Reporte Diario de Actividades y Tareas

Introducción

• El manual de lineamientos para el reporte diario de actividades y tareas tiene como objetivo garantizar que todos los miembros del proyecto Cisfarm estén en sintonía y que el proyecto avance según las metas planeadas.
• El manual está destinado a todos los miembros del proyecto, incluyendo directores, coordinadores, subcoordinadores y colaboradores.

Términos

• Hoja reporte: una hoja de Google Sheets que se llena obligatoriamente cada día por todos los miembros del proyecto.
• Hoja datos: una hoja de Google Sheets que es la base de datos del proyecto, utilizada por el coordinador.
• Unidad: una columna dentro de la hoja de reporte que ayuda a la contabilización de avances.
• Actividad: una columna dentro de la hoja de reporte que engloba un conjunto de tareas de manera ordenada.
• Tarea: una columna dentro de la hoja de reporte que depende de la columna deActividad.
• Tipo: una columna dentro de la hoja de reporte que engloba el proyecto según la actividad y el conjunto de tareas.
• Inicio: una columna dentro de la hoja de reporte que se marca mediante un click y trabaja en conjunto con la columna de hora de inicio y fecha de inicio.
• Fin: una columna dentro de la hoja de reporte que se marca mediante un click y trabaja en conjunto con la columna de hora de fin y fecha de fin.
• Observación: una columna dentro de la hoja de reporte que se llena solo en casos donde se haya presentado un inconveniente en el llenado del reporte.
• Detalle: una columna dentro de la hoja de reporte que se llena obligatoriamente y es necesaria para diferenciar o especificar mejor alguna tarea o actividad reportada.

Responsabilidades

• Coordinador: responsable de la revisión diaria y prioritaria del reporte del equipo, así como de la actualización de la hoja de datos.
• Director: responsable de realizar la auditoría de forma semanal de la marcación correcta por parte de los colaboradores.
• Colaborador: responsable de registrar su inicio y fin de tarea de manera correcta y ordenada, y de informar cualquier problema o inconveniente.

Procedimiento del llenado del reporte diario

• Principios del correcto registro: sea preciso, sea oportuno, sea consistente y sea comunicativo.
• Procedimiento válido: antes de marcar el inicio de la actividad, poner la actividad/proyecto, tarea y detalle; si hubiera algún problema, colocarlo en la columna de observación.

Preguntas frecuentes

• ¿Cómo marcar en caso de no contar con conexión a internet, pero seguir con mis actividades? No se puede continuar laborando, se informa al sub/coordinador/director del área.
• ¿Cómo se procederá la marcación en caso de una actualización técnica del registro? Se restaurará el registro de los últimos cambios realizados mediante el historial automático del sheets.
• ¿Se consideran los tiempos blancos en la contabilización de mi horario laboral? Sí, solo se aplicaran los tiempos en blanco por las razones especificadas.
• ¿Si marque mi entrada después de que comience la actividad? Se considerará una falta por parte del colaborador/coordinador/director.
• ¿Cómo haría si no encuentro en la lista una tarea o actividad específica que realizare y necesito reportar? Se debe verificar correctamente si no se encuentra registrado en la base de datos, y solicitar al coordinador del área la actividad faltante.

Medidas preventivas y correctivas

• Medidas preventivas: monitoreo, capacitación, reforzamiento preventivo y advertencias preventivas.

• Medidas correctivas: advertencia sancionatoria, entrenamiento, reporte de historial de desempeño y acciones disciplinarias.### Sanciones por Errores

• Suspensión de una semana sin laborar y plan de acción disciplinaria para colaboradores con errores u omisiones frecuentes en su reporte.

• En el plan de acción se coordina con el colaborador las áreas de mejora requeridas, plazos y consecuencias adicionales de no cumplir con las expectativas.

medidas definitivas

• Si el colaborador continúa con los errores u omisiones frecuentes en su reporte, será retirado del proyecto Cisfarm de manera definitiva.

Consultas y Contactos

Directores

• Director General: David Vasquez Diaz, teléfono: +51 925170690, correo electrónico: [email protected]
• Directora del Departamento de Plataforma y Gestión Académica: Godoy Napan Mallely del Rosario, teléfono: +51 912782405, correo electrónico: [email protected]
• Directora del Departamento de Diseño y Animación: Cataño Ojeda María Eudocia, teléfono: +51 902313161, correo electrónico: [email protected]
• Directora del Departamento de Atención y Marketing: Robinet Huertas del Pino Glenda, teléfono: +51 940775338, correo electrónico: [email protected]