Trámites para la Personalidad Jurídica

Trámites Previos para la Adquisición de Personalidad Jurídica

• El primer paso es obtener un certificado del Registro Mercantil Central.
• Este certificado confirma que no existe otra sociedad con un nombre idéntico o similar al que se desea.
• Se pueden solicitar hasta 5 denominaciones en la misma instancia.
• Se concederá la primera denominación que no esté registrada.
• Si la denominación solicitada no está registrada, el registro mercantil expedirá un certificado negativo.
• La validez del nombre concedido es de 3 meses, renovable antes de 6 meses; después, caduca.
• Se realiza antes de ir a notario.

Ingreso del Capital Social y Estatutos

• Se puede constituir en cualquier entidad bancaria que emita un certificado de apertura de una cuenta a nombre de la sociedad en constitución.
• La cantidad a ingresar varía según el tipo de sociedad.
• Se requiere formalizar la escritura pública y los estatutos.
• El otorgamiento de escritura pública de constitución implica la firma de los socios fundadores ante un notario.
• Se registran las normas que regirán la sociedad.
• Los socios fundadores deben presentar:
  • Certificación negativa del Registro Mercantil Central
  • DNI/NIF de todos los socios fundadores
  • Certificado bancario del ingreso del capital social
  • Estatutos de la sociedad, incluyendo reglas de funcionamiento, aportaciones, administradores y domicilio.

Solicitud del NIF e Inscripción en el Registro

• Se solicita un NIF provisional para identificar a la sociedad en aspectos fiscales.
• La solicitud se realiza en la delegación provincial de Hacienda correspondiente al domicilio social.
• Para la inscripción final en el Registro Mercantil, se debe aportar la escritura de constitución.
• La publicación en el boletín del Registro Mercantil no tiene costo.
• Las sociedades anónimas deben inscribirse en un plazo de un mes desde el otorgamiento de la escritura.
• Para las sociedades limitadas, el plazo es de dos meses.
• La sociedad adquiere personalidad jurídica al inscribirse.

Trámites para el Funcionamiento de una Empresa

• Después de adquirir personalidad jurídica, se debe cumplir con una serie de trámites.
• Estos trámites son obligatorios también para empresarios individuales.

Trámites ante la Agencia Tributaria

• Se debe acudir a las delegaciones de la Agencia Tributaria en cada comunidad autónoma.
• El objetivo es cumplir con las obligaciones fiscales.
• Los trámites más relevantes son:

Alta en el Impuesto sobre Actividades Económicas (IAE)

• Es un tributo municipal que grava la actividad empresarial, profesional o artística en el ámbito nacional.
• Están exentos aquellos con una cifra de negocios inferior a 1.000.000 €, sin importar el tipo de actividad.

Declaración Censal

• Toda persona o entidad que vaya a desarrollar actividades empresariales o profesionales debe comunicarlo a través de una declaración censal.

Número de Identificación Fiscal Definitivo (NIF)

• La Administración Tributaria expide una tarjeta de NIF provisional para identificar a la sociedad.
• Se presenta el certificado en la Administración Tributaria después de registrar la escritura en el Registro Mercantil para obtener el NIF definitivo.

Libros de Hacienda

• Empresarios individuales y profesionales deben llevar libros de inventarios, cuentas anuales, diario y actas.
• Los libros pueden ser electrónicos, requiriendo la conservación de soportes magnéticos u ópticos durante el período de prescripción.

Trámites Ante el Ayuntamiento

• Son necesarios solo si se abre un local o se realizan obras.
• Los trámites varían según el ayuntamiento.

Autolicencia Exprés

• Se eliminaron las licencias previas para establecimientos comerciales de hasta 750 metros cuadrados.
• Aplica en todo el territorio nacional, incluyendo ampliaciones y ciertas obras que no requieran proyecto.
• Sustituye la solicitud de licencias municipales, permitiendo iniciar la actividad con declaraciones responsables o comunicaciones previas.
• Se regulan trámites conjuntos para la misma actividad o local.

Requisitos Para la Autolicencia Exprés

• Ser una empresa del sector minorista o ciertos servicios con establecimientos permanentes.
• No superar los 750 metros cuadrados de superficie de venta o exposición al público.
• Manifestar el cumplimiento de los requisitos mediante declaración responsable.
• Estar en posesión del justificante de pago del tributo.
• Disponer de proyecto técnico firmado por un técnico competente, si es exigible.

Ámbito de Aplicación (Clasificación Nacional de Actividades Económicas)

• Comercio minorista: alimentación, frutería, carnicería.
• Pequeña industria artesanal: calzado, textil.
• Servicios: agencias de viaje, actividades de promoción, inmobiliaria, reparación de ropa.

Licencia de Apertura

• Autorización para abrir establecimientos industriales y mercantiles.
• Necesaria tanto en la apertura inicial como en modificaciones físicas del local que no se acojan a la autolicencia exprés.
• Hay dos clases de licencia de apertura: - Actividades inocuas (que no provocan daños). - Actividades castigadas en el reglamento de materias insalubres, nocivas y peligrosas. - Son actividades molestas las que incomodan por ruidos, vibraciones, humos, gases, polvo u olores. - Son actividades insalubres y nocivas las que perjudican la salud humana o la riqueza agrícola, pecuaria, forestal o piscícola. - Las actividades peligrosas son las que fabrican, manipulan o almacenan productos de riesgo grave para personas o bienes por combustibilidad, explosión, inflamabilidad o radiactividad.

Licencia de Obras

• Es necesaria si se realizan reformas en el local para adecuarlo a la actividad.
• Autoriza la realización de obras de acondicionamiento según la normativa urbanística.
• Tipos de licencia de obras: - Obra mayor: demolición de tabiques, colocación de falsos techos, nuevos pavimentos, reforma de la fachada exterior. - Obra menor: reparaciones o decoraciones sencillas que no requieran proyecto técnico.
• La solicitud se presenta en el Departamento de Urbanismo antes de iniciar las obras.
• Generalmente, se tiene hasta 6 meses después de la concesión para realizar las obras.

Trámites ante la Tesorería General de la Seguridad Social (TGSS)

• Se deben presentar en la Dirección Provincial de la Tesorería según el domicilio social de la empresa antes de contratar trabajadores en el Régimen General.

Inscripción de la Empresa

• Es el alta de los trabajadores.
• Asigna un número de la Seguridad Social al empresario, considerado como número principal de la cuenta de cotización.
• Se deben contratar trabajadores en el momento de la inscripción.
• Se deben elegir las coberturas de riesgos con la Seguridad Social o una mutua de accidentes de trabajo y enfermedad profesional durante la inscripción.

Afiliación y Alta de los Trabajadores

• Empresas e individuales están obligados a afiliar y dar de alta a los trabajadores en el Régimen General.
• La afiliación a la Seguridad Social es vitalicia.
• Si se contratan trabajadores ya afiliados, solo se debe darles de alta.
• Las solicitudes de alta deben ser firmadas por el empresario y el trabajador y presentarse antes del inicio de la actividad.

Cotización

• La obligación surge desde el inicio de la actividad laboral.
• No se extingue hasta que la Tesorería General de la Seguridad Social conozca el cese en el trabajo.
• El empresario debe solicitar la baja si un trabajador cesa o termina su contrato.

Afiliación y Alta del Empresario Como Autónomo (RETA)

• La obligación recae también en el propio empresario autónomo.
• Se considera trabajador autónomo a la persona física que realiza una actividad económica o profesional de forma habitual, personal, directa, por cuenta propia y fuera del ámbito de dirección de otra persona.
• Desde 2023, se busca que los autónomos coticen según sus rendimientos netos.
• El autónomo debe informar a la Seguridad Social de los rendimientos netos al empezar el año para fijar la base de cotización.
• El rendimiento neto mensual se calcula restando a los ingresos anuales menos los gastos deducibles anuales (sin contabilizar el IVA) divido entre los 12 meses del año.
• Las cuotas se abonan por mensualidades y se ingresan dentro del mismo mes al que corresponde su devengo.

Trámites ante la Dirección General de Trabajo

• La comunicación de apertura del centro de trabajo y el registro de los contratos de trabajo.
• La Autoridad Central de la Inspección de Trabajo y Seguridad Social debe tener un libro de visitas electrónico para cada centro de trabajo.
• No es necesario tenerlo físicamente en las empresas.

Comunicación de Apertura de un Centro de Trabajo

• El empresario o sociedad deben comunicar a la autoridad laboral la apertura del centro de trabajo.
• Se entiende por centro de trabajo cualquier área donde los trabajadores deban permanecer o acceder.
• La documentación se presenta dentro de los 30 días siguientes a la apertura o reanudación de la actividad.

Trámites Ante el Servicio Público de Empleo Estatal (SEPE)

• El Servicio Público de Empleo Estatal se encarga de vigilar los modelos de contrato y pone en contacto a empresarios con trabajadores desempleados.

Notificación y Registro

• El empresario debe entregar al SEPE una copia de los contratos por escrito.
• El plazo máximo es de 10 días desde la formalización del contrato.
• Se realiza telemáticamente a través de Contrat@.

Solicitud de Trabajadores

• Se contacta a las oficinas de empleo o agencias privadas de colocación para cubrir un puesto de trabajo.
• El empresario comunica las características del puesto, requisitos, tipo de contrato, la forma, lugar y fecha de selección.
• La oficina de empleo enviará una preselección de candidatos aptos para ser entrevistados.

Trámites Ante Otros Registros

• Aparte del Registro Mercantil, se encuentran:

Registro de la Propiedad Industrial

• Administrado por la Oficina Española de Patentes y Marcas.
• Se registran los derechos de propiedad industrial, que confieren al titular el derecho en exclusiva.
• Derechos de propiedad industrial:
  • La patente reconoce el derecho de explotar una invención por 20 años.
  • La marca es un signo que distingue productos o servicios.
  • El registro de marca dura 10 años, renovable indefinidamente.
  • El titular de la marca debe usarla en comercio o industria y residir en España de forma habitual en 5 años desde su publicación.
  • El nombre comercial identifica una persona física o jurídica en su actividad empresarial.
  • El registro del nombre comercial es potestativo y confiere el derecho exclusivo a utilizarlo en el tráfico económico.

Propiedad Inmobiliaria

• Si la empresa posee algún inmueble, debe inscribirse en el Registro de la Propiedad.
• Las inscripciones se realizan de acuerdo a la ubicación de los inmuebles.
• Para inscribir los títulos, deben estar consignados en escritura pública y acreditarse el pago de impuestos.
• El Registro de la Propiedad es público y permite conocer el estado de los inmuebles (dueño, hipotecas, etc).