Tworzenie dostępnych dokumentów w MS Word

Tworzenie dostępnych dokumentów tekstowych w MS Word

• Zasada ogólna: Przygotowywanie dostępnych dokumentów w Wordzie polega na wykorzystaniu wbudowanych narzędzi formatowania, unikaniu ręcznego formatowania i stosowaniu stylów.
• Elementy dokumentu: Dokument składa się z akapitów, list, nagłówków, tabel, obrazów, przypisów i innych obiektów. Każdy element należy tworzyć za pomocą wbudowanych narzędzi programu.
• Stosowanie stylów: Zamiast ręcznego formatowania należy korzystać ze stylów, które przekazują informacje o strukturze dokumentu. To bardzo ważne dla osób z niepełnosprawnościami. Style umożliwiają automatyczne stworzenie spisu treści.
• Inspektor dostępności: Word posiada inspektora dostępności, który sprawdza podstawowe wymagania. Znajdziesz go w "Sprawdź ułatwienia dostępu" w inspektorze dokumentu.
• Akapity: W akapitach stosuje się zazwyczaj wcięcie pierwszej linii, jednak coraz częstszym rozwiązaniem jest większa przerwa między akapitami bez wcięcia. Zawsze należy korzystać ze stylów.
• Listy: Listy numerowane i punktowane powinny być utworzone przy użyciu odpowiednich stylów. Unikać ręcznego wstawiania cyfr oraz kresek.
• Nagłówki/Śródtytuły: W dłuższych dokumentach używać nagłówków (śródtytułów) do podziału na logiczne części. Ważna jest poprawna hierarchia poziomu nagłówka (np. poziom 2 dla rozdziałów, poziom 3 dla podrozdziałów). Sprawdzać poprawność w widoku nawigacji.
• Czcionki: Preferowane są czcionki bezszeryfowe (np. Arial) – są czytelniejsze. Unikać czcionek szeryfowych.
• Formatowanie tekstu: Unikać manualnego rozdzielania wyrazów spacjami. Korzystać z dostępnych funkcji formatowania tekstu.
• Obrazki/Grafiki: Dodawać alternatywny opis dla grafik (opis alternatywny - jak opisywać komuś przez telefon). Opis jest dla osób z niepełnosprawnościami, które korzystają z oprogramowania do odczytu ekranu. Dodanie opisu alternatywnego poprzez prawy przycisk myszy, "Edycja rysunków" a potem "Tekst alternatywny".
• Podpisy do grafik: Dodawać podpisy do obrazów.
• Tabele: Korzystać z wbudowanych narzędzi do tworzenia tabel. Unikać ręcznego formatowania za pomocą spacji, tabulatorów itp.. Należy dodawać nazwę tabeli.
• Skomplikowane tabele: Unikać skomplikowanych tabel z łączonymi komórkami, pustymi wierszami.
• Nagłówki w tabelach: Jeśli pierwszy wiersz zawiera nagłówki, należy go oznaczyć jako nagłówkowy. Zaznaczyć opcję "Wyświetlaj pierwszy wiersz na kolejnych stronach".
• Język dokumentu: Upewnić się, że język dokumentu jest poprawnie ustawiony (np. Polski). Deklarować język dla fragmentów w innych językach.
• Kontrast: Utrzymywać odpowiedni kontrast pomiędzy tłem i tekstem.
• Kolory w tle: Unikać kolorowych tła i grafik.
• Kolory wyróżniające: Aby wyróżnić istotną informację kolorem, należy też wyróżnić ją innym sposobem (np. pogrubienie).
• Formatowanie uniemożliwiające łatwą obsługę: Unikać ramek, pól formularzy, formatowania wielokolumnowego, tabel użytych do układu strony i pisania wszystkimi wielkimi literami.
• Metadane: Przed eksportowaniem dokumentu, uzupełnić metadane (np. tytuł).
• Eksport PDF: W przypadku eksportowania do PDF, zaznaczyć opcję eksportowania z tagami ułatwień dostępu.