مفهوم الاتصال الإداري وفوائده

بالتأكيد! فيما يلي بعض الملاحظات الدراسية حول مهارات الاتصال والتواصل:

مفهوم الاتصال الإداري

• الاتصال هو وسيلة لنقل المعلومات والقيم والاتجاهات، مما يساعد على إحداث التفاعل بين الأفراد.
• يتضمن تبادل الأفكار والآراء والمعلومات بين الأفراد باستخدام وسائل شفهية وغير شفهية للتأثير على السلوك وتحقيق الأهداف.
• هو نقل المعلومات والحاجات والمشاعر والتجارب شفهيًا أو باستخدام وسائل أخرى لإقناع الآخرين والتأثير في اتجاهاتهم.
• يعتبر تفاعلًا وتأثيرًا اجتماعيًا بين طرفي عملية الاتصال لتحقيق مصلحة، وقد يشمل إحداث تغييرات مرغوبة في سلوك الآخرين.

فوائد الاتصال في العملية الإدارية

• يعزز العلاقات بين الرؤساء والمرؤوسين.
• يساعد الرؤساء والمرؤوسين على فهم مشكلات العمل.
• يمكن الرؤساء من متابعة تنفيذ الخطط والبرامج.
• يساعد في تصحيح الانحرافات في مسارات التنفيذ في الوقت المناسب.
• يدعم روح العمل الجماعي.
• يحقق الإشباع الوظيفي نتيجة لمعرفة كل فرد بما يجري داخل المنظمة.

تعريف الاتصال الإداري

• هو عملية يتم من خلالها إيصال المعلومات من أي نوع ومن أي عضو في الهيكل التنظيمي إلى عضو آخر بهدف إحداث تغيير.
• يشمل نقل المعلومات والأفكار بصفة مستمرة بين الأفراد في جميع المستويات التنظيمية.
• يتضمن تدفق التعليمات والتوجيهات والقرارات من الإدارة إلى المرؤوسين.
• هي العملية التي تهتم بإيصال المعلومات الهامة والقرارات لجميع أفراد المنظمة.
• يشمل متابعة وصول المعلومات وتذليل عقبات وصولها باستخدام وسائل متنوعة.
• يهدف إلى الربط بين مختلف الأجهزة الفرعية والتنظيم الكلي للمنظمة.

أهمية الاتصالات في أي منظمة

• وسيلة هامة للممارسة الإدارية في التخطيط والتنظيم والتوجيه والرقابة.
• أداة هامة لتحقيق التنسيق بين الأنشطة والأعمال الإدارية.
• وسيلة حتمية للأفراد لتحقيق أهدافهم الشخصية والتنظيمية.
• أداة هامة لتحقيق التفاعل بين المنظمة والبيئة المحيطة، والتكيف مع المتغيرات البيئية المختلفة.
• وسيلة للتواصل والتفاعل بين الأطراف المختلفة في المنظمة.

أهمية الاتصال للمنظمات المختلفة

• يعتمد اتخاذ القرار الذي يمثل المحور الأساسي لأي نظام إداري على المعلومات، ونجاح أو فشل القرارات يعتمد على نجاح الاتصال.
• في ظل التضخم الكبير في حجم المنظمات وتعدد فروعها، يصبح وجود نظام اتصال متطور ضروريًا للربط بين هذه الأجزاء.
• يساهم في متابعة تنفيذ القرارات وتقييم النتائج والتعرف على المشاكل.
• يحقق الترابط بين المنظمة الإدارية ومحيطها الخارجي، لأن المنظمة لا يمكن أن تكون منعزلة.

أهمية الاتصال للمنظمات المختلفة

• الاتصال الجيد يسهل إصدار الأوامر والتعليمات بصيغة مفهومة ومقبولة من المرؤوسين.
• يدعم العلاقات الإنسانية داخل التنظيم، مما يزيد من الكفاءة الإنتاجية.
• يساعد في دقة التنافس بين المنظمات الإدارية.
• يدعم الأفراد في التعرف على المعلومات المتعلقة بأدائهم، وحدود السلطة والمسؤولية.

متغيرات ثورة المعلومات وتأثيرها على الاتصالات الإدارية

• تضخم حجم المعلومات وتعدد مصادرها يمثل مشكلة أمام متخذ القرار في تحديد المعلومات الصحيحة.
• الشفافية والوضوح في عرض المعلومات يمثل تحديًا للمنظمة في ضمان أمن المعلومات.
• السرعة في توصيل المعلومات تؤدي إلى انسيابها بشكل متسارع، مما يمثل تحديًا في استخدام معلومات حديثة.
• تعدد إمكانية توليد وجمع وعرض المعلومات يمثل فرصة استراتيجية أمام متخذ القرار.

عناصر عملية الاتصال

• المرسل: مصدر الاتصال أو مرسل المعلومات في الهيكل التنظيمي.
• الرسالة: الناتج الحقيقي لما تم ترجمته من أفكار ومعلومات خاصة بمصدر معين.
• قناة الرسالة: وسيلة الاتصال التي يتم من خلالها نقل الرسالة.
• المستقبل: الشخص أو الجهة التي يتم إرسال الرسالة إليها.
• التغذية الراجعة: هي رد فعل المستقبل على الرسالة، وتبين مدى تحقيق الأهداف.

عناصر عملية الاتصال

• يهدف المرسل لأي رسالة إلى تحقيق الاشتراك والعمومية بينه وبين مستقبل الرسالة لتحقيق هدف محدد.
• يجب ترجمة أفكار ونوايا ومعلومات العضو المرسل إلى شكل منظم.
• يجب التعبير عما يقصده المرسل في شكل رموز أو لغة مفهومة.
• الرسالة هي الهدف الحقيقي للمرسل، وتتبلور في تحقيق الاتصال الفعال بجهات أو أفراد محددين في الهيكل التنظيمي.

قناة الاتصال

• هناك أشكال مختلفة لوسيلة الاتصال في البيئة التنظيمية، بما في ذلك الاتصال المباشر، والاتصال بواسطة الهاتف، والاتصالات غير الرسمية.
• هناك قنوات لفظية، وكتابية، وتقنية، وتصويرية، بالإضافة إلى الإنترنت ووسائل التواصل الاجتماعي.

التغذية الراجعة

• هي عملية تبين جدوى التعليمات ومدى نجاحها في تحقيق الأهداف.
• تختلف طرقها باختلاف قناة الاتصال، وتشمل البيئة الداخلية والخارجية للمنظمة.
• تلعب عملية استرجاع الأثر الدور الأساسي في معرفة الأثر الذي نتج لدى مستقبل الرسالة.

انواع التغذية المرتدة

• إيجابي: يشجع المرسل على الاستمرار في تقديم رسائل مشابهة.
• سلبي: يتطلب تعديل صورة الرسالة التالية أو مضمونها.
• فوري: يحدث في حوار المجموعات الصغيرة حين تتطلب المحادثة الاستماع والجواب.
• مؤجل: يتأخر وصوله إلى المرسل كما يحدث في وسائل الاتصال الجماهيري.

استرجاع المعلومات في المنظمة

• الاسترجاع المباشر للمعلومات يتم من خلال الاتصال المباشر وجها لوجه بين المدير والأطراف الأخرى.
• الاسترجاع غير المباشر للمعلومات يتم من خلال ملاحظة المدير للظواهر التي توضح عدم فاعلية عملية الاتصال.

الضجيج (الضوضاء)

• يشير إلى التداخل أو التشويش الموجود في البيئة التي تجري فيها عملية الاتصال.
• يعني عدم وضوح الرسالة وعدم القدرة على تفسيرها لأسباب مختلفة.
• في علم الاتصال، يعني عدم إدراك المستقبل للرسالة بالمعنى الذي يريده المرسل.
• يشمل التشويش المادي والدلالي، حيث يشير التشويه إلى فقدان معنى الرسالة في التعامل.

الأهداف التي تسعى الاتصالات الإدارية إلى تحقيقها

• الإقناع: الهدف من أي عملية اتصالية هو الإقناع بأمر ما بطريقة أو بأخرى.
• تحقيق التنسيق: يساعد الاتصال على التنسيق بين تصرفات وأفعال أجزاء المنظمة المختلفة.
• المشاركة في المعلومات: يساعد الاتصال في تبادل المعلومات المهمة لتحقيق أهداف المنظمة.
• اتخاذ القرارات: يحتاج العاملون إلى معلومات لاتخاذ قرار معين، ويمكن الحصول عليها من خلال الاتصال.
• التعبير عن المشاعر الوجدانية: يساعد الاتصال العاملين على التعبير عن سعادتهم وأحزانهم ومخاوفهم.

أهداف عملية الاتصال في أي منظمة

• تسهيل عمليات اتخاذ القرار على المستويين التخطيطي والتنفيذي.
• تمكين المرؤوسين من التعرف على الأهداف والغايات المطلوب تحقيقها.
• تعريف المرؤوسين بالتعليمات والمعلومات التي تواجههم.
• شرح سياسات وأهداف المنظمة بالتفصيل.
• إشعار الموظفين بأهميتهم.
• تفهم ما يفكر به الموظفون والتعرف على آرائهم ومقترحاتهم.
• توطيد الثقة بين المنظمة والموظفين.
• توفير المناخ الإيجابي الذي يرغب العاملين في الإنجاز.
• ربط الإدارات والأقسام مع بعضها وتنسيق وصول وتدفق المعلومات.

متغيرات ثورة المعلومات وتأثيرها على الاتصالات الإدارية

• تضخم حجم المعلومات يمثل تحديًا أمام متخذ القرار في تحديد المعلومات الصحيحة.
• السرعة في توصيل المعلومات تؤدي إلى انسيابها بشكل متسارع.
• تعدد إمكانية توليد وجمع المعلومات يمثل فرصة استراتيجية أمام متخذ القرار.

أنواع الاتصالات الإدارية

• الاتصال الذي يأخذ اتجاهًا واحدًا: نقل الرسالة من المرسل إلى المستقبل دون اتصال عكسي.

انواع الاتصالات الادارية من حيث الرسمية

• اتصالات رسمية: داخل بيئة العمل.
• اتصالات غير رسمية: بين الأهل والأصدقاء.

انواع الاتصالات الادارية من حيث اللغة المستعملة

• الاتصالات اللفظية: الرسائل المكتوبة، البريد الإلكتروني، المحادثة.
• الاتصالات غير اللفظية: إشارات الأيدي، إيماءات العين، طريقة اللبس.

انواع الاتصالات الادارية من حيث عدد المشاركين

• اتصال ذاتي: يحدث داخل الفرد.
• اتصال شخصي: وجها لوجه بين شخصين.
• اتصال جمعي: بين مجموعة.
• اتصال جماهيري: يصل إلى مجموعة كبيرة من الجماهير.

انواع الاتصالات الادارية من حيث الفاصل الزمني

• اتصال متزامن.
• اتصال غير متزامن.

انواع الاتصالات من حيث المستويات

• الاتصال الهابط: من الإدارة العليا إلى العاملين.
• الاتصال الصاعد: من العاملين إلى الإدارة العليا.
• الاتصال الأفقي: بين أفراد في المستوى الوظيفي نفسه.
• الاتصال المتقابل: من الأعلى إلى الأسفل وبالعكس.
• الاتصال التفاعلي: في كل الاتجاهات.

مزايا وعيوب الاتصال النازل "الهابط"

• مزاياه : تعليم الموظفين وتوجيههم، وخلق الشعور بأهمية الموظف، وتمكين العاملين من متابعة التغيرات.
• عيوبه : عدم استخدام الوسيلة المناسبة، وتأخر الرؤساء والمديرين في إعطاء التعليمات.

مزايا الاتصال من أسفل لأعلى "الصاعدة"

• تمكين الأفراد من التعبير عن أحاسيسهم، وتمكين الإدارة من اكتشاف مدى تقبل العاملين للوضع القائم، واكتشاف الأخطاء قبل استفحالها.

أهداف الاتصالات الأفقية

• تنسيق الواجبات، وحل المشكلات، والمشاركة في المعلومات، وحل النزاعات.

الاتصالات المحورية

• وتشمل الاتصالات العلاقات القائمة بين المديرين والعاملين في إدارات أخرى غير تابعة تنظيميًا لهم.

العوامل التنظيمية التي تؤثر في عملية الاتصال:

• 1. مركز الفرد في التنظيم الهرمي.
• 2. زيادة فهم العاملين بحقيقة الاتصال وأهميته.

إعادة تنظيم المنشاة لتيسير وتنشيط الاتصالات

1- اختصار الوقت والجهد 2- زيادة عدد المراكز التي تتخذ القرارات وتبادل المعلومات وتقصير خطوط الاتصال 3- تقريب الإدارات التي تتعامل مع بعضها من بعض لتسهيل الاتصال

تطوير مهارات الاتصال بالنسبة للعاملين

1-مهارات التحدث 2- مهارات الكتابة 3- مهارتا القراءة والانصات 4- مهارة التفكير

زيادة مهارة العاملين في استخدام وسائل الاتصال

. - تطوير نظم حفظ المعلومات • . - الاتجاه نحو ديموقراطية القيادة • . - تدعيم الثقة بين العاملين في المنشأة • . - تخلي العاملين عن الاتجاهات السلبية

الإجراءات التي يجب اتخاذها لتطوير الاتصالات في المنظمة

1- توعية العاملين بالفروق الفردية بين الأفراد 2- تخليص العاملين من الفقد والمشكلات النفسية حتى لا تكون معوقا للاتصال الجيد. 3- تدعيم شبكة الاتصالات غير الرسمية بأكبر قدر من الحقائق والمعلومات وذلك لتقليل الشائعات 4- تنشيط الاتصالات الأفقية وذلك حتى يتمكن العاملون في مستوى إداري معين الاتصال ببعضهم

أنواع الاتصالات غير الرسمية:

1- يتفق في أهدافه ومراميه مع أهداف ومرمى الاتصالات الرسمية. 2- له أهداف ومرامي ليست هي أهداف ومرامي الاتصالات الرسمية.

من أمثله الاتصالات غير الرسمية:

• ما يدور بين الزملاء في العمل من أحاديث عن مشكلاتهم
• ما ينقل بين الرؤساء والمديرين في ندواتهم الخاصة

. ب - الاتصالات المباشرة والاتصالات غير المباشرة

• وتعنى الاتصالات المباشرة تلك التي تتم بين المرسل والمستقبل دون أطراف وسيطة
• أما الاتصالات غير المباشرة فهي التي تتم عبر أطراف ثالثه

الاتصال الخارجي

و تمتد عمليات الاتصال الخارجي من المستهلكين إلى الوسطاء

الاتصالات الإدارية، خصائص

• عملية ديناميكية
• عملية مستمرة
• عملية دائرية
• لا يمكن إلغاؤها
• عملية معقدة
• عملية متكاملة
• عملية رمزية
• عملية حتمية ضرورية
• عملية قصدية وغير قصدية

مقومات الاتصالات الإدارية

• ان تحتوي العملية على معلومات جديدة
• تحديد الهدف المخطط
• اجادة فن الاستماع الفعال

مقومات الاتصال الفعال

. 4- أن من مقومات الاتصال الفعّال الآتي "يجب أن يكون هناك تنظيم سليم للاتصالات .5 - الوضوح والتوقيت المناسب . 6- مبدأ أخذ المعلومات من مصدرها المباشر . 7 - المتابعة عن طريق التغذية الراجعة

وسائل الاتصال اللفظي

• محاضر
• مقابلات
• مكالمات هاتفية

وسائل الاتصال الكتابي

• رسائل
• تعلیمات
• تقارير

وسائل الإتصال المرئي

• أفلام
• خرائط
• صور

عوامل نجاح الرسالة(5c)

حددت الكلمة أو الرسالة الجيدة بتلك التي تتألف من خمسة حروف كالتالي:

• CORRECT
• COURTEOUS
• COMPLET
• CLEAR
• CONCISE

وسائل الاتصالات الإدارية:

• ۱- الاتصالات الكتابية
• ۲- الاتصالات الشفهية
• ۳- الاتصالات الالكترونية
• 4- الاتصال غير اللفظي
• 5 - الاتصال المرئي

معوقات الاتصالات الإدارية:

• الإتجاهات السلبية لدى المستقبل
• وسيلة اتصال غير مناسبة
• غموض الرسالة
• عدم توافر الخبرات اللازمة

العوامل المؤثرة بفاعلية الإتصال

١- الكفاءة ٢- التكيف ٣- التعاطف ٤- السيطرة ٥- اللياقة

طرق التغلب على معوقات الاتصال

(۱) المتابعة (۲) تنظيم تد فق المعلومات (۳) التعاطف / التفاعل (٤) الاستفادة من التغذية المرتدة (٥) التكرار (٦) تشجيع الثقة المتبادلة (۷) التوقيت المناسب (۸) تبسيط اللغة (۹) الاستماع الفعال

الطرق العشر للاتصال الفعال

• ۱ - على المدير اختيار افضل واسرع طرائق الاتصال.
• ۲ - يجب على المدير ان يكون على علم بالأمور التي تجري في ادارته
• ٣- نجاحك كقائد أو مدير يعتمد بدرجة كبيرة على مدى الحرية التي يتحدث بها مرؤوسيك
• ٤ - ركز على تنمية موهبة الاستماع لديك وابتعد عن الشرود
• ٥ - لا تقلل من اثر النواحي الشكلية مثل التعبير الصوت حركة اليدين
• ٦- لا تقاطع من يتحدث اليك بل دعه يكمل حديثه

آمل أن تساعدك هذه الملاحظات الدراسية في دراستك! اسمح لي أن أعرف إذا كان لديك أي أسئلة أخرى.