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Collaboration Engineering Collaboration Engineering ist ein Ansatz, um Gruppenarbeit effektiver zu gestalten, indem man die Prozesse und Technologien, die Teams nutzen, sorgfältig gestaltet und implementiert. Ziel ist es, Teams zu befähigen, zusammenzuarbeiten und Probleme selbstständig zu lösen, oh...

Collaboration Engineering Collaboration Engineering ist ein Ansatz, um Gruppenarbeit effektiver zu gestalten, indem man die Prozesse und Technologien, die Teams nutzen, sorgfältig gestaltet und implementiert. Ziel ist es, Teams zu befähigen, zusammenzuarbeiten und Probleme selbstständig zu lösen, ohne dass externe Berater eingebunden werden müssen. Beispiele In den folgenden drei Beispielen für Collaboration Engineering geht es darum, durch den gezielten Einsatz von Technologie und durchdachten Prozessen die Zusammenarbeit in Teams zu verbessern: Entwicklung eines Ideenfindungsprozesses in einem Softwareentwicklungsunternehmen: Das Team implementiert ein System zur Ideensammlung, das es den Mitgliedern ermöglicht, Ideen zu teilen. Dieses System nutzt fortgeschrittene Algorithmen, um ähnliche Ideen zu gruppieren und zu priorisieren, wodurch das Team schnell die relevantesten und innovativsten Ideen identifizieren kann. Optimierung der Entscheidungsfindung in einem Marketingteam: Das Team führt ein Kollaborationstool ein, das strukturierte Diskussionen und Abstimmungen ermöglicht. Jedes Teammitglied kann Vorschläge einbringen und diese werden dann gemeinsam diskutiert. Durch ein Bewertungssystem kann das Team effizient die besten Entscheidungen treffen, ohne in endlose Diskussionen zu geraten. Verbesserung der Projektmanagementprozesse in einem Bauunternehmen: Das Unternehmen entwickelt eine massgeschneiderte Projektmanagement-Software, die speziell auf die Bedürfnisse der Baubranche zugeschnitten ist. Diese Software ermöglicht es den Teammitgliedern, den Fortschritt in Echtzeit zu verfolgen, Ressourcen effizient zu verwalten und Probleme schnell zu identifizieren und zu lösen. Durch die Integration von mobilen Anwendungen können die Teammitglieder auch vor Ort auf wichtige Informationen zugreifen und Updates in Echtzeit geben. Rollen im Collaboration Engineering Wie im vorherigen Thema erläutert, befasst sich Collaboration Engineering mit der Gestaltung, Implementierung und Anwendung von Kollaborationsprozessen. Verschiedene Rollen tragen dazu bei, dass diese Prozesse effizient und effektiv ablaufen. Wir gehen nachfolgend auf die Schlüsselrollen im Collaboration Engineering ein. Schlüsselrollen Prozessdesigner (Process Designer) Der Prozessdesigner entwirft und entwickelt die Kollaborationsprozesse. Ein Beispiel: Ein Prozessdesigner bei einer Softwarefirma entwickelt ein Brainstorming-Verfahren, das digitale Tools nutzt, um Ideen zu sammeln und zu priorisieren. Technologieexperte (Technology Expert) Der Technologieexperte wählt und passt technologische Tools aus bzw. an, die den Kollaborationsprozess unterstützen. Ein Beispiel: Ein Technologieexperte führt ein neues Projektmanagement-Tool ein, das die Zusammenarbeit und Kommunikation im Team erleichtert. Facilitator Facilitators leiten und moderieren den Kollaborationsprozess. Sie stellen sicher, dass alle Teammitglieder involviert sind. Beispiel: Ein Facilitator leitet eine Online-Konferenz, um sicherzustellen, dass alle Teammitglieder ihre Meinungen und Ideen effektiv einbringen können. Endnutzer (End User) Der End User nutzt die entwickelten Prozesse und gibt Feedback für Verbesserungen. Ein Beispiel: Ein Teammitglied nutzt ein neues Kollaborationstool und gibt Rückmeldungen zur Benutzerfreundlichkeit. Prozesseigner (Process Owner) Der Prozesseigner ist verantwortlich für die Überwachung und ständige Verbesserung des Kollaborationsprozesses. Ein Beispiel: Ein Projektmanager überwacht den Einsatz eines Kollaborationstools und initiiert regelmäßige Reviews zur Prozessoptimierung. Einleitung Collaboration Engineering basiert auf einem mehrschichtigen Ansatz, der verschiedene Ebenen umfasst. Jede Ebene spielt eine entscheidende Rolle bei der Gestaltung der Kollaborationsprozesse. Wir betrachten jede dieser Ebenen und ihre Bedeutung im Kontext der Kollaborationsentwicklung. Die sechs Ebenen Die folgende Grafik zeigt die Gliederung der sechs Ebenen. Zuoberst sind die Kollaborationsziele, welche die Richtung und den Zweck der Zusammenarbeit wiedergeben. Zuunterst ist das spezifische Kollaborationsverhalten. Wir gehen nun auf diese sechs Ebenen ein. Kollaborationsziele sind die übergeordneten Ziele, die durch die Kollaboration erreicht werden sollen. Klare Ziele geben die Richtung und den Zweck der Zusammenarbeit vor und helfen, die weiteren (unteren) Ebenen darauf auszurichten. Gruppenprodukte sind die konkreten Ergebnisse oder Produkte, die die Gruppe erstellen soll. Sie definieren, was konkret als Ergebnis der Zusammenarbeit entstehen soll und ist massgeblich für die Erfolgsmessung. Gruppenaktivitäten sind die spezifischen Tätigkeiten und Aufgaben, die von der Gruppe durchgeführt werden. Diese Ebene bestimmt, wie die Gruppenmitglieder zusammenarbeiten und interagieren, um die Gruppenprodukte zu erstellen. Gruppenprozeduren sind die strukturierten Prozesse und Methoden, die bei der Zusammenarbeit angewendet werden. Sie sorgen für Effizienz und Effektivität im Kollaborationsprozess und helfen, Konflikte und Missverständnisse zu minimieren. Kollaborationswerkzeuge sind die technologischen Hilfsmittel und Plattformen, die für die Kollaboration genutzt werden. Diese Ebene ermöglicht und erleichtert die Kommunikation, Koordination und Zusammenarbeit der Gruppenmitglieder. Kollaborationsverhalten beschreibt die Verhaltensweisen und Einstellungen der Gruppenmitglieder während der Zusammenarbeit. Das Verhalten beeinflusst die Gruppendynamik und ist entscheidend für eine positive und produktive Arbeitsatmosphäre. Beispiel Betrachten wir zur Illustration ein konkretes Beispiel, bei welchem es um die Entwicklung eines Smart-Home-Gerätes geht. Ebene Beschreibung Kollaborationsziele Entwicklung eines innovativen Smart-Home-Geräts mit Fokus auf Benutzerfreundlichkeit und Umweltfreundlichkeit. Gruppenprodukte Das konkrete Produkt ist ein energieeffizienter, sprachgesteuerter Smart-Home-Assistent. Erwartet wird ein funktionierender Prototyp und ein Go-to-Market-Plan. Gruppenaktivitäten Marktanalysen durchführen, Prototypen entwerfen und testen, Marketingplan erstellen. Gruppenprozeduren Anwendung von agilen Methoden, regelmässigen Sprint-Meetings, Design-Thinking-Workshops. Kollaborationswerkzeuge Nutzung von JIRA für Projektmanagement, Zoom für Meetings, Slack für Kommunikation, CAD-Programm für Produktdesign. Kollaborationsverhalten Es wird ein offenes, innovatives und feedbackorientiertes Verhalten gefördert. Teammitglieder sind ermutigt, kreativ zu denken, konstruktives Feedback zu geben und kontinuierlich zusammenzuarbeiten. Ebenen des Collaboration Engineering Collaboration Engineering basiert auf einem mehrschichtigen Ansatz, der verschiedene Ebenen umfasst. Jede Ebene spielt eine entscheidende Rolle bei der Gestaltung der Kollaborationsprozesse. Wir betrachten jede dieser Ebenen und ihre Bedeutung im Kontext der Kollaborationsentwicklung. Die sechs Ebenen Die folgende Grafik zeigt die Gliederung der sechs Ebenen. Zuoberst sind die Kollaborationsziele, welche die Richtung und den Zweck der Zusammenarbeit wiedergeben. Zuunterst ist das spezifische Kollaborationsverhalten. Wir gehen nun auf diese sechs Ebenen ein. Kollaborationsziele sind die übergeordneten Ziele, die durch die Kollaboration erreicht werden sollen. Klare Ziele geben die Richtung und den Zweck der Zusammenarbeit vor und helfen, die weiteren (unteren) Ebenen darauf auszurichten. Gruppenprodukte sind die konkreten Ergebnisse oder Produkte, die die Gruppe erstellen soll. Sie definieren, was konkret als Ergebnis der Zusammenarbeit entstehen soll und ist massgeblich für die Erfolgsmessung. Gruppenaktivitäten sind die spezifischen Tätigkeiten und Aufgaben, die von der Gruppe durchgeführt werden. Diese Ebene bestimmt, wie die Gruppenmitglieder zusammenarbeiten und interagieren, um die Gruppenprodukte zu erstellen. Gruppenprozeduren sind die strukturierten Prozesse und Methoden, die bei der Zusammenarbeit angewendet werden. Sie sorgen für Effizienz und Effektivität im Kollaborationsprozess und helfen, Konflikte und Missverständnisse zu minimieren. Kollaborationswerkzeuge sind die technologischen Hilfsmittel und Plattformen, die für die Kollaboration genutzt werden. Diese Ebene ermöglicht und erleichtert die Kommunikation, Koordination und Zusammenarbeit der Gruppenmitglieder. Kollaborationsverhalten beschreibt die Verhaltensweisen und Einstellungen der Gruppenmitglieder während der Zusammenarbeit. Das Verhalten beeinflusst die Gruppendynamik und ist entscheidend für eine positive und produktive Arbeitsatmosphäre. Beispiel Betrachten wir zur Illustration ein konkretes Beispiel, bei welchem es um die Entwicklung eines Smart-Home-Gerätes geht. Ebene Beschreibung Kollaborationsziele Entwicklung eines innovativen Smart-Home-Geräts mit Fokus auf Benutzerfreundlichkeit und Umweltfreundlichkeit. Gruppenprodukte Das konkrete Produkt ist ein energieeffizienter, sprachgesteuerter Smart-Home-Assistent. Erwartet wird ein funktionierender Prototyp und ein Go-to-Market-Plan. Gruppenaktivitäten Marktanalysen durchführen, Prototypen entwerfen und testen, Marketingplan erstellen. Gruppenprozeduren Anwendung von agilen Methoden, regelmässigen Sprint-Meetings, Design-Thinking-Workshops. Kollaborationswerkzeuge Nutzung von JIRA für Projektmanagement, Zoom für Meetings, Slack für Kommunikation, CAD-Programm für Produktdesign. Kollaborationsverhalten Es wird ein offenes, innovatives und feedbackorientiertes Verhalten gefördert. Teammitglieder sind ermutigt, kreativ zu denken, konstruktives Feedback zu geben und kontinuierlich zusammenzuarbeiten. 3k und 4K-Kollaborationsmodell Das 3K- und 4K-Kollaborationsmodell sind Frameworks, die die wesentlichen Aspekte der Zusammenarbeit in Teams und Organisationen beschreiben. Während das 3K-Modell drei Elemente umfasst, fügt das 4K-Modell ein viertes hinzu, um die Tiefe und Komplexität der Teaminteraktion zu verdeutlichen. Zentral für diese Elemente ist die Awareness. Sie beschreibt, dass wir in der Zusammenarbeit die Aktivitäten der anderen, die mit uns zusammenarbeiten, wahrnehmen müssen. Awareness ist entsprechend eine Voraussetzung für die Zusammenarbeit. Das 3K-Kollaborationsmodell Die drei Elemente des 3K-Kollaborationsmodells sind: Kommunikation Hierbei steht der Austausch von Informationen, Gedanken und Ideen zwischen Teammitgliedern im Fokus. Kommunikation ist die Grundlage für alle Arten der Zusammenarbeit. Koordination Bei der Koordination geht es um die Organisation und Abstimmung von Aktivitäten, Ressourcen und Terminen innerhalb des Teams. Sie ist notwendig um sicherzustellen, dass alle Teammitglieder ihre Aufgaben effizient und zielgerichtet ausführen. Kooperation Kooperation beschreibt das gemeinsame Arbeiten an Aufgaben und Zielen, oft durch Arbeitsteilung. Dadurch werden Synergien genutzt, indem die Stärken und Fähigkeiten jedes Teammitglieds genutzt werden. Die folgende Grafik zeigt das Modell: Aus: Huber, Josef Michael Martin, Entwurfsmuster zur Unterstützung kollaborativer Ideenentwicklung in virtuellen Ideen Communities (2014). Das 4K-Kollaborationsmodell Während das 3K-Modell die grundlegenden Elemente der Zusammenarbeit hervorhebt, erweitert das 4K-Modell das 3K-Modell um ein viertes Element: Kollaboration Im 4K-Modell wird eine tiefere Form der Zusammenarbeit ergänzt, die gemeinsame Ziele, geteiltes Engagement und oft eine Verschmelzung von Ideen und Ansätzen beinhaltet. Die folgende Grafik zeigt das 4K Kollaborationsmodell: Aus: Huber, Josef Michael Martin, Entwurfsmuster zur Unterstützung kollaborativer Ideenentwicklung in virtuellen Ideen Communities (2014). Raum-Zeit-Matrix Die Raumzeit-Matrix nach Robert Johansen ist ein Modell, das dazu dient, Arbeitsformen anhand der Dimensionen Raum und Zeit zu kategorisieren. Sie hilft zu verstehen, wie Technologie und Kollaborationsmethoden genutzt werden können, um in verschiedenen Arbeitskontexten effektiv zu sein. Die Raumzeit-Matrix Die Matrix teilt sich in vier Quadranten, basierend auf den Kombinationen von Raum (gleicher vs. unterschiedlicher Ort) und Zeit (gleiche vs. unterschiedliche Zeit): Wir gehen auf die einzelnen Quadranten ein: Gleicher Ort, Gleiche Zeit (Face-to-Face) Dabei handelt es sich um die traditionelle Arbeitsform, bei der alle Beteiligten physisch am selben Ort und zur selben Zeit zusammenarbeiten. Ein Beispiel ist ein Teammeeting in einem Konferenzraum. Gleicher Ort, andere Zeit (Asynchroner Austausch am selben Ort) Dies sind Interaktionen am gleichen Ort, aber zu unterschiedlichen Zeiten. Ein Beispiel ist eine Pinnwand im Büro, an der Mitarbeitende zu verschiedenen Zeiten Notizen hinterlassen. Anderer Ort, gleiche Zeit (Synchrone Fernkommunikation) Dies ist digitale Zusammenarbeit in Echtzeit, jedoch von verschiedenen Orten aus. Ein Beispiel ist ein Team, das über eine Videokonferenz zusammenarbeitet. Anderer Ort, andere Zeit (Asynchrone Fernkommunikation): Hierbei handelt es sich um Zusammenarbeit, die zeitlich und räumlich entkoppelt ist. Ein Beispiel sind Teammitglieder, die Informationen über E-Mail oder Collaboration-Plattformen austauschen.