نماذج الأعمال: دليل شامل

نماذج الأعمال (Business Forms)

• النماذج (Forms) هي أساس أي عملية إدارية.
• تتطلب جمع البيانات من العملاء أو الموظفين أو أي مجموعة مرتبطة بمؤسسة.
• تمكن من استرداد البيانات مستقبلاً.

ما هو نموذج الأعمال؟

• مستند منظم بحقول فارغة.
• يستخدم لجمع البيانات من العملاء أو الموظفين أو المجتمع.
• أمثلة: طلب الشراء، طلب الخدمة، استبانة رضا العملاء، الشيك البنكي، اتفاقية استخدام برنامج.
• يأتي في صور مختلفة: يدوي أو إلكتروني.

أنواع نماذج الأعمال

النماذج اليدوية (Manual Forms)

• أوراق مطبوعة يتم توزيعها لتعبئتها يدويًا.
• يتم إدخال البيانات من الورق إلى قواعد البيانات المحوسبة.
• نماذج PDF أو Word تعتبر نماذج يدوية توزع إلكترونيا.
• يتم تعبئة النموذج وإعادته إلكترونيا أو طباعته وتعبئته ومسحه ضوئيا وإعادته.

نماذج الويب (Web Forms)

• يتم إعدادها باستخدام لغة HTML.
• يتم ملؤها عن طريق متصفح الإنترنت.
• بديل جيد للنماذج اليدوية حيث تلغي الحاجة لإدخال البيانات.
• يتم تنظيمها وتحليلها ومعالجتها مباشرة بعد استكمالها.
• يمكن لبعض البرامج مسح أوراق النماذج الورقية ونقل البيانات إلى قواعد البيانات إذا كان محتوى النموذج يقتصر على أسئلة الاختيارات المتعددة.

النماذج المطبوعة والنماذج عبر الويب (Printed and Web Forms)

• نماذج الويب تتفوق في سرعة المعالجة، لكن النماذج المطبوعة لا تزال مهمة.

مزايا استخدام النماذج المطبوعة:

• إمكانية استكمال النماذج الطويلة على مراحل.
• الموثوقية: بعض الجهات لا تزال تطلب توقيعًا خطيًا.
• لا تتطلب الاتصال بالإنترنت: يمكن قراءة النماذج واستكمالها من أي مكان.
• الاستدامة: يمكن الاحتفاظ بالأوراق لسنوات طويلة.

مزايا استخدام نماذج الويب:

• التحقق من استكمال حقول النموذج بشكل صحيح: تتحقق نماذج الويب من عدم ترك الحقول فارغة ومن استيفاء المدخلات للمعايير.
• تأكيد استلام النموذج: يمكن إرسال إشعار عبر البريد الإلكتروني.
• تخزين وتحليل البيانات تلقائيًا: يتم تخزين النماذج مباشرة في قواعد البيانات وتحليلها بشكل تلقائي.
• سهولة الوصول والاستخدام: يتم الوصول إلى النماذج عبر متصفح الويب بغض النظر عن نوع الجهاز.
• الحفاظ على البيئة: تقليل استخدام الورق.

مقارنة بين النموذج المطبوع ونموذج الويب

• النموذج المطبوع: ورقي، النموذج الويب: رقمي.
• سهولة حفظه لإكماله لاحقًا (النموذج المطبوع).
• لا تتوفر خاصية الاستكمال في وقت لاحق أحيانا (النموذج الويب).
• يمكن قراءته واستكماله من أي مكان دون اتصال بالإنترنت (النموذج المطبوع).
• يمكن قراءته واستكماله فقط عبر الإنترنت (النموذج الويب).
• يتم استكماله يدويًا دون أدوات للتحقق من صحة المدخلات (النموذج المطبوع).
• تفحص نماذج الويب المدخلات للتأكد من صحتها واكتمالها (النموذج الويب).
• وصول النموذج إلى المتلقي لا يكون مضمونًا دائمًا (النموذج المطبوع).
• توفر خاصية إرسال إشعارات الاستلام بالبريد الإلكتروني (النموذج الويب).
• يتطلب جهدا في إدخال البيانات وتحليلها (النموذج المطبوع).
• تخزين وتحليل تلقائي للبيانات المدخلة من المتلقي (النموذج الويب).