Projectes internacionals

L'Oficina Internacional de l'IMI

• L'Oficina Internacional de l'IMI ofereix suport a tots els actors implicats en projectes internacionals.
• L'Oficina Internacional ofereix suport tant en la gestió i execució dels projectes com en la seva administració.
• L'Oficina Internacional pretén ser un dinamitzador i promoure una major implicació en actuacions internacionals.

Guia per a Projectes Europeus

• La guia ofereix suport als companys i companyes implicats o interessats en projectes europeus.
• La guia es complementa amb altres accions de suport i formació.
• Les propostes per a millorar el servei de l'Oficina Internacional són benvingudes.

Proposta de Projecte

• En l'apartat "Excellence" cal indicar els objectius, activitats i potencial innovador del projecte.
• En l'apartat "Impact" cal indicar els efectes concrets i mesurables del projecte i com les accions que es proposen fomentaran avenços en l'àmbit de la innovació.
• En l'apartat "Implementation" cal detallar el pla de treball amb Work Packages, temps dedicats, milestones i deliverables.

Grant Agreement

• El Grant Agreement el signen la Comissió Europea i el coordinador del projecte.
• La resta de socis s'hi adhereixen mitjançant la signatura d'un formulari d'accessió.
• El Grant Agreement conté el "Core Grant Agreement", els Annexos I, II, III, IV, V i VI.

Execució del Projecte

• La posada en marxa del projecte comporta la formalització del Grant Agreement i del Consortium Agreement.
• Cal començar a familiaritzar-se amb els processos formals europeus i de l'Administració de l'IMI.
• El període d'execució comporta la realització de les accions a les quals l'IMI s'ha compromès.
• El període d'execució comporta accions de reporting tècnic i financer i technical reviews.

Suport de l'Oficina Internacional

• L'Oficina Internacional ofereix acompanyament a la formalització dels contractes.
• L'Oficina Internacional intermedía entre les entitats participants, la Comissió Europea i el Departament Administratiu i Financer de l'IMI.
• L'Oficina Internacional ofereix suport a la gestió dels cobraments de la subvenció.
• L'Oficina Internacional ofereix suport a l'organització del Kick-off Meeting.
• L'Oficina Internacional ofereix acompanyament a la realització del reporting financer.

Explotació de Resultats

• Cal resoldre la qüestió dels productes, materials o serveis que s'hagin produït al final del projecte.
• Cal considerar la possibilitat d'inscriure els productes al Registre de la Propietat Intel·lectual.
• L'explotació comercial de productes és possible quan cessa l'ajuda europea.

Tancament del Projecte

• Cal dimensionar bé les formalitats necessàries per a un bon tancament del projecte.
• Cal anticipar les accions necessàries per a assegurar una bona explotació de resultats i la sostenibilitat del projecte.
• A banda de les accions que el projecte hagi comportat, cal assegurar una correcta finalització de la seva execució.

Presentació de Propostes de Projectes Europeus a través del Participant Portal

• El Participant Portal, un motor per a l'administració dels projectes, gestiona tot el cicle: des de la presentació de la proposta fins a la gestió del projecte si es finança.
• El portal es pot trobar a http://ec.europa.eu/research/participants/portal.
• La presentació del projecte implica la recopilació de dades tècniques i administratives de tots els membres del consorci.
• L'Oficina Internacional de l'IMI, juntament amb el Participant Portal, s'encarrega d'acompanyar en aquest procés.

El Formulari per a Propostes de Projectes en Horizon 2020

• El programa Horizon 2020, que engloba la majoria dels projectes europeus de l'IMI en els propers anys, utilitza un formulari específic per a la presentació de propostes.
• Aquest formulari es divideix en dos grans blocs: el bloc A amb informació administrativa, general i pressupostària, i el bloc B amb la descripció tècnica del projecte.

Tipus de Presentació de Propostes

• Existeixen dues modalitats:
  • Presentació en una fase (single-stage proposal): Cal presentar tota la documentació requerit pel Bloc A i B, amb un màxim de 70 pàgines de descripció tècnica.
  • Presentació en dues fases (two-stages proposal): En un primer moment, es presenta la informació bàsica dels blocs A i B, no superant les 15 pàgines. En una segona fase, només si la proposta ha estat preseleccionada, es presenta la resta de la documentació del Bloc A i B.

Contingut del Bloc A: Dades Generals, Administratives i Pressupost

• Inclou dades generals de la proposta (títol, durada, resum), informació sobre les entitats del consorci (nom, adreça, contacte), declaracions jurídico-administratives i un qüestionari ètic (Ethics issues table).
• També s'inclou la informació pressupostària, amb la quantitat total de subvenció sol·licitada (Total requested amount).
• Per a cada entitat participant, cal indicar els costos:
  • Costos directes de personal (direct personnel costs): Es calculen en unitats de "Persona-Mes" (person-month), equivalent a un mes de treball a temps complet.
  • Costos de subcontractació (subcontracting): Només es permeten per a tasques no essencials a la coordinació del projecte.
  • Altres costos directes (other direct costs): Com ara costos de viatges o equipaments (les amortitzacions d’aquests equipaments només poden ser finançades pel projecte durant el període d'execució).
  • Costos directes de suport financer a tercers (direct costs of providing financial support to third parties): Una partida específica del programa Horizon 2020, aplicable en determinades circumstàncies.

Avaluació de la Proposta i Termini

• Després de la presentació de la proposta en línia a través del Participant Portal, la Comissió Europea té un termini de 5 mesos per avaluar-la segons els criteris establerts.

Fase de Negociació

• Si la proposta obté una puntuació favorable, s'inicia una fase de negociació breu entre la Comissió i l'entitat coordinadora del consorci.
• En aquesta fase, la Comissió pot sol·licitar aclariments, argumentacions, modificacions pressupostàries o ajustaments a la baixa.
• La negociació culminarà amb èxit si es compleixen els requisits de la Comissió, s'inclouen les dades legals i financeres de tots els socis, i es permet elaborar el contracte de subvenció (Grant Agreement).

Engegada del Projecte

• Després de la signatura del contracte de subvenció (Grant Agreement), s'engega el projecte.

Consideracions Prèvies a la Participació en un Projecte Europeu

• Abans de decidir participar en un nou projecte europeu, cal valorar diversos factors, com ara:
  • La disponibilitat de temps i recursos humans per a la preparació de la proposta.
  • L'alineació de la temàtica i les activitats del projecte amb l'estratègia i els interessos de l'entitat.

Fase Prèvia per a Justificar Finançament

• Per a preparar justificar finançament, cal tenir en compte:
  • Documents de justificació interna:
    • Fulls de temps signats del personal imputat a costos directes.
    • Certificació de RRHH del cost del personal IMI i, si escau, de l'Ajuntament de Barcelona.
    • Copies dels contractes de subcontractació, si n'hi ha.
    • Major de comptabilitat amb les despeses imputades al projecte.
    • Justificants de despeses de viatges i altres.
    • Documentació justificativa de reunions (programa, llista de participants, acts, fotografies).
    • Seguiment financer del projecte (full resum financer, Excels de seguiment).

Reporting Financer

• El reporting financer es presenta a l'entitat coordinadora (si l'IMI és partner) o bé on-line a la CE (si l'IMI és coordinador).
• Inclou un informe tècnic del període (Project Periodic report), el Form C/Individual Financial Statement de les despeses IMI (validat per l'administració) i, si escau, l'informe d'auditoria.
• Si l'IMI és coordinador, cal recopilar els Form C/Individual Financial Statements dels partners i elaborar un resum financer de tot el projecte.

Programa Horizon 2020

• El programa Horizon 2020 és el programa de finançament de la Unió Europea per a la recerca i la innovació pel període 2014-2020.
• El programa Horizon 2020 té un pressupost de 79 bilions d'euros i finança el 100% de les accions que s'executen per part d'entitats com l'IMI.
• El programa Horizon 2020 pretén contribuir a la construcció d'una economia basada en el coneixement i la innovació, transformant els avenços científics en productes i serveis, fomentant la competitivitat internacional de la indústria i millorant la qualitat de vida de les persones.
• L'IMI gestiona actualment 7 projectes subvencionats per la Unió Europea.
• Els projectes actualment en curs a l'IMI estan emmarcats en el període financer 2007-2013 (7è Programa Marc Europeu - FP7, i Programa Marc per a la Competitivitat i la Innovació - CIP), i en el període financer 2014-2020 (Programa Horizon 2020 –H2020).
• L'IMI té un pressupost total assignat de quasi 3.175.000 euros, amb un finançament de la Comissió Europea de quasi 1.900.000 euros.

Projectes europeus

• Els projectes europeus s'executen entre diversos socis europeus (entitats públiques, empreses, universitats...).
• Un dels socis ocupa el rol de coordinador.
• La tasca del coordinador és ser l'interlocutor amb la Comissió Europea des del moment de la preparació de la proposta i durant tota la vida del projecte.
• La resta de socis (partners) corresponen majoritàriament amb l'entitat coordinadora i només molt excepcionalment amb la Comissió Europea directament.

Fase de concepció de la proposta

• La fase de concepció és estratègica.
• Cal definir bé les necessitats, objectius i finalitats de l'acció.
• El projecte ha d'encaixar estratègicament en el context europeu i establir el màxim de sinergies.
• Cal considerar les actuacions prèvies i els recursos ja mobilitzats.
• La comunicació fluid i rica entre el coordinador i els socis garanteix que el projecte s'adapti a les expectatives i interessos de l'IMI.

Fase d'execució del projecte

• La fase de negociació haurà permès finalitzar el contingut tècnic del projecte i recopilar els elements administratius de tots els socis.
• El Grant Agreement és el document bàsic que marca el final del procés de negociació i l'inici del projecte.
• El Grant Agreement defineix els drets i les obligacions entre la Comissió i els participants en el projecte.
• El Consortium Agreement estableix un contracte entre els socis del projecte.

Gestió financera del projecte

• El projecte no existeix ni s'inicia fins que no s'hagi signat el Grant Agreement.
• Cal preparar la justificació financera del projecte abans de començar l'execució.
• Cal presentar un informe tècnic del període seguint el formulari Project Periodic report.
• Cal completar el Form C/Individiual Financial Statement i adjuntar-lo al informe tècnic.
• L'entitat coordinadora (si l'IMI és partner) o la Comissió Europea (si l'IMI és coordinador) rep l'informe tècnic.
• L'entitat coordinadora recopila els Form C/Individiual Financial Statements dels partners i elabora un resum financer de tot el projecte.
• L'administració valida electrònicament el Individiual Financial Statement.
• La Coordinació del projecte ha de fer un seguiment financer.

Documentació i eines disponibles

• L'IMI ofereix documentació i eines per a l'elaboració de propostes de projectes europeus.
• L'IMI proporciona documentació relativa a convocatòries i programes europeus.
• L'IMI ofereix informació sobre propostes rebudes per participar en consorcis.
• L'IMI facilita models de non-disclosure agreements i cartes de suport.
• L'IMI posseeix informació sobre els projectes en curs a l'IMI.
• L'IMI proporciona un històric d'entitats partners dels projectes de l'IMI.
• L'IMI ofereix referències de possibles socis per a nous projectes.
• L'IMI facilita models de pressupost.
• L'IMI ofereix elements per completar la part administrativa de la proposta (descripció de l'IMI, CV's...).

Intermediació amb el Departament Administratiu i Financer de l'IMI

• L'IMI ofereix suport per introduir el projecte i dades administratives en el Participant Portal.
• L'IMI ofereix acompanyament en la fase de negociació.