Sifat Sistem Pengendalian Manajemen

• Presentasi oleh Willa Putri Malinda Buchori, S.Ak., M.Acc. berjudul: Sifat dari Sistem Pengendalian Manajemen

Konsep Dasar

• Organisasi perlu dikendalikan dengan perangkat yang memastikan tujuan strategis tercapai.
• Mengendalikan organisasi lebih kompleks daripada mengendarai mobil.

Elemen Sistem Kontrol

• Terdiri dari detektor atau sensor, asesor (penilai), efektor, dan jaringan komunikasi.
• Detektor memberikan informasi tentang apa yang terjadi.
• Asesor membandingkan informasi dengan standar.
• Efektor mengubah perilaku jika diperlukan.
• Entitas yang dikendalikan menjadi objek dari elemen-elemen ini.

Manajemen

• Tindakan mengumpulkan orang untuk mencapai tujuan yang diinginkan dalam aktivitas bisnis dan organisasi.
• Meliputi perencanaan, pengorganisasian, penempatan staf, kepemimpinan, dan pengendalian organisasi.
• Sumber daya yang terlibat meliputi sumber daya manusia, keuangan, teknologi, dan alam.

Sistem Pengendalian Manajemen (Langkah-langkah)

• Detektor melaporkan kejadian di seluruh organisasi.
• Asesor membandingkan informasi dengan keadaan yang diinginkan.
• Efektor mengambil tindakan korektif jika ada perbedaan signifikan.
• Sistem komunikasi memberi tahu manajer apa yang terjadi dan perbandingannya dengan keadaan yang diinginkan.

Karakteristik Sistem Pengendalian Manajemen

• Standar tidak ditentukan sebelumnya, berbeda dengan termostat.
• Tidak otomatis dan memerlukan koordinasi antar individu.
• Kadang hubungan antara persepsi perlunya tindakan dan tindakan yang diperlukan tidak jelas.
• Sebagian besar adalah pengendalian diri.

Definisi Sistem

• Kumpulan entitas yang berinteraksi atau bergantung satu sama lain, baik nyata maupun abstrak, yang membentuk kesatuan utuh.
• Cara yang ditentukan dan berulang dalam melaksanakan aktivitas.
• Sistem pengendalian manajemen bersifat kompleks.

Aspek Sistem

• Sistem adalah abstraksi dari realitas.
• Memiliki struktur yang ditentukan oleh bagian-bagian dan komposisinya.
• Melibatkan input, pemrosesan, dan output material, informasi, atau energi.
• Bagian-bagian dalam sistem memiliki hubungan fungsional dan struktural.

Hubungan Perencanaan dan Pengendalian

• Formulasi Strategi mengarah pada tujuan, strategi, dan kebijakan.
• Pengendalian Manajemen mengarah pada implementasi strategi.
• Pengendalian Tugas mengarah pada kinerja tugas individu yang efisien dan efektif.

Pengendalian Manajemen (Definisi)

• Proses di mana manajer mempengaruhi anggota organisasi lainnya untuk menentukan strategi organisasi.

Aktivitas Pengendalian Manajemen

• Merencanakan apa yang harus dilakukan organisasi.
• Mengkoordinasikan kegiatan beberapa bagian organisasi.
• Mengkomunikasikan informasi kinerja tugas individu yang efisien dan efektif.
• Mengevaluasi informasi.
• Memutuskan tindakan yang harus diambil, jika ada.
• Mempengaruhi orang untuk mengubah perilaku.

Kerangka Implementasi Strategi

• Strategi memengaruhi struktur organisasi dan manajemen sumber daya manusia.
• Budaya organisasi dan pengendalian manajemen juga berperan.
• Hasil akhir adalah kinerja.

Perencanaan dan Perumusan Strategi

• Proses organisasi menentukan strategi dan mengalokasikan sumber daya untuk menjalankan strategi tersebut.
• Teknik analisis bisnis meliputi:
  • SWOT (Strengths, Weaknesses, Opportunities, Threats)
  • PEST (Political, Economic, Social, Technological)
  • STEER (Socio-cultural, Technological, Economic, Ecological, Regulatory)
  • EPISTEL (Environment, Political, Informatic, Social, Technological, Economic, Legal)

Perencanaan Strategi (Pertanyaan Kunci)

• Tindakan apa yang akan dilakukan?
• Untuk siapa tindakan tersebut dilakukan?
• Keunggulan apa yang akan diperoleh?
• Proses menentukan arah organisasi dalam jangka waktu tertentu.
• Melibatkan pemahaman posisi organisasi dan menentukan tujuan serta cara mencapainya.

Formulasi Strategi (Definisi)

• Proses menentukan tujuan organisasi dan strategi untuk mencapainya.
• Sasaran menggambarkan tujuan keseluruhan organisasi dan langkah-langkah spesifik untuk mencapainya.
• Tanggung jawab perumusan strategi tidak boleh hanya diberikan kepada satu orang atau unit.

Task Control (Definisi)

• Proses memastikan tugas-tugas tertentu dilaksanakan secara efektif dan efisien.
• Seringkali melibatkan kepatuhan terhadap aturan.
• Informasi yang relevan misalnya jumlah pesanan pelanggan, bahan yang digunakan, jam kerja karyawan, dan uang tunai yang dikeluarkan.
• Kegiatan termasuk pengadaan, penjadwalan, logistik, kendali mutu, dan manajemen kas.

Contoh Formulasi Strategi, Pengendalian Manajemen, dan Pengendalian Tugas

• Formulasi strategi: Mendapatkan bisnis baru yang tidak terkait.
• Pengendalian manajemen: Memperkenalkan produk/merek baru atau memperluas usaha.
• Pengendalian tugas: Mengkoordinasikan entri pesanan atau menjadwalkan produksi.

Dampak Internet pada Pengendalian Manajemen

• Akses instan ke data dalam jumlah besar.
• Komunikasi multi sasaran yang menjangkau jutaan orang.
• Komunikasi tanpa biaya.
• Kemampuan menampilkan gambar.
• Pengalihan kekuasaan dan kendali kepada individu.