Procesos de Compras y Ventas S2P

Introducción a la Formación Interna S2P

• La formación interna S2P (Source to Pay) se enfoca en la transformación de los procesos de compras y ventas

Riesgos y oportunidades de la masificación de la factura electrónica

• Situación actual: mundo hiperconectado y entorno VUCA (volátil, incierto, complejo y ambiguo)
• Riesgos: producto desarrollado por la competencia, previsión de caída del mercado de la factura electrónica, estancamiento si no ofrecemos soluciones demandadas por el mercado
• Oportunidades: upgrade y robustecimiento de las funcionalidades, amplia cartera de clientes, posición de privilegio frente al mercado, líder en intercambio de factura electrónica

Source to Pay (S2P)

• Misión principal: mejorar la eficiencia del proceso de compra a través de la automatización
• Etapas del proceso S2P:
  • Saber qué necesita la empresa
  • Encontrar y escoger a los proveedores adecuados
  • Hacer y manejar los acuerdos
  • Recibir y revisar lo que se compró
  • Hacer el pago y gestionar a los proveedores

Competencia en S2P

• Actores que ofrecen soluciones S2P con diferentes nomenclaturas
• Proveedores que ofrecen soluciones parciales y otros que provienen de la factura electrónica
• Cada actor de la competencia abarca distintas fases del proceso

Tendencias de mercado en S2P

• Digitalización y automatización: adopción de soluciones tecnológicas para una mejor gestión de transacciones de compra y pago de facturas
• Análisis de datos y tecnologías de inteligencia artificial: obtención de información valiosa y automatización de tareas con IA
• Entornos colaborativos: procesos y relaciones solidos y transparentes con los proveedores
• Sostenibilidad y responsabilidad: tendencia creciente en los procesos S2P

Identificación de las etapas de la cadena de suministro

• Clasificación de compras: centralizadas o descentralizadas
• Funciones de compras: gestión de los recursos externos de la empresa, asegurando el suministro de bienes y servicios

Gestión de proveedores

• Registro: información básica del proveedor, informe de análisis de riesgo
• Homologación: evaluación de la información del proveedor, homologación y clasificación
• Evaluación: seguimiento y desarrollo de proveedores, KPIs, auditorías

La función estratégica de compras

• Principales funciones de compras: reducción sostenible de costos, gestión de riesgos, optimización de la cadena de suministro
• El futuro en el área de compras: externalización, integración, automatización

Optimización de la gestión de proveedores

• Registro: información básica del proveedor, cuestionario directo, adjuntos del proveedor
• Homologación: evaluación de la información del proveedor, homologación y clasificación
• Evaluación: seguimiento y desarrollo de proveedores, KPIs, auditorías

Fases de la gestión de proveedores

• Búsqueda de proveedores: conocimiento de capacidades, registro
• Integración de proveedores: homologación, evaluación, clasificación
• Seguimiento y desarrollo de proveedores: evaluación, KPIs, auditorías### Gestión de Proveedores
• Un proveedor puede ser evaluado según varios indicadores, como:
  • Cumplimiento de plazos de entrega
  • Incidencias de calidad
  • Disponibilidad
• La gestión de proveedores implica la recopilación de información general, como:
  • Nombre y dirección del proveedor
  • Número de VAT y DUNS
  • Información de contacto
  • Área de actividad
  • Máquinas y equipos de control
  • Principales clientes

Evaluación de Proveedores

• La evaluación de proveedores se realiza según varios criterios, como:
  • Cumplimiento de REACH y CLP
  • Cumplimiento de la legislación de prevención de riesgos laborales
  • Ley 39/1997
  • PRL para extranjeros
  • Normativa anto bribery
  • Estados financieros, informe D&B, Experian
  • Software de gestión integral
• La evaluación se realiza asignando un valor máximo y un valor obtenido para cada criterio

Certificaciones

• Las certificaciones relevantes para la gestión de proveedores incluyen:
  • Sistema de gestión de la calidad (ISO 9001, EN 9100, ISO TS 16949, IRIS)
  • Medioambiente ISO 14001
  • Seguridad y Salud 45001

Proceso de Compras

• El proceso de compras implica various fases, como:
  • Envío de RFI al conjunto de proveedores seleccionados
  • Petición de ofertas (RFQ) al conjunto de proveedores seleccionados
  • Generación de pedido a partir de catálogo o de oferta recibida
  • Entregas sobre pedido
  • Recepción de factura, sobre entregas o pedidos previos o de modo directo

Catálogos electrónicos

• Un catálogo electrónico es un surtido de artículos y precios de una empresa en formato digital
• Los catálogos electrónicos pueden ser dinámicos o estáticos
• La tecnología punchout permite integrar y transferir datos en la plataforma S2P del comprador y el catálogo del vendedor### Gestión de Proveedores
• La gestión de proveedores es crucial para asegurar la calidad de los productos y servicios adquiridos.
• Se pueden realizar compras directas y INDIRECTAS:
  • Compras directas: relacionadas con la actividad principal de la empresa (materias primas, piezas, etc.).
  • Compras indirectas: no relacionadas con la actividad principal (material de oficina, servicios, etc.).

Importancia de la Gestión de Proveedores

• Llevar a cabo una buena gestión de proveedores es esencial para optimizar las compras directas y evitar gastos Maverick (hasta 2% de los gastos totales de una empresa).
• Una buena gestión de proveedores puede ayudar a reducir costos y mejorar la eficiencia operativa.

Cómo Evitar Gastos Maverick

• Acceso a catálogos online para realizar compras negociadas.
• Sistemas de compra guiada: selección del mejor proveedor, realización de RFQs, sistema de aprobación de órdenes, etc.
• Implementar políticas de No PO- No Pay para evitar facturas sin pedido de compra asociado.
• Aprobar pedidos con recordatorios para agilizar el proceso de compra.

Optimización de las Decisiones Financieras con Automatización de Cuentas a Pagar

• La automatización de cuentas a pagar puede ayudar a mejorar la eficiencia operativa y reducir errores.
• Ventajas de la automatización:
  • Mejora la relación con proveedores y fortalece la cadena de suministro.
  • Reduce costos financieros y optimiza el flujo de efectivo.
  • Mejora la visibilidad y control sobre los pagos y flujos de efectivo.

Impactos Negativos de la Mala Gestión de Cuentas a Pagar

• Deterioro de la liquidez: retrasos en los pagos pueden generar intereses y penalizaciones.
• Aumento de costos financieros: intereses y penalizaciones por pagos atrasados.
• Pérdida de descuentos por pronto pago: no aprovechar descuentos ofrecidos por proveedores.
• Relaciones comerciales deterioradas: no cumplir con los plazos de pago acordados puede dañar la relación con proveedores.
• Impacto en la cadena de suministro: no pagar a tiempo puede afectar la cadena de suministro.

Beneficios de la Solución S2P

• Mejora la eficiencia y productividad de la empresa.
• Reduce errores y aumenta la exactitud de los registros financieros.
• Ofrece mayor visibilidad y control sobre los pagos y flujos de efectivo.
• Mejora la relación con proveedores y fortalece la cadena de suministro.
• Permite una mejor planificación financiera y toma de decisiones informadas.

Financiamiento del Circulante a través de Líneas de Crédito y Descuentos Dinámicos

• Líneas de crédito: permiten acceder a fondos adicionales para pagar a proveedores de manera anticipada.
• Descuentos dinámicos: permiten determinar condiciones de pago que varían según la fecha del pago anticipado.
• Ventajas:
  • Mejora la liquidez para proveedores y compradores.
  • Reduce costos para compradores.
  • Fortalece las relaciones comerciales.

Evalúa tu comprensión de los procesos de compras y ventas S2P, desde la onboarding hasta la facturación y pago. Desarrolla tus habilidades en la gestión de la cadena de suministro.