Tipos de Contratos: Precio Fijo y Más

Gestión de Adquisición

• La gestión de adquisiciones incluye la planificación, licitación, formalización, supervisión, liquidación y cierre de compras o subcontrataciones.
• Un project manager cuenta con el apoyo de los departamentos legal y de compras.
• Se busca conocer los distintos tipos de contratos y sus características, así como planificar, ejecutar, controlar y cerrar las adquisiciones.

Tipos de Contratos

• Los tipos de contratos incluyen contratos a precio fijo, contratos de costo reembolsable y contratos por tiempo y materiales.

Contratos a Precio Fijo

• Se establece un precio fijo total por el suministro o servicio a comprar, solo utilizable cuando el alcance está perfectamente definido.
• Los contratos a precio fijo incluyen:
• Precio fijo cerrado.
• Precio fijo más honorarios con incentivos, estableciendo objetivos de rendimiento.
• Precio fijo con ajuste económico de precio, con cláusulas de revisión relacionadas con la inflación.

Contratos de Coste Reembolsable

• Se pagan los costes reales más un beneficio acordado, utilizable cuando no se puede definir el alcance con exactitud.
• Requieren procedimientos para comprobar la veracidad de los costes y autorizar nuevos trabajos.
• Los contratos de coste reembolsable incluyen:
• Coste más honorarios fijos.
• Coste más honorarios con incentivos, en función del rendimiento.
• Coste más honorarios por cumplimiento de objetivos.

Contratos por Tiempo y Materiales

• Un contrato mixto, fijando precios unitarios y dejando abierta la cantidad precisa.
• El beneficio suele fijarse como porcentaje sobre los precios fijados.
• Es recomendable establecer un tope tanto para el coste como para el plazo.
• En el sector de la construcción, se les llama “contratos por administración”.

Procesos de Planificación

• El principal objetivo es establecer qué comprar o contratar para cumplir los objetivos del proyecto.
• Se debe estudiar qué partes del proyecto se externalizan y cuáles se desarrollan internamente.

Planificar la Gestión de las Adquisiciones (Entradas)

• Incluyen: plan de gestión del proyecto, documentación de requisitos, registro de riesgos, recursos de la actividad, cronograma, estimación de coste, registro de interesados, FAE y APO.

Planificar la Gestión de las Adquisiciones (Herramientas y Técnicas)

• Incluyen análisis de fabricación directa o compra, juicio de expertos, estudio de mercado y reuniones.

Planificar la Gestión de las Adquisiciones (Salidas)

• Incluyen: plan de gestión de las adquisiciones, enunciado del trabajo relativo a adquisiciones, documentos de la adquisición, criterios de selección de proveedores, solicitud de cambio, actualizaciones de los documentos del proyectos.

Análisis de Fabricación Directa o Compra

• Consiste en analizar qué partes del proyecto conviene ejecutarlas desde el propio equipo y qué partes interesa externalizar.
• Se deben considerar los costes directos e indirectos sin olvidar los distintos tipos de contrato que utilizar.

Plan de Gestión de las Adquisiciones

• Debe incluir: tipología de contratos, respuestas a riesgos, listado de proveedores, criterios para incentivos, procedimiento para coordinar con el departamento de compras y plantillas tipo (bases del concurso, alcance, invitación, comparativo de ofertas, etc).

Enunciados del Trabajo Relativo a Adquisiciones

• Se realiza uno por cada parte externalizada, basándose en la Línea Base del Alcance.
• Se debe definir con detalle el producto, servicio o resultado, especialmente en contratos a precio fijo.

Documentos de las Adquisiciones

• Engloban los documentos desde la solicitud de ofertas hasta el cierre del contrato.
• La documentación debe ser clara y completa, permitiendo sugerencias para mejorar el producto o servicio.

Criterios de Selección de Proveedores

• Criterios transparentes, precisos y concretos para evaluar ofertas, adjuntándose a la documentación de la licitación.
• Criterios comunes incluyen la descripción del trabajo, la oferta económica, la capacidad de obrar y técnica, el riesgo asumido, la capacidad financiera y las metodologías de gestión.

Efectuar las Adquisiciones

• El principal objetivo es establecer qué comprar o contratar para cumplir los objetivos del proyecto.
• Se debe estudiar qué partes del proyecto se van a externalizar y cuáles desarrollar el equipo del proyecto.

Efectuar las Adquisiciones (Entradas)

• Incluyen: plan de gestión, documentación de requisitos, criterios de selección, propuestas de los proveedores, documentos del proveedor, decisiones de hacer o comprar, enunciados del trabajo relativo a adquisiciones y APOS.

Efectuar las Adquisiciones (Herramientas y Técnicas)

• Incluyen: conferencia de ofertantes, estimaciones independientes, técnicas de evaluación de propuestas, juicio de expertos, publicidad, técnicas analíticas y negociación de compra.

Efectuar las Adquisiciones (Salidas)

• Incluyen: proveedores seleccionados, acuerdos, calendario de recursos, solicitudes de cambio, actualizaciones del plan de gestión y de los documentos del proyecto.

Conferencias de Ofertantes

• Son reuniones con todos los ofertantes para asegurar que han entendido el proyecto y aclarar dudas.

Técnicas de Evaluación de Propuestas

• Las empresas deben tener criterios y procedimientos establecidos, con criterios objetivos y subjetivos y cuyo resultado se adjudicación.

Estimaciones Independientes

• Es una estimación de coste y plazos para verificar si las ofertas se encuentran dentro de los valores estimados, encargándose a un profesional externo independiente o interno.

Salidas

• Los criterios de los contratos deber ser habituales en los contratos.

Sistemas de Contratación

• Son reuniones con los ofertantes para asegurar que estén entendidas la magnitud del proyecto y tengan clarificación de cada duda que tengan para poder realizar la oferta.
• Técnicas evaluativas suelen tener criterios y procedimientos establecidos para ejecutar la evaluación y comparación de las ofertas. Cláusulas habituales de los contratos.
  • Partes implicadas y capacidad legal de las mismas.
  • Precio y plazo.
  • Enunciado del trabajo
  • Forma de pago, plazos de presentación de facturas, retenciones e impuestos aplicables.
  • Hitos contractuales ligados a penalizaciones o bonificaciones.
  • Sanciones y bonificaciones.
  • Roles y responsabilidades.
  • Criterios de aceptación y límites de responsabilidad.
  • Garantías, avales, fianzas y seguros.
  • Propiedad del trabajo.
  • Tratamiento de las solicitudes de cambio y resolución de conflictos.
  • Procedimiento de finalización, cancelación o resolución.

Proceso de Seguimiento y Control

• El principal objetivo de todo este proceso es garantizar que el vendedor también el comprador cumple los requerimientos de los términos acordados.
• La relación contra un proveedor y la gestión debe ser cumplida.

Controlar Adquisiciones (Entradas)

• Todo este proceso tiene que dar información, de como el trámite del contrato se realizó con el plan de gestión o los documentos requeridos.
• Acuerdos aprobados.
• Informes del rendimiento.
• Los datos sobre el rendimiento del trabajo.

Controlar Adquisiciones (Herramientas y Técnicas)

• Los cambios deben estar en control del contrato.
• Se necesita revisiones de como el trabajo contratado se está realizando.
• Inspecciones y auditorias que se están cumpliendo los contratos firmados.
• Como las organizaciones alcanzan sus objetivos se llama Información de rendimiento
• Tener Sistemas de pagos.

Controlar Adquisiciones (Salidas)

• Información de rendimiento del trabajo.
• Solicitudes de cambio.
• Actualizaciones del plan de gestión.