Incident Reporting Policy PDF

Title: Incident Reporting Page 1 of 4 Applied To: All Center Staff ‫التبليغ عن األحداث‬ ‫جميع العاملين بالمجمع‬ Department: TQ...

Title: Incident Reporting Page 1 of 4 Applied To: All Center Staff ‫التبليغ عن األحداث‬ ‫جميع العاملين بالمجمع‬ Department: TQM Policy Number: TQM-APP-025EA (2) Replaces No.: TQM-APP-025EA (1) Issue Date: 1/11/2022 Effective Date: 1/12/2022 Review Date: 1/12/2025 1. PURPOSE :‫ الغرض‬.1 1.1. To provide systematic mechanism for early ‫ أنشاء نظام لالكتشاف المبكر لألخطار التي قد تؤثر على‬1.1 detection and prevention of issues of concern which represents a potential hazard to patients, ‫ أو العاملين ومنعها قبل‬،‫ أو المتدربين‬،‫ أو الزوار‬،‫المريض‬ visitors, trainees, employees..‫وقوعها‬ 1.2. To define individual responsibilities and authorities in the Incident reporting activity. ‫ لتحديد المسؤوليات والصالحيات الخاصة بعمل تقارير‬1.2.‫األحداث‬ 2. DEFINITIONS :‫ التعريفات‬.2 2.1 Incident report: The form used for documentation ‫ نموذج يستخدم لتوثيق األحداث العارضة‬:‫ تقرير األحداث‬.2.1 for any unusual problem, incident, variation, or other ‫أو األوضاع التي قد تتسبب في حدوث أضرار مختلفة أو‬ situation that is likely to lead to undesirable effects or that.‫أي انحرافا عن السياسات واالجراءات العامة بالمركز‬ varies from established policies and procedures or practices. 3. POLICY :‫ السياسات‬.1 3.1 Center will identify and responds to all Incidents & ‫ يقوم المركز بالتعرف على واالستجابة لألحداث العارضة أو‬3.1 sentinel events occurring in the organization or.‫الجسيمة التي تقع فيه أو تتعلق بالخدمات‬ associated with services. 3.2 All events shall have an Incident report generated. ‫ كل األحداث التي تحدث يجب أن يتم توثيقها من خالل تقرير‬3.2 3.3 All employees have the responsibility to identify and.‫األحداث‬ report an event. ‫ التعرف على الحدث والتبليغ عنه هو مسؤولية كل الموظفين‬3.3 3.4 The completed report should be forwarded to TQM.‫داخل المركز‬ coordinator no later than 48 hours after the Incident. ‫ ساعة‬48 ‫ يجب أن يرسل التقرير كامال لمنسق الجودة خالل‬3.4 3.5 Incident & Sentinel Events Reporting is not utilized to criticize or speculate on actions taken and as a.‫بعد حدوث الحدث‬ Continuous Quality Improvement tool ONLY and ‫ التبليغ عن األحداث العارضة واألحداث الجسيمة ال يستخدم‬3.5 therefore will not be referred to if any MOH ‫ ولكن فقط كأداة من أدوات‬،‫في القاء اللوم أو عقاب الموظفين‬ investigations were initiated. ‫تحسين الجودة ولذلك ال يتم استخدامه في أي تحقيقات خاصة‬ 3.6 Corrective action should be taken to minimize risk of.‫بالوزارة‬ injury and adverse outcomes. Corrective actions shall be documented. ‫ يجب اتخاذ العمل التصحيحي للتخفيف من اضراره ويجب‬3.6 3.7 The incident report shall not be photocopied or placed.‫توثيق جميع االجراءات التصحيحية‬ neither in the health record nor in the personal file. The ‫ يمنع تصوير تقرير األحداث أو وضعه داخل السجل الصحي‬3.7 terms “incident” and “error” shall not be used in the ‫وال يجب استخدام لفظ حدث عارض أو جسيم داخل السجل‬ health record..‫الصحي‬ 3.8 Confidentiality: :‫ سرية المعلومات‬3.8 3.8.1 All incidents should be handled and ‫ يتم التعامل مع األحداث العارضة أو الجسيمة‬3.8.1 maintained in a confidential manner with ‫بمنتهى السرية وال يتم السماح بالحصول على‬ access to such documentation restricted to ‫الوثائق الخاصة بها اال لألشخاص المسموح لهم‬ authorized individuals..‫بذلك‬ 3.8.2 The information contained in the incident ‫ المعلومات الموجودة داخل تقرير األحداث يجب‬3.8.2  Title: Incident Reporting Page 2 of 4 Applied To: All Center Staff ‫التبليغ عن األحداث‬ ‫جميع العاملين بالمجمع‬ Department: TQM Policy Number: TQM-APP-025EA (2) Replaces No.: TQM-APP-025EA (1) Issue Date: 1/11/2022 Effective Date: 1/12/2022 Review Date: 1/12/2025 could not and should not be used against any ‫أال يستخدم ضد أي من األشخاص المشاركين في‬ individual..‫الحدث أو غيرهم‬ 3.8.3 Staff should not discuss the contents of an incident..‫ال يجب مناقشة محتوى التقرير بين العاملين‬ 3.8.3 3.8.4 It is allowed to use an accumulative trend ‫يمكن لمنسق الجودة عرض تقرير مجمع بغرض‬ 3.8.4 report for reporting, decision making and education purpose..‫استخدامه في التبليغ واتخاذ القرار والتعليم‬ 4. PROCEDURES :‫ اإلجراءات‬.2 4.1 The employee who witnesses or discovers an Incident immediately notifying the physician on ‫يقوم مكتشف الحدث أو الشاهد عليه بتبليغ الطبيب‬ 4.1 call if the Incident involves any question of ‫فورا ً إذا كان الحدث يتضمن اصابة ألحد المرضى أو‬ patient or employee injury or harm,.‫العاملين‬ 4.2 The Physician will examine the involved person and manage accordingly, and then he should ‫يقوم الطبيب بالكشف على الشخص المصاب‬ 4.2 document a brief statement of his / her actions(s) ‫والتعامل على أساس الكشف وتوثيق ملخص عن‬ on the incident report (Part C). ‫االجراء المتخذ في الجزء المخصص لذلك في تقرير‬ 4.3 The discoverer should promptly secure any biological specimens, medications, equipment, or.)‫الحدث العارض (الجزء ج‬ other records, and any other material that might ‫مكتشف الحادث يجب عليه تأمين أي عينات‬ 4.3 be relevant to investigating the Incident. ‫أو‬، ‫ أو أي سجالت‬،‫ أو أجهزة‬،‫ أو أدوية‬،‫بيولوجية‬ 4.4 The employee who witnesses or discover an Incident shall initiate the incident report (Fill up.‫أي مواد أخرى قد يكون لها عالقة بالحدث‬ Part A & B) and submit it to the direct supervisor ‫يجب على مكتشف الحدث العارض أو الشاهد عليه‬ 4.4 who will submit it to the quality coordinator )‫أن يقوم بتعبئة تقرير األحداث (الجزء أ والجزء ب‬ within 48 hours from the Incident. 4.5 If there is an immediate action taken in the ‫ويسلمه للرئيس المباشر الذي يسلمه لمنسق الجودة‬ department in response to the Incident, the.‫ ساعة‬48 ‫خالل‬ supervisor should document the taken action in ‫في حالة اتخاذ اجراء في القسم المعني استجابة‬ 4.5 the incident report (Part D). 4.6 The quality coordinator will review the received ‫للحدث يقوم المشرف بتوثيق ذلك في التقرير (الجزء‬ incident report and discuss the Incident with the.)‫د‬ discoverer, then evaluates the Incident Category ‫يقوم منسق الجودة بمراجعة تقرير الحدث ومناقشة‬ 4.6 to identify if it is a Sentinel Event or not according to Sentinel Event criteria and ‫مكتشفه وتقييمه وتقرير ما إذا كان الحدث جسيما ً أم‬ document this in the incident report. ‫ال بنا ًء على أنواع األحداث الجسيمة وتوثيق ذلك في‬ 4.7 The quality coordinator should fill up (Part E) of.‫الجزء المخصص بالتقرير‬ the incident report. 4.8 The quality coordinator will carry out the.)‫يقوم منسق الجودة بمليء النموذج (الجزء هـ‬ 4.7 required analysis for the Incident and take the ‫يقوم منسق الجودة بتحليل الموقف واتخاذ االجراء‬ 4.8 appropriate action..‫المناسب‬ 4.9 The quality coordinator then indicates the  Title: Incident Reporting Page 3 of 4 Applied To: All Center Staff ‫التبليغ عن األحداث‬ ‫جميع العاملين بالمجمع‬ Department: TQM Policy Number: TQM-APP-025EA (2) Replaces No.: TQM-APP-025EA (1) Issue Date: 1/11/2022 Effective Date: 1/12/2022 Review Date: 1/12/2025 category of the Incident in the incident report ‫يقوم منسق الجودة بتصنيف الحدث في النموذج‬ 4.9 (Part F)..)‫(الجزء و‬ 4.10 If the Incident is related to many departments the quality coordinator shall form a ‫ في حالة أن الحدث يتعلق بأكثر من قسم يقوم منسق‬4.10 multidisciplinary ad-hoc team to study the ‫الجودة بتكوين فريق مؤقت من مختلف األقسام‬ Incident, identify the most probable causes/s and ‫األسباب األكثر‬/‫لدراسة الحالة للتعرف على السبب‬ recommend the corrective action/s that should be implemented (acquiring approval from the ‫االجراءات التصحيحية التي‬/‫احتماالً وتحديد االجراء‬ concerned departments as needed)..)‫يجب تطبيقها (بعد الموافقة من األقسام المعنية‬ 4.11 The quality coordinator will follow\up the ‫ يقوم منسق الجودة بمتابعة تنفيذ االجراءات‬4.11 implementation of the corrective action. 4.12 The quality coordinator will record the.‫التصحيحية المقرر تنفيذها‬ Incident in the incident data base. ‫ يقوم منسق الجودة بتسجيل الحدث في قاعدة البيانات‬4.12 4.13 A quarterly report of reported incidents will.‫الخاصة باألحداث‬ be submitted by quality coordinator to the Quality Committee for discussion and proper ‫ يقوم منسق الجودة بعمل تقرير ربع سنوي يشمل كل‬4.13 action. ‫األحداث المبلغ عنها ويتم عرضه على لجنة الجودة‬ 4.14 A file of all incidents will be maintained in.‫للمناقشة واتخاذ االجراءات المناسبة‬ the TQM department for at least five years. 4.15 Annual evaluation of the Incident Reporting ‫ كل تقارير األحداث يتم حفظها داخل قسم الجودة لمدة‬4.14 System shall be conducted and reported to the.‫ سنوات‬5 Quality Management Committee as part of the ‫ يقوم منسق الجودة بعمل تقييم سنوي لنظام االبالغ‬4.15 Annual Evaluation of the Performance Improvement Program, by the quality ‫عن األحداث وعرضه على لجنة الجودة ضمن التقييم‬ coordinator..‫السنوي لبرنامج تحسين الجودة‬ 4.16 If the Incident is categorized as a Sentinel ‫ في حالة تقييم الحدث على أنه حدث جسيم من قبل‬4.16 Event the quality coordinator immediately call the Center director and follow The Sentinel ‫منسق الجودة يقوم بتبليغ مدير المركز ويتم اتباع‬ Events and Root Cause Analysis Policy..‫سياسة االحداث الجسيمة وتحليل األسباب الجذرية‬ 5. RESPONSIBILITIES :‫ المسؤوليات‬.3 5.1 The employees 5.1.1 Notifying the physician on call if the Incident :‫ العاملين‬5.1 involves any question of patient or employee ‫ يجب عليهم ابالغ الطبيب فورا في حالة وقوع أي‬5.1.1 injury or harm..‫اضرار أو إيذاء على المريض أو الموظف‬ 5.1.2 Notifying the Area Supervisor. 5.1.3 Initiating the Incident Report Form..‫ ابالغ المشرف المباشر‬5.1.2 5.1.4 Submitting the Incident Report Form to the quality.‫ البدا في اعداد تقرير األحداث‬5.1.3 coordinator..‫ تسليم التقرير لمنسق الجودة‬5.1.4 5.2 Quality Coordinator: :‫ منسق الجودة‬5.2  Title: Incident Reporting Page 4 of 4 Applied To: All Center Staff ‫التبليغ عن األحداث‬ ‫جميع العاملين بالمجمع‬ Department: TQM Policy Number: TQM-APP-025EA (2) Replaces No.: TQM-APP-025EA (1) Issue Date: 1/11/2022 Effective Date: 1/12/2022 Review Date: 1/12/2025 5.2.1 Submitting a quarterly report to the Quality ‫رفع تقرير ربع سنوي للجنة الجودة للمناقشة واتخاذ‬ 5.2.1 committee for discussion and proper action..‫االجراءات المناسبة‬ 5.2.2 Maintaining a file of all incidents submitted to ‫االحتفاظ بكل التقارير القادمة الى قسم الجودة لمدة‬ 5.2.2 the TQM Department for at least five years..‫خمس سنوات على األقل‬ 5.2.3 Notify the center director about any Sentinel Event. ‫تبليغ مدير المركز عن وقوع حاالت األحداث‬ 5.2.3 5.2.4 Form an ad-hoc team to study the case, identify.‫الجسيمة‬ the most probable cause/s and recommend the ‫تكوين فريق لتحليل الحدث ومعرفة االسباب‬ 5.2.4 corrective action/s of the Incident. ‫الجذرية واالجراءات المقترحة لألعمال‬ 5.2.5 Follow \up the implementation of the corrective.‫التصحيحية‬ action ‫متابعة تطبيق خطة العمل الناتجة عن تحليل‬ 5.2.5.‫األحداث‬ 6. FORMS: :‫ النماذج‬.6 6.1. Incident Report Form ‫ نموذج التبليغ عن األحداث‬.6.1 7. REFERRANCES: :‫ المراجع‬.7 7.1. Leadership Roles and Management Functions in ‫ ليبينكوت‬،‫ األدوار القيادية والوظائف اإلدارية في التمريض‬.7.1 Nursing, Lippincott Williams, and Welkins, Chapter 5 ‫ الفصل الخامس القضايا القانونية‬،‫ وويلكينز‬،‫ويليامز‬ Legal and Legislative Issues, 2006..2006 ،‫والتشريعية‬ 7.2. Nurses Legal Handbook, Lippincott Williams and ،‫ ليبينكوت ويليامز وويلكينز‬،‫ الدليل القانوني للممرضات‬.7.2 Welkins, Fifth Edition, 2004 Incident Report pages 199-204. ‫ الصفحات‬2004 ‫ تقرير الحوادث لعام‬،‫الطبعة الخامسة‬ 7.3. ARAMCO MEDICAL 204-199 7.4. SERVICES ORGANIZATION, Incident Reporting ‫ أرامكو الطبية‬..7.3 System ‫ خدمات‬.7.4 Name ‫االسم‬ Title ‫الوظيفة‬ Signature ‫التوقيع‬ Date ‫التاريخ‬ ‫اعداد‬ ‫منسق الجودة‬ 1/11/2022 ‫مراجعة‬ ‫مكافحة العدوي‬ 1/12/2022 ‫مراجعة‬ ‫رئيسة التمريض‬ 1/12/2022 Approved by ‫اعتماد‬ ‫المدير الطبي‬ 1/12/2022 Approved by ‫اعتماد‬ ‫مدير المركز‬