Resumen de Procesos de Gerenciamiento de Proyectos

Una estructura organizativa que estandariza los procesos de gestión de proyectos y facilita el intercambio de recursos, metodologías, herramientas y técnicas.

Individuos u organizaciones que están involucrados en el proyecto o cuyos intereses pueden verse afectados por él. Pueden influir en el proyecto y sus resultados.

Determinar, documentar y gestionar las necesidades y requisitos de los stakeholders para cumplir los objetivos del proyecto. Proporciona la base para definir el alcance del proyecto y el producto.

Desarrollar una descripción detallada del proyecto y del producto. Abarca el alcance del producto, los entregables, los criterios de aceptación y las exclusiones del proyecto.

Dividir los entregables y el trabajo del proyecto en componentes más pequeños y manejables.

Establecer responsabilidades, definir estimaciones de costos y plazos, y desarrollar la planificación del proyecto.

Entregables: Son los resultados tangibles que se producen en el proyecto (ej: una aplicación funcional). Actividades: Son las tareas realizadas para obtener los entregables.

Formar parte del comité que toma decisiones importantes relacionadas con el proyecto para asegurar la coherencia y el éxito general del mismo.

Los entregables son los productos o servicios que se entregan al final del proyecto, mientras que las actividades son las tareas que se realizan para crearlos.

El Scope Creep se refiere a los cambios no planificados en el alcance del proyecto, que pueden afectar los costos, los plazos y la calidad.

Para evitar el Scope Creep, se necesita un plan de proyecto bien definido, un proceso de gestión de cambios formal, comunicación constante y la participación de todos los involucrados.

El alcance del producto describe las características y funcionalidades del producto o servicio que se entregará.

El alcance del proyecto define las tareas y el trabajo necesario para desarrollar y entregar el producto con sus características.

El alcance del proyecto debe cubrir todo lo que se necesita para cumplir con el alcance del producto. El alcance del producto especifica el 'qué' y el alcance del proyecto especifica el 'cómo'.

La gestión del alcance del proyecto se encarga de asegurar que el proyecto incluya todo el trabajo necesario, y sólo el trabajo necesario, para completarlo con éxito.

El objetivo principal de la gestión del alcance es garantizar que el proyecto se complete según los requisitos y especificaciones predefinidos.

Determina cuánto tiempo se puede retrasar una actividad sin afectar el cronograma del proyecto.

Identifica las actividades que no pueden retrasarse sin afectar la fecha de entrega del proyecto. Es el camino más largo en el diagrama de red.

Métodos para recuperar un cronograma atrasado incluyen Fast tracking, Crashing, trabajar horas extras, reasignación de recursos, análisis de dependencias, mejora de procesos, recuperar compromisos, cambio en el alcance y cambio en los plazos.

Ajusta las fechas de las actividades en función de la disponibilidad de recursos. Busca un balance óptimo entre recursos y tiempo.

Ajusta la dedicación de recursos a las tareas sin modificar la ruta crítica. Busca mantener la fecha límite del proyecto.

Estima la duración de las actividades usando tres escenarios: optimista, pesimista y más probable. Ayuda a calcular la duración esperada.

Visualiza las actividades del proyecto y sus dependencias. Muestra la ruta crítica del proyecto.

Representa visualmente las actividades del proyecto en una línea de tiempo. Muestra el avance del proyecto.

El registro de riesgos es un documento que documenta las estrategias de respuesta al riesgo, las acciones a tomar, el presupuesto asignado, las reservas de contingencia, los planes de contingencia, los riesgos residuales y los riesgos secundarios.

Proceso de desarrollar opciones y acciones específicas para tratar los riesgos identificados en un proyecto.

El grado en que un conjunto de características inherentes cumple con los requisitos.

Refleja la cercanía entre los valores de mediciones repetidas.

Refleja la cercanía entre el valor medido y el valor real.

El costo total asociado a la producción de un producto o servicio que cumple con los requisitos.

Conjunto de actividades para prevenir errores y defectos en el producto o servicio.

Conjunto de actividades para identificar y corregir errores y defectos en el producto o servicio.

Las 5C's son un conjunto de principios para mejorar la comunicación escrita, asegurando que los mensajes sean correctos, concisos, claros, coherentes y controlados. Se usan para reducir malentendidos al escribir o hablar.

Consiste en definir un enfoque y un plan específico para comunicar la información del proyecto, tomando en cuenta las necesidades de cada stakeholder involucrado.

Los informes de estado, registros del proyecto (registro de riesgos, registro de problemas), presentaciones, actas, notificaciones, retroalimentación, lecciones aprendidas, reuniones y boletines son ejemplos de información que se comparte en un proyecto.

Las reuniones de lanzamiento, seguimiento, presentación, cierre de fase, comités de dirección, decisión Go/No-Go, Go Live, lecciones aprendidas y cierre son ejemplos de tipos de reuniones que se pueden llevar a cabo en un proyecto.

Es un informe que recopila y distribuye la situación actual del proyecto para informar a los stakeholders.

Pueden ser oficiales o no oficiales, escritas u orales, verbales o no verbales, o incluso a través de redes sociales y sitios web.

Significa que el flujo de palabras e ideas está bien organizado y dirigido, evitando la confusión o el exceso de información.

Significa que las ideas se presentan de manera lógica y fluida, creando un sentido de unidad entre las ideas.

La gestión de la calidad es un proceso preventivo que se realiza antes de la ejecución del proyecto para asegurar su calidad. Se lleva a cabo por un equipo externo al proyecto.

El control de la calidad es un proceso correctivo que se realiza después de la ejecución del proyecto para identificar y corregir errores. Ayuda a mantener la calidad del producto final para el cliente.

Existen diversas herramientas para gestionar la calidad de un proyecto. Algunas de ellas incluyen: el diagrama de causa-efecto, los histogramas, el diagrama de Pareto y el diagrama de dispersión.

La planificación del involucramiento de los interesados consiste en entender las necesidades, expectativas, intereses y posibles impactos de cada interesado en el proyecto, y desarrollar estrategias para involucrarlos de forma efectiva.

Existen algunas herramientas prácticas para gestionar los interesados en un proyecto, entre ellas: la matriz de evaluación de involucramiento, la matriz de interés y la matriz de poder.

Agile es una filosofía de gestión de proyectos que se enfoca en la mejora continua y la adaptabilidad al cambio. Los equipos ágiles utilizan el desarrollo iterativo para responder a la incertidumbre y las nuevas necesidades.

Scrum es una metodología ágil que utiliza un marco de trabajo estructurado para gestionar proyectos. Se caracteriza por iteraciones cortas llamadas sprints, la gestión del product backlog, la planificación y retrospectivas.

El product backlog es una lista priorizada de todas las tareas o funcionalidades que se deben realizar en el proyecto. Se utiliza para planificar y gestionar el trabajo en cada sprint.