video này có thể do chúng ta tải lên các dịch vụ lưu trữ trực tuyến hoặc bạn sưu tầm được. Có nhiều dịch vụ lưu trữ, chia sẻ video trực tuyến hoàn toàn miễn phí như YouTube, Yahoo Video, Clip.vn, Google Videos,… Một tê ̣p video lưu trữ trên các trang này thông thường sẽ có đoạn mã dùng để nhúng vào các trang web khác. Ví dụ, với trang Yahoo Video, bạn sao chép đoạn mã trong ô Embed. Sau đó, trên giao diện PowerPoint, bạn nhấn vào nút Video, chọn Video from Online Site… Tại vùng trống của cửa sổ Insert Video From Online Video Site, bạn dán đoạn mã đã lấy được khi nãy vào. Xong, nhấn Insert. Như vậy là đoạn video đã được chèn vào bài thuyết trình. Tuy nhiên để xem được đoạn video thì máy tính phải có kết nối Internet. Trang 17 Chương 1. Giới thiê ̣u PowerPoint 2010 Hình 9. Chèn video từ các nguồn trên mạng Nhúng video Những đoạn phim, bài nhạc được nhúng vào sẽ trở thành một thành phần của bài thuyết trình. Chúng ta khỏi phải bận tâm tới việc sao chép các tê ̣p này gửi kèm theo bài thuyết trình. Ngoài ra, PowerPoint còn cho phép xuất bản bài thuyết trình sang định dạng video để có thể chép ra CD/ DVD, đính kèm theo e-mail hoặc gửi lên web. Hình 10. Nhúng video vào bài thuyết trình Trang 18 Chương 1. Giới thiê ̣u PowerPoint 2010 Chuyển bài thuyết trình sang định dạng video Tính năng chuyển định dạng bài thuyết trình sang các định dạng video giúp việc chia sẻ được dễ dàng hơn. PowerPoint cho phép xuất ra định dạng video với nhiều mức chất lượng hình ảnh khác nhau từ video cho các loại thiết bị di động cho đến các video có độ phân giải cao. Hình 11. Xuất bài thuyết trình sang video Tích hợp sẵn tính năng chuyển sang định dạng PDF/XPS Phiên bản Office 2007 đã hỗ trợ tính năng xuất bản bài thuyết trình sang định dạng PDF/ XPS. Tuy nhiên tính năng đó là tùy chọn và người dùng phải tải thêm gói cài đặt về cài vào máy. Phiên bản Office 2010 đã tích hợp sẵn tính năng chuyển định dạng PowerPoint sang PDF/ XPS. Hình 12. Tích hợp sẵn tính năng xuất bản bài thuyết trình sang PDF/XPS Trang 19 Chương 1. Giới thiê ̣u PowerPoint 2010 Chụp ảnh màn hình Đây là một tính năng mới rất hay và thú vị, nó giúp chúng ta có thể chụp được các hình ảnh hiện có trên màn hình và đưa vào bài thuyết trình rất nhanh chóng và tiện lợi. Hình 13. Nút lệnh Screenshot Thêm nhiều hiệu ứng độc đáo cho hình ảnh Với phiên bản PowerPoint 2010, bạn có thể áp dụng nhiều hiệu ứng mỹ thuật khác nhau cho các hình ảnh. Hình 14. Các hiệu ứng mỹ thuật Xóa các phần không cần thiết trong hình Một tính năng mới bổ sung vào PowerPoint 2010 đó chính là cho phép loại bỏ nền của các hình ngay trong chương trình. Trang 20 Chương 1. Giới thiê ̣u PowerPoint 2010 Hình 15. Loại bỏ nền hình Hỗ trợ tùy biến Ribbon Với giao diện người dùng thân thiện giúp cho việc tùy biến thanh công cụ Ribbon dễ dàng hơn bao giờ hết. Hình 16. Tùy biến Ribbon Trang 21 Chương 1. Giới thiê ̣u PowerPoint 2010 Nâng cấp SmartArt SmartArt trong PowerPoint 2007 đã tuyệt vời thì trong phiên bản 2010 càng độc đá o hơn với nhóm Picture có rất nhiều mẫu dựng sẵn giúp cho việc minh họa trong bài thuyết trình càng dễ dàng và trực quan hơn. Hình 17. SmartArt Nhiều hiệu ứng chuyển slide mới PowerPoint 2010 bổ sung thêm nhiều hiệu ứng chuyển slide mới, đặc biệt là các hiệu ứng 3-D rất đẹp mắt và sinh động. Hình 18. Hiệu ứng chuyển slide 3-D Sao chép hiệu ứng Việc áp dụng các hiệu ứng cho các đối tượng trên slide trong PowerPoint 2010 sẽ nhanh hơn rất nhiều nhờ công cụ sao chép hiệu ứng Animation Painter. Trang 22 Chương 1. Giới thiê ̣u PowerPoint 2010 Hình 19. Sao chép hiệu ứng với Animation Painter Tăng tính di động cho các bài thuyết trình Với công cụ Compress Media, PowerPoint 2010 sẽ nén các đoạn video, các âm thanh nhúng trong bài thuyết trình làm cho dung lượng bài thuyết trình được nhỏ hơn và từ đó thuận tiện hơn cho việc chia sẻ và giúp cho việc trình chiếu được tốt hơn. Hình 20. Compress Media Broadcast bài thuyết trình Broadcast bài thuyết trình trực tiếp đến các khán giả từ xa thông qua dịch vụ Windows Live hoặc máy chủ SharePoint ngay trong công ty. Khán giả có thể theo dõi bài thuyết trình trực tiếp thông qua trình duyệt và nghe âm thanh thông qua điện thoại. Trang 23 Chương 1. Giới thiê ̣u PowerPoint 2010 Hình 21. Broadcast bài thuyết trình và xem bài thuyết trình trên trình duyệt Biến con trỏ chuột thành con trỏ laser Khi muốn nhấn mạnh những nội dung đang trình bày trên slide, chúng ta có thể biến con trỏ chuột thành con trỏ laser bằng cách giữ phím Ctrl và bấ m trái chuột trong chế độ Slide Show. Hình 22. Con trỏ Laser Trang 24 Chương 1. Giới thiê ̣u PowerPoint 2010 2. Khởi động và thoát Microsoft PowerPoint 2010 Khởi động PowerPoint 2010 Tùy theo phiên bản Windows mà bạn đang sử dụng mà đường dẫn đến chương trình PowerPoint sẽ khác nhau đôi chút. Trong Windows XP, Windows Vista và Windows 7 thì đường dẫn truy cập đến chương trình là giống nhau. Các bước khởi động như sau: 1. Từ cửa sổ Windows bạn chọn Start 2. Chọn All Programs 3. Chọn Microsoft Office 4. Bấ m chuột lên Microsoft Office PowerPoint 2010 Hình 23. Giao diện chính của chương trình PowerPoint 2007 Thoát PowerPoint Thoát chương trình PowerPoint rất đơn giản, bạn làm theo các cách sau :  Cách 1: Bấ m vào nút Close ( ) ở góc trên cùng bên phải cửa sổ PowerPoint, hoặc  Cách 2: Vào tab File chọn Exit, hoặc  Cách 3: Dùng tổ hợp phím tắt Khi có sự thay đổi trong nội dung bài thuyết trình mà bạn chưa lưu lại thì PowerPoint sẽ hiện hộp thoại nhắc nhở bạn.  Chọn Save: sẽ lưu lại các thay đổi trước khi thoát PowerPoint Trang 25 Chương 1. Giới thiê ̣u PowerPoint 2010  Chọn Don’t Save: sẽ thoát PowerPoint mà không lưu lại các thay đổi  Chọn Cancel: để hủy lệnh thoát PowerPoint Hình 24. Hộp thoại nhắc nhở bạn lưu các thông tin trong bài thuyết trình 3. Tìm hiểu các thành phầ n trên cửa sổ chương trin ̀ h Microsoft PowerPoint Giao diê ̣n của PowerPoint 2010 không có nhiều thay đổi so với phiên bản 2007. Các thành phần trên cửa sổ PowerPoint như sau: Tab File Thanh tra ̣ng thái Khu vực Close soạn thảo Maximize/Restore Quick Access toolbar Title bar gọi là slide Minimize Tab Outline Tab Slides Hình 25. Các thành phần trên cửa sổ PowerPoint  Thanh tiêu đề (Title bar): Thể hiê ̣n tên của chương trình đang cha ̣y là PowerPoint và tên của bài thuyế t triǹ h hiê ̣n hành. Nế u cửa sổ chưa toàn màn hiǹ h thì ta có thể dùng chuô ̣t kéo Title bar để di chuyển cửa sổ.  Ribbon: Chức năng của Ribbon là sự kế t hơ ̣p của thanh menu và các thanh công cụ, đươ ̣c trình bày trong các tab chứa nút và danh sách lê ̣nh. Trang 26 Chương 1. Giới thiê ̣u PowerPoint 2010  Quick Access Toolbar: Chứa các lê ̣nh tắ t của các lê ̣nh thông du ̣ng nhấ t. Bạn có thể thêm/ bớt các lê ̣nh theo nhu cầ u sử du ̣ng.  Nút Minimize: Thu nhỏ cửa sổ ứng du ̣ng vào thanh tác vu ̣ (taskbar) của Windows; bạn bấ m vào nút thu nhỏ của ứng dụng trên taskbar để phóng to lại cửa sổ ứng dụng.  Nút Maximize/Restore: Khi cửa sổ ở chế đô ̣ toàn màn hiǹ h , khi cho ̣n nút này sẽ thu nhỏ cửa sổ la ̣i , nế u cửa sổ chưa toàn màn hiǹ h thì khi cho ̣n nút này sẽ phóng to cửa sổ thành toàn màn hình  Nút Close: Đóng ứng du ̣ng la ̣i. Bạn có thể nhận được thông báo lưu lại các thay đổi củ a bài trình diễn.  Khu vư ̣c soa ̣n thảo bài trin ̀ h diễn: Hiể n thi ̣slide hiê ̣n hành.  Tab Slides: Hiển thị danh sách các slide đang có trong bài thuyết trình  Tab Outline: Hiển thị dàn bài của bài thuyết trình  Thanh tra ̣ng thái (Status bar): Báo cáo thông tin về bài thuyế t triǹ h và cung cấp các nút lê ̣nh thay đổ i chế đô ̣ hiể n thi ̣và phóng to, thu nhỏ vùng soa ̣n thảo. Ribbon Ribbon được tổ chức thành nhiều tab theo chức năng trong quá trình xây dựng bài thuyết trình. Trong mỗi tab lệnh lại được tổ chức thành nhiều nhóm lệnh nhỏ tạo giúp người dùng dễ hiểu và dễ sử dụng các chức năng của chương trình. Tab lê ̣nh theo ngữ cảnh Các tab chứa lê ̣nh (Tabs) Nhóm lệnh Mở hô ̣p thoa ̣i Hình 26. Tab Home trên Ribbon  File: Mở menu File từ đó ta có thể truy câ ̣p các lê ̣nh mở (open), lưu (save), in (print),tạo mới (new) và chia sẻ bài thuyết trình.  Home: Chứa các nút lệnh thường xuyên sử dụng trong quá trình soạn thảo bài thuyết trình như là các về lệnh sao chép, cắt, dán, chèn slide, bố cục slide, phân chia phầ n, định dạng văn bản, vẽ hình và các lệnh về tìm kiếm, thay thế…  Insert: Thực hiện các lệnh chèn, thêm các đối tượng mà PowerPoint hỗ trợ như là bảng biểu, hình ảnh, SmartArt, đồ thị, văn bản, đoạn phim, âm thanh,… Hình 27. Tab Insert Trang 27 Chương 1. Giới thiê ̣u PowerPoint 2010  Design: Thực hiện các lệnh về định dạng kích cỡ và chiều hướng của các slide, handout, áp dụng các mẫu định dạng và các kiểu hình nền cho slide. Hình 28. Tab Design  Transitions: PowerPoint 2010 tổ chức Transitions thành một tab mới trên Ribbon giúp chúng ta có thể áp dụng và thiết lập các thông số cho các hiệu ứng chuyển slide rất nhanh chóng và thuận lợi. Ngoài ra, chúng ta có thể xem trước hiệu ứng chuyển slide ngay trong chế độ soạn thảo. Hình 29. Tab Transitions  Animations: Danh mục các hiệu ứng áp dụng cho các đối tượng trên slide, sao chép hiệu ứng giữa các đối tượng, thiết lập thời gian cũng như các sự kiện cho các hiệu ứng. Hình 30. Tab Animations  Slide Show: Chuẩn bị các thiết lập cho bài thuyết trình trước khi trình diễn, tùy biến về mặt nội dung của bài thuyết trình trong các tình huống báo cáo, broadcast bài thuyết trình cho các khán giả theo dõi từ xa và thiết lập các thông số cho các màn hình hiển thị khi trình diễn. Hình 31. Tab Slide Show  Review: Ghi chú cho các slide trong bài thuyết trình, so sánh và trộn nội dung giữa các bài thuyết trình và công cụ kiểm tra lỗi chính tả. Hình 32. Tab Review  View: Chuyển đổi qua lại giữa các chế độ hiển thị, cho hiển thị hoặc ẩn thanh thước, các đường lưới, điều chỉnh kích thước vùng sọan thảo, chuyển đổi giữa các chế độ màu hiển thị, sắp xếp các cửa sổ,… Trang 28 Chương 1. Giới thiê ̣u PowerPoint 2010 Hình 33. Tab View  Developer: Tab này mặc định được ẩn vì nó chỉ hữu dụng cho các lập trình viên, những người có hiểu biết về VBA. Để mở tab này nhấn vào nút File | Options | Customize Ribbon |Developer. Hình 34. Tab Developer  Add-Ins: Tab này chỉ xuất hiện khi cài đặt thêm các tiện ích cho PowerPoint. Hình 35. Tab Add-Ins 4. Thay đổ i kiể u hiể n thi trong ̣ cửa sổ chương trin ̀ h PowerPoint 2010 có hai nhóm hiển thị đó là nhóm Presentation Views dùng trong quá trình sọan thảo và nhóm Master Views dùng trong quá trình thiết kế slide, bố cục bản in và trang chú thích slide. Mỗi kiểu hiển thị có công dụng riêng trong quá trình soạn thảo , thiết kế, chỉnh sửa hoặc trình chiế u bài thuyết trình. Trang 29 Chương 1. Giới thiê ̣u PowerPoint 2010 Normal Slide Show Slide Sorter Reading View Hình 36. Các kiểu hiển thị cửa sổ làm viê ̣c Nhóm Presentation Views có các kiểu hiển thị sau:  Normal: Chế đô ̣ này dùng rất nhiều trong quá triǹ h biên soạn bài thuyết trình  Slide Sorter: Chế đô ̣ này giúp xem tổ ng thể bài trình diễn , bố cu ̣c, cũng như trình tự các slide trong bài thuyết trình.  Notes Page: Chế đô ̣ này giúp ta thêm các ghi chú vào slide (các ghi chú này sẽ không hiể n thi ̣khi triǹ h chiế u)  Reading View: Xem trước bài thuyết trình trong giao diện soạn thảo Muố n chuyể n qua la ̣i giữa các chế đô ̣ hiể n thi ̣thì ba ̣n vào tab View trên Ribbon, sau đó cho ̣n kiể u hiể n thi ̣mong muố n hoă ̣c cho ̣ n kiể u hiể n thi ̣ trực tiế p từ góc dưới bên phải thanh tra ̣ng thái. Dưới đây là các hình minh họa của các kiểu hiển thị: Trang 30 Chương 1. Giới thiê ̣u PowerPoint 2010 Normal Slide Sorter Reading Slide View Show Hình 37. Các kiểu hiển thị Nhóm Master Views  Slide Master: Lưu trữ thông tin về thiết kế kiểu dáng, màu sắc, phông chữ, bố cục,… cho các slide  Handout Master: Thiết lập các thông số cho các trang in handout như chiều handout, chiều của các slide bố trí trên handout, số slide trên một trang in, sắp xếp vị trí của các đầ u trang, chân trang, hộp hiển thị ngày tháng và số trang trên handout,…  Notes Master: Thiết lập các thông số cho các trang in kèm thông tin ghi chú của slide tương tự như handout. Trang 31 Chương 1. Giới thiê ̣u PowerPoint 2010 Hình 38. Slide Master và Handout Master Slide Show: Ngoài hai nhóm hiển thị trên, PowerPoint còn một kiểu hiển thị nữa được sử dụng khi trình chiếu bài thuyết trình gọi là Slide Show. Slide Show là chế độ trình chiếu toàn màn hình, các slide sẽ lần lượt xuất hiện theo thứ tự được sắp sếp trong bài thuyết trình. Phím tắt: Nhấ n phím F5 để chuyển sang chế độ trình diễn từ slide bắt đầu, nhấ n tổ hợp phím để bắt đầu trình chiếu từ slide hiện hành. 5. Tùy biến thanh lệnh truy cập nhanh Bạn có thể thêm nhanh các nút lệnh được tích hợp sẵn cho QAT bằ ng cách bấ m trái chuô ̣t vào nút Customize Quick Access Toolbar ( ) trên QAT. Sau đó, bạn chọn hoặc bỏ chọn các nút lệnh cho hiê ̣n hoă ̣c ẩ n trên QAT. Hình 39. Thêm hoặc bớt nhanh các nút lê ̣nh trên QAT Trang 32 Chương 1. Giới thiê ̣u PowerPoint 2010 Bạn cũng có thể thêm các nút lệnh khác vào QAT theo hướng dẫn sau: 1. Chọn nút Office | Options | Hô ̣p thoa ̣i PowerPoint Options xuấ t hiê ̣n 2. Chọn Quick Access Toolbar từ danh sách bên trái 3. Chọn các nhóm lệnh từ hộp Choose commands from …. Sau đó, bạn chọn các nút lê ̣nh từ hô ̣p bên dưới và nhấn nút Add >> để thêm vào hộp danh sách bên phải. 4. Nế u ba ̣n muố n bỏ mô ̣t nút lê ̣nh nào đó khỏi QAT thì cho ̣n nó từ hô ̣p Customize Quick Access Toolbar bên phải và nhấ n nút Remove. 5. Để trả QAT về tra ̣ng thái mă ̣c đinh ̣ thì nhấ n nút Resetvà chọn Reset only Quick Access Toolbar. 6. Bạn chọn Show Quick Access Toolbar below the Ribbon thì QAT sẽ xuất hiện bên dưới Ribbon. 7. Để hoàn tấ t viê ̣c tùy biế n QAT thì nhấn nút OK. Hình 40. Tùy biến QAT 6. Phóng to/thu nhỏ cửa sổ làm việc Bạn có thể phóng to hoặc thu nhỏ vùng soạn thảo trong cửa sổ PowerPoint 2010 bằ ng cách sử dụng thanh Zoom trên thanh trạng thái hoặc dùng hộp thoại Zoom. Bạn có thể phóng to hoặc thu nhỏ vùng làm việc trong khoảng từ 10% đến 400%. Bạn nên sử dụng tùy chọn Fit Slide to Current Window để có được vùng làm việc tốt nhất. Trang 33 Chương 1. Giới thiê ̣u PowerPoint 2010 Điề u chin̉ h vùng làm viê ̣c vừa vă ̣n theo cửa sổ hiê ̣n hành Mở hộp Zoom Tỷ lệ hiện hành Thu nhỏ Phóng to Hình 41. Hộp thọai Zoom và thanh Zoom trên thanh trạng thái Để go ̣i hô ̣p thoa ̣i Zoom thì ba ̣n cho ̣n Ribbon | View | chọn Zoom. Cách nhanh hơ n là ba ̣n bấ m chuô ̣t vào nút chỉ số phần trăm trên thanh trạng thái hoă ̣c nhấ n tổ hơ ̣p phím. 7. Thanh thước ngang và do ̣c Các thanh thước ngang và dọc giúp chúng ta trong việc bố trí các thành phần trên slide chín h xác hơn. Bạn vào chọn tab View trên Ribbon, sau đó cho ̣n Rulers tại nhóm Show. Thanh thước ngang Thanh thước dọc Hình 42. Thanh thước dọc và ngang Thanh thước ngang và do ̣c chỉ có trong kiể u hiể n thi ̣Normal và Notes Page và đơn vi ̣tính trên thanh thước tùy thuô ̣c vào thiế t lâ ̣p Regional Settings trong Control Panel của Windows. Trang 34 Chương 1. Giới thiê ̣u PowerPoint 2010 Bạn có thể tắt bớt thanh thước dọc bằ ng cách vào File | Options | chọn Advance | tìm đến mục Display | bỏ chọn Show vertical ruler. Hình 43. Tùy chọn thanh thước dọc 8. Các đường lưới Các đường lưới (gridlines) chia slide thành các ô vuông có kích thước bằ ng nhau giúp chúng ta canh chỉnh các đố i tươ ̣ng dễ dàng vàcác đường này sẽ không hiển thị khi in ra giấy. Những cách bâ ̣t/ tắ t các đường lưới:  Cách 1: Nhấ n tổ hơ ̣p phím.  Cách 2: View | nhóm Show| chọn Gridlines.  Cách3: Home | nhóm Drawing | chọn Arrange | chọn Align | chọn View Gridlines. Các đường lưới Hình 44. Các đường lưới trên slide Hô ̣p thoa ̣i Grid and Guides cho phép thiế t lâ ̣p khoảng cách g iữa các đường lưới cũng như nhiề u tùy chọn khác.Có nhiều cách mở hộp thoại Grid and Guides:  Cách 1: Home | nhóm Drawing | chọn Arrange | chọn Align | chọn Grid Settings...  Cách 2: View | nhóm Show | chọn Grid Setting ( ) Trang 35 Chương 1. Giới thiê ̣u PowerPoint 2010 Bắ t diń h đố i tươ ̣ng vào đường lưới Bắ t dính đố i tươ ̣ng vào đố i tươ ̣ng khác Thiế t lâ ̣p khoảng cách giữa các chấm lưới Bâ ̣t/ tắ t đường lưới Bâ ̣t/ tắ t đường trơ ̣ giúp khi vẽ Hình 45. Hộp thoại Grid and Guides 9. Đường trợ giúp khi vẽ Đường trợ giúp khi vẽ (guides) cũng giống như các đường lưới trên slide nhưng ta có thể kéo và thả chúng đến các vị trí mong muốn. Các đường trợ giúp này giúp chúng ta dễ dàng trong viê ̣c canh chỉnh vi ̣trí của các đố i tươ ̣ng trên slide và chúng sẽ không đươ ̣c hiển thị khi in ra giấ y. Hình 46. Các đường trợ giúp ngang và dọc Để bật đường trợ giúp khi vẽ bạn vào View | nhóm Show | chọn Guides. Bạn có thể tạo thêm các đường trơ ̣ giúp bằng cách giữ phím Ctrl trong khi dùng chuô ̣t kéo đường trơ ̣ giúp ngang / dọc đến vị trí mới và nhả chuô ̣t. Trang 36 Chương 1. Giới thiê ̣u PowerPoint 2010 Hình 47. Bật/ tắt đường trợ giúp khi vẽ Xóa bớt các đường trợ giúp bằng cách dùng chuột kéo chúng ra khỏi diện tích của slide. 10. Xem bài thuyết trình ở các chế đô ̣ màu sắc khác nhau Khi soa ̣n thảo bài thuyết trình, chúng ta thường soạn thảo trong chế độ đầy đủ màu (Color View). Tuy nhiên, bạn nên kiể m tra bài thuyết trình trên màn hình ở chế xem đen/ trắ ng (Black and White) hoă ̣c tông màu xám (Grayscale) trước khi ba ̣n muố n in ra giấ y trên máy in trắ ng đen. Để chuyển đổi qua lại giữa các chế độ màu hiển thị, bạn bấ m chuô ̣t vào tab View | nhóm Color/ Grayscale | chọn kiểu hiển thị là Color, Grayscale hoă ̣c Black and White Hình 48. Các tùy chọn trong kiểu hiển thi ̣ Grayscale Sau khi kiểm tra bài thuyết trình trong các chế độ màu sắc khác nhau, bạn bấ m chuô ̣t vào nút Back To Color View để màn hình trở về chế đô ̣ đầ y đủ màu sắc. Các tùy chọn kiểu mà u Black and White hoă ̣c Gr ayscale không làm ảnh hưởng đế n các màu sắ c đang có trên các slide mà chúng chỉ có tác dụng khi in ra giấy trong chế độ Black and White hoặc Gr ayscale. Trang 37 Chương 1. Giới thiê ̣u PowerPoint 2010 Hình 49. Slide xem trong chế độ Black with White Fill 11. Xem cùng một bài thuyết trình trong nhiều cửa sổ Tính năng xem cùng một bài thuyết trình trong nhiều cửa sổ rất hữu ích khi chúng ta muốn tham khảo, sao chép, so sánh, … thông tin của các slide khác trong bài khi đạng biên soạn nội dung cho một slide mới. Để mở thêm một cửa sổ mới cho bài thuyết trình, bạn vào View | nhóm Window | chọn New Window. Hình 50. Xem củng một bài thuyết trình trong nhiều cửa sổ Mỗi cửa sổ hiển thị sẽ được đánh số phía sau tên bài thuyết trình trên thanh tiêu đề của cửa sổ PowerPoint. 12. Sắ p xế p các cửa sổ Khi bạn mở nhiều cửa sổ cùng một lúc bằ ng cách nhân bản hoă ̣c do mở nhiề u tê ̣p PowerPoint, bạn có thể dùng chức năng sắp xếp các cửa sổ để dễ dàng hơn trong việc chuyển đổi cửa sổ, biên soạn, hoặc so sánh nội dung giữa các bài thuyết trình. Có hai kiểu sắp xếp cửa sổ như sau: Trang 38 Chương 1. Giới thiê ̣u PowerPoint 2010  Kiểu Arrange All: Vào View | nhóm Window | chọn Arrange All. Các cửa sổ sẽ được dàn ra trên màn hình và không bị chồng lên nhau.  Kiểu Cascade: Vào View | nhóm Window | chọn Cascade. Các cửa sổ được sắ p xế p theo cách xếp chồng lên nhau, mỗi cửa sổ chỉ thấ y thanh tựa đề. Hình 51. Sắ p xế p các cửa sổ theo kiể u Arrange All và Cascade Các lệnh sắp xếp này sẽ không có tác dụng đố i với các cửa sổ PowerPoint thu nhỏ nằm trên thanh Taskbar của Windows. 13. Chuyể n đổi qua la ̣i giữa các cửa sổ Bạn có thể chuyển đổi qua lại giữa các cửa sổ làm việc của PowerPoint bằng cách vào tab View | nhóm Window | chọn Switch Windows | chọn tên tê ̣p PowerPoint cầ n xem. Hình 52. Chuyển đổ i qua lại giữa các cửa sổ 14. Sử du ̣ng trin ̀ h trơ ̣ giúp Trình trợ giúp của PowerPoint giống như một quyển sách tham khảo toàn diện nhất. Bạn có thể tìm kiếm các hướng dẫn từ trình trợ giúp này m ỗi khi gặp khó khăn trong việc sử dụng các chức năng của chương triǹ h. Trình trợ giúp sẽ cung cấp các hướng dẫn từng bước rất dễ theo dõi và dễ hiể u, tuy nhiên ba ̣n cầ n phải thành tha ̣o tiế ng Anh mới có thể sử du ̣ng tố t nguồ n tài nguyên này. Để mở triǹ h trơ ̣ giúp của PowerPoint, bạn nhấn phím F1 hoă ̣c bấ m nút Help trong cửa sổ chương trình PowerPoint. Trang 39 Chương 1. Giới thiê ̣u PowerPoint 2010 Nút Help Nhâ ̣p từ khóa của phầ n muố n trơ ̣ giúp Các phần trợ giúp đươ ̣c bố cu ̣c theo các chủ đề Hình 53. Cửa sổ phầ n trợ giúp của PowerPoint Hình 54. Bảng 1. Thanh menu của cửa sổ Help Nút Tên nút Mô tả Back and Đi tới và lùi trong các bài hướng dẫn mà ba ̣n đã xem giố ng như Forward trình duyệt Stop Dừng tải nội dung muốn xem , rấ t hữu ić h khi viê ̣c tải quá châ ̣m và bạn muốn hủy lệnh tải (thông thường là nô ̣i dung từ Internet). Refresh Tải lại nội dung từ Internet Home Trở về danh mu ̣c chủ đề mă ̣c đinh ̣ của trình trơ ̣ giúp. Print In nô ̣i dung bài hướng dẫn hiê ̣n hành. Change Font Mở danh mu ̣c các lựa cho ̣n kić h thước chữ trong bài hướng. Size Show Table of Tắ t/ mở khung mu ̣c lu ̣c các bài hướng dẫn bên trái cửa sổ Help. Contents Keep on Top Giữ cửa sổ Help luôn nằ m trên tấ t cả các cửa sổ khác. Trang 40 Chương 1. Giới thiê ̣u PowerPoint 2010 15. Hỏi đáp Câu 1. Hãy tùy biến thanh lệnh truy cập nhanh (QAT)? Yêu cầu QAT sẽ có các nút lệnh theo thứ tự sau: New, Open, Save, Print Preview, Undo, Redo, Copy, Paste, Pulish as PDF or XPS và chia làm 2 nhóm tab cách nhau bởi một đường ranh giới (separator) trước nút Copy. Trả lời: Chúng ta có thể tùy biến QAT của PowerPoint cho một tê ̣p cụ thể hay cho tất cả các tê ̣p trong chương trình. Các bước thực hiện như sau: 1. Khởi động chương trình PowerPoint 2. Trên cửa sổ chương trình bạn bấ m vào nút Customize Quick Access Toolbar ( ) 3. Bạn tích chọn các nút lệnh sau: New, Open, Save, Print Preview, Undo, Redo. Hình 55. Chọn các nút lệnh vào QAT 4. Các nút lệnh còn lại không có sẵn cho bạn chọn, do vậy bạn chọn tab Home trên Ribbon, đến nhóm Clipboard và bấ m phải chuột lên nút Copy và chọn Add to Quick Access Toolbar. Hình 56. Thêm nhanh các nút lệnh từ Ribbon vào QAT Trang 41 Chương 1. Giới thiê ̣u PowerPoint 2010 5. Thực hiện lại bước 4 để thêm nút Paste vào QAT. Tuy nhiên để thêm seperator và nút Pulish as PDF or XPS thì không thể thêm vào QAT theo các cách trên được. Bạn hãy vào File, chọn Options. Hộp thoại PowerPoint Options xuất hiện. Hình 57. Hộp thoại PowerPoint Options 6. Chọn nhóm Quick Access Toolbar, từ khung Choose commands from bên trái, chọn và nhấn nút Add để thêm vào khung Customize Quick Access Toolbar bên phải. 7. Bạn thấy nút lệnh Publish as PDF or XPS nằm trong tab File trên Ribbon. Do vậy, bạn chọn File Tab từ hộp Choose commands from để các nút lệnh trong nhóm này được liệt kê trong hộp bên dưới. Hình 58. Các lệnh trong File Tab 8. Bạn chọn nút Publish as PDF or XPS và nhấn nút Add để thêm vào QAT. 9. Tại khung Customize Quick Access Toolbar:  Chọn For all documents (default) thì thanh QAT tùy biến này sẽ có tác dụng cho tất cả chương trình PowerPoint. Trang 42 Chương 1. Giới thiê ̣u PowerPoint 2010  Chọn “Tên tê ̣p thuyết trình.pptx” thì QAT chỉ có tác dụng cho tê ̣p này.  Bạn chọn các nút lệnh trong khung và nhấn các nút Move Up hoặc Move Down để sắp xếp theo thứ tự yêu cầu. Hình 59. Sắp xếp các nút lệnh 10. Nhấn nút OK để hoàn tất các tùy chỉnh QAT. Kết quả QAT như sau: Hình 60. QAT sau khi tùy biến 11. Muốn phục hồi QAT về trạng thái mặc định giống như khi mới cài đặt thì bạn vào PowerPoint Options, chọn Quick Access Toolbar, chọn nút Reset tại Customizations và chọn: Hình 61. Hủy bỏ các tùy biến trong QAT  Reset only Quick Access Toolbar: chọn sẽ trả QAT về trạng thái mặc định  Reset all customizations: chọn sẽ hủy bỏ tất cả các tùy biến trong PowerPoint kể cả tùy biến Ribbon. Trang 43 Chương 1. Giới thiê ̣u PowerPoint 2010 Câu 2. Tạo một tab lệnh mới trên Ribbon tên là “Lệnh của tui” như hình sau: Hình 62. Tạo tab “Lệnh của tui” trên Ribbon Trả lời: PowerPoint 2010 cho phép tùy biến Ribbon với giao diện người dùng rất dễ sử dụng và nhanh chóng. Các bước thực hiện như sau: 1. Khởi động chương trình PowerPoint 2. Vào File, chọn Options, chọn Customize Ribbon. Hình 63. Tùy biến Riboon 3. Nhấn vào nút New Tab, một Tab mới được tạo thêm trong danh sách Main Tabs ở trên. Bạn bấ m phải chuột lên Tab vừa tạo và chọn lệnh Rename để đặt tên lại. Trang 44 Chương 1. Giới thiê ̣u PowerPoint 2010 Hình 64. Đặt tên lại cho Tab 4. Bấ m phải chuột lên New Group (Custom) và chọn Rename để đặt tên lại là “Cắt, dán” và bấ m OK để đóng hộp Rename. Hình 65. Đổi tên cho Group 5. Chọn lại tab “Lệnh của tui” và bấ m chuột 3 lần nút New Group ở bên dưới để thêm vào 3 nhóm lệnh nữa. Sau đó làm theo bước 4 để lần lượt đổi tên là “Định dạng”, “Chèn slide, đối tượng”, “Hiệu ứng”. Trang 45 Chương 1. Giới thiê ̣u PowerPoint 2010 Hình 66. Chèn các nhóm vào Tab mới 6. Để thêm các nút lệnh vào các nhóm lệnh vừa tạo làm theo trình tự sau:  Chọn Choose commands from bên khung bên trái để liệt kê các lệnh thông dụng  Chọn nút lệnh cần đưa vào “Lệnh của tui”  Chọn nhóm lệnh chứa nút lệnh đang chọn từ khung Customize the Ribbon bên phải.  Nhấn nút Add để thêm các lệnh vào các nhóm hoặc nhấn nút Remove để loại bỏ nút không cần khỏi các nhóm.  Thực hiện lại qui trình này để thêm tất cả các nút lệnh vào các nhóm theo yêu cầu câu hỏi.  Nhấn nút Move Up và Move Down để sắp xếp các nút lệnh theo trình tự yêu cầu. Hình 67. Thêm các nút lệnh vào các nhóm tương ứng 7. Chọn tab “Lệnh của tui” và nhấn các nút Move Up hoặc Move Down để đưa tab này lên trước tab Home. Trang 46 Chương 1. Giới thiê ̣u PowerPoint 2010 8. Theo yêu cầu của câu hỏi thì nhóm lệnh “Định dạng” không có các nhãn bên dưới các nút lệnh. Do vậy, bạn bấ m phải chuột lên nhóm lệnh này rồi chọn Hide Command Labels. Hình 68. Ẩn nhãn bên dưới nút lệnh Câu 3. Xin cho biết cách nào di chuyển các tùy biến trong Ribbon và QAT sang Office ở máy tính khác? Trả lời: Giả sử bạn đã tùy biến rất nhiều cho Ribbon và QAT từ máy tính ở công ty và bạn muốn chuyển các tùy biến rất tiện lợi này sang Office trong máy tính ở nhà. Trong PowerPoint 2010 nói riêng và Office 2010 nói chung thì yêu cầu này thực hiện rất đơn giản. Các bước thực hiện như sau: 1. Vào máy tính công ty, khởi động PowerPoint 2010. 2. Vào File, chọn Options, hộp thoại PowerPoint Options xuất hiện 3. Bạn chọn Customize Ribbon, chọn nút Import/Export và chọn Export all customizations. Hình 69. Lệnh Inport/Export 4. Hộp thoại File Save xuất hiện  Tìm nơi lưu tê ̣p tại Save in  Đặt tên tê ̣p tại File name  Save as type để mặc định là Exported Office UI file (*.exportedUI)  Nhấn nút Save để lưu. Trang 47 Chương 1. Giới thiê ̣u PowerPoint 2010 Hình 70. Lưu tê ̣p UI 5. Chép tê ̣p vừa xuất ra, mở PowerPoint 2010 ở máy tại nhà. Sau đó, bạn vào hộp thoại PowerPoint Options rồi chọn nút lệnh Import/Export trong khung Customize Ribbon. Bạn chọn tiếp lệnh Import customization file. Trong hộp thoại File Open:  Tìm đến tê ̣p UI tại hộp Look in  Chọn tên tập UI  Nhấn nút Open để nhập tùy biến Ribbon và QAT vào Office 6. Nhấn nút OK đóng hộp thoại PowerPoint Options. Câu 4. Cho biết cách thay đổi một số tùy chỉnh trong chương trình PowerPoint?  Thay đổi tông màu (Color scheme) của chương trình.  Tắt tính năng kiểm tra chính tả của văn bản.  Điều chỉnh Recent Presentations lại còn 10. Trả lời: Các bước thực hiện như sau: 1. Mở chương trình PowerPoint 2. Vào File, chọn Options, hộp thoại PowerPoint Options xuất hiện 3. Chọn nhóm General, tại User Interface options, tại hộp Color scheme bạn chọn lại tông màu cho chương trình. Trang 48 Chương 1. Giới thiê ̣u PowerPoint 2010 Hình 71. Chọn Color scheme 4. Chọn nhóm Proofing, tại When correcting spelling in PowerPoint, bỏ chọn Check spelling as you type. Hình 72. Bỏ tùy chọn kiểm tra chính tả 5. Vào nhóm Advanced, nhóm Display và điều chỉnh tại hộp Show this number of Recent Documents thành 10. Hình 73. Tùy chọn Recent Documents 6. Nhấn OK hoàn tất. Trang 49 Chương 1. Giới thiê ̣u PowerPoint 2010 Câu 5. Làm sao ẩn hoặc hiện các thông báo trên thanh trạng thái? Trả lời: Bấ m phải chuột lên thanh tra ̣ng thái , từ đó cho ̣n hoă ̣c bỏ cho ̣n các thông tin cho thanh tra ̣ng thái. Hình 74. Các tùy chọn cho thanh trạng thái Trang 50 Chương 2. Tạo bài thuyết trình cơ bản Chương 2 Tạo bài thuyết trình cơ bản Nội dung 1. Tạo bài thuyết trình 2. Lưu bài thuyết trình 3. Bảo vệ bài thuyết trình bằng mật mã 4. Tăng cường độ an toàn cho PowerPoint với tính năng File Block Settings 5. Các thao tác với slide 6. Mở và đóng bài thuyết trình 7. Hỏi đáp Trang 51 Chương 2. Tạo bài thuyết trình cơ bản 2 hương này trình bày cách tạo một bài thuyết trình mới dựa vào các mẫu thiết kế sẵn của C PowerPoint cũng như từ các mẫu định dạng do người dùng thiết kế. Ngoài ra, chương này cũng trình bày một số thao tác cơ bản đối với bài thuyết trình như lưu trữ, chọn định dạng tê ̣p và thiết lập mật mã để bảo vệ bài thuyết trình. 1. Tạo bài thuyết trình PowerPoint cung cấp nhiều cách thức để tạo một bài thuyết trình mới. Chúng ta sẽ lần lượt xem qua các cách này. Tạo bài thuyết trình rỗng Khi bạn khởi động chương trình PowerPoint thì một bài trình diễn rỗng (blank) đã mặc định được tạo ra, đây chính là cách tạo bài thuyết trình mặc định của PowerPoint và bạn chỉ cần tiếp tục soạn thảo nội cho các slide. Khi bạn đang trong cửa sổ PowerPoint và bạn muốn tạo thêm một bài thuyết trình rỗng nữa, bạn làm theo các bước sau: 1. Vào tab File 2. Chọn lệnh New, hộp Available Templates and Themes xuất hiện bên phải 3. Chọn Blank presentation 4. Nhấn nút Create để tạo mới. Phím tắt: Dùng tổ hợp phím tắt để tạo nhanh bài thuyết trình rỗng Trang 52 Chương 2. Tạo bài thuyết trình cơ bản Hình 75. Hộp thoại New Presentation Tạo bài thuyết trình từ mẫu có sẵn PowerPoint Template là các mẫu định dạng đã được thiết kế sẵn (template) kèm theo trong bộ Office hoặc do chúng ta tải từ Internet. Template có thể chứa các bố trí, theme color, theme font, theme effect, các kiểu nền của slide và có thể chứa cả các nội dung mẫu. PowerPoint cung cấp rất nhiều template và được thiết kế với nhiều chủ đề khác nhau (Business, Education, Finance, Holidays, Inspirational, Religion, Social, Sports, Science, Technology) phù hợp cho rất nhiều tình huống báo cáo trong thực tế. Chúng ta có thể tự mình thiết kế các template để sử dụng lại nhiều lần hoặc chia sẻ cho người khác. Ngoài ra, trên internet có rất nhiều trang web chuyên cung cấp các kiểu template đẹp và được cập nhật thường xuyên như là: office.com, powerbacks.com, templateswise.com,… Dùng các mẫu được xây dựng sẵn kèm theo phần mềm Microsoft PowerPoint Các mẫu trong phần này không nhiều vì PowerPoint còn cho phép bạn chọn mẫu từ các nguồn khác, đă ̣c biê ̣t là từ Internet. Các bước thực hiện: 1. Vào tab File 2. Chọn lệnh New, hộp Available Templates and Themes xuất hiện bên phải 3. Chọn Sample templates 4. Chọn một mẫu thiết kế từ danh sách bên dưới và xem hình minh họa phía bên phải cửa sổ. 5. Nhấn nút Create để tạo mới bài thuyết trình Trang 53 Chương 2. Tạo bài thuyết trình cơ bản Hình 76. Một số Sample templates Dùng các mẫu từ trang web office.com Trang web office.com cập nhật thường xuyên các mẫu thiết kế mới và đẹp, do vậy bạn có thể tạo bài thuyết trình mới sử dụng mẫu từ nguồn này. Các bước thực hiện: 1. Vào tab File 2. Chọn lệnh New, hộp Available Templates and Themes xuất hiện bên phải 3. Di chuyển đến Office.com templates. Tại đây, các mẫu được nhóm lại theo nội dung của chúng. 4. Ví dụ chọn nhóm là Presentations, chọn tiếp phân loại mẫu là Business và đợi trong giây lát để PowerPoint cập nhật danh sách các mẫu từ Internet. 5. Chọn một mẫu thiết kế từ danh sách bên dưới và xem hình minh họa phía bên phải cửa sổ. 6. Nếu đồng ý với mẫu đang xem thì nhấn nút Download để tải về và tạo bài thuyết trình mới theo mẫu này. Trang 54 Chương 2. Tạo bài thuyết trình cơ bản Hình 77. Chọn mẫu từ trang office.com Dùng các mẫu thiết kế của bạn tạo hoă ̣c các mẫu sưu tầ m đang lưu trên điã Khi PowerPoint đã từng tải mô ̣t mẫu thiết kế mới từ Internet về máy thì nó sẽ tự đô ̣ng lưu mẫu đó vào danh mục My Templates để bạn có thể sử du ̣ng la ̣i sau này. Làm theo các bước sau để sử dụng một mẫu đang lưu trên điã : 1. Vào tab File 2. Chọn lệnh New, hộp Available Templates and Themes xuất hiện bên phải 3. Chọn My templates 4. Chọn một mẫu thiết kế từ danh sách bên dưới và xem hình minh họa phía bên phải cửa sổ. 5. Nếu đồng ý với mẫu đang xem thì nhấn nút OK để tạo bài thuyết trình mới theo mẫu này. Hình 78. Các mẫu đang lưu trên đĩa Trang 55 Chương 2. Tạo bài thuyết trình cơ bản Tạo bài thuyết trình từ một bài có sẵn B?