Perencanaan Strategis dan Manajemen Proyek

Pengantar

• Topik presentasi adalah Perencanaan Strategis dan Manajemen Proyek untuk Infrastruktur Teknologi Informasi.
• Pembicara adalah Aryo Pinandito, ST, M.MT, Ph.D.
• Presentasi ini fokus pada perencanaan strategis terkait infrastruktur teknologi informasi.

Tujuan Pembelajaran

• Memahami dasar-dasar perencanaan strategis, pendekatan, dan model yang mendukung perencanaan organisasi.
• Memahami teori yang mendasari proyek yang selaras dengan strategi bisnis dan lima parameter saling terkait yang menentukan proyek.
• Memahami dasar-dasar manajemen proyek dan sembilan area pengetahuan manajemen proyek.

Apa itu Perencanaan Strategis?

• Perencanaan strategis adalah proses yang membantu manajer mengidentifikasi hasil yang diinginkan dan menyusun rencana yang layak untuk mencapai tujuan organisasi dengan memanfaatkan sumber daya dan kemampuan yang tersedia.
• Rencana strategis harus memperhitungkan perubahan-perubahan yang terjadi pada organisasi dan lingkungannya, seperti preferensi pelanggan, persaingan di pasar, biaya dan ketersediaan bahan baku dan tenaga kerja, kondisi ekonomi (misalnya suku bunga, pertumbuhan PDB, inflasi), dan perubahan regulasi industri dan pemerintah.

Pendekatan Perencanaan Strategis

• Berbasis isu, berbasis organik, dan berbasis tujuan.

Pendekatan Perencanaan Strategis (Lanjutan)

• Berbasis Isu: Proses perencanaan strategis yang dimulai dengan mengidentifikasi dan menganalisis isu kunci yang dihadapi organisasi, menetapkan strategi untuk mengatasi isu tersebut, dan mengidentifikasi proyek dan inisiatif yang konsisten dengan strategi tersebut.
• Berbasis Organik: Proses perencanaan strategis yang mendefinisikan visi dan nilai organisasi, kemudian mengidentifikasi proyek dan inisiatif untuk mencapai visi sambil tetap berpegang pada nilai-nilai tersebut.

Pendekatan Perencanaan Strategis (Lanjutan - Berbasis Tujuan)

• Berbasis Tujuan: Perencanaan strategis multi-fase yang dimulai dengan analisis situasi untuk mengidentifikasi kekuatan, kelemahan, peluang, dan ancaman organisasi.
• Menetapkan arah untuk organisasi dengan mendefinisikan misi, visi, nilai, tujuan, dan sasaran.
• Menentukan strategi untuk memungkinkan organisasi memenuhi misinya.
• Mengidentifikasi, merencanakan, dan melaksanakan inisiatif, program, dan proyek untuk mencapai tujuan dan sasaran.

Diagram Perencanaan Strategis Berbasis Tujuan

• Memahami situasi organisasi (kekuatan, kelemahan, peluang, ancaman).
• Menetapkan arah (misi, visi, nilai, tujuan, dan sasaran organisasi).
• Menentukan strategi untuk mencapai tujuan.
• Membangun dan melaksanakan inisiatif , program, dan proyek agar selaras dengan sasaran.

Model Lima Kekuatan Porter

• Persaingan antara perusahaan-perusahaan yang ada.
• Ancaman perusahaan baru.
• Ancaman produk atau jasa pengganti.
• Daya tawar pemasok.
• Daya tawar pelanggan.

Analisis SWOT

• Analisis kekuatan, kelemahan, peluang, dan ancaman (SWOT) merupakan cara sederhana untuk menggambarkan bagaimana kinerja perusahaan, di mana perusahaan dapat meningkatkan kinerjanya, peluang apa yang tersedia, dan faktor-faktor lingkungan apa yang mengancam masa depan organisasi.
• Analisis ini pada dasarnya adalah penilaian menyeluruh terhadap faktor-faktor internal dan eksternal yang dapat memengaruhi suatu perusahaan atau organisasi.

Piramida Perencanaan Strategis (Visi, Misi, Nilai)

• Pernyataan visi/misi: Pernyataan yang menyampaikan aspirasi utama organisasi untuk membimbingnya melalui tujuan, sasaran, dan strategi yang berubah-ubah.
• Misi: Pernyataan yang secara ringkas menjelaskan tujuan dasar dari suatu organisasi untuk hadir/beroperasi.
• Visi: Pernyataan ringkas tentang apa yang ingin dicapai organisasi di masa depan.
• Nilai inti: Prinsip yang diterima secara luas yang memandu perilaku dan pengambilan keputusan orang dalam organisasi.

Misi dan Visi Google

• Misi: Mengelola informasi dunia dan membuatnya dapat diakses dan bermanfaat secara universal.
• Visi: Memberikan akses ke informasi dunia dalam sekali klik.

Google Values

• Bekerja dengan orang-orang hebat.
• Inovasi teknologi adalah nadi kami.
• Bekerja di Google itu menyenangkan.
• Aktif terlibat; Anda adalah Google.
• Jangan anggap keberhasilan sebagai sesuatu yang pasti.
• Lakukan hal yang benar; jangan menjadi jahat.
• Peroleh loyalitas pelanggan dan pengguna, dan hormati setiap hari.
• Pertumbuhan jangka panjang dan profitabilitas yang berkelanjutan adalah kunci keberhasilan kami.
• Google peduli dan mendukung komunitas tempat kami bekerja dan tinggal.
• Kami bercita-cita untuk meningkatkan dan mengubah dunia.

Perencanaan Strategis (Sasaran dan Tujuan)

• Sasaran: Pernyataan kebutuhan bisnis yang mendesak yang harus dipenuhi organisasi untuk mencapai visi dan misinya.
• Tujuan: Hasil spesifik yang harus dicapai untuk mencapai sasaran.
• Tujuan memonitor kemajuan pencapaian sasaran organisasi.

Strategi, Implementasi, dan Proyek

• Strategi: Rencana yang menjelaskan bagaimana organisasi akan mencapai visi, misi, tujuan, dan sasarannya.
• Implementasi Rencana: Tujuan, sasaran, dan strategi dikomunikasikan ke unit bisnis dan unit fungsional organisasi agar semua orang berada pada halaman yang sama.
• Manajer mengembangkan rencana yang lebih detail untuk inisiatif, program, dan proyek yang selaras dengan tujuan, sasaran, dan strategi perusahaan.

Investasi SI dan Strategi

• Perencana harus mempertimbangkan banyak faktor dalam menentukan strategi organisasi SI, termasuk inovasi teknologi, pemikiran inovatif, dan strategi unit bisnis.

Proyek: Definisi dan Variabel

• Proyek adalah usaha sementara yang dilakukan untuk membuat produk, layanan, atau hasil yang unik.
• Proyek berusaha untuk mencapai tujuan bisnis tertentu dan tunduk pada kendala tertentu, seperti biaya total dan tenggat waktu penyelesaian.
• Organisasi harus selalu membuat hubungan yang jelas di antara tujuan bisnis, sasaran, dan proyek; juga, proyek harus selaras dengan strategi bisnis.

Variabel Proyek

• Lima parameter saling terkait yang menentukan proyek: cakupan, biaya, waktu, kualitas, dan ekspektasi pengguna.
• Perubahan pada setiap variabel proyek dapat memengaruhi variabel lainnya.

Cakupan Proyek

• Cakupan proyek adalah definisi tugas-tugas mana yang termasuk dan tugas-tugas mana yang tidak termasuk dalam proyek.
• Faktor penentu kunci dari faktor-faktor proyek lainnya dan harus didefinisikan dengan cermat untuk memastikan bahwa proyek memenuhi tujuan yang ditentukan.
• Semakin besar cakupan proyek, semakin sulit untuk memenuhi biaya, jadwal, kualitas, dan ekspektasi pemangku kepentingan.

Biaya Proyek

• Biaya proyek mencakup semua modal, biaya, dan biaya internal yang terkait dengan bangunan, operasi, pemeliharaan, dan dukungan proyek.

Waktu Proyek

• Waktu proyek sering menjadi batasan penting.
• Proyek yang melibatkan keuangan dan akuntansi harus dijadwalkan untuk menghindari konflik dengan operasi terkait penutupan buku triwulan.
• Proyek harus diselesaikan pada tanggal tertentu untuk memenuhi tujuan bisnis penting atau mandat pemerintah.

Kualitas Proyek

• Kualitas proyek dapat didefinisikan sebagai tingkat di mana proyek memenuhi kebutuhan penggunanya.
• Kualitas proyek terkait SI dapat didefinisikan dalam hal fungsionalitas, fitur, output sistem, kinerja, keandalan, dan kemampuan pemeliharaan sistem.

Ekspektasi Pengguna

• Saat proyek dimulai, pemangku kepentingan akan membentuk ekspektasi atau sudah memiliki ekspektasi tentang bagaimana proyek akan dilakukan dan bagaimana proyek akan memengaruhi mereka.

Manajemen Proyek

• Manajemen proyek adalah penerapan pengetahuan, keterampilan, dan teknik untuk kegiatan proyek untuk memenuhi persyaratan proyek.

Area Pengetahuan Manajemen Proyek

• Cakupan, Waktu, Biaya, Kualitas, Pengguna, Pengadaan, Integrasi, Komunikasi, Risiko, Sumber Daya Manusia.

Lingkup, Waktu, Biaya, Kualitas, dan Ekspektasi Pengguna

• Cakupan: Menetapkan cakupan proyek dan mengelola perubahan.
• Waktu: Menetapkan tenggat waktu dan jadwal proyek.
• Biaya: Mengembangkan dan mengelola anggaran proyek.
• Kualitas: Memastikan proyek memenuhi kebutuhan pengguna.
• Ekspektasi Pengguna: Mengelola ekspektasi pemangku kepentingan.

Area Pengetahuan Manajemen Proyek: Integrasi

• Mengembangkan anggaran proyek, rencana proyek, dan memonitor serta mengendalikan kemajuan proyek terhadap rencana.
• Mengkoordinasikan semua area pengetahuan manajemen proyek lainnya untuk memastikan selaras satu sama lain.

Area Pengetahuan Manajemen Proyek: Proyek

• Pengadaan: Memilih dan mengelola pemasok eksternal untuk kebutuhan proyek.
• Komunikasi: Mengelola aliran informasi selama proyek.
• Risiko: Mengidentifikasi dan mengurangi potensi masalah yang dapat menghambat proyek.
• Sumber Daya Manusia: Memilih dan memotivasi staf proyek untuk mencapai keberhasilan.

Tiga Metode Pengadaan

• Harga tetap: Pembeli dan penyedia menyetujui harga tetap untuk produk atau layanan.
• Biaya yang dapat dikembalikan: Pembeli membayar penyedia sejumlah uang yang mencakup biaya aktual penyedia ditambah sejumlah tambahan atau persentase untuk keuntungan.
• Waktu dan material: Pembeli membayar penyedia untuk waktu dan material yang digunakan untuk menyelesaikan kontrak.

Teknik Evaluasi dan Tinjauan Program (PERT)

• Metode formal untuk memperkirakan durasi proyek menggunakan tiga perkiraan waktu untuk kegiatan suatu proyek.

Kesimpulan

• Presentasi ini memberikan gambaran komprehensif tentang perencanaan strategis dan manajemen proyek, mencakup fase perencanaan, metode analisis, konsep kunci, dan area pengetahuan manajemen proyek.