Projektcontrolling in IT-Projekten

Vorlesung 8: Projektcontrolling

• Das Thema der Vorlesung 8 ist Projektcontrolling im Rahmen eines IT-Projekts.
• Der Dozent ist Prof. Dr. Michael Fellmann, Professor für Wirtschaftsinformatik, insbesondere für Betriebliche Informationssysteme.
• Das Semester ist WS 2024/25.
• Die Vorlesung findet an der Universität Rostock statt.

IT-Management: Themen WS 24/25

• ITM (Information Technology Management): Information als Ressource, Organisation, strategische, taktische und operative Ebene, Qualitätsmanagement, Risikomanagement (Datenschutz vs. Datensicherheit), Informationslogistik, IT Sourcing, IT Portfoliomanagement, Best Practices.
• PM (Project Management): Organisation, Führungsaufgaben, Vorgehensmodelle, Termin- und Ressourcenplanung, Projektcontrolling, Qualitätsmanagement, Risikomanagement, Teambuilding, Agile Entwicklung.

Fragen der letzten Vorlesung

• Welche Verfahren zur Beurteilung der Wirtschaftlichkeit von Projekten gibt es?
• Wie kann der Projektwert/Nutzen ohne monetäre Größen bestimmt werden?

Fragen der heutigen Vorlesung

• Welche Schritte umfasst grundsätzlich das Projektcontrolling?
• Was wird im Rahmen des Projektcontrollings überwacht?
• Welche Analysemethoden gibt es für das Projektcontrolling?
• Was ist der Grundgedanke beim Prozessorientierten Qualitätsmanagement?
• Welche Reifestufen für Prozesse werden grundsätzlich unterschieden?
• Wozu dienen diese Reifestufen?

Projektabwicklung / Projektcontrolling

• Ein Prozess zur Erstellung eines Projektplans und zur Kontrolle der Projektabwicklung.
• Die Schritte sind: Projektplan erstellen, Abweichungen feststellen, Maßnahmen treffen, Ist-Werte erfassen und Projekt abschließen.
• Der Prozess ist zyklisch und zielt auf die frühzeitige Erkennung von Abweichungen und die effektive Steuerung des Projekts ab.

Aktive Projektsteuerung

• Über Status des Projektes informiert sein.
• Projekt/Arbeitspakete explizit beginnen.
• Eingreifen bei Kosten- und Zeitüberschreitungen.
• Umplanen, Pläne aktualisieren, Änderungen festhalten.
• Projektleitung entscheidet über Mitteleinsatz, Projektverlauf, Termin und Kostenplanung.
• Projektleitung soll Abweichungen frühzeitig erkennen.

Projektcontrolling (Details)

• Messen Zielerreichung
• Feststellen Abweichungen
• Analysieren Abweichungsursachen
• Beseitigen Abweichungsursachen

I Messen Zielerreichung

• Ziele überprüfbar definieren (magisches Dreieck: Inhalt, Qualität, Zeit, Kosten)
• Berichtswesen entsprechend Inhalt und Bedeutung gestalten.

Projektberichte

• Hier ist eine Übersicht über verschiedene Projektberichte und wer sie an wen und wann zu senden hat.

II Feststellen Abweichungen

• Aufwand/Kosten-Analysen (absolut, linear, aufwandskorreliert, plankorrigiert)
• Zeit/Termin-Analysen (Meilenstein-Trendanalysen)
• Ergebnis/Qualitäts-Analysen (Umfang/Größe, SW-Qualitätsmetriken, Produktqualität, Kennzahlen)

Andere Varianten

• Time to complete (Zeit): Zeit bis Projektabschluss (Tage oder relativ zum Gesamtzeitraum).
• Cost to complete (Kosten): Kosten, die bis zur Fertigstellung anfallen.
• Fertigstellungsgrad (Umfang des Ergebnisses): Meist in Prozent angegeben.

Ampelcontrolling

• Visualisierung des Ist-Zustandes der Arbeitspakete.
• Legende: Grün (problemlos), Gelb (eingeschränkte Verwendbarkeit), Rot (Ziele des Arbeitspakets nicht erreicht/Kosten überschritten).

1. Überwachung Aufwand/Kosten

• Absoluter Plan/Ist-Vergleich (Vergleich aktueller Istwert mit Endplanwert)
• Linearer Plan/Ist-Vergleich (Vergleich des Istwerts über die Zeit unter Annahme eines linearen Verlaufs)
• Aufwandskorrelierter Plan/Ist-Vergleich( Realschätzung der Aufwände)
• Plankorrigierter Plan/Ist-Vergleich( Anpassen des Plans bei Abweichungen)

2. Terminüberwachung: Meilenstein-Trendanalyse (1 und 2)

• Methode zur Terminüberwachung mithilfe von Meilensteinen.
• Darstellung des Zeitverlaufs und Darstellung möglicher Verzögerungen.

3. Bewertung SW-Qualität

• Produktqualität (Funktionalität, Zeitverhalten, Zuverlässigkeit, Komplexität)
• Prozessqualität (Produktivität, Planabweichung, Produktivanteil, Fremdanteil)
• Größe/Umfang (LOC, Function Points, Aufwand)

3. Kennzahlen für SW-Qualität

• Komplexität, Zuverlässigkeit, Änderungsquote, Funktionalität

3. Kennzahlen für Prozessqualität

• Produktivität, Planabweichung, Produktivanteil, Fremdanteil

III Ursachen von Abweichungen

• Unrealistische Planung
• Falsche Einschätzung der Komplexität
• Fehlende Erfahrungen
• Fehlende Vergleichswerte
• Management-Entscheidung für zu niedrige Offerten
• Unvorhersehbare Änderungen
• Neue Erkenntnisse/Techniken
• Verschiebungen der Prioritäten
• Fehlern in der Arbeitsausführung
• Ungegenügende Arbeitseffizien
• Ungenügende Qualität der Arbeitsergebnisse

Änderungen und deren mögliche Ursachen

• Erhöhung der Programmschritte
• Erhöhung der Anzahl an Bedingungen
• Erhöhung der Anzahl an Schleifen
• Erhöhung der Anzahl an Parametern

Prüffunktionen und Ergebnisse

• Measurement Function (Festlegung von Messzeiträumen, Zielprodukten, Qualitätswerten)
• Measurement Results Processing Function (Auswerten und Darstellung der Messergebnisse)

Zusammenfassung

• Die Seiten 24-27 zeigen Diagramme die die Abwicklungsabweichungen in Bezug auf Programmzeilen,Schleifen, Bedingungen anhand der Projektzeit aufzeigen,
• Seiten 28-35 zeigen Diagramme und Grafiken die die Qualität der Prozesse und die CMM-Referenzmodelle beschreiben.
• Seite 36 beschreibt die Stufen des CMM nach der Prozessqualitätsstufe.
• Seite 37 beschreibt die zusätzlichen Punkte für die Bewertung der Softwarequalität aus Prozesssicht.
• Seite 38 zeigt die 4 Schritte für Qualitätsmanagement aus Prozesssicht.
• Die Informationen auf Seite 39 stellen Fragen zur heutigen Vorlesung, u.a. die verschiedenen Schritte im Projektcontrolling, der Überwachung und Analyse von Methoden sowie die Theorie Prozessorientierten Qualitätsmanagements.
• Seite 40 beschreibt die Inhalte der nächsten Vorlesung (Agile Entwicklung).