Service Comptable Immobase

Rôle d'un service comptable

• Établissement des états financiers pour une vision claire de la santé financière.
• Garantie de la fiabilité des informations financières pour une prise de décision éclairée.

Missions principales

• Encaissement des loyers pour assurer la trésorerie de l'organisation.
• Règlement des différentes charges pour maintenir la conformité et éviter les pénalités.

Connaissance des comptes

• Nécessité de connaître la position exacte des comptes pour une gestion proactive.
• Identification et regroupement des éventuels risques financiers pour minimiser les impacts négatifs.

Cahier des charges

• Élaboration du décompte de gêance qui récapitule les opérations comptables.
• Gestion du compte de gestion et d'exploitation pour suivre les performances économiques.
• Établissement de boudements mensuels, trimestriels ou annuels pour la planification et l'analyse.
• Inclusion du décompte de chauffage, d'eau chaude et des frais accessoires pour une vision complète des coûts.
• Rédaction des décomptes vendeurs/acheteurs pour le suivi des transactions.
• Production de reporting pour les institutionnels afin de répondre aux exigences de transparence et de responsabilité.

Le rôle d'un service comptable

• Établissement des états financiers pour garantir la transparence et la fiabilité des informations financières.
• Gestion des encaissements de loyers et des paiements des charges diverses.

Missions du service comptable

• Encaissement des loyers pour assurer le flux de trésorerie.
• Règlement des charges relatives aux biens immobiliers et autres frais.

Cahier des charges

• Tenue de comptes de gestion et des exploitations pour une vue d'ensemble de la santé financière.
• Suivi spécifique des comptes de chauffage, d'eau chaude et des frais accessoires.
• Gestion des relations financières avec vendeurs et acheteurs.
• Décompte des institutions pour respecter les obligations réglementaires.
• Maintien d'une connaissance précise des positions de comptes et identification des risques financiers.
• Regroupement des informations comptables à différentes fréquences : mensuelle, trimestrielle, semestrielle, ou annuelle.

Gestion occasionnelle et contentieux

• Addressage des situations de contentieux en lien avec les paiements et les factures impayées.

Autres tâches comptables

• Comptabilisation de diverses factures, y compris celles des opérations bancaires ou postales.
• Établissement de factures pour assurer un bon suivi des créances.

Comptes de liquidités

• Quatre types de comptes de liquidités peuvent exister pour la gestion des biens.
• A. Au nom de la gérance : Un compte commun utilisé par tous les propriétaires, facilitant la gestion collective des fonds.
• B. Au nom de la gérance : Chaque propriétaire dispose d'une rubrique distincte au sein d'un même compte, permettant un suivi individuel tout en maintenant une centralisation de la gestion.
• C. Au nom du propriétaire : Un compte global géré par chaque propriétaire, offrant une vision d'ensemble de la trésorerie liée à ses actifs.
• D. Au nom du propriétaire : Un compte distinct pour chaque immeuble, permettant un suivi précis des finances associées à chaque propriété.

Gestion des Loyers et Factures

• Les loyers et factures sont gérés sur un compte bancaire ou postal unique, quelle que soit l'identité du propriétaire.
• Les montants disponibles pour le propriétaire sont déterminés uniquement lors de la comptabilisation des pièces de l'immeuble.

Comptabilisation Mensuelle

• La gestion des finances repose sur un budget prévisionnel ou l’état du compte bancaire, avec un examen mensuel.
• Le propriétaire n'a pas accès aux détails du compte bancaire, assurant ainsi une séparation des finances.

Gestion du Propriétaire

• Dans ce système, le propriétaire n'est jamais en contact direct avec le compte, ce qui limite les visualisations d'informations financières.
• La gestion est assurée par une régie, qui répartit et verse les montants dus à A, B et C sans que les propriétaires aient une visibilité sur les transactions.

Gestion financière

• Rôle principal du service comptable: Établissement des états financiers à la fin de chaque exercice et garantie de la fiabilité des informations comptables.
• Suivi en temps réel: Capacité de connaître la position exacte des comptes et d'identifier les risques financiers potentiels.
• Missions clés: Encaissement des loyers, paiement des charges et regroupement des informations dans des documents comptables.

Responsabilités spécifiques

• Encaissement des paiements: Gérer les loyers bruts et les appels copropriétaires.
• Gestion du contentieux: Inclut les rappels, mises en demeure et poursuites juridiques nécessaires.
• Gestion des factures: Traitement des factures fournisseurs et établissement de factures pour les locataires.
• Gestion des ordres de paiement: Inclut le traitement des ordres bancaires et postaux pour les propriétaires.
• Conformité au plan comptable: Toutes les opérations doivent respecter le plan comptable approprié.

Cahier des charges

• Décompte de gérance: Inclut les comptes de gestion et d'exploitation pour chaque immeuble et les comptes des propriétaires associés.
• Bouclements périodiques: Réalisation de bouclements mensuels, trimestriels, semestriels ou annuels.
• Décomptes spécifiques: Élaboration des décomptes de chauffage, eau chaude et autres frais accessoires, ainsi que les décomptes vendeur/acheteur.
• Reportings: Création de reportings pour la clientèle institutionnelle.

Plan comptable

• Document fondamental: Comprend tous les numéros de comptes pour l'enregistrement des encaissements et décaissements.
• Règles et principes: Établit les normes de comptabilité des entreprises, sans plan comptable universel.
• Normes spécifiques: Utilisation de normes comme CO, RPC et IFRS pour la comptabilité.

Gestion financière

• Rôle principal du service comptable: Établissement des états financiers à la fin de chaque exercice et garantie de la fiabilité des informations comptables.
• Suivi en temps réel: Capacité de connaître la position exacte des comptes et d'identifier les risques financiers potentiels.
• Missions clés: Encaissement des loyers, paiement des charges et regroupement des informations dans des documents comptables.

Responsabilités spécifiques

• Encaissement des paiements: Gérer les loyers bruts et les appels copropriétaires.
• Gestion du contentieux: Inclut les rappels, mises en demeure et poursuites juridiques nécessaires.
• Gestion des factures: Traitement des factures fournisseurs et établissement de factures pour les locataires.
• Gestion des ordres de paiement: Inclut le traitement des ordres bancaires et postaux pour les propriétaires.
• Conformité au plan comptable: Toutes les opérations doivent respecter le plan comptable approprié.

Cahier des charges

• Décompte de gérance: Inclut les comptes de gestion et d'exploitation pour chaque immeuble et les comptes des propriétaires associés.
• Bouclements périodiques: Réalisation de bouclements mensuels, trimestriels, semestriels ou annuels.
• Décomptes spécifiques: Élaboration des décomptes de chauffage, eau chaude et autres frais accessoires, ainsi que les décomptes vendeur/acheteur.
• Reportings: Création de reportings pour la clientèle institutionnelle.

Plan comptable

• Document fondamental: Comprend tous les numéros de comptes pour l'enregistrement des encaissements et décaissements.
• Règles et principes: Établit les normes de comptabilité des entreprises, sans plan comptable universel.
• Normes spécifiques: Utilisation de normes comme CO, RPC et IFRS pour la comptabilité.

Les principes de trésorerie

• Quatre types de comptes pour la gestion d'immeubles :
  • Compte au nom de la gérance commun pour tous les propriétaires.
  • Compte au nom de la gérance, avec une rubrique par propriétaire.
  • Compte au nom du propriétaire, dans un format global.
  • Compte au nom du propriétaire, avec une rubrique par immeuble.

Cas A et B (au nom de la gérance)

• Loyers encaissés et factures payées sur un même compte, distinction repoussée à la comptabilisation.
• Un montant de disponible est versé mensuellement au propriétaire basé sur un budget prévisionnel ou le bilan comptable.
• Le propriétaire n'a pas accès au compte bancaire et ne peut pas voir sa situation financière.
• Importance des comptes auxiliaires (chauffage, eau chaude) non visibles pour le propriétaire.
• Des gérances font état du solde de chauffage pour éviter des versements incorrects au propriétaire.
• Risque élevé en cas de faillite de la gérance : fonds considérés comme propriété de la gérance.

Le disponible

• Montant versé au propriétaire = différence entre recettes et charges (y compris travaux en cours).
• La gérance ne peut pas conserver le montant global durant l'année.
• Montant défini avec le propriétaire en fonction de l'immeuble et du budget, souvent précisé dans le mandat.

Avantages et Inconvénients

• Avantages :

  • Démarches simplifiées pour encaissement des loyers.
  • Gain de temps considérable dans la gestion.
  • Paiement des factures simplifié par un seul débit.
  • Paiement groupé des disponibles.
  • Honoraires de gestion généralement réduits.

• Inconvénients :

  • Tenue des comptes quotidienne nécessaire pour chaque propriétaire et immeuble.
  • Risque d'avances de fonds à surveiller.
  • Difficultés en cas d'erreur d'imputation des montants.
  • Possibilité d'intérêts négatifs pour les fonds.
  • Propriété potentielle de la régie en cas de faillite.
  • Aucune visibilité financière sur le compte pour le propriétaire.

Les principes de trésorerie

• Quatre types de comptes pour la gestion d'immeubles :
  • Compte au nom de la gérance commun pour tous les propriétaires.
  • Compte au nom de la gérance, avec une rubrique par propriétaire.
  • Compte au nom du propriétaire, dans un format global.
  • Compte au nom du propriétaire, avec une rubrique par immeuble.

Cas A et B (au nom de la gérance)

• Loyers encaissés et factures payées sur un même compte, distinction repoussée à la comptabilisation.
• Un montant de disponible est versé mensuellement au propriétaire basé sur un budget prévisionnel ou le bilan comptable.
• Le propriétaire n'a pas accès au compte bancaire et ne peut pas voir sa situation financière.
• Importance des comptes auxiliaires (chauffage, eau chaude) non visibles pour le propriétaire.
• Des gérances font état du solde de chauffage pour éviter des versements incorrects au propriétaire.
• Risque élevé en cas de faillite de la gérance : fonds considérés comme propriété de la gérance.

Le disponible

• Montant versé au propriétaire = différence entre recettes et charges (y compris travaux en cours).
• La gérance ne peut pas conserver le montant global durant l'année.
• Montant défini avec le propriétaire en fonction de l'immeuble et du budget, souvent précisé dans le mandat.

Avantages et Inconvénients

• Avantages :

  • Démarches simplifiées pour encaissement des loyers.
  • Gain de temps considérable dans la gestion.
  • Paiement des factures simplifié par un seul débit.
  • Paiement groupé des disponibles.
  • Honoraires de gestion généralement réduits.

• Inconvénients :

  • Tenue des comptes quotidienne nécessaire pour chaque propriétaire et immeuble.
  • Risque d'avances de fonds à surveiller.
  • Difficultés en cas d'erreur d'imputation des montants.
  • Possibilité d'intérêts négatifs pour les fonds.
  • Propriété potentielle de la régie en cas de faillite.
  • Aucune visibilité financière sur le compte pour le propriétaire.

Cas C et D (au nom du propriétaire)

• Accès aux relevés bancaires par les propriétaires, ce qui améliore la transparence.
• Suppression de la notion de "disponible" ; les propriétaires peuvent faire des prélèvements à tout moment.
• Facilitation de l’identification des erreurs grâce à un volume d’écritures réduit, contrairement aux cas A et B.
• Fort intérêt des copropriétés pour ce type de gestion.

Principes de comptabilisation

• Comptabilisation en immobilier peut être réalisée soit TTC (toutes taxes comprises) soit HT (hors taxes).
• Les immeubles d'habitation ne sont pas soumis à la TVA, alors que les immeubles commerciaux ou mixtes peuvent l'être.
• Décision du propriétaire nécessaire pour opter ou partiellement opter pour la TVA selon la LTVA.
• Les places de parc peuvent être assujetties à la TVA si elles relèvent de prestations indépendantes.

Non-compensation

• Interdiction de compenser entre postes de l'actif et du passif ou entre comptes de charges et de produits en comptabilité.
• Exemple pratique : remplacement d'un concierge malade pendant un mois, avec un remboursement partiel par l'assurance.
• Deux méthodes de comptabilisation des remboursements :
  • Dans les recettes : risque de distortion des résultats financiers.
  • En diminution des charges : nécessité d'une ligne distincte pour assurer la transparence des écritures.

Documents pour la gestion financière

• Écritures comptables regroupées pour une meilleure gestion des immeubles et de leurs composantes.

Documents établis pour la gestion financière

• Comprend le décompte de gérance, un relevé similaire à un compte-courant bancaire.
• Le compte d'exploitation indique les pertes et profits.
• Le compte courant propriétaire regroupe les mouvements d'argent de l'année et permet de payer des factures pour le propriétaire.
• Les décomptes de chauffage et de frais accessoires sont également inclus.

Documents comptables émis par la comptabilité immobilière

• Décompte acheteur/vendeur réalise la répartition des recettes et charges lors d'un transfert de propriété.
• Le reporting est exigé pour la clientèle institutionnelle, conforme aux normes IFRS pour élaborer budgets et analyses financières.

Responsabilité de la gérance

• Assurer le paiement des loyers par les locataires dans les délais.
• Initiation de procédures de mise en demeure et de poursuites si les paiements font défaut.

Écritures de bouclements et d'imputation des honoraires de gérance

• Fréquence des bouclements : annuelle (la plus courante), semestrielle, trimestrielle (demande institutionnelle), rare mensuelle.
• Un rapport annuel est requis pour des bouclements autres qu'annuels, pouvant entraîner des honoraires plus élevés.

Honoraires / commissions de gérance

• Fixés dans le mandat et exprimés en pourcentage, restent constants sauf renégociation.
• Frais de débours de +0,5% pour impressions et fournitures, soumis à la TVA.

Deux principes pour le calcul des honoraires

• Honoraires calculés sur les loyers, acomptes de chauffage encaissés et autres encaissements.
• Calcul basé sur l'état locatif des biens.

Honoraires de la gérance technique

• Déterminés sur le montant TTC de la facture, avec un taux établi dans le contrat.
• Certains contrats peuvent prévoir des honoraires sur le montant net, mais la facturation sur le montant brut est plus courante.

Documents établis pour la gestion financière

• Comprend le décompte de gérance, un relevé similaire à un compte-courant bancaire.
• Le compte d'exploitation indique les pertes et profits.
• Le compte courant propriétaire regroupe les mouvements d'argent de l'année et permet de payer des factures pour le propriétaire.
• Les décomptes de chauffage et de frais accessoires sont également inclus.

Documents comptables émis par la comptabilité immobilière

• Décompte acheteur/vendeur réalise la répartition des recettes et charges lors d'un transfert de propriété.
• Le reporting est exigé pour la clientèle institutionnelle, conforme aux normes IFRS pour élaborer budgets et analyses financières.

Responsabilité de la gérance

• Assurer le paiement des loyers par les locataires dans les délais.
• Initiation de procédures de mise en demeure et de poursuites si les paiements font défaut.

Écritures de bouclements et d'imputation des honoraires de gérance

• Fréquence des bouclements : annuelle (la plus courante), semestrielle, trimestrielle (demande institutionnelle), rare mensuelle.
• Un rapport annuel est requis pour des bouclements autres qu'annuels, pouvant entraîner des honoraires plus élevés.

Honoraires / commissions de gérance

• Fixés dans le mandat et exprimés en pourcentage, restent constants sauf renégociation.
• Frais de débours de +0,5% pour impressions et fournitures, soumis à la TVA.

Deux principes pour le calcul des honoraires

• Honoraires calculés sur les loyers, acomptes de chauffage encaissés et autres encaissements.
• Calcul basé sur l'état locatif des biens.

Honoraires de la gérance technique

• Déterminés sur le montant TTC de la facture, avec un taux établi dans le contrat.
• Certains contrats peuvent prévoir des honoraires sur le montant net, mais la facturation sur le montant brut est plus courante.

Définition du décompte de gestion

• Récapitulatif des mouvements financiers d'un bien immobilier sur une période définie.
• Permet d’évaluer la performance financière du bien et la situation des locataires.

Modes de trésorerie

• Quatre modes de trésorerie disponibles pour la gestion financière des immeubles.
• Chacun répond à des besoins spécifiques en matière de flux de trésorerie.

Comptabilisation des avances de chauffage

• Les acomptes ou forfaits de chauffage doivent être enregistrés dans le compte auxiliaire correspondant.
• Assure une gestion précise des charges liées au chauffage.

Documents comptables en gestion locative

• Élaboration de comptes d'exploitation, de chauffage et de gestion pour les immeubles de rendement.
• Importance de ces documents pour le suivi financier et administratif.

Compensation en droit comptable

• Compensation autorisée sous certaines conditions, permettant de compenser créances et dettes.
• Doit être appliquée conformément aux normes comptables.

Notion de disponible

• Représente le montant à disposition de la gérance chaque mois.
• Essentiel pour la fluidité de la gestion financière et le règlement des charges.

Rôle du service comptable

• Principale responsabilité : comptabiliser et présenter les comptes d'exploitation, de chauffage et de gestion.
• Garant de la véracité et de la fiabilité des informations financières.

Charges de conciergeries

• Charges de conciergerie, non refacturées, comptabilisées dans les charges fixes.
• Distinction entre charges fixes et charges variables est cruciale pour une gestion optimale des coûts.

Le plan comptable

• Document central contenant tous les numéros de comptes utilisés pour les enregistrements financiers.
• Facilite l'enregistrement systématique des encaissements (entrées d'argent) et des décaissements (sorties d'argent).
• Établit les règles et principes comptables pour le traitement des comptes en entreprise.

Normes comptables

• Pas de plan comptable universel; chaque pays a ses propres normes.
• CO (Code des obligations) : Texte légal régissant les obligations des entreprises en matière comptable.
• RPC (Recommandations Présentation des Comptes) : Directives visant à uniformiser la présentation des comptes des entreprises.
• IFRS (International Financial Reporting Standards) : Normes internationales pour la présentation des états financiers, adoptées par de nombreuses entreprises à l’échelle mondiale.