Projectorganisatie in de Bouw

Projectorganisatie in de Bouw

• Dit document behandelt de aspecten van een goede bouworganisatie.
• De inzichten dienen toegepast te worden in het vak Planeconomie.
• De projectvoorbereiding begint met het aanstellen van de projectmanager.
• De projectmanager treft samen met de omgeving alle voorbereidingen voor het projectsucces.
• Het accent ligt op het verkrijgen van een goed beeld van het beoogde projectresultaat en de projectuitvoering.
• Het resultaat van de voorbereiding is een gedegen, verankerd en geaccepteerd projectplan.
• Het projectplan beschrijft wat er in de projectuitvoering en afronding moet gebeuren en hoe dit bestuurd wordt.
• Alle zaken komen tot stand in nauw overleg met de opdrachtgever.

Projectorganisatie en Bouwadministratie

• Projectorganisatie omvat teamsamenstelling, personeelsstaten, beslissingsmodellen, werkregeling, termijnbetalingen, inkooplijsten en werkplanningen.
• Bouwadministratie omvat week- en maandrapporten, vergaderingen, het bijhouden van tijdschema's, revisietekeningen, uitvoeringscontrole, en arbeidsstudie.
• In het inrichten van projecten zijn er 5 aspecten van belang: projectorganisatie, externe integratie, projectcommunicatie, faciliteiten en hulpmiddelen, procedures en richtlijnen.
• Belangrijke vragen zijn wie, waarmee en waar.
• Elk project is uniek, dus elke projectorganisatie is uniek.
• Drie hulpmiddelen die gebruikt kunnen worden zijn de boomstructuur, het organogram en het verantwoordelijkheidsschema.

Rollen en Verantwoordelijkheden

• De opdrachtgever is voorzitter van de stuurgroep, met een controlerende en coördinerende taak tussen lijn- en projectorganisatie, en creëert een breed draagvlak voor het project
• De stuurgroep bestaat uit een beperkt aantal leden (3 tot 7), waaronder de projectmanager en leidinggevenden.
• De projectmanager treft alle voorbereidingen voor projectsucces samen met de omgeving.
• Het projectbureau ondersteunt de projectmanager bij de werkzaamheden.
• Het projectbureau verzorgt urenregistratie, planning, het projectdossier, administratieve werkzaamheden en kwaliteitscontrole.
• De projectgroep is verantwoordelijk voor het realiseren van de toegewezen resultaten.
• De projectleider staat aan het hoofd van een projectgroep en heeft de gedelegeerde verantwoordelijkheid voor de dagelijkse gang van zaken.
• De projectmedewerker is verantwoordelijk voor het realiseren van de toegewezen resultaten.

Externe Integratie en Communicatie

• Een belangrijke factor voor een succesvol project is de commitment van de staande organisatie.
• Het is van belang om de projectomgeving op een weloverwogen manier bij het project te betrekken.
• Personen uit de projectomgeving kunnen geselecteerd worden als leden van het projectteam en een speciale rol vervullen.
• Belangrijke beslissingen worden gedeeld en duidelijke verantwoordelijkheden worden toegewezen.
• Formele communicatie wordt aangemoedigd.
• Slechte communicatie is vaak het gevolg van te veel informatie.
• Het is belangrijk om zowel de formele als informele communicatie op een goede manier te regelen.

Overleg en Rapportage

• Twee belangrijke formele communicatiekanalen zijn: overlegstructuren (vergaderingen) en rapportagestructuren.
• Overlegstructuren vormen een sturingsmechanisme voor de projectuitvoering met als doel betere afstemming, bevordering van besluitvorming en informatieverspreiding.
• Overlegstructuren lopen parallel aan faciliteiten en hulpmiddelen.
• Faciliteiten en hulpmiddelen zijn nodig om het project en resultaat te dienen.
• Het is van belang om afspraken te maken over niet vanzelfsprekende zaken, zoals kantoorruimtes, benodigdheden, locatie, software, hardware.
• Procedures en richtlijnen bieden een stuurinstrument voor de projectmanager en leggen vast hoe zaken moeten verlopen.

Belangrijkste procedures en richtlijnen

• Overdrachtsprocedures voor de overdracht naar moederorganisatie en/of contractpartners.
• Wijzigingenprocedures beschrijven hoe wijzigingen plaatsvinden.
• Goedkeuringsprocedures beschrijven hoe goedkeuring wordt verkregen op tussen- en eindresultaten.
• Kwaliteitsprocedures beschrijven omgang met kwaliteit en handboeken.
• Testprocedures beschrijven hoe resultaten worden getest.
• Methoden, standaarden en richtlijnen geven aan welke gehanteerd en gemaakt moeten worden.

Project afronding

• Tijdens de project afronding vinden de laatste activiteiten plaats.
• Het projectteam stelt vast hoe het project is verlopen en zorgt ervoor dat de ervaringen niet verloren gaan.
• De sturingsactiviteiten zijn eenmalig en gericht op verankering van het resultaat.
• De fase wordt afgesloten met een projectevaluatierapport, waarna de projectmanager ontslagen wordt van zijn taken.

Bouwadministratie Details

• Dag- en weekrapporten omvatten de presentielijst arbeiders per functie, aangevoerde materialen op de bouwplaats, meer- en minderwerk, weersgesteldheid, vorderingen werk en afspraken met de directie.
• Maandrapporten omvatten projectbeschrijving, voortgang van het werk, materieel, personen en materialen, prognose volgende maand, financiële aspecten.
• Bijlagen omvatten tijdwerkschema, financiële en fysieke realisatie en notulen bouwvergadering.

Werk- en Bouwvergaderingen

• Werkvergaderingen zijn overleg tussen directie en aannemer(s), meestal op de bouwplaats.
• Notulen omvatten actiepunten, fasering, informatie over vorderingen en voorstellen tot wijzigingen.
• Beslissingen worden genomen door de actoren en worden ondertekend door de aannemer en de directie.
• Bouwvergaderingen zijn overleg tussen directie, aannemer, architect en opdrachtgever op hoog niveau.
• Notulen omvatten actiepunten, managementaspecten(tijd,geld,kwaliteit,informatie,organisatie) informatie over vorderingen, voorstellen tot wijzigingen.
• Beslissingen worden genomen door de actoren op werkniveau en worden ondertekend door de opdrachtgever en directie.

Problemen Werkvergadering notulen

• Goed aangeven wie aanwezig is en vanuit welke functie.
• Het woord "we" niet gebruiken, iedereen heeft eigen verantwoordelijkheid.
• Items groeperen naar punten in de planning (PPP).
• Logica en opeenvolging in groepering (conform tijdschema).
• Beslissingen en bevindingen goed uitleggen (wat, hoe en waarom).
• Actiepunten aangeven met wie het gaat aanpassen niet "we moeten aanpassen".
• Vermijd verhaallijn; kort en krachtig aangeven wat er besloten is, knelpunten vermelden wie wat moet doen en binnen welke tijdsspanne.
• Notulen zijn niet alleen actiepuntenlijsten, maar ook beslissingen, voorstellen en vorderingen.
• Beslissingen en resultaten mogen in een bijlage.
• Tijdsaanduiding van genomen beslissingen, actiepunten etc. vermelden.