T2: GESTIÓN PERSONAL DEL TIEMPO EN EL DESEMPEÑO LABORAL. LA PRODUCTIVIDAD

Introducción y Contextualización Práctica

• Se analizan los fundamentos de la productividad individual, incluyendo la definición del concepto y las diferencias entre productividad individual y colectiva, así como personal y profesional
• Se describe el concepto de proceso decisional, sus fundamentos y elementos
• Se define el concepto de multitarea
• Se profundiza en actitudes para mejorar la productividad, como organizarse, definir responsabilidades, priorizar, ser creativo y cuidar la salud
• Se exponen estrategias como la matriz de Eisenhower y el método Getting Things Done
• Se presenta un caso práctico aplicado a la teoría del tema.

Fundamentos de la Productividad Individual

• La productividad es la capacidad de realizar la mayor cantidad de trabajo o el trabajo de mejor calidad, con la menor cantidad de recursos
• Se determina por la cantidad o calidad del trabajo realizado y los recursos empleados, ya sean intangibles como el tiempo o tangibles como unidades monetarias o materias primas
• La medida del trabajo realizado puede ser cuantitativa (número de piezas terminadas, facturas emitidas) o cualitativa (trabajos creativos como una escultura o un libro)
• La productividad puede ser individual o colectiva y referirse a la vida personal o profesional.
• La productividad individual requiere una adecuada gestión de tareas (técnicas y herramientas para ejecutar las tareas) y del tiempo (repartir el tiempo disponible en actividades concretas)
• La productividad está más relacionada con la planificación del trabajo que con la ejecución de las actividades en sí

El Proceso de Toma de Decisiones

• La productividad requiere priorizar alternativas, ordenando tareas o actividades según su importancia o urgencia
• Es fundamental definir una ordenación en términos de objetivos
• Los elementos presentes en todo proceso decisional son:
  • Decisor: La figura central que plantea el problema y tiene la responsabilidad de resolverlo
  • Objetivo: La pregunta que plantea el problema decisional, como elegir el proyecto con más presupuesto
  • Ambigüedad: La presencia de al menos dos alternativas y una capacidad de duda del decisor
  • Criterios: Los factores o elementos utilizados para evaluar la elección final
  • Alternativas: Las distintas posibilidades disponibles, concretas, realizables e incompatibles
• Priorizar tareas mejora la productividad al enfocar esfuerzos y mejorar el rendimiento de los recursos
• Ayuda a identificar y eliminar tareas innecesarias
• La investigación operativa ha desarrollado herramientas para la toma de decisiones eficiente, proporcionando un ranking de alternativas

Caso Práctico 1: "Ana tiene que tomar una decisión"

• Ana está considerando comprar un coche y se plantea varias opciones: un SUV (Seat Arona), un clásico (Volkswagen Golf) y un turismo eléctrico (Tesla Model Y)
• Para Ana, decidir no es fácil ya que cada vehículo tiene ventajas y desventajas
• Para resolver: Identificar los elementos del problema decisional y cómo podría Ana priorizar
  • El decisor: es la propia Ana
  • El objetivo: elegir el coche idóneo u obtener un ranking de coches
  • Hay más de dos alternativas y no está clara porque todas presentan alguna ventaja
  • Los criterios a considerar son el precio, el diseño, confort, consumo y seguridad
  • Las alternativas son: Seat Arona, Volkswagen Golf y Tesla Model Y

La Multitarea Frente a la Productividad

• La multitarea o multitasking implica realizar varias actividades simultáneamente, saltando de una a otra en corto tiempo, lo que provoca que tareas dejen de recibir atención
• La multitarea afecta negativamente a la productividad en tres elementos:
  • Tiempo: Se pierde tiempo al tener que "empezar la tarea" cada vez que se cambia de actividad
  • Errores: Es más probable cometer errores al poner la atención en una tarea cada vez
  • Fatiga: El cambio de actividad supone un esfuerzo extra para el cerebro
• Los síntomas iniciales de la multitarea son olvidos o despistes, y a largo plazo puede causar dificultad para mantener la atención, estado de atención parcial permanente y sobreestimulación provocando que no mejore el rendimiento

Actitudes que Mejoran la Productividad

• La productividad mejora al adoptar ciertos comportamientos y actitudes
• Las principales actitudes son:
  • Organizarse e identificar objetivos, estructurar actividades, planificar y seguir resultados
  • Definir responsabilidades y delegar para reducir la incertidumbre
  • Saber priorizar abordando los procesos de toma de decisiones adecuadamente
  • Ser creativo
  • Cuidar la salud descansando y controlando el estrés para aprovechar el potencial
• Para mejorar la productividad individual:
  • Establecer metas y objetivos claros
  • Empezar con tareas sencillas
  • Elaborar calendarios y cronogramas

Estrategias y Herramientas para la Productividad

• Algunas estrategias para mejorar la productividad son la matriz de Eisenhower y el método Getting Things Done (GTD)
• La matriz de Eisenhower divide las tareas en cuatro cuadrantes según su importancia y urgencia:
  • Alto nivel de importancia y urgencia: deben abordarse de inmediato
  • Alto nivel de urgencia y bajo de importancia, se deben delegar
  • Bajo nivel de urgencia y alto de importancia, se pueden programar
  • Bajo nivel de importancia y urgencia, se pueden descartar
• El método Getting Things Done (GTD) se basa en la concentración absoluta en una tarea concreta hasta finalizarla
• Propone el vaciado de las listas recopilando, procesando, organizando, haciendo y revisando
• Herramientas online:
  • Any.do permite crear listas, organizar tareas pendientes, establecer plazos y guardar comentarios
  • Slack facilita la comunicación inmediata, compartir archivos o eventos y abrir canales específicos para un grupo
  • Zapier conecta aplicaciones y crea flujos de trabajo para usarlas desde un único canal

Caso Práctico 2: "Luis y las mil tareas en su empresa"

• Luis trabaja como auxiliar de administración en un despacho de arquitectura y suele hacer varias tareas a la vez
• Luis cometió errores, como hacer tres fotocopias en lugar de seis, y no atender bien al cliente y equivocarse al seleccionar un expediente
• Luis siente que se le olvidan las cosas, está nervioso y agotado, y con dificultades para concentrarse
• ¿Qué efectos negativos tiene la multitarea sobre la productividad de Luis? :
• En tiempo, ya que Luis pierde el tiempo de saltar de una actividad a otras
• En errores, ya que Luis tiene que volver a realizar las tareas
• En fatiga, ya que La multitarea acaba agotando psicológicamente a Luis

Caso Práctico 3: "Alicia se distrae"

• Alicia se distrae mucho estudiando para unas oposiciones, especialmente con las redes sociales
• Divide cada tema en microsecciones y establecer plazos para acabar de estudiar cada una de ellas
• Para organizar sus apuntes usa Evernote
• Any.do puede elaborarle calendarios con fechas límite y organizar los temas pendientes
• Alicia debería instalar la aplicación Cold Turkey para bloquear el acceso a sus redes sociales

Resolución del Caso Práctico de la Unidad

• Los factores que reducen la productividad de Pepe, auxiliar administrativo:
  • Desorganización: Pepe no identifica objetivos, estructura actividades, planifica acciones ni sigue resultados
  • No tener claras sus responsabilidades: Pepe no ve con claridad cuáles sus responsabilidades, esto ocasiona
  • No sabe priorizar tareas y dedica más tiempo a las actividades menos importantes