Personalplanung und IT-Risikomanagement

Vorlesung 6: Ressourcenplanung und Risikomanagement

• Thema: IT-Projektmanagement, Ressourcenplanung und Risikomanagement
• Semester: WS 2024/25
• Dozent: Prof. Dr. Michael Fellmann, Professur für Wirtschaftsinformatik
• Inhalte: Ressourcenplanung, Risikomanagement, IT-Management-Themen, Personen- und Betriebsmittelplanung, Kostenplanung
• IT-Management-Themen: Information als Ressource, Organisation (Strategisch, Taktisch, Operativ); Qualitätsmanagement, Risikomanagement, Datenschutz vs. Datensicherheit, Informationslogistik, IT Sourcing, IT-Portfoliomanagement, Best Practices
• Projektmanagement: Organisation, Führungsaufgaben, Vorgehensmodelle, Termin- und Ressourcenplanung, Projektcontrolling, Qualitätsmanagement, Risikomanagement, Teambuilding, Agile Entwicklung

Fragen der letzten Vorlesung

• Darstellungsformen von Terminplänen: Vorteile und Nachteile verschiedener Darstellungsformen.
• Terminplanungstechniken: Welche Methoden gibt es zur Terminplanung?
• Kritischer Pfad: Definition und Bedeutung.
• Berechnung von Terminen und Pufferzeiten: Methoden zur Berechnung von Terminen und Pufferzeiten.

Fragen der heutigen Vorlesung

• Ressourcen bei der Projektplanung: Welche Ressourcen sind bei der Projektplanung zu berücksichtigen?
• Personaleinsatzplanung: Wie erfolgt die Personaleinsatzplanung und welche Optimierungsmethoden gibt es?
• Projektkosten: Welche typischen Projektkosten gibt es und welche zwei grundlegenden Betrachtungsperspektiven sind relevant?
• Projektrisiken: Welche Quellen und Methoden zur Risikoidentifizierung gibt es?
• Risikoanalyse: Wie wird eine Risikoanalyse durchgeführt?
• Risikomanagement: Wie kann grundsätzlich mit Risiken umgegangen werden?

Motivation

• Zweierlei Perspektiven: Zwei unterschiedliche Perspektiven der Ressourcenplanung: Ressourcen für die Projektdurchführung und für die spätere, langfristige Nutzung des Produktes.
• Kosten: Ressourcenschonende Projektentwicklung kann später zu immensen Kosten im laufenden Betrieb führen.

Projekt-Ressourcenplan

• IT-Personaleinsatzplan: Verfügbarkeit und Zuweisung von Personal zu Projekten, Zuordnung von Projektmitarbeitern zu Teilprojekten (Multiprojektplanung).
• IT-Einsatzmittel-/Betriebsmittelplan: Planung der projektrelevanten Betriebsmittel, wie z. B. Ausrüstung, Büroausstattung, Räume und Services.
• IT-Kostenplan: Aufteilung der Projektkosten auf Phasen, Teilprojekte und Arbeitspakete.

IT-Personaleinsatzplanung

• Einsatzplanung nach Kriterien: Qualifikation, Personalkapazität, zeitlicher und räumlicher Verfügbarkeit, organisatorische Zuordnung.
• Optimierung: Termintreue und Kapazitätstreue Personaleinsatzplanung

Schritt A: Ermitteln IT-Personalvorrat

• Qualifikationsgerechte Personalbestimmung: Personal in Gruppen gleicher Qualifikation erfassen und entsprechend dem Projektbedarf zuordnen.
• Bestimmung vorhandenes Personal nach der Zeit: Brutto-Zeitvorrat je Zeiteinheit (Monat, Quartal, Jahr) berechnen; Neueinstellungen und Kündigungen berücksichtigen; Verrentungen etc. abziehen.
• Pauschale Bestimmung Personal: Berücksichtigung von Fehl- und Ausfallzeiten als pauschale Werte der theoretisch möglichen Gesamtarbeitszeit

Schritt A: Ermitteln IT-Personalvorrat (Fortsetzung)

• Erfahrungswerte: Erfahrungswerte zur Berechnung von Personentagen, z.B. 1 Personenmonat (PM) = 164 Stunden im Monat.
• Netto-Zeitvorrat: Pauschale Zeitwerte für Urlaub, Krankheit und andere Fehlzeiten abziehen vom Bruttozeitvorrat.

Abgleich IT-Personalbedarf zu IT-Personalvorrat

• Abgleich nach Project- bzw. organisationsorientierter Perspektive: Projektorientiert (A,B,C) oder Abteilung (z. B. Abt. 1, Abt. 2).
• Ziel: Ressourcen effizient nutzen.

Optimierung IT-Personalbedarf/-Personalvorrat

• Termintreue: Fokus auf pünktliche Fertigstellung; Anpassung des Personalvorrats an die Fristen.
• Kapazitätstreu: Gleichmäßige Auslastung der Kapazitäten; Vermeidung von Überlastungen.

Beauftragung der Mitarbeiter

• Schriftliche Beauftragung: Arbeitsaufträge, Kapazität, Kosten, Termine.
• Besprechung: Besprechung der Arbeitsaufgaben und Vereinbarungen mit den Mitarbeitern.

Aus- und Weiterbildung

• Qualifizierung: Vorbereitung auf Projektaufgaben.
• **Aus- und Weiterbildungsplan:**Erstellung eines Plans, Berücksichtigung Zeit für Schulungen, etc.
• Laufbahnplanung: Besonders für Mitarbeiter, die länger im Projekt sind.
• Personalförderung: Weiterentwicklung der Teammitglieder.

Einsatzplanung IT-Betriebsmittel

• Vorgehensweise analog: Planung der Betriebsmittel analog zur Personaleinsatzplanung.
• Vorratseingeschränkte Einsatzplanung: Verfügbarkeit der Betriebsmittel berücksichtigen.
• Bedarfsbezogene Einsatzplanung: Planung der benötigten Betriebsmittel nach Bedarf des Projekts.
• Freie Einsatzplanung: Flexible Planung ohne Beschränkungen.
• Multiprojekt-Besonderheiten: Koordination erforderlich, um Konflikte zu vermeiden.

IT-Projektkostenplanung

• Sicht Entwickler/Nutzer: Differenzierte Sicht auf Kosten.
• IT-Systemlebenszyklus: Betrachtung des Systems über die gesamten Lebenszyklus-Phasen, Erstellung einer Kostenprognose.

Typische Kosten für ein IT-Entwicklungsprojekt

• Personalkosten: Löhne, Gehälter, Lohnnebenkosten, Sozialabgaben, Sachbezüge.
• Sachaufwand: Projektabwicklung, Arbeitsplätze, Büromaterial, Kommunikation, Werbung, Reisen.

Typische Kosten für ein IT-Systembeschaffungsprojekt

• Softwarebeschaffung: Software-Lizenzgebühren, Anpassung der Hardware-Plattform, Datenbank- und Netzkosten, Dienstleistungen (Berater, Softwarefirma), Schulungskosten, Datenkonversion, und Schnittstellenprogramme.
• Softwarewartung: Wartungskosten für die nächsten 5-8 Jahre in das Projektbudget einbeziehen

Beispiel IT-Projektkostenplan

• Kostenarten: Personalkosten, Kapitalkosten, Materialkosten, Fremdleistungen, Computerkosten, Sonstige Kosten.
• Beispiel-Kostenanfall: Organisations-, Programmierungs- und Fachabteilungen, usw.
• Gesamtkosten: Summe der berechneten Kosten je Kostenart.

Risikomanagement

• Definition Risiko: Ein Ereignis, dessen Eintreten und Ausmaß nicht sicher bekannt ist.
• IT-Risikomanagement: Risiken erkennen, verteilen und abschwächen.
• Schritte: Identifikation, Analyse, Priorisierung, Steuerung und Bewältigung von Risiken.

IT-Projekt-Risikomanagement

• IT-Risiken: Risiken identifizieren, kategorisieren und priorisieren.
• Maßnahmen: Maßnahmen zur Behandlung und Bewältigung von möglichen Risiken entwickeln und planen.
• Zusätzlicher Aufwand: Risikomanagement bedeutet zusätzlichen Aufwand und Kosten im Vergleich zu einer regulären Projektabwicklung.

IT-Projektrisiken (Auswahl)

• Technisch: New Technologie, fehlende Eigenschaften, Qualität externer Komponenten, ungeeignete Werkzeuge, häufige Änderung von Anforderungen.
• Wirtschaftlich: Zu geringe Ressourcen, zu spät, zu lange Zeitplanung, Budgetprobleme.
• Industriell: Lieferantenprobleme, Preisänderungen, Outsourcing-Probleme, Kundenänderungen.
• Terminlich: Fehler in der Planung, evtl. zu lange Entwicklungszyklen, usw.
• Geschäftlich: Kunde will das Produkt nicht, Wettbewerber mit besseren Produkten, usw.
• Politisch: usw.

Erster Ansatz im IT-Risikomanagement (nach Boehm)

• Bewertung: Identifikation, Analyse, Priorisierung, Berücksichtigung im Spiralmodell, Planung und Monitoring von Risiken

IT-Risikomanagementprozess

• Schritte: Risikoanalyse, Risikobewertung, Ableitung von Maßnahmen, Periodische Überprüfung

Schritt 1: Risiken identifizieren und einschätzen

• Bestandsaufnahme aller Risiken: Vollständige und richtige Erfassung aller Risiken, die die Wirtschaftlichkeit betreffen und beeinflussbar sind.
• Kollektionsmethoden: Checklisten, SWOT-Analyse, Risiko-Identifikations-Matrix, Interviews und Befragungen, usw.
• Suchmethoden: Analytische und kreative Methoden: Fragenkatalog, Morphologische Verfahren, usw.

Schritt 2: Risiken bewerten

• Ermittlung priorisierter Risikoliste: Einteilung nach Prioritätsstufen und Gruppenbildung von ähnlichen Risiken.
• Attribute: Wahrscheinlichkeit, Auswirkung und Zeitrahmen des Handelns

Risikomatrix

• Darstellung: Visualisierung der Risiken in einer Matrix mit beiden Achsen Wahrscheinlichkeit und Schadenausmaß.
• Schritte: Einordnung der Risiken in die Matrix, Einordnung der Risikoschwellen.
• Interventionslinie: Unterscheidung von wichtigen (kritischen) und weniger wichtigen Risiken (normalen Risiken)

Schritt 3 im IT-Risikomanagementprozess

• Bewältigungsstrategien: Präventive Maßnahmen, Risikovermeidung, Risikoverminderung, etc.

• Mögliche Maßnahmen: Projektplanung & Zielen Anpassung, Produktivitätssteigerung, Ressourcenänderung, Neuordnung des Projektstruktureinflug, Übertragung von Risiken, etc.

• Korrektive Maßnahmen: Maßnahmen zur Begrenzung, Verlagerung oder Akzeptanz von Risiken nach deren Eintreten.

Risikomanagement in Projekten

• Maßnahmen: Maßnahmen zur Verringerung von Risiken und korrektive Maßnahmen müssen in Projekten berücksichtigt werden.
• Kapazitäten: Berücksichtigung der Kapazitäten bei der Planung.

Fragen der heutigen Vorlesung

• Ressourcen: Welche Ressourcen müssen bei der Projektplanung berücksichtigt werden?
• Personaleinsatzplanung: Beschreibung der Personaleinsatzplanung.
• Optimierung: Optimierungsmöglichkeiten von Personaleinsatz.
• Projektkosten: Typische Projektkosten und ihre Betrachtungsperspektiven.
• Projektrisiken: Quellen, Methoden und Prozesse der Risikoidentifizierung.
• Risikoanalyse: Ablauf der Risikoanalyse.
• Risikomanagement: Generelle Methoden zur Bewältigung von Risiken.

Nächste Vorlesung:

• Wirtschaftlichkeit: Wirtschaftlichkeit von Führungsaufgaben.

Literatur

• Lehrbücher und Artikel zum Thema Softwaremanagement und Projektmanagement.

Dieses Quiz behandelt wichtige Aspekte der Personalplanung und des IT-Risikomanagements. Fragen zu Personalmotiven, Personalbestimmung und Risikoanalyse helfen, ein besseres Verständnis für diese Themen zu entwickeln. Testen Sie Ihr Wissen über die wesentlichen Methoden und Schritte in der Personalplanung und Risikomanagement.